CÓDIGO:

ARC-05-01
TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

PROCESDIRECCIONAMIENTO
Versión:

MEDIO RETENCIÓN EN Disposición

SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO PERSONAL AUTORIZADO
UTILIZADO AÑOS Final
COD
Archivo Archivo
de Central CT E Cargo del Acceso
DIRECCIONAMIENTO Electrónico Papel S D
Colaborador (Consulta)
Gestión

Según perfiles
X
asignados
Actas de Asamblea X 5 X

Se conserva en el archivo de gestión Según perfiles

X
segùn ley . asignados
Actas Comité de Presidencia X 5 X

PLANEACION
Presentaciones de
Direccionamiento Estratégico
Plan de Direccionamiento
Estrategico
Planes operativos por proceso
según direccionamiento
estratégico
Matriz de seguimiento mensual y
trimestral del plan de
direccionamiento estratégico
Según perfiles
X
asignados
X 5 X
5 Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
X X cuando hay actualizaciones se destruye la X
asignados
versión anterior.
5 Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
X X cuando hay actualizaciones se destruye la X
asignados
versión anterior.
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
X X cuando hay actualizaciones se destruye la X
asignados
5 versión anterior.
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
X X X
cuando hay actualizaciones se destruye la asignados
5 versión anterior.
Formato de seguimiento anual Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
Plan Estratégico Institucional X X cuando hay actualizaciones se destruye la X
asignados
5 versión anterior.
Planes de soporte del Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
Direccionamiento estrategico X cuando hay actualizaciones se destruye la X
asignados
X 5 versión anterior.
Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión
Informe de evaluación del
proyecto ( indicador de Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
cumplimiento de objetivos de X X
cuando hay actualizaciones se destruye la asignados
proyectos) 3 versión anterior.
Cuadro de proyectos Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
institucionales X cuando hay actualizaciones se destruye la X
asignados
3 versión anterior.
PRESUPUESTO / COSTOS / CONTROL PRESUPUESTAL
Polizas Seguros
El tiempo mínimo de conservacion de la
pólizas de Seguros, tomando en cuenta
aspectos como la prescripción
extraordinaria de acciones sobre estas, es
maximo de cinco años luego de la extinción
del contrato y como se leerá Según perfiles
X 1 4 X
posteriormente Las compañías de Seguros asignados
y en particular las Pólizas de Seguros no
son objeto de mención en los decretos y
normas que se han emitido tanto por el
Código de Comercio como la
Superintendencia Bancaria
X
Estadisticas de los servicios Están consolidados en medio electrónico
para tenerlos como referencia histórica Según perfiles
X 3 X
asignados

Reporte de facturaciòn Se lleva en medio electronico para manejo

historico Según perfiles
X 1 X
asignados

Reporte de Costos Se lleva en medio electronico para manejo

historico Según perfiles
X 3 X X
asignados
 Reporte de facturaciòn Se lleva en medio electronico para manejo
historico Según perfiles
X 3 X X
asignados

Informes de Junta Se lleva en medio electronico para manejo

historico Según perfiles
X 3 X X
asignados

Evaluacion de Proyectos Se lleva en medio electronico para manejo

historico Según perfiles
X 3 X X
asignados

Correspondencia recibida Al cumplir el tiempo de retenciòn en el

archivo de gestiòn se destruye Según perfiles
X 2 X X
asignados

Cartas dirigidas a las empresas, Se conserva tres años y posteriormente se

Aseguradoras y entes de control X 3 X procede a destruir en el archivo de Gestión. Según perfiles X
asignados

Solicitudes de copia de historias Al cumplir el tiempo de retenciòn en el

clinicas archivo de gestiòn se destruye Según perfiles
X 2 X X
asignados

Libros de Poblacion Se conserva indefinidamente

Según perfiles
X X X
asignados
Indefinido
Tipos documentales comunes a procesos
Plan operativo del procesos
según direccionamiento Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X 2 X X
estrategico eliminando en el archivo de gestión asignados

Plan de mejoramiento del

proceso Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X 2 X X
eliminando en el archivo de gestión asignados

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles

X 2 X X
eliminando en el archivo de gestión asignados
Caracterización del proceso

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles

Procedimientos del proceso X 2 X X
eliminando en el archivo de gestión asignados
según caracterización

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total JEFE DEPENDENCIA
E. Eliminar AG: Archivo de Ge FECHA:
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 CÓDIGO:
ARC-05-01
VERSION:
0

SONAL AUTORIZADO

Manipulación
(Modificación)

X
X

X
X

X
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUMEN

PROCESO MERCADEO
Versión:

RETENCIÓN EN
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES MEDIO UTILIZADO Disposición Final
AÑOS
COD
Archivo de Archivo
MERCADEO Electrónico Papel Gestión Central CT E S D

Contratos empresas X Indefinido X

Correspondencia X Indefinido X

Actas. - Comités
Interinstitucionales- Comités X 5 X
primarios- Cuentas Médicas

Consecutivo de comunicaciones X 10 X

Modulo de contratos
X 5 X
-Hospital-i

Respuestas a solicitudes de
cambios y confirmaciones X 3 X
convenios y software
Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión
Indice de Satisfacción del
Cliente Corporativo: Encuesta
de Satisfacción Cliente X 3 X
Corporativo
Base de datos en excel
tabulación encuesta Cliente X 3
Corporativo
Cuota de mercado: Informe de
mercadeo X 3 X
Informe de facturación
acumulada de empresas de X 3 X
medicina Prepagada
ADMISIONES
Variación de egresos de
pacientes: Informe de Egresos X 3 X
a en el periodo
Archivo excel facturación anual
(hoja egresos) x 3 X

Planilla programación de Turnos X 1 1 X

Planilla programación de
X 1 1 X
vacaciones

Memorandos dirigidos al personal X 3 2 X

Libros de entrega de turno X 1 1 X

Libros de registro ingresos por

X 1 2 X
Admisiones de Hospitalización

Libro de registro llamadas a

X 1 1 X
celular

Negaciones de servicios X 1 2 X

Vales de taxi X 1 1 X

Planilla de reporte ausentismo X 1 2 X

Planilla de reporte novedades de

X 1 2 X
nómina
 Planilla de asistencia a
X 2 2 X
capacitaciones

Actas reuniones X 2 2 X

Planilla de reporte Pólizas de

Liberty para complicaciones de X 1 2 X
Cx Plástica

PRESUPUESTO / COSTOS /
X 0 20 X X
CONTROL PRESUPUESTAL
Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión
Errores en registro de ingreso
de admisión:
Reporte de pacientes con errores X 3 X
en el servicio por HI- Modulo
Admisiones

Error en autorizaciones para

paciente hospitalizado:
Libro control de ingreso de X 3 X
paciente hospitalizado
PRESUPUESTO / COSTOS / CONTROL PRESUPUESTAL

Proyectos de Mercadeo X 10 X

Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión

Cumplimiento de actividades
de estudios de mercado:
Cronogramas de Actividades x 3
proyecto
X
REFERENCIA Y CONTAREFERENCIA

Referencia de entrada X 1 2 X X

Referencia de salida X 1 2 X X

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gesti
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Tot
 CÓDIGO:
ARC-05-01
EVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado

PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)

Se realiza un otrosi cada año y se va Según

guardando en el archivo de gestión por ser perfiles X Ninguna
de permanente consulta. Localizados en asignados
Presidencia

Esta información por ser de consulta

permanente y relevante para el proceso Según
queda en archivo de gestión por 10 años, perfiles X Ninguna
terminado este tiempo se depura la asignados
información y se destruye
Reflejan modificaciones a convenios y
decisiones de la alta Gerencia, son
Según
evidiencia de reuniones propias del
perfiles X Ninguna
proceso. Quedan en archivo de gestión por
asignados
5 años y trancurrido este tiempo se depura
y destruye.

Es la forma de divulgar los cambios en los

convenios y decisiones de la alta Según
Gerencia, se conservan en archivo de perfiles X Ninguna
gestión por 10 años , transcurridos este asignados
tiempo se depura y se destruye
Se maneja en medio electrónicos modifica Según
según necesidad, se conserva en este perfiles X Según cambios
medio magnético asignados
Permanece en el archivo de gestión por 3 Según
años transcurrido este tiempo se depura y perfiles X Ninguna
se destruye. asignados

Permanece en el archivo de gestión por 3 Según

años transcurrido este tiempo se depura y perfiles X Ninguna
se destruye, hay soporte electrónico asignados

Permanece en el archivo de gestión por 3

años transcurrido este tiempo se depura y
se destruye

Permanece en el archivo de gestión por 3 Según

años transcurrido este tiempo se depura y perfiles X Ninguna
se destruye, hay soporte electrónico asignados
Al cumplir el tiempo de retención en el Según
archivo de gestión se destruye según perfiles X Ninguna
actualizaciones asignados

Al cumplir el tiempo de retención en el Según

archivo de gestión se destruye según perfiles X Ninguna
actualizaciones asignados
Al cumplir el tiempo de retención en el Según
archivo de gestión se destruye según perfiles X Ninguna
actualizaciones asignados
Se conservarán un año en el archivo de
Gestión, al cumplir este tiempo pasa al Jefe de
X Ninguna
archivo central por espacio de un año para Admisiones
después ser eliminado
Se conservarán un año en el archivo de
Gestión, al cumplir este tiempo pasa al Jefe de
X Ninguna
archivo central por espacio de un año para Admisiones
después ser eliminado
Se conservarán tres años en el archivo de
Gestión, al cumplir este tiempo pasa al Jefe de
X Ninguna
archivo central por espacio de dos años Admisiones
para después ser eliminado
Se conservarán un año en el archivo de
Gestión, al cumplir este tiempo pasa al Jefe de
X Ninguna
archivo central por espacio de un año para Admisiones
después ser eliminado
Se conservarán un año en el archivo de
Gestión, al cumplir este tiempo pasa al Jefe de
X Ninguna
archivo central por espacio de dos años Admisiones
para después ser eliminado
Se conservarán un año en el archivo de
Gestión, al cumplir este tiempo pasa al Jefe de
X Ninguna
archivo central por espacio de un año para Admisiones
después ser eliminado
Se conservarán un año en el archivo de
Gestión, al cumplir este tiempo pasa al Jefe de
X Ninguna
archivo central por espacio de dos años Admisiones
para después ser eliminado
Se conservarán un año en el archivo de
Gestión, al cumplir este tiempo pasa al Jefe de
X Ninguna
archivo central por espacio de un año para Admisiones
después ser eliminado
Se conservarán un año en el archivo de
Gestión, al cumplir este tiempo pasa al Jefe de
X Ninguna
archivo central por espacio de dos años Admisiones
para después ser eliminado
Se conservarán un año en el archivo de
Gestión, al cumplir este tiempo pasa al Jefe de
X Ninguna
archivo central por espacio de dos años Admisiones
para después ser eliminado
 Se conservarán dos años en el archivo de
Gestión, al cumplir este tiempo pasa al Jefe de
X Ninguna
archivo central por espacio de dos años Admisiones
para después ser eliminado
Se conservarán dos años en el archivo de
Gestión, al cumplir este tiempo pasa al Jefe de
X Ninguna
archivo central por espacio de dos años Admisiones
para después ser eliminado
Se conservarán un año en el archivo de
Gestión, al cumplir este tiempo pasa al Jefe de
X Ninguna
archivo central por espacio de dos años Admisiones
para después ser eliminado
Se conservarán por un período de 20 años Jefe de
X Ninguna
según la ley 1995 de 1999 Admisiones

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según
perfiles X Ninguna
asignados

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según
perfiles X Ninguna
asignados

Al cumplir 10 años se depura la información Jefe de

X
y se destruye en el archivo de gestión Proyecto

Según
perfiles X Ninguna
asignados

Como son documentos de historia clinica, Según

se dejan por tiempo de 20 años, luego se perfiles X Ninguna
procede a su destruccion asignados

Como son documentos de historia clinica, Según

se dejan por tiempo de 20 años, luego se perfiles X Ninguna
procede a su destruccion asignados

JEFE DEPENDENCIA
FECHA:
Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUMEN

PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO

Versión:

RETENCIÓN EN
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES MEDIO UTILIZADO Disposición Final
AÑOS
COD
Archivo Archivo
MEJORAMIENTO CONTINUO Electrónico Papel de Central CT E S D
Gestión

Acciones de tutelas
Copia de acción de tutela
Notificación X 2 10 X
Contestación
acción de tutela
Oficios Fiscalías X 2 10 X
Actas Comités X 2 10 X
Quejas X 2 10
Certificados de Defunción X 2 10 X
Protocolos X 2 X

X X 3 X X
Comités Mortalidad
CONTRALORIA

x 2 5 X
Facturas compras activos

x 2 5 x
Control pagos obras

x 2 5 x
Inventarios

x 2 5 x
Conciliaciones

x x 2 5 x
Controles

X x 2 5 x
Pagos obras
Auditoría interna
Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión
Programa de auditoria para el
mejoramiento continuo de la X X
calidad
 Plan de auditoria interna de X 2 X
riesgos (procesos clinicos y
procesos administrativos)
Asesoría Jurídica
Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión
PRESUPUESTO / COSTOS / CONTROL
PRESUPUESTAL X 3 X

Base de Datos de Excel - Solicitud y

respuesta a requerimientos juridicos X 3 X

Tipos documentales comunes a procesos

Plan operativo del proceso según X 2 X

direccionamiento estrategico
Plan de mejoramiento del proceso
X 2 X

X 2 X
Caracterización del proceso

Procedimientos del proceso según X 2 X

caracterización

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gesti
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Tot
 CÓDIGO:
ARC-05-01
LEVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado

PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)

Esta serie de documentos reposarán en el

Archivo de Gestión durante 2 años y
posteriormente permanecerán en el Archivo
central durante diez años. Según perfiles
x Ninguna
asignados

Permanece en el archivo de gestión por 3

Según
años transcurrido este tiempo se depura y
perfiles X Ninguna
se destruye el fisico y queda soporte
asignados
electrónico para consulta

Permanece en archivo de gestion por 2 Según

año, luego pasa a archivo historico para perfiles X Ninguna
conservacion total asignados
Permanece en archivo de gestion por 2 Según
año, luego pasa a archivo historico para perfiles X Ninguna
conservacion total asignados
Permanece en archivo de gestion por 2 Según
año, luego pasa a archivo historico para perfiles X Ninguna
conservacion total asignados
Permanece en archivo de gestion por 2 Según
año, luego pasa a archivo historico para perfiles X Ninguna
conservacion total asignados
Permanece en archivo de gestion por 2 Según
año, luego pasa a archivo historico para perfiles X Ninguna
conservacion total asignados
Permanece en archivo de gestion por 2 Según
año, luego pasa a archivo historico para perfiles X Ninguna
conservacion total asignados

Según
Según vigencia versión actualizada perfiles X
asignados Ninguna
 Según
Según vigencia versión actualizada se va
perfiles X
eliminando en ela rchivo de gestión
asignados
Ninguna

Permanece en el archivo de gestión por 3 Según

años transcurrido este tiempo se depura perfiles X
para consulta asignados Ninguna
Permanece en el archivo de gestión por 3 Según
años transcurrido este tiempo se depura perfiles X
para consulta asignados Ninguna

Según
Según vigencia versión actualizada se va
perfiles X
eliminando en el archivo de gestión
asignados Ninguna
Según
Según vigencia versión actualizada se va
perfiles X
eliminando en el archivo de gestión
asignados Ninguna
Según
Según vigencia versión actualizada se va
perfiles X
eliminando en el archivo de gestión
asignados Ninguna
Según
Según vigencia versión actualizada se va
perfiles X
eliminando en el archivo de gestión
asignados Ninguna

JEFE DEPENDENCIA
FECHA:
Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUMEN

PROCESO GESTION CLINICA

Versión:

RETENCIÓN EN
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES MEDIO UTILIZADO Disposición Final
AÑOS
COD
Archivo Archivo
GESTION CLINICA Electrónico Papel de Central CT E S D
Gestión

Carpeta de análisis de casos

(formatos de auditoria de
riesgos, procedimientos,
informes de auditoria,
cronogramas de auditoria, X X 1 X
formato de identificacion de
eventos adversos potenciales)

Carpeta de auditoria de riesgos

X X 1 X

Carpeta de gestión clinica en

intranet (capacitaciones,
encuestas, planes de acción, X 1 X
presentaciones a dirección,
procedimientos, formatos y
programas)
Carpeta grupos de reacción
X 1 X
inmediata
Carpeta de manual de tecnologia
X 1 X
biomédica
Carpeta metas joint commissión
X 1 X

Carpeta personal encuestas

X 1 X
seguridad
Formato de reporte para el
1 X
aprendizaje X
Plan de auditorìa interna de
X 3 X
riesgos institucional
Formato de ficha técnica de
X 3 X
muestreo probabilistico
Plan del sistema de Gestiòn
X 3 X
Clìnica
VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA
Acta comité infecciones
X
5 X
PRESUPUESTO / COSTOS /
X 3
CONTROL PRESUPUESTAL X
 Informe de Análisis de
Mortalidad X 3
X
Correspondencia
X 1

Formato de seguimiento de
agente causal revisión de 3 X
cultivos. X

Base de datos de infección

3 X
intrahospitalaria
X

Base de datos de egresos de

3 X
pacientes mensual
X

Registro de resumen egresos

3 X
por servicio mensual.
X
Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión
Base de datos de verificación de
aislamientos (Indicador X 3
adherencia a aislamientos) X
Indicador de eventos de
notificación obligatoria:
Fichas de Notificaciòn X 3
Obligatoria X
Base de datos de estadistica de
notificación obligatoria según X 3
codigos CIE10 X
Indicador de tasa global de
infección intrahospitalaria:
Fichas de infección X 3
Intrahospitalarias base datos X
Indicador de adherencia a
lavado de manos: Listas de
chequeo de evaluación de X 3
protocolo de adherencia a lavado
de manos
X

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gesti
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Tot
 CÓDIGO:
ARC-05-01
ELEVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado

PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)

Al cumplir el tiempo de retención en el

archivo de gestión se elimina el papel y se
conserva en medio electrónico
Según perfiles
X X
asignados

Al cumplir con el tiempo de retención en el Según perfiles

X
archivo de gestión se elimina asignados Ninguna
Al cumplir con el tiempo de retención en el
archivo de gestión se elimina
Según perfiles
X
asignados

Ninguna
Al cumplir con el tiempo de retención en el Según perfiles
X
archivo de gestión se elimina asignados Ninguna
Al cumplir con el tiempo de retención en el Según perfiles
X
archivo de gestión se elimina asignados Ninguna
Al cumplir con el tiempo de retención en el Según perfiles
X
archivo de gestión se elimina asignados Ninguna
Al cumplir con el tiempo de retención en el Según perfiles
X
archivo de gestión se elimina asignados Ninguna
Al cumplir con el tiempo de retención en el Según perfiles
X
archivo de gestión se elimina asignados Ninguna
Al cumplir con el tiempo de retención en el Según perfiles
X
archivo de gestión se elimina asignados Ninguna
Al cumplir con el tiempo de retención en el Según perfiles
X
archivo de gestión se destruye asignados Ninguna
Al cumplir con el tiempo de retención en el Según perfiles
X
archivo de gestión se destruye asignados Ninguna

Al cumplir 5 años en el archivo de gestión

Según perfiles
se eliminan , se destruye cuando pasa un X
asignados
año del antiguo, Ninguna
Por resoluciòn al cumplir 3 años en el Según perfiles
X
archivo de gestiòn se destruyen asignados Ninguna
 Por resoluciòn al cumplir 3 años en el
Según perfiles
archivo de gestiòn se destruye, queda en X
asignados
medio electrònico Ninguna
Al cumplir 1 año en el archivo de gestiòn Según perfiles
X
se destruye asignados Ninguna
Por resoluciòn al cumplir 3 años en el
Según perfiles
archivo de gestiòn se destruye, queda en X
asignados
medio electrònico Ninguna
Por resoluciòn al cumplir 3 años en el
Según perfiles
archivo de gestiòn se destruye, queda en X
asignados
medio electrònico Ninguna
Por resoluciòn al cumplir 3 años en el
Según perfiles
archivo de gestiòn se destruye, queda en X
asignados
medio electrònico Ninguna
Por resoluciòn al cumplir 3 años en el
Según perfiles
archivo de gestiòn se destruye, queda en X
asignados
medio electrònico Ninguna
n

Por resoluciòn al cumplir 3 años en el Según perfiles

X
archivo de gestiòn se destruyen asignados
Ninguna

Por resoluciòn al cumplir 3 años en el Según perfiles

X
archivo de gestiòn se destruyen asignados
Ninguna

Por resoluciòn al cumplir 3 años en el Según perfiles

X
archivo de gestiòn se destruyen asignados
Ninguna

Por resoluciòn al cumplir 3 años en el Según perfiles

X
archivo de gestiòn se destruyen asignados
Ninguna

Por resoluciòn al cumplir 3 años en el Según perfiles

X
archivo de gestiòn se destruyen asignados
Ninguna

JEFE DEPENDENCIA
FECHA:
Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUMEN

PROCESO URGENCIAS
Versión:

RETENCIÓN EN
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES MEDIO UTILIZADO Disposición Final
AÑOS
COD
Archivo Archivo
URGENCIAS Electrónico Papel de Central CT E S D
Gestión

Historia Clínica Urgencias

X X 20 X X

Listado de turnos Médicos

X 5 X

Actas comités
X 2 X

Relación de referencia
X 2 X

Planillas estadísticas
X X 2 X

Ficha técnica de mantenimiento

X 5
X
Evaluación del personal médico
X 1
X
Guías de practica Médica
X X 1 X

Protocolos urgencias
X X 1 X

Estadísticas
X X 1 mes X

Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión

Oportunidad en el triage: Base
de Datos de Oportunidad de X 3 X
Triage
 Oportunidad en la atención de
consulta de urgencias:
Base de datos de oportunidad X 3 X
en consulta
PRESUPUESTO / COSTOS /
CONTROL PRESUPUESTAL X 3 X

Tasa de reingreso de pacientes

de urgencias: Reporte diario de
identificación de reingresos en el X 3 X
servicio de urgencias

Base de datos de reingresos de

pacientes en urgencias X 3 X

Indicadores (Oportunidad en la
asignación de cita, atención y
cancelación no justificada de
cita para el paciente 3 X
ambulatorio SOAT) : Libro de
agenda.
X
Libro de de tiempos medicos.
3 X
X
Formato de control de citas
3 X
X
Pacientes hospitalizados por
urgencias: Reporte de pacientes
mayor a 6 horas en urgencias X 3 X
hospitalizados en sistema SAHI

Pacientes hospitalizados por

urgencias: Base de datos en
excel - Pacientes hospitalizados X 3 X
en urgencias

Tipos documentales comunes a procesos

Plan operativo del procesos
según direccionamiento X
estrategico 2
Plan de mejoramiento del proceso
X
2

X
Caracterización del proceso 2
Procedimientos del proceso
X
según caracterización 2

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gesti
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Tot
 CÓDIGO:
ARC-05-01
ELEVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado

PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)

La historia clínica debe conservarse por un

periodo mínimo de 20 años contados a
partir de la fecha de la última atención.
Mínimo cinco (5) años en el archivo de
gestión del prestador de servicios de salud,
y mínimo quince (15) años en el archivo
central.Un vez transcurrido el término de Según perfiles
X Ninguna
conservación, la historia clínica podrá asignados
destruirse
Se digitaliza la historia clinica en la
atencion correspondiente del paciente

Después de este tiempo precluyen posibles

demandas y se destruye en el archivo de Según perfiles X Ninguna
gestión asignados

Por el tiempo de análisis y gestión del

servicio, se destruye al final de la gestión Según perfiles X Ninguna
anual asignados

Cuando precluya finalice la etapa de Según perfiles

X Ninguna
investigación asignados
Queda en medio electrónico y el Según perfiles
X Ninguna
documento físico se destruye asignados
Tiempo vida útil de equipo Según perfiles
X Ninguna
asignados
Al final del año cuando se consolida el Según perfiles
X Ninguna
desempeño se elimina asignados
Permanecen en el archivo de gestión,
cuando hay modificaciones actualiza y Según perfiles X Ninguna
destruye en el servicio asignados

Permanecen en el archivo de gestión,

cuando hay actualizaciones se destruye la Según perfiles X Ninguna
versión anterior. asignados

Se lleva en medio electrónico para manejo Según perfiles

Ninguna
histórico y se destruye el papel asignados X

Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles

hasta nuevas actualizaciones para poder X Ninguna
asignados
obtener reportes Historicos
 Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles X Ninguna
hasta nuevas actualizaciones para poder asignados
obtener reportes Historicos
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
hasta nuevas actualizaciones para poder X Ninguna
asignados
obtener reportes Historicos

Según perfiles
Permanecen en el archivo de gestiòn, X Ninguna
asignados
hasta nuevas actualizaciones para poder
obtener reportes Historicos
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
hasta nuevas actualizaciones para poder X Ninguna
asignados
obtener reportes Historicos

Según perfiles
X Ninguna
Permanecen en el archivo de gestiòn, asignados
hasta nuevas actualizaciones para poder
obtener reportes Historicos
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
hasta nuevas actualizaciones para poder X Ninguna
asignados
obtener reportes Historicos
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
hasta nuevas actualizaciones para poder X Ninguna
asignados
obtener reportes Historicos

Según perfiles
Permanecen en el archivo de gestiòn, X Ninguna
asignados
hasta nuevas actualizaciones para poder
obtener reportes Historicos

Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles X Ninguna

hasta nuevas actualizaciones para poder asignados
obtener reportes Historicos

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles

X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles

X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados

JEFE DEPENDENCIA
FECHA:
Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUMEN

PROCESO HOSPITALIZACION
Versión:

RETENCIÓN EN
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES MEDIO UTILIZADO Disposición Final
AÑOS
COD
Archivo Archivo
HOSPITALIZACION Electrónico Papel de Central CT E S D
Gestión

Sistema SAHI - Carpeta atención

de paciente

Según
X X estadia 20 X X
paciente

Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión

Ocupación hospitalaria,Giro
cama y Promedio de dias
estancia: Base de datos X 3 X
reporting services - archivo
porcentaje ocupación

Hoja de excel reporte de

ocupación X 3 X

Tipos documentales comunes a procesos

Plan operativo del procesos
según direccionamiento
estrategico
Plan de mejoramiento del proceso
X X
2
X X
2

X X
Caracterización del proceso 2
Procedimientos del proceso
X X
según caracterización 2

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gesti
PRESUPUESTO / COSTOS /
S: Seleccio CONTROL PRESUPUESTAL AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Tot
 CÓDIGO:
ARC-05-01
ELEVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado

PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)

La historia clínica debe conservarse por un

periodo mínimo de 20 años contados a
partir de la fecha de la última atención.
Mínimo cinco (5) años en el archivo de
gestión del prestador de servicios de salud,
y mínimo quince (15) años en el archivo
central.Un vez transcurrido el término de Según perfiles
X Ninguna
conservación, la historia clínica podrá asignados
destruirse
Se digitaliza la historia clinica en la
atencion correspondiente del paciente

