PROCESO: COMPRA DE HARDWARE

El proceso "Compra de Hardware” describe las actividades que una empresa distribuidora
debe realizar antes de enviar la mercancía solicitada por un cliente. La empresa cuenta
con una unidad de análisis, una unidad de logística y una unidad de empaquetamiento.

La preparación de la mercancía es iniciada para responder a la solicitud de un cliente;

mientras el analista establece si el tipo de envío es normal o es una compra especial, el
empleado del departamento puede ir empaquetando los artículos.

Si se requiere un envío especial, el analista ubica una compañía para el transporte, asigna
un vehículo y prepara el papeleo, si por el contrario el envío es normal, este debe
comprobar si es necesario la utilización de un seguro; en este caso el gerente de logística
asigna un seguro. En cualquier caso, es necesario llenar un formulario con el sello postal
para el envío.

Se adicionan los documentos a la mercancía para ser despachada y finalizar el proceso.

Caso: “Requerimiento de Organismo de control”

El proceso inicia cuando al Director del área le llega una carta del organismo de Control
con un requerimiento de información específico. El director del área revisa el
requerimiento y dependiendo de tema solicitado asigna la persona que lo va a responder
y le señala la fecha de vencimiento y el tiempo correspondiente que tiene esta persona
para dar respuesta.

La persona asignada recibe el requerimiento y verifica el tiempo que tiene disponible para
realizar el informe de respuesta, revisa todo el caso, recopila la información necesaria y
elabora la respuesta del requerimiento. Una vez realizada la respuesta se lo envía al
director para su revisión.

El director recibe el informe de respuesta, lo revisa, cambia lo que considere pertinente y

decide si esa es la respuesta definitiva ante el organismo de control, ya que, si lo considera
necesario, la persona que elaboró la respuesta debe revisar de nuevo el caso y completar
y corregir la respuesta, de esta forma indica que la respuesta no es la definitiva, solicita
correcciones y le envía de nuevo el requerimiento al empelado para su corrección.

Si el Director está satisfecho con la respuesta, genera la carta con la respuesta, la imprime
y la envía al Organismo de Control.