FÓRMULAS y FUNCIONES

Office Excel
La fórmulas y funciones son uno de los temas más importantes de este curso, pues
en su comprensión y manejo esta la base de las hojas de cálculo. Estudiaremos
la sintaxis de éstas y veremos como podemos combinar una serie de funciones.

¿Qué es una función?.

Una función es una fórmula predefinida que opera con uno o más valores y de-
vuelve un resultado en una celda . La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1; argumento2;...;argumentoN).

Y cumple las siguientes reglas:

»» Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo

de igual =.
»» Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesos.
No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
»» Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fór-
mulas o funciones.
»» Los argumentos deben serpararse por un punto y coma.

ENLACE DE INTERÉS.

En el siguiente enlace encontrarás todas las funciones soportadas

por Excel.

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/lista-de-funciones-
de-hoja-de-calculo-por-c ategoria-HP010079186.aspx

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 Para introducir una fórmula o función en Excel, debemos seleccionar la celda
que desplegará el resultadoy escribirla en la barra de fórmulas.

Ejemplo. Función SUM

Iniciamos con este ejemplo básico pero esencial para comprender el manejo
de funciones, utilizaremos la función SUM.

FUNCIÓN SUM
Suma todos los números de un rango de celdas.

Sintaxis.

SUMA(número1;número2; ...)
Podemos introducir de 1 a 255 argumentos de cuyo valor total de la
suma se desea obtener.

Observaciones.

»» Se tienen en cuenta los números, valores lógicos y re-

presentaciones textuales de números que se escriban
directamente en la lista de argumentos.
»» Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se
considerarán los números de esa matriz o referencia.
Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógi-
cos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.
»» Los argumentos que sean valores de error o texto que
no se pueda traducir a números provocan errores.

Ver más detalles en la página de Office.

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Vamos a crear una hoja de cálculo en blanco e introducir valores númericos a
5 celdas de la columna B y escribiremos la función SUM en la barra de fórmu-
las con 5 argumentos que serán cada una de las celdas anteriores.

Observemos que escribimos la fun-

ción y cada uno de los argumentos
que intervienen en el proceso de la
sumatoria, el resultado es 60.

=SUMA(B2;B2;B3;B4;B5;B6)

Observemos que en este caso intro-

ducimos un rango de celdas con el
símbolo “:” , el resultado de la misma
forma es 60.

=SUMA(B2:B6)

Existe en Excel una forma automática de realizar el proceso de sumatoria.

Desde la barra de herramientas Fórmula hacemos clic en en el botón con el
símbolo de la sumatoria, ahora solo nos queda seleccionar el rango de celdas
y presionar la tecla Enter.

Si deseamos seleccionar cada una de las celdas de forma separada, solo

presionamos la tecla Ctrl y hacemos clic sobre la celda a seleccionar o dese-
leccionar para la sumatoria.

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 TECLA DE FUNCIÓN F2.

Si deseamos visualizar las celdas que intervienen para ser proce-

sadas en una fórmula, debemos ubicarnos en la celda con la fór-
mula y simplemente presionar la tecla F2.
Las celdas se resaltarán de colores y podremos identificarlas facil-
mente en la hoja de cálculo.

Operadores de cálculo y orden de operaciones.

Excel permite que una función tenga varios operadores para tratar los
datos. Los operadores son símbolos que identifica operaciones aritméticas ló-
gicas entre 2 argumentos. En la siguiente tabla observaremos los operadores
más utilizados y su orden de opraciones.

OPERADOR ARITMÉTICO SIGNIFICADO (MUESTRA)

+ (signo más) Suma (3+3)

– (signo menos) Resta (3–1) o negación (–1)

* (asterisco) Multiplicación (3*3)

/ (barra diagonal) División (3/3)

% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)

^ (símbolo de intercalación) Exponenciación (3^2)

OPERADOR DE COMPARACIÓN SIGNIFICADO (MUESTRA)

= (signo igual) Igual a (A1=B1)

> (signo mayor que) Mayor que (A1>B1)

< (signo menor que) Menor que (A1<B1)

Mayor o igual que (A1>=B1)

>= (signo mayor o igual que)

<= (signo menor o igual que) Menor o igual que (A1<=B1)

<> (signo distinto de) No igual a (A1<>B1)

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OPERADOR DE COMBINACIÓN SIGNIFICADO (MUESTRA)

Une dos valores para generar un valor

& (Y comercial)
de texto continuo (“Nor” & “oeste”)

OPERADOR REFERENCIA SIGNIFICADO (MUESTRA)

Operador de intervalo, que genera una

referencia a todas las celdas entre dos
: (dos puntos)
referencias, incluidas las dos referencias
(B5:B15)
Operador de unión, que combina varias
referencias en una referencia (SUMA(B5:-
, (coma)
B15,D5:D15))

Operador de intersección, que genera

(un espacio) una referencia a las celdas comunes a las
dos referencias (B7:D7 C6:C8)

Una fórmula en Excel siempre comienza con un signo igual (=). Después del
signo igual están los elementos que se van a calcular (operandos), que se se-
paran mediante operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda
a derecha, según un orden concreto para cada operador de la fórmula.

