ADMISIONES Y

MATRICULAS
Código: PAM-I02
INSTRUCTIVO DEL
COLEGIO BILINGÜE SAN JUAN DE AVILA PROCESO DE
Educación y Desarrollo Integral para un Futuro Exitoso Versión: 01
www.colsanjuandeavila.edu.co; e-mail: secretaria@colsanjuandeavila.edu.co
MATRÍCULAS PARA
Km. 5 vía Suba – Cota. Teléfono: 6 80 62 80 - 6 92 98 32 PADRES DE FAMILIA
Bogotá D.C – Colombia
Vigencia: 11/2022
Página 1 de 5
Responsable: Rector(a)
INSTRUCTIVO DEL PROCESO DE MATRÍCULAS PARA PADRES DE FAMILIA

INTRODUCCIÓN.

Apreciados Padres de Familia: Este instructivo está elaborado para que puedan seguir paso a paso el
proceso de matrículas a través de la plataforma Phidias.

Para que el proceso sea exitoso, tener en cuenta cada una de las siguientes instrucciones:

1. INGRESO A PLATAFORMA:
Ingrese a la plataforma con el usuario de padre de familia. Una vez haya ingresado, siga la siguiente
ruta: Menú izquierdo /Comunidad/ Procesos

Perfil padre / madre

Comunidad

Procesos

1. Instructivo de proceso de
Matrícula 2023

Una vez allí, abra el archivo y realice lectura detenida del paso a paso a seguir para realizar el proceso sin
dificultades.

2. MATRICULAS 2023:

Continue con el paso 2. Matriculas 2023; dé clic en iniciar e inmediatamente se abre, el cual consta de 4 pasos.

2. Matrículas 2023
 ACTUALIZACIÓN DE DATOS ESTUDIANTES: Revisar toda la información, completarla y actualizarla para poder
seguir con el siguiente paso.

Aquí es importante leer detalladamente porque en esta sección aparece la opción: Servicio de Alimentación y es
aquí donde señala el tipo de servicio que va a tomar, para en el paso 3 aceptar el contrato correspondiente.

ACTUALIZACIÓN DATOS FAMILIARES: Revisar toda la información, completarla y actualizarla para poder
continuar con el siguiente paso. Es importante revisar muy bien la información, porque ésta es la que cruza el
sistema para la firma digital y legalización de matrícula.

ACTUALIZACIÓN FICHA MÉDICA: Revisar toda la información, completarla y actualizarla para poder continuar
con el siguiente paso.

VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS: En este paso debe adjuntar en pdf, los siguientes documentos:
• Recibo de pago de matrícula y derechos académicos
• Documento de identidad del estudiante (Tarjeta de identidad o Registro Civil para menores de 8 años)
• Carne de afiliación a EPS y/o Medicina prepagada.
• Constancia Laboral de los padres y/o Certificado de ingresos de los Padres, firmado por Contador.
• Certificado de Notas, años anteriores (Sólo para estudiantes nuevos)
• Paz y Salvo Colegio anterior (Sólo para estudiantes nuevos).

Para avanzar de un paso a otro, es indispensable completarlo todo, ya que no lo deja avanzar si no hace el
proceso completo.

Una vez adjunte los documentos completos, le da enviar y termina este paso.

A medida que se van recibiendo los documentos, la secretaria verifica y hace la revisión de los mismos. Si todos
están completos, se activará el siguiente paso: Legalización de matrícula 2023. Si no se cumple con los
documentos requeridos, recibirá un comunicado por Phidias, donde se le solicitará nuevamente el envío de los
documentos correspondientes.
Entre el envío de documentación y la activación del siguiente paso, mínimo se requiere de un (01) día hábil.

3. LEGALIZACIÓN DE MATRÍCULA 2023:

3. Legalización Matrícula
2023

En este paso encuentra los contratos, para su lectura, aprobación y selección según los servicios que toma; la firma
electrónica de los documentos y el cierre del proceso.
Estos pasos son:
1. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EDUCATIVOS. Puede realizar su lectura y al finalizar,
señala: Acepto

2. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO DE RESTAURANTE ESCOLAR. Realizar la lectura del

mismo. Luego señalar Acepto, si va a tomar servicio cualquier servicio de Alimentación (seleccionado en el
paso 2) ó No Acepto; si no lo va a tomar.

