PRÁCTICA2 BASE

En esta práctica aprenderemos a relacionar tablas y realizaremos consultas, formularios e

informes.

En una base de datos lo normal es que haya varias tablas en lugar de una sola con toda la
información. Al tener varias tablas los datos están más organizados pero es necesario
relacionar las tablas. El objetivo de estas relaciones sería principalmente evitar la duplicidad
de información y en consecuencia, optimizar el rendimiento de la base de datos.

Observa el ejemplo mostrado: tenemos 2 tablas en una base de datos de una academia. Hay
una tabla de alumnos de la academia con la optativa que han elegido, y hay también otra tabla
con las optativas que ofrece la academia y el profesor que las imparte. Al tener varias tablas
debemos relacionarlas, siempre se relacionan por la columna o campo que tengan en común
(en nuestro caso el campo Optativa) y así podré realizar consultas que contengan datos de
ambas tablas, por ejemplo: ¿qué alumnos tiene la profesora Ana? En la tabla de profesores
vemos que Ana es la profesora de inglés y ese dato está relacionado con la tabla alumnos
donde podemos ver el nombre de los alumnos que han elegido inglés que son Sonia y Marta.

Todo lo que acabo de explicar lo vamos a practicar para entenderlo mejor.

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 PRÁCTICA2 BASE

Abrid el archivo practica2.odb. Es una base de datos que tiene 2 tablas ya creadas parecidas a
las del ejemplo anterior. Una tabla de alumnos con su curso y su optativa y otra tabla llamada
optativacon las optativas y los profesores que las imparten.

Siempre que tengamos varias tablas lo primero que hay que hacer es relacionarlas

RELACIONAR TABLAS

Para relacionar tablas tienen que tener una columna o campo igual. Lo primero que hay que
hacer es identificar la columna o campo que tienen en común. En nuestro caso es el campo
Optativa.

Para relacionar tablas pulso la pestaña Herramientas de la barra de menú y a continuación

pulso Relaciones

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 PRÁCTICA2 BASE

Se abre una ventana como la siguiente

En esta ventana tengo que ir añadiendo mis tablas. Primero selecciona Alumnos y pulso
Añadir. Luego selecciono optativa y pulso Añadir. A continuación cierro esa ventana pequeña
pulsando Cerrar.

Si por cualquier razón se me cierra antes de tiempo la ventana pequeña puedo volver a
mostrarla pulsando en Insertar-Añadir tablas

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 PRÁCTICA2 BASE

Aparece una pantalla como la siguiente

Para relacionar ambas tablas coloco el ratón sobre el campo optativa de una de las dos tablas,
dejo el botón izquierdo pulsado y arrastro el ratón hasta el campo optativa de la otra tabla y
dejo de pulsar el botón izquierdo. Aparecerá una línea que une los 2 campos.

Ya está hecha la relación. A ambos lados de la línea aparece un 1 y una n. El 1 quiere decir que
en esa tabla el campo optativa es clave y que no se pueden repetir los datos en esa columna. Y
la n quiere decir que en la tabla alumnos puede haber datos repetidos en la columna optativa.

Pulsa Archivo- Cerrar

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 PRÁCTICA2 BASE

Aparece una ventana en la que seleccionamos que queremos guardar los cambios

Si quiero borrar la relación hago clic sobre la línea con el botón izquierdo del ratón y pulso la
tecla suprimir del teclado.

Ya podemos trabajar con nuestra base de datos como en la práctica anterior puesto que
tenemos relacionadas las tablas.

CREAR FORMULARIO DE LA TABLA ALUMNOS

Vas a crear un formulario de la tabla alumnos en el cual se muestren todos los campos.
Recuerda que para crear el formulario elegimos Crear un formulario mediante el asistente.

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 PRÁCTICA2 BASE

Selecciono la tabla Alumnos y paso todos los campos. Voy pulsando siguiente en las ventanas
que me aparecen y elijo el siguiente formato cuando me lo pregunte el programa.

Tu formulario debe tener este aspecto

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 PRÁCTICA2 BASE

Ahora lo vas a personalizar. Cierra el formulario y entra de nuevo en él pero en modo diseño.
Para ello te colocas sobre él y pulsas el botón derecho del ratón y eliges la opción Editar.

Vas a cambiar el color de las casillas (amarillo claro) y su tipo de letra (negrita, color rojo). Haz
doble clic sobre cada campo y en la ventana que se abre realizas las modificaciones pulsando
en Tipo de letra y Color de fondo.

