_péPunica vouraniana DE VENEZUELA UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR i) RESOLUCION N° 2005.271.767 REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR CONSEJO UNIVERSITARIO El Consejo Universitario de la Universidad Pedag6gica Experimental Libertador, en uso de la facultad que le confiere el Articulo 20, Numeral 3 del Reglamento General de la Universidad, RESUELVE ARTICULO 1°: Aprobar el Manual de Normas y Procedimientos de Tramitacién de Correspondencia para la Universidad Pedagogica Experimental Libertador. ARTICULO 2°: Someter el presente Manual de Normas y Procedimientos de Tramitacién de Correspondencia de la Universidad Pedagégica Experimental Libertador, a una permanente evaluacién que asegure su perfectibilidad. Dado, firmado y sellado en el salén de sesiones de! Consejo Universitario, en Caracas, a los diez dias del réS de marzo del afio dos mil cinco. 1 CIA CELIS DE SOTO Secretaria ANGEL Rector-} “VENTA SUCRE CATIA, PARQUE DEL OESTE APARTADO 2939, CARACAS 1010, VENEZUELA, TELEFON: (0212) 864-76.EXPERIMENTAL LIBERTADOR SECRETARIA AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: ‘Tramitacion de Correspondencia WN UNVERSIDAD PEDAGOG CW ee eee PARTICIPACION Y APROBACION Francia Celis de Soto Secretaria de la Universidad Vilma Nifiez - Coordinadora Nacional (E) del Area de Archivo y Corresponden: Delfin Blanco Lic. en Archivologia Maria Esther Pérez Lic. En Archivologia Katiuska Gémez Archivista Betsy Hurtado de Armas Directora General de Planificacién y Desarrollo Belkys Contreras Rivas Jefe de la Unidad de Organizacién y Sistemas Ve Tamara Sandoval V fA Analista de Organizacién y Sistemas =H mal : if Codigo: Fecha de Actualizacién: Pagina: SCAG-TC-01 a 1 BE ORRIN VTSUNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR SECRETARIA AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Tramitacién de Correspondencia PRESENTACION La Secretaria de la Universidad, a través del Area de Archivo y Correspondencia ha tomado la iniciativa de generar el presente Manual, tomando en consideracién la ‘segunda versidn existente sobre esta materia, la cual fue elaborada bajo la coordinacién de la Profesora Olga Flores. Este manual tiene la finalidad de normalizar y reglamentar los aspectos referidos al Procesamiento de la documentacién que se tramita tanto en la Sede Rectoral como en los Institutos. En tal sentido, se hace necesario que el personal adscrito a las Areas de Correspondencia y demas unidades administrativas, puedan desarrollar los mecanismos adecuados para su aplicacién. EI Manual de Normas y procedimientos para la Tramitacién de Correspondencia de la Universidad Pedagégica Experimental Libertador, tiene como objetivo fundamental constituir las herramientas que regirén las actividades a realizarse en el Area de Correspondencia que conforman la Universidad, a objeto de facilitar, racionalizar y homologar el tratamiento y manejo de la documentacién. La implementacién de este manual le corresponde a las Oficinas de Correspondencia, como unidades técnico-administrativas, adscritas a la Seccién de Correspondencia y Archivo General de la Secretaria de la Universidad, En tal sentido, tanto las referidas normas como los pasos aqui descritos son de estrictos cumplimiento por todos los miembros de la Organizacién, teniendo en cuenta su futura actualizacién, cuando la dinémica de la unidad organizativa requiera su adecuacién, previa aprobacién de las Autoridades Competentes. Cabe destacar que el Manual de Normas y Procedimientos para la Tramitacion de Correspondencia se evaluara periddicamente en atencién a los nuevos avances de la tecnologia de Ia informacién y la comunicacién con el fin de responder a las necesidades que vayan surgiendo en tomo a esta importante actividad de la Gerencia Universitaria. Los funcionarios del Area de Correspondencia y Archivo General, deberdn notificar por escrito @ la Unidad de Organizacién y Sistemas de la Direccién General de Planificacién y Desarrollo, cualquier sugerencia, modificaci6n que pueda afectar su conte la vigencia y funcionalidad del mismo. jo, en la busqueda de garantizar Cédigo: | Fecha de Vigencia: | N° Actualizacion: | Fecha de Actualizacion: Pagina: SCAG-TC-01 11/04 0 ~ A "BRIN GANA DE PANIPTCUCON ¥DESRRGTIT ONS BE ORICA FSTUNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR SECRETARIA [AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL, MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: ‘Tramitacion de Correspondencia CONTENIDO coDIGo DESCRIPCION Objetivo de! Manual Base Legal Normas para la elaboracién, recepcién y emision de comunicaciones tipo memorandos y oficios Normas Generales para la Tramitacién de Correspondencia SCAG-TC-01 Flujo Narrativo del Procedimiento “Correspondencia Externa Recibida ” Flujo Narrativo del Procedimiento ‘Correspondencia Despachada” Formatos e Instructivos