Qualios Doc

LIBRO BLANCO
QUALIOS DOC
CENTRALIZAR Y GESTIONAR TODA LA DOCUMENTACIÓN
El módulo «Qualios Doc»
de Qualios es una herramienta que
simplifica el funcionamiento y la mejora
de los sistemas de gestión de su
organización.
Le permite centralizar y gestionar su

documentación interna y externa.
Las principales características de la Gestión Documental son:
• Desaparición de la gestión papel (cero papel)
• Multi-referencial
• Trazabilidad de los documentos
• Control de los ciclos de aprobación
• Control de la difusión de documentos
• Control de la revisión de documentos
• Completamente configurable (se adapta al vocabulario de su empresa)
• Participa a la mejora continua del sistema de gestión de su
organización
El software Qualios ofrece una gestión

documental simple, configurable y segura.
SUMARIO
GESTION DE
LOS DOCUMENTOS 4.
Software multi-referencial...................................... 4
Software multi-dispositivo..................................... 4
Interfaces................................................................ 4
Estructura documental........................................... 5
Seguridad................................................................ 6
Recuperación del existente.................................... 6
FUNCIONAMIENTO
DEL SOFTWARE 7.
Redacción de un documento ................................ 8
Aprobación de un documento................................ 8
Difusión de un documento..................................... 9
Archivado................................................................. 10
Emisión y seguimiento de sugerencias ................ 10
INTERFAZ
DEL USUARIO 11.
El portal.................................................................... 12
Consulta de documentos....................................... 13
Hacer sugerencias.................................................. 14
Acuses de recibo.................................................... 14
Calificación.............................................................. 14
INTERFAZ DEL
ADMINISTRADOR 15.
Administración del portal .................................... 15
Parámetros de los documentos............................. 15
Redacción del documento...................................... 16
Trazabilidad de los documentos............................ 17
Gestión de los acuses de recibo............................ 18
Gestión de aprobaciones ....................................... 18
Gestión de publicaciones....................................... 18
Gestión de las relecturas........................................ 18
Gestión de las sugerencias.................................... 18
Gestión de archivos................................................ 18
PANELES
Y ESTADÍSTICAS 19.
Estadísticas documentales.................................... 19
Estadísticas de consulta........................................ 20
Estadísticas de tratamiento................................... 20
MÓDULOS
COMPLEMENTARIOS 21.
Qualios Doc............................................................. 22
Qualios Doc y Qualios Manager............................. 23
LAS VENTAJAS
DE QUALIOS 26.
LIBRO BLANCO QUALIOS DOC 4
CENTRALIZAR Y GESTIONAR TODA SU DOCUMENTACIÓN
GESTION DE LOS
DOCUMENTOS
SOFTWARE INTERFACES
MULTI-REFERENCIAL
Qualios es compatible con los principales INTERFAZ DE LOS USUARIOS
referenciales:
• ISO 9001, La interfaz de consulta de documentos
• ISO 45001, es muy fácil de usar, y se accede
• ISO 14001, gracias a un navegador WEB (Edge,
• ISO 22000, Firefox, Chrome o Safari). Se adapta
• GMP y 21CFR a los usuarios sin conocimientos
• Referenciales internos informáticos. Además, no hace falta
técnico, producción, administrativo, memorias, etc. instalar ningún tipo de software
• EFQM específico en el ordenador del usuario.
• …
INTERFAZ DE LOS ADMINISTRADORES /
Además, Qualios propone enlaces hipertexto REDACTORES
así como zonas reactivas en las imágenes
para facilitar la navegación en la base Con más funcionalidades que la
documental (procedimientos, instrucciones, interfaz del usuario, la interfaz de
organigramas, manuales, etc.). Así, el usuario los administradores/redactores
puede leer rápidamente un procedimiento ofrece múltiples posibilidades para
y abrir el formulario o el cuadro de la configuración. Es una interfaz con
mando gracias a un enlace dentro del acceso restringido.
procedimiento.
INTEROPERABILIDAD CON LOS
SOFTWARE ENTORNOS PROFESIONALES GOOGLE
MULTI-DISPOSITIVO Y MICROSOFT
Qualios se puede utilizar con cualquier
Los módulos Google Connect y Office
dispositivo: PC, Tablet, Smartphone...
Connect permiten la integración
de documentos desde DRIVE o
Nuestro editor permite generar documentos
SHAREPOINT, sincronizando los
y formularios responsive.
documentos en edición y facilitando el
trabajo colaborativo simultáneo.
¿No dispone siempre de una conexión al
servidor Qualios?
La aplicación para móviles permite:

