INVENTARIO DE

ALMACEN
Formatos para inventario
Vale de entrada.- Este formato será de utilidad para
registrar las entradas de los materiales al inventario,
tendrá los siguientes datos:
 Folio (hojas previamente foliadas)
 Fecha (cuando llega el material)
 Tipo de material (de manera general)
 Descripción (se especifica el material con tamaño
y color)
 Cantidad (del material que entra)
 Factura (folio de la factura de compra del
material)
 Costo (monto del costo de la compra del material)
 Comentarios (si es que los hay)
 Nombre y firma del encargado del almacén (es
quien autoriza y registra la entrada del material al
inventario)
NOTA: El registro en este vale solo lo puede hacer el
encargado del almacén, mismo que se encargará de
registrar su entrada en el sistema del inventario de
almacén.
Vale de salida.- Este formato será de utilidad para
registrar las salidas de los materiales del inventario,
tendrá los siguientes datos:
 Folio (hojas previamente foliadas)
 Fecha (cuando sale el material)
 Tipo de material (de manera general)
 Descripción (se especifica el material con tamaño
y color)
 Cantidad (del material que sale)
 N° orden (folio de la orden para la que se utilizará
el material)
  Comentarios (se puede escribir una descripción
breve de la orden en la que se utilizará el material)
 Área (área de la empresa Crearte Gráficos que da
salida al material)
 Persona que recibe (nombre y firma de la persona
que recibe, es decir la que utilizará el material)
 Nombre y firma del encargado del almacén (es
quien autoriza y registra la salida del material al
inventario)
NOTA: El registro en este vale lo puede hacer
cualquier persona de la empresa, pero deberá notificar
al encargado de almacén su salida, y este último se
encargará de registrar su salida en el sistema del
inventario de almacén.
Creación del sistema de inventario
El sistema del inventario será creado en el programa
Excel ya que este programa nos permite registrar
automáticamente datos, por medio de fórmulas, filtros,
etc., y aplicar un diseño personalizado al sistema.
Se realiza el siguiente procedimiento para crear el
sistema:
 Abrir un libro del programa Excel
 Cambiar el nombre de la “Hoja 1” por “LISTA”;
en esta hoja se va a crear la lista de “Área”,
“Persona”, “Tipo de material”, “Descripción”,
“Nivel máximo”, “Nivel mínimo”, “Pedido”,
“Costo aprox”, “Fecha de surtido” y el “Total del
costo aproximado”
 Celda “A3”, escribir “AREA” será el encabezado
de la lista de las áreas de Crearte Gráficos.
 Celda “A4”, hacia abajo se escriben los elementos
del encabezado “Área”, que son:
 Administración
 Atención al cliente
 Diseño
 Gerencia
 Impresión
 Serigrafía
 Celda “B3”, escribir “PERSONA” será el
encabezado de la lista de las personas que
colaboran en Crearte Gráficos.
 Celda “B4”, hacia abajo se escriben los nombres
de los elementos del encabezado “Persona”.
 Celda “C3”, escribir “TIPO DE MATERIAL”
será el encabezado de la lista de los materiales que
se registrarán en el inventario de Crearte Gráficos.
 Celda “C4”, hacia abajo se escriben los nombres
de los elementos del encabezado “Tipo de
material”.
 Celda “D3”, escribir “DESCRIPCION” será el
encabezado de la lista de los materiales que se
registrarán en el inventario de Crearte Gráficos.
 Celda “D4”, hacia abajo se escriben los nombres
de los materiales del encabezado “Descripción”.
 Seleccionar la celda del encabezado “Área” y las
celdas donde están escritas las áreas, ir a la
pestaña “insertar”, seleccionar “tabla”, habilitar
“la tabla tiene encabezados” y dar clic en aceptar.
 Dar nombre a la tabla creada para poder filtrar
datos en el inventario:
 Ir a la pestaña “formulas”, seleccionar
“administrador de nombres”, seleccionar
“nuevo”, escribir “AREA”, dar clic en el
icono azul con flecha roja del renglón que
 dice “se refiere a”, seleccionar la tabla “Área”
y dar clic en aceptar.

