INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN

VIGENCIA 2020

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

“Gestión para resultados con Valores” Noviembre
de 2020
 Informe de Auditoría Interna al proceso de Compras y Contratación

1. INTRODUCCIÓN

La Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en
las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, señala:
Artículo 3. Características del control Interno:

(…) a) El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas

contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la
respectiva entidad.

(…) e) Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en

forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes
operativos, administrativos, y financieros.

Artículo 12. Funciones de los auditores internos:

“(…) d) Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las
actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean
apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de
la entidad; (…)”

“(…) e) Velar por el cumplimento de las leyes, normas, políticas,

procedimientos, planes, programas, proyectos, y metas de la organización y
recomendar los ajustes necesarios;

“(…) g) Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos,

bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los
correctivos que sean necesarios;

“(…) k) Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas;

En el mismo sentido, el Consejo Superior de la Universidad del Quindío en el acuerdo 040

del 27 de mayo de 1994, “´Por el cual se establece el Sistema de Control Interno en la
Universidad del Quindío y se reestructura la Oficina de Auditoría Interna”, menciona en su
artículo 3°, que dentro de los objetivos del Sistema de Control Interno se encuentran los
siguientes:

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 Informe de Auditoría Interna al proceso de Compras y Contratación

“a. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada

administración ante posibles riesgos que la afecten.

b. Garantizar, la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones,

promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y
actividades definidas para el logro de la misión institucional, (…)”

“(…) d Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión

organizacional. (…).

“(…) f. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y

corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan
afectar el logro de sus objetivos. (…)”

De acuerdo al informe de Auditoria Modalidad regular Vigencia 2019, realizado por la

Contraloría General del Quindío de fecha 27 de mayo de 2020, dentro de las acciones a
reprogramar encontramos el Hallazgo No. 12 “Deficiencias Publicación SIA observa”, en
razón a que a pesar de que algunos documentos de legalidad se encontraron publicados en
el SIA observa, no se estaban publicando en el módulo correcto, por lo tanto el control de
legalidad no superaba el 20%, ante lo cual el grupo de trabajo de la Universidad del
Quindío se comprometió a realizar la publicación en el módulo correspondiente.

Es así como el Comité de Coordinación de Control Interno de la Universidad del Quindío,

en sesión del 12 de febrero de 2020, aprobó el Plan Anual de Auditoría para la vigencia
2020 y en la cual quedó aprobada la auditoría interna al proceso de compras y contratación.

2. OBJETIVO

Evaluar la existencia y confiabilidad de los controles aplicados en el subproceso de

Compras y Contratación de la Universidad del Quindío.

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 Informe de Auditoría Interna al proceso de Compras y Contratación

3. ALCANCE

El periodo a auditar se encuentra comprendido entre el 01 de agosto y el 31 de octubre de

2020 y se hará énfasis en los siguientes aspectos, teniendo en cuenta las observaciones
dejadas por la Contraloría Departamental:

 Completitud de la información reportada en los aplicativos SIA Observa y SECOP

4. CRITERIOS

 Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen Normas para el ejercicio del control
Interno de las Entidades y Organismos del Estado.
 Acuerdo 002 del 19 de abril de 2013, por medio del cual se expiden las políticas de
extensión de la Universidad del Quindío.
 Resolución de Rectoría 1505 del 4 de noviembre de 2003 por medio del cual se
autoriza la venta de ganado de la Granja Bengala.
 Resolución de Rectoría 3375 de 2017 por medio de la cual se actualiza la estructura
del sistema integrado de gestión de la Universidad del Quindío y se dictan otras
disposiciones.
 Resolución de Rectoría 4275 del 11 de abril de 2018 por medio del cual se ajusta el
manual de funciones y de competencias laborales para los cargos de los niveles
directivo, asesor, profesional, técnico y asistencial establecidos en la planta global
de personal administrativo de la Universidad del Quindío.
 Resolución de Rectoría No 6843, del 18 de diciembre de 2019 “Por medio del cual
se adopta el Plan Anual de Adquisiciones par la vigencia 2020 en la Universidad del
Quindío

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5. METODOLOGÍA

Aplicación del procedimiento de auditoría interna SE.CI-01 y utilización de la Guía de

Auditorías para entidades públicas Versión 3, emitida por el Departamento
Administrativo de la Función Pública.

Etapas de la Auditoría Interna:

 Planeación de Auditoría y envío de información al área auditada.

