Tesis Eba Omayra Saldaña 2017

1
UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA
FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
LINEAMIENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO DE GESTIÓN HUMANA DE BANCRECER S.A BANCO
MICROFINANCIERO.
Trabajo de licenciatura presentado como requisito parcial
ante la Escuela de Bibliotecología y Archivología de la
Universidad Central de Venezuela para optar al título de
Licenciada en Archivología
Autora: Omayra Yisbely Saldaña Chosec
Tutora: Isneida Riverol
Caracas, enero 2017

2
SALDAÑA, Omayra
LINEAMIENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN

DEL ARCHIVO DE GESTIÓN HUMANA DE BANCRECER S.A BANCO
MICROFINANCIERO / Saldaña, Omayra, Tutora Prof. Riverol, Isneida –
2006. – 172 h; il. ; 30 cm.
Tesis (Licenciatura en Archivología) – Universidad Central de

Venezuela, Facultad de Humanidades y Educación, Escuela de
Bibliotecología y Archivología, 2006.
I. Título II. Saldaña, Omayra III. Lineamientos Archivísticos

IV. Banco V. Organización
3
CONTENIDO
Pág.
RESUMEN i
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO I EL PROBLEMA…………………………………..................... 4
1.1 Planteamiento del Problema…………………….................................. 4
1.2 Objetivos.……………… ……………………………….......................... 7
1.2.1 Objetivo General……….…………………...................................... 7
1.2.2 Objetivos Específicos………………………................................... 7
1.3 Justificación……………………………………………………………….. 7
CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO REFERENCIAL................................... 9
2.1 Antecedentes de la Investigación…………………………..........……. 9
2.2 Reseña Histórico Institucional……………………………................... 12
2.2.1 Misión……………………….…………………………..........……… 13
2.2.2 Visión……………………………………………….......................... 14
2.2.3 Estructura Organizacional…………………………………………… 14
2.2.4 Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión Humana………………….. 15
2.2.4.1 Archivo de Personal………………………............................. 15
2.3 Bases Teóricas………………………………………..........…………… 15
2.3.1 Archivo……………………….……….……….………..........………. 15
2.3.1.1 Fases de los Archivos……………………………..........……. 17

4
2.3.1.2 Archivo Especializado..……………………………………….. 19
2.3.2 Documento…………………………….……………………............. 20
2.3.2.1 Documento de Archivo…………………………....................... 21
. 2.3.2.2 Tipología Documental…………………………………………... 23
2.3.2.3 Tradición Documental…………………………………………... 24
2.3.2.4 Valores de los Documentos……………………………………. 25
2.3.2.4.1 Valores Primarios…………………………………………… 25
2.3.2.4.2 Valores Secundarios………………………………………. 26
2.3.2.5 Agrupaciones Documentales……………………………….… 27
2.3.3 Expediente……………………………………………………….……. 29
2.3.4 Principios Archivísticos……………………………………………..... 30
2.3.4.1 Principio de Procedencia……………………………………….... 31
2.3.4.2 Principio de Orden Original…………………………….….…… 31
2.3.5 Organización…………………….………………….…………………. 32
2.3.5.1 Clasificación…………………….……………..…….................... 33
2.3.5.1.1 Cuadro de Clasificación Documental…………………… 35
2.3.6.1.1.1 Modelos de Cuadro de Clasificación………………. 36
2.3.6 Ordenación…………………….……………………….................... 37
2.3.6.1 Sistemas de Ordenación………………………..……………… 39
2.3.6.1.1 Sistema de Ordenación Numérico..………………………. 39
2.3.6.1.2 Sistema de Ordenación Alfabética………….…………… 39
2.3.6.1.3 Sistemas de Ordenación Mixto……………………………. 40

5
2.3.7 Descripción……………….……………………..………….……….. 40
2.3.7.1 Instrumentos de Descripción…………………………………. 42
2.3.8 Valoración………………….…………………....……...................... 43
2.3.8.1 Tabla de Retención Documental (TRD)……............................ 45
2.3.9 Selección………………………………………………………………. 46
2.3.10 Transferencia…………………….………………………..………… 47
2.3.11 Eliminación…………………….…………………………..………… 49
2.3.12 Conservación………………….………………....……................... 50
2.3.12.1 Condiciones Ambientales……………………….……............. 52
2.3.12.2 Siniestros…………….…………………………..…………….. 56
2.3.13 Lineamiento………………………………………………………….. 60
2.3.13.1 Lineamientos Archivísticos………......................................... 61
CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO…………………………………. 62
3.1 Tipo de Investigación……………………………………....................... 62
3.1.1 Investigación Descriptiva………………..…………………………… 62
3.2 Diseño de Investigación…………………………………...................... 62
3.2.1 Diseño Documental…………………………….……...................... 63
3.2.2 Diseño de Campo…….………………………………..……………. 63
3.3 Fases de la Investigación………………………..……………………… 64
3.3.1 Fase 1 Arqueo y Análisis Bibliográfico………..………….............. 64
3.3.2 Fase 2 Diagnóstico………..………..……….……......................... 64
3.3.3 Fase 3 Análisis de Resultados………..……….……..................... 65

6
3.3.4 Fase 4 Establecimiento de los Parámetros Referentes a la
Organización (Clasificación, Ordenación y Descripción),
Selección, Transferencia y Eliminación……………………….... 65
3.3.5 Fase 5 Determinación de Condiciones Ambientales y criterios
de limpieza idóneos para la Conservación del Fondo
Documental…….…………………………………………………….. 65
3.3.6 Fase 6 Diseño de la Propuesta……………………………............ 66
3.4 Población y Muestra…………………….…………….……................... 66
3.4.1 Población……..……………………………………………………….. 66
3.4.2 Muestra……………..…………………………………………………. 67
3.5 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos…….……………. 67
3.5.1 Técnica de Investigación…………………………………………..... 67
3.5.1.1 Observación Estructurada…………………………................... 67
3.5.2 Instrumento……………………..………..…………………..………. 68
3.5.2.1 Guión de Observación………………………………………….. 68
CAPÍTULO IV PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS... 69
4.1 Consideraciones Generales…………………………………………….. 69
4.2 Resultados del Diagnóstico…………………………………………….. 70
4.3 Fortalezas y debilidades del Archivo de Personal……………………. 84
4.3.1 Fortalezas……………………………………………………………. 84
4.3.2 Debilidades………………………………………………………….. 85
CAPÍTULO V PROPUESTA DE LINEAMIENTOS ARCHIVÍSTICOS

7
PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN HUMANA
DE BANCRECER S.A BANCO MICROFINANCIERO…………………… 87
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………… 88
1- Objetivos…………………………………………………………………….. 89
1.1 Objetivo General………………………………………………………. 89
1.2 Objetivos Específicos………………………………………………… 89
2- Base Legal………………………………………………………………….. 90
3- Organización………………………………………………………………... 94
3.1 Clasificación Documental...……………………………………………. 94
3.1.1 Codificación del Cuadro de Clasificación………….……………. 95
3.1.2 Cuadro de Clasificación del Archivo de Personal……………… 95
3.2 Ordenación………………………………………………………………. 96
3.2.1 Distribución de los Expedientes…………………………………. 96
3.2.2 Distribución de los Documentos en los Expedientes………….. 97
3.2.2.1 Clasificador Estructural……………………………………….. 97
3.3 Descripción……………………………………………………………… 98
3.3.1 Inventario Documental para el Archivo de Personal…………… 99
4- Valoración…………………………………………………………..……… 102
4.1 Establecimiento de la Junta Evaluadora de Documentos…………. 102
4.1.1 Integrantes………………………………………………………… 102
4.1.2 Funciones de la Junta Evaluadora de Documentos………….. 103
5-Selección……………………………………………………………………. 103
8
5.1 Tabla de Retención Documental……………………………………... 104
6- Transferencia……………………………………………………………… 108
6.1 Indicaciones para la Disposición de la Documentación………….. 108
6.2 Formato de Transferencia Documental…………………………….. 108
6.3 Cajas Especiales para la Transferencia de Documentos……….. 112
6.3.1 Etiquetas para Identificación de las Cajas…………………….. 113
6.3.2 Disposición de los Documentos dentro de las cajas…………. 114
6.4 Acta de Registro de Transferencia Documental…..……………… 114
7- Eliminación………………………………………………………………….. 116
7.1 Equipo Especial para la Destrucción de Documentos……………… 116
7.2 Acta de Eliminación de Documentos. ……………………………… 117
7.3 Registro de Eliminación……………………………………………… 120
8-Conservación………………………………………………………………... 122
8.1 Espacio Físico para el Archivo de Personal…………………………. 122
8.2 Equipos de Protección para el Personal de Limpieza en los
espacios del Archivo………………………………………………………. 123
8.3 Equipos de limpieza para espacios del Archivo y documentos.…… 125
8.4 Horario y supervisión de limpieza de Documentos y espacio físico
del Archivo……………………………………………………………….. 126
8.4.1 Procedimiento de Limpieza de los Documentos………………… 126
8.4.2 Procedimiento de Limpieza del Mobiliario……..………………… 127
8.4 Condiciones Ambientales………………………………………………… 127

