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Resumen
Comúnmente los departamentos de Auditoría de Sistemas, en su plan anual asignan un alto
número de horas y recursos para la revisión de la información generada por los módulos del
ERP de la empresa, esto conlleva a dejar aspectos fundamentales en términos de riesgos
tecnológicos, como son: EvAaluación del Gobierno TI, Revisión de Cuentas Privilegiadas,
Análisis del DBMS, Revisión de DRP y BCM. En este artículo, se implementa un modelo
de auditoría continua a cuatro empresas de Guayaquil que utilizan JD Edwards Enterprise-
One como ERP y se evalúa los resultados obtenidos en comparación a una auditoría tradi-
cional de sistemas. Como resultado se obtuvo que el modelo de auditoría continua realiza
una revisión completa del ERP, presentando resultados confiables, optimizando tiempo y
recursos humanos.
Palabras Clave:
Auditoría de sistemas, auditoría continua, efectividad, JD Edwards, riesgos tecnológicos.
Abstract
Commonly departments Systems Audit in its annual plan assigned a high number of hours
and resources to reviewing the information generated by the modules of the ERP of the
company, this leads to leave key aspects in terms of technological risks, such as: evaluation
of IT Govemance, Review of privileged accounts DBMS Analysis, Review of DRP and
BCM. lii this paper, a model of continuous auditing to four companies that use Guayaquil
as ERP ID Edwards EnterpriseOne and results compared to a traditional system audit is
evaluated is implemented. As a result it was found that the model of continuous auditing
performed a comprehensive review of ERP, presenting reliable results, optimizing time and
human resources
Keywords:
ITAudit, continuous auditing, effectiveness, JDEdwards, technological risks.
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Aplicación de un Modelo de Auditoria Continua utilizandoJD Edwards EnterpriscOne
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que utilizaban diferentes tipos de sistemas liario, equipos periféricos y de más compo-
y los resultados que se obtuvieron de- nentes.
mostraron que la auditoría continua reduce
los tiempos de ejecución, auúque los Riesgo tecnológico.
autores recalcan que previo a la imple-
El riesgo tecnológico en términos de
mentación de una auditoría continua, la
auditoría puede ser definido como la proba-
Dirección y los involucrados deben cono-
bilidad que la información almacenada en
cer cuáles van a ser los módulos del sistema
los sistemas pueda contener errores impor-
que se evaluarán, para definir los respon-
tantes que pasen sin ser detectados durante
sables en atender las debilidades identifica-
el transcurso de la auditoría (Jans, Alles, &
das (Hunton, Mauldin, & Wheeler, 2008).
Vasarhelyi, 2013). Del mismo modo Dzeng
(1994) definió que el riesgo tecnológico
El presente estudio tiene como objetivo
está influenciado por el riesgo inherente y
realizar una comparación entre el recurso
el riesgo de control. El primer tipo de
humano utilizado, el tiempo invertido y la
riesgo es el nivel de riesgo natural del
efectividad de los resultados entre la
proceso que será auditado y para el segun-
metodología de auditoría continua y la
auditoría tradicional de sistemas, esto se do tipo de riesgo es la existencia de un error
realizará mediante la elaboración e imple- material que no sea evitado ni detectado
mentación de un modelo de auditoría conti- oportunamente por el sistema de control
nua dentro de las empresas seleccionadas interno.
para el estudio.
Por consiguiente, la gestión de riesgos
Esta comparación permitirá dar a es el proceso de identificar las vulnerabili-
conocer cuál de las metodologías es más dades y las amenazas para los recursos de
efectiva y cuál de ellas contribuye de información utilizados por una organi-
manera oportuna a la mitigación de los zación para lograr los objetivos de negocio,
riesgos tecnológicos. y decidir qué contramedidas -protecciones
o controles- tomar, para reducir el riesgo a
Marco Teórico un nivel aceptable, basándose en el valor
del recurso de información para la organi-
Auditoría de sistemas.
zación (Henrickson, 2009).