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 PRÁCTICA2 BASE

Ahora vas a poner una foto de fondo, para ello busca una imagen en internet en blanco y
negro y guárdala en el ordenador. Para modificar el fondo se coloca el ratón en cualquier parte
del fondo y se pulsa el botón derecho del mismo y se elige Página

Se abre una ventana en la que elegimos la pestaña Área y a continuación para insertar la foto
hay que seleccionar Mapa de bits y pulsar Añadir/importar

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 PRÁCTICA2 BASE

Selecciono la foto y el programa me pide un nombre para la foto, dejo el que sale por defecto
y pulso Aceptar

Debes elegir estilo Extendido si quiero que la foto ocupe toda la pantalla.

Pulsa Aplicar y Aceptar.

Vamos a poner un título al formulario con las letras de Fontwork. Pulsa Insertar-Multimedia-
Fontwork. El título será Alumnos. Cierra el formulario.

Debe quedarte así:

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 PRÁCTICA2 BASE

CREAR FORMULARIO DE LA TABLA OPTATIVA

Vas a crear un formulario de la tabla optativa. Para ello eliges la opción Crear un formulario
mediante el asistente. En la ventana que se abre seleccionas la tabla optativa y pasas todos
sus campos.

Debes poner el fondo de las casillas del color que quieras, debes poner de título: OPTATIVAS ,
debes poner un fondo degradado (coloca el ratón en el fondo y pulsa el botón derecho- elige la
opción Página y en la ventana que se abre eliges la pestaña Área y luego seleccionas
Degradado). Debes insertar una foto (no de fondo) para ello la copias y la pegas como
hacemos en el procesador de texto

Debe quedarte parecido a la imagen siguiente:

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 PRÁCTICA2 BASE

CREAR UN FORMULARIO CON UN SUBFORMULARIO

Al tener relacionadas las tablas podemos crear formularios con subformularios.

Vamos a crear un formulario de la tabla optativa con un subformulario de la tabla alumnos.

Selecciona en la pantalla principal de la base de datos los formularios y pulsa en Crear

formulario usando el asistente

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 PRÁCTICA2 BASE

En la ventana que se abre selecciono la tabla optativa y paso todos sus campos

Pulso siguiente

En la ventana que aparece seleccionamos Agregar subformulario, a continuación hago clic en

Subformulario basado en relación existente y selecciono con el ratón la tabla alumnos que
aparece en el recuadro blanco.

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 PRÁCTICA2 BASE

Pulsa siguiente y aparece la siguiente ventana con la tabla alumnos, debemos seleccionar
todos los campos y pulsar Siguiente

En la ventana que sale a continuación hay que elegir un formato para el formulario y otro para
el subformulario. Elegid los formatos como en la imagen

Pulsar siguiente.

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 PRÁCTICA2 BASE

Pulsar siguiente y elegid un color

Pulsad siguiente y llamad al formulario Formulario3

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Pulsad finalizar. Este será el resultado

En dicho formulario visualizo los datos de las 2 tablas las cuales están relacionadas. Si pulso la
flecha voy viendo en la parte superior la optativa y en la parte inferior los alumnos que están
apuntados a esa optativa

Cierra el formulario y ábrelo en modo edición para modificar el color de las 3 casillas
superiores, pon un fondo y pon de título Formulario3. Debe quedar así:

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CREAR CONSULTAS

Vamos a realizar diferentes consultas. Recuerda que para realizar consultas usamos Crear
consulta en modo diseño

Consulta1 : nos debe mostrar el nombre de los alumnos ordenado alfabéticamente y su DNI.

Para hacer la consulta elegimos Crear consulta en modo diseño. Se abre una ventana en la cual
aparecen las 2 tablas que hemos creado.

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 PRÁCTICA2 BASE

Seleccionaremos la tabla en la cual se encuentran los campos que nos piden (tabla alumnos). Si
nos pidiesen datos de las 2 tablas habría que añadir las 2.

Hacemos doble clic en los campos que tiene que mostrar la consulta para que se vayan
anotando en las cuadrículas. Recuerda que debe mostrar el resultado ordenado
alfabéticamente por nombre. Llama a la consulta Consulta1

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 PRÁCTICA2 BASE

El resultado es:

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 PRÁCTICA2 BASE

Consulta2: debe mostrar el nombre, la optativa elegida, el curso y la letra de todos los
alumnos de 1º A.