Permanecen en el archivo de gestiòn,

hasta nuevas actualizaciones para poder
obtener reportes Historicos Según perfiles
X Ninguna
asignados

Permanecen en el archivo de gestiòn,

hasta nuevas actualizaciones para poder Según perfiles X Ninguna
obtener reportes Historicos asignados

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles

X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles

X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados

JEFE DEPENDENCIA
FECHA:

Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUMEN

PROCESO CIRUGIA
Versión:

RETENCIÓN EN
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES MEDIO UTILIZADO Disposición Final
AÑOS
COD
Archivo de Archivo
CIRUGIA Electrónico Papel Gestión Central CT E S D

Historia Clínica Cirugía

X X 20 X X

Hojas Sala Cirugía

6
X 1 MES X
MESES

ESTERILIZACION
Indicadores Químicos

X 3 meses 20 X

Indicadores Biológicos

X 3 meses 20 X

Hoja de Programaciòn de Cirugìa

6 MESES X

Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión

Ocupación de salas de cirugia:
Registro de procedimientos Según
quirúrgicos - historia clinica X estadia 20 X
electronica paciente
 Estadistica de Pacientes con Cx
X 3
en (Intranet)
Base de datos en Excel -
Ocupación de salas X 3 X

Oportunidad en la realización
de cirugia programada:
Formato de oportunidad en la X 3 X
programación cirugia
Base de datos de estadistica de
cirugia X 3 X

Base de datos - Oportunidad en

la realización de cirugia X 3 X
programada
Según
PRESUPUESTO / COSTOS / X estadia X
CONTROL PRESUPUESTAL paciente 20
Proporción de cancelación de
cirugia programada: Hoja de X 3 X
programación de cirugía
Reintervenciones quirúrgicas: Según
Historia clinica electronica X estadia X
paciente 20
Promedio de tiempo de
recuperación de anestesia:
Formato de recuperación de X 3 X
anestesia
Complicaciones anestesia:
Lista de chequeo de X 3 X
complicaciones anestésicas
Base de datos de eventos
adversos prevenibles y no
prevenibles de pacientes de X 3 X
anestesia
Tipos documentales comunes a procesos
Plan operativo del procesos
según direccionamiento X X
estrategico 2
Plan de mejoramiento del
X X
proceso 2

X X
Caracterización del proceso 2
Procedimientos del proceso
X X
según caracterización 2

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gesti
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Tot
 CÓDIGO:
ARC-05-01
LEVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado

PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)

La historia clínica debe conservarse por un

periodo mínimo de 20 años contados a
partir de la fecha de la última atención.
Mínimo cinco (5) años en el archivo de
gestión del prestador de servicios de salud,
y mínimo quince (15) años en el archivo
central.Un vez transcurrido el término de Según perfiles
X Ninguna
conservación, la historia clínica podrá asignados
destruirse
Se digitaliza la historia clinica en la
atencion correspondiente del paciente

Al cumplir tiempo de retención en el archvio

de gestión son enviados par archivo
central, al cumplir el periodo de rentención
se destruyen Se estableciò un periodo de 1 Según perfiles
X Ninguna
meses para estos documentos en archivo asignados
de gestiòn y cumplidos 6 meses se
destruye

Protocolo en el manejo de esterilizado de

equipos , requerimiento para control de
proceso esterilizaciòn. Debera conservarse Según perfiles X Ninguna
el mismo tiempo que la historia clìnica de asignados
los pacientes

Protocolo en el manejo de esterilizado de

equipos , requerimiento para control de
proceso esterilizaciòn. Debera conservarse Según perfiles X Ninguna
el mismo tiempo que la historia clìnica de asignados
los pacientes

Se conservarà en el archivo de gestión Según perfiles

X Ninguna
para consultas asignados

Se debe conservar por 10 años según ley. Según perfiles

asignados
X Ninguna
 Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
X Ninguna
hasta nuevas actualizaciones asignados
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
hasta nuevas actualizaciones para poder asignados X Ninguna
obtener reportes Historicos
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles Ninguna
hasta nuevas actualizaciones para poder asignados
obtener reportes Historicos X

Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles Ninguna

hasta nuevas actualizaciones para poder asignados X
obtener reportes Historicos
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles Ninguna
hasta nuevas actualizaciones para poder asignados X
obtener reportes Historicos
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles Ninguna
hasta nuevas actualizaciones para poder asignados X
obtener reportes Historicos
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles Ninguna
hasta nuevas actualizaciones para poder asignados X
obtener reportes Historicos
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles Ninguna
hasta nuevas actualizaciones para poder asignados X
obtener reportes Historicos
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles Ninguna
hasta nuevas actualizaciones para poder asignados
obtener reportes Historicos X

Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles Ninguna

hasta nuevas actualizaciones para poder asignados X
obtener reportes Historicos
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles Ninguna
hasta nuevas actualizaciones para poder asignados
obtener reportes Historicos X

Según perfiles Ninguna

Según vigencia versión actualizada se va asignados X
eliminando en el archivo de gestión

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna

X
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna
X
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna
X
eliminando en el archivo de gestión asignados

JEFE DEPENDENCIA
FECHA:
Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUME

PROCESO CONSULTA EXTERNA

Versión:

RETENCIÓN EN
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES MEDIO UTILIZADO Disposición Final
AÑOS
COD
Archivo Archivo
CONSULTA EXTERNA Electrónico Papel de Central CT E S D
Gestión

Oportunidad en la asignación
de citas - cancelación no
justificada de citas X 1 X
Libro de asignación de citas de
enfermeria.

Base de datos de asignacion de

citas de pacientes de oncología X 1 X

Oportunidad en la atención
Planilla de tiempos de espera de X 1 X
pacientes de oncologia
CLINICA DE HERIDAS
Indicador de oportunidad en la
asignación de citas,
oportunidad en la atención: 3 X
Formato tiempo de respuesta X
Indicador cancelación de citas
por causa no justificada:
Formato causas de inasistencia. 3 X

X
Facturas de clinicas de heridas
x x 1 2 x

CONSULTORIO SOAT
Indicador de oportunidad en la
asignación de citas,
oportunidad en la atención: 3 X
Formato tiempo de respuesta X
Registro de tiempos
2 x
x x
Indicador cancelación de citas
por causa no justificada:
Formato causas de inasistencia. 3 X

X
Ordenes de terapia
1 x
x 2
 Tipos documentales comunes a procesos
PRESUPUESTO / COSTOS /
X 2 X
CONTROL PRESUPUESTAL
Plan de mejoramiento del proceso
X 2 X

Caracterización del proceso

X 2 X

Procedimientos del proceso según

X 2 X
caracterización

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gestió
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Total
 CÓDIGO:
ARC-05-01
LEVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado

PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.
Permanecen en el archivo de gestiòn, al
Según perfiles
cumplir tiempo se destruye dejando el X Ninguna
asignados
ultimo año.

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles

X
eliminando en el archivo de gestión asignados
Ninguna

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles

X
eliminando en el archivo de gestión asignados
Ninguna
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
x
eliminando en el archivo de gestión asignados Ninguna

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles

X
eliminando en el archivo de gestión asignados
Ninguna
Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la x
asignados
versión anterior. Ninguna

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles

X
eliminando en el archivo de gestión asignados
Ninguna
Permanecen en el archivo de gestiòn,
cuando hay actualizaciones se destruye la
versión anterior.
 Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X
eliminando en el archivo de gestión asignados Ninguna
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X
eliminando en el archivo de gestión asignados Ninguna
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X
eliminando en el archivo de gestión asignados Ninguna
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X
eliminando en el archivo de gestión asignados Ninguna

JEFE DEPENDENCIA
FECHA:
Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUMEN

PROCESO APOYO TERAPEUTICO

Versión:

RETENCIÓN EN
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES MEDIO UTILIZADO Disposición Final
AÑOS
COD
Archivo Archivo
FARMACIA Electrónico Papel de Central CT E S D
Gestión

Justificaciones No POS

X X 1 mes 2 X X

Formatos preparación
Nutricion
Formulas Magistrales
Reembases X X 1 mes 2 X X
Dosis unitaria

Formato para seguimiento de

terapia- Número de
preparaciones Magistrales X 1 X
elaboradas
Formato de seguimiento a
nutrición parenteral X 1 X

Número de reenvases
elaboradas- Control de X 1 X
producción
Número de dosis unitarias
elaboradas-Orden de producción X 1 X
dosis unitarias
Número de soluciones
extemporaneas elaboradas X 1 X

Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión

Eventos adversos prevenibles

asociados a medicamentos de X 3 X
alto riesgo: Base de datos de
gestión de medicamentos

Errores relacionados con

medicamentos: Formato de X 3 X
reporte de novedades de
dispensación en piso
Base de datos en excel- errores X 3 X
relacionados con medicamentos

PRESUPUESTO / COSTOS / X 3 X
CONTROL PRESUPUESTAL

Solicitudes de medicamentos en X 3 X
fisico

Inconformidades en
preparaciones extemporaneas: X 2 X
Formato de inconformidades de
preparaciones extemporáneas
por programa
Formato de control de
elaboración de preparaciones X 2 X
extemporáneas
NUTRICION
Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión
Oportunidad en la entrega de
dietas
Formato de control de entrega de X 2 X
dietas
Base de datos en excel-
Oportunidad en la entrega de X 2 X
dietas
Evaluación de desempeño del
proveedor del servicio de X 2 X
alimentación
Formato interventoria servicio de
alimentos X 2 X

Base de datos en excel -

Interventoria servicio de
alimentos X 2 X

TERAPIA
Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión
Oportunidad en asignación de
citas paciente ambulatorio
Cuaderno de Asignación de Citas
paciente Ambulatorio X 1 X

Historias clinicas

x 1 mes 20 x
Base de datos excel asignación
de citas paciente ambulatorio X

Oportunidad en la atención
paciente ambulatorio
Planilla de seguimiento de tiempo X 1 X
de espera
Base de datos excel tiempos de
atención. X 1 X

Oportunidad en la atención de
terapia (fisica, respiratoria,
coupacional y de lenguaje) en
hospitalización X 1 X
Cuaderno de llamadas

Eficacia del plan de tratamiento

Planilla de evaluación del
diligenciamiento de criterios
clínicos y administrativos de la
historia clínica de hospitalización X 1 X
y consulta externa

Base de datos en excel -

Evaluación del diligenciamiento
de criterios clínicos y X 1 X
administrativos de la historia
clínica.

UNIDAD RENAL
Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión
Oportunidad en la realización
de procedimiento de diálisis
Base de datos de oportunidad de X 3 X
procedimientos de diálisis
Tipos documentales comunes a procesos
Plan operativo del procesos
según direccionamiento X X
estrategico 2
Plan de mejoramiento del
X X
proceso 2

X X
Caracterización del proceso 2
Procedimientos del proceso
X X
según caracterización 2
UNIDAD TRANSFUSIONAL
Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión
 OPORTUNIDAD EN ENTREGA
DE HEMOCOMPONENTES AL
SERVICIO DE TRANSFUSION
SANGUINEA (FUHECO)
X 2 X
Registro solicitudes de
hemocomponentes a FUHECO

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gesti
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Tot
 CÓDIGO:
ARC-05-01
ELEVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado

PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)

La serie se digitaliza en el archivo de

gestión al cumplir 1 mes son enviados al Según perfiles
X Ninguna
archivo central por 2 años hasta pago de asignados
factura, al cumplir este tiempo se destruye

La serie se digitaliza en el archivo de

gestión al cumplir 1 mes son enviados al Según perfiles
X Ninguna
archivo central por 2 años hasta pago de asignados
factura, al cumplir este tiempo se destruye

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.
Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.
Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.
Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.
Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.
Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.
Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn, al

Según perfiles
cumplir tiempo se destruye dejando el X Ninguna
asignados
ultimo año.

Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles

hasta nuevas actualizaciones para poder X Ninguna
asignados
obtener reportes Historicos
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
hasta nuevas actualizaciones para poder X Ninguna
asignados
obtener reportes Historicos
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
hasta nuevas actualizaciones para poder X Ninguna
asignados
obtener reportes Historicos

Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles X Ninguna

hasta nuevas actualizaciones para poder asignados
obtener reportes Historicos

Permanecen en el archivo de gestiòn, al

Según perfiles
cumplir tiempo se destruye dejando el X Ninguna
asignados
ultimo año.

estas historias se digitalizan en la atencion

correspondiente al paciente, luego segun
Según perfiles
disposicion legal se conservan por 20 X Ninguna
asignados
naños a partir de la ultima atencion del
paciente, luego se destruyen
Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn, al

Según perfiles
cumplir tiempo se destruye dejando el X Ninguna
asignados
ultimo año.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn, al

Según perfiles
cumplir tiempo se destruye dejando el X Ninguna
asignados
ultimo año.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles X Ninguna

hasta nuevas actualizaciones para poder asignados
obtener reportes Historicos

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles

X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles

X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados
 Según perfiles
X Ninguna
asignados
Permanecen en el archivo de gestiòn,
hasta nuevas actualizaciones para poder
obtener reportes Historicos

JEFE DEPENDENCIA
FECHA:
Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUM

PROCESO APOYO DIAGNOSTICO (DX)

Versión:

SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES MEDIO UTILIZADO RETENCIÓN EN AÑOS Disposición Final

COD
Archivo de Archivo
GASTRO Electrónico Papel Gestión Central CT E S D

Consentimientos, notas de
enfermeria, resultados de
examenes x x 1 2 X X

Oportunidad en la asignación
de la cita - Cancelación de citas
por causa no justificada: X 4 X
Registro de asignación de citas

Reporte diario en calendario de

hora de llegada del paciente X 3 X

IMAGENIOLOGIA

X 1 10 X

Reportes pacientes RX (CD)

X X 1 2 X X
Consentimientos informados
de imageneologia

X 1 10 X

Placas no entregadas
Resonancia Magnética y TAC
Oportunidad en la asignación
de cita: X 3 X
Registro de oportunidad en la
asignación de citas

Oportunidad en la atención de
pacientes: X 3 X
Libro de pacientes
Oportunidad en la toma y
entrega de resultados de
examenes de imagenologia:
Base de datos en excel-
X 3 X
Oportunidad en la toma y entrega
de examenes de imagenologia

Reasignación de toma de
examenes (pacientes
recitados) X 3 X
Carpeta de pacientes
recitados
Base de datos en excel -
Indicador pacientes recitados X 3 X

MEDICINA NUCLEAR
Oportunidad en la asignación
de citay oportunidad en la
atención: X 3 X
Registro de programación de citas

Oportunidad en la toma de
examenes y entrega de
resultados:
Base de datos en excel-
X 3 X
Oportunidad en la toma y entrega
de examenes de imagenologia

PRESUPUESTO / COSTOS /
CONTROL PRESUPUESTAL X 3 X

Reasignación de toma de
examenes:
Base de datos- reasignación de X 3 X
toma de examenes a pacientes

LABORATORIO CLINICO
Arqueo de caja
2 x
1 mes
Traslados de cajas
3 meses x
1 mes
Ordenes medicas
6 meses x
1 mes
Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión
 Oportunidad en la toma de
examenes y entrega de
resultados de laboratorio
clinico:
Ordenes de servicio
Base de datos excel - Oportunidad X 6 meses 5 X
en la toma y entrega de examenes
de laboratorio clinico

Formato de toma de muestras en

servicios F-LAB051 X 1 X

Oportunidad en la entrega de
resultados de laboratorio
clinico: Libro de Urgencias X 1 5 X
Country F-LAB038

Muestras no Aptas:
Base de datos excel X 3 X
tabulación muestras no aptas
NEUROFISIOLOGIA
Oportunidad en la asignación
de cita paciente ambulatorio -
Cancelación no justificada de X 1 X
citas:
Agenda de citas

Base de datos- asignacion de

citas X 3 X

Oportunidad en el tiempo de
espera de la atenciòn (paciente
ambulatorio): X 1 X
Libro de relacion de pacientes
Base de datos- oportunidad en la
atenciòn paciente ambulatorio X 3 X

Oportunidad en la toma y
entrega de resultados de
examenes de
neurofisiologia: Base de X 3 X
datos- Oportunidad en la toma
de examenes y entrega de
resultados
PATOLOGIA
Oportunidad en la entrega de
resultados de patologia:
Sistema interno de patologia X 3 X
(Base de datos)

CARDIOLOGIA

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gesti
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Tot
 CÓDIGO:
ARC-05-01
EVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado
PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)

Pemanecen en el archivo de gestion, luego

se envian a archivo para ser digitalizados y Según perfiles
X Ninguna
custodiados por 20 años, ya que son asignados
soportes de Historia Clinica

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

despues de tener su tiempo en el archivo

de gestion, pasa al archivo central hasta Según perfiles
X Ninguna
cumplir su tiempo de retencion, despues se asignados
eliminan

Estos consentimientos se digitalizan en la

Según perfiles
atencion correspondiente del paciente en el X Ninguna
asignados
sistema, luego se archivan para su custodia

despues de tener su tiempo en el archivo

de gestion, pasa al archivo central hasta Según perfiles
X Ninguna
cumplir su tiempo de retencion, despues se asignados
eliminan

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.
Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles

hasta nuevas actualizaciones para poder X Ninguna
asignados
obtener reportes Historicos

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Según perfiles
X Ninguna
asignados
Permanecen en el archivo de gestiòn,
hasta nuevas actualizaciones para poder
obtener reportes Historicos
Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Según perfiles
Permanecen en el archivo de gestiòn, X Ninguna
asignados
hasta nuevas actualizaciones para poder
obtener reportes Historicos

despues de tener su tiempo en el archivo

de gestion, pasa al archivo central hasta Según perfiles
X Ninguna
cumplir su tiempo de retencion, despues se asignados
eliminan
despues de tener su tiempo en el archivo
de gestion, pasa al archivo central hasta Según perfiles
X Ninguna
cumplir su tiempo de retencion, despues se asignados
eliminan
despues de tener su tiempo en el archivo
de gestion, pasa al archivo central hasta Según perfiles
X Ninguna
cumplir su tiempo de retencion, despues se asignados
eliminan
Norma de Habilitación - registros Según perfiles
asistenciales asignados

X Ninguna
Permanecen en el archivo de gestiòn,
cuando hay actualizaciones se destruye la
versión anterior.
Al cumplir tiempo en el archivo de gestión Según perfiles
son enviados al archivo central al cumplir asignados
este tiempo se desctruye en archivo
central X Ninguna
Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles

hasta nuevas actualizaciones para poder X Ninguna
asignados
obtener reportes Historicos

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles

hasta nuevas actualizaciones para poder X Ninguna
asignados
obtener reportes Historicos

Según perfiles
X Ninguna
asignados
Permanecen en el archivo de gestiòn,
hasta nuevas actualizaciones para poder
obtener reportes Historicos

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

JEFE DEPENDENCIA
 FECHA:
Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCU

PROCESO EDUCACION
Versión:

RETENCIÓN EN
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES MEDIO UTILIZADO Disposición Final
AÑOS
COD
Archivo Archivo
EDUCACION Electrónico Papel de Central CT E S D
Gestión

Formato de solicitud de X 2
EDU 05-08 V1 capacitación x

X 2
EDU 05-11 Formato de asistencia x

Formato costos del plan de X 2

EDU 05-12 V0 capacitación institucional x

Formato costos de educación X 2

EDU 05-13 V0 continuada x

Encuesta de satisfacción del X 2

EDU 05-14 V0 personal capacitado x
Base de datos excel
consolidado de encuesta de 2
satisfacción personal
capacitado X x
Encuestas de satisfacción de
los procesos con el proceso de X 2
EDU 05-15 V0 educación x
Base de datos excel
consolidado de encuesta de 2
satisfacción de los procesos
con el proceso de educación X x

Formato de seguimiento X 2
EDU 05-16 V0 rotación de residentes x
Satisfacción de entidades
educativas: X 3 X
Encuestas de satisfacción de
entidades educativas
Cumplimiento del contenido
del programa formativo: X 3 X
Encuesta de estudiantes de
rotación
 Base de Datos de estudiantes en X 3 X
rotación

PRESUPUESTO / COSTOS / X 3 X
CONTROL PRESUPUESTAL

Base de datos de inducción de X 3 X

estudiantes de rotación

Cumplimiento de eventos de
educación continuada: X 3 X
Formato de coordinación de
eventos de educación continuada
Base de datos de eventos de
Educación Continuada X 3 X

Tipos documentales comunes a procesos

Plan operativo del procesos
según direccionamiento X X
estrategico 2
Plan de mejoramiento del
X X
proceso 2

X X
Caracterización del proceso 2
Procedimientos del proceso
X X
según caracterización 2

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gesti
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Tot
 CÓDIGO:
ARC-05-01
ELEVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado

PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.
Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.
Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.
Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles

hasta nuevas actualizaciones para poder X Ninguna
asignados
obtener reportes Historicos

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.
 Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.
Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
hasta nuevas actualizaciones para poder X Ninguna
asignados
obtener reportes Historicos

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Según perfiles Ninguna

Según vigencia versión actualizada se va asignados X
eliminando en el archivo de gestión

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna

X
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna
X
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna
X
eliminando en el archivo de gestión asignados

JEFE DEPENDENCIA
FECHA:
Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUM

PROCESO INVESTIGACION
Versión:

RETENCIÓN EN
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES MEDIO UTILIZADO Disposición Final
AÑOS
COD
Archivo de Archivo
INVESTIGACION Electrónico Papel Gestión Central CT E S D

X 6 meses X
Protocolos de investigación
Copia de Contratos

Vigencia
X del X
contrato

Facturas de cobro a los laboratorios

Vigencia
X del X
contrato

Copia cuentas cobro por serivicios

realizados del personal involucrado
en el protocolo. Vigencia
X del X
contrato

Correspondencia -laborarorios

Vigencia
X del X
contrato

DESARROLLO DE INVESTIGACIONES DE LABORATORIOS FARMACEUTICOS

Cumplimiento de población de
investigación, discrepancias en
datos de investigaciones y
X 3 x
aprobación de proyectos de
investigación institucionales :
Estadistica mensual del centro de
investigación
 Desarrollo de proyectos de
investigación de laboratorios X 3 x
farmaceuticos: Carpeta de
factibilidades
Culminación de proyectos
institucionales: Estadistica del X 3 x
epidemiologo mensual
Tipos documentales comunes a procesos

Plan operativo del procesos según X

direccionamiento estrategico 2
Plan de mejoramiento del proceso
X
2

X
Caracterización del proceso 2
PRESUPUESTO / COSTOS /
X
CONTROL PRESUPUESTAL 2

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gesti
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Tot
 CÓDIGO:
ARC-05-01
LEVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado

PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)

Según perfiles
Después de cumplir 6 meses en el archivo asignados
de gestión se entregan con respectivas
actas al laboratorio asignado X Ninguna
Según perfiles
asignados
Retención del documento en el archivo de
Gestión durante el tiempo de vigencia del
contrato o de realización del estudio.
Después se procede a destrucción del
documento en el archivo de Gestión. X Ninguna
Según perfiles
asignados
Retención del documento en el archivo de
Gestión durante el tiempo de vigencia del
contrato o de realización del estudio.
Después se procede a destrucción del
documento en el archivo de Gestión. X Ninguna
Según perfiles
asignados
Retención del documento en el archivo de
Gestión durante el tiempo de vigencia del
contrato o de realización del estudio.
Después se procede a destrucción del
documento en el archivo de Gestión. X Ninguna
Según perfiles
asignados
Retención del documento en el archivo de
Gestión durante el tiempo de vigencia del
contrato o de realización del estudio.
Después se procede a destrucción del
documento en el archivo de Gestión. X Ninguna

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
hasta nuevas actualizaciones para poder X Ninguna
asignados
obtener reportes Historicos
 Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Permanecen en el archivo de gestiòn,

Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X Ninguna
asignados
versión anterior.

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles

X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles

X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados

JEFE DEPENDENCIA
FECHA:
Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUMEN

PROCESO FINANZAS
Versión:

RETENCIÓN EN
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES MEDIO UTILIZADO Disposición Final
AÑOS
COD
Electróni Archivo de Archivo
CARTERA Papel Gestión Central CT E S D
co

Relación de envio y radicación de

X 3 meses X
facturas

Facturas X 1 X

Cuentas de Cobro X 1 X

Formato de ajuste de cartera X 1 10 X

Formato de Menores cuantías X 1 10 X

Formato de Solicitud de
X 1 10 X
reclasificaciones contables
Recibos de Caja de Cartera X X 3 meses X

Reporte transferencia electrónica X 1 X

Notas Débito y Crédito de Cartera X X 1 X

Actas de Conciliación de Cartera X 1 X

Correspondencia Enviada y
X 1 2 X
Recibida

Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión

Dias de rotación de cartera: Base

de datos en Excel (Archivo: X X 3 20 X
FAC.MENSUAL AÑO).

Dias de radicación de facturas:

Base de datos en Excel (Archivo: X X 3 20 X
FAC.MENSUAL AÑO).

Castigo de cartera:
Base de datos en Excel
X X 6 Meses 20 X
(Archivo: CASTIGOS DE
CARTERA - AÑO).
Relación de envio y radicación de
facturas

X 1 5 X
Facturas
X 1 X

Cuentas de Cobro
X 1 X

Reporte transferencia electrónica

X 1 X

CUENTAS MEDICAS
Actas de Conciliación

X 3 X

Actas de Comités X Según X

renovación
del
Convenio
Memorandos dirigidos a las X 3 X
empresas

Justificaciones de medicamentos No X 6 meses 2 X

POS

Cartas de Radicación de X 6 meses 2 X

Justificaciones No POS y
comunicados de respuesta de los
CTC de las EPS.

Fichas técnicas de los convenios X Según X

con las empresas renovación

Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión

Aceptación de objeciones: Registro X X

diario de causas de objeciones en el
módulo de cuentas por cobrar del
sistema SAHI.

Aceptación de objeciones y Tiempo X 5 X

de respuesta a objeciones: Base de
Datos de Detalle de Objeciones
Participación de las objeciones: X X
Registro diario del valor por tipo en
Participación
el módulo de de las objeciones:
cuentas por cobrar de X 3 X
Informe
Cartera. de Análisis de vencimientos.
Tiempo de respuesta a objeciones: X 5 X
Registro diario de recepción y
entrega de facturas objetadas en el
módulo de cuentas por cobrar del
sistema SAHI.