De los diversos conceptos que existen
de auditoría de sistemas, Downling (2009) Auditoría continua.
la define como una serie de exámenes
periódicos o esporádicos de un servicio Según Braun & Davis (2003), define la
informático ya sea hardware, software, auditoría continua como un proceso com-
instalaciones y personal, cuya finalidad es prensivo de auditoría que permite a los
analizar y evaluar la planificación, el auditores dar cierto grado de seguridad en
control, la eficacia, la seguridad, la relación con información continua genera-
economía y la adecuación de la infraestruc- da simultáneamente, o muy poco tiempo
tura de TI de la empresa. Por otra parte, después de que dicha información sea reve-
según Groomer & Murthy (1989) la audi- lada. Por otro lado, de acuerdo a Singh,
toría de sistemas es la revisión técnica, Best, & Mula (2013), en una auditoría
especializada y exhaustiva que se realiza a continua, los datos que fluyen a través del
los sistemas computacionales, software e sistema de un cliente se monitorean y anali-
información utilizados en una empresa, zan de manera continua usando mecanis-
sean individuales, compartidos yio de mos integrados dentro del sistema. Las
redes, así también abarca la revisión de las excepciones a las reglas definidas por el
instalaciones, telecomunicaciones, mobi- auditor provocarán alarmas, proveyendo
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compras, cuentas por cobrar, cuentas por del riesgo tecnológico desde la perspectiva
pagar, recursos humanos, inventario. Es de la gerencia general, se realizó una breve
importante mencionar que el modelo de encuesta en cuatro compañías de la ciudad
auditoría continua será implementado en de Guayaquil. El objetivo de la encuesta
un ambiente alterno al de producción para tenía dos finalidades, primeramente era
no afectar las operaciones cotidianas de conocer los principales problemas de
cada empresa, con esto se podrá obtener y tecnología que se presentan a partir de seis
medir los resultados obtenidos sin afecta- ámbitos y finalmente saber desde el punto
ciones de rendimiento en la infraestructura. de vista de la gerencia general cual es el
nivel de prioridad en términos de revisión
Finalmente se expone de manera cuan- que los auditores de sistemas le dan a los
titativa: la cantidad de resultados obteni- seis ámbitos previamente encuestados.
dos, el tiempo invertido y la información
analizada por ambos métodos, para eviden- Como se puede apreciar en la Figura 1,
ciar cuál de ellos es más efectivo. los principales problemas que se presentan
dentro de las empresas están relacionados
Análisis y Presentación de Resultados al ERP y para la gerencia general es manda-
tono que los auditores de sistemas enfo-
Debido a que el riesgo tecnológico quen sus revisiones en el correcto funciona-
puede variar dependiendo de la cultura miento del mismo, por lo cual dentro del
organizacional y a diversos factores pro- plan anual de auditoría se debe incluir la
pios de cada región, con el propósito de revisión del funcionamiento de los módu-
obtener un entendimiento sobre el enfoque los del ERP.
80%
80%
60
60%
40%
20%
20%
5%
5% 0% i. 0% o 0%
0% /
Almouena,ninnfu $.pnld.d de a SI,tnrnn ERP Comunicaciones Camput di loa Ninguna de Inc
de nf. mf. inuia,lo, Ontcriore
Ámbito
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45 42
40
35
30 :T 1 semana
o
25
1 mes
20
15 -, 10,5 Ui trimestre
8 8,5
10 525 8,25
4,54,5 4,54,5 5
.,, ,.3 ,, 4 • i semestre
5
'-u--
o - • i año
Ventas Compras Recursos Cuentas Cuentas Inventario
Humanos por Cobrar por Pagar
Módulos
Dentro de los objetivos de esta investi- personal del departamento en las últimas
gación se encuentra la comparación de la auditorías realizadas a los módulos de JD
inversión de tiempo que implica llevar a Edwards EnterpriseOne.
cabo una auditoría de sistemas de manera
tradicional con relación al tiempo que toma Para realizar la comparación en condi-
la ejecución de una auditoría continua. Del ciones similares, la auditoría continua se
levantamiento inicial que se realizó a las ejecutó en los mismos períodos evaluados
empresas escogidas, se identificó que todas por el personal de Auditoría de Sistemas.
mantienen un esquema de trabajo similar
en lo que respecta a la ejecución de audi- En la Figura 4 se muestran los porcen-
torías de sistemas, ya que estas se realizan tajes de reducción de tiempos de ejecución
individualmente por módulo. de la auditoría continua en comparación
con los que se toma el personal de Audi-
En base a lo antes expuesto se solicitó toría de Sistemas de cada empresa en
a cada Gerencia de Auditoría de Sistemas realizar una revisión a los módulos de JD
un detalle de los tiempos incurridos por el Edwards Enterprise One.
