BASES DE DATOS

Todos hemos utilizado alguna vez una base de datos, sin ir más lejos, cuando queremos localizar el
teléfono de una determinada persona, acudimos a la guía telefónica o al apartado de contactos de
nuestro dispositivo.

Utilizando una definición rápida, podemos decir que una base de datos es un conjunto de información
organizada. ¿Qué contiene la guía telefónica? Información, ¿está organizada dicha información? Sí,
tenemos para cada usuario su nombre, domicilio y teléfono.

A cada uno de estos grupos de datos con información común lo denominamos campo. Un campo sería
el nombre, otro el domicilio y otro el teléfono.

A cada grupo de campos lo denominamos registro. De esta manera tendríamos un registro por cada
persona que aparece en la guía telefónica.

¿Dónde está almacenada la información que incluye la guía telefónica? En una tabla, cada columna
contiene la información de un campo y cada fila contiene la información de un registro. En la primera
fila deberán ir los nombres de los campos y, a continuación, los datos.

Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:

 Crear filtros.

 Utilizar las herramientas de validación de datos.

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FILTROS

Ahora comprobaremos cómo, utilizando los filtros, podemos hacer que se muestren en la hoja
únicamente los registros que cumplan una o varias condiciones.

Pulsa el botón “Filtro” de la pestaña “Datos”.

Se muestra en cada nombre de campo un “botón” que me permitirá seleccionar los registros que me
interese filtrar.

Por ejemplo, imagina que quiero que se muestren, únicamente, los pueblos de la provincia de
Zaragoza. Pulsa el desplegable del campo provincia y deja seleccionado únicamente “Zaragoza”.

En la “Barra de estado” se indica el número de registros filtrados…

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Los números de las filas de muestran en otro color y el botón del campo “Provincia” aparece un icono
distinto para indicar que hay un filtro aplicado.

Podemos establecer otros criterios desde la opción “Filtros de texto”.

Todas estas opciones nos llevan al cuadro de diálogo “Filtro personalizado…”

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En él podemos poner condiciones utilizando una serie de comparaciones con el contenido del campo.
Seleccionamos el tipo de comparación e introducimos el dato con el que queremos comparar el
contenido del campo.

Si quiero utilizar condiciones compuestas utilizaré el operador lógico Y (se deberán cumplir ambas
condiciones) o el operador lógico O (con que se cumpla una de ellas bastará).

Por ejemplo, si quiero mostrar los pueblos de la provincia de Zaragoza y de la provincia de Teruel,
haré lo siguiente:

En caso de que la columna contenga datos numéricos, la opción que aparecerá es “Filtro de número”.

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En este caso hemos decidido que se muestren los pueblos cuya altitud es superior a 1000 m.

La diferencia con respecto a los campos de texto es la inclusión de las opciones:

Diez mejores: Esta opción nos da la posibilidad de mostrar un determinado número de registros cuyos
valores sean los mayores o los menores de los datos almacenados.

Pulsa el botón de filtro, por ejemplo, del campo altitud y elige la opción “Diez mejores…”

Podemos elegir un nº o porcentaje de valores superiores o inferiores. En este caso se mostrarían los
10 pueblos más altos de Aragón.

Superior del promedio e inferior al promedio: Mostrará los registros que estén por encima o por
debajo de la media.

Una vez que hemos aplicado un filtro, podemos:

 Borrar: Pulsaremos este botón cuando queramos eliminar los filtros establecidos.
 Volver a aplicar: En caso de haberse realizado actualizaciones en la base de datos, al pulsar
este botón se aplicará de nuevo el filtro establecido.

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FILTROS AVANZADOS

Este tipo de filtros me permiten “seleccionar” de un rango de datos una serie de registros que
cumplan una o varias condiciones. Dicha “selección” se realizará en el propio rango de datos
(mostrando únicamente los registros que cumplan las condiciones establecidas) o en otra zona de la
hoja o del libro de trabajo.

De momento, para filtrar una serie de registros utilizando esta herramienta, necesitamos el rango de
la lista en la que se encuentran todos los datos y un rango en el que introduciremos las condiciones.
Este “rango de criterios” deberá tener una fila con los nombres de los campos y, al menos, otra vacía,
en la que introduciremos las condiciones.