 Seleccionar la celda del encabezado “Persona” y

las celdas donde están escritas las personas, ir a la
pestaña “insertar”, seleccionar “tabla”, habilitar
“la tabla tiene encabezados” y dar clic en aceptar.
 Dar nombre a la tabla creada para poder filtrar
datos en el inventario:
 Ir a la pestaña “formulas”, seleccionar
“administrador de nombres”, seleccionar
“nuevo”, escribir “PERSONA”, dar clic en el
icono azul con flecha roja del renglón que
dice “se refiere a”, seleccionar la tabla
“Persona” y dar clic en aceptar.
 Seleccionar la celda del encabezado “Tipo de
material” y las celdas donde están escritos los
tipos de materiales, ir a la pestaña “insertar”,
seleccionar “tabla”, habilitar “la tabla tiene
encabezados” y dar clic en aceptar.
 Dar nombre a la tabla creada para poder filtrar
datos en el inventario:
 Ir a la pestaña “formulas”, seleccionar
“administrador de nombres”, seleccionar
“nuevo”, escribir “TIPOMATERIAL”, se
escribe sin espacio ya que no se reconocen
espacios o algún otro signo que no sean
letras, dar clic en el icono azul con flecha roja
del renglón que dice “se refiere a”,
seleccionar la tabla “Tipo de material” y dar
clic en aceptar.
 Seleccionar la celda del encabezado
“Descripción” y las celdas donde están escritos
los materiales, ir a la pestaña “insertar”,
seleccionar “tabla”, habilitar “la tabla tiene
encabezados” y dar clic en aceptar.
 Dar nombre a la tabla creada para poder filtrar
datos en el inventario:
 Ir a la pestaña “formulas”, seleccionar
“administrador de nombres”, seleccionar
“nuevo”, escribir “DESCRIPCION”, dar clic
en el icono azul con flecha roja del renglón
que dice “se refiere a”, seleccionar la tabla
“Descripción” y dar clic en aceptar.
 Celda “E3”, escribir “NIVEL MÁXIMO” será el
encabezado del nivel máximo de cada material,
 Automáticamente se agrega el formato de tabla
para esta columna de “Nivel máximo”
 Celda “C4”, hacia abajo se escriben los nombres
de los elementos del encabezado “Nivel máximo”.
 Celda “F3”, escribir “NIVEL MÍNIMO” será el
encabezado del nivel mínimo de cada material,
 Automáticamente se agrega el formato de tabla
para esta columna de “Nivel mínimo”
 Celda “F4”, hacia abajo se escriben los nombres
de los elementos del encabezado “Nivel mínimo”.
 Celda “G3”, escribir “PEDIDO” será el
encabezado de la cantidad de pedido de cada
material,
 Automáticamente se agrega el formato de tabla
para esta columna de “Pedido”
 Celda “G4”, hacia abajo se escriben los nombres
de los elementos del encabezado “Pedido”.
 Celda “H3”, escribir “COSTO APROX” será el
encabezado de la cantidad del costo aproximado
del pedido de cada material,
 Automáticamente se agrega el formato de tabla
para esta columna de “Costo aprox”.
 Celda “H4”, hacia abajo se escriben los nombres
de los elementos del encabezado “Costo aprox”.
 Celda “I3”, escribir “FECHA DE SURTIDO” será
el encabezado de la cantidad del costo
aproximado del pedido de cada material,
 Automáticamente se agrega el formato de tabla
para esta columna de “Fecha de surtido”.
 Celda “I4”, hacia abajo se escriben los nombres
de los elementos del encabezado “Fecha de
surtido”.
 Celda “I1”, se escribe el encabezado “TOTAL”,
para identificar el total del costo aproximado del
pedido que se surtirá.
 Celda “I2”, se escribe una fórmula que servirá
para conocer la cantidad del total del costo de
pedido, ya sea de todos los materiales o cuando se
filtren, la fórmula es: =subtotales(9,h:h)
 Agregar una segunda hoja en el mismo libro de
Excel, y modificar el nombre por
“INVENTARIO”, aquí se creara un formato para
registrar las entradas y salidas del inventario de
almacén.