9
8.5 Condiciones de Seguridad………………………………………………. 128
CONSLUSIONES.……………………………………………………………. 130
RECOMENDACIONES……………………………………………………….. 132
REFERENCIAS CONSULTADAS…………………………………………… 133
ANEXOS……………………………………………………………………….. 151
Anexo I Guión de observación……………………………………………… 151

10
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura N° 1. Estructura de la Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión Humana 14
Figura N° 2 Plano del Archivo de Personal……………………………………... 77
Figura N° 3. Etiqueta de Identificación en Expediente……………………….... 96
Figura N° 4. Ubicación de Expedientes según el Sistema de Ordenación
Numérico Ordinal…………………………………………………... 97
Figura N° 5 Modelo de Caja para Transferencia de Documentos……………. 112
Figura N° 6 Destructora de Papel………………………………………………... 116
Figura Nº 7 Plano del Espacio Físico para el Archivo de Personal………….. 122
Figura N° 8 Guantes de Látex………………………………...………………….. 123
Figura N° 9 Bata de Laboratorio………………………………………………….. 124
Figura N° 10 Tapaboca…………………………………………………………... 124
Figura N° 11 Aspiradora…………………………………………………………... 125
Figura N° 12 Paño Amarillo………………………………………………………. 125
Figura N° 13 Plumero……………………………………………………………… 125

11
LISTA DE GRÁFICOS
Pág.
Gráfico N° 1 Tipo de Documentos…………………………………………. 71
Gráfico N° 2 Tipología Documental………………………………………… 71
Gráfico N° 3 Tradición Documental………………………………………… 73
Gráfico N° 4 Principios Archivísticos………………………………………. 73
Gráfico N° 5 Clasificación…………………………………………………… 74
Gráfico N° 6 Tipos de Ordenación…………………………………………. 75
Gráfico N° 7 Presencia de deterioros Físicos en la Documentación…… 83

12
LISTA DE FORMATOS
Pág.
Formato N° 1 Inventario Documental……………………………………… 101
Formato N° 2 Tabla de Retención Documental………………………….. 107
Formato N° 3 Formato de Transferencia Documental…………………… 111
Formato N° 4 Etiqueta para Caja……...…………………………………… 113
Formato N° 5 Acta de Registro de Transferencia Documental…………. 115
Formato N° 6 Acta de Eliminación de Documentos……………………… 121
Formato N° 7.Registro de Eliminación…………………………………….. 122

13
RESUMEN
Lineamientos Archivísticos Para La Organización Del Archivo De
Gestión Humana De Bancrecer S.A Banco Micro financiero.
Autora: Omayra Saldaña Tutora: Isneida Riverol
La presente investigación tiene como objetivo la elaboración de lineamientos
archivísticos para la organización del Archivo de Personal, adscrito a la
Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión Humana, de Bancrecer S.A Banco
Microfinanciero. Principalmente este trabajo se desarrolló con base en
principios y normas documentales, lo cual llevó a la elaboración de pautas y
formatos que permitieran la clasificación, ordenación y descripción, selección
transferencia y eliminación, así como el establecimiento de medidas para el
manteamiento físico de la documentación y de los espacios del Archivo.
Este estudio es de tipo descriptivo, ya que permitió describir y conocer de
forma detallada la problemática presentada en el Archivo, apoyado además
con un diseño de investigación documental que consistió en el arqueo
bibliográfico de fuentes relacionadas a la teoría archivística tanto a nivel
nacional como internacional; y de campo, ya que el levantamiento de
información se realizó directamente en el lugar objeto de estudio, a través de
la aplicación de un Guión de Observación.
Palabras Clave: Organización de Archivos, Recursos Humanos,
Lineamientos Archivísticos, Banco.

14
INTRODUCCIÓN
Los Archivos son considerados instituciones de gran importancia
desde la antigüedad, destinados a la guarda y custodia de documentación,
ya sea que pertenezcan a una institución o persona, por lo que su contenido
en información llega a ser tan variado que sorprende. La banca, ese sector
que se ha desarrollado y evolucionado conjuntamente con la sociedad,
produce a través de sus instituciones, documentación perteneciente a sus
funciones administrativas y al proceso de nuevo ingreso de los nuevos
trabajadores.
La presente investigación representa una propuesta para la
Organización del Archivo de Personal, perteneciente a la Vicepresidencia
Ejecutiva de Gestión Humana de Bancrecer S.A Banco Microfinanciero;
institución bancaria dedicada a ofrecer productos y servicios a las pequeñas
empresas y microempresarios.
Tal propuesta tiene como objetivo establecer lineamientos
archivísticos referentes a los procesos de clasificación, ordenación,
descripción, selección, transferencia y eliminación del acervo documental, e
igualmente establecer criterios de conservación sobre éste; ya que
actualmente presenta desorganización documental, lo cual genera falla en la
toma de decisiones y vacíos de información, adicionalmente también expone

15
falta de espacio para almacenamiento de expedientes y deterioro físico de la
documentación.
El Archivo de Personal custodia expedientes de empleados activos y
egresados no confidenciales, sin incluir vicepresidentes ni presidente
ejecutivo, por ello más allá de dar solución al problema actual, la creación de
tales lineamientos representa el cuidado de la memoria institucional, ya que
además de custodiar expedientes de empleados, se encarga de recibir
documentación referente a funciones y otros asuntos de trabajo de quienes
laboran en el Banco.
Esta investigación es de tipo descriptiva, basada en un diseño de
investigación documental y de campo, cuya metodología consistió en el
diagnóstico de la documentación del Archivo, mediante la aplicación de un
instrumento de recolección de datos. Por otra parte, para su elaboración se
apoyó en el Manual de Trabajos de Grado, de Especialización y Maestría y
Tesis Doctorales perteneciente a la Universidad Pedagógica Experimental
Libertador (Normas UPEL); conjuntamente con el Manual para presentar
Tesis de la Escuela de Bibliotecología y Archivología (EBA).
El presente trabajo se divide en capítulos: el Capítulo I, se refiere al
planteamiento del problema, los objetivos, la importancia de la propuesta y la
línea de investigación. El Capítulo II, presenta los antecedentes de la

16
investigación, la historia institucional, misión y visión de la institución objeto
de estudio y las bases teóricas relacionadas a la investigación desarrollada.
El Capítulo III, explica la metodología que se utilizó, las fases de la
investigación y las técnicas e instrumento de recolección de datos. En el
Capítulo IV, se presentan los resultados de la aplicación de la Guía de
observación y su respectivo análisis, el Capítulo V describe la propuesta para
la organización, y por último, se exponen las conclusiones, recomendaciones
y fuentes consultadas para esta investigación.

