Pasos básicos para desarrollar un Mail Merge

El Mail Merge es una herramienta muy útil y fácil de usar. Se fusionan (merge) dos documentos, uno
en WORD y el otro en EXCEL, para producir cantidades ilimitadas de documentos originales de una
comunicación u otro tipo de escrito.

1- Para iniciar el uso de esta herramienta
se abre una hoja nueva de WORD y
selecciona Blank Document.
2- Selecciona de la banda de opciones,
la pestaña MAILINGS, la opción Start
Mail Merge y ahí Letters.
4- Abre una hoja de EXCEL y registra los datos que
conforman los campos y récords que se incluyen
para realizar el ejercicio. Una vez hayas terminado la
tabla, guárdala en donde puedas accederla más
adelante.

5- Abre nuevamente o activa tu documento en

3- Puedes escribir el texto que se provee WORD (carta) y desde la banda MAILINGS,
para el ejercicio y asignarle nombre al selecciona de la opción Select Recipient, la segunda
presionar Save. alternativa Use Existing List. Busca la tabla de Excel
Fecha donde la guardaste y ábrela. Aparecerá la siguiente
Estimada pantalla, selecciona la primera hoja y presiona OK.

Nuestra escuela tiene como área de

gran importancia en su plan de
trabajo, la capacitación y desarrollo
de los integrantes de la misma. Es
por esta razón que le invito
a participar del taller . El mismo se
llevará a cabo el día en la .

Esperamos que esta actividad sea de

gran provecho para usted y por ende
para la organización.

Cordialmente, Para continuar trabajando con los

documentos, da vuelta a la página.
6- Procede a insertar los campos donde correspondan en la comunicación. Te posicionas en la parte de la
comunicación donde quieres insertar el campo y haces clic. Seleccionas la opción Insert Merge Field e
insertas el campo que elijas. Este paso lo repites cuantas veces sea necesario para insertar todos los
campos que conlleve la comunicación.

Luego de insertar los campos tu documento se verá así:

3 de febrero de 2017

Estimada «Status» «Apellido»

Nuestra escuela tiene como área de gran importancia en su plan de trabajo, la capacitación y
desarrollo de los integrantes de la misma. Es por esta razón que le invito a participar del
taller «Taller». El mismo se llevará a cabo el día «Fecha» en la «Lugar».

Esperamos que esta actividad sea de gran provecho para usted y por ende para la organización.

Cordialmente,

7- Para ver el resultado de la unión de ambos documentos presionas Preview results y a la derecha de ese
botón están los números de los records que creaste. Ahí puedes revisar cada récord.

8- Finalmente seleccionas la opción Finish and Merge y ahí Print documents. Podrás ver la pantalla Merge
to Printer que te brinda la opción de imprimir uno, varios o todos los documentos.

Mildred Arbona, marzo 2017