Anexos, Glosario Fecha de Actualizacion: SCAG-TC-01UNIVERSIDAD PEDAGOGICA ~ EXPERIMENTAL LIBERTADOR SECRETARIA AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ici6n de Correspondencia Proceso: Trai OBJETIVOS DEL MANUAL OBJETIVO GENERAL Constituir la herramienta documental por excelencia que regule el funcionamiento del Area de Correspondencia en toda la Universidad. OBJETIVOS ESPECIFICOS + Establecer las normas y procedimientos para la recepcién, clasificacién, registro y control de la Correspondencia tanto recibida como despachada. + Homologar el vocabulario basico a ser empleado en las Areas de Correspondencia de la Universidad + Garantizar a los usuatios de! presente Manual de Normas y Procedimientos una informacién ordenada y sistematica que oriente sobre los pasos para la Tramitacién de Correspondencia Cédigo: Fecha de Vigencia: | N° Actualizacion: | Fecha de Actualizacior SCAG-TC-01 11/04 0 ~ "DIRECTO GENERATE PAFTETCION¥BESTEROO ONT ORG NTEACTON¥SSTETATUNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR SECRETARIA AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Tramitacion de Correspondencia BASE LEGAL + Reglamento del Sistema de Archivo de la UPEL (Resolucién N. 92/127/744; 30-09-92) Cédigo: | Fecha de Vigencia: | N° Actualizacion: | Fecha de Actualizacion: Pagina: SCAG-TC-01 11/04 O a 5 DIRECTO GENERA DE PANIFTCTCTN ¥DESTRETIT ONBID BE ORTNTEACTOR FTIRUNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR ‘SECRETARIA AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS i6n de Correspondencia Proceso: Tran NORMAS PARA LA ELABORACION, RECEPCION Y EMISION DE COMUNICACIONES TIPO MEMORANDOS Y OFICIOS 1. Aspectos de Fondo: 1. Por cada comunicacién, sélo podré tratarse un asunto de manera precisa y concreta, asi mismo debe comenzar en un primer parrafo exponiéndose el objetivo de esa comunicacién y en parrafos subsiguientes los alegatos respectivos que justifiquen el objetivo. 2. Cuando se trate dar respuesta a una comunicacién, deberd hacerse referencia al numero y la fecha de la comunicacién anterior. 2. Aspectos Formales: > En cuanto al papel, tinta y margenes a utilizar: 1. Tanto para la elaboracién de los memorandos como de los oficios se utilizara: ‘ Papel oficial con el membrete y logotipo de la Universidad Pedagégica Experimental Libertador, en el caso de la Sede Rectoral el membrete y logotipo lo llevaré en el lado superior izquierdo, y los Institutos llevarén tanto el membrete y logotipo de la Universidad con el del Instituto que lo emitié, en el lado superior derecho e izquierdo respectivamente, El color de papel deberdn ser blanco, El tipo de papel serd bond, base 20, para los originales y fotocopias. ‘@La tinta que se utilice deberan ser de color negra. ‘El tamafio de papel para los memorandos y oficios sera de 22 om de base 20 x 28 cms de altura (tamaito carta) En cuanto alos margenes para la elaboracién de los memorandos, como de los oficios se recomienda respetar el margen superior, ¢ inferior e izquierdo y derecho, éstos estaran comprendidos entre 4 espacios contados a partir del borde superior; 4 espacios para el borde inferior; 4. espacios para el margen izquierdo; y 3 espacios para el margen derecho. En cuanto a los espacios de interlinea se sugiere utilizar un espacio y medio. Cédigo: "| Fecha de Vigencia: | N° Actualizacion: | _ Fecha de Actualizacion: SCAG-TC-01 +108 0 aosUNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR SECRETARIA AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: ‘Tramitacion de Correspondencia > En cuanto al sello, la fecha y las firmas: 1. Las comunicaciones tipo memorando u oficio llevaran al pie de la pagina o en el margen inferior izquierdo las iniciales del Jefe de la Unidad Administrativa de origen las iniciales de quien redacto la comunicacién y de quien la mecanografié, debajo de estas iniciales se deberan colocar en numeros el dia, mes y afio de elaboracién de la comunicacién. 2. Toda comunicacién de cardcter oficial deberd ser elaborada con pulcritud y exactitud, en este sentido no se procesaré en el Area de Correspondencia aquellas Comunicaciones que presente tachaduras, raspaduras y borrones que sean visibles detectados, en este caso procederd a su devolucién a la Unidad Administrativa que la origino. 3. Las comunicaciones deberén presentarse para su despacho en el Area de Correspondencia con su respective sobre abierto, éste traera el nombre y la direccién de destino, mecanografiado en forma clara yy exacta; en caso de que la correspondencia sea de cardcter oficial confidencial, se aceptara el sobre sellado y deberan traer estampado con sello la palabra confidencial. 