Si combina varios operadores en una sola fórmula, Excel realiza las opera-
ciones en el orden mostrado en la tabla siguiente. Si una fórmula contiene
operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene una
multiplicación y un operador de división), Excel evalúa los operadores de iz-
quierda a derecha.

OPERADOR DESCRIPCIÓN

: (dos puntos)
, (coma) Operadores de referencia
(un espacio)

– (signo menos) Negación (como en -1)

% (signo de porcentaje) Porcentaje

^ (símbolo de intercalación) Exponenciación

* (asterisco) Multiplicación y división

/ (barra diagonal)

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 + (signo más)
Suma y resta
– (signo menos)

Conecta dos cadenas de texto (conca-

& (Y comercial)
tenación)
= (signo igual)
> (signo mayor que)
< (signo menor que)
Comparación
>= (signo mayor o igual que)
<= (signo menor o igual que)
<> (signo distinto de)

ENLACE DE INTERÉS.

El siguiente enlace contiene más información sobre los operadores

de cálculo y orden de operaciones.

http://office.microsoft.com/es-es/mac-excel-help/operado-
res-de-calculo-y-orden-de-operaciones-HA102927508.aspx?C-
TT=1

Funciones anidadas dentro de funciones

Excel nos permite utilizar una función como uno de los argumentos de otra
función.
Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el
mismo tipo de valor que el que utilice el argumento.

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Ejemplo. Función SI anidada.

Vamos a realizar el ejemplo bajo el siguiente enunciado:

La familia Perez se encuentra a finales del mes de septiembre y a inicio del

mes ha previsto que los gastos del mes de septiembre sea en alquiler 1400,
2000 en alimentación y 1250 en otros gastos. Actualmente la familia a gastado
durante el mes 1400 en alquileres, 1850 en alimentación y 1800 en otros gas-
tos.
¿La familia Perez, ha sobrepasado los gastos presupuestados previstos a ini-
cio del mes?

FUNCIÓN SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y
otro valor si dicho argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
prueba_lógica: es cualquier valor o expresión que pueda evaluar-
se como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una ex-
presión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión
se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como
FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de com-
paración.

valor_si_verdadero: es el valor que se devuelve si el argumento

prueba_lógica es VERDADERO.
Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto “Dentro de
presupuesto” y el argumento prueba_lógica se evalúa como VER-
DADERO, la función SI muestra el texto “Dentro de presupuesto”.
Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento va-
lor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero).
Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VER-
DADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra
fórmula.

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 valor_si_falso: es el valor que se devuelve si el argumento prue-
ba_lógica es FALSO.
Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto “Presupues-
to excedido” y el argumento prueba_lógica se evalúa como FAL-
SO, la función SI muestra el texto “Presupuesto excedido”. Si el
argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es
decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se
devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y va-
lor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdade-
ro hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve
el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

Observaciones

Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_

si_verdadero y valor_si_falso para crear pruebas más complica-
das.

Ver más detalles en la página de Office.

Iniciamos una hoja en blan-

co en Excel y rellenamos
las celdas con la informa-
ción del enunciado.

La pregunta es si la familia
Perez ha excedido sus gas-
tos presupuestados, una
pregunta lógica, y para ello
necesitamos saber el total de gastos de lo previsto y de lo gastado realmente,
esto último implica una sumatoria; una vez hallado estos dos últimos totales
necesitamos compararlos y mostrar en el resultado si se el presupuesto se ha
excededido o no.

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Una de las soluciones vendría a través de la siguiente fórmula:

La familia Perez ha excedido el presupuesto del mes.

ENLACE DE INTERÉS.

El siguiente enlace contiene más información sobre funciones ló-

gicas.

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/lista-de-funcio-
nes-de-hoja-de-calculo-por-categoria-HP010079186.aspx#B-
Mlogical_functions

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