ADMINISTRACION DE PROYECTOS Y OPERACIONES

Tema 1: Introduccin a la Administracin FACULTAD DE INGENIERA UNIVERSIDAD NACIONAL DE CUYO

agosto 2006

Contenidos
Administracin: conceptos generales, elementos. Proyectos: definicin, conceptos, etapas, caractersticas. Fundamentos de la Administracin de Proyectos Procesos y reas de Administracin de Proyectos Nuevas filosofias y tcnicas de administracin

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACIN

Qu es administrar?
Administrar es aplicar un proceso o forma de trabajo que consiste en guiar o dirigir a un grupo de personas hacia las metas u objetivos de la organizacin. Terry & Rue (1982) proceso o forma de trabajo guiar o dirigir personas o grupos de personas metas u objetivos de la organizacin

ADMINISTRACIN: ASPECTOS RELEVANTES

conceptos y criterios

tcnicas y herramientas de gestin planificar organizar dirigir coordinar controlar

Conocimientos y experiencia

Alcanzar las metas u objetivos de la organizacin

Conceptos claros pero mal ejecutados Ineficiencia Conceptos dudosos y herramientas sofisticadas

ADMINISTRACIN: ASPECTOS RELEVANTES Por qu necesitamos de una buena administracin?

Para cumplir con los objetivos planteados por la organizacin.

De qu depende una buena administracin?

De las tcnicas de administracin empleadas (de mayor importancia a medida que aumenta la complejidad del proyecto y de las operaciones) De las condiciones personales de los responsables (fundamental en los proyectos simples)

OPERACIONES DE UNA EMPRESA (FAYOL)

Operaciones tcnicas comerciales financieras de seguridad administrativas contabilidad

Gerencia

Calidad Diseo Produccin Finanzas prever organizar dirigir coordinar controlar

TEORA DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA (FAYOL)

PROCESO ADMINISTRATIVO

Definicin de la funcin administrativa (el qu) Elementos: (el cmo) Prever Organizar Dirigir Coordinar Controlar

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN (FAYOL)

PREVER: analizar el futuro y trazar el programa de accin => planificar (formular planes y programas).
Se debe planificar para anticipar e influenciar futuros eventos. Se debe planificar para poder ejercer un buen control.

ORGANIZAR: constituir el organismo (material y social) de la empresa. DIRIGIR: hacer funcionar el cuerpo social de la empresa. COORDINAR: vincular, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos (recursos). CONTROLAR: velar porque todo suceda conforme a las reglas establecidas y a las rdenes dadas.

TEORA DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA (FAYOL)

LOS 14 PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIN

Divisin del trabajo Autoridad y Responsabilidad Disciplina Unidad de mando Unidad de direccin Subordinacin Remuneraciones etc.

CUALIDADES DEL ADMINISTRADOR

Fsicas; Morales; Intelectuales; Cultura; Conocimientos; Experiencia.

PROYECTO
Es un esfuerzo temporal para crear un producto o servicio nico. (PMBOK) Proyecto es la combinacin de recursos humanos y no humanos reunidos en una organizacin temporal para conseguir un propsito determinado.
(David I. Cleland y William R. King)

Es...... materializar ideas para satisfacer necesidades.

Caractersticas de los proyectos

Los proyectos estn asociados a esfuerzos de cambio. Proyecto = proceso para obtener un resultado. Los proyectos estn compuestos de actividades. Involucran mltiples recursos. En general son nicos, no repetitivos. Involucran incertidumbre y riesgo Ciclo de vida definido, donde el plazo es casi siempre una meta fundamental Interactan con otras actividades de la empresa y el entorno Son de diferentes tamaos diferentes enfoques y esfuerzos Pueden representar un desafo tecnolgico

CARACTERISTICAS DE LOS PROYECTOS

Temporal y nico Temporal Tiene un inicio y un trmino definidos. El proyecto termina cuando sus objetivos han sido alcanzados o cuando claramente se sabe que no pueden lograrse. Unico Hacer algo que no ha sido hecho antes. Independiente Generalmente se los considera como algo independiente de las otras actividades normales de la organizacin.
(se crean equipos o grupos responsables total o parcialmente independientes de la estructura formal de la organizacin) y/o se terceriza (total o parcialmente) la administracin del proyecto

Aspectos a considerar en el desarrollo de proyectos (1) Proyecto: caractersticas, antecedentes, grado de desarrollo, antecedentes histricos de proyectos similares, etc. Organizacin: estructura organizacional, cultura y estilo de gestin, sistemas de control existentes, modalidad de comunicacin, procedimientos y polticas internas, capacidad financiera, recursos, etc. Entorno: aspectos que pueden impactar en el desarrollo del proyecto (gente, clima, condiciones topogrficas y geolgicas, vas de acceso, logstica, permisos, restricciones, entorno poltico, econmico, laboral, financiero, etc.).