4. Los memorandos y los oficios se regirén por una codificacién para asi facilitar los Procesos de registro y clasificacién al momento de ser archivadas, asi como para cuando se de respuesta a una comunicacién, 5. Toda la documentacién externa recibida en la Seccién de Correspondencia, seré abierta y sellada con un reloj fechador o sello que indique claramente, la fecha, hora, el nombre y la firma del funcionario receptor, para proceder a los pasos técnicos de control y despacho al destinatario, 6. Toda corespondencia a ser despachada por la Seccién de Correspondencia deber estar acompafiada por sus respectivos sobres, todos los anexos referidos si asi lo contemplase y la direccién del destinatario claramente descrita, de no ser asi, no podra procesarse. Cédigo: SCAG-TC-01 Fecha de Vigenci 11/04 NP Actualizacion: 0 Fecha de Actualizacion: Pagina: 7 BRETTON TERETE TET V EEROTTOT EXD DE OREANTETON V3UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR SECRETARIA ‘AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Tear icin de Correspondencia NORMAS GENERALES PARA LA TRAMITACION DE CORRESPONDENCIA Toda comunicacién del tipo memorandum u oficio llevard en el pie de la pagina o en el margen inferior izquierdo las iniciales del Jefe de la Unidad Administrativa de origen, las iniciales de quien redacto la comunicacién y de quien la mecanografi6, debajo de estas iniciales se deberd colocar en numeros el dia, mes y afio de elaboracién de la comunicacién. El nombre de la persona autorizada para la firma de la correspondencia deberd ser claro, ninguna comunicacién sera procesada si no trae su respectiva firma, debajo de la firma en el caso de los oficios se colocara el cargo del firmante. En el caso de los memorandos quedara Feflejado el cargo del firmante en el encabezado del mismo. El sello de la dependencia de origen, deberd anteceder Ia firma, nunca se colocaré sobre la misma, porque se pierde la credibilidad y la autenticidad de la firma respectiva. Cada comunicacién debera elaborarse con un original y tres copias, éstas tiltimas traeran el sello de la Dependencia que lo origina, junto con la media firma del funcionario 0 en su defecto, 1 facsimil de! mismo (sello-firma).ta cual tendré la siguionte distribucion: + Eloriginal, para el destinatario. + La primera copia, se regresard fechada y enumerada a la Dependencia que la emitié, para su ubicacién en el archivo respectivo segtin la clasificacién que le corresponda en el mismo. + La segunda copia, se quedard en la area de correspondencia en el correlative de oficios de esta area, para el control respectivo. + La tercera copia, se devolverd a la Dependencia que la origino después de haber sido procesada con el nombre, firma, sello, fecha y hora de quien la recibié, en caso de enviarse Por servicios especiales, llevaré esta indicacién con el fin de que la dependencia que originé la comunicacién tenga constancias de que fue debidamente procesada y enviada, ésta copia deberd archivarse en el correlativo de oficios de esa dependencia. 4. Cada Dependencia deberd llevar un control de la correspondencia a través de los libros de registros seguin sea el caso: + Libro color azul para registrar los memorandos que se reciban, el cual deberd estar identificado en la cubierta como “Registros de Memorandos Recibidos” + Libro color azul para registrar los memorandos que se envian, el cual estard identificado como “Registros de Memorandos Despachados’. + Libro color negro para los oficios despachados, el cual debera estar identificado como “Registro de Oficios Despachados” + Libro color marrén para la correspondencia que se envie por servicios especiales tales como Domesa, Ipostel, MRW, entre otros, el cual deberd estar identificado como “Registro de Correspondencia despachada por Servicios Especiales’. + Libro color vinotinto para el tratamiento de la documentacion recibida de segunda clase, el cual debera estar identificado como “Registro de Correspondencia de Segunda Clase Cédigo: | Fecha de Vigencia: | N° Actualizacion: | Fecha de Actualiza Pagina: SCAG-TC-01 11/04 0 "IRECCTON ENERAT DE PANTFTCACTON ¥BESTRROTIO TON OE TREASON VTSUNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR ‘SECRETARIA AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ion de Correspondencia Proceso: Trai Recibida’, 5. Los libros de registros, especificados en la norma anterior debern ser llevados, de manera tal que se eviten borrones, tachaduras 0 enmendaduras, al igual que deberdn ser llenados con letra legible. 6. La correspondencia a despacharse fuera de la Universidad slo podra procesarse a través de la Subrearea 0 Seccién de Correspondencia de la Sede Rectoral y de los Institutos Pedagégicos, segiin el caso. 7. Cada dependencia tanto de la Sede Rectoral como de los Institutos deberén contar con una Persona que se encargue de hacer los trabajos correspondientes a la entrega de correspondencia interna de su oficina respectiva. Cédigo: "| Fecha de Vigencia: | N° Actualizacion: | Fecha de Actualiza Pagina: SCAG-TC-01 11/04 oO ~‘UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR SECRETARIA ‘AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Procesi ‘Tramitacion de Correspondencia Procedimiento:Correspondencia Externa Recibida Ax Objetivo. ~ Establecer las normas y pasos a seguir para la Correspondencia externa que se recibe en el Area de Correspondencia de la Universidad Pedagégica Experimental Libertador. B.