• Descargar sus documentos Consulte sus
• Consultarlos offline documentos en modo
• Aprobarlos o hacer acuses de recibo offline
• Hacer sugerencias
Un mismo Anonimice, de un clic,
Una vez recupere la conexión , todo se documento puede los datos personales
sincroniza automáticamente ser asociado a varias
normas de sus usuarios
GESTION DE LOS
DOCUMENTOS
ESTRUCTURA DOCUMENTAL
Cada documento presenta una pestaña que muestra todos los elementos que constituyen su
identidad:
• título,
• referencia,
• número de versión,
• fecha de creación
• fecha de aprobación
• fecha de difusión
• control de cambios
• referencial(es) normativo(s) utilizado(s) así como los capítulos asociados,
• «documentos asociados» para la creación del documento (bibliografía)
• «archivos adjuntos» en los formatos originales (.pdf, .doc, etc.)
• Redactores y autores,
• aprobadores,
• grupos, departamentos, funciones, o usuarios nominales en difusión.
• procesos de empresa relacionados con el documento
• clasificación del documento propia a cada organización
Con Qualios se pueden crear, en el interior del

documento, zonas reactivas (imágenes sobre las
cuales se pueden definir hipervínculos hacia otros
documentos o páginas web).
El software Qualios permite
Así, el usuario puede consultar varios documentos en integrar dentro del documento
cascada para acceder a un documento específico. De videos, imágenes, fotos, gráficos,
la misma manera, se pueden abrir varios documentos histogramas, enlaces hacia sitios
a partir de un diagrama. Web. Se pueden adjuntar todo tipo
de archivos.
GESTION DE LOS
DOCUMENTOS
SEGURIDAD RECUPERACIÓN DEL

EXISTENTE
SEGURIDAD EN LA CONEXIÓN La recuperación de su documentación
Es necesario un nombre y una contraseña existente se puede hacer:
para conectarse a la interfaz del usuario. • mediante archivos adjuntos
• mediante la integración directa en
SEGURIDAD EN EL CICLO DE APROBACIÓN formato pdf sea cual sea el formato
La firma electrónica de un documento original (Google, Open Office, Microsoft
corresponde a la contraseña del aprobador. Office …)
La aprobación de un documento tiene • utilizando el editor de texto de Qualios
una seguridad doble: conexión y firma del
aprobador. Un módulo (facultativo) de importación
de documentos ofrece una integración
SEGURIDAD EN EL ACUSE DE RECIBO DE «masiva» de documentos externos con
UN DOCUMENTO una codificación automática ya sea para
Idéntica a la del ciclo de aprobación. recuperar la documentación existente
o para la integración de documentación
SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS externa (facturas, contratos etc.).
Todos los documentos publicados son
accesibles en todo momento para el
conjunto de usuarios en difusión del
documento con la garantía de consultar la
última versión aprobada y publicada.
La modificación de un documento también
está controlada: el usuario no puede, en
ningún caso, modificar un documento
dentro de Qualios. Solo los redactores del
documento pueden hacerlo, pero con una
incrementación automática del número de El redactor elige la referencia y
versión y un nuevo ciclo de aprobación. el título de su documento, puede
ayudarse de modelos o copiar
INTEGRIDAD GARANTIZADA CON EL documentos existentes. Igualmente
MÓDULO DE FIRMA ELECTRÓNICA el software puede referenciar
La firma electrónica garantiza la integridad automáticamente los documentos
del documento y la identidad de los a partir de una regla definida por el
aprobadores. Este sistema verifica que el administrador
documento no ha sido alterado entre su
aprobación y su consulta.
CONVIVIAL, CONFIGURABLE Y SEGURO
FUNCIONAMIENTO
DEL SOFTWARE
Esquema de
funcionamiento
Qualios
Sugerencias
Documentos
activos
Creación de una
versión N+1
Archivado
Difusión automático si
nueva versión
Documento en
edición o en
revisión
Ciclo de
aprobación Documentos
archivados
El documento nunca se transmite por correo