Aspectos a considerar en el desarrollo de proyectos (2) Involucrados: individuos y organizaciones que participan activamente en el proyecto o cuyos intereses son afectados como resultado de la ejecucin o el trmino del proyecto (patrocinador, accionistas, EqAP, clientes, organizacin ejecutora, sociedad, estado, ONGs, etc.). Aspectos socio-econmicos y culturales: estndares y regulaciones, influencias internacionales, poltica, economa, educacin, distrib. demogrfica - tnica, religin, etc.) Variables relevantes: alcance, costo, plazo, calidad, riesgo

OPERACIONES
PROYECTO ENTRA EN PRODUCCIN

INGRESOS GENERADOS POR LA VENTA

VIDA TIL DEL PROYECTO

ANLISIS Y EVALUACIN DE LOS RESULTADOS

Proyectos vs. Operaciones

Realizados/as por personas

Caractersticas compartidas

Recursos limitados Planificados, ejecutados y controlados

Diferencias
Las operaciones son continuas y repetitivas Los objetivos de las operaciones es dar respaldo al negocio. Los proyectos son temporales y nicos La finalidad de los proyectos es alcanzar los objetivos

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Est constituido por sus etapas o fases Generalmente define: El inicio y trmino del proyecto Qu trabajo est incluido en cada fase o etapa Quin debe involucrarse en cada fase o etapa Caractersticas generales de los ciclos de vida de los proyectos Costos y recursos bajos al inicio, mayores hacia el final y descienden rpidamente al llegar al trmino. Las incertidumbres son altas al inicio (probabilidad), y tienden a descender a medida que avanza el proyecto. La facilidad de hacer cambios es alta al inicio y desciende progresivamente a medida que el proyecto contina

Valor agregado y costo de cambiar

Planificacin Valor agregado
CONCEPTO Concebir DESARROLLO Desarrollar

Logro
IMPLEMENT. Ejecutar

TERMINO Finalizar

Idea Perfil Prefactibilidad (ing. conceptual) Factibilidad (ing. bsica)

Planificacin Diseo

Ejecucin

Operacin Tiempo Puesta en marcha

Costo de cambiar

Ciclo de vida total del proyecto

Ciclo de vida de un proyecto de construccin

100% Porcentaje de avance
Instalacin prcticamente completa Principales contratos adjudicados Decisin sobre continuidad de Proyecto Operacin total

Etapa 1
FACTIBILIDAD

Etapa 2
PLANIFICACIN Y DISEO

Etapa 3
EJECUCION O PRODUCCIN

Etapa 4
PUESTA EN MARCHA

Formulacin proyecto Estudios Factibilidad Diseo estratgico Aprobacin

Diseo base Programa y Presupuesto Trminos y condiciones contractuales Planificacin detallada

Construccin Entrega Trabajos civiles Instalaciones Ensayos

Pruebas finales Mantenimiento

ETAPAS Y FASES EN PROYECTOS

Etapas OPERACIN INVERSIN Fases OPERACIN EJECUCIN DISEO FACTIBILIDAD PRE INVERSIN
PREFACTIBILIDAD

E t a p a s / Fases
CIERRE / OPERACIN IMPLEMENTACIN

DESARROLLO

CONCEPCIN

PERFIL

IDEA Cada fase est delimitada por el trmino de productos tangibles y verificables. Las fases siguen una secuencia lgica que asegura una adecuada definicin del producto del proyecto. Al trmino de cada fase se evalan resultados continuar o no?