El “rango de criterios” lo he situado por encima de la base de datos, pero puedes situarlo en cualquier
otra parte de la hoja de cálculo. Una vez que tenemos todo preparado vamos a realizar un ejemplo de
utilización del “Filtro avanzado”.

En el rango de criterios, debajo del campo “Provincia”, escribe, por ejemplo, Huesca. Ahora, sitúate
en cualquier celda del rango de la lista y pulsa el botón “Avanzadas”.

Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

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Al encontrarte dentro del rango de la lista, éste quedará seleccionado. En cuanto al rango de criterios,
haz un clic en el icono de la flecha roja que hay a su derecha y selecciona la fila que contiene los
nombres de los campos y la de debajo (en la que hemos introducido la condición).

De momento haremos que la información seleccionada quede filtrada en el propio rango de la lista,
por lo tanto, pulsa el botón “Aceptar”. El resultado será…

COPIAR A OTRO LUGAR

Podemos hacer que los registros filtrados se copien en otra
zona de la hoja de cálculo. Para ello, una vez hemos anulado
el filtro anterior mostrando todos los registros, sitúate en
cualquier celda del rango de la lista y pulsa el botón
“Avanzadas”.

Marca la opción “Copiar a otro lugar” y, en la casilla “Copiar

a:” indica la celda a partir de la cual se copiarán los datos
filtrados.

El resultado sería...

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UTILIZACIÓN DE VARIOS CRITERIOS
Si quieres establecer varias condiciones para filtrar una serie de registros puede ocurrir lo siguiente:

 Si introducimos una serie de criterios en la misma fila, se deberán cumplir todos ellos. Por
ejemplo, me interesa saber los pueblos de la provincia de Huesca situados a más de 1500 m
de altitud.

 Si introducimos criterios en diferentes filas, serán filtrados todos aquellos registros que
cumplan al menos una de las condiciones establecidas. En estos casos, deberemos seleccionar
como “Rango de criterios”, además de la fila con los nombres de campo, todas aquellas que
contengan condiciones.

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VALIDACIÓN DE DATOS

Hasta el momento hemos aprendido a introducir datos en una hoja de cálculo, aplicar formatos más o
menos vistosos y escribir fórmulas que realicen cálculos con estos datos.

Podemos escribir cualquier valor en una celda: números, fechas, textos... Esta posibilidad es deseable
en muchas ocasiones, pero en muchas otras desearíamos ser capaces de limitar lo que podemos
escribir en una celda.

Para el ejemplo, utilizaremos estos datos:

En las celdas correspondientes a la cantidad y al precio podemos introducir cualquier valor. Nos
gustaría poder limitar esta situación y que en Cantidad únicamente pudiésemos escribir números
enteros positivos y en Precio números positivos.

Para resolver este tipo de situaciones Excel nos proporciona la herramienta Validación de datos. El
proceso de validación de datos consta de tres pasos:

 Establecer el criterio de validación.

 Establecer un mensaje de entrada (Opcional).

 Establecer un mensaje de error (Opcional).

Para limitar el contenido de una o varias celdas, tras seleccionar el rango, ejecutaremos el comando
“Validación de datos” de la cinta de opciones “Datos”.

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CONFIGURACIÓN
El criterio de validación es el núcleo de la validación de datos y nos permite definir los datos que
consideraremos válidos y los que no.

Excel nos permite definir criterios de validación para que el contenido de una celda pueda ser:

 Cualquier valor (esta opción equivale a no validar los datos).

 Un número entero.

 Un número decimal.

 Una fecha.

 Una hora.

 Un texto con una longitud dada.

 Un valor de una lista.

En todos los casos, Excel nos permite establecer unos límites adicionales. Por ejemplo, podemos
especificar un criterio que permita únicamente números enteros mayores que 10, o un criterio que
indique como válidos los textos de menos de 100 caracteres.

Para definir el criterio de validación hacemos clic en la pestaña Configuración del cuadro de diálogo
Validación de datos. En la lista desplegable Permitir seleccionamos el tipo de datos que consideramos
válidos. Para establecer los límites adicionales, utilizamos la lista desplegable Datos y los cuadros
adicionales que aparecerán (Mínimo, máximo, hora inicial...) En estos cuadros adicionales podemos
escribir valores constantes o referencias a celdas de la hoja activa.