 Reunión de apertura
 Revisión de la información en las plataformas SIA observa y SECOP.
 Análisis de información.
 Elaboración de informe con conclusiones y recomendaciones.
 Reunión de cierre y presentación de informe preliminar
 Entrega informe final.
 Plan de mejoramiento. (si es necesario).

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6. RESULTADOS Y ANÁLISIS DE LA AUDITORÍA INTERNA

6.1 Información de contexto

SIA Observa es una plataforma WEB cuya funcionalidad principal es ofrecer a las
entidades de control fiscal y a los Sujetos Vigilados, una herramienta de captura de
información contractual y presupuestal para la toma decisiones oportuna y con carácter
preventivo.

SECOP, también denominado Servicio Electrónico de Contratación es un sistema que

permite a las entidades estatales cumplir con las obligaciones de publicidad
de los diferentes actos expedidos en los procesos contractuales y permite a los interesados
participar en los procesos.

De acuerdo a lo anterior, la Oficina de Control Interno realizó el seguimiento de la

información publicada en dichas plataformas para el periodo Agosto-Octubre de 2020,
basados en el Estatuto de Contratación de la Universidad establecido en el Acuerdo 050 de
2017, el procedimiento de Compras y Contratación código A.GF- 03.P-32 versión 8 y la
Resolución N° 3551 del 23 de diciembre de 2019 de la Contraloría General del Quindío.

6.2 Fortalezas del proceso

 La Oficina de Bienes y Suministros, encargada del proceso de compras y

contratación viene cumpliendo el plan de mejoramiento definido por la Contraloría
General del Quindío de tal forma que se están subiendo los documentos en el
módulo de SIA Observa correspondiente, además, se están realizando
capacitaciones a los supervisores para la mejora en la calidad de la información del
procedimiento, para lo cual dictaron capacitación virtual el 1 de octubre de 2020,
cuyo tema principal fue el procedimiento de las Ordenes de Prestación de Servicios
y la Supervisión Contractual y el 4 de noviembre se realizó otra capacitación
dirigida a los programas de maestrías y postgrados, en el mismo tema.

 Se realizó actualización del “Procedimiento Contratos de Prestación de

Servicios personales” el cual fue inscrito y aprobado en el Sistema Integrado de
Gestión- Plantilla para procedimientos, el 31 de julio de 2020, bajo el Código A-
GF-03-P-31, así mismo se actualizaron formatos tales como: Estudio de mercado,
constancia de idoneidad y certificación de no existencia de personal, formato de
registro presupuestal. Los documentos actualizados

1
Por medio de la cual se reglamenta la rendición de la cuenta para todos los sujetos y puntos de control de
la Contraloría General del Quindío.

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fueron implementados por la Universidad del Quindío a partir de Julio de 2020 en el

marco del cumplimiento del Plan de Mejoramiento con la Contraloría
Departamental del Quindío.

 Se realizó actualización del procedimiento de Compra Directa el día 10 de

noviembre de 2020, en el cual se agrega referencia normativa respecto a SECOP I Y
II, se agrega términos y definiciones, se agrega condición general y cuadro anexo de
SECOP I.

6.3 Observaciones de la auditoría

Para el periodo de seguimiento de la información para el periodo 1 de Agosto a 31 de

Octubre de 2020, se registraron 369 contratos en la plataforma SIA OBSERVA y con el
ánimo de hacer una revisión detallada de los documentos mínimos de legalidad señalados
por la Contraloría General del Quindío, se procedió a establecer una muestra estadística
representativa (Ver anexo 1), determinando que se debería hacer un análisis de 61
contratos, de tal manera que utilizando Excel y con la ayuda de la forma
“ALEATORIO.ENTRE” se identificaron los contratos a revisar (Ver Anexo 2).

CARGUE DE DOCUMENTOS EN LA PLATAFORMA SECOP

Con relación a cargue de los documentos contractuales requeridos en esta plataforma se

evidencia que en la etapa precontractual se dio cumplimiento en un 98% mientras que en
las etapas contractuales un 41% y pos contractuales 7% (Anexo 3).
Tabla 1. Cargue de documentos en la plataforma SECOP

98% 2%

E. Precontractual 41% 36% 23%

E. Contractual 7% 93% 0%

E. Pos Contractual

0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%

SINON.A

Cabe mencionar que el porcentaje bajo de cargue en las etapas contractual y pos contractual
que se observa en la tabla 1, corresponde a que estas etapas están en proceso o no se han
surtido en todos los casos, teniendo en cuenta que la muestra

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 Informe de Auditoría Interna al proceso de Compras y Contratación

contractual corresponde a contratos recientes, por tal razón se encuentran dentro de los
tiempos de legalización.

Adicionalmente, frente al porcentaje en la etapa contractual, la Oficina de Compras y

Suministros hace la siguiente aclaración:

“El porcentaje de la etapa contractual aparece bajo debido a que muchos de

los documentos expuestos en la matriz de legalidad no se toman en
algunos casos, por ejemplo el acta de supervisión e interventoría en pagos
únicos de órdenes de servicio o compra se maneja con entrada de almacén
si es un bien o acta de recibo a satisfacción si es un servicio, así mismo con
el acta de inicio puesto que no se carga si es pago único, únicamente en
pagos de tracto sucesivo o contratos; cabe aclarar que este tema con
respecto al acta de inicio está siendo evaluado para incluirla de acuerdo a la
normativa vigente y el manual de contratación de la universidad del
Quindío.”

Frente a la oportunidad en el cargue de la información, si se comparan las fechas de

legalización de los contratos y las fechas de publicación de la documentación, se encontró
que el 29% de los contratos revisados tuvieron fechas de publicación por encima de la
fecha de legalización.

Sobre lo anterior es importante tener en cuenta que el Decreto 1082 de 2015 establece en el
Articulo 2.2.1.1.1.7.1. que “La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los
documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de Contratación, dentro de
los tres (3) días siguientes a su expedición”, por lo tanto, se recomienda realizar los ajustes
que sean del caso en el procedimiento de tal forma que se cumpla con la oportunidad en el
cargue de la información.

CARGUE DE DOCUMENTACIÓN EN SIA OBSERVA

Se realizó una revisión de documentos reportados en las plataforma SIA OBSERVA, con
fecha de corte el día 20 de Noviembre de 2020, encontrando que el porcentaje de legalidad
de los contratos, en relación al encontrado por la Contraloría Departamental del Quindío en
su auditoría regular de la vigencia 2019, se ha incrementado, en razón a que se están
reportando otros documentos, entre los cuales se encuentran: Constancia de idoneidad y
Certificado de no existencia de personal, documentos que fueron implementados por la
Universidad del Quindío a partir del mes de Julio de 2020 (Ver Anexo 4)

En esta plataforma encontramos que a pesar de que los documentos de legalidad

establecidos en el Artículo 10 de la Resolución No. 355 de 2019 expedida por la
Contraloría General del Quindío son los mismos relacionados en los documentos matriz de
legalidad contemplados en la plataforma, existen algunos que son adicionales y que no son
exigidos en la mencionada Resolución, entre ellos:

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 Informe de Auditoría Interna al proceso de Compras y Contratación

 Certificación de No existencia de personal: Este documento se

implementó en la Universidad del Quindío a partir del mes de Julio de 2020.

 Constancia de Idoneidad: Este documento se implementó en la Universidad del

Quindío a partir del mes de Julio de 2020.

Con relación a estos dos documentos, el Área de Compras y Contratación los ha venido
publicando haciendo que el porcentaje de cumplimiento en la plataforma se incremente.

En la tabla 2 se puede observar el grado de cumplimiento observado en esta auditoría frente

al cargue de los documentos de legalidad establecidos por el órgano de control
Tabla 2. Porcentaje de documentos cargados por etapa contractual – SIA Observa

E. Precontractual 100% 0%

E. Contractual 54% 23% 23%

E. Pos Contractual 8% 92%

0% 10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%

SINON.A

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 Informe de Auditoría Interna al proceso de Compras y Contratación

7. CONCLUSIONES

 El proceso de compras y contratación viene cumpliendo con el cargue de la

información a los aplicativos SIA Observa y SECOP de acuerdo con los
documentos mínimos de legalidad definidos por el marco normativo actual, lo
anterior demuestra la aplicación y efectividad de los controles en este aspecto.

 La Universidad del Quindío realizó la actualización del “Procedimiento Contratos

de Prestación de Servicios personales” el cual fue inscrito y aprobado en el
Sistema Integrado de Gestión- Plantilla para procedimientos, el 31 de julio de 2020,
bajo el Código A-GF-03-P-31, lo cual redunda en la mejora continua y es favorable
en el marco de los principios de legalidad y transparencia de la contratación pública.

 La auditoría interna identificó oportunidades de mejora en el proceso del cargue de

algunos documentos en las plataformas estudiadas, especialmente en la oportunidad
el cargue de la información, por lo que se requiere que se sigan fortaleciendo los
controles al interior del proceso con el fin de disminuir estos tiempos.

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8. RECOMENDACIONES

 Se recomienda realizar procesos de verificación aleatoria en el cargue de los

documentos contractuales en las plataformas SIA OBSERVA y SECOP de tal
forma que se fortalezca el autocontrol y así asegurar oportunidad de la información
reportada.

 Realizar un seguimiento y generar un mecanismo de recordatorio vía correo

electrónico a los supervisores en relación a la entrega oportuna de la información de
la etapa contractual y pos contractual de tal forma que se incremente el porcentaje
de documentos cargados y se disminuyan los tiempos de cargue, en cumplimiento
de la normatividad actual.

 Continuar con un esquema de capacitaciones a los Supervisores de los Contratos de

la Universidad del Quindío, para lo cual se recomienda realizar un módulo dentro de
la Cátedra del Servidor Uniquindiano relacionado con el tema de supervisión, en el
cual se incluyan en temas relacionados con las obligaciones de la supervisión,
oportunidad en la entrega de información y la incidencia penal, administrativa y
disciplinaria en que incurrirían por faltas en acciones u omisiones en la supervisión.

Jefe Oficina Asesora de Control Interno

Elaboró: María Heslith Restrepo

ERWIN FABIÁN ÁLVAREZ ROJAS

LISTA DE ANEXOS

Anexo 1: Muestra

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 Informe de Auditoría Interna al proceso de Compras y Contratación

Anexo 2: Muestra seleccionada

Anexo 3: Revisión SECOP

(anexos que Ustedes consideren
necesarios, es libre))

Anexo 4: Pruebas de hipótesis (seleccionar una y aplicarla)

1. Prueba de hipótesis de gasto mensual en educación

PASO 1: hipótesis
H0: µ = 2000 (El gasto promedio en educación es de S/. 2000)
H1: µ ≠ 2000 (El gasto promedio en educación es diferente de S/. 2000)

PASO 2: Estadístico de prueba

Prueba Z

PASO 3: Regla de decisión

α = 5%
Si p < α ; entonces, se rechaza H0

PASO 4: Decidir

Prueba para una muestra

Valor de prueba = 2000
95% de intervalo de confianza de la
Diferencia de diferencia
t gl Sig. (bilateral) medias Inferior Superior
Gasto mensual en ,955 44 ,345 170,933 -189,85 531,72
educacion

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Como p = 0.345 > 0.05; entonces, aceptamos H0. Es decir, el gasto promedio en educación es de S/. 2000

2. Prueba de hipótesis de la proporción de estudiantes que tiene casa propia

PASO 1: hipótesis
H0: p = 70% (La proporción de alumnos de la universidad que tienen casa propia es de 70%)
H1: p ≠ 70% (La proporción de alumnos de la universidad que tienen casa propia es diferente de 70%)

PASO 2: Estadístico de prueba

Prueba Z

PASO 3: Regla de decisión

α = 5%
Si p < α ; entonces, se rechaza H0

PASO 4: Decidir

Prueba para una muestra

Valor de prueba = 0.70
95% de intervalo de confianza de
Diferencia de la diferencia
t gl Sig. (bilateral) medias Inferior Superior
casa propia -1,354 44 ,183 -,100 -,25 ,05

Como p = 0.183 > 0.05; entonces, se acepta H0. Es decir, La proporción de alumnos de la universidad que tienen casa
propia es de 70%

3. Prueba de hipótesis de la diferencia de medias del gasto promedio mensual en educación por genero

a) Prueba de hipótesis de la diferencia de varianzas

PASO 1: hipótesis

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2 2
H0: ❑1 = ❑2 (varianzas desconocidas supuestas iguales)
2 2
H1: ❑1 ≠ ❑2 (varianzas desconocidas supuestas distintas)

PASO 2: Estadístico de prueba

Prueba de Levene de igualdad de varianzas

PASO 3: Regla de decisión

α = 5%
Si p < 0.05 ; entonces, se rechaza H0

PASO 4: Decidir

Prueba de Levene de
igualdad de varianzas

F Sig.
0.507 0.480

Como p = 0.480 > 0.05; entonces se acepta Ho. Es decir, las varianzas desconocidas son supuestas iguales

b) Prueba de hipótesis de la diferencia de medias del gasto promedio mensual en educación por genero

PASO 1: hipótesis
H0: µ1 = µ2 (El gasto promedio mensual en educación de los varones es igual al gasto promedio mensual en educación
de las mujeres)
H1: µ1 ≠ µ2 (El gasto promedio mensual en educación de los varones difiere del gasto promedio mensual en educación
de las mujeres)

PASO 2: Estadístico de prueba

Prueba t

PASO 3: Regla de decisión

α = 5%
Si p < 0.05 ; entonces, se rechaza H0

PASO 4: Decidir

rueba de muestras independientes

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 Informe de Auditoría Interna al proceso de Compras y Contratación

prueba t para la igualdad de medias

95% d
Sig. Diferencia Diferencia de de con
t gl (bilateral) de medias error estándar dif
Gasto Se asumen varianzas iguales -1.333 43 0.189 -474.321 355.697
mensual 1191.65
en
educacion

Como p = 0.189; entonces, se acepta H0. Es decir, El gasto promedio mensual en educación de los varones es igual al
gasto promedio mensual en educación de las mujeres.

4. Prueba de hipótesis de la dependencia entre origen del estudiante y casa propia

PASO 1: hipótesis
H0: El origen del estudiante y la tenencia de casa propia son independientes
H1: El origen del estudiante y la tenencia de casa propia son dependientes

PASO 2: Estadístico de prueba

Chi Cuadrado

PASO 3: Regla de decisión

α = 5%
Si p < α ; entonces, se rechaza H0

PASO 4: Decidir

Tabla cruzada Origen del estudiante*casa propia

casa propia
No Si Total
Origen del estudiante Costa Recuento 8 12 20
% del total 17,8% 26,7% 44,4%
Sierra Recuento 7 9 16
% del total 15,6% 20,0% 35,6%
Selva Recuento 3 6 9
% del total 6,7% 13,3% 20,0%
Total Recuento 18 27 45
% del total 40,0% 60,0% 100,0%

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 Informe de Auditoría Interna al proceso de Compras y Contratación

Pruebas de chi-cuadrado
Significación
asintótica
Valor df (bilateral)
Chi-cuadrado de Pearson ,260a 2 ,878
Razón de verosimilitud ,263 2 ,877
Asociación lineal por lineal ,056 1 ,813
N de casos válidos 45
a. 1 casillas (16,7%) han esperado un recuento menor que 5. El recuento
mínimo esperado es 3,60.

Como p = 0.878 > 0.05; entonces, se acepta Ho. Es decir, El origen del estudiante y la tenencia de casa propia son
independientes

5. Prueba de hipótesis de la correlación entre el tamaño de la familia y el gasto promedio mensual en

educación

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 Informe de Auditoría Interna al proceso de Compras y Contratación

PASO 1: hipótesis
H0: p = 0 (No existe relación significativa entre el tamaño de la familia y el gasto promedio mensual en educación)
H1: p ≠ 0 (Existe relación significativa entre el tamaño de la familia y el gasto promedio mensual en educación)

PASO 2: Estadístico de prueba

Prueba t

PASO 3: Regla de decisión

α = 5%
Si p < α; entonces, se rechaza H0

PASO 4: Decidir

Correlaciones
tamaño de la Gasto mensual
familia en educacion
tamaño de la familia Correlación de Pearson 1 ,475**
Sig. (bilateral) ,001
N 45 45
Gasto mensual en educacion Correlación de Pearson ,475** 1
Sig. (bilateral) ,001
N 45 45
**. La correlación es significativa en el nivel 0,01 (bilateral).

Como p = 0.001 < 0.05; entonces, se rechaza H0 y se acepta H1. Es decir, Existe relación significativa entre el tamaño de
la familia y el gasto promedio mensual en educación.

Además, podemos observar en la Figura 3 que existe una correlación positiva entre las dos variables. Esto se confirma
con el valor del coeficiente de correlación de Pearson (r = 0.475), que indica una correlación positiva moderada.

Figura 3. Diagrama de dispersión entre tamaño de la familia y el gasto promedio mensual en educación

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 Informe de Auditoría Interna al proceso de Compras y Contratación

6000

5000

4000

3000

2000

1000

0
2 4 6 8 10 12 14

Anexo 5: Instrumentos

18
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