17
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del problema
El Sector Bancario constituye uno de los pilares de la sociedad,
principalmente en el aspecto económico ya que se aboca a toda actividad
monetaria y financiera. Dentro de éste se encuentran instituciones llamadas
bancos que manejan parte de los recursos económicos de la sociedad; y los
cuales, para llevar a cabo sus funciones se valen de uno de sus activos más
importantes: el Capital Humano, de ahí que se vele por el bienestar de ellos y
su buen desempeño.
Quienes laboran en tales instituciones generan una gran cantidad de
documentación desde el momento en que ingresan hasta que cesa o finaliza
la relación laboral con éstas. Dichos documentos contienen información de
mucha importancia para el banco y para el trabajador; por ello es necesaria
su custodia, siendo el único lugar idóneo el Archivo, destinado a la guarda de
los documentos, garantizando su recepción, organización y correcta
conservación, estableciendo a su vez una serie de lineamientos que lleven a
cabo sus objetivos, a fin de tener disponibilidad y control de la información
para acciones específicas.

18
Bancrecer, es un Banco Microfinanciero; (proveniente del antiguo
Banco de Venezuela-Grupo Santander), en su sede central contiene diversos
Archivos; esta investigación se centró en el perteneciente a la
Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión Humana: el Archivo de Personal,
encargado de custodiar expedientes de empleados activos y egresados no
confidenciales (no incluye vicepresidentes de áreas ni presidente ejecutivo),
y recibir constantemente documentación como: reposos, evaluaciones de
desempeño, promociones, entre otros; producidos por el área en la que
trabaja el empleado y por parte de la vicepresidencia a la que está adscrito,
además de los solicitados a la persona al momento de ingresar a la
institución, siendo estos los primeros en ubicarse dentro de su respectivo
expediente.
Es importante resaltar que hasta la fecha, no se han establecido
lineamientos archivísticos necesarios para tener un debido estado de
organización en el Archivo, lo cual genera que muchas de las funciones
propias de la Vicepresidencia a la cual corresponde no se lleven a cabo; por
ejemplo: dar información clara y precisa sobre el expediente de un empleado
que labore en Gestión Humana o pertenezca a otra área, siempre y cuando
la persona que desee consultar ésta información cuente con autorización
correspondiente.
Así mismo, al haber expedientes con documentación faltante se afecta
y dificulta la correcta toma de decisiones de los entes consultantes, pues

19
habiendo vacío de información y propiciando conclusiones no acertadas
sobre casos particulares de empleados, se ocasiona el llamado de atención a
la Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión Humana como resultado de
auditorías a expedientes, señalando que no han llevado a cabo la
responsabilidad de mantener la documentación completa del personal, lo que
dificulta el logro de la misión y visión institucional. De igual forma, no existen
formatos para el debido registro de la documentación que ingresa al Archivo,
por lo cual muchas veces no se da respuesta concreta sobre la fecha en que
un documento específico se recibió, causando así insatisfacción por parte de
quien realiza la solicitud de información.
Sumado a esto, el Archivo no cuenta con espacio suficiente para
almacenar los expedientes de personal activo y separarlos de aquellos
egresados y demás carpetas con documentos sin clasificar. Se presenta
además el deterioro de dichos expedientes debido a polvo acumulado que no
puede limpiarse correctamente en las gavetas donde estos se ubican ya que
están muy apretados, generándose así, contaminación de la documentación,
la cual también afecta a expedientes de personal egresado; pues cuando
estos ya no caben dentro del mobiliario se ubican encima de éste, quedando
expuestos al polvo y a condiciones ambientales no favorables; lo cual
también afecta a los legajos sin archivar.
Con base en lo expuesto anteriormente, se plantea la siguiente
interrogante:
20
¿Cuáles lineamientos se deben implementar para la Clasificación,
Ordenación, Descripción, Selección, Transferencia, Eliminación y
Conservación del Acervo Documental?
1.2 Objetivos
1.2.1 Objetivo General:
Diseñar lineamientos archivísticos para la Organización del Archivo de
Personal de Bancrecer S.A, Banco Microfinanciero.
1.2.2 Objetivos Específicos:
Realizar un diagnóstico al Archivo de Personal de Bancrecer S.A
Banco Microfinanciero.
Establecer lineamientos archivísticos referentes a la Clasificación,
Ordenación, Descripción, Selección, Transferencia y Eliminación del
Fondo Documental.
Determinar condiciones ambientales referentes a la Conservación del
Fondo Documental.
1.3 Justificación
El Archivo de Personal, ubicado en la Vicepresidencia Ejecutiva de
Gestión Humana custodia expedientes de empleados de Bancrecer a nivel
nacional, proporcionando información de apoyo para los procesos de esta

21
área y de otras relacionadas, por lo cual una correcta organización
aseguraría su buen funcionamiento, reflejando responsabilidad en las
funciones de la institución, aprovechamiento y resguardo de la información,
toma de decisiones acertadas y optimización de los tiempos de trabajo y
respuesta. Garantizando que, en un futuro, cuando posiblemente crezca la
plantilla laboral e ingresen más expedientes, se tengan parámetros acertados
para procesar correctamente la información.
Así mismo, la organización del Archivo, su cuidado y mantenimiento
es clave para el buen estado de la documentación, pues representa parte de
la memoria institucional, siendo también soporte y evidencia de las funciones
llevadas a cabo en el pasado; procurando con esto que la imagen del Banco
como institución financiera mejore en sus funciones.
Igualmente, este trabajo se cree constituye un aporte a la
Archivología, pues la institución donde se encuentra este Archivo es de tipo
Microfinanciero, valiendo la pena ver el resultado de aplicarlo a un Banco de
esta modalidad. Por supuesto, pudiese además, servir en un futuro de
referencia a estudiantes de la carrera que deseen realizar sus
investigaciones relacionándolos a los Archivos de Recursos Humanos en
bancos; o bien, ser útil como modelo de propuesta para otras instituciones de
este ámbito que deseen solucionar las problemáticas en sus respectivos
Archivos de Personal.
22
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO REFERENCIAL
2.1 Antecedentes de la Investigación
A continuación se presentan trabajos de licenciatura relacionados al
tema de investigación, los cuales representan aportes significativos para este
trabajo. Es necesario señalar que todos estos pertenecen a la Escuela de
Bibliotecología y Archivología de la Universidad Central de Venezuela.
Lamarca, Maxím. (2011). Propuesta de lineamientos Archivísticos para la
organización del Archivo Administrativo del Centro de Computación de
la Facultad de Ciencias de la Universidad Central de Venezuela. Tutor:
Arcángel Sánchez. Titulo obtenido: Licenciado en Archivología.
Esta investigación fue de tipo descriptivo, enmarcado dentro del
modelo llamado Proyecto Factible, conjuntamente con un diseño de
investigación documental y de campo. En este trabajo se desarrolló un
modelo de organización para los Archivos Administrativos de la Facultad de
Ciencias, lo cual fue base del diseño de pautas para la organización del
fondo y el establecimiento de lineamientos para la identificación y valoración
de las series documentales
Mendoza, Miguelangel; Zerpa Perdomo, Fernando. (2008). Propuesta para
la organización de los Archivos de Gestión de la Corporación de

23
Abastecimiento y Servicios Agrícolas (CASA S.A). Tutor: José Luis
Aguilera. Titulo obtenido: Licenciado en Archivología.
Mendoza y Zerpa, plantearon la organización de los Archivos de
Gestión que existen en La Corporación de Abastecimiento y Servicios
Agrícolas (LA CASA S.A), para ello propusieron una serie de lineamientos y
pautas a fin de facilitar la organización integral de los Archivos de Gestión.
Resultando una propuesta de organización y una guía de lineamientos para
estos. Este trabajo fue una investigación de tipo descriptiva conjuntamente a
un diseño de investigación de campo, observación directa y de tipo
documental.
Carvallo, Susana; Esagui, Alicia. (2006). Propuesta técnico Archivística
para la organización del fondo documental del Archivo Administrativo
de la Gerencia General de litigio de la Procuraduría General de la
República (PGR). Tutor: Arcángel Sánchez. Título obtenido: Licenciado en
Archivología.
Esta investigación propuso la organización del fondo documental del
Archivo Administrativo de la Gerencia General de Litigio de la PGR,
basándose en un tipo de investigación denominado Proyecto Factible y un
diseño de investigación de campo no experimental. Obteniendo como
resultado un Cuadro de Clasificación Documental, parámetros para la
ordenación, diseño de una Tabla de Retención Documental e Inventario

