Tema 6: Valoración de existencias e inventario

Valoración de existencias: Toda empresa debe poder saber de cuántas existencias dispone y cuál es su valor. El
control del stock se realiza por medio del inventario permanente, en el que se recogen las entradas (compras y
devoluciones de nuestros clientes) y las salidas (ventas y devoluciones a nuestros proveedores) de las referencias de
la empresa.

Normas contables de valoración: Según el Plan General Contable (PGC), el patrimonio de la empresa se valora
teniendo en cuenta el valor económico de las unidades físicas.

Con este objetivo, la empresa utiliza unos documentos : las fichas de almacén, donde se reflejan las entradas, las
salidas y las existencias, en unidades, así como sus precios e importes (unidades monetarias).

• El precio o coste de producción: costes directos (son los que forman parte del proceso productivo: materias
primas, combustible, envases y embalajes, salarios de la mano de obra directa en la fabricación, etc.) y los costes
indirectos (son los que corresponden a la empresa y no directamente a la fabricación del producto; a actividades de
apoyo: alquileres, hipotecas, gastos de comercialización del producto, etc.). Los costes directos dependen del
número de unidades fabricadas, mientras que los costes indirectos son independientes de la cantidad fabricada.

• El precio o coste de adquisición: importe neto que consta en la factura del proveedor más todos los gastos
relacionados con el aprovisionamiento, como el transporte o los portes, el seguro, la aduana, los aranceles, etc. Es
decir, hasta que los bienes llegan al almacén.

Cálculo del precio de adquisición: La compra o adquisición de productos implica una serie de gastos adicionales al
coste del propio producto, como pueden ser embalaje, portes, seguro, etc. Para calcular el precio de adquisición
hemos de tener en cuenta que esos gastos están relacionados con el aprovisionamiento, pero debemos hacerlo de
manera unitaria.

La empresa puede repartir los gastos según diversos criterios:

• Unidades: El cálculo se realiza, en el caso de los gastos de los envases, por producto, y los gastos de
embalaje por cada determinado número de unidades o lotes. Este criterio se utilizará cuando las unidades
tengan el mismo peso.
• Peso: Se dividen los gastos en función de los kg. o las toneladas que se han transportado en un viaje y los
km. recorridos, y se reparten según el peso de cada producto. Se utiliza cuando las mercancías son muy
distintas.
• Grado de dificultad o manejo: Se determina según la complicación que tenga el manejo de la mercancía (no
es lo mismo manipular frigoríficos que bombillas).
• Volumen: Se calcula el gasto en base al espacio que ocupa la carga.
• Precio: Se utiliza para las primas de los seguros y los aranceles. En estos casos los gastos se calculan en
función del valor y del tipo de carga. No es lo mismo transportar fruta que joyas a la hora de calcular la prima
del seguro.

Fichas de almacén: Es un documento interno de la empresa en el que se reflejan las entradas y salidas de unidades
físicas del almacén, así como su valor monetario.

Valoración de las entradas en el almacén: El PGC señala que las existencias se valorarán al coste de producción en
las empresas industriales (las que transforman materias primas en productos elaborados o terminados) o al precio
de adquisición en las empresas comerciales.

Además, resulta crucial tener muy clara la diferencia entre precio o coste de adquisición y precio o coste de
producción, ya que tomar uno u otro como referencia para realizar los cálculos implica una diferencia importante.
Del mismo modo, nunca debemos confundir precio con importe: este último es el resultado de multiplicar el precio
del producto por el número de unidades.
Valoración de las salidas en el almacén: A la hora de anotar las salidas de existencias del almacén, no hay problema
cuando todas las entradas de una misma referencia se han adquirido al mismo precio, pues entonces las salidas se
anotarán a ese precio.

Sin embargo, habitualmente las empresas se enfrentan al problema de valorar las salidas de existencias cuando sus
entradas se produjeron con distintos precios de adquisición. Ante esta situación, el PGC expresa que se adoptará el
método PMP (Precio Medio Ponderado), aunque el método FIFO (First In, First Out) también es aceptable y puede
aplicarse si la empresa lo considera más oportuno para su gestión.

En cualquier caso, adoptado un criterio (PMP o FIFO), se deberá aplicar de forma sistemática y uniforme a todas las
existencias de la empresa.

Valoración de existencias por el método PMP: Como hemos visto, el actual PGC contempla dos métodos de
valoración de existencias: el PMP (Precio Medio Ponderado) y el FIFO (First In, First Out). En este apartado vamos a
conocer en qué consiste el primero de ellos, que es por el que se inclina el PGC, de forma especial.

EL PMP es el método por el que se realiza una media ponderada de los precios de las existencias entrantes,
teniendo en cuenta su precio de adquisición y calculando un coste medio. De este modo se realiza una valoración
homogénea. Se suele utilizar en aquellas empresas en las que no hay una preferencia a la hora de dar salida a
determinados productos que tienen en sus instalaciones.

Es posible que en un momento dado deseemos conocer de cuántas unidades físicas se dispone en el almacén, así
como cuál es su valor económico. Estamos hablando del inventario permanente valorado, que es aquel en el que se
registran las entradas, las salidas y las existencias tras cada movimiento en el almacén.

Por ello, el método de valoración PMP exige calcularlo de nuevo cada vez que entra mercancía en el almacén.

Valoración de existencias por el método FIFO: El otro método de valoración posible es el método FIFO. Veamos
cómo funciona.

Este método es el que se emplea siempre en el movimiento físico de los productos perecederos, para evitar que
haya productos que caduquen y no se puedan vender.