electrónico. Los e-mails detallan la acción
que hay que realizar y contienen un enlace
que permite acceder al documento.
FUNCIONAMIENTO
DEL SOFTWARE
REDACCIÓN DE UN APROBACIÓN DE UN
DOCUMENTO DOCUMENTO
El redactor puede redactar un documento a Qualios ofrece un número ilimitado de niveles
partir de un archivo externo (Word, pdf, …), de de aprobación. Los aprobadores son designados
una hoja en blanco, de un modelo (documento durante la redacción del documento.
predefinido) o copiando otro documento. Los ciclos de aprobación posibles son:
Durante la modificación o la creación, el • Ciclo secuencial (1 aprobador por nivel)
documento no está disponible. La publicación • Ciclo en paralelo (varios aprobadores por nivel)
se hará una vez que el documento haya sido • Composición de los ciclos anteriores.
aprobado. Los usuarios consultarán la versión
N de un documento hasta que la versión N+1 Mediante el correo electrónico, se informa a
sea publicada. los aprobadores de la aparición de un nuevo
documento o una nueva versión. Un vínculo
en el mensaje del email les permite acceder al
documento dentro de Qualios, y de aprobarlo
o rechazarlo. Si lo rechaza, tiene que indicar el
motivo y se aborta el ciclo de aprobación. En
La aprobación ese momento, el redactor recibe un mensaje
se hace en la señalándole el motivo de rechazo para que
interfaz web corrija el documento. Una vez corregido
del usuario: podrá relanzar el ciclo de aprobación.
documentos
que aprobar:
Pulse en
Aprobar
+
introduzca su
contraseña
NOTA:
Qualios ofrece la posibilidad
de publicar automáticamente
ciertos documentos sin pasar por
el ciclo de aprobación.
FUNCIONAMIENTO
DEL SOFTWARE
DIFUSIÓN DE UN DOCUMENTO
La difusión, definida durante la edición del documento, se hace, de forma no exclusiva, por:
• grupo(s),
• departamento(s),
• función(es)
• usuario(s).
La fecha de publicación es configurable; si es necesario, podrá programar la publicación del

documento a una fecha posterior. Qualios gestionará automáticamente la publicación, el
archivado de la versión anterior y la difusión (envío de correos electrónicos).
LA PUBLICACIÓN DE LA VERSIÓN « N+1 » DE UN DOCUMENTO IMPLICA:
• El archivado automático de la versión « n »

• La actualización de los enlaces en los documentos vigentes.
• La nueva versión es accesible al mismo tiempo para todos los usuarios de Qualios.
• El envío del email de información conteniendo un enlace hacia el documento a todos los
usuarios en difusión (usuarios del documento). El acuse de recibo se hace en la interfaz
web introduciendo la contraseña.
La difusión también se puede

hacer en « lectura » sin envío
de correo electrónico y sin
acuse de recibo.
Los permisos de los
documentos pueden ser
nominales o por grupos,
dptos. y/o funciones del
organigrama
FUNCIONAMIENTO
DEL SOFTWARE
ARCHIVADO
Se conservan todos los documentos

archivados y los redactores y
administradores pueden consultarlos en el
historial del documento.
EMISIÓN Y SEGUIMIENTO
DE SUGERENCIAS
Los usuarios pueden hacer sugerencias