Actas de Conciliación X 3 X

Actas de Comités
X 3 X

Memorandos dirigidos a las

empresas
X 3 X

Justificaciones de medicamentos No
POS
X 6 meses 2 X

Fichas técnicas de los convenios

con las empresas Según
X X
renovación

FACTURACION
Consecutivo Facturas

X 1 5 X

Facturas

X 1 mes 10 X
Memorandos dirigidos a las
empresas
X 3 X

Cotizaciones dirigidas a los clientes

1 X

Certificaciones dirigidas a los

clientes
1 X

Libros de reporte de salidas, entrega

de extractos, faturas anuladas y
entrega de facturas a Caja 1 5 X

Planillas de nómina
1 5

Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión

Tiempo promedio de facturación:
Programa en HTLM - Tiempos X 3 X
de facturación
Base de datos excel- tiempos de
facturación X 3 X

Facturas anuladas: Reporte de

consecutivo de facturas-
X 3 X
Sistema HI

Base de datos en excel- facturas

anuladas X 3 X

Oportunidad en la entrega de
facturas a cartera: Base de datos
excel- consecutivo de entrega X 3 X
de facturas a cartera
Tiempo de respuesta a objeciones
a cuentas médicas: Control de
recibo y entrega de respuesta a
objeciones a cuentas médicas 3 X
(llevado manualmente o impreso
en excel)
X
Facturas con respaldo en caja:
Correos enviados por caja. X 3 X

Base de datos excel- Respaldos en

caja X 3 X
Base de datos excel- tiempos de
facturación X 3 X

CONTABILIDAD
Comprobante de Egreso
X 3 meses 10 X

Consignaciones X 3 meses 10 X
Conciliaciones Bancarias Y
X 1 10 X
Extractos Bancarios
Liquidaciones y Conciliaciones de
X 1 10 X
Terceros

Declaraciones tributarias X 1 10 X
Certificados de Retencion en la
X 1 5 X
fuente
Reportes y Respuestas a
requerimientos DIAN,
SUPERSALUD Y SECRETARIA DE X 1 10 X
HACIENDA
Notas Bancarias X 1 10 X
Notas de Contabilidad X 1 10 X
Estados Financieros X 1 5 X
Documentos Centro de
X 5 X
Investigaciones
Correspondencia Interna-Externa
X 3 X

Facturas y AnticIpos de
X 3 X
Proveedores
TESORERIA Y CAJA
Recibos de Caja

X 8 dìas 10 X

Comprobante de Egreso

X 1 mes 10 X

Cuadres de caja y consignaciones

X 1 mes 10 X

Notas Bancarias

X 1 mes 10 X
 Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión
Rotación de cuentas por pagar
medicos y contratistas: Sistema
X 3 años X
Hospital-i Saldo de la cuenta
2815
Rotación de cuentas por pagar
proveedores: Sistema Hospital i - X 3 años X
Saldo de la cuenta 220501

Sistema Hospital i - Acumulado X 3 años X

cuenta 220501
Sistema Hospital i - Acumulado
cuenta 220501 X 3 años X

Descuentos financieros: Sistema X 3 años X

Hospital i - Saldo de la cuenta
42103001 – 13122001
Acumulado cuenta 220501 X 3 años X
Rentabilidad de Inversiones:
rentabilidad del portafolio de X 3 años X
inversión a cierre de mes

Reporte detalle DTF promedio X 3 años X

mensual por Banco de la Republica
Errores en egreso de pacientes:
Reporte mensual de egresos X 3 años X
con inconsistencia
Reporte total de egresos por el
sistema X 3 años X

Copagos sin cruce: Reporte total

de copagos recibidos en el X 3 años X
periodo por el sistema
Reporte total de copagos
recibidos en el periodo por el X 3 años X
sistema
Tipos documentales comunes a procesos

Plan operativo del procesos según X X

direccionamiento estrategico 2
Plan de mejoramiento del proceso
X X
2

X X
Caracterización del proceso 2
Procedimientos del proceso según
X X
caracterización 2

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gesti
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Tot
 CÓDIGO:
ARC-05-01
LEVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado
PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)
Después de terminar el tiempo de
conservación en el archivo de gestión, se Según
envía al archivo central para su empaste y autorización de X Ninguna
conservación. la Jefe del Dpto
de Cartera

Mensualmente se depura el archivo de

gestión, ya sea confirmando el pago de la
factura en el sistema "saldo en cero" o
generando el estado de cartera para cada
entidad y destruyendo las facturas que no
se encuentren pendientes de pago.

Mensualmente se depura el archivo de

gestión, ya sea confirmando el pago de la
cuenta de cobro en el sistema "saldo en
cero" o generando el estado de cartera
para cada entidad y destruyendo las
cuentas de cobro correspondientes a
facturas que no se encuentran pendientes
de pago.

Después de terminar el tiempo de

conservación en el archivo de gestión, se Según
envía al archivo central para su empaste y autorización de
conservación. Se puede digitalizar para la Jefe del Dpto X Ninguna
llevar a cabo su destrucción. de Cartera

Después de terminar el tiempo de

conservación en el archivo de gestión, se Según
envía al archivo central para su empaste y autorización de
conservación. Se puede digitalizar para la Jefe del Dpto X Ninguna
llevar a cabo su destrucción. de Cartera

Después de terminar el tiempo de

conservación en el archivo de gestión, se Según
envía al archivo central para su empaste y autorización de
conservación. Se puede digitalizar para la Jefe del Dpto X Ninguna
llevar a cabo su destrucción. de Cartera
Soportar la aplicación en el sistema de los
pagos recibidos por las entidades y el Según
detalle de las facturas canceladas. Se autorización de
mantiene por 3 meses en el archivo de la Jefe del Dpto X Ninguna
gestión y al cumplir su ciclo se envían para de Cartera
el archivo central.

Identificar y aplicar en el sistema los pagos

reportados por transferencia electrónica
para proceder a la destrucciòn en el archivo
de Gestiòn.
Después de terminar el tiempo de
conservación en el archivo de gestión, se Según
envía al archivo central para su empaste y autorización de X Ninguna
conservación. la Jefe del Dpto
de Cartera

Gestionar el cobro de los valores

conciliados y verificar el pago total del acta
en el sistema. Al momento de expedir el
Paz y Salvo a la entidad a la misma fecha
de corte del periodo conciliado o fecha
superior, se conserva el acta por 3 meses
más en el archivo de gestión y se procede
a su destrucción.

Se mantiene por 1 año en el archivo de

gestión y al cumplir su ciclo se envían para Según
el archivo central para su digitalización y autorización de X Ninguna
destrucción. la Jefe del Dpto
de Cartera

En el archivo de gestiòn se conserva el

Según
reporte por 3 años, adjunto a los informes
autorización de
de cartera. Se envía posteriormente para X Ninguna
la Jefe del Dpto
archivo central y se debe conservar para
de Cartera
consulta.

En el archivo de gestiòn se conserva el

Según
reporte por 3 años, adjunto a los informes
autorización de
de cartera. Se envía posteriormente para X Ninguna
la Jefe del Dpto
archivo central y se debe conservar para
de Cartera
consulta.
Después de terminar el tiempo de
conservación en el archivo de gestión, se Según
envía al archivo central para su empaste y autorización de X Ninguna
conservación. la Jefe del Dpto
de Cartera

Se utilizan para presentar y comprobar la

radicación en las diferentes empresas al
cumplir su ciclo en el archivo de gestión se
envían para el archivo central durante 5
años Para su destrucción se tendrá como Según perfiles X Ninguna
referencia la fecha de emisión de la factura asignados
mas antigua pendiente de pago.
Después de confirmar pago de la factura o
saldo en el sistema se procede a destruir Según perfiles
en el archivo de Gestión. X Ninguna
asignados

Después de confirmar pago de la factura o

saldo en el sistema se procede a destruir Según perfiles
en el archivo de Gestión. X Ninguna
asignados

Después de aplicar los pagos relacionados

en los extractos ,se procede a su Según perfiles
destrucciòn en el archivo de Gestiòn X Ninguna
asignados

Despues de confirmar pago de la factura o Auxiliar,

saldo en el sistema se procede a destruir Médico,
en el archivo de Gestión. Se elimina en el Enfermera,
momento de confirmar el pago del 100% de Auxiliar
X Ninguna
las facturas, incluso si no cumple el tiempo Administrativo,
de retención definido. Jefe Cuentas
Médicas

Después de cancelado un convenio con Auxiliar,

una empresa se procede a destruir en el Médico, X Ninguna
archivo de gestión. Enfermera, Jefe
Cuentas
Despues de confirmar pago de la factura o Médicas
Auxiliar,
saldo en el sistema se procede a destruir Médico,
X Ninguna
en el archivo de Gestión. Se elimina en el Enfermera,
momento de confirmar el pago del 100% de Auxiliar
las facturas,
Despues de 6incluso
mesessidenoradicación
cumple el de
tiempo
la Administrativo,
Auxiliar,
de retención definido.
factura se procede a enviar al archivo Jefe Cuentas
Médico,
Médicas X Ninguna
central, al cumplir el tiempo de retención se Enfermera,
digitaliza y destruye. Auxiliar
Despues de 6 meses de radicación de la Auxiliar,
Administrativo,
factura se procede a enviar al archivo Médico,
Jefe Cuentas
central, al cumplir el tiempo de retención se Enfermera,
Médicas
digitaliza y destruye. Auxiliar
X Ninguna
Administrativo,
Jefe Cuentas
Médicas

Después de cancelado un convenio con Auxiliar,

una empresa se procede a destruir en el Médico, X Ninguna
archivo de gestión. Enfermera,
Jefe Cuentas
Médicas

La información es guardada dentro del Auxiliar, X Ninguna

módulo de cuentas por cobrar. Médico,
Enfermera,
Jefe Cuentas
Médicas
Según actualizaciones se va depurando la Auxiliar, X Ninguna
información en el archivo de gestión Médico,
Enfermera,
La información es guardada dentro del Auxiliar,
Jefe Cuentas X Ninguna
módulo de cuentas por cobrar. Médico,
Médicas
Según actualizaciones se va depurando la Auxiliar,
Enfermera, X Ninguna
información en el archivo de gestión Médico,
Jefe Cuentas
Enfermera,
Médicas
Jefe Cuentas
Médicas
La información es guardada dentro del Auxiliar, X Ninguna
módulo de cuentas por cobrar. Médico,
Enfermera,
Jefe Cuentas
Médicas

Despues de confirmar pago de la factura o Según perfiles X Ninguna

saldo en el sistema se procede a destruir asignados
en el archivo de Gestión.

Despues de confirmar pago de la factura o Según perfiles

X Ninguna
saldo en el sistema se procede a destruir asignados
en el archivo de Gestión.

Despues de confirmar pago de la factura o Según perfiles

X Ninguna
saldo en el sistema se procede a destruir asignados
en el archivo de Gestión.
Despues de 6 meses de radicación de la
factura se procede a enviar al archivo Según perfiles
X Ninguna
central, al cumplir el tiempo de retención se asignados
destruye.
Después de cancelado un convenio con Según perfiles
una empresa se procede a destruir en el X Ninguna
asignados
archivo de gestión.

Generado por el sistema y con el se hace

la verificación para la entrega de facturas a
Cartera. Será conserva en el Archivo de
Gestión por un año y será enviado al Según perfiles
X Ninguna
Archivo central para conservación por 5 asignados
años. Para su destrucción se tendra como
referencia la fecha de emisión de la factura
más antigua pendiente de pago.

Libros y Papeles del Comerciante

Artículo 48. “ Todo comerciante conformará
su contabilidad, libros, registros contables,
inventarios y estados financieros en
general, a las disposiciones de este código
y demás normas sobre la materia....”
Artículo 60. “ Los Libros y papeles a que se
refiere este capítulo deberán ser Según perfiles
X Ninguna
conservados cuando menos diez años, asignados
contados desde el cierre de aquellos o la
fecha del último asiento, documento o
comprobante. Transcurrido este lapso,
podrán ser destruidos por el comerciante,
siempre que por cualquier medio técnico
adecuado garantice su reproducción
exacta.
Despues de confirmar pago de la factura o
Según perfiles
saldo en el sistema se procede a destruir X Ninguna
asignados
en el archivo de Gestión.

Despues de confirmar la realización del

servicio cotizado y pago de la factura o Según perfiles
X Ninguna
saldo en el sistema se procede a destruir asignados
en el archivo de Gestión.

Despues de confirmar la realización del

servicio cotizado y pago de la factura o Según perfiles
X Ninguna
saldo en el sistema se procede a destruir asignados
en el archivo de Gestión.

Se conservarán un año en el archivo de

Según perfiles
Gestión y despues de 5 años se realizará X Ninguna
asignados
destrucción en el archivo Central.

Se conservarán un año en el archivo de

Según perfiles
Gestión y despues de 5 años se realizará X Ninguna
asignados
destrucción en el archivo Central.

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
X Ninguna
asignados

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
X Ninguna
asignados

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
X Ninguna
asignados

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
X Ninguna
asignados

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
X Ninguna
asignados

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión

Según perfiles
X Ninguna
asignados

Según perfiles
Según actualizaciones se va depurando la X Ninguna
asignados
información en el archivo de gestión

Según perfiles
Según actualizaciones se va depurando la X Ninguna
asignados
información en el archivo de gestión
 Según perfiles
Según actualizaciones se va depurando la X Ninguna
asignados
información en el archivo de gestión

Estos documentos son empastados y son

Ninguna
conservados según ley X
Papeles del Comerciante
Artículo 48. “ Todo comerciante conformará X Ninguna
su contabilidad, libros, registros contables,
inventarios y estados financieros en Ninguna
X
general, a las disposiciones de este código
y demás normas sobre la materia....” Ninguna
Artículo 60. “ Los Libros y papeles a que X
Personal
se refiere este capítulo deberán ser X Ninguna
autorizado
conservados cuando menos diez años, Contabilidad, X Ninguna
contados desde el cierre de aquellos o la Contraloría y
fecha del último asiento, documento o Revisoría Ninguna
X
comprobante. Transcurrido este lapso, Fiscal
podrán ser destruidos por el comerciante,
siempre que por cualquier medio técnico
adecuado garantice su reproducción Ninguna
exacta. Además ante la Cámara de X
Comercio donde fueron registrados los
libros verificará la exactitud de la
reproducción, secretario de la misma
firmará acta en la que anotará los libros y X Ninguna
papeles que se destruyeron y el
Al cumplir el tiempo de retenciòn en el
Ninguna
archivo de gestión se destruyen X
Personal
Al cumplir el tiempo de retenciòn en el
autorizado Ninguna
archivo de gestión se destruyen X
Departamento
Al cumplir el tiempo de retenciòn en el
Ninguna
archivo de gestión se destruyen X

Deberán ser conservados en el archivo de

gestión durante el mes calendario de su
generación. Posteriormente son enviados Según perfiles
directamente a Archivo con email,se X Ninguna
asignados
conservan por el periódo de ley.