- Alcance. Abarca desde la recepcién de correspondencia hasta la entrega de la documentacion recibida en el émbito de la UPEL. C.- Unidad Responsable. - Area de Correspondencia y Archivo General D- U lades e Instancias Involucradas ~ Consejo Universitario ~ Rectorado - Area de Correspondencia y Archivo General - Area de Correspondencia ~ Subérea de Tramitacién de Correspondencia - Subarea de Registro Automatizado de Correspondencia Codigo: Fecha de Vigencia: | N° Actualizacion: | Fecha de Actualizacion: | Pagina SCAG-TC-01 14/04 0 ~ 10 TRECCTON ive DE PARTRICTCTON VDESTRRDTTOT ONT DE REINER FTAUNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR SECRETARIA AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proces ‘Tramitacion de Correspondencia Procedimiento: Correspondencia Externa Recibida E.- Descripcién del Procedi nto (Flujo Narrativo, Normas e instrucciones Adicionales) ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES Sub-érea de Tramitacion de Correspondencia Funcionaro Encargado) |i, Recibe y verifes que ta comespondencia est |ciaramente identiteada y Completa . 3 beset (comeponenon Onpncea fs clastic | conespondenda [4 Coloca el_nimero de contol eonsecutvo det ao en [Sus (orginal y cops) ya sobre, s'es el aso, SS 5. Colca a facha al documento (original y cops) 16. Coloca “seta de la Universad al sobre de Jal [conespondencia, ses eat Registra a corespendenca en el Ubro de Contra! ce ha Sa {ae {f Envia conespondenciay “Libre de Canto | |Comespondencia Despacada’'a 2 Subdrea do Regist) ‘stoma Normas: ‘+ Todas las comunicaciones; oficios y memoranda, debe tener una codificacién para facilitar los procesos de registro y clasificacién al momento de ser archivadas y recuperada (paso 1) La Subérea de Tramitacién de Correspondencia seri la encargada de recibir, clasiticar, registrar y distribuir la correspondencia a ser despachada, (1) revisar, * En caso de que una comunicacién; oficio 0 memoréndum presente tachaduras, enmendaduras 0 borrones generados por el emisor, se deberd registrar fen observacién, a efectos de emitir confusi6n de quien la generé la enmienda.(paso 3) Especificaciones Adicionales: * Toda correspondencia de caracter oficial debe estar| sellado y sello la palabra Confidencial, si es ol caso. (paso 1) traer estampado el * Todas las comunicaciones que se elaboren para su despacho se hardn sin colocarle la fecha principal, ésta seré colocada mediante fechador por el personal responsable del drea . (paso 5) Codigo: Fecha de Vigencia:_] N° Actualizacion: | Fecha de Actualiza Pagina: SCAG-TC-01 14/04 0 15 DIRECTION GENERATE PEANUT FITTED BE OREANTERCTN VTSUNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR SECRETARIA AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Trami icin de Correspondencia Procedimiento: Correspondencia Daspachada ACTIVIDADES /RESPONSABLES — NORMAS/INSTRUCCIONES ADICIONALES | Normas: i} * La Subérea de Registro Automatizado de | Corespondencia debe tlevar un registro general de | todas las direcciones electrénicas existentes y/o | Vinculadas a la Universidad.(paso 11) ‘Subirea de Registro Automatizado do Correspondencia (Funcionario ‘near ie [s. Regstra ta informacion del documento en el sistema, [10 Trait el envio de a informacion 1. Erwin por tere sr} aquaon documentos fcroicos mere mbt Upetsia | 12. Entrega al mensajero correspondencia_y "Libro de| Control" de Correspondencia ‘Despachads” para’ su reg, — (Mensajero) 13, Verica que la corespondencia por distrbuirse este] \debidamente registrada en’ el “Libra de. Control de [Comespondencia Restos! 2 a ae | —— er | | epee" Ee, nla al destnatario. Cédigo: Fecha de Vigencia: | N° Actualizacion: | Fecha de Actualizacion: SCAG-TC-01 11/04 0 ~ "RECON GENERATE PLANTATION DESAROTE ONDA DE ORCA NTECTON TSSTENATUNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR ‘SECRETARIA Vila AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: ‘Tramitacion de Correspondencia Procedimiento: Correspondencia Despachada ACTIVIDADES / RESPONSABLES NORMAS / INSTRUCCIONES ADICIONALES 16. Sotcta firma y sell (Control de, Corresponder \copas del document, |» (Dependoncia Emisora) “> (Archivo y Correspondencia) Normas: Una vez entregada la_coresponden al destinatario, se: solictara la firma en el “Libro de Control de’ Correspondencia Despachada’ (paso 16) Codigo: SCAG-TC-01 Fecha de Vigencia: 11/04 N° Actualizacion: Fecha de Actualizaci Pagina: W 0 "RECTOR GENERA DE LANTCWTUNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR ‘SECRETARIA AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Tramitacion de Correspondencia F.