en cada documento para participar en la
CALIDAD evolución y la mejora del contenido del
ACTIVA documento. El sistema de calidad se
mantiene así en permanente evolución.
Posibilidad
para los
usuarios El redactor principal recibe
de hacer directamente las sugerencias en su
sugerencias correo electrónico. Hace un acuse de
recibo y puede aceptarla o rechazarla.
En los dos casos, se notifica al usuario
que ha hecho la sugerencia.
El software permite a los usuarios

consultar todas las sugerencias en un
documento así como las respuestas de los
redactores.
CONVIVIAL, CONFIGURABLE Y SEGURA
INTERFAZ
DEL USUARIO
EL USUARIO PUEDE:
Acceder a las hacer

diferentes rubricas sugerencias
del portal y leer las en los
noticias documentos
consultar los
documentos online
u offline gracias a
acusar recibo de la aplicación para crear su lista
los documentos o móviles de favoritos
responder al formulario
de calificación
Los aprobadores además pueden aprobar o rechazar un documento.
Cada usuario puede

personalizar, a partir del
portal publicado por el
administrador, la disposición
de los elementos del portal y
definir sus favoritos (accesos
directos).
INTERFAZ
DEL USUARIO
LOS PORTALES
Totalmente configurables, los portales Estos elementos pueden ser de varios tipos:
Qualios facilitan el acceso a la información
mediante enlaces hacia: Enlaces hacia documentos, formularios o
• los diferentes documentos Qualios paneles
• otros portales Documentos integrados en el portal
• Internet Noticias, eventos
Favoritos (para cada usuario)
El administrador construye uno o varios Tareas para cada usuario
portales con permisos de acceso que Textos informativos, reportings
contienen diferentes elementos dispuestos Contenidos html (vídeos, otras webs, etc.)
libremente.
INTERFAZ
DEL USUARIO
CONSULTA DE DOCUMENTOS
El redactor define la clasificación de su
documento. Existen diferentes métodos no
exclusivos de acceso a un documento:
• tipo de documento,
• palabras clave,
• organización,
• proceso,
• código,
• referencial,
• difusión por grupo, departamento,
usuario
• fecha de publicación,
• fecha de revisión
• búsqueda «full text»
Además, Qualios ofrece la posibilidad

de crear clasificaciones personalizadas
para adaptarse totalmente a su
organización. El administrador puede crear,
por ejemplo, una clasificación por actividad,
o por proveedor, etc.
Cada tipo de clasificación está estructurado en

forma de árbol con etiquetas definidas por el
administrador.
La búsqueda de
El buscador de documentos funciona tanto un documento
mediante búsqueda simple (intelli-sense: el es realmente
buscador le propone resultados según su interés)
como por búsqueda avanzada en modo fácil e intuitiva
«full text», y permite el acceso a cualquier
documento de una forma rápida e intuitiva.
EN MODO OFFLINE
Descargue, consulte, apruebe, acuse recibo,
haga sugerencias.
La aplicación móvil permite crear accesos
directos y llevarse los documentos en el
bolsillo.
INTERFAZ
DEL USUARIO
HACER SUGERENCIAS ACUSES DE RECIBO
En cada documento, el usuario puede Las personas en difusión, vía su correo

hacer sugerencias, consultar las electrónico, deben acusar recibo del nuevo
sugerencias existentes y visualizar las documento o versión. Gracias a un enlace en
respuestas del redactor. Así el sistema de el email, el usuario accede directamente al
calidad es más dinámico e interactivo. documento para consultarlo y acusar recibo.
CALIFICACIÓN
Las personas en difusión, vía su email o las

tareas, deben responder a un cuestionario
para validar la comprensión del documento.
El usuario accede al documento y abre el
cuestionario para calificarse.
CONTROLAR LA EVOLUCIÓN Y LA MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN
INTERFAZ DEL
ADMINISTRADOR /
REDACTOR
ADMINISTRACIÓN DE LOS PARÁMETROS DE LOS