Deberán ser conservados en el archivo de

gestión durante el mes calendario de su
generación. Posteriormente son enviados Según perfiles
a Contabilidad con memorando de X Ninguna
asignados
entrega ,se conservan por el periódo de
ley.

Deberán ser conservados en el archivo de

gestión durante el mes calendario de su
generación. Posteriormente son enviados Según perfiles
a Contabilidad con memorando de X Ninguna
asignados
entrega ,se conservan por el periódo de
ley.

Deberán ser conservados en el archivo de

gestión durante el mes calendario de su
generación. Posteriormente son enviados Según perfiles
a Contabilidad con memorando de X Ninguna
asignados
entrega ,se conservan por el periódo de
ley..
 Según perfiles
X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la asignados
información en el archivo de gestión

Según perfiles
Según actualizaciones se va depurando la X Ninguna
asignados
información en el archivo de gestión

Según perfiles
Según actualizaciones se va depurando la X Ninguna
asignados
información en el archivo de gestión

Según perfiles
Según actualizaciones se va depurando la X Ninguna
asignados
información en el archivo de gestión

Según perfiles
X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la asignados
información en el archivo de gestión

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
X Ninguna
asignados

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
X Ninguna
asignados

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
X Ninguna
asignados

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
X Ninguna
asignados

Según perfiles Ninguna

Según vigencia versión actualizada se va asignados X
eliminando en el archivo de gestión

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna

X
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna
X
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna
X
eliminando en el archivo de gestión asignados

JEFE DEPENDENCIA
FECHA:
Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUM

PROCESO COMPRAS Y SUMINISTROS

Versión:

RETENCIÓN EN
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES MEDIO UTILIZADO Disposición Final
AÑOS
COD
Archivo de Archivo
COMPRAS Electrónico Papel Gestión Central CT E S D

Consolidado de Solicitudes de
Almacén X 3 meses 10 X

Cotizaciones Proveedor-Convenio
X 1 X

Cotizaciones Proveedor-Oferta
directa X 1 X

Comparativo cotizaciones

X X 2 X

Ordenes de compra

X 1 10 X

X
Actualizaciones- Modificaciones de
Códigos y tarifas de Medicamentos
y Elementos
X 2 X

X
Registros Invima
Indefinida X

Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión

Desempeño de Proveedores:
Formato de evaluacion de 3 X
proveedores por sistema X

Reporte de tabulación de X 3 X
evaluacion de proveedores
 X 3 X
Base de datos de proveedores
Tipos documentales comunes a procesos

Plan operativo del procesos según X 2 X

direccionamiento estrategico
PRESUPUESTO / COSTOS /
X 2 X
CONTROL PRESUPUESTAL

X 2 X
Caracterización del proceso
Procedimientos del proceso según
X 2 X
caracterización
SUMINISTROS
Copias Facturas proveedores
1
x
Actas activos fijos
10

Salidas

Por consumo
X 3 meses
X
Traslado
3 meses
X
Portería
X 3 meses

Compras caja menor

X 1
X
Software de suministros
X indefinido X

Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión

Oportunidad en la entrega de
insumos, dispositivos medicos y X 3 X
tecnologia biomedica : Reporte
de solicitudes atendidas en sistema

Base de Datos oportunidad de X 3 X

entrega de solicitudes en excel

Rotación de Inventarios: Modulo X 3 x

compras y suministros menu
reportes saldos de inventario
Informe de movimientos en HI-
Movimiento por servicio (c costos) 3 X
detallado X
 Fallas en la recepción técnica de
insumos, dispositivos médicos y
equipos medicos: Informes de No 3 X
conformidad de rechazos de
productos. X
Base de datos en excel- Fallas en
la recepción técnica de insumos, X 3 X
dispositivos médicos y tecnologia
Medica
Modulo compras y suministros
menu de informes . movimiento de 3 X
producto X

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gesti
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Tot
 CÓDIGO:
ARC-05-01
LEVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado

PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)

Indispensable para iniciar el proceso de

Orden de Compra, se archiva anexa a la Según perfiles X Ninguna
Orden generada asignados

Indispensable para la generación de la

Orden de Compra, se mantiene en archivo Según perfiles
de consulta en carpeta Proveedor X Ninguna
asignados

Indispensable para la generación de la

Orden de Compra, previa selección se Según perfiles X Ninguna
anexa a la Orden.. asignados

Si son para equipos especificos se archiva

a la orden de compra, si corresponde a
convenios se mantienen 1 año en el
archivo de gestiòn y luego se procede a Según perfiles
X Ninguna
mantener en archivo de consulta en excel, asignados
para mantener dato histórico.

Al cumplir su ciclo en el archivo de gestiòn

se envian al Archvio Central por un
perìodo de 10 años, cumplido este tiempo Según perfiles
se procede a destruir. Observación: se X Ninguna
asignados
puede conservar archivo digitalizado

Es el medio de comprobaciòn para el

ingreso del Costo y tarifas de
Medicamentos y elementos. Se requiere Según perfiles
dato histórico para consulta X Ninguna
asignados
permanente. .Observación: se puede
conservar archivo digitalizado

De acuerdo a la vigencia se solicitarán Según perfiles

X Ninguna
renovaciones. asignados

Según perfiles
Según actualizaciones se va depurando la X Ninguna
asignados
información en el archivo de gestión

Según perfiles
Según actualizaciones se va depurando la X Ninguna
asignados
información en el archivo de gestión
 Según perfiles
Según actualizaciones se va depurando la X Ninguna
asignados
información en el archivo de gestión

Según perfiles Ninguna

Según vigencia versión actualizada se va asignados X
eliminando en el archivo de gestión

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna

X
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna
X
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna
X
eliminando en el archivo de gestión asignados

Después de cumplir con el tiempo de Según perfiles

consulta y manejo en el archivo de gestión X Ninguna
asignados
se destruyen

Según perfiles
Se depura y elimina cada cuando hay baja X Ninguna
asignados
del activo fijo en el archivo de gestión
Según perfiles
X Ninguna
asignados
Después de cumplir con el tiempo de Según perfiles
consulta y manejo en el archivo de gestión X Ninguna
asignados
se destruyen
Después de cumplir con el tiempo de Según perfiles
consulta y manejo en el archivo de gestión X Ninguna
asignados
se destruyen
Después de cumplir con el tiempo de Según perfiles
consulta y manejo en el archivo de gestión X Ninguna
asignados
se destruyen

Según perfiles
Se elimina después de cumplir 1 año en el X Ninguna
asignados
archivo de gestión al cumplir su función
Sistema electrónico y cambia cuando hay Según perfiles
X Ninguna
actualizaciones asignados

Según perfiles
X Ninguna
asignados
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión

Según perfiles
Según actualizaciones se va depurando la X Ninguna
asignados
información en el archivo de gestión

Según perfiles
X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la asignados
información en el archivo de gestión

Según perfiles
Según actualizaciones se va depurando la X Ninguna
asignados
información en el archivo de gestión
 Según perfiles
X Ninguna
asignados
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión

Según perfiles
X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la asignados
información en el archivo de gestión

Según perfiles
Según actualizaciones se va depurando la X Ninguna
asignados
información en el archivo de gestión

JEFE DEPENDENCIA
FECHA:
Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUMEN

PROCESO RECURSOS HUMANOS

Versión:

RETENCIÓN EN
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES MEDIO UTILIZADO Disposición Final
AÑOS
COD
Archivo Archivo
RECURSOS HUMANOS Electrónico Papel de Central CT E S D
Gestión

Hojas de Personal Retirado X 6 MESES 50 X

Nomina: Descuentos .embargos ,

libranzas
X 2 5 X

Parafiscales
X 1 10 X

Pagos Pensiòn
X 1 10 X

Pagos Salud
X 1 10 X

Certificados de Ingresos y
retencion X 1 1 X
Novedades de Nòmina
X 1 1 X

Diarios de Nòmina
x X 2 5 X

Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión

Oportunidad en el cubrimiento
de vacantes: Registros X 3 X
requisición de personal, contratos
de trabajo
Base de datos ingresos de
personal X 3 X

Cobertura de inducción:
Registro asistencia de inducción,
registro evaluación de inducción X 3 X

Bases de datos de ingresos y

retiros de personal X 3 X

Cumplimiento de actividades
de capacitación: Listados de X 3 X
asistencia a capacitaciones
Base de datos realización de
capacitaciones X 3 X

Cubrimiento de capacitación:
Plan de capacitación X 3 X

Listados de asistencia a
capacitaciones X 2 X

Base de datos asistencia a

capacitaciones X 3 X

Cumplimiento del plan de

bienestar : Plan de bienestar X 2 X

Listado de actividades realizadas,

según plan de bienestar. X 3 X

Base de datos del listado de

actividades programadas y X 3 X
realizadas
Indice de frecuencia y
severidad de accidentes de
trabajo: Reporte de accidentes X 3 X
de trabajo en el periodo

Base de datos de accidentalidad

y nómina X 3 X
Indice frecuencia y severidad
de ausentismo: Reporte de X 3 X
ausentismo en el periodo
Cumplimiento del plan de
salud ocupacional: Cronograma
de actividades del plan de salud X 3 X
ocupacional.

Listado de actividades
ejecutadas, según plan de salud X 3 X
ocupacional.
Base de datos soporte de
actividades ejecutadas, según X 3 X
plan de salud ocupacional.
No conformidades de nómina:
Liquidación de nómina, X 3 X

Listado de no conformidades
X 3 X

Base de datos de no
conformidades y nómina X 3 X

SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

Actas (COPASO)
· Informe Soportes
· Registros de Capacitación 5 X
X
· Acta de escrutinio de elecciones
· Registro del Comité ante el
Ministerio

· Resolución de Nombramiento

X
Actas de Comité de Emergencia 5 X

Historias Clínicas Ocupacionales X 5 20 X X

Conceptos de exámenes de
X 5 20 X X
ingreso, periódicos y de retiro

Resultados de mediciones y
X 5 20 X X
monitoreo ambientales de trabajo

Registros de capacitación en SST X 5 20 X X

Registros del suministro de

X 5 20 X X
elementos de protección personal
 Incapacidades médicas X 5 20 X X

Informes para Entes de Control

X
2 X X
Informes de Gestión
X
2 X
Manual de Bioseguridad
X
5 X X
Plan de Atención de Emergencias
X
2 X
· PROGRAMAS

·Programa de Salud Ocupacional

X
2 X
· Medicina Preventiva y del
Trabajo
· Higiene y Seguridad Industrial

Tipos documentales comunes a procesos

Plan operativo del procesos
según direccionamiento X 2
estrategico
Plan de mejoramiento del
X 2
proceso

X 2
Caracterización del proceso
Procedimientos del proceso
X 2
según caracterización

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gesti
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Tot
 CÓDIGO:
ARC-05-01
ELEVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado

PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)

Despues de cumplir los 6 meses de

retirado el trabajador son enviados al
archivo central para su correspondiente
custodia segun ley.l Colombiano, Artículo
264 ARCHIVOS DE LAS EMPRESAS.
1. “ Las empresas obligadas al pago de la
jubilación deben conservar en sus
archivos los datos que permitan establecer
de manera precisa el tiempo de servicio
de sus trabajadores y los salarios
devengados . Folders de personal , El Personal de
Seguro social ha solicitado conservar estos Recursos X X
documentos por un lapso de 50 años para Humanos
poder reconstruir las historias laborales .