IDEA
Generacin de la idea de un proyecto Como consecuencia de: Necesidades insatisfechas Necesidades de cambio Necesidades polticas o estratgicas De un Plan General de desarrollo o de negocios De la existencia de otros proyectos en estudio o en ejecucin Del inventario de recursos naturales De acciones institucionales o reglamentarias => Planteo de soluciones => Generacin de alternativas

Para las alternativas generadas Determinar y explicitar los beneficios y costos del proyecto ( a nivel de perfil de proyecto) Prever qu sucedera si no se hace el proyecto (situacin sin proyecto) Analizar la viabilidad de las alternativas propuestas (tcnica, legal, comercial, organizacional y econmica y financiera) => Formular claramente los trminos de referencia (variables referenciales) Evaluar la conveniencia de hacer el proyecto Abandonar la idea o ideas no convenientes Considerar postergar o no el desarrollo del proyecto Definir la alternativa ms conveniente (<2)

PERFIL

PREFACTIBILIDAD
De la/las alternativas ms convenientes Se analizan, en detalle y para cada alternativa viable, los aspectos identificados en la fase de perfil, considerando el mercado, la tecnologa, el tamao y localizacin y las condiciones especficas de orden institucional, legal, organizacional. Se selecciona la mejor alternativa Se definen y ponderan las variables econmicas Se desarrolla la ingeniera conceptual

FACTIBILIDAD
En esta fase se debe profundizar en: Definir los aspectos econmicos y financieros del proyecto Definir los aspectos tcnicos del proyecto (tecnologa, tamao, localizacin, calendario de ejecucin y fecha puesta en marcha). Desarrollo de la ingeniera bsica preliminar Optimizar el Proyecto (obra fsica, programa de desembolsos de inversin, organizacin, puesta en marcha y proceso de operacin)
El informe de factibilidad es la culminacin de la formulacin de un proyecto, y constituye la base de la decisin respecto de su ejecucin.

DISEO
Se realizan los estudios definitivos: tcnicos (ingeniera bsica completa, de detalles), financieros, ambientales, etc.

EJECUCIN
Se materializa el proyecto (adquisiciones, ejecucin, montaje y puesta en marcha)

OPERACIN
Produccin Venta de productos / servicios Vida til del proyecto Evaluacin de resultados (desempeo)

Administracin de proyectos
ENTORNO
RECURSOS
Humanos Materiales Equipos Informacin Dinero Otros

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

RESULTADOS
Plazo Costo Calidad Satisfaccin

Administracin de proyectos: es el arte de dirigir y coordinar recursos humanos y materiales a travs de la vida de un proyecto, por medio de tcnicas modernas de administracin, para lograr objetivos predeterminados de alcance, calidad, tiempo y costo, y de satisfaccin de todos sus participantes y particularmente del cliente del proyecto.

Areas de conocimiento de la Adm. de Proyectos (PMI)

* Administracin de la integracin del proyecto * Administracin del alcance * Administracin del tiempo * Administracin del costo * Administracin de la calidad * Administracin de los recursos humanos * Administracin de la comunicacin * Administracin del riesgo * Administracin de las adquisiciones

Nuevas filosofas y/o herramientas de apoyo a la administracin

Marketing TQM JIT TPM Breaktrough Thinking TBC QFD Benchmarking Learning Organizations Reingeniera ABC Costing Gestin Logstica Lean Production Lean Construction Organizational Change Management (OCM) (Extraordinary Guarantees) ... ..

Filosofas de gestin para el mejoramiento

Reingeniera de negocios (BPR) Reingeniera Justo a tiempo (Just In Time) (JIT) Construccin sin Prdidas (Lean Construction) Benchmarking Competitividad basada en el Tiempo (Time Based Competition) (TBC) Gestin de Calidad Total (TQM) Kaizen y Kanban Mtodo de las 5 S
Qu tienen en comn? Con diferentes matices todos buscan una forma mejor de hacer las cosas, y plantean tener la solucin En todas se necesita un costoso proceso de CAMBIO

Reingeniera de procesos (BPR)

Cambios drsticos y traumticos en el desempeo de los procesos (varios a la vez) Capacitacin selectiva y/o cambio masivo de personal del rea Asociado al cambio de tecnologa Se supone que nada de lo anterior sirve Impacto mayor en otras reas de la empresa (directas) Deben llevarse a cabo en un tiempo corto Decidido a nivel superior No es tan necesario el compromiso del personal ni el trabajo en equipos (especialistas)

Reingeniera
Revisin fundamental y rediseo radical de los procesos para efectuar mejoras espectaculares en medidas crticas y actuales de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez. Requiere destruir lo viejo y reemplazarlo totalmente. Contempla slo actividades que agregan valor al proceso. Mejor control, pues los procesos integrados necesitan menos personas, se facilita la asignacin de responsabilidad y el seguimiento del desempeo. Algunos empleados perdern sus empleos y otros no quedarn contentos con sus nuevos oficios.