99,91% 99.91%
/
99,91%
99.88%
99,89%
•0
a 99,87%
0
w 99,85%
-o 99,83% • Caso Emp.1
99,81% iCaso Emp.2
w
u 99,79% • Caso Emp.3
o
99,77% ICaso Emp.4
99,75%
Maestros Ventas Compras Recursos Cuentas por Cuentas por Inventario
de Datos Humanos Cobrar Pagar
Fijos
Módulos
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Se puede observar que a nivel general, alta con relación a los otros módulos
la auditoría continua reduce la inversión de escogidos, esto se debe a que se extrae la
tiempo en un 99.86%, es importante recal- información de todos los registros y
car que los períodos de evaluación para los campos de cada una de las tablas.
módulos de ventas y compras fue un tri-
mestre, para el módulo de Recursos Además de medir el tiempo que toma
Humanos fue un mes y para el módulo de la ejecución de una auditoría continua
Inventario una semana. también es necesario medir el uso del
personal o recurso humano que se van a
Otro factor que puede afectar el tiempo requerir para llevar a cabo el análisis y
de ejecución de una auditoría continua es la presentación de los resultados obtenidos de
composición de las tablas de la base de la misma, por lo que se realizó la compara-
datos que se van a revisar, ya que al no ción entre los recursos humanos utilizados
contar con bases de datos indexadas y para ejecutar la auditoría continua con
depuradas puede afectar las consultas que relación a los recursos utilizados por el
se realizan directamente a la base de datos. departamento de auditoría de sistemas. En
la Figura 5 se puede apreciar, que el perso-
En las pruebas realizadas y los resulta- nal requerido para llevar a cabo el análisis
dos obtenidos se examinó que el tiempo de y ejecución de la auditoría continua con
ejecución de la auditoría continua de las relación a la auditoría de sistemas se
tablas de Maestros de Datos Fijos es la más redujo desde el 50% hasta el 75%.
75%
70%
. 65%
60%
• Caso Emp. 1
.. 55%
• Caso Emp. 2
5 50%
2 Caso Emp.3
o 45%
o.
• Caso Emp. 4
40%
Maestros Ventas Compras Recursos Cuentas Cuentas
de Datos Humanos por por Pagar
Fijos Cobrar
Módulos
Esto es más representativo en las com- ciones, dejando sin revisar el 76% de los
pañías que tienen más de dos empleados registros almacenados. Así mismo con
que forman parte del Departamento de respecto a la revisión de la información de
Auditoría de Sistemas. las Cuentas Contables, el promedio de la
información revisada fue del 20% dejando
Por otro lado, en la Figura 6 muestra con fuera de revisión 80% del total de los regis-
respecto a la revisión de la tabla Maestros de tros de la tabla. Por otro lado, en la revisión
Datos Fijos, que en promedio, el personal de del Maestro de Artículos Únicamente se
Auditoria de Sistemas Únicamente revisó el consideró revisar en promedio el 25% del
24% de la información del Libro de Direc- total de registros.
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50%
45%
40% 31%
35% —
30% / rs •CasoEmp.1
23%
rs
. 31%
20% rs 2l%.,
/ • CasoEmp.2
25% 302 21% 22% 22%
23% 22%
20%
•1
i% 20%
0%
[iii — — — — a III - --
• —
10*
itero 2fl21122000
100%
90%
80%
70%
60%
.Caso Emp. 1
50%
• Caso Emp. 2
40%
.Caso Emp. 3
30%
.Caso Emp. 4
20%
10%
0%
Facturas Facturas Cantidad de Número de Observaciones
Emitidas Emitidas usuarios que Clientes identificadas
Revisadas Duplicadas emiten Revisados
facturas
El no tener una visibilidad del 80% de que se identificaron ventas cuyas facturas
errores dentro del módulo de ventas electrónicas no habían sido todavía auto-
aumenta el riesgo inherente del proceso, ya rizadas por el servicio de rentas internas,
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así también se comprobó que habían factu- revisión al módulo de compras, donde
ras emitidas por usuarios no autorizados, ló únicamente el 45% de las facturas emiti-
que da a percibir posibles indicios de das del módulo fueron revisadas, lo que
fraude que no había sido identificado por el indica que en promedio menos de la mitad
personal de auditoría de sistemas. de los registros han sido revisados por el
Dentro de la Figura 8 también se personal de auditoría de sistemas.