 Celda “A1”, se escribe “INVENTARIO DE
ALMACEN”, servirá para identificar el título de
la hoja.
 Celda “A2”, se escribe “TOTAL EXISTENCIA”
 Celda “A4”, se escribe “FECHA”, será el
encabezado para registrar la fecha de entradas o
salidas del inventario.
 Celda “B4”, se escribe “FOLIO”, será el
encabezado para registrar el folio del formato
“vale entrada” o “vale salida”.
 Celda “C4”, se escribe “TIPO DE MATERIAL”,
será el encabezado para registrar el tipo de
material que entre o salga del inventario.
 Celda “D4”, se escribe “DESCRIPCION”, será el
encabezado para registrar el material específico
que entre o salga del inventario.
 Celda “E4”, se escribe “FACTURA”, será el
encabezado para registrar el folio de la factura con
la que entra el material.
 Celda “F4”, se escribe “COSTO”, será el
encabezado para registrar el costo con el que entro
el material.
 Celda “G4”, se escribe “CANTIDAD
ENTRADA”, será el encabezado para registrar la
cantidad del material que entra al inventario.
 Celda “H42”, se escribe “ORDEN”, será el
encabezado para registrar el folio de la orden en
que será utilizado el material que salga del
inventario, en caso de ser así, si no se utiliza el
material para alguna orden no se escribe nada.
 Celda “I4”, se escribe “AREA”, será el
encabezado para registrar el área que realiza la
salida del material.
 Celda “J4”, se escribe “PERSONA”, será el
encabezado para registrar la persona que realiza la
salida del material.
 Celda “K4”, se escribe “CANTIDAD SALIDA”,
será el encabezado para registrar la cantidad del
material que sale del inventario.
 Celda “L4”, se escribe “EXISTENCIA”, será el
encabezado para saber la existencia de los
materiales por cada registro.
 Agregar formato de tabla: seleccionar las celdas
“A4”, “B4”, “C4”, “D4”, “E4”, “F4”, “G4”, “H4”,
“I4”, “J4”, “K4” y “L4”; ir a la pestaña “insertar”,
dar clic en tabla, habilitar “la tabla tiene
encabezados” y aceptar.
 Seleccionar la tabla “Fecha”, ir a la pestaña
“inicio”, dar clic en formato de número,
seleccionar “Más formatos de número”, dar clic
en personalizada, escribir “ddd,dd,mmm,aaaa”,
esto para que la fecha aparezca con día de semana,
número del día, mes y año (mar,05,sep,2015).
 Celda “A5”, de esta celda hacia abajo se registrará
la fecha que contenga el “vale entrada” o “vale
salida” a registrar.
 Celda “B5”, de esta celda hacia abajo se registrará
el “Folio” que contenga el “vale entrada” o “vale
salida” a registrar.
 Seleccionar la tabla “Tipo de material” y dar
formato para filtrar datos en forma de lista del tipo
de material, de la siguiente manera: seleccionar la
tabla “Tipo de material”, ir a la pestaña “datos”,
 dar clic en “validación de datos”, ir a la pestaña
“configuración”, en “permitir” seleccionar “lista”,
habilitar “omitir blancos” y “celda con lista
desplegable”, en “origen” escribir
“=TIPOMATERIAL”, que es el nombre que se le
dio a la tabla de “tipo de material” en la hoja
“lista”.
 Celda “C5”, de esta celda hacia abajo se estará
seleccionando el tipo de material de entrada o
salida a registrar de la lista desplegable que se
acaba de crear.
 Seleccionar la tabla “Descripción” y dar formato
para filtrar datos en forma de lista del material, de
la siguiente manera: seleccionar la tabla
“Descripción”, ir a la pestaña “datos”, dar clic en
“validación de datos”, ir a la pestaña
“configuración”, en “permitir” seleccionar “lista”,
habilitar “omitir blancos” y “celda con lista
desplegable”, en “origen” escribir
“=DESCRIPCION”, que es el nombre que se le
dio a la tabla de “Descripción” en la hoja “lista”.