24
Documental basado en la Norma Internacional General de Descripción
Archivística (ISAD (G))
Cumarín, Zullin; Vásquez, Osmery. (2003). Propuesta organizativa para el
Archivo Administrativo de la Escuela de Comunicación Social de la
Facultad de Humanidades y Educación de la UCV. (1994-2002). Tutor:
Andrés Linares. Titulo obtenido: Licenciado en Archivología.
En la investigación se propuso la organización del Archivo
Administrativo de la Escuela de Comunicación Social de la Facultad de
Humanidades y Educación de la Universidad Central de Venezuela con el fin
de facilitar el acceso y divulgación de la información producto de las
actividades administrativas. Fue una investigación de tipo aplicada,
bibliográfica y de campo; y su diseño de investigación: Revisión bibliográfica,
y un diagnóstico junto a un trabajo de campo
Fernández, Mary; Martínez Omaira; Rendón Leovigilda. (2000).
Lineamientos para la preservación y conservación de la documentación
de la Corporación Venezolana de Guayana (CVG) Electrificación del
Caroní (EDELCA). Tutor: Carmen Alida Soto. Titulo obtenido: Licenciado en
Archivología.
El objetivo de esta investigación fue formular lineamientos para la
preservación de la documentación histórica de CVG Electrificación Del
Caroní (EDELCA), basado en un tipo de investigación bibliográfica y de

25
diagnóstico “in situ”; llevando finalmente a presentar una propuesta sobre
lineamientos para la preservación y conservación de los documentos,
conjuntamente a una serie de acciones para trabajar en la conformación de
políticas en estos aspectos.
2.2 Reseña Histórico Institucional
Bancrecer S.A Banco Microfinanciero (2013), en su Informe Primer
Semestre 2013, publicó que ésta empresa se constituyó el “16 de mayo de
2006, (…) [con el propósito de] fomentar, financiar o promover las actividades
de producción de bienes y servicios de las pequeñas empresas industriales y
comerciales de la economía popular y alternativa, de los microempresarios y
microempresas”. (pág. 36).
Su origen se da cuando el Estado decide comprar el Banco de
Venezuela durante el mandato del fallecido presidente Hugo Chávez. Según
el portal web Consumid (s.f), Bancrecer “no fue incluido en la operación con
el Gobierno. Igual suerte corrieron la Fundación Banco de Venezuela y la
empresa Valores Santander, Casa de Corretaje” (s.p). Además en acuerdo
con el Estado, la empresa se quedó “con un poco más 10 agencias y la Sede
Central ubicada en La Torre HP de la Urbanización Los Palos Grandes (….)
[además de] mantener 4% de las acciones del Banco de Venezuela”. (Ibid).

26
Cabe destacar que Bancrecer no fue siempre Banco Microfinanciero,
esto se manifiesta en el Informe Primer Semestre 2013, publicado por
Bancrecer (2013), mencionado anteriormente, el cual informa que:
“en Asamblea Extraordinaria de Accionistas de fecha 30 de marzo

de 2011, los accionistas aprobaron la transformación de
Bancrecer de banco de desarrollo a banco microfinanciero (…) [y]
mediante comunicación enviada a la Superintendencia de las
Instituciones del Sector Bancario en fecha 2 de mayo de 2011,
Bancrecer solicitó la transformación de banco de desarrollo a
banco microfinanciero (….). En fecha 16 de septiembre de 2011,
la SUDEBAN (…) autorizó el cambio de denominación de
Bancrecer, S.A. Banco de Desarrollo a Bancrecer, S.A. Banco
Microfinanciero, de conformidad con lo aprobado en la Asamblea
Extraordinaria de Accionistas” (p. 37)
El Periódico El Nacional (2014), a través de su portal en línea, expuso
que Bancrecer posee el 70% del mercado y cuenta con 40 oficinas en todo el
territorio venezolano, además que a través de su eslogan atrévete se ha
ubicado entre los bancos universales de pequeño y mediano tamaño,
basando su relación con el cliente en proximidad, productividad, rapidez y
eficiencia. (sec. Economía).
2.2.1 Misión
Bancrecer (2012), expone:
“Ser una organización financiera líder y reconocida ampliamente por su

aporte al crecimiento económico del país, su calidad de servicio y sus
productos innovadores con tecnología de vanguardia, conformada por
un equipo humano altamente capacitado, ético, motivado y
comprometido con la Institución, sus clientes y la sociedad
venezolana”. (sec. Quiénes somos)
27
2.2.2 Visión
Según Bancrecer (2012):
“Aportar soluciones financieras oportunas e innovadoras para impulsar
el crecimiento de nuestros clientes, con eficiencia, transparencia y atención
personalizada, logrando así el avance sostenido de nuestro equipo,
relacionados y el desarrollo socioeconómico del país”. (sec. Quiénes somos).
2.2.3 Estructura Organizacional
Bancrecer S.A Banco Microfinanciero, está conformado por siete (7)
Vicepresidencias; para este proyecto, se expone la estructura organizativa de
la Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión Humana, en la cual se observa que
está conformada por tres (3) Gerencias y tres (3) Coordinaciones, estando el
Archivo de Personal, adscrito a una de estas tres últimas (Coordinación de
Calidad de Vida).
Figura N° 1. Estructura de la Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión Humana

28
2.2.4 Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión Humana
Es la encargada de la administración y manejo del personal que labora
en el banco, dando respuesta a sus necesidades y requerimientos. La
preside un Vicepresidente Ejecutivo y constituyen tres gerencias
(Administración de Nómina, Gestión de Talento y Compensación Salarial), y
tres coordinaciones (Formación y desarrollo, Seguridad Laboral y Calidad de
Vida).
2.2.4.1 Archivo de Personal
Se encuentra adscrito a la Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión
Humana, de quien depende directamente. Queda establecido cuando esta
Vicepresidencia es trasladada de la Sede Central a un edifico aledaño. En él
se recibe y resguarda la documentación laboral de cada empleado de
Bancrecer (cajeros, coordinadores, gerentes, analistas y otros) cuyo cargo
no sea vicepresidente o presidente.
2.3 Bases teóricas
2.3.1 Archivo
Vázquez (2008) lo define como:

“la institución o el órgano de una institución que conduce la política
de la gestión y guarda de los documentos y su servicio a los
usuarios como recursos y patrimonio de sus creadores, de los
ciudadanos y de las comunidades municipal, provincial o nacional,
según su jurisdicción.” (p. 82).
29
En efecto, el Archivo es el lugar de la guarda y custodia de la
documentación, y el que implanta normativas en cuanto a su organización.
En él, la información puede estar representada en diversos formatos, pues al
ser cada institución un ente independiente dentro de un país o comunidad,
también lo es su información. Relacionado a esto, una definición hecha por
Heredia (1991), expone de manera más detallada el significado de Archivo:
“uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su

forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por
una persona o institución pública o privada en el transcurso de
su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir
como testimonio e información para la persona o institución que
los produce, para los ciudadanos o paras servir de fuentes de
historia” (p. 89)
El contenido de un Archivo, ciertamente es muy diverso en
información y soporte; pudiendo pertenecer a una persona o institución ya
sea pública o privada; algunos hasta son considerados patrimonio nacional,
lo que Heredia llama fuente de historia, también como testimonio y fuentes
de información; pues la documentación que albergan es el reflejo de lo que
ha venido desarrollando su productor a través del tiempo.
Con relación al tema, la Secretaría de Salud (2012), del Estado de
México, considera el Archivo como el “Conjunto orgánico de documentos en
cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados o
los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus
actividades”. (p. 5) Esta tercera definición, aunque menos detallada, es
precisa y resume lo señalado en las definiciones anteriores.