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Continuando con el ejemplo de la factura, el criterio de validación del rango que representa la Cantidad
se definiría de la siguiente forma:

El criterio de validación Lista es muy interesante, y nos permite limitar el contenido de una celda a los
valores de una lista. Indicamos la lista en el cuadro de texto Origen, pudiendo ser un rango de la hoja
activa o una lista de valores separados por puntos y coma.

En nuestro ejemplo, podríamos desear limitar los artículos a vender (el Concepto de la factura) a una
lista de productos predefinida. En este caso, podríamos definir un criterio de validación como el
siguiente:

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Podemos observar que, si escogemos el criterio de validación Lista y activamos la casilla de verificación
Celda con lista desplegable, Excel nos mostrará en la celda una lista desplegable con los valores de la
misma.

MENSAJE DE ENTRADA
Un mensaje entrante es un texto que Excel mostrará cuando nos situemos en la celda en la que hemos
establecido el criterio de validación.

Habitualmente establecemos un mensaje de entrada para informar al usuario de una hoja de cálculo
de los valores válidos que puede introducir en una celda. No obstante, podemos utilizar el mensaje
con la finalidad que consideremos oportuna.

Para definir el mensaje de entrada hacemos clic en la pestaña Mensaje de entrada del cuadro de
diálogo Validación de datos. En el cuadro de texto Título escribimos el título del mensaje y en el cuadro
de texto Mensaje de entrada el cuerpo del mensaje.

En el ejemplo de la factura, desearíamos que cuando el usuario seleccione una de las celdas para
indicar la cantidad, aparezca un mensaje que indique que la cantidad tiene que ser un número entero
positivo. Podemos definirlo de la siguiente manera:

De esta forma, cuando el usuario seleccione una de estas celdas verá lo siguiente:

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MENSAJE DE ERROR
Si hemos definido un criterio de validación en una celda e introducimos un valor que no cumple dicho
criterio, Excel mostrará un mensaje de error indicándolo:

Podemos personalizar este mensaje de error para que muestre información más específica como, por
ejemplo, los valores que sí son válidos.

Para definir el mensaje de error hacemos clic en la pestaña Mensaje de error del cuadro de diálogo
Validación de datos. En el cuadro de texto Título escribimos el título del mensaje y en el cuadro de
texto Mensaje de error el cuerpo del mensaje. Adicionalmente, podemos indicar el estilo del mensaje,
pudiendo escoger entre:

 Detener: Impide que introduzcamos un valor no válido.

 Advertencia: Avisa, pero no impide que introduzcamos un valor no válido.

 Información: Únicamente informa que es un valor no válido.

En el ejemplo de la factura, puesto que deseamos que el usuario no pueda introducir un valor no válido,
deberíamos indicar un mensaje de error de tipo “Detener”. Podemos definirlo de la siguiente manera:

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De esta forma, cuando el usuario introduzca un valor no válido, Excel mostrará el siguiente mensaje:

Si queremos resaltar las celdas cuyo contenido no cumple el o los criterios de validación establecidos,
podemos utilizar la opción “Rodear con un círculo datos no válidos”.

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DEPURAR BASES DE DATOS: VALORES ÚNICOS

Si tenemos una tabla de datos muy grande, y necesitamos una lista de valores únicos de alguna de las
columnas, podemos utilizar el Filtro avanzado.

Por ejemplo, disponemos de una tabla con datos de hoteles de Aragón. De ella, queremos extraer las
localidades, pero sin repetición, es decir, valores únicos.

Para ello, estando situados dentro de la tabla, acudimos a la pestaña Datos y ejecutamos el comando
Avanzadas.

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Queremos obtener la lista de localidades, sin repeticiones. Por lo tanto, marcamos la opción Copiar a
otro lugar e indicamos la celda a partir de la que se copiarán los datos.

El rango de la lista del que queremos obtener valores únicos, es la columna de las localidades, por lo
tanto, modificamos el que aparece por defecto.

Por supuesto, marcamos la casilla “solo registros únicos”.

El resultado es el siguiente:

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