MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Módulo Emisión de Documentos

2019

1
 ÍNDICE

1. EMISIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................................................................ 3

1.1. CREAR NUEVO DOCUMENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA .....................................................3

1.2. CREAR NUEVO DOCUMENTO DE COMUNICACIÓN EXTERNA....................................................8

2
1. EMISIÓN DE DOCUMENTOS
Esta opción sirve para generar los diversos documentos a utilizar por la dependencia
correspondiente.

Al ingresar al módulo nos muestra una lista de documentos por defecto en estado
“EN PROYECTO”.

1.1 CREAR NUEVO DOCUMENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA

3
 1. Graba Cambios

Número de emisión

7. Referencias del
documento

2. Tipo de documento
3. Días de
Atención

5. Seleccionar tipo
Destinatario
6. Destinatario

Darle Clic al botón “NUEVO”, el cual mostrará el siguiente menú de ingreso.

Se procede a seleccionar el tipo de documento a elaborar, colocamos el asunto y días

de atención correspondiente, y por último el o los destinarios, adicional a ello podemos
insertar alguna referencia documentaria.

Posterior a ello procedemos a “GRABAR” lo cual generara un Número de Emisión. Luego

debemos interactuar con la Barra de Procedimientos:

Luego de haber grabado se debe dar Clic a “GENERAR DOCUMENTO”, lo cual te

desplegara el documento en Microsoft Word donde podrás redactar el contenido de tu
proyecto.

4
 1. Graba como archivo
.docx

2. Generar archivo
PDF

Al terminar con la redacción del documento debemos grabar como Documento Word
(.docx) y generar un documento PDF, el cual debe ser cargado dándole Click a la opción
“CARGAR DOCUMENTO”.

Se debe GRABAR para asegurar la carga del Documento.

5
Para adjuntar anexos se debe dar click a la opción “CARGAR ANEXOS”, que te permitirá
subir cualquier tipo de archivo que tenga como peso un máximo de 9MB.

Para cargar un anexo se da clic a la opción “CARGAR ANEXOS” y se busca en la

ubicación correspondiente el archivo a cargar. Este Anexo toma como Descripción el
mismo nombre del archivo, lo cual se puede modificar. Para que se proceda a hacer el
cambio se debe Guardar.

6
 Como último paso se debe cambiar el estado del Documento de “EN PROYECTO” a
“PARA DESPACHO”.

➢ EN PROYECTO: Son los documentos que aún no están terminados, son

modificables.
➢ PARA DESPACHO: Son los documentos que están preparados para la firma
digital del Jefe correspondiente.

Estado del documento

Se procede a cambiar para despacho.

Estado cambiado

Al realizar los procedimientos establecidos, aparecerá de forma automática en la bandeja

del jefe, listo para firmarlo.

7
1.2 CREAR NUEVO DOCUMENTO DE COMUNICACIÓN EXTERNA

Seleccionar Emisión de Documentos

Seleccionar Nuevo

Para este ejemplo tipo de Documento: OFICIO y tipo de Destinatario: Persona Jurídica.

8
Grabar y generar documento.

Se procede a grabar archivo .docx y se genera archivo pdf.

1. Graba como archivo 2. Generar archivo

.docx PDF

9
Se procede a cargar el documento.

Se procede cambiar estado para despacho y proceder a firmar documento.

2. Firmar documento

1. Cambiar estado para

despacho

10
Se procede a Firmar documento y emitir documento.

1. Firmar documento

2. Emitir Documento

Al emitir el documento, pasa a estado Emitido y se activa “Enviar a mensajería”.

Proceder a Enviar a
Mensajería

Al proceder con el envío a mensajería, se activará cualquiera de las siguientes acciones:

a) Envío de Documentos a través de Mesa de Partes o Entrega Directa.

1. Seleccionar: Nornal,
Urgente o Muy Urgente

3. Grabar 2. Seleccionar: Mensajería:

OAC, MLCP o Procuraduría

11
b) Envío de Documentos a través de Mesa de Partes Virtual (*).

1. Digitar la Dependencia
destino

2. Dato automático si fue

registrado en datos del
Destinatario

3. Dato automático si fue

registrado en datos del
4. Grabar
Destinatario

(*) Envío de documentos digitalmenb a través de la Plataforma de Interoperabilidad.

Se mostrará el mensaje de envío correctamente a Mensajería.

12