Solo queremos que nos muestre los alumnos que van a la letra A, por lo tanto en Criterios del
campo letra habrá que poner A

Guarda la consulta con el nombre de Consulta2 y ciérrala. Abre la consulta para comprobar
que muestra la información que has pedido.

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Consulta3: esta consulta debe mostrar el nombre de los alumnos que van a la letra A o C.

Los campos a mostrar son nombre, repetidor, letra y optativa. Hay que leer bien la consulta
para rellenar los criterios correctamente.

El resultado es:

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 PRÁCTICA2 BASE

Consulta4: esta consulta debe mostrar los alumnos que sean repetidores y que vayan a la letra
A.

Campos a mostrar: nombre, repetidor, letra, DNI

Recuerde que para el tipo de datos SI/NO en criterios hay que poner un 1 para SI y un 0(cero)
para NO

Resultado:

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 PRÁCTICA2 BASE

Consulta5: esta consulta debe mostrar los alumnos que no son repetidores ordenados
alfabéticamente por la letra. Los campos a mostrar son: nombre, curso, letra, repetidor

Recuerde que para el tipo de datos SI/NO en criterios hay que poner un 1 para SI y un 0(cero)
para NO

El resultado es:

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 PRÁCTICA2 BASE

Consulta6: esta consulta debe mostrar los alumnos que pertenezcan a la letra B y que sean
repetidores.

Campos a mostrar: nombre, letra, repetidor, DNI

Como se tienen que cumplir las 2 condiciones a la vez hay que rellenar los criterios en la misma
fila.

El resultado es:

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 PRÁCTICA2 BASE

Consulta7: la consulta debe mostrar los alumnos que pertenezcan a la letra A o que sean
repetidores.

Campos a mostrar: nombre, curso, letra, repetidor, optativa

Como se tiene que cumplir una condición o la otra (no hace falta que se cumplan las 2 a la vez)
los criterios se escriben en diferentes filas.

El resultado es: nos muestra todos los alumnos que van a la letra A (sean o no repetidores) y
también nos muestra todos los alumnos que sean repetidores (sean o no sean de la letra A)

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 PRÁCTICA2 BASE

Consulta8 : debe mostrar los alumnos de la letra A o C y que sean repetidores ordenado
alfabéticamente por el nombre

Campos a mostrar: nombre, letra, repetidor, DNI

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 PRÁCTICA2 BASE

El resultado es:

Consulta 9: esta consulta debe mostrar las optativas cuya duración sea mayor de 3 horas a la
semana ordenada de manera descendente por la optativa

Campos a mostrar: optativa, horas

El resultado es :

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 PRÁCTICA2 BASE

Consulta10: esta consulta debe mostrar el campo nombre del alumno ordenado
alfabéticamente, su optativa elegida y las horas.

Como estos datos se encuentran en las 2 tablas habrá que añadir las 2.

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 PRÁCTICA2 BASE

Para insertar las tablas también se puede hacer desde la barra de menú Insertar – Añadir tabla

El resultado es:

Consulta 11: vamos a realizar una consulta denominada CONSULTA DE CRITERIO VARIABLE

En este tipo de consultas el programa te pide un dato y dependiendo de ese dato te devuelve
la información.

En esta consulta el programa pedirá que introduzcamos el nombre de un profesor y nos

mostrará la asignatura que imparte.

Campos a mostrar: profesor y optativa.

Como queremos que el programa nos pregunte por el nombre de un profesor, tendremos que
escribir la pregunta en criterios del campo profesor.

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 PRÁCTICA2 BASE

Para hacer la pregunta hay que seguir estas reglas:

- Se empieza con :
- No se pueden dejar espacios. En lugar de espacios usamos el guión bajo _

Pregunta será:

:escribe_el_nombre_de_un_profesor

Cierra la consulta.

Abre la consulta haciendo doble clic sobre ella. Aparece la siguiente ventana

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 PRÁCTICA2 BASE

Escribimos el nombre del profesor (hay que escribirlo como aparece en la tabla). Así que
escribimos por ejemplo Ana y nos devuelve la consulta

CREAR INFORMES

Recuerda que para crear informes usamos el asistente.

Crea un informe de la tabla optativa. El resultado será:

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 PRÁCTICA2 BASE

Crea otro informe de la consulta 3 y agrúpalo por letra. El resultado será:

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