Despues de cumplir 2 años en el archivo de

Gestiòn , son enviado al archivo central
donde reposaran por un periodo de 5 años Según perfiles
asignados X Ninguna
Al cumplir el tiempo de retención en el
archivo de gestión son enviados al archivo Según perfiles
central para custodia asignados X Ninguna
Despues de cumplir 1 año en archivo de
gestiòn estos quedan medio electrònico y
fisico por un periodo de indefinido Según perfiles
asignados X Ninguna
Despues de cumplir 1 año en archivo de
gestiòn estos quedan medio electrònico y
fisico por un periodo de indefinido Según perfiles
asignados X Ninguna
Despues de cumplir un 1 en el archivo de
gestiòn son enviados al archivo de gestiòn Según perfiles
por un 1 y se destruyen asignados X Ninguna
Despues de cumplir un 1 en el archivo de
gestiòn son enviados al archivo de gestiòn Según perfiles
por un 1 y se destruyen asignados X Ninguna
Despues de cumplir un 2 en el archivo de
gestiòn se envian al archivo central por un Según perfiles
periodo de 5 años asignados X Ninguna

Según actualizaciones se va depurando la Según perfiles

información en el archivo de gestión asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión Según perfiles
asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión
Según perfiles
asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión Según perfiles
asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión Según perfiles
asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión Según perfiles
asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión Según perfiles
asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión Según perfiles
asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión Según perfiles
asignados X Ninguna

Según actualizaciones se va depurando la Según perfiles

información en el archivo de gestión asignados X Ninguna

Según actualizaciones se va depurando la Según perfiles

información en el archivo de gestión asignados X Ninguna

Según actualizaciones se va depurando la Según perfiles

información en el archivo de gestión asignados X Ninguna

Según actualizaciones se va depurando la Según perfiles

información en el archivo de gestión asignados X Ninguna

Según actualizaciones se va depurando la Según perfiles

información en el archivo de gestión asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la Según perfiles
información en el archivo de gestión asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión

Según perfiles
asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión Según perfiles
asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión Según perfiles
asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión Según perfiles
asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión Según perfiles
asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión Según perfiles
asignados X Ninguna

Cumplido su tiempo de retención en el Según perfiles

archivo de gestión se destruye según asignados X Ninguna
actualizaciones

Cumplido su tiempo de retención en el

archivo de gestión se destruye según Según perfiles
actualizaciones asignados X Ninguna
Cumplido su tiempo de retención en el
Según perfiles
archivo de gestión se destruye según X Ninguna
asignados
actualizaciones
Cumplido su tiempo de retención en el
Según perfiles
archivo de gestión se destruye según X Ninguna
asignados
actualizaciones
Cumplido su tiempo de retención en el
Según perfiles
archivo de gestión se destruye según X Ninguna
asignados
actualizaciones
Cumplido su tiempo de retención en el
Según perfiles
archivo de gestión se destruye según X Ninguna
asignados
actualizaciones
Cumplido su tiempo de retención en el
Según perfiles
archivo de gestión se destruye según X Ninguna
asignados
actualizaciones
 Cumplido su tiempo de retención en el
Según perfiles
archivo de gestión se destruye según X Ninguna
asignados
actualizaciones
Cumplido su tiempo de retención en el
archivo de gestión se destruye según Según perfiles
actualizaciones asignados X Ninguna
Cumplido su tiempo de retención en el
archivo de gestión se destruye según Según perfiles
actualizaciones asignados X Ninguna
Cumplido su tiempo de retención en el
archivo de gestión se destruye según Según perfiles
actualizaciones asignados X Ninguna
Cumplido su tiempo de retención en el
archivo de gestión se destruye según Según perfiles
actualizaciones asignados X Ninguna
Según perfiles
asignados X Ninguna

Según actualizaciones se va depurando la Según perfiles

información en el archivo de gestión asignados X Ninguna
Según perfiles
asignados X Ninguna
Según perfiles
asignados X Ninguna

Según perfiles Ninguna

Según vigencia versión actualizada se va asignados X
eliminando en el archivo de gestión

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna

X
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna
X
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna
X
eliminando en el archivo de gestión asignados

JEFE DEPENDENCIA
FECHA:
Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RE

ÁREA FUNCIONAL :
UNIDAD SISTEMAS DE INFORMACION

PROCESO: SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES POR
MEDIO UTILIZADO RETENCIÓN EN AÑOS Disposición Final
PROCESO Y SUBPROCESO
COD
Archivo de Archivo
Sistemas de información Electrónico Papel CT E
Gestión Central

Backups: Imágenes digitalizadas -

aplicaciones
x 2 mes 50 x

Grabaciones de llamadas (servidor

venus)
x 50 x

Requerimientos de Información x 2

Modificaciones en la Base de Datos x 2

Solicitudes de Sistemas x 2

Baja de Activos x 2

Traslado de Activos x 2

Asignación de Activos x 2

PRESUPUESTO / COSTOS / CONTROL

PRESUPUESTAL
x 2

Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión

Caidas en los servicios cruiticos del
sistema: Base de Datos - Relación x 3
caidas del sistema (SAHI)
Cumplimiento de actividades de
mantenimiento preventivo: Hoja de x 3
Excel - Cronograma de actividades de
mantenimiento

Cumplimiento de plan de sistemas de x 3

información:

Cumplimiento en la realización de x 3
backups Hoja de Excel
Oportunidad de respuesta a
solicitudes de soporte de hardware y
software: Sistema de registro de soporte
en intranet (por ingreso de usuario y x 3
respuesta por personal de soporte)

Porcentaje de dispositivo con

problemas de conectividad en la red:
Sistema de registro de soporte en x 3
intranet (por ingreso de usuario y
respuesta por personal de soporte)

Proporción de solicitudes atendidas y

gestionadas con nuevos x x 3
requerimientos: Folder AZ
Proporción de solicitudes atendidas y
gestionadas en el desarrollo de x 3
controles: Hoja de Excel

Satisfacción de procesos con el x 3

sistema de información:
ARCHIVO

Consecutivo historias clinicas guaymaral

desde año 2000
X X CT X

Solicitudes de documentos X X 5 X

Listados de pacientes egresados por

pisos
X X 5 X

Solicitud de certificados de nacido vivo y

entrega de certificados a Esterilizacion
X X 5 5 X

Correspondencia y varios X 5 3

ESTADISTICA
 Formatos solicitudes de historias clinicas X 1 CT X

Solicitudes fiscalias juzgados y demas

entes legales
X 1 CT X

Tipos documentales comunes a procesos

Plan operativo del procesos según x 2 x

direccionamiento estrategico
Plan de mejoramiento del proceso
x 2 x

x 2 x
Caracterización del proceso

Procedimientos del proceso según x 2 x

caracterización

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total AG: Archivo de Gestión
E. Eliminar AC: Archivo Central
S: Seleccionar CT: Conservación Total
D. Digitalización
 CODIGO: ARC-05-01

HIVOS RELEVANTES Y RETENCIÓN DOCUMENTAL POR PROCESO

VERSION: 0

Hoja :_____ De: ______

Disposición Final Personal autorizado

PROCEDIMIENTO
Cargo Acceso Manipulación
S D
funcionario (Consulta) (Modificación)
Se conservan las copias en el archivo de gestion
en conservacion total, se envia una copia Según perfiles Según perfiles
mensual a G4S para su custodia y conservacion Ninguna
asignados asignados
total
Se realiza un backup mensual para su
conservacion total en el archivo de gestion Según perfiles
X Ninguna
asignados

Se guarda la informacion en folder AZ por dos

años en el archivo de gestion, luego de este Según perfiles
x periodo se selecciona la informacion para su asignados
X Ninguna
conservacion o destruccion
Se guarda la informacion en folder AZ por dos
años en el archivo de gestion, luego de este Según perfiles
x periodo se selecciona la informacion para su asignados
X Ninguna
conservacion o destruccion
Se guarda la informacion en folder AZ por dos
años en el archivo de gestion, luego de este Según perfiles
x periodo se selecciona la informacion para su asignados
X Ninguna
conservacion o destruccion
Se guarda la informacion en folder AZ por dos
años en el archivo de gestion, luego de este Según perfiles
x periodo se selecciona la informacion para su asignados
X Ninguna
conservacion o destruccion
Se guarda la informacion en folder AZ por dos
años en el archivo de gestion, luego de este Según perfiles
x periodo se selecciona la informacion para su asignados
X Ninguna
conservacion o destruccion
Se guarda la informacion en folder AZ por dos
años en el archivo de gestion, luego de este Según perfiles
x periodo se selecciona la informacion para su asignados
X Ninguna
conservacion o destruccion
Se guarda la informacion en carpetas
clasificadas por consecutivo por dos años en el
x archivo de gestion, luego de este periodo se Según perfiles X Ninguna
selecciona la informacion para su conservacion asignados
o destruccion
 Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión Según perfiles
x X Ninguna
asignados

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
x asignados
X Ninguna

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
x asignados
X Ninguna

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
x asignados
X Ninguna

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión
Según perfiles
x asignados
X Ninguna

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión
Según perfiles
x asignados
X Ninguna

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
x asignados
X Ninguna

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
x asignados
X Ninguna

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
x asignados
X Ninguna

Se colocan en consecutivo y se guardan en Según perfiles

X restringida
A-Z para su consulta asignados

Se colocan en consecutivo y se guardan en Según perfiles

X restringida
A-Z para su consulta asignados

Se colocan en consecutivo y se guardan en Según perfiles

X restringida
A-Z para su consulta asignados

Se colocan en consecutivo y se guardan en

Según perfiles
A-Z para poder llevar el control de los asignados
X restringida
certificados
Se archivan en carpetas para su consulta y
despues del tiempo de estar en el archivo Según perfiles
X X restringida
central se selecciona lo que se conserva y asignados
lo que se destruye
 Se archivan en A-Z Las solicitudes que
Según perfiles
diligencian los pacientes para obtener copia asignados X restringida
de la historia clinica
Se archivan en A-Z Las solicitudes que
traen los diferentes entes legales para Según perfiles
X restringida
obtener copia de la historia clinica según el asignados
caso

Según perfiles Ninguna

Según vigencia versión actualizada se va asignados X
eliminando en el archivo de gestión

Según perfiles Ninguna

Según vigencia versión actualizada se va asignados X
eliminando en el archivo de gestión

Según perfiles Ninguna

Según vigencia versión actualizada se va asignados X
eliminando en el archivo de gestión

Según perfiles Ninguna

Según vigencia versión actualizada se va asignados X
eliminando en el archivo de gestión

AG: Archivo de Gestión

AC: Archivo Central JEFE DEPENDENCIA
CT: Conservación Total FECHA:

FIRMA RESPONSABLE
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUM

PROCESO RECURSOS FISICOS

Versión:

SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES MEDIO UTILIZADO RETENCIÓN EN AÑOS Disposición Final

COD
Archivo de Archivo
RECURSOS FISICOS Electrónico Papel Gestión Central CT E S D

Eficiencia en la ejecución de
mantenimiento (correctivo y
preventivo): Reporte diario de X X 2 4 X
Solicitudes de Mantenimiento
por AMBAR
Reporte diario y quincenal de
revisiones por parte del
Departamento de Infraestructura X 2 4 X
Física.
Oportunidad en la ejecución de
obras de infraestructura: Contrato X X 2 4 X
u órden de trabajo
Reportes Servicio Técnico
contratistas X 3 5 X

Correspondencia enviada y recibida

X 2 4 X

Cortizaciones recibidas
X 2 4 X

Nómina y turnos X X 2 4 X
Acta de entrega
X 2 4 X

Facturas X 3 5 X
Recibo Final de Obra. X 2 4 X
ADMINISTRACION TECNOLOGIA BIOMEDICA
Hoja vida
Fichas Técnicas Equipo Mèdico
X 20 años
X
PRESUPUESTO / COSTOS / CONTROL PRESUPUESTAL

X
Mantenimiento Equipos 1 año X
Diarias Mantenimiento
Servicios Públicos
Residuos Hospitalarios
Ordenes de Trabajo/ compra
X 2 1 X

Contratos Mantenimiento infraestructura

X vigencia

Planos

X 10 X

Correspondencia
X 1 X

Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión

Oportunidad en la ejecución del
actividades de mantenimiento
preventivo de equipo biomédico:
X 3 X
Registro de mantenimientos
preventivos realizados en
AMBAR.
Programación de mantenimientos
establecida en el programa X 3 X
ZAPHIRO

Oportunidad en la respuesta a
solicitudes de mantenimiento
correctivo de equipo biomédico: X 3 X
Programa para la ejecución de
servicios AMBAR.

Fallas en el mantenimiento
correctivo: Registro de
X 3 X
mantenimientos correctivos
realizados en AMBAR.
SEGURIDAD
Formato cuando hay restricciones según
de visitas o escoltas X estadia del X X
paciente
Boletas de Salida Hospitalizados,
1 dìa X
urgencias
Boletas y manillas de Control
X 1 X
Pediatrico.
Entrega de elementos encontrados.
1 X

Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión

Incidentes relacionados con
seguridad:
Libro de minuta supervisor X 3 X

Adherencia a controles de
seguridad:
Lista de chequeo de verificacion de X 3 X
controles de seguridad
SERVICIOS GENERALES
Fichas técnicas de productos
X 2 X

Planillas Habitaciones
X 6 meses X

Controles de ropería
X 6 meses X

Nomina
X 6 meses X

Camas de acompañante
X 6 meses X

Solicitudes de Pédidos
X 6 meses X

Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión

Oportunidad en el alistamiento
de habitaciones: Planilla de X 3 X
alistamiento (hab)
Base de Datos - reporte de
alistamiento de habitaciones (open X 3 X
office)
Evaluación de desempeño
servicio de lavanderia:
Evaluación desempeño servicio X 3 X
de lavanderia
GESTION AMBIENTAL

RH X X 2 3 X

Normatividad X 5 X

Secretaria de ambiente X 5 5 X

Bajas contraloria X 5 3 X

Servicios publicos X X 3 5 X

Carcterizaciones X 5 2 X

Residuos Hospitalarios - PGIRS X 2 5 X

Tipos documentales comunes a procesos

Plan operativo del procesos según X 2

direccionamiento estrategico
Plan de mejoramiento del proceso
X 2

X 2
Caracterización del proceso
 Procedimientos del proceso según
X 2
caracterización

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gesti
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Tot
 CÓDIGO:
ARC-05-01
EVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado
PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)
Estos documentos se enviarán al archivo
central para su disposición final.