PORTALES DOCUMENTOS
El administrador construye, mediante un
gestor de contenidos, uno o varios portales Para cada documento, los redactores
que pondrá a disposición de los usuarios. pueden fijar parámetros específicos:
Para hacerlo, utiliza diferentes elementos • el tipo del documento,
sobre las que define permisos de acceso en • los aprobadores,
función de grupos, dptos. o funciones. • los usuarios en difusión,
Los elementos son de diferentes tipos: • el título del documento,
• la referencia del documento,
• Enlaces: acceso a los documentos vía • los referenciales y los capítulos a los
hipervínculos. cuales se aplica,
• Noticias: gestión de permisos, de fechas • la fecha de publicación del documento…
de publicación, de la difusión y de
perención para cada noticia. Es ideal para También, pueden clasificar el documento
la comunicación de eventos internos o respecto a diferentes etiquetas en varias
como tablón de anuncios. carpetas (virtuales, porque el documento se
• Texto: muestra un texto o imágenes de encuentra en la base de datos) lo que permitirá
forma permanente en el portal. el acceso al documento a través de
• Favoritos: personal para cada usuario, diferentes caminos. Es decir, un sistema de
contiene la lista de accesos directos a clasificación 100% a medida.
documentos creada por cada usuario.
• Tareas: documentos que aprobar, que
acusar recibo, etc.
• HTML: para publicar vídeos u otras webs
• Documentos integrados al portal
• Cesta documental: para poder enviar
los documentos por email
Los elementos son totalmente

configurables (color, imagen de fondo,
permisos, estilo…).
Si así se autoriza, el usuario
puede modificar la disposición del
contenido para que se adapte mejor
a sus necesidades. De esta manera, el
software Qualios se adapta totalmente a su
organización. Además es evolutivo, ya que
en todo momento puede añadir, modificar o
suprimir elementos del portal
CONTROLAR LA VIDA Y LA MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN
INTERFAZ DEL
ADMINISTRADOR /
REDACTOR
REDACCIÓN DEL DOCUMENTO
A PARTIR DEL EDITOR INTEGRADO A QUALIOS :
La redacción se hace mediante el editor HTML integrado a Qualios desde una hoja en
blanco o se pueden configurar modelos. Se pueden crear documentos «responsive»
Ningún programa externo es obligatorio para crear un documento

A PARTIR DE OTRO EDITOR :
El software Qualios permite adjuntar archivos externos realizados con otros editores
(Office, Open Office, Libre Office, PDF, …) para luego mostrárselos al usuario en formato PDF. En
ese caso el contenido del documento aparece en un lector PDF. El redactor puede utilizar
un documento modelo preconfigurado, con los parámetros predefinidos y el aspecto
gráfico deseado, etc. Igualmente gracias al módulo DATA PDF puede utilizar un modelo
PDF sobre el que se definen zonas de captura. Qualios recupera automáticamente el
contenido de esas zonas para alimentar los parámetros del documento.
Así, el software Qualios se adapta totalmente a la

organización de la empresa
Esta configuración es evolutiva simplemente
añadiendo o desactivando elementos
INTERFAZ DEL
ADMINISTRADOR /
REDACTOR
A PARTIR DE UN DOCUMENTO ACTIVO :
La modificación de un documento activo es muy simple. Se debe indicar obligatoriamente

el control de cambios en el documento y la versión se autoincrementa.
Una vez publicada la nueva versión, la versión anterior del documento se archiva
automáticamente.
A PARTIR DE SU DRIVE/SHAREPOINT CON EL MÓDULO GOOGLE/OFFICE CONNECT
TRAZABILIDAD DE LOS
DOCUMENTOS
Cada redactor en su portal tiene un acceso
al seguimiento de sus documentos. Los
administradores disponen de acceso a
todos los documentos.
INTERFAZ DEL
ADMINISTRADOR /
REDACTOR
GESTIÓN DE APROBACIONES GESTIÓN DE LAS RELECTURAS
Qualios permite al redactor de controlar Cada redactor recibirá un email para releer el
sus documentos en el ciclo de aprobación. documento en un plazo periódico definido durante
De esta manera, puede avisar a un la redacción del documento. En un panel podrá
aprobador vía correo electrónico si no ha comprobar las revisiones realizadas y así tener
validado el documento a tiempo. una visión global de los documentos que hay que
volver a leer. Para cada documento, el redactor
decidirá si hay que hacer una nueva versión o
simplemente marcar el documento como revisado
(“releído”), y si es necesario modificar el siguiente
plazo de revisión.
GESTION DE PUBLICACIONES
El software Qualios permite publicar un