3. CONTRATO DE SERVICIO DE TRANSPORTE ESCOLAR. Realizar la lectura del mismo. Luego señalar
Acepto, si va a tomar servicio ó No Acepto; si no lo va a tomar.

Contrato de Servicio
Educativo

Lectura (solamente) del

contenido del contrato

Acepto

Click para seguir con el

otro contrato

El mismo procedimiento hasta aceptar o no, los tres contratos.

4. FIRMA ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS: Al seleccionar este paso, aparece el siguiente pantallazo.

Debe dar clic en firmar.

Firmar

NOTA: Si al dar clic en firmar y sale el siguiente mensaje;

Gracias !

Estimado padre de familia, ha finalizado el primer paso del proceso de legalización de matrícula para:
NOMBRE DEL ESTUDIANTE.
Ahora, debe continuar con el proceso de firma electrónica en Signio en la nueva pestaña del navegador que se ha
habilitado.
Una vez finalice la firma electrónica de todos los responsables, queda legalizada la matrícula.

NO HA TERMINADO. FALTA FIRMAR ELECTRONICAMENTE.

Al dar clic en Firmar, debe aparecer un cuadro de texto que dice: esta seguro de firmar el documento. Selecciona
Aceptar e inmediatamente lo direcciona a otra ventana externa (Signio Forms), para realizar la firma electrónica de
todos los documentos. Debe aparecerle la siguiente pantalla, revise los datos y si están correctos, dé click en
FIRMAR ELECTRÓNICAMENTE

FIRMAR
ELECTRONICAMENTE

Si desea antes de firmar, puede revisar el video instructivo para el proceso y luego proceder a firmar. De lo contrario
continue con la firma.
Cuando seleccione FIRMAR ELECGTRONICAMENTE, le aparece un cuadro de texto, da clic en Aceptar y luego
aparece otro mensaje que dice que el sobre para firmar ha sido enviado a su correo, (el que tiene registrado en
Phidias)
Ingrese a su correo y encuentra un mensaje de Signio que le dice que tiene un sobre para firmar. Encuentra el nombre
de su hijo, desplaza el cursor hacia abajo y señala ver sobres pendientes.

Aparece el nombre de su
hijo

Le da clic ahí y le abre el proceso de la firma. Continua y selecciona todos los documentos y procede a dar clic en
firmar.
Inmediatamente sale un mensaje para que seleccione SMS o Correo para enviarle el token que debe digitar para
continuar.
Una vez digite el token procede a seleccionar firmar y Listo!!!
Debe aparece un mensaje que su FIRMA FUE EXITOSA.
 • Siempre deben firmar los padres, quienes quedaron registrados sus datos en el paso 2 Matrículas,
Actualización de Información. A cada correo llega el mensaje para realizar la firma correspondiente.

Tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Revisar los datos de la persona que va a firmar, debe estar correctos, de lo contrario debe devolverse a
actualización de información en Phidias. Los datos que suministre en este plataforma deben ser los mismos
que ha suministrado en Phidias, porque las dos plataformas cruzan información.
• Debe tener presente el correo personal suministrado en Phidias, porque a éste le llegan mensajes durante el
proceso de firma electrónica.
• Cuando registre Documento de identidad, debe señalar el tipo de documento, señalar el país y la bandera
correspondiente al mismo país; para continuar con el proceso de verificación.
• El proceso debe realizarlo padre y madre en orden consecutivo, para que el proceso quede finalizado.
• Si son hermanos, el proceso se realiza por cada estudiante; de manera independiente.

Una vez terminado el proceso de firma electrónica, regrese a Phidias y continue con el último paso que es dar clic
en: Legalizó Documentos con Firma Electrónica, seleccionar SI, y así finaliza satisfactoriamente el proceso de
Matrícula para su hijo(a) para el 2023.

NOTA: Es importante estar pendiente de los comunicados, especialmente de Secretaría; ya que por este medio se
le estará seguimiento al proceso.

Cualquier dificultad con respecto al proceso, por favor comunicarse a los siguientes contactos:

• Nombre: Johanna Peña

Email: tesoreria@colsanjuandeavila.edu.co Teléfono: 3163919569

• Nombre: Juliette Cómbita

Email: secretaria@colsanjuandeavila.edu.co Teléfono: 3214880039

• Nombre: Andrea Riveros

Email: admisiones@colsanjuandeavila.edu.co Teléfono: 3183398618