-FORMATOS FORMATOS UTILIZADOS EN EL PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA © Registros de Memorandos Recibidos * Registro de Oficios Recibidos ‘+ Registros de Correspondencia de Segunda Clase Recibida FORMATOS UTILIZADOS EN EL PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA Registros de Memorandos Despachados Registros de Oficios Despachados Registros de Correspondencia Despachadas por Servicios Especiales Registro de Correspondencia de Segunda Clase Despachada Cédig Fecha de Vigencia: | N° Actualiz SCAG-TC-01 11/04 0 Fecha de Actualizacion: RECCTON ENERAT DE PA TFTCTCTON¥ BESTT ORD BE ORCANTERCTN VSRsesremunoy spmsesporawrouo 2a avauneTIewiYe® Ape 30 WABI HOS=INE uppedeosy | i ijadeooy seuoienesao ewig | sod opiqioou, ‘ouejeunseg owunsy owomwey | P90 | oe oy ont | ep euDES | 10H 3 Sopiqioey sopuesowayy ap o1s/6ey “Wu3N3D OAIHONY A vIONSGNOdSS4HOO 30 vaEy ‘vvis8o3s odW.1638I" WWINSINIS4x3 YOID¥ORd AVOISHSAINN YISNZ3NIA 30 YN¥IEWANIO YorEN ase y ) )UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR ‘SECRETARIA AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL, MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Tramita In de Correspondencia G.- INSTRUCTIVO: Denominacién: “Registros de Memorandos Recibidos” Preparacién: Libro foliado y enumeradas sus lineas de forma consecutiva, con un contenido de 300 paginas. DATOS AINDICAR: Fecha de Recepcién: Coloque el dia, mes y afio de la recepcién del memorando a la Dependencia respectiva. Hora de Recepcié Coloque la hora exacta de la recepcién del memorando, Cédigo: Indique las siglas como el numero que le fue asignado al memorando en la dependencia que lo origins. Remitente: Indique el nombre de la Dependencia que origin el memorando. Asunto: Coloque brevemente el contenido del memorando, en caso que el documento sea confidencial, se colocar la palabra 0 el sello confidencial. Destinatario: Indique el nombre de la persona a quien va dirigido el memorando Recibido por: Indique de forma clara el nombre y el apellido de la persona que recibe el memorando. Firma: Coloque la firma autografa de la persona que recibe el memorando. Observacion Coloque informacién que se considere de interés, tal como: no trajo anexos, anexo incompletos, con copia a, entre otros. Codigo: | Fecha de Vigencia: | N° Actualizacion: | Fecha de Actualizacion: | Paginar SCAG-TC-01 11/04 0 ~ 19 ‘IRECCTON GE VERAL DE PANIFICAGION¥DESARRDILO/ UNIDAD BE ORGANTEACION TSSTNAS| ] - ] | | Te] | . | | | t 1 ——| | | A i ] 7 zl 1 es a sae ees oy | peoam upodeooe | upodeoay wrsenesao Ms ae | oueunseR cunsy cuswuoy | PEGE | copes | Ypateney | upatoany | E0104 @P oN a - Sopiqioey Solsyj0 ap o1siboy “WH3N39 ONHOWY A VIONZQNOdSSHUOO 30 ¥aEY uy sH03S HOQVASEN TLNSNIYI4Xa YoIDB¥azd avaIsuEAINN YianZ3NBA 30 WNVisWArTOg vortendaYUNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR ‘SECRETARIA ‘AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS in de Correspondencia Proceso: Tramita G. INSTRUCTIVO: Denominacién: “Rogistros de Oficios Recibidos” Preparacion: Libro foliado y enumeradas sus lineas de forma consecutiva, con un contenido de 300 paginas. DATOS AINDICAR Fecha de Recepcién: Coloque el di mes y aflo de la recepcion de los oficios a la Dependencia correspondiente. Hora de Recepcién: Coloque la hora exacia de la recepcién del oficio. Cédigo: Indique las siglas como el ndmero que le fue asignado al oficio en la dependencia que lo origind. Remitente: Indique el nombre de la Dependencia que origins el ofico. Asunto: Coloque brevemente el contenido del oficio, en caso que el documento sea contidencial, se Colocara la palabra o el sello confidencial Destinatario: Indique el nombre de la persona a quien va ditigido el oficio Recibido por: Indique de forma clara el nombre y el apellido de la persona que recibe el oficio. Firma: Coloque la firma autdgrafa de la persona que recibe el oficio, Observaciones: Coloque informacién que se considere de interés, tal como: no trajo anexos, anexo incompletos, con copia a, entre otros Pagina: 14/04 0 20 Fecha de Vigencia: | N° Actualizacion: | Fecha de Actualizacion:seuoioenv2890 ews | sodopiaoey | overeunsaa ‘ounsy ouomwey —_ | upeerogera | 981999 upacacey | upadaceu | nn ‘ep euces seen | spas epiqizay ase/9 epunBag ap ejguapuodse.iog ap o1js}bay F20]10-5 @P oN “WHN3O ONHOKY 4 VION3GNOdSauHOO 30 Yu ‘ivi auoas wOaYLU397 TLNSHIYIaXa YOIDODYO3d G¥OISHSAINN \WISNIZ3N3A 30 WN¥ikvArIOg WonfangaH ) ) w)UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR SECRETARIA AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS, Proceso: Tramitacion de Correspondencia G.- INSTRUCTIVO: Denominacién: “Registros de Correspondencia de Segunda Clase Recibida” Prepara Libro foliado y enumeradas sus lineas de forma consecutiva, con un contenido de 150 paginas. DATOS A INDICAR Fecha de Recepci Coloque el dia, mes y afio de la recepcién de los documentos. Hora de Recepcién: Coloque la hora exacta de la recepoién de la correspondencia, Codigo: Indique las siglas como el nimero que le fue asignado al documento en la dependencia que lo origins. Remitente: Indique el nombre de la Dependencia que originé la correspondencia. Asunto: Coloque brevemente el contenido del documento, en caso que el documento sea confidencial, se colocard la palabra 0 el sello confidencial. Destinatario: Indique el nombre de la persona a quien va dirigido el documento. Recibido por: Indique en forma clara el nombre y el apellido de la persona que reciba el documento. Firma: Coloque la firma autégrafa de la persona que recibe el documento. Observaciones: Coloque informacién que se considere de interés tal como, no trajo anexos, anexos incompletos, con copia a, entre otros. ‘Cédigo: "| Fecha de Vigencia: | N° Actualizacion: | Fecha de Actualizacion: | Pagina: SCAG-TC-01 11/04 0 = 25 ‘IRECCION GENERAL Di PLANUFICAGION¥DESARROILO/UNDAD BF ORGANTZACIN YSTEMSeysey | Pus 06 opq08 counsy ‘ounteunsed | ‘seuojaenie890 peer enee eae E0104 @P oN uptadsoeuy 01 ap omtsi60u sopeyoedseg sopuesowey ap 0.14s/6ay ‘uptsir3 e| op onsi60u “WH#3N39 ONHOMY A VIONANOdSSHHOO 30 WaEy ‘uvsssoss {YOOW1L3EN TLN3NIUAaXS YoIDOB¥az4 aVaISHSAINN YISIZSN3A 30 WN¥IEWANIOG VOTES Wil/a )UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR SECRETARIA ‘AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Tramita de Correspondencia G. INSTRUCTIVO: Denominaci “Registros de Memorandos Despachadas” Preparacién: Libro foliado con un contenido de 300 paginas. DATOS A INDICAR En el drea de registro de emisién: Cédigo: Coloque el ntimero al memorando que le asigne la Dependencia. Fecha: Coloque el dia, mes y aio cuando se emitié el memorando. Remitente: Indique el nombre de la Dependencia que originé el memorandso. Asunto: Coloquebrevemente el contenido de! memorando. Destinatar Indique el nombre de la persona a quien va dirigido el memorando, En el rea de registro de recepcién: Fecha: Coloque la fecha en que se recibe e! memorando. Hora: Coloque la hora en que se recibié el memorando. Recibido por: Indique en forma clara el nombre y el apellido de la persona que reciba el memorando. Firma: Coloque la firma autégrafa de la persona que recibe el memorando. Observaciones: Coloque informacion que se considere de interés tal como, no trajo anexos, anexos incompletos, con copia a, entre otros. Cédiga: scha de Vigencia: | N° Actualizacion: | Fecha de Actualizacion: | Pagina: SCAG-TC-01 41/04 0 Ee 22 "IRRCCTON GENERAL DEPLARAFTCACTONV DESARROLLO TUNDAD DE ORGANTZNCTON VSSTENTcomma sraise oranvo moraanerioMrete :A9aIMersOTRRNOHEO2 AO - . ee ] } es pearees zon | ewes | eums | sodormmoy | eneyuen wns eyoog | owwnN Uupjadeney 81 ap onii6ey ‘u/s e] op onsi60u FFOU0 ®P oN sopeysedsaq soloyo ap osibay ‘Wu3N39 ONHOWY A VIONSNOdSSHHOO 30 VaR ‘viavia8o3s HOUWNSEIT TWINSINIH34X3 YOIDOOVO3d AVAISUSAINN WIBNZN3A 30 WNvievArION VONIENASE VilaUNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR ‘SECRETARIA AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: ‘Tramitacion de Correspondencia G. INSTRUCTIVO: Denominaci “Registros de Oficios Despachados” Preparacién: Libro foliado con un contenido de 300 paginas. DATOS A INDICAR En el area de registro de la emisién: Codigo: Coloque el numero del oficio que le asigno la Dependencia. Fecha: Coloque el dia, mes y afio cuando se emitié el oficio. Remitente: Indique el nombre de la Dependencia que originé el oficio. Asunto: Coloque brevemente el contenido del oficio. Destinatar Indique e! nombre de la persona a quien va dirigido el oficio. En el rea de registro de recepcién: Fecha: Coloque la fecha en que se recibe el oficio. Hora: Coloque la hora en que se recibié el oficio, Recibido por: Indique en forma clara el nombre y el apellido de la persona que reciba el oficio. Firma: Coloque la firma autograta de la persona que recibe el oficio. Observaciones: Coloque informacién que se considere de interés tal como, no trajo anexos, anexos incompletos, con copia a, entre otros. Codigo: Fecha de Vigencia: | N° Actualizacion: | Fecha de Actualizacion: SCAG-TC-01 11/04 o ‘IRE CCION GEvERAL DEPANIFICACION¥ DESARROLLO /UMDAD DE OROINTEACION TSTere ommziae nporaNrOWD Be @vaNDO TOWNES LAINE 8 ARNO N90 sousgenasag | sodopenua | “SSI? | SPetoag oysadseq | 04924890 | uence Cin equoyweu, poe uojodeoety 90 BI0H, | 9p Bysed vuotodsoo T7010 PN sajejvedsz sojajaseg 10d sepeyoedsaq ejouspuodsaiiog ap osjsiBay “WHBN3O OAIHONY A VIONSGNOdSSHHOD 30 VEY Vvieiviauoas HOaWLu38I7 "WINSW\IU3ax3 YOIDODVORd aVOISHSAINN, ‘ViIanZ3N3A 30 YNVIEWATIOS variants VilaUNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR SECRETARIA AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL, MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Tramitacién de Correspondencia G.- INSTRUCTIVO: Denominaci6: “Registros de Correspondencia Despachadas por Servicios Especiales” Preparacién: Libro foliado con un contenido de 300 paginas. DATOS A INDICAR Fecha de Recepcién: Coloque el dia, mes y afio de la recepcién de la correspondencia a despachar por servicios especiales. Hora de Recepcién: Coloque la hora exacta de la recepeién de la correspondencia, Cédigo: Indique las siglas como el ntimero que le fue asignado al oficio en la dependencia que lo origind, Remitente: Indique el nombre de la Dependencia que originé la correspondencia. Asunto: Coloque brevemente el contenido del documento, en caso que el documento sea confidencial, se colocard la palabra 0 el sello confidencial. Destinatari Indique el nombre de la persona a quien va ditigido el oficio Fecha de Despach Coloque el dia, mes y afio en que es enviado el documento, Hora de Despacho: Coloque la hora en que e! documento egreso de la Dependencia, Firma: Coloque la firma autégrafa de la persona que recibe el memorando. Observaciones: Coloque_informacién que se considere de interés tal como, no trajo anexos, anexos incompletos, con copia a, entre otros. Codigo: Fecha de Vigencia: | N° Actualizacion: | Fecha de Actualizacion: | Pagina: SCAG-TC-01 11/04 0 - 24 ‘DIRECCION NERA DE PLANIFICACION ¥DRSARROUIO7UNDAD BE ORCANTZNCTON YSTEMSwon | ewes | eumy |.odopqoey| — swenwey ‘owunsy oueweuiseq | eyoes | o1ewnn, 170110 6P WN Lgjodaoey e} 2p ovs160u ots #1 op onsiBou epeysedsaq ase|a epunBag ap ejsuapuodsaiiog ap o1sibay “WU3N3O OAIHOWY A VIONGNOSS3HHOD 30 VEY ‘lyiaH03S Ho LMS6I" TWINSINI34X3 VOIDODVORd AVAISHSAINN YIaNZaN3A 30 WNVIEVATIO€ VONENASH WillaUNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR ‘SECRETARIA AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL, MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Tramitacién de Correspondencia INSTRUCTIVO: Denominaci “Registros de Correspondencia de Segunda Clase Despachada" Prepara Libro foliado y enumeradas sus lineas de forma consecutiva, con un contenido de 150 paginas. DATOS A INDICAR En el drea de registro de emisién: Cédigo: Coloque el ntimero al documento que le asigne la Dependencia. Fecha: Coloque el dia, mes y afio cuando se emitié el documento. Remitente: Indique el nombre de la Dependencia que originé el documento. Asunto: Coloque brevemente el contenido de! documento. Destinatario: Indique el nombre de la persona a quien va dirigido el documento. En el area de registro de recepcién: Fecha: Coloque la fecha en que se recibe el documento, Hot Coloque la hora en que se recibié el documento. Recibido por: Indique en forma clara el nombre y el apellido de la persona que reciba el documento. Firma: Coloque Ia firma autégrafa de la persona que recibe el documento. Observaciones: Coloque informacién que se considere de interés tal como, no trajo anexos, anexos incompletos, con copia a, entre otros, Cédigo: SCAG-TC-01 Fecha de Vigencia: 44/04 NP Actualizacion: o Fecha de Actualizacion: Pagina: ‘IRBCTOW GENERAL DE PABIFTEXCION¥ DESARROLLO UNIDAD DE ORCANTZNCTON VSISTENASUNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR SECRETARIA eer CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS [Proceso: "Tramitacion de Correspondencia ANEXOS CODIFICACION PARALASEDERECTORAL: __ | Dependenciao | — Cédigo | Unidad Administradora | ‘correspondencia a | [Rectorado TUPELSRAEC. | 20. |Nimero cortelatve ascendente | | | |y consecutivo, desde el 001, all | | \ | inicio del afo fiscal | | _ eae | __| |Miorecorado de UPELSRYDO | 20. | Vem |Docencia | | to igo 1 |Viearectrado de UPELSRVP | 20 ‘em |ivesigeciony Postgrado | | | | f a aes a : |Vicerectorado de -«|UPELSR-VEX 20. dem | \extensién es | | |Seoretaia |UPELSRSEC | 20. Idem | | ‘Consutoria Juridica = [UPELSRC) =| 0 em | - —— + [Conraoa ima | UPELSRI | 20 Idem | | | | — Direoci6n de los Servicios |UPEL-SR-DSAR | 20. Idem shoe al Rector | | Direocién de wevsnop | 2. Idem | Publicaciones | | | ‘Direccién Generalde | UPEL-SR-DGP | 20. dem a | Personal | | — Direccién General de UPEL-SROGPD | 20. Idem | Ptanificacién y Desarrollo | | ‘Direccién de Informatica [UPELSR-DL | 20 Idem a ~ | |Direccién de Desarrolioy |UPEL-SR-DDBE | 20. Idem ] | | Bienestar Estudiantl | |Direooin Generalde [UPELSRDGA | 20. | Idem “| |Administracion y Finanzas: | | Géaigar—] Fecha de Vigenciar | N” Actualizacion: | Fecha de Actualizacién: SCAG-TC-01 “4104 0 = iRFCCTON GENERATE PANFTCACIONY DESARROLLO /WTDAD BE ORGANIZACON YSISTENAS‘SECRETARIA AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR Proceso: Tramitacion de Correspondencia PARA LOS INSTITUTOS: NOMBRE |DRECCION) SUB. |SUB.INVESTY| SUB. | SECRETARIA ANO I w | DEL | (Cédigo) | DOCENCIA | POSTG | EXTENSION || conta | conTROL | | veto] (Cédigo) | (Cédigo) | (Cédigo) [LAGER |UPELIPR: |UPELSDF | UPELIPR'SE-|UPELIPR: UPELIPR- Rusio oR \SE SEC- | le. JupeLips- [UPEL-IPB- |UPELIPB- |UPELIPB- |UPEL-PB- |Barquisimeto |DIR- |s0- |sIP- \SE- SEC- r | p. lupeuipc. [uPevipc- |uPLiec- |upeLipc- |uPELIPo- | CARACAS | DIR- SD- siP- /SE- SEC- | —_ s _| IP. lUpEL- | UPEL- _|UPEL-IPMAR-|UPEL- | UPEL- | MARACAY |IPMAR-OIR | IPMAR-SD: | SIP- IPMAR-SE- IPMAR-SEC: | Wp. UPEL. — |UPEL- | UPEL- IPMAT- |UPEL: UPEL- IPMAT- | |MATURIN. |IPMAT-DIR | PMAT-SD- | SIP- IPMAT-SE- |SEC- L | { { [MPM |UPEL. /UPEL-—|UPELMP.