30
En numerosas ocasiones se ha desvirtuado la definición de lo que es
un Archivo, refiriéndose a éstos como la documentación almacenada en un
lugar determinado, sin hacer referencias a su orden o clasificación. Sin
embargo, ante esto es necesario determinar que un Archivo, es una
institución o unidad con directrices que adopta las particularidades de su
productor documental y de la información que conserva; es fuente de historia
y por ende, de información y testimonio de funciones, por ello también debe
ser el responsable de dictar la normativa de organización sobre su fondo
documental.
2.3.1.1 Fases de los Archivos
Existen diferentes etapas o fases de los archivos, en el cual cada uno
tiene un objetivo en concreto relacionado con el Ciclo de Vida Documental,
es decir, desde su creación hasta la eliminación o conservación permanente.
En su Manual de Archivística, Cruz (1994) explica cada una de estas
fases:
“El Archivo de Gestión: En este se encuentran aquellos

documentos “en fase de tramitación, así como los que son de uso
frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la
responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas
(….)
El Archivo Administrativo: Solamente en las organizaciones

administrativas de gran volumen y complejidad se distinguen unos
locales acondicionados como archivos administrativos (…) Esta es
la etapa de concentración de los documentos cuyo uso para la
gestión es hipotético, pero no seguro (…) transcurridos quince
años desde su conclusión pasan a la etapa siguiente (….)
31
El Archivo Intermedio: Se encarga de “asegurar la instalación

masiva de documentos a bajo coste. Durante otros quince años
más, es decir hasta los treinta de antigüedad, se procede a la
valoración, selección y expurgo, a fin de conservar lo pertinente
(….)
El Archivo Histórico: En esta última fase la documentación

seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se
conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su
integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto
constituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, por
ende, de la humanidad” (p.97)
Cada fase o etapa, presenta características específicas por las
cuales pasa desde el momento en que es producido por primera vez.
Inicialmente, el Archivo de Gestión, después en el Archivo Administrativo e
Intermedio, hasta el momento que es eliminado o conservado de manera
permanente (Archivo Histórico).
En cada uno de estos Archivos, el documento adquiere un diferente
nivel de importancia para el usuario: Cuando se encuentra en el Archivo de
Gestión su consulta es frecuente, por lo cual el documento está cerca del
productor. Existen documentos que se mantienen en este archivo por tiempo
prolongado, otros sin embargo, al disminuir su uso son transferidos a los
Archivos siguientes, llegando al Archivo Histórico, más esto no quiere decir
que no vayan a ser consultados, puesto que algunos reflejan históricos de
procesos o actividades, importantes para la empresa o la persona.
Dado que esta investigación se enfoca en el Archivo perteneciente a
Gestión Humana, vale la pena exponer la siguiente definición, a fin de
establecer una clasificación propia para este tipo de Archivo.

32
2.3.1.2 Archivo Especializado
En palabras de Vásquez (2008), “son los que contienen los
documentos sustantivos o característicos de un tipo de institución: archivos
eclesiásticos, sindicales, universitarios, militares, etc.”. (p. 87)
Lo expuesto por el autor hace referencia a la particularidad que tiene
la documentación, en cuanto a contenido y formato se refiere, para cada
institución. Un ejemplo de esto, es el Archivo de Personal, ya que la
documentación contenida en los expedientes obedece a procesos y
funciones, realizadas por las personas que laboran la entidad.
Consultando otra definición, se tiene la presentada por Sánchez (s.f),
quien considera los Archivos Especializados como “aquellos archivos
universitarios, en los cuales predomina un determinado tipo documental, por
el carácter específico de su temática e independientemente de su soporte”
(s.p). Aunque este concepto haga referencia solamente a Archivos
Universitarios, un Archivo Especializado puede estar presente en otro tipo de
instituciones como Bancos, Museos o Instituciones Públicas; además dentro
de éstos, predomina más de un solo tipo documental, independientemente
del tipo de soporte.

33
2.3.2 Documento
Según el Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos
Administrativos (GITAA) (1997), un documento es: “Toda expresión en
lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o
en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los
soportes informáticos” (p.51)
Por su parte, Domínguez y Khan (1998), lo definen como “Toda
información que guarda una empresa en forma de correspondencia, tarjetas,
cintas o microfotografías” (p. 115)
Estas dos definiciones coinciden en cuanto a la diversidad de soportes
en que puede conseguirse un documento, y también en que éstos son
testimonio de actividades, por lo cual es posible decir que desde los inicios
de la historia han existido documentos.
Alberch (2003), define documento como:
“Toda expresión textual, gráfica, sonora o en imágenes, en

lenguaje oral o escrito –natural o codificado- presentada en
cualquier tipo de soporte material (papel, pergamino, tela,
cartulina, disco, película, cliché, ficha perforada, cinta, disco
magnético y óptico, videodisco) que constituya un testimonio de
las funciones y actividades individuales y colectivos de la
humanidad” (p. 79)
Este autor presenta un significado similar con los dos primeros
conceptos en cuanto al soporte, ciertamente todo puede ser considerado un
documento, inclusive aquellos ubicados en la internet; de hecho, una

34
persona además de ser productora de documentos puede ser considerada
uno en sí, de igual manera una institución.
Sobre la base de lo expuesto anteriormente, un documento puede ser
varias cosas en determinado contexto, pues cada uno refiere información
particular. Ahora bien, en el ámbito institucional, es necesario enfocar
directamente el campo archivístico y la relación del documento como parte y
resultado de procesos institucionales y funciones administrativas. Es así
como se procede a exponer la definición de Documento de Archivo.
2.3.2.1 Documento de Archivo
En referencia a esto, Fuster (1999), expone que el Documento de
Archivo es aquel que tiene una:
“relación con la entidad productora, así como las demás

circunstancias que condicionan sus caracteres externos e
internos, su finalidad y el medio por el cual han llegado al Archivo.
Por esto, tan solo considerado como ligado a los demás
documentos que forman el conjunto documental es como tiene
sentido científico archivístico. (p. 104)
Fuster prosigue describiendo tal concepto como aquel con:
“carácter auténtico, objetivo e imparcial, esencialmente

administrativo y/o jurídico, generado en cualquier fecha de forma
automática y espontánea, conservado íntegro en forma original,
indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo
originario y necesario, interdependiente o interrelacionado
(condicionando a los demás y siendo por ellos condicionado), y
formando parte de un fondo o conjunto orgánico (…) producido
recibido y acumulado, como resultado del proceso natural de la
actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada,
en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/o
35
administrativos y conservado como prueba, información y

continuidad de gestión”. (Ob. Cit. p. 105)
Cualquier cosa se puede considerar documento, mas no todo
Documento de Archivo. La definición dada por Fuster delimita y expone lo
distintivo de este: su origen, pues está relacionado exclusivamente con la
institución que lo produce y es reflejo de sus actividades y funciones
administrativas; por ello su valor como fuente de información y memoria
institucional.
Para Hermida e Iglesias (2014), este tipo de documento “es aquel que
se crea para servir de prueba de alguna actividad. Es un documento único y
original, validado por una firma o sello, por lo que su conservación es
fundamental” (p.83).
En esta segunda definición, se expresa otra característica del
Documento de Archivo: la unicidad. De igual manera se reitera que su
producción obedece a fines particulares que le da la entidad que los produce.
Por su parte Martín (2009) considera al Documento de Archivo como
“producto de una acción continuada y forma parte de una secuencia de
producción documental, al tiempo que refleja sus funciones y las actividades
de los individuos y de las instituciones que lo han generado” (p. 4).
Relacionando las definiciones anteriores, un Documento de Archivo no
está aislado, sino que tiene una interrelación con otros documentos; pues
como ya se expuso, responde a actividades de la institución. En definitiva,

