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¿Crees que ciertos procesos deberían estar documentados en protocolos de trabajo para
que se hagan las cosas siempre de la misma forma?
A la hora de analizar el grado de gestión en las empresas existen muchas herramientas que
se pueden utilizar para realizar un diagnóstico de forma ágil y así poder detectar problemas
o áreas dónde mejorar.
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2/4/22, 20:08 Descubre dónde falla tu negocio con este Test
Esta última herramienta es la que te voy a presentar en este artículo para que analices
dónde falla tu negocio.
Respondiendo a una serie de preguntas, podrás analizar qué áreas de tu negocio necesitan
más atención y cuáles menos.
Se trata de un Test en el cual he dividido las preguntas por áreas comunes de una PYME en
el que obtendrás como resultado un rango de puntuación comprendido entre ¡Cuidado! y
¡Enhorabuena!
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Aquí te dejo algunas de las preguntas que podrás encontrar en el Test que he preparado.
En este artículo para cada pregunta que te presento, he analizado el porqué es importante,
bajo mi punto de vista, el cumplir con cada una de ellas.
Puedes encontrar el resto de preguntas del Test aquí junto con una Hoja de Ruta para
mejorar la gestión de tu negocio.
Área: Dirección
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Trabajar con unos objetivos claros, bien definidos y comunicados ayuda muchísimo a la
motivación de los trabajadores y más cuando se establecen objetivos departamentales.
Cualquier departamento puede tener objetivos asignados (ventas alcanzadas, número de
informes realizados, mínimo de incidencias identificadas, producción mensual, horas de
formación/capacitación, etc).
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El reto de cualquier director, gerente o propietario de una empresa está en establecer estos
objetivos alcanzables para cada departamento que lleven a optimizar cada vez más la
empresa en su conjunto.
Y es que esto es una verdad como un templo, así que siempre que establezcas unos
objetivos a conseguir debes realizar un seguimiento periódico mensual, trimestral,
cuatrimestral, semestral… lo que tú elijas, pero hazle un seguimiento. De lo contrario es muy
probable que los objetivos caigan en saco roto y nadie se preocupe por conseguirlos ya que
no se está haciendo un seguimiento a los mismos.
Ten en cuenta que cuando vayas a establecer la periodicidad de tus objetivos, entre más
tiempo pase entre medición y medición menos capacidad de reacción tendrás ante un
resultado que no es el que esperabas. No es lo mismo darte cuenta a los seis u ocho meses
que la consecución de tu objetivo no va bien a que te des cuenta a los tres meses. Si te das
cuenta a los tres meses tendrás mucha más capacidad de reacción y podrás estudiar qué
está pasando.
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En el caso de una prestación de servicios la reunión podrá estar enfocada en revisar los
servicios que estás preparando para entregar, cómo van los que están siendo entregados y
que tal han ido los que ya fueron entregados.
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¿Qué pasaría si nuestro equipo comercial no comunica bien el pedido de nuestros clientes al
departamento de producción? ¿Qué pasaría si un cliente llega a la empresa a recoger el
producto que le hemos preparado y la persona en administración que se lo entrega no lo
atiende bien?
Todos los puestos de trabajo son importantes y todas en las personas aportan su granito de
arena para conseguir a un cliente satisfecho.
Establece en tu negocio qué decisiones puede tomar otra persona cuando no se encuentra
la dirección y qué decisiones no se podrá y por tanto hay que consultar a dirección o alta
gerencia.
He visto en muchas ocasiones como trámites sencillos y sin una mayor trascendencia se
encuentran parados en una organización por no estar presente la dirección para responder a
un simple “sí o no”.
El tener por escrito cómo se deben de hacer las cosas, dónde se archivan y qué documentos
se deben desarrollar es algo básico para reducir muchos tiempos de formación/capacitación
interna cuando hay una nueva incorporación en la empresa, cuando alguien sale de
vacaciones y su trabajo debe realizarlo otra persona, cuando de repente alguien sale de la
empresa y ese trabajo debe hacerse por otro compañero/a.
Un consejo que doy a mis clientes es documentar estos procesos mediante un video. Yo lo
llamo “video-proceso” (no lo busques en Google porque no aparece, es un término que se
me ha ocurrido a mí).
Cuántas veces hemos perdido tiempo porque no nos acordamos de cómo llegar a una
pestaña o función específica de nuestro software de gestión. Cuántas veces hemos
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interrumpido a otro compañero para que nos explique cómo sacar un informe de nuestro
sistema de gestión.
Imagínate si un día inviertes tres horas de tu tiempo para grabar tu pantalla mientras haces
ciertas tareas con tu software y a ese vídeo después de grabarlo lo llamas “Cómo sacar el
informe AA del software XX”.
Y así con un simple vídeo tienes el mejor recurso visual para saber cómo se realiza cierta
tarea. Bajo mi punto de vista es algo importantísimo. Tan solo tienes que decidir el día y
hora en que vas a invertir en un ahorro de tiempo para un futuro. ¿Esto lo ves tan
importante como yo? Espero que sí…
Cuando describes un puesto de trabajo, aparte de detallar todas las tareas que tiene que
llevar a cabo ese puesto, también detallas las competencias que debe tener la persona que
va a desarrollar ese puesto de trabajo (educación, formación/capacitación extra, experiencia,
habilidades). Este es el mejor momento para detectar necesidades de
formación/capacitación y establecerlo en un plan anual.
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Por su parte las oportunidades de cada departamento las podrás detectar si le preguntas a
los responsables de cada proceso lo siguiente:
¿qué podríamos hacer en la empresa para ahorrar tiempo al ejecutar este proceso?