- |UPELAMP.- |UPEL/M.P. | iwp.pin- |LMP.SD- |SIP- SE “SEC. | IPR.EL |UPEL- |UPEL- | UPEL- UPEL- UPEL- | 'MACARO |L.PMAC- |LP.MAC- |LP.MAC-SIP- )|P.MAC-SE- | LP-MAC-SEC- DIR- |sp- | | | | |} | | | LPMJM |UPEL|UPEL: | UPEL- UPEL- UPEL- | | iSO) IPSM- |LPSMSD- |LP.SMSIP- |LP.SM-SE- |LP.S.M-SEC- MARTINEZ DIR- | | | | J Cédigo: Fecha de Vigencia: | N° Actuali SCAG-TC-01 11/04 0 RECON Given DF PANIFICACTON V DESARROLLO /CNIDAD DEORGANZACTON Y SSTENAS ‘clon: | Fecha de Actualizacion: | Pagina: - 28UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR ‘SECRETARIA ‘AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL, MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: ‘Tramitacion de Correspondencia GLOSARIO DE TERMINOS Actas: Documento en el cual que consta lo sucedido, temas tratados y acuerdos en una reunion; constituye la memoria de reuniones y el soporte de actos administrativos. Circular: Comunicacién interna o externa de cardcter general 0 normativo con el mismo texto 0 contenido, dirigida a varios destinatarios. Certificadi Documento de caracter probatorio, puiblico o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho © acto solemne (acontecimiento acompaniado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma) Correspondenci Se entenderé por correspondencia al conjunto de comunicaciones esoritas que se reciben y emiten en una oficina. Su control comienza desde el momento que ingresa al Area de Correspondencia asignandole un niimero de entrada. De igual manera la correspondencia que se envia llevar un rnlimero de salida, acompariada de la fecha, firma y sello.. Correspondencia Despachadi Se entenderé por correspondencia despachada aquella correspondencia oficial documental o no documental que se elabore con la intencién de que salga fuera de la Sede Rectoral o fuera de los Institutos segtin sea el caso, Correspondencia de Primera Clase: Se entendera por cortespondencia de primera clase aquellas comunicaciones de indole oficial que se tramitan por el Area de Correspondencia, preferiblemente a través de un oficio 0 memorando, tales como; acuerdos, decisiones, certificaciones, actas, resoluciones, informes, titulos, diplomas, telegramas y otros, Correspondencia Recibida: Se entendera por cofrespondencia recibida, toda la correspondencia que se reciba de manera oficial a a Universidad, la misma deberd llegar al Area de Correspondencia y esta se encargara de registrarla y distribuiria. Correspondencia de Segunda Clase: Se entender por correspondencia de segunda clase aquellas comunicaciones de indole oficial que se tramiten a través del Area de Correspondencia tales como; invitaciones, postales, tarjetas y solicitudes. Emisor 0 Dependencia que emite: Persona 0 Dependencia que tramite u origina un mensaje 0 una correspondencia. Documento: Testimonio de la actividad del hombre, fjado en un soporte perdurable. Informacién registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilzado. Cédigo: N° Actualizacion: | Fecha de Actualizacion: | Pagina: SCAG-TC-01 O = 29UNIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR ‘SECRETARIA AREA DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GENERAL, MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: ‘Tramitacion de Correspondencia Destinatario o Dependencia que recibe o receptora: Persona o dependencia a la cual le va dirigido el mensaje o correspondencia, Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente al cual corresponden dos paginas. Numero que indica el orden consecutivo de las paginas de un libro, folleto, revista. Memorando: Comunicacién escrita de cardcter interno de una Entidad, que se utiliza para trasmitir informacién, orientaciones y pautas de las Dependencias locales, regionales, nacionales. Oficios: Se entender por oficios aquellas comunicaciones escritas de cardcter oficial, consideradas ‘como correspondencia externa, que se elaboren con la intencién de que sean distribuidas al exterior de la Sede Rectoral, de los Institutos, 0 hacia aquellos Organismos Publicos 0 Privados, con las cuales la Universidad mantiene relaciones de tipo Institucional, por lo cual las comunicaciones que se elaboran Con este fin deberdn ser enviadas al Area de Correspondencia para su respectivo control y distribucion. Fecha de Vigencia: | N° Actualizacion: | Fecha de Actualizacion: | Pagina: 11/04 0 ~ 30 ‘IRECCTON GENERAL DE PANFICAGION¥ DESARROLLO /UNDAD BE ORCANTENCIONYSISTENS