Justo a Tiempo (Just In Time)

Requiere planificar la recepcin de insumos justo en el momento que se necesitan en la produccin, permitiendo cumplir las metas pedidas por el cliente, eliminando la necesidad de almacenamiento Reduce el tiempo de produccin. Aumenta la productividad y calidad. Reduce inventarios y espacios. Requiere buena planificacin para el clculo de la capacidad, rdenes de partes, anlisis de demanda y programa de aceptacin, y extrema confianza en los proveedores.

Construccin sin prdidas (Lean Construction)

Basado en el concepto de agregacin del valor Se mejoran actividades que agregan valor Se eliminan (o minimizan) las que no agregan valor (prdidas) Se puede aumentar el valor de los productos/servicios a travs de la consideracin sistemtica de los requerimientos de los clientes Se focaliza el control en el proceso de flujo completo Incorpora el mejoramiento continuo a los procesos.

Benchmarking
Proceso continuo y constante de medir productos, servicios y prcticas contra aquellas organizaciones reconocidas como lderes (mejores prcticas), con el propsito de realizar mejoras organizacionales. Puede concretarse a nivel interno (entre distintas reas de la misma organizacin), competitivo (empresas del mismo rubro) o funcional (entre empresas dismiles). Desarrolla ventajas competitivas a partir de la adaptacin de las mejores prcticas existentes. Permite diagnosticar, medir, comparar y evaluar los servicios, procesos, etc., facilitando el aprendizaje sobre uno mismo y los dems.

Competencia basada en el tiempo (Time Based Competition)

Proceso sistemtico de medicin y control de los tiempos de duracin de los procesos en la produccin Se trata de disminuir los tiempos de los procesos que ms tiempo consumen Cada proceso compite a su vez contra su propio desempeo histrico Concentracin en uso de anlisis de operaciones y herramientas estadsticas Puede producirse desbalance y gran presin en los trabajadores si no se controla bien el proceso global

Gestin de la Calidad Total (TQM)

(mejoramiento continuo de los procesos)
Cambios paulatinos en el desempeo de los procesos (de a uno) Capacitacin masiva y continua de todo el personal Asociado a soluciones propuestas por personal Se basa en el mejoramiento de lo anterior Impacto menor en otras reas de la empresa Puede tomar ms tiempo para su estudio e implementacin Decidido a nivel superior El compromiso del personal y el trabajo en equipo son imprescindibles

Kaizen
Todos en la empresa deben involucrarse activamente en los esfuerzos de MEJORAMIENTO CONTINUO Compromiso de los gerentes y trabajadores; y un sincero enfoque hacia el cliente Mayor poder y responsabilidad a los trabajadores Capacitacin continua Compromiso de todos a ser un 1% mejor cada da Los trabajadores, en equipos, se convierten en solucionadores de problemas Sistemas de evaluacin del desempeo en relacin a los esfuerzos de mejoramiento planteados

Kanban
Kanban "etiqueta de instruccin". Da informacin acerca de qu se va a producir, en qu cantidad, mediante qu medios, y como transportarlo. Control de la produccin: El uso de kanban est ligado a sistemas de produccin de lotes pequeos. Provee informacin rpida y precisa. Reduce niveles de inventario. Minimiza desperdicios. Evita sobreproduccin. Difcil implementacin, requiere mucha paciencia, compromiso y dedicacin.

Mtodo de las 5S: Orden en el trabajo

Disciplina Necesidad de ahorrar tiempo y esfuerzos en buscar entre un montn de cosas innecesarias Sensacin de orden y limpieza. Mejora del ambiente Se valoran y respetan los tems necesarios Hbitos de higiene compartidos
Japons
SEIRI SEITON SEISO SEIKETSU SHITSUKE

Ingls
SORT SYSTEMATIZE SWEEP STANDARDIZE SELF-DISCIPLINE

Espaol Seleccionar Sistematizar aSear e Standarizar aSegurar

Descripcin
Sacar tems innecesarios y eliminarlos Ubicar los tems necesarios en buen orden Limpiar y mantener limpio el lugar de trabajo Estandarizar los procesos de seleccin, ubicacin y limpieza Acostumbrarse a hacer las cosas espontneamente como un hbito sin que tenga que mediar una orden

Rediseo de prcticas laborales

En la construccin no existen procesos tan continuos, y se necesitan cambios rpidos debido a la extensin de los proyectos. Tampoco se puede parar el ritmo para hacer un cambio traumtico. Es efectivo aplicar las filosofas en forma pura? Se propone una mezcla de ambos a la que se ha denominado Rediseo de Prcticas Laborales, aplicada a un caso real