GERENCIA ADMINISTRATIVA

SERVICIOS GENERALES
VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COURIER INSTITUCIONAL
00 GAD-PRO-003

REGISTRO DE APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

RUBRO NOMBRE CARGO FIRMA
Firmado electrónicamente por:
Sr. Mgt. Luis LUIS FERNANDO
APROBADO POR: Fernando Ruiz GERENTE GENERAL RUIZ OBANDO
Obando
Firmado electrónicamente por:
Mgtr. Carlos CARLOS ALBERTO
REVISIÓN GERENTE REVELO
Alberto Revelo VALENZUELA
TÉCNICA: ADMINISTRATIVO
Valenzuela

DIRECTOR (E) DE
Mgtr. Daniel Firmado electrónicamente por:
DANIEL ALEJANDRO
REVISIÓN PLANIFICACIÓN,
Alejandro FIGUEROA FIGUEROA
TÉCNICA: PROCESOS E
Figueroa Figueroa
INNOVACIÓN
Sr. Mgt. Edwin Firmado electrónicamente por:

REVISION EDWIN MARCELO

Marcelo Gutiérrez GERENTE JURÍDICO GUTIERREZ
JURÍDICA: REVELO
Revelo
ASISTENTE 4 -
Srta. Ing. Doris DIRECCIÓN DE
REVISIÓN Firmado electrónicamente por:

Magali Caisalitin PLANIFICACIÓN, DORIS MAGALI

METODOLÓGICA: CAISALITIN
Ortiz PROCESOS E
ORTIZ
INNOVACIÓN
JEFE
Sr. Econ. Carlos Firmado electrónicamente por:
DEPARTAMENTO DE CARLOS MICHAEL
ELABORADO POR: Michael Jiménez
SERVICIOS JIMENEZ BORJA
Borja
GENERALES

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ÍNDICE Y CONTENIDO
1. OBJETIVO ................................................................................................................. 3
2. ALCANCE .................................................................................................................. 3
3. DEFINICIONES ......................................................................................................... 3
4. BASE LEGAL ............................................................................................................. 3
5. LINEAMIENTOS GENERALES ............................................................................. 4
6. LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS. .......................................................................... 4
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ....................................................................... 5
8. DIAGRAMA DE FLUJO........................................................................................... 7
9. FORMATOS Y REGISTROS ................................................................................... 7
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ....................................................................... 7

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1. OBJETIVO
Establecer los procedimientos necesarios para la administración del servicio de
mensajería que permitan solventar las necesidades institucionales de envío de
documentación y paquetes de la EPM, así como el adecuado control, conservación y
seguridad en la entrega de este servicio.

2. ALCANCE
Desde la recepción de solicitudes por parte de las áreas requirentes para utilización del
servicio de mensajería, hasta la entrega y de ser necesario el retorno de la documentación
de respaldo en la entrega de documentación.

3. DEFINICIONES
TÉRMINO DEFINICIÓN
Mensajería Servicio postal que da soluciones relacionadas con la cadena logística, envíos de correspondencia y
acelerada o carga por vía aérea, transporte terrestre u otra modalidad y que puede incluir servicios de seguridad,
Courier transporte y gestión aduanera, entre otros.
EPM Empresa Pública de Movilidad del Norte.
Proveedor Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP, de
conformidad con esta Ley, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios,
incluidos los de consultoría, requeridos por las Entidades Contratantes.
Remitente Persona que remite o envía algo, en especial un paquete o carta por correo.
Destinatario Persona a quien se dirige algo.
POA Plan Operativo Anual.
MANTIS Sistema de Soporte a Incidentes.
TRACKING Seguimiento

4. BASE LEGAL
a) Constitución de la República del Ecuador.
b) Ley Orgánica de Empresas Públicas.
c) Reglamento de los Servicios Postales en Régimen de Libre Competencia.
d) Convenio de Conformación de la Mancomunidad para la Gestión Descentralizada de la
Competencia de Tránsito, Transporte Terrestre y Seguridad Vial de la región Norte.
e) Estatuto de creación de la Empresa Pública para la gestión descentralizada y
desconcentrada de la competencia de planificar, regular y controlar el tránsito,
transporte terrestre y seguridad vial de la Mancomunidad de la Región del Norte
“MOVILIDAD DEL NORTE MOVILDENOR E.P.”.

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f) Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos MOVIDELNOR EP.

5. LINEAMIENTOS GENERALES
a) Los lineamientos generales de este documento son de aplicación obligatoria para todos
el personal de la EPM, en tanto guarden conformidad con las disposiciones legales,
reglamentarias y resoluciones vigentes al momento de ejecutarse. En el caso de
cambios o modificaciones en dicho marco normativo, tales normas vigentes
prevalecerán sobre las disposiciones aquí contenidas.
b) El personal que incumpliere sus obligaciones o contraviniere las disposiciones de este
documento, así como las leyes y normativa relacionada; podrá ser sancionado de
acuerdo con la normativa legal e institucional pertinente.
c) La Resolución Administrativa que contenga el presente documento será elaborada por
la Gerencia Jurídica, y entrará en vigencia desde la fecha de su suscripción por parte
de Gerencia General; además Secretaría General socializará mediante circular a las
Gerencias, Direcciones, Departamentos y Unidades de la EPM.
d) La Dirección de Planificación, Procesos e Innovación difundirá el presente documento
mediante pastillas comunicacionales desde el correo electrónico:
procesos@movidelnor.gob.ec.
e) La Gerencia o Dirección responsable del documento será la encargada de su
implementación, la Dirección de Planificación, Procesos e Innovación realizará el
seguimiento a este lineamiento.

6. LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS.
a) Todos los envíos o paquetes deberán ser entregados en el Departamento de Servicios
Generales.
b) Las recepciones de los envíos serán receptadas máximos hasta las 15:00 horas de cada
día, con la finalidad de no tener inconvenientes con la planificación de retiro del
proveedor.
c) Los paquetes o sobres que se vayan a destinar para el envío deberán ser correctamente
membretados e identificados con los datos del remitente y destinatario.

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d) Las áreas requirentes que soliciten el servicio de mensajería deberán solicitar el envío
de forma planificada y con anticipación acorde a la tabla de tiempos de entrega del
proveedor.
e) Todos los requerimientos para el envío de documentación o paquetes deberán
contener la información precisa del destinatario, tal como nombres y apellidos, cargo,
dirección exacta (calle principal, número de casa o edificio, calle secundaria y demás
referencias que faciliten la entrega como el número de piso u oficina).
f) Los remitentes deberán considerar, en todo momento los tiempos de entrega del
proveedor que se presentan en el anexo A001: Cuadro de tiempos de entrega.
g) Los remitentes deberán solicitar si requieren el retorno del documento físico con
acuse de recibido, considerando que esto tiene un costo adicional.

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Documento
No. Responsable Actividad Detalle / Registro / Software
Utilizado
Las áreas requirentes entregarán la correspondencia
al Departamento de Servicios Generales en sobre o
paquete sellado y membretado con los datos del
remitente y destinatario de forma clara e impresa con
fuente Arial de 16 puntos conforme el anexo: A002:
Modelo membrete.

Entrega de la correspondencia los requirentes

Entregar sobre o deberán registrar sus datos en el formato creado por
● A002: Modelo
caja al el Departamento de Servicios Generales creado para
membrete
1. Área Requirente Departamento de el efecto, conforme el anexo A003: Registro de
● A003: Registro de
Servicios correspondencia. Este registro supone la única
correspondencia
Generales constancia de que el documento fue entregado para el
envío, no se exigirá firmas de recibido en copias
adicionales.

En caso de requerir el retorno, el remitente deberá

grapar una copia del documento al sobre.

La entrega se podrá realizar de forma diaria hasta las

15H00.
Delegado/a del Ingresar Una vez que se han revisado los parámetros de envío
Departamento información a la y que los paquetes se encuentran debidamente ● Plataforma de
2.
de Servicios plataforma del sellados y rotulados, se procede a ingresar la proveedor
Generales proveedor información a la plataforma del proveedor.

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Documento
No. Responsable Actividad Detalle / Registro / Software
Utilizado
Las guías de remisión serán impresas una vez
ingresadas la información a la plataforma y aceptado
el envío, éstas serán impresas en un número de 4 que ● Guías de remisión
es el número que se ajusta a una hoja de tamaño A4. de Plataforma del
Delegado/a del
Imprimir guías de Proveedor.
Departamento
3. remisión y envía Las guías impresas se distribuirán de la siguiente ● Correo electrónico
de Servicios
el paquete manera: 3 serán entregadas al proveedor de institucional.
Generales
mensajería conjuntamente con el paquete y una ● Planificación del
quedará como respaldo para el Departamento de parque automotor.
Servicios Generales y posterior rastreo de las
Unidades Requirentes de ser necesario.
El Delegado/a del Departamento de Servicios
Generales informará mediante correo electrónico ● Guías de remisión
Delegado/a del
Informar al Área sobre él envió del documento y/o paquete adjuntando de Plataforma del
Departamento
4. Requirente de al mismo la guías de remisión digital, así como el link Proveedor.
de Servicios
envió de paquete de la página web del proveedor para que el área ● Correo electrónico
Generales
requirente realice el respecto seguimiento de la institucional.
correspondencia.
Los remitentes serán responsables de realizar el
seguimiento de su correspondencia mediante el
Realizar sistema de tracking alojado en la página del
Seguimiento proveedor, con el número de guía proporcionado por
● Página web del
5. Área Requirente (TRACKING) de el Delegado/a del Departamento de Servicios
proveedor
su Generales.
correspondencia
Si el área requirente especifico acuse de recibido, va
al paso 6, caso contrario finaliza el proceso.
Comunicar al Cuando el acuse de recibido retorne, el Delegado/a
Delegado/a del
requirente retorno del Departamento de Servicios Generales
Departamento ● A003: Registro de
6. de documento comunicará a los remitentes para que retiren el
de Servicios correspondencia
con acuse de documento y registren su recepción en A003:
Generales
recibido Registro de correspondencia.

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8. DIAGRAMA DE FLUJO

9. FORMATOS Y REGISTROS
● A001: Cuadro de tiempos de entrega.
● A002: Modelo membrete.
● A003: Registro de correspondencia.

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

● Reglamento de los Servicios Postales en Régimen de Libre Competencia.

Este documento es propiedad de la Empresa Pública de Movilidad

MOVIDELNOR EP., ninguna parte del material cubierto por este
documento puede ser reproducido, almacenado en un sistema de
información o trasmitido de cualquier forma o por cualquier medio
electrónico, mecánico, fotocopia, grabación u otro medio sin previa
autorización del Gerente General o su delegado.

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