36
este tipo documento es reflejo de información, desarrollo o finalización de
una actividad administrativa, sea de la organización o persona; y presenta
características específicas, independientemente de su soporte.
2.3.2.2 Tipología Documental
Para Vázquez (2008)
“Es el carácter o atributo (de un documento de archivo), que: se

origina en la función y actividad administrativa para la que nació
el documento; se manifiesta en una diagramación, formato y
contenido distintivos; sirve para ordenarlo, describirlo y, en general
procesarlo” (p. 31)
El soporte en que puede encontrarse un documento es variado, así
como su tipología. Dentro de una empresa se producen a diario bastantes
tipos documentales: solicitudes, comunicados, oficios, entre otros,
obedeciendo cada uno a un tipo de función, naturaleza de su redacción y
fines de su producción. Esto último es próximo a la definición dada por la
Resolución de Dirección Ejecutiva N° 121 (2014), del Ministerio de Desarrollo
e Inclusión Social, de Perú, el cual expresa: “Es una característica que
distingue a un determinado documento según su naturaleza. Por ejemplo:
Informes, Oficios, Resoluciones, Planillas”. (p.10)
Es así como la tipología documental, en pocas palabras, podría
describirse como los diferentes tipos de documentos que pueden
encontrarse. Por ello, entre tanta diversidad, es importante saber que existe
37
una clasificación establecida para saber diferenciar el tipo de documento, la
cual expone Vázquez (2008), de la siguiente forma:
“Documentos Dispositivos o imperativos: Son aquellos en los

que la autoridad asienta su voluntad con intención de ser
obedecida, Ejemplos: Del Poder Legislativo: Leyes, Del Poder
Ejecutivo: decretos, resoluciones, ordenanzas (…)”
Documentos Testimoniales o Registrales: Son aquellos en que

la autoridad asienta o acepta una información de modo que haga
fe y tenga valor legal. Estos documentos son la verdad jurídica.
Ejemplos, los Registros del Estado: Civil, de la Propiedad (mueble
e inmueble), de patentes y señales, de graduados universitarios
(…)
Documentos meramente probatorios: Son aquellos en los que

un sujeto cualquiera sustenta con su firma la información de un
dato o hecho relacionada con una tramitación, o una concesión, o
una solicitud. Ejemplo: Documentos contables no avalados con
requisitos legales (….) todo tipo de correspondencia, cartas,
notas, oficios (…)”. (p. 27)
2.3.2.3 Tradición Documental
Según el Archivo General de La Nación (1990), de Venezuela, es “el
carácter o atributo de un documento que se origina en el objetivo que
persigue cada uno de sus ejemplares y permite clasificar tales ejemplares en
original, copia, borrador y minuta”. (p. 230)
La producción documental puede estar en diferentes ejemplares
según la función administrativa, además representa el paso de información
desde que se originó el documento. Para entender un poco más acerca de
este concepto, Vázquez (2008), presenta los diferentes ejemplares dentro de
este concepto.
38
“Original: Es el ejemplar de un documento auténtico, cuyo texto

presenta todos los requisitos que lo habilitan (habilitaron) para
cumplir el objetivo al que está (estaba) destinado. (….)
Copia: Es el ejemplar de un documento que contiene el texto del

original pero que no ha sido producido para cumplir el objetivo
para el cual es documento se creó (….)
Borrador: Es un documento provisional, preparatorio, previo al

ejemplar original. (….)
Minuta: Es un boceto, esquema o enumeración de asuntos que

habrán de volcarse al documento original” (p. 33-34)
Al igual que la Tipología Documental, la prueba de actividades o
funciones está reflejada en la Tradición Documental. Las empresas y
personas consideran de alto valor el documento original, por ser producto
inmediato de su productor; de ahí su resguardado con sumo cuidado; en
otras instancias las copias también adquieren valor significativo ya que
reflejan la información del documento original, y muchas veces son
manejados más que éstos últimos por medidas de protección.
2.3.2.4 Valores de los Documentos
Son propios de todo documento desde el momento de su creación
hasta el fin de su ciclo de vida, guardando relación con la función que lo
originó. Existen dos tipos de valores:
2.3.2.4.1 Valores Primarios.
Para Hermida e Iglesias (2014), estos son:
“Valores Administrativos: “Todas las organizaciones durante el

ejercicio de sus funciones producen documentos que reflejan
39
trámites administrativos y mientras esa acción administrativa esté

vigente, los documentos conservan este valor (….)
Valor Legal: documentos con este tipo de valor serían los

utilizados como pruebas en los tribunales” (….)
Valor fiscal: “muchos de los documentos generados por la

empresa permiten justificar el dinero que ha recaudado o
gestionado durante un tiempo determinado y durante el tiempo
que tiene que justificar sus gastos, esos documentos cuentan con
valor fiscal” (p. 117)
El Glosario Ilustrado de Terminología Costarricense (s.f) agrega un
valor más a este grupo
Valor Contable: es la “utilidad o aptitud de los documentos que
soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y
de los movimientos económicos de una entidad pública o privada”
(s.p)
El documento posee valor primario desde su nacimiento, ya que tiene
como objetivo la función administrativa para la cual fue creado. Estos valores
no son autoexcluyentes, es decir un documento puede tener dos o más
valores al mismo tiempo.
2.3.2.4.2 Valores Secundarios
Muñoz y Mostacilla (2014), exponen:
“Valor Evidencial: Es el valor que revela el origen, organización y

desarrollo de una entidad
Valor Testimonial: Refleja la evolución y los cambios más

importantes desde el punto de vista legal que sufre la institución
(políticas reglamentos procedimientos, decretos, leyes)
40
Valor Informativo: La documentación histórica por lo regular

posee valores informativos en tanto revelan fenómenos
particulares de las instituciones”. (p.19)
Al ir finalizando su período de vida útil o uso continuo, y con el paso
del tiempo; el documento adquiere valor secundario para la institución o
persona. Este valor representa el hecho de que el documento sirve ahora
como fuente de información histórica y cultural; los documentos conservados
con estos valores reflejan la memoria institucional y permiten conocer cómo
ha evolucionado la empresa a través del tiempo.
2.3.2.5 Agrupaciones Documentales
Son los distintos documentos producidos por una institución o
persona, los cuales van conformando conjuntos documentales que
constituyen la estructura del fondo documental.
La Dirección General de Archivo Nacional (2010), de Costa Rica, las
define de la siguiente forma:
“Fondo: “Conjunto de documentos, con independencia de su tipo

documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados
y utilizados por una persona física, familia o entidad en el
transcurso de sus actividades y funciones como productor (….)
Sub-fondo: “Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de

documentos relacionados entre sí que se corresponde con las
subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo
origina (….)
Serie: Documentos organizados de acuerdo con un sistema de

archivo o conservados formando una unidad como resultado de
una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la
misma actividad; que tienen una forma particular; o como
41
consecuencia de cualquier otra relación derivada de su

producción, recepción o utilización (….)
Unidad Documental Compuesta: Unidad organizada de

documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente,
bien durante el proceso de organización archivística, porque se
refieren al mismo tema, actividad o asunto
Unidad Documental Simple: La unidad archivística más pequeña

intelectualmente indivisible” (p. 8-10)
Sobre la base de estas definiciones, se entiende que el fondo es el
total de la documentación producida como resultado de las funciones
administrativas o actividades llevadas a cabo por la entidad o persona; por
ello, éste suele denominarse de la misma manera que la institución. Como
por ejemplo, el fondo documental del Archivo General de La Nación
Francisco de Miranda, el cual lleva el mismo nombre de su Institución;
ocurriendo lo mismo con el fondo documental de Bancrecer S.A Banco
Microfinanciero.
Tal entidad, se divide en unidades administrativas, por lo cual el Fondo
se divide a su vez en sub-fondos correspondiente a cada una de estas
unidades; cuando la entidad tiene una estructura compleja y existen más
divisiones administrativas; los sub-fondos se dividen nuevamente.
Sin embargo, aunque la fuente citada no lo mencione, al haber una
división dentro de los sub-fondos, estos se denominan secciones, las cuales
según el diccionario del portal web Mundo archivístico (s.f), son: “ la
producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de
la institución que produce el fondo. La sección es, pues, el conjunto de