 Celda “D5”, de esta celda hacia abajo se estará
seleccionando el material específico de entrada o
salida a registrar de la lista desplegable que se
acaba de crear.
 Celda “E5”, de esta celda hacia abajo se estará
registrando el folio de la factura con la que entra
el material en el inventario.
 Seleccionar la tabla “Costo”, ir a la pestaña
“inicio”, ir a “formato de número”, dar clic en
“contabilidad”, en “posiciones decimales”
seleccionar “2”, en “símbolo” seleccionar “$” y
aceptar.
 Celda “F5”, de esta celda hacia abajo se estará
registrando el costo del material que entra a
inventario.
 Seleccionar la tabla “Cantidad entrada”, ir a la
pestaña “inicio”, ir a “formato de número”, dar
clic en “numero”, en “posiciones decimales”
seleccionar “2”, habilitar “usar separador de
decimales” y aceptar.
 Celda “H5”, de esta celda hacia abajo se estará
registrando la cantidad del material que está
entrando a inventario.
 Seleccionar la tabla “Área” y dar formato para
filtrar datos en forma de lista del área, de la
siguiente manera: seleccionar la tabla “Área”, ir a
la pestaña “datos”, dar clic en “validación de
datos”, ir a la pestaña “configuración”, en
“permitir” seleccionar “lista”, habilitar “omitir
blancos” y “celda con lista desplegable”, en
“origen” escribir “=AREA”, que es el nombre que
se le dio a la tabla de “Área” en la hoja “lista”.
 Celda “I5”, de esta celda hacia abajo se estará
seleccionando el área que realiza la salida del
 material a registrar de la lista desplegable que se
acaba de crear.
 Seleccionar la tabla “Persona” y dar formato para
filtrar datos en forma de lista de la persona, de la
siguiente manera: seleccionar la tabla “Persona”,
ir a la pestaña “datos”, dar clic en “validación de
datos”, ir a la pestaña “configuración”, en
“permitir” seleccionar “lista”, habilitar “omitir
blancos” y “celda con lista desplegable”, en
“origen” escribir “=PERSONA”, que es el nombre
que se le dio a la tabla de “Persona” en la hoja
“lista”.
 Celda “J5”, de esta celda hacia abajo se estará
seleccionando la persona que realiza la salida del
material a registrar de la lista desplegable que se
acaba de crear.
 Seleccionar la tabla “Cantidad salida”, ir a la
pestaña “inicio”, ir a “formato de número”, dar
clic en “numero”, en “posiciones decimales”
seleccionar “2”, habilitar “usar separador de
decimales” y aceptar.
 Celda “K5”, de esta celda hacia abajo se estará
registrando la cantidad del material que está
saliendo de inventario.
 Seleccionar la tabla “Existencia”, ir a la pestaña
“inicio”, ir a “formato de número”, dar clic en
“numero”, en “posiciones decimales” seleccionar
 “2”, habilitar “usar separador de decimales” y
aceptar.
 Celda “L5”, agregar la fórmula “=G5-K5”, esta
fórmula permite saber el resultado de la diferencia
de las celdas mencionadas y saber la existencia
por cada registro de material.
 Arrastrar los renglones de la fila 5 hacia abajo
cuantos renglones se desee para registrar entradas
y salidas del inventario, automáticamente se
arrastran los formatos y formulas antes creados.
 Celda “B2”, escribir la fórmula
“=SUBTOTALES(9,L:L)”, permitirá saber la
sumatoria de la columna “Existencia” de manera
general o cuando se apliquen filtros. Dar formato
de número de la sig manera: ir a la pestaña
“inicio”, dar clic en “número”, en “posiciones
decimales” seleccionar “2”, habilitar “usar
separador de miles” y aceptar.
 Agregar el logo de Crearte Gráficos en la parte
superior y dar formato de letra y tamaño según se
desee.
