TEMA: SELECCIN DEL PROVEEDOR

Evaluacin de las ofertas

Para desarrollar una buena poltica de compras es necesario analizar, valorar y comparar las ofertas solicitadas una vez que las hayamos recibido. La peticin de ofertas y presupuestos se puede enviar para adquirir un producto de comprar habitual o un nuevo producto. No obstante, en ambos casos es importante evaluar factores como la calidad del producto, el precio, los descuentos, el plazo de entrega, los gastos de transporte, el embalaje, la forma de pago y otros parmetros como la reputacin del proveedor, el servicio que ofrece en caso de reposicin, el servicio postventa, etc. Los pasos a seguir para evaluar y comparar la informacin recibida son los siguientes: a. Preseleccionar las ofertas recibidas. Para sintetizar el trabajo eliminaremos la oferta del proveedor que no se ajusta a nuestras condiciones principales. b. Completar una ficha para cada proveedor. La ficha debe contener los datos de identificacin de la empresa, los productos que puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece. c. Elaborar un cuadro comparativo de ofertas. Este cuadro resumen debe reflejar informacin sobre aspectos principales como el precio o la calidad.

Los factores de seleccin

Los elementos de seleccin que se valoran en las ofertas se agrupan en factores econmicos, de calidad y de servicio.
Los factores econmicos son precio unitario y descuentos comerciales; gastos de transporte, embalaje, carga y descarga, etc. Los factores de calidad son evaluables cuando la prioridad principal es la calidad del producto, haciendo un estudio sobre las muestras recibidas, las caractersticas tcnicas, las pruebas de funcionamiento, etc. Los factores de servicio comprenden otros aspectos comerciales relacionados directa o indirectamente con el artculo, como el plazo de entrega, el servicio postventa, asistencia tcnica y atencin al cliente, perodo de garanta, prestigio del proveedor, aceptacin del producto en el mercado, etc. Otras veces recopilando informes financieros y comerciales nos informamos mejor y evitamos una posible suspensin de pagos o una quiebra de la empresa.

3.2 Criterios de valoracin

Este proceso consiste en asignar un total de puntos que se reparten entre los tres factores (el factor econmico, el factor servicio y el factor de calidad) en funcin de la importancia que tenga cada uno de ellos, para ello tenemos que establecer un baremo o criterio de evaluacin, segn el peso especfico que sobre el total representa cada una de las variables consideradas.
1

El paso siguiente es calcular la puntuacin que, sobre la base del baremo, ha obtenido cada una de las ofertas preseleccionadas. La puntuacin total indica el proveedor o proveedores ms idneos.

3.3 Seleccin del proveedor

El anlisis y valoracin de ofertas indican el proveedor o proveedores que ms se ajustan a nuestras condiciones. Pero, a veces, este estudio es insuficiente para tomar una decisin y solicitar el pedido. El proceso de valoracin de ofertas permite hacer una preseleccin entre los proveedores que transmiten a travs de su oferta una imagen de empresa garante, con solidez financiera y productos de calidad. No obstante, debemos asegurarnos de que lo avalado en la oferta es cierto. Los factores del producto y el proveedor estn relacionados con:
Las caractersticas tcnicas y la facilidad de uso. La formacin ofrecida por el suministrador y el tiempo requerido para ello. La flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades del cliente. La confianza y entendimiento entre comprador y vendedor, que aseguran la comodidad en el suministro del pedido.

Los factores de la empresa compradora se relacionan con el tipo de comprar, el riesgo percibido y el tiempo disponible. Estos factores derivan directamente de la organizacin del proceso de compra. Una vez elegido el proveedor o proveedores, debemos enviar una carta o mensaje a cada uno de los proveedores que nos han enviado sus ofertas. A los proveedores no seleccionados pondremos la causa, y al proveedor seleccionado el porqu le hemos seleccionado.

3.3.1. Ficheros de proveedores

Para muchas empresas las fuentes de aprovisionamiento suelen cambiar de temporada en temporada, como es obvio, esta variedad de artculos se obtiene de distintos fabricantes. Por eso, es conveniente llevar, al menos, una copia de las operaciones que realiza el personal de sus distintas secciones, y tambin es imprescindible que el comprador tenga a su disposicin toda la informacin posible sobre las empresas. Por eso, las condiciones que debe reunir un buen fichero:
Que las fichas estn ordenadas, bajo un sistema de fcil localizacin. Que exista un duplicado en lugar seguro, para los casos de extravo o hurto. Que contenga todos los datos necesarios y rigurosamente actualizados. La ficha de proveedor es un documento que usa todo el personal de compras, sin ella su trabajo sera poco menos que imposible. El contenido de un ficha de modelo estndar es el siguiente: Datos de identificacin del proveedor: CIF, direccin completa.
2

 Artculos que fabrica o comercializa: modelos, tallas. Condiciones comerciales: precio, descuentos,. Observaciones: aqu se suele anotar el resultado de las pruebas realizadas a las muestras o los informes recibidos. Tambin hay fichas de productos, que tienen: Nombre y cdigo del artculo para el cual se han solicitado ofertas y presupuestos. Nombre y cdigo de los proveedores preseleccionados, por orden de prioridad. Observaciones sobre las caractersticas que ms han destacado al estudiar las ofertas recibidas.

Clasificacin de las fichas

Las fichas de proveedores deben estar debidamente ordenadas y clasificadas, para agilizar la localizacin y consulta de datos. Los sistemas de clasificacin que ms se utiliza son:
El orden alfabtico. El orden numrico o alfanumrico. El sistema mixto.

3.4 Negociacin de las condiciones

La negociacin es una prctica muy habitual en las operaciones de compraventa entre empresas. Los comerciantes mayoristas y detallistas comprar los productos que demandan sus clientes, pero al coste que les permitan obtener un margen de beneficio razonable. Durante la negociacin, adems de ajustar los precios, tambin se establecen acuerdos sobre los descuentos, el plazo de entrega, las condiciones del transporte, los envases, embalajes y otros servicios.

3.4.1. Los descuentos

Los descuentos forman parte de la prctica habitual del comercio. Cuando los fabricantes ofertan sus productos a un precio fijo, el comerciante trata de aminorar el importe de la compra a travs de los descuentos. Hay varios tipos de descuentos:  Descuentos comerciales: es un porcentaje que se aplica sobre la lista de precios del proveedor. Generalmente, el fabricante se lo concede al mayorista que realiza las funciones de almacenaje y distribucin, en estos casos se conoce como descuento funcional.

 Descuentos por pronto pago: Se concede por realizar el pago al contado o dentro de un periodo determinado. El proveedor utiliza estos descuentos para estimular el pronto pago, mientras que para el comprador supone adquirir el producto a un coste ms bajo.  Descuentos por volumen : Se conceden por parte del proveedor para que la compra sea de mayor volumen o para que el comprador adquiera mayor nmero de artculos durante un perodo de tiempo. Los descuentos por volumen pueden ser de dos tipos:
y

acumulativo: se calcula sobre el importe total de las compras o en base al nmero de unidades adquiridas durante un perodo. no acumulativos: el descuento se aplica a la cantidad que adquiere el comprador en un solo pedido.

 Descuentos de temporada: Se conceden cuando el comprador adquiere los productos con bastante antelacin a la temporada de ventas. Las compras anticipadas permiten que el fabricante pueda planificar mejor la produccin. El comprador, por su parte, adems de beneficiarse con los descuentos obtiene productos de mejor calidad que los fabricados bajo presiones para cubrir la demanda.  Descuentos de promociones: Es una reduccin en el precio para que el comprador promocione los productos del suministrador.

3.4.2 El plazo de pago

Es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se cancela la deuda contrada. El comprador, siempre que pueda, negociar la fecha de pago o vencimiento por dos razones: para conocer el da que debe liquidar la deuda y porque los proveedores suelen ofertar descuentos por pago al contado. Hay varios tipos de plazos de pago:  Pago a plazo ordinario: es cuando la fecha de pago coincide con la fecha de la factura, que generalmente, suele ser la fecha de entrega de la mercanca.  Pago con plazo postfechado: es cuando el vencimiento se fija en una fecha posterior a la de la factura.  Pago con plazo extra: consiste en otorgar al comprador unos das extra antes de que se haga efectivo el plazo de crdito.  Pago a partir de FDM (fin de mes): el plazo de crdito se inicia a finales del mes en el cual tuvo lugar la compra, y no a partir de la fecha de la factura.  Pago con plazo a partir de RDP (recepcin del producto): el plazo de pago se inicia el da que el comprador recibe la mercanca y no con la fecha de la factura.  Pago bajo la condicin COD (cbrese o devulvase): el pago tiene lugar en el mismo momento que se recibe la mercanca.  Pago anticipado: para aprovechar el descuento, el importe de la factura se paga antes de la fecha establecida por el proveedor.
4

3.4.2 Los gastos de transporte

los gastos de transporte se originan por trasladar la mercanca desde el almacn del vendedor hasta el punto de venta o almacn del comprador. Segn el medio de transporte utilizado, se denominan portes o fletes
y y

Portes: cuando el recorrido se realiza por carretera o ferrocarril. Fletes: cuando el trayecto se hace en barco o avin.

Respecto a la entrega de la mercanca, las condiciones establecidas por el proveedor pueden ser: entrega en el punto de venta o entrega a domicilio. Las razones de esta negociacin son:
y y y

Los gastos de transporte incrementan el coste del producto. El coste del transporte siempre va unido al del seguro. El proveedor puede conseguir el transporte a menor coste, aprovechando el mismo viaje para la entrega a varios clientes.

3.4.4 Envases, embalajes y otros servicios

Los envases y embalajes son elementos que incrementan el coste del producto. El envase es el envoltorio primario que est en contacto directo con la mercanca y sirve como continente de la misma. Por el contrario, el embalaje es un envoltorio secundario que otorga al producto proteccin y presentacin para su distribucin comercial. Normalmente, los artculos destinados al consumidor final los envasa el fabricante y el coste del envase se incluye en el precio del producto. Otros factores o servicios que pueden suponer un coste para el comprador son los gastos de instalacin y montaje de ciertos aparatos y mquinas.