42
documentos generado en razón de la actividad de esa subdivisión orgánica o
funcional”. (s.p)
Ahora, dentro de cada sub-fondo o sección, existen las series
documentales, tal como expone la definición son aquellas agrupaciones de
documentos correspondientes a una labor administrativa recurrente, los
cuales son archivos consecutivamente a su producción, por lo cual se
relaciona con el principio de orden original.
Por su parte, la unidad documental compuesta como bien se define,
hace referencia a la agrupación de documentos sobre un mismo tema, lo
cual puede ser considerado como la historia del asunto tratado y el reflejo del
proceso administrativo relacionado. En tanto, la unidad documental simple es
el documento en sí, por ello se le conoce como la unidad archivística más
pequeña, puede ser una carta o una fotografía, entre otros.
2.3.3 Expediente
Hermida e Iglesias (2014), consideran que un expediente “es un
conjunto de documentos relacionados con un tema concreto; es una unidad
documental que se utiliza en todos los archivos” (p.84).
Ciertamente, el expediente es el resultado de la conformación de un
conjunto de documentos relacionados a un asunto en particular, si se habla
de un expediente Judicial, los documentos que conforman este expediente

43
estarán relacionados con temas legales; así mismo si se habla de un
expediente de Recursos Humanos, los documentos estarán relacionados con
un empleado de la empresa donde labore.
La Universidad de Cádiz (s.f), describe este concepto como el
“conjunto ordenado de documentos generados o recibidos por una unidad u
oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto”. (s.p)
Dentro de un expediente, se cumple lo expuesto por esta universidad, ya que
los documentos que reúne son Documentos de Archivo, por lo cual el
expediente en su totalidad representa la evidencia de procesos
administrativos.
De manera concisa, el expediente es un conjunto de documentos
referidos a un mismo asunto, entidad o persona, que representan un
procedimiento administrativo y se encuentran ordenados bajo un criterio
particular.
2.3.4 Principios Archivísticos
Universalmente aceptados y establecidos en toda unidad archivística,
los dos principios expuestos a continuación son la base para todo proceso y
actividad archivística, representan el origen de pautas y normas para la
organización documental.
44
2.3.4.1 Principio de Procedencia
Según Gómez (2012); este principio consiste en que “Los documentos
deben guardarse de acuerdo con el origen, lo cual comprende tanto los
documentos generados en un área o división de la empresa, como los
recibidos de empresas o instituciones externas” (p. 57)
Con relación a este concepto, el Principio de Procedencia es el
respeto a quien creó el documento y permite de primera mano establecer el
proceso de organización. Esta definición es aplicable, no sólo cuando se
reciben documentos sino cuando se busca reconstituir el orden en caso de
que se hayan desarticulado con el tiempo. De manera más precisa expone
Mendo (2004), para él este principio “establece que los fondos de archivo
deben conservarse en su organización original, no debiendo mezclarse los
fondos procedentes de un organismo con los de otro.” (p. 37)
Adicionalmente, cabe destacar que este principio mantiene la
integridad de las agrupaciones documentales y ubicar de forma precisa el
documento en el fondo que le corresponde.
2.3.4.2 Principio de Orden Original
Para Acevedo (s.f), tal principio consiste en que “los documentos de
un fondo deben mantenerse, a lo largo de su vida, en el orden otorgado por

45
su entidad de origen, o sea, clasificados de acuerdo a las acciones
desarrolladas por la entidad o a sus propias estructuras administrativas” (s.p)
Tal como el principio anterior, es base para la organización; facilita la
localización de los documentos, pues se mantiene el orden que les fue
asignado según su función administrativa; permitiendo la secuencia y orden
del documento. Según Mendo (2004), “Las series, unidades o piezas
documentales, deben conservarse en el mismo orden que se les asignó
durante su vida administrativa”. (p. 57)
Una entidad produce documentos en todo momento como parte de
sus funciones administrativas, mientras que en el principio de procedencia se
respeta el origen del documento, este principio tiene en cuenta la fecha de
producción, permitiendo mantener una secuencia lógica y natural de la
documentación.
2.3.5 Organización
Según el Glosario Ilustrado de Terminología Archivística Costarricense
(s.f), la organización se define como la manera en que:
“se disponen los documentos para su localización y recuperación

inmediata de la información (…) La organización de documentos
archivísticos, consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones
o procedimientos orientados a la clasificación, la ordenación y la
signatura o codificación de los documentos, teniendo en cuenta
los principios de procedencia y de orden original. (s.p)
46
Efectivamente, tal como expone el Glosario, la organización garantiza
la localización oportuna y control físico de la documentación, pues es el
primer paso para ubicar fácilmente la información, además un Archivo
desorganizado no lleva a cabo sus funciones de manera correcta.
López (2004), considera la Organización como el “Procedimiento
intelectual y físico, así como los resultados de analizar y organizar los
documentos de acuerdo con los principios archivísticos” (p. 276). Por su
parte, Jiménez (2014) define: “Consiste en el desarrollo de un conjunto de
acciones o procedimientos orientados a la clasificación, ordenación y la
signatura o codificación de los documentos, teniendo en cuenta los principios
de procedencia y de orden original”. (p.409)
Relacionando estos dos conceptos con el primero, se observa la
mención de los principios universales archivísticos a partir de los cuales se
tiene que basar todo proceso en un Archivo, así mismo la referencia a otros
procesos dentro de la organización, pues esta es el inicio para el manejo de
la documentación y satisfacción de las necesidades de información, dando
pie a establecer criterios uniformes para acceder a ésta.
2.3.5.1 Clasificación
El Diccionario de Terminología Archivística, publicado por el Ministerio
de Cultura de Madrid (1995), define clasificación como la “operación
archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos

47
que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso
de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada
identificación” (s.p)
Con base en esta definición, vale considerar la clasificación como el
proceso que estructura el fondo documental, es decir, va estableciendo
grupos con características en común, es sinónimo de distribuir. Es el primer
paso dentro del proceso organizativo, pues se necesita tener un panorama
inicial de orden que permita visualizar qué tipo de documentación ésta en el
Archivo.
Jaén (2006), define clasificación como “una operación intelectual que
permite aglutinar la documentación de forma jerárquica, por medio de grupos
o clases. Es condición básica para realizar esta actividad, el respeto al
principio de procedencia de los documentos”. (p. 94)
Efectivamente esta operación es intelectual, pues se necesita analizar
aspectos como las funciones o estructura de la entidad, teniendo en cuenta
los requerimientos de la empresa. En congruencia con esto, Godoy y López
(2001), definen Clasificación como “la labor intelectual mediante la cual se
identifican y establecen las series que componen cada agrupación
documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional de la entidad”. (p. 8-9)

48
El resultado de Clasificar son las diversas agrupaciones
documentales que necesitan ser visualizadas y reflejadas para el buen
manejo de la documentación y para ello se vale de un instrumento
archivístico, expuesto a continuación:
2.3.5.1.1 Cuadro de Clasificación Documental
Para Sierra (2006), este cuadro es “La herramienta que nos permite
codificar, identificar y organizar cada una de las series, subseries y tipologías
documentales en cada unidad administrativa” (p. 87)
Lo expuesto por Sierra, refleja la ventaja de aplicar este instrumento
archivístico, pues al codificar las distintas agrupaciones documentales no
solo permite la organización, sino que facilita la localización de documentos,
control y manejo del Archivo; ya que la producción documental suele
aumentar, y de no tener identificado qué contiene cada agrupación se vuelve
un estado de desorganización.
Godoy y López (2001) exponen: “Son esquemas que reflejan la
jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una
institución. En ellos se registran jerárquicamente las Secciones,
Subsecciones, las Series, Subseries Documentales”. (p. 22). Con base en lo
expuesto a la jerarquización, quiere decir que se representará de lo general a
lo específico, en donde se indica en primer lugar el nombre del fondo y a
partir de ahí los subfondos y series que se derivan de él.