documento de forma diferida. GESTIÓN DE LAS SUGERENCIAS
En ese caso, el documento está “en
formación” para que los usuarios pueden El redactor gestiona las sugerencias realizadas
conocer el documento antes de su por los usuarios. En primer lugar va acusar
publicación. recibo de cada sugerencia y después aceptarla o
rechazarla. La respuesta puede ser consultada por
los usuarios como en un fórum.
GESTIÓN DE LOS ACUSES DE

RECIBO
El redactor principal de un documento GESTIÓN DE ARCHIVOS
puede controlar los acuses de recibo
de un documento y recordar a los Cada redactor podrá consultar las versiones
usuarios que han archivadas de sus documentos y decidir a la fecha
olvidado de firmar de fin de archivado si quiere retirar el documento
electrónicamente el del sistema.
recibo.
APOYO A LA TOMA DE DECISIÓN
PANELES DE
RESULTADOS Y
ESTADÍSTICAS
ESTADÍSTICAS DOCUMENTALES
Cada redactor puede construir libremente

y dar acceso a paneles de resultados
documentales con gráficos asociados
(histogramas, curvas, Sectores, diagramas de
Gantt, Calendarios, …).
APOYO A LA TOMA DE DECISIÓN
PANELES DE
RESULTADOS Y
ESTADÍSTICAS
ESTADÍSTICAS DE
CONSULTA
La funcionalidad Qualios Analyse permite
consultar el uso que se hace de la
herramienta ya sea de un punto de vista
global o de una manera detallada (versión
Premium) por documento, por usuario o por
acción:
• Clasificación de los usuarios y/o
documentos en paneles y en gráficos.
• Trazabilidad e historial de las acciones
por documento y/o por usuario (audit
trail).
• Periodo de análisis por día, semana,
mes o libre. Cada periodo se compara
al anterior equivalente con un gráfico o
un porcentaje de evolución.
ESTADÍSTICAS DE
TRATAMIENTO
El módulo Audit Trail de Qualios permite
un seguimiento preciso de las acciones
realizadas por los ADMINISTRADORES y
los REDACTORES en el software.
Ofrece la posibilidad de certificar el buen

funcionamiento de los procedimientos
de puesta en marcha, y encontrar en
caso contrario las fechas y el autor de
la modificación de un documento, de un
formulario, de un parámetro,
etc.
LIBRO BLANCO QUALIOSDOC 21
LOS MÓDULOS
COMPLEMENTARIOS
¿UTILIZA QUALIOS
DE FORMA
INTENSIVA ? TAIRES
Mejore su experiencia Qualios
con nuestros módulos
complementarios.
QUALIOS
MÓDULOS COMPLEMENTARIOS
QUALIOS DOC
QUALIOS
IMPORTACIÓN DOCUMENTAL
Integre rápidamente muchos documentos.
Este módulo optimiza y simplifica la integración

masiva de sus archivos en Qualios Doc.
DATA PDF
Integre rápidamente sus documentos a partir de
modelos PDF.
Este módulo optimiza y simplifica la integración de

nuevos documentos en Qualios Doc.
Genere sus modelos PDF para que el sistema recupere

los atributos de los documentos automáticamente.
GOOGLE CONNECT/ OFFICE

CONNECT
Trabajo colaborativo en Qualios gracias a
Google Connect y Office Connect
Este módulo permite la decarga de sus archivos

directamente desde su drive.
Utilice las funcionalidades de Google Drive y de One

Drive/Sharepoint para redactar sus documentos de
forma colaborativa.
QUALIOS
QUALIOS DOC & MANAGER
SINCRONIZACIÓN DE USUARIOS CON
UN ANUARIO DE EMPRESA*
Benefíciese de la supervisión automatizada de los
usuarios y grupos de Qualios.
Este módulo compara y actualiza el contenido de su
anuario de tipo LDAP (por ejemplo, Microsoft Active
Directory) o su base de datos RRHH con el contenido de la
tabla de usuarios de Qualios diariamente y a la demanda.
También se puede delegar la autenticación de los usuarios

a su anuario de empresa.
(*necesita una validación técnica en modo SaaS)
QUALIOS SSO*
¡Olvídese de conectarse a Qualios !
El módulo de autenticación SSO permite la conexión
a Qualios de los usuarios sin tener que conectarse
manualmente (usuario y contraseña).
Para ello, existen 2 métodos:

- NTLM: a partir de la sesión Windows
- SAML : a partir de un servicio de federación de
identidades y el protocolo SAML
(*necesita una validación técnica)
QUALIOS EN HTTPS
Mejore la seguridad de la comunicación con

Qualios
Este módulo permite el funcionamiento de Qualios

en modo seguro SSL (https)..
(En modo SaaS, Qualios funciona por defecto en

HTTPS)
QUALIOS
QUALIOS
MONITORING
¡Para la conformidad QUALIOS ANALYSE PREMIUM
a las exigencias de la ¡Registre las acciones de sus usuarios!
reglamentación 21 CFR
part 11 de la FDA! Este módulo ofrece una trazabilidad
precisa de las acciones de los usuarios
Compuesto de estos 3 módulos, (qué usuario ha consultado qué
permite una mayor trazabilidad e documentos, formularios, paneles o
integridad de sus datos. completado qué registros, ... y cuándo)
QUALIOS AUDIT TRAIL

¡Registre las acciones de sus redactores
/ administradores!
Este módulo ofrece una trazabilidad

precisa de las acciones de los redactores
y los administradores(creación/
modificación/supresión de documentos,
registros, parámetros...)
Versioning de registros en los formularios
para tener un histórico de modificaciones
realizadas por los usuarios en
determinados campos
QUALIOS FIRMA ELECTRÓNICA

¡Garantice la integridad de sus
documentos!
Este módulo garantiza la integridad de

sus documentos y la identidad de los
usuarios, redactores y aprobadores
mediante un método de criptografía
asimétrica.
QUALIOS
QUALIOS
PACK IDIOMAS
¡Qualios en el idioma de sus usuarios!
Portugués, Holandés, Alemán o Italiano.
Proponga a cada usuario una interfaz en su idioma.
El software Qualios está por defecto en Español,

Francés e Inglés.
QUALIOS
CONTRASEÑA COMPLEJA *
¡Active un nivel de seguridad superior para la
identificación de sus usuarios!
Este módulo exige un grado mínimo de complejidad en

las contraseñas y responde a las exigencias RGPD y a
las políticas de seguridad de la información.
(*modulo instalado por defecto)
EXPORTACIÓN AUTOMÁTICA DE
PANELES
Una solución de exportación personalizable
para respetar sus objetivos de
interoperabilidad con su sistema de
información.
Este módulo automatiza la exportación de datos

según sus parámetros:
• Los datos a exportar
• La fecha de inicio
• La periodicidad
• Los destinatarios para el control
• El sitio donde se genera la exportación.
GESTIÓN DOCUMENTAL
LAS VENTAJAS
DE QUALIOS
PARA LA DIRECCIÓN
• Visibilidad en tiempo real
• Acceso simplificado
• Ayuda a la decisión
• Control de procesos
PARA EL RESPONSABLE DEL

SISTEMA
• Cero papel
• Seguimiento
• Trazabilidad
• Ayuda a la decisión
• Confidencialidad
PARA EL USUARIO
• Acceso simple, sin límites y en tiempo real
• Búsqueda intuitiva y pertinente
• Seguimiento instantáneo
• Participación interactiva
Certificada ISO 27001
desde 2020
4, rue du Bois de La Champelle