Según perfiles
asignados X Ninguna
Estos documentos se enviarán al archivo
central para su disposición final.
Según perfiles
asignados X Ninguna
Estos documentos se enviarán al archivo
central para su disposición final. Según perfiles
asignados X Ninguna
Estos documentos se enviarán al archivo
central para su disposición final. Según perfiles
asignados X Ninguna
Estos documentos se enviarán al archivo
central para su disposición final. Según perfiles
asignados X Ninguna
Estos documentos se enviarán al archivo
central para su disposición final. Según perfiles
asignados
Según perfiles X Ninguna
Estos documentos se enviarán al archivo asignados X Ninguna
centraldocumentos
Estos para su disposición final.al archivo
se enviarán
central para su disposición final. Según perfiles
asignados
Según perfiles X Ninguna
Estos documentos se enviarán al archivo asignados
Según perfiles X Ninguna
central actualizaciones
Según para su disposición final.
se va depurando la asignados X Ninguna
información en el archivo de gestión

Indefinido segùn vida util de equipo en el Según perfiles

archivo de gestión asignados X Ninguna

Al cumplir el periodo de retención en el Según perfiles

archivo de gestión se destruyen asignados X Ninguna
Al cumplir 2 año en el archivo de gestión
son enviados al archivo central por 1 años Según perfiles
transcurrido este tiempo se destruyen asignados X Ninguna
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
eliminando en el archivo de gestión asignados X Ninguna
El compendio de los planos se digitaliza y
finallizado el tiempo de retención
documental, se conserva
permanentemente en este medio y se
elimina el documentos físico.. Según perfiles
asignados X Ninguna
Al cumplir el periodo de retención en el Según perfiles
archivo de gestión se destruyen asignados X Ninguna

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión

Según perfiles
asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión Según perfiles
asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión

Según perfiles
asignados X Ninguna
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión
Según perfiles
asignados X Ninguna

Se elimina tan pronto al paciente le dan de

alta Según perfiles
asignados X Ninguna
Son recogidas por los vigilantes y se Según perfiles
entregan en las noches a caja. asignados X Ninguna
Al cumplir el tiempo de retención se Según perfiles
destruyen en el archivo de gestión. asignados X Ninguna
En proceso elaborar cadena custodía Según perfiles
asignados X Ninguna

Según actualizaciones se va depurando la

información, se la lleva la empresa de Según perfiles
seguridad X Ninguna
asignados

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
X Ninguna
asignados
Permanecen en el archivo de gestiòn,
Según perfiles
cuando hay actualizaciones se destruye la X X
asignados
versión anterior.
Al cumplir el periodo de retención en el Según perfiles
X X
archvio de gestión se destruye asignados
Al cumplir el periodo de retención en el Según perfiles
X X
archvio de gestión se destruye asignados
Al cumplir el periodo de retención en el Según perfiles
X X
archvio de gestión se destruye asignados
Al cumplir el periodo de retención en el Según perfiles
X X
archvio de gestión se destruye asignados
Al cumplir el periodo de retención en el Según perfiles
X X
archvio de gestión se destruye asignados

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
X Ninguna
asignados

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
X Ninguna
asignados

Según actualizaciones se va depurando la

información en el archivo de gestión Según perfiles
X Ninguna
asignados

Los documentos son digitalizados en

gestion ambiental y archivados para su Gestion
X
manejo, la noma exige 5 años de ambiental
almacenamiento
Según actualizaciones se va depurando la
información en el archivo de gestión Gestion
X
ambiental

Los requerimientos y respuestas de la Gestion

X
entidad son conservados ambiental
Se archivan las dadas de baja de Gestion
X
contraloria ambiental
Los recibos son almacenados en archivos
Gestion
de gestion a los 3 años se entregan al X
ambiental
archivo central
Se reciben, evaluan y vencido el tiempo se Gestion
X
entregan para su almacenamiento ambiental

Al cumplir 1 año en el archivo de gestión Según perfiles X Ninguna

son enviados al archivo central por 5 años asignados
transcurrido este tiempo se destruyen

Según perfiles Ninguna

Según vigencia versión actualizada se va asignados X
eliminando en el archivo de gestión

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna

X
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna
X
eliminando en el archivo de gestión asignados
 Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles Ninguna
X
eliminando en el archivo de gestión asignados

JEFE DEPENDENCIA
FECHA:
Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL

PROCESO COMUNICACIONES
Versión:

MEDIO RETENCIÓN EN
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES Disposición Final
UTILIZADO AÑOS
COD
Archivo de Archivo
Electró Gestión Central CT
COMUNICACIONES Papel E S D
nico

Hoja de vida - eventos X 5 X

Proyectos de comunicaciòn X 3 3 X

Acta de entrega X 5 X

Correspondencia X 3 X

Archivo fotografico X
Indefinido X

Empresas para desarrollo de valor

X 3
agregado
X
Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión
Variación de ejecución
presupuestal de eventos:
Presupuesto de eventos X 3 X
institucionales
Informe final de eventos
X 3 X
institucionales
Satisfacción de eventos
institucionales: Encuesta de
satisfacción eventos X 3 X
institucionales
Base de Datos de tabulación de
X 3 X
encuestas de satisfacción

X 3 X
Comunicaciones

X 3 X
PRESUPUESTO / COSTOS / CON
 Cumplimiento ejecución del
plan de comunicaciones: Plan X 3
del programa de comunicación
Programa de comunicación X X
Tipos documentales comunes a procesos

Plan operativo del proceso según X 3 X

direccionamiento estrategico
Plan de mejoramiento del proceso
X 3 X

X 3 X
Caracterización del proceso
Procedimientos del proceso según
X 3 X
caracterización

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gesti
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Tot
 CÓDIGO:
ARC-05-01
ELEVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado

PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)

Al cumplir el tiempo de retenciòn en el

archivo de gestión se envian para archivo Según perfiles
X Ninguna
central por un periodo de 3 años cumplido asignados
este tiempo se destruyen.

Al cumplir el tiempo de retenciòn en el

archivo de gestión se envian para archivo Según perfiles
X Ninguna
central por un periodo de 3 años cumplido asignados
este tiempo se destruyen.

Al cumplir el tiempo de retenciòn en el Según perfiles

X Ninguna
archivo de gestión se destruyen. asignados
Al cumplir el periodo de retenciòn en el Según perfiles
X Ninguna
archivo de gestión se elimina asignados
Se actualizan según necesidades de la Según perfiles
X Ninguna
organización asignados

Se conservan en el archivo de gestiòn y se Según perfiles

X Ninguna
destruye al finalizar la relaciòn comercial. asignados

stión
Al cumplir con el tiempo de retención en el
archivo de gestión se destruye Según perfiles
X Ninguna
asignados

Al cumplir con el tiempo de retención en el Según perfiles

X Ninguna
archivo de gestión se destruye asignados
Al cumplir con el tiempo de retención en el
archivo de gestión se destruye Según perfiles
X Ninguna
asignados

Al cumplir con el tiempo de retención en el Según perfiles

X Ninguna
archivo de gestión se destruye asignados

Al cumplir con el tiempo de retención en el Según perfiles

X Ninguna
archivo de gestión se destruye asignados
Al cumplir con el tiempo de retención en el Según perfiles
X Ninguna
archivo de gestión se destruye asignados
 Según vigencia.
Al cumplir con el tiempo de retención en el Según perfiles X Ninguna
archivo de gestión se destruye asignados

Según vigencia

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles

X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles

X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados

JEFE DEPENDENCIA
FECHA:
Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUMEN

PROCESO SERVICIO AL CLIENTE

Versión:

RETENCIÓN EN
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES MEDIO UTILIZADO Disposición Final
AÑOS
COD
Archivo Archivo
SERVICIO AL CLIENTE Electrónico Papel de Central CT E S D
Gestión

Encuestas de satisfacción X 1 X

Informe diario X 1 X

Planillas de registro para las

coordinadoras de
X 6 meses X
hospitalización, cirugía y
urgencias
Planilla de evaluación,
adherencia al procedimiento de X 6 meses X
información a pacientes
Tipos documentales según fuentes de información de indicadores de gestión
Conocimiento y entendimiento
de pacientes sobre derechos y
deberes: Planilla de verificacion de
informacion suministrada a X 3 X
pacientes

Base de datos tabulación

planillas de verificacion de
informacion suministrada a X 3 X
pacientes
Oportunidad en la respuesta a
quejas inherentes al proceso y
Reincidencia de quejas del X 3 X
proceso: Quejas.
Formato de seguimiento de
solicitudes de usuarios,
empresas aseguradoras y
medicina prepagada y entes de X 3 X
control

Base de datos seguimiento de

solicitudes de usuarios,
empresas aseguradoras y X 3 X
medicina prepagada y entes de
control
 Tipos documentales comunes a procesos
Plan operativo del proceso
según direccionamiento X X
estrategico 2
Plan de mejoramiento del
X X
proceso 2
PRESUPUESTO / COSTOS /
X X
CONTROL PRESUPUESTAL 2
Procedimientos del proceso
X X
según caracterización 2

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gesti
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Tot
 CÓDIGO:
ARC-05-01
ELEVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado

PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)

Según perfiles
Se registran en medio electrónico X Acceso
asignados

Permanece en el archivo de gestión por 1 Según perfiles

X Ninguna
año transcurrido este tiempo elimina asignados

Al cumplir con el tiempo de retención en el

archivo de gestión se elimina Según perfiles
X Ninguna
asignados

Al cumplir con el tiempo de retención en el

archivo de gestión se elimina Según perfiles
X Ninguna
asignados

Despues de cumplir el periodo de

Según perfiles
rentención en el archivo de gestión se X Ninguna
asignados
destruye

Despues de cumplir el periodo de

Según perfiles
rentención en el archivo de gestión se X Ninguna
asignados
elimina

Despues de cumplir el periodo de

Según perfiles
rentención en el archivo de gestión se X Ninguna
asignados
elimina

Al cumplir con el tiempo de retención en el

archivo de gestión se elimina
Según perfiles
X Ninguna
asignados

Despues de cumplir el periodo de

Según perfiles
rentención en el archivo de gestión se X Ninguna
asignados
elimina
 Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados

Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles

X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados
Según vigencia versión actualizada se va Según perfiles
X Ninguna
eliminando en el archivo de gestión asignados

JEFE DEPENDENCIA
FECHA:
Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA:
 TABLA DE ARCHIVOS RELEVANTES Y RETENCION DOCUME

PROCESO ENFERMERIA
Versión:

RETENCIÓN EN
SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES MEDIO UTILIZADO Disposición Final
AÑOS
COD
Archivo Archivo
ENFERMERIA Electrónico Papel de Central CT E S D
Gestión

Actas comités de Gestión

Enfermería
X 2

10 X
Actas de Reuniones
X 2
X
Formatos de Supervisiones en
pisos

X 2

X
Formatos de Inyectología

X 1

X
Planillas nómina
X 2 X
3
Novedades de nómina
X 2 X

Planillas de Turnos

X 6 meses X

Planillas de asistencia
X 2 X
Capacitación
Protocolos de Enfermería
X 1 X

Planillas de Revisión de carros de

paro X X 6 meses X
 Correspondencia
X 2 1 X

Planillas Dotación Enfermería

X 2 X

Reportes de Enfermeras
Asociados X 1 X

PRESUPUESTO / COSTOS /
X 10 X
CONTROL PRESUPUESTAL

CONVENCIONES DISPOSICIÓN FINAL

CT: Conservación total
E. Eliminar AG: Archivo de Gesti
S: Seleccionar AC: Archivo Central
D. Digitalización CT: Conservación Tot
 CÓDIGO:
ARC-05-01
ELEVANTES Y RETENCION DOCUMENTAL POR PROCESOS
VERSION:
0

Hoja :_____ De: ______

Personal autorizado

PROCEDIMIENTO
Cargo del Acceso Manipulación
Colaborador (Consulta) (Modificación)

Serán conservados en físico y en medio Según perfiles

magnético en el archivo de Gestión por X Ninguna
asignados
dos años y posteriormente se enviarán al
archivo central para conservación total .
Serán conservados en el archivo de gestión Según perfiles
durante dos años, posteriormente se X Ninguna
asignados
eliminaran.

Serán conservados en el archivo de

Gestión por dos años y posteriormente
serán enviados al archivo central para Según perfiles
X Ninguna
conservación igual a la historia clínica, asignados
luego de este periodo de tiempo serán
destruídos.

Serán conservados en el archivo de Según perfiles

Gestión por un año, posteriormente son X Ninguna
asignados
enviados a Contabilidad del Departamento
de Enfermería con posterior destrucción.
Serán conservados en el archivo de
Gestión por 2 años con posterior envío al Según perfiles
X Ninguna
archivo Central por 3 años con posterior asignados
destrucción.

Según perfiles
Serán conervados en el archivo de Gestión X Ninguna
asignados
por 2 años con posterior destrucción.

Serán conservados en el archivo de gestión

por un mes en físico, con posterior Según perfiles
destrucción en el archivo de Gestión. Son X Ninguna
asignados
conservadas totalmente en medio
magnético, con backup.
Al cumplir el tiempo de retencón en el Según perfiles
X Ninguna
archivo de gestión se destruyen.. asignados
Permanecen en el archivo de gestiòn, Según perfiles
hasta nuevas actualizaciones y se X Ninguna
asignados
destruye la versión anterior.
Serán conservados en los stares de Según perfiles
Enfermería por seis meses con posterior X Ninguna
asignados
destrucción.
 Al termina el tiempo de retenciòn en el
archivo de gestión se envian para archivo Según perfiles
X Ninguna
central por un 1 año , transcurrido este asignados
tiempo se destruye .
Al cumplir tiempo de retenciòn en el archivo Según perfiles
X Ninguna
de Gestión se destruye. asignados
Serán conservados en el archivo de Según perfiles
Gestión por un año con posterior X Ninguna
asignados
destrucción.
Serán conservados segçun vida util del Según perfiles
X Ninguna
activo. asignados

JEFE DEPENDENCIA
FECHA:
Archivo Central
FIRMA RESPONSABLE:
FECHA: