SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Versión 06

Fecha 04/02/2010
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Sistema de Gestión (MG04) Página 1 de 7

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ÍNDICE

4.1 REQUISITOS GENERALES. ....................................................................... 2

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN. ................................................. 2
4.2.1 GENERALIDADES. 2
4.2.2 MANUAL DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MEDIOAMBIENTE. 3
4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS. 3
4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS. 5

4.1 REQUISITOS GENERALES.

Correos gestiona sus procesos, con la máxima calidad y respeto por el medioambiente; por
esta razón distintas áreas de la Organización han decidido documentar su Sistema de Gestión.

Cada área tiene descrito su propio mapa de procesos en la Web de Procesos de la Intranet en
el que se define la secuencia e interacción de los mismos.

La Dirección de cada área controla los procesos a través de los indicadores, detectando
cuándo es necesario aportar más recursos y determinando las acciones necesarias para
alcanzar los requisitos de los clientes.

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN.

4.2.1 GENERALIDADES.

La documentación del sistema de gestión incluye:

‰ Política del Sistema de gestión (calidad y medio ambiente cuando sea de aplicación).

‰ Objetivos del sistema (calidad y/o medio ambiente) que establece cada área. Estos
podrán encontrarse enmarcados en distintos documentos.

‰ Manual de Gestión de Calidad y Medioambiente, más los documentos específicos de

cada área donde se recogen las aplicaciones específicas.

‰ Procedimientos documentados, propios de cada área.

‰ Documentos requeridos por normas de referencia, como el Programa de Gestión en los

casos en que se lleve a cabo la gestión medioambiental, etc...

‰ Documentos de origen externo: circulares, legislación...

‰ Registros del sistema.

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4.2.2 MANUAL DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MEDIOAMBIENTE.

Correos mantiene el presente Manual de Gestión como referencia para el mantenimiento de los
sistemas de gestión de la Calidad y Medioambiente de la Organización y demostrar el
cumplimiento de los requisitos de las normas UNE-EN-ISO 9001:2000 (en adelante ISO 9001)
y UNE-EN-ISO 14001:2004 (en adelante ISO 14001) cuando sean de aplicación. Este Manual
de Gestión se ha concebido también como guía para la implantación de sistemas de gestión
que deseen demostrar su conformidad con los requisitos de las citadas normas.

El Manual de Gestión de Calidad y Medioambiente está estructurado según capítulos

considerados como documentos independientes. Este manual integra los procedimientos
documentados exigidos por la norma ISO 9001, describiéndose en los puntos dónde se exigen.

A lo largo de este manual se describen las actividades que se desarrollan de forma general en
toda la Organización y que evidencian el cumplimiento de los requisitos de las Normas. No
obstante en algún área pueden desarrollarse las mismas actividades de distinta forma, en estos
casos la operativa se describe en la documentación propia del área.

4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS.

Documentación externa.

Es la generada fuera del Sistema de Gestión, se encuentra identificada por su propio título y
edición. Cuando se observa documentación obsoleta se retira, tratando de reponerla por
documentación actualizada.

La documentación externa que afecta a los sistemas de Correos es:

ƒ Normativa legal, controlada por Asesoría Jurídica (en el caso de la legislación

puramente postal, se podrá acceder a través de la intranet).

ƒ Normativa de referencia para la certificación de sistemas, controlada por la

Subdirección de Organización.

ƒ Normativa UPU, controlada por la Unidad Internacional.

ƒ Acuerdos comerciales suscritos por la organización, controlados por la Dirección de

Comercial y Marketing.

Cuando se produce algún cambio en esta documentación, el área que la controla notifica el
mismo a través de nota interna al área afectada (Dirección de Operaciones) donde se evalúa si
es necesario realizar algún cambio en el sistema.

Salvo la Subdirección de Organización, el resto de unidades son externas al sistema, actuando

como proveedores de documentación.

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Documentación interna.

La documentación interna se clasifica a su vez según:

1. Documentación generada por las distintas áreas, cuyo control es definido por cada una
de ellas.

2. Documentación de Calidad y Medioambiente. El control de esta documentación se

detalla en los procedimientos de la Web de Procesos:

ƒ Revisión de la documentación de Calidad y Medioambiente

ƒ Publicación de la documentación de Calidad y Medioambiente

Los documentos dentro de esta categoría son:

ƒ Manual de Gestión.

ƒ Procedimientos del sistema (Web de Procesos)

ƒ Documentación de Medioambiente.

ƒ Formatos dentro del manual.

ƒ Política del sistema de gestión.

La revisión de la documentación se realiza como máximo cada 36 meses. Si

transcurrido este plazo no es necesario realizar ningún cambio, se debe recoger sobre
el acta de revisión abierta en el momento de revisión de la documentación.

MANUAL DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MEDIOAMBIENTE.