El método FIFO (First In, First Out) o, lo que es lo mismo, PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) establece que
el primer producto que entra en el almacén es el primer producto que sale cuando se produce una venta, es decir,
que las existencias que salen son siempre las que llevan más tiempo en el almacén.

Registro de devoluciones y mermas: Cuando se vende y se compra resulta frecuente que se lleven a cabo también
devoluciones de artículos por múltiples razones. Es decir, que las devoluciones son operaciones que pueden ser de
entrada o de salida:

• Son de entrada cuando la devolución la realiza un cliente. Se denominan así porque se registran como una entrada
(ya que entra la mercancía que devuelve el cliente y que previamente había salido del almacén), y se registra al
precio de coste que tenía el artículo el día de la salida.

• Son de salida cuando la devolución la realiza el almacén al proveedor que vendió el artículo. En este caso, se
registra como salida y con el coste de adquisición de entrada.

Cuando se produce una entrada, el artículo puede estar en condiciones de volver a ser vendido, o no, por deterioro,
extravío u otros motivos, en cuyo caso se considera baja y se anota al precio de coste de adquisición. Si no se conoce
la partida exacta a la que pertenece, se anotará al precio PMP o FIFO del día en que se registre.

Inventario: Recuento exacto de los productos que hay en el almacén, donde se comprueba su cantidad y su valor.

La realización del inventario es indispensable para conocer con exactitud los productos que hay en el almacén y, de
hecho, ese es su objetivo: controlar y verificar la situación física y contable de los mismos. Por ley, es obligatorio
actualizarlo al menos una vez al año en las empresas con actividad comercial.
Por lo general, se suele realizar coincidiendo con el cierre del ejercicio económico (al finalizar el año), ya que la
información también se utilizará para la confección del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, también
obligatorios.

Tipos de inventario: En general se suelen llevar a cabo dos tipos de inventarios: los periódicos y los permanentes.

• El inventario periódico o contable es el que se realiza al finalizar el periodo. Con él se lleva a cabo el cómputo de
todos los artículos existentes en el momento de realizarlo. Lo habitual es contar con una parte del personal, que se
ocupa de la verificación y el cómputo de los artículos del almacén.

• El inventario permanente o extracontable consiste en contabilizar de manera continuada las entradas y salidas, lo
que permite conocer el stock del que se dispone en cada momento. Este sistema se puede llevar a cabo gracias a
programas informáticos, si bien esto no excluye que puedan existir desviaciones producidas por roturas, pérdidas,
hurtos, etc. El inventario permanente no exime a la empresa de la realización de un recuento físico periódico, con el
fin de comprobar las diferencias detectadas por deterioros, pérdidas y robos.

Inventario físico o recuento físico de la mercancía: Se realiza en el almacén con el objetivo de determinar las
existencias físicas de los artículos por medio de una inspección ocular anotando las unidades, los lotes y las
referencias que se encuentran en el mismo.

Una vez realizada su verificación, se contrastará con las existencias que figuran en los registros contables de la
empresa en la fecha del inventario.

Los objetivos del inventario físico son:

• Detectar desviaciones entre el inventario permanente y el inventario periódico.

• Detectar robos, mermas, pérdidas, etc.

Si es posible, deberá establecerse en la época del año más adecuada para la empresa. Por ello resulta habitual
realizarlo en periodos de baja actividad en la compañía, para facilitar la labor y disponer del personal suficiente.

A su vez, las fases del inventario físico son:

• Nombrar un responsable que se ocupe del cumplimiento de las normas y los procedimientos establecidos para su
realización.

• Formar adecuadamente al personal que se vaya a ocupar del mismo, dándoles las pautas en cuanto a los
mecanismos y las instrucciones, así como resolviendo las posibles dudas que puedan surgirles.

• Preparar el almacén para poder llevarlo a cabo, ordenando la mercancía y situándola en el lugar designado para
cada tipo. Al mismo tiempo se retirarán los embalajes vacíos, la mercancía preparada para salir, las devoluciones a
proveedores o cualquier material que pueda molestar o llevar a confusión en el momento en que se

realice el inventario.

• Diseñar los impresos o documentos para la realización del inventario. Sea cual fuere su formato (no existe un
modelo estándar de inventario, y cada empresa elabora el que mejor se adapta a las necesidades y características de
los artículos que comercializa), debe recoger la siguiente información:

– Especificación del producto, los artículos y las referencias, por grupos o categorías, con la descripción física de los
mismos.

– Indicación de la referencia de cada artículo, su descripción, el número de unidades y la unidad de medida (piezas,
kilos, litros, metros, etc.).

– Inclusión del precio de coste del producto, si bien también se puede incluir el precio de venta.

• Llevar a cabo el recuento físico y anotar adecuadamente la información que se comprueba en la documentación
preparada para dicho efecto.
• Volcar la información en el ordenador, una vez que se ha realizado el inventario. Si se hubieran utilizado lectores,
la información se volcará automáticamente en el sistema informático.

• Analizar la información obtenida. En este sentido, la valoración del inventario se considerará válida si coinciden el
90 % de las muestras. En caso contrario, habrá que investigar los motivos de la no coincidencia mediante una
auditoría contable para verificar los errores. Habitualmente, los más comunes son: artículos que no se han contado,
que se han contado dos veces, errores cometidos al introducir los datos, etc.

• Actualizar informáticamente la información, una vez validado el inventario. Un indicador que nos ayudará a
conocer la buena gestión del inventario es la fiabilidad de este.

Se calcula evaluando el número de unidades almacenadas y el número de unidades que figuran en el programa
informático.

Se considera que la gestión es buena cuando sus indicadores se sitúen en un 95 %.