Réalisation : naturel-design - crédits photos : istockphoto©
54500 VANDŒUVRE LES NANCY

FRANCIA
Tfno. +33 3 83 44 75 50 Ganador del Premio France Certificada ISO 9001
Tfno. +34 672 03 51 87 Qualité Performance 2014 desde 2006
E-mail : contacto@qualios.es
QUALIOS@ es una solución informática
desarrollada por SAS QUALIOS
www.qualios.es

Qualios Doc

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Formatos disponibles

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Formatos disponibles

LIBRO BLANCO

Le permite centralizar y gestionar su

El software Qualios ofrece una gestión

CENTRALIZAR Y GESTIONAR TODA SU DOCUMENTACIÓN

La aplicación para móviles permite:

CENTRALIZAR Y GESTIONAR TODA SU DOCUMENTACIÓN

Con Qualios se pueden crear, en el interior del

CENTRALIZAR Y GESTIONAR TODA SU DOCUMENTACIÓN

SEGURIDAD RECUPERACIÓN DEL

CONVIVIAL, CONFIGURABLE Y SEGURO

El documento nunca se transmite por correo

CONVIVIAL, CONFIGURABLE Y SEGURO

CONVIVIAL, CONFIGURABLE Y SEGURO

La fecha de publicación es configurable; si es necesario, podrá programar la publicación del

LA PUBLICACIÓN DE LA VERSIÓN « N+1 » DE UN DOCUMENTO IMPLICA:

• El archivado automático de la versión « n »

La difusión también se puede

CONVIVIAL, CONFIGURABLE Y SEGURO

Se conservan todos los documentos

Los usuarios pueden hacer sugerencias

El software permite a los usuarios

CONVIVIAL, CONFIGURABLE Y SEGURA

Acceder a las hacer

Los aprobadores además pueden aprobar o rechazar un documento.

Cada usuario puede

CONVIVIAL, CONFIGURABLE Y SEGURA

CONVIVIAL, CONFIGURABLE Y SEGURA

Además, Qualios ofrece la posibilidad

Cada tipo de clasificación está estructurado en

CONVIVIAL, CONFIGURABLE Y SEGURA

HACER SUGERENCIAS ACUSES DE RECIBO

En cada documento, el usuario puede Las personas en difusión, vía su correo

Las personas en difusión, vía su email o las

CONTROLAR LA EVOLUCIÓN Y LA MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

ADMINISTRACIÓN DE LOS PARÁMETROS DE LOS

Los elementos son totalmente

CONTROLAR LA VIDA Y LA MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

REDACCIÓN DEL DOCUMENTO

A PARTIR DEL EDITOR INTEGRADO A QUALIOS :

Ningún programa externo es obligatorio para crear un documento

Así, el software Qualios se adapta totalmente a la

CONTROLAR LA VIDA Y LA MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

La modificación de un documento activo es muy simple. Se debe indicar obligatoriamente

A PARTIR DE SU DRIVE/SHAREPOINT CON EL MÓDULO GOOGLE/OFFICE CONNECT

CONTROLAR LA VIDA Y LA MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

GESTIÓN DE APROBACIONES GESTIÓN DE LAS RELECTURAS

El software Qualios permite publicar un

GESTIÓN DE LOS ACUSES DE

APOYO A LA TOMA DE DECISIÓN

Cada redactor puede construir libremente

APOYO A LA TOMA DE DECISIÓN

Ofrece la posibilidad de certificar el buen

Este módulo optimiza y simplifica la integración

Este módulo optimiza y simplifica la integración de

Genere sus modelos PDF para que el sistema recupere

GOOGLE CONNECT/ OFFICE

Este módulo permite la decarga de sus archivos

Utilice las funcionalidades de Google Drive y de One

También se puede delegar la autenticación de los usuarios

(*necesita una validación técnica en modo SaaS)

Para ello, existen 2 métodos:

(*necesita una validación técnica)

Mejore la seguridad de la comunicación con