presentan los resultados obtenidos en la
80%
80%
70%
60%
o 50%
b1 • CasoEmp. 1
si
40%
a' • CasoEmp. 2
30%
c • Caso Emp. 3
u
u 20%
• Caso Emp. 4
10%
0%
Facturas Emitidas Facturas Emitidas Cantidad de Número de Observaciones
Resisadas Duplisadas usuarios que Clientes Identificadas
emiten facturas Revisados
Módulos
Los resultados obtenidos de la revisión Por otra parte, a pesar que en ambos
de los módulos de cuentas por cobrar y módulos se revisó el 100% de las carteras
cuentas por pagar indican que en promedio de vencimiento, solamente el 43% y 36%
el personal de auditoría de sistemas única- del total de debilidades de ambos módulos
mente ha revisado el 38% y 53% de toda la fueron identificadas por los métodos tradi-
información almacenada en cada uno de los cionales de auditoría de sistemas.
módulos respectivamente como se aprecia
en las Figura 9 y 10.
100%
90%
80%
70%
60% aCaso Emp. 1
50% • Caso Emp. 2
40%
• Caso Emp. 3
30%
20% ICaso Emp.4
10%
0%
Número de Carteras de Categorías de Observaciones Número de
Clientes Vencimiento Clientes Identificadas Clientes
Revisados Revisadas Analizadas Revisados
Figura 10. Porcentaje de cobertura de la auditoria sistemas con relación a la auditoria Conti-
nua en el módulo de cuentas por pagar.
80%
i! 70%
60%
5 50% —
Caso Emp. 1
• 40%
• Caso Emp. 2
30%
20% Caso Emp. 3
0%
Número de Empleados Sin Empleados Sin Empleados Menores Obsemaclones
Empleados Teléfono Registrado Domicilio Registrado de Edad Identificadas
Revisados
Items analizados
Figura 11. Porcentaje de cobertura de la auditoria sistemas con relación a la auditoria conti-
nua en el módulo de Recursos Humanos.
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, 100%
90%
. 80%
2 70%
u Caso Emp. 1
60%
• 50% • Caso Emp. 2
40% • Caso Emp. 3
30%
° 20% • Caso Emp. 4
Número de Número de Bodegas Número de Articulas Tipos de Documento Periodo de Revisión Observaciones
Transacciones Revisadas Revisados Revisados en dias Identificadas
Revisadas
Items Analizadon
Figura 12. Porcentaje de cobertura de la auditoria sistemas con relación a la auditoria conti-
nua en el módulo de Inventario.
Por otro lado, la revisión efectuada al tura crítica necesaria para la evolución
módulo de Inventarios, la cual se muestra efectiva de la función de aseguramiento,
en la figura 12, a pesar de que los períodos aplicando la integración de un modelo de
de revisión fueron los mismos, se pudo auditoría continua.
identificar que en promedio la auditoría de
sistemas tradicional solamente cubrió el Conforme se van desarrollando
33% de las transacciones registradas en el nuevos avances tecnológicos, los entes
módulo. reguladores de las empresas implementan
nuevos mecanismos de revisión para la
Adicionalmente con respecto a las detección de fraudes o evasión de cum-
bodegas de almacenamiento y los artículos plimientos regulatorios, lo que incide en la
en stock, únicamente se ha evaluado el credibilidad de la información almacenada
73% y 48% respectivamente. en los sistemas de cada empresa.
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El diseño de las pruebas de auditoría Alles, M., Kogan, A., & Vasarhelyi, M. A.
continua también puede limitar su correcto (2002). Feasibility and economics of
funcionamiento, ya que es importante que continuous assurance. Auditing: A Jour-
el auditor tenga claro el propósito y la nal of Practice & Theoiy. 125-138.
lógica de la prueba para poder implemen-
tarla de manera automática a través de la Alles, M. G., Kogan, A., & Vasarhelyi, M. A.
(2004). Restoring auditor credibility:
auditoría continua.
Tertiary monitoring and logging of
continuous assurance systems. Inter-
En esta investigación, las pruebas
national Journal of Accounting Infor-
aplicadas en la auditoría continua se
mation Systems 183-202.
limitaron a las que realiza el personal de
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INVESTIGATIO No. 8, Samborondón, septiembre 2016, pp. 3 1-49
© Universidad Espíritu Santo - UEES
ISSN: 1390-6399
Aplicación de un Modelo de Auditoría Continua Utilizando JD Edwards EnterpriseOne
E-mail: vkalvarez@uees.edu.ec
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INVESTIGATIO No. 8, Samborondón, septiembre 2016, pp. 31-49
© Universidad Espíritu Santo - UEES
ISSN: 1390 - 6399