 Dar clic derecho en la hoja “Inventario”, dar clic
en “mover o copiar”, seleccionar “mover al final”,
habilitar “crear una copia” y aceptar. Copiar esta
hoja 12 veces, para que cada una corresponda a un
mes, se modifica el nombre de las hojas que se
acaban de crear, agregando después de
“inventario” el nombre de cada mes para que
quede así: inventario ene, inventario feb,... y así
hasta llegar al mes de diciembre.
  Guardar el archivo como “INVENTARIO DE
ALMACEN”, y se tiene finalizado el sistema para
registrar entradas y salidas del inventario de
almacén de Crearte Gráficos.
Registro de entradas o salidas en el inventario
Se tendrán que registrar todos los vales ya sean de
entrada o de salida en el sistema del inventario, esto se
puede hacer cada día por las mañanas se toma el
registro de los vales del día anterior, esto con el fin de
no dejar pasar varios días y tener actualizado el
inventario, es decir poder saber casi en tiempo real las
existencias.
 Registro del vale de entrada
Abrir el archivo de “Inventario de almacén” y
seleccionar la hoja “inventario” con el mes
correspondiente a registrar.
En la columna de la tabla “Fecha”, se registra la fecha
que contenga el vale de entrada,
En la columna de la tabla “Folio”, se registra el folio
que contenga el vale de entrada,
En la columna de la tabla “Tipo de material”, se
registra el tipo de material que contenga el vale de
entrada, se selecciona de la lista desplegable que
aparece en la esquina de la celda.
En la columna de la tabla “Descripción”, se registra el
material especificado que contenga el vale de entrada,
se selecciona de la lista desplegable que aparece en la
esquina de la celda.
En la columna de la tabla “Factura”, se registra el folio
de la factura que contenga el vale de entrada,
En la columna de la tabla “Costo”, se registra el monto
del costo de la compra del material que contenga el
vale de entrada,
En la columna de la tabla “Cantidad entrada”, se
registra la cantidad del material que contenga el vale
de entrada.

 Registro del vale de salida

Abrir el archivo de “Inventario de almacén” y
seleccionar la hoja “inventario” con el mes
correspondiente a registrar.
En la columna de la tabla “Fecha”, se registra la fecha
que contenga el vale de salida,
En la columna de la tabla “Folio”, se registra el folio
que contenga el vale de salida,
En la columna de la tabla “Tipo de material”, se
registra el tipo de material que contenga el vale de
salida, se selecciona de la lista desplegable que
aparece en la esquina de la celda.
En la columna de la tabla “Descripción”, se registra el
material especificado que contenga el vale de salida, se
selecciona de la lista desplegable que aparece en la
esquina de la celda.
En la columna de la tabla “Orden”, se registra el folio
de la orden que contenga el vale de salida.
En la columna de la tabla “Área”, se registra el área
que contenga el vale de salida, se selecciona de la lista
desplegable que aparece en la esquina de la celda.
En la columna de la tabla “Persona”, se registra la
persona que contenga el vale de salida, se selecciona
de la lista desplegable que aparece en la esquina de la
celda.
En la columna de la tabla “Cantidad salida”, se registra
la cantidad del material que contenga el vale de salida.

Filtración de datos
Permite observar unos cuantos datos en el sistema de
inventario, dependiendo la columna que se quiera
filtrar se hace lo siguiente:
 Seleccionar la columna a filtrar
 Dar clic en el icono que aparece en la esquina
inferior
 Deshabilitar los campos de selección de elementos
 Habilitar los campos de los elementos a filtrar
Cuando se filtran datos el icono aparece como y
no se pueden hacer nuevos registros en el inventario,
por esa razón se tiene que quitar la filtración de datos
de la siguiente manera:
 Dar clic en el icono
 Dar clic en “seleccionar todo”
 Aceptar cambios
El icono cambia a y ahora si ya se puede
comenzar a registrar sin filtros y aparecen todos los
datos que se han registrado en el inventario.

NOTA: Esta filtración de datos será de utilidad para

conocer en la hoja “lista” el total del costo aproximado
del pedido; y en las hojas de “inventario” se pueden
filtrar los materiales para poder hacer corte de mes y
registrar en el nuevo mes las existencias del mes
anterior como inventario inicial.