49
El Cuadro de Clasificación Documental es una herramienta clave en el
proceso de Gestión Documental que permite tener una visión general de lo
que compone al fondo, considerando en este aspecto lo particular de su
composición para cada institución, ya que es el reflejo de lo producido por
ésta y la documentación de cada entidad es diferente.
2.3.5.1.1.1 Modelos de Cuadro de Clasificación
Según la particularidad de cada institución se construye el Cuadro de
Clasificación, buscando la manera que mejor se adapte a sus funciones y
permita tener el control documental. Por esta razón, Sierra (2006) expone
sus diferentes modelos.
“Cuadro de Clasificación Orgánico: este modelo tiene como

base la estructura orgánica y el orden jerárquico preestablecido
para cada organización (organigramas) en el cual se parte de la
idea que cada unidad administrativa define las unidades mayores
(seccione y subsecciones) (….)
Cuadro de Clasificación Funcional: Este modelo se encuentra

ligado con las funciones de la entidad y de las unidades mayores
(secciones y subsecciones). (….)
Cuadro de clasificación Orgánico-Funcional: Este modelo ha

sido trabajado por diversos archivistas en el ámbito mundial, (…),
como la opción más válida al interactuar conjuntamente con los
modelos anteriores y caracterizarse por ser las unidades mayores
(secciones y subsecciones) definidas por la estructura orgánica y
las unidades intermedias (series y subseries) por las unidades
recomendadas por norma o reglamento a cada unidad
administrativa. (….)
Cuadro de Clasificación uniforme-integral de documentos:

Este último modelo se caracteriza por ser una variación del
Cuadro funcional, cuya flexibilidad permite la interacción de todas
las unidades administrativas al ser un único cuadro, presenta el
consolidado de series (generales y específicas).” (p. 89-90)
50
Con base en lo expuesto anteriormente, el Cuadro de Clasificación
Documental, es una herramienta valiosa para la empresa o persona que
desee organizar los Documentos de Archivo, sus diferentes tipos de cuadro
permiten a la institución escoger el que mejor se adecue a ellos, pues este
debe servir para todo el Sistema de Archivos; facilitándoles la localización
física de cada documento.
2.3.6 Ordenación
El Diccionario del Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos
Administrativos (GITAA) (1997), (citado por el Sistema Nacional de Archivos
de Colombia, 2003), expone el concepto de ordenación definiéndolo como la
“Operación Archivística realizada dentro del proceso de organización que
consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas,
dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación” (p. 6)
Es el proceso posterior a la clasificación, al tener ya agrupada la
documentación se establece dentro de cada una, un método de relacionar
los documentos entre sí, lo cual se logra a través de la ordenación,
estableciendo secuencias específicas bajo un criterio determinado.
Para Ardila y Triana (2012), la ordenación:
“Es la forma como al interior de cada grupo documental

establecido se van a conservar los documentos dentro de las
carpetas. Obedecerá necesariamente a uno de los sistemas de
ordenación conocidos universalmente. (Alfabético, numérico y
cronológico) de acuerdo a las características de los documentos.
51
Aquí se aplica el principio archivístico de orden original. El cual

establece que los documentos deben archivarse en el orden en
que fueron generados”. (p. 38)
El método de ordenación está relacionado con la empresa donde esté
el Archivo, por ello hay distintos tipos de ordenamientos, mencionados en el
concepto anterior: alfabético, numérico y cronológico que pueden utilizarse
según la necesidad de la empresa o persona. Un aspecto importante es la
aplicación del Principio de Orden Original, pues de nada sirve establecer un
sistema de ordenamiento si no se archivan bajo este principio
Martos, Desongles, Santos y Carrillo (2005), consideran la ordenación
como:
“la segunda operación archivística (…) Consiste básicamente en

unir los elementos (documentos) dentro de un conjunto (la serie
documental) de acuerdo a una unidad-orden establecida de
antemano. La ordenación relaciona los documentos entre si y
proporciona a cada uno de ellos una situación determinada un
número de orden dentro de las unidades de instalación, es decir
dentro de los legajos, libros o cajas que contienen documentos”.
(p. 515)
Esta última definición, es similar a lo expuesto por los autores
anteriores en referencia a la interrelación de documentos que establece la
ordenación. De manera precisa la ordenación es aquel proceso que
determina la disposición física y coherente de los documentos según la
dinámica administrativa de la organización, facilitando el acceso a la
información y la rápida localización.

52
2.3.6.1 Sistemas de Ordenación
La ordenación se divide en tres sistemas o tipos de ordenación, lo cual
se detalla a continuación con base en lo expuesto por el Archivo General de
la Nación (2003) de Colombia:
2.3.6.1.1 Sistema de Ordenación Numérico

“Ordinal: Consiste en disponer los documentos en forma
consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que
los identifica (….)
Cronológico: “Consiste en colocar un documento detrás del otro

en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la
documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer
lugar el año, seguido del mes y al final el día” (p. 13)
En este sistema, la numeración asignada debe ser un número que
identifique al fondo y sea conocido por todo aquel que maneje el Archivo, en
ocasiones puede ser un código o serial de identificación
2.3.6.1.2 Sistemas de Ordenación Alfabética

“Onomástico: “Se utiliza para series documentales compuestas
por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de
tiempo (….)
Toponímico (o Alfabético-Geográfico): “Se ordena la serie

documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de
ordenación puede basarse en el país, el departamento, el
municipio, la localidad, el barrio, etc. (….)
Temático: Se ordenan las series y subseries documentales por el

asunto o tema de su contenido.” (Ob. Cit. p.14)
La Ordenación Alfabética, tal como se expone puede ser adecuada
para algunos Archivos. Sin embargo, para otros representa un sistema
generalizado y poco viable, por ejemplo: en Archivos de Recursos Humanos,

53
donde al utilizar el orden alfabético basado en el nombre de un trabajador,
puede presentarse coincidencias al ir aumentando la documentación.
Como tercer y último sistema se presenta:
2.3.6.1.3 Sistema de Ordenación Mixto

“Ordinal Cronológico Aplica este sistema de ordenación también
a series documentales cuyas unidades documentales son
numéricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones,
Acuerdos y Decretos), las cuales se controlan en primer lugar por
el número de la unidad documental y después por el cronológico”
(Ob. cit. p. 14-15)
Una combinación de dos tipos de ordenación puede ser adecuada ya
que ofrece las ventajas de cada uno. De manera general, es importante
saber reconocer el sistema de Ordenación necesario, evaluando cuál es
mejor según la de documentación contenida en el Archivo, pues este será
una herramienta útil al momento de requerir una información de manera
precisa.
2.3.7 Descripción
Según el Consejo Internacional de Archivos (CIA) (1999), en la Norma
Internacional General de Descripción Archivística (ISAD-G, por sus siglas en
inglés) se expone:
“es una representación exacta de la unidad de descripción y, en

su caso, de las partes que la componen la recopilación, análisis,
organización y registro de la información que sirve para identificar,
gestiona, localizar y explicar los documentos de archivos, así
como su contexto y el sistema que los ha producido” (p. 16).
54
Tercer y último proceso de la organización, tal como expone esta
definición, la descripción refleja el contenido del documento apoyando en la
transmisión de información al usuario. Pues un Archivo puede estar
clasificado y ordenado, pero si no es descrito el contenido de su
documentación se dificulta acceder a éste. Por ello, en concordancia con
esta definición, la descripción además de