El Manual de Gestión, está compuesto por 9 capítulos y sigue la estructura de la norma ISO
9001 en cuanto a su índice. De forma general, todos los capítulos del Manual de Gestión tienen
el formato de página MG4/01, donde se refleja la siguiente información:

‰ Titulo: Capitulo X, siendo X el número del capitulo.

‰ Área: General.

‰ Código: MGX, donde MG es Manual de Gestión y X es el número de capítulo del

Manual de Gestión.

‰ Fecha de vigor. (al pie)

‰ Revisión en la que se encuentra. (al pie)

‰ Paginación. (al pie)

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PROCEDIMIENTOS DE MEDIOAMBIENTE.

Se generan sobre el formato MG4/01, y se codifican como PMAXX, donde PMA es

procedimiento de medioambiente y XX son los dígitos relativos al número correlativo de orden.

DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA DE CADA ÁREA.

Siempre que existan procedimientos documentados propios de cada área, éstos se pueden
encontrar dentro del Manual de Gestión de la Intranet. De manera general, para la
documentación generada por cada área, se utiliza el formato MG4/01, especificando:

‰ Titulo: Titulo dado al documento por el área correspondiente.

‰ Área: Área que genera el documento. Ejemplo: Subdirección de Oficinas, Subdirección

de Centros, etc.

FORMATOS.

Los formatos recogen la información necesaria para dejar evidencia de los resultados y
desarrollo de una actividad. Los formatos se diseñan en función de las actividades a realizar y
de la información que se quiere obtener. De manera general se elaboran sobre el formato
MG4/02, donde se refleja la siguiente información:

‰ Titulo: Nombre del formato

‰ Código: XXXX/YY, donde XXXX es el código del documento con el que se relaciona e
YY el número de orden que ocupa dentro del documento. Ejemplo: MG8/01, Formato 1
del capítulo 8 del Manual de Gestión.

‰ Revisión en la que se encuentra.

‰ Paginación.

4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS.

Dentro del sistema existen 2 clases de registros:

‰ Físicos, que son los que se encuentran fundamentalmente en papel.

‰ Electrónicos, que a su vez se dividen en:

ƒ Los que se encuentran en los sistemas de información corporativos. (SGIE,

IRIS, MARABÚ…)

ƒ Los que no se encuentran en los sistemas de información corporativos. (actas

de revisión, acciones correctivas, incidencias…)

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RESPALDO Y RECUPERACIÓN DE REGISTROS

1. Registros físicos. Los criterios para el control de los registros físicos se establecen según el
área:

‰ Oficinas postales, en el proceso de “Archivo y Control de la Documentación”.

‰ Centros de Tratamiento, en el documento “Listado de Registros y Archivo en CTAs”

que se encuentra en la página Web de la intranet de Centros.

‰ En el resto de unidades se establece en cada unidad operativa.

Los registros físicos son archivados de manera segura, ordenándolos por tipo y dentro de
cada tipo por orden cronológico inverso (de manera que lo primero que se vea sea lo más
actual).

Con carácter general, el plazo de conservación de los registros será de 3 años. Salvo para
aquellos para los que exista reglamentación aplicable (facturas, residuos peligrosos...) que
estarán de acuerdo con lo que les aplique

2. Registros electrónicos en los sistemas de información y en los servidores corporativos. La

Dirección de Correos, a través de la Dirección de Tecnología y Sistemas, ha definido
dentro de su marco normativo:

‰ La política de seguridad de la información.

‰ La normativa de respaldo y recuperación.

Esta documentación, disponible en la Intranet de Correos, establece cuales son las

directrices, en relación a la Seguridad de la información y de los sistemas que la tratan,
para garantizar la Integridad, Confidencialidad y Disponibilidad de los mismos

3. Registros electrónicos fuera de los sistemas de información y servidores corporativos. Para

estos registros se realiza en cada unidad operativa una copia de seguridad como mínimo
cada 6 meses, conservando además de la copia realizada la inmediatamente anterior.

Entre los registros fuera de los sistemas se pueden encontrar:

‰ Acta de revisión. MG5/01

‰ Evaluación de proveedores. MG7/01

‰ Informe de auditoria internas (no audinter). MG8/02

‰ Incidencias fuera de lo sistemas. MG8/03

‰ Informe de Acción. MG8/04

‰ Cuestionario auditoria interna general ISO 9001 y 14001. MG8/06

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La manera de codificar estos registros se indica en los puntos del manual en los que
aparecen según:

Registro Formato Codificación

Acta de revisión MG5/01 Pto 5.6 MG5

Auditoría direcciones sistemas MG8/02 Pto. 8.2.2 MG8
Auditoría medioambiental MG8/06 Pto. 8.2.2 MG8
Incidencias fuera de los sistemas
MG8/03 Pto. 8.3
(Oficinas y Unidades de Reparto)
Acciones correctivas MG8/04 Pto 8.5.2
Acciones preventivas MG8/04 Pto 8.5.3

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