¿se podría automatizar algún paso de los que llevas a cabo en tus procesos?
¿crees que las cosas se podrían hacer de forma un tanto diferente y más eficientes?
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meses atrás sin saldar. Eso significaba dinero en la calle sin cobrar y lo que es peor sin
solicitar a los clientes ya que la propia empresa no sabía que tenía ese dinero en la calle.
Evidentemente esto puede ocurrir en una empresa que tiene cierta facturación y el volumen
del número de facturas emitidas es bastante alto. Pero, ¿acaso no deja de ser dinero que le
pertenece a la empresa como para dejar de controlarlo?
Recuerdo una empresa que acudía a bancos para solicitar préstamos y líneas de crédito pero
cuando analizabas su cartera pendiente de cobro tenía un valor superior a las seis cifras (en
euros). Nunca entendí esa situación…
Puedes escoger unas cuantas variables, entre ellas el precio y luego ponderar cada una de
ellas con un porcentaje.
Evidentemente esto sobretodo lo deberías de realizar cuando las compras a los proveedores
superen un valor determinado al año por parte de la organización.
Cuando elaboras un presupuesto puedes hacerte una idea de cuantos recursos económicos
tendrás para destinar para realizar una inversión en capital humano, infraestructura, equipos,
etc.
Cuando lo hagas, compara el resultado con el escenario real y aprende de los errores
cometidos a la hora de elaborarlos.
Área: Comercial
Por lo tanto, documenta mediante una hoja de pedido, una toma de datos o cualquier otro
registro lo que el cliente está solicitando.
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Esto deberás de tenerlo especialmente presente si trabajas con un equipo comercial que
está en la calle visitando y buscando nuevos clientes. Evita, mediante estos registros, que se
pierda parte de la información desde que el cliente lo solicita al comercial hasta que llega a
la empresa.
Sé que hoy todos vivimos en un mundo cada vez más deprisa en que se deben hacer las
cosas ya pero también sé que las nuevas tecnologías permiten ahorrar mucho tiempo. Yo
todas mis ofertas las firmo de manera digital con mi certificado electrónico y simplemente
con dos clics. Esta firma digital está cada día está más estandarizado en todas las empresas.
con este?
Esta es otra pregunta que aplica en todas las áreas y departamentos de una empresa y por
lo tanto también la encontrarás el Test que tengo preparado.
Debe existir una buena comunicación entre todos los departamentos de una empresa
porque todos están conectados de una manera u otra.
Por ejemplo el departamento de informática depende de los avisos que reciba desde el
departamento de recursos humanos o administración para dar de alta o de baja y acceso a
los sistemas de la información, correo electrónico y otras aplicaciones web de la empresa
cuando un empleado comienza a trabajar o se va de la empresa.
En una empresa que presta servicios de consultoría, el equipo comercial tiene que tener una
buena comunicación con administración y con producción para comunicarles las
necesidades y pedidos de los clientes y qué trabajos se han de facturar o cuando se ha
firmado el acuerdo de prestación del servicio para comenzar a trabajar.
Las empresas deben aprovechar internet como una herramienta para comunicar que existen
y demostrar los productos y servicios que entregan al mercado.
En mi caso, el 80% de los clientes nuevos que hago llegan desde alguna de estas vías que te
he comentado.
Área: Producción
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Esto no aplicará por igual a todas las empresas evidentemente ya que existirán muchos
negocios en los cuales para poder producir tan solo necesitan de un ordenador y una
oficina.
Pero hay negocios en los cuales existen grandes equipos y maquinarias que llevan a cabo la
producción (fábricas, imprentas, talleres industriales, etc.). Todas estas máquinas deben llevar
un plan de mantenimiento preventivo y planificar la producción sabiendo que algunas horas
al mes o al trimestre no estarán operativas ya que se le están realizando las tareas de
mantenimiento necesarias para conservarla en condiciones óptimas.
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Un día le envié un email a un responsable de una empresa que tenía grandes equipos y que
se saltaba continuamente los mantenimientos preventivos. En el email le preguntaba algo
así: “Nombre_persona, hablando de los equipos, ¿qué te parece si hacemos un cálculo para
saber cuánto dinero facturas sólo con el equipo xxxxx al cual no se le está haciendo el
mantenimiento preventivo que deberíamos? ¿y qué pasaría si un día se avería? …”.
Conocer tus costes fijos y variables para luego imputarlos en el precio de lo que entregas al
mercado más un margen comercial es algo en lo que no puedes fallar.
Tanto si fabricas un producto como si prestas un servicio, realizar reuniones para planificar y
hacer un seguimiento a la producción es algo esencial.
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Para ello debe existir una buena comunicación entre el área de informática y el de recursos
humanos.
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No todos los empleados puede que tengan acceso a toda la información de la empresa. Por
lo tanto hay que tener establecido una serie de permisos y accesos dentro de la red de la
organización.
Lo importante es que tengas los privilegios de acceso, lectura y edición bien definido para
cada uno de ellos.
He visto en más de tres ocasiones como se paraliza la producción de una empresa durante
dos o tres días para intentar recuperar o volver a volcar información crítica en un programa
de gestión. Y todo por haberse infectado con un virus/troyano y no tener una copia de
seguridad preparada para ser ejecutada.
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la hora de hacerlo.
Esto son algunas de las preguntas que podrás encontrar en este Test de gestión empresarial
que he preparado.
Te espero en los comentarios que para me cuentes qué tal te ha ido con el Test.
También puedes leer: 10 Pasos esenciales para hacer una auditoría interna de procesos en
tu negocio
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Iván Torres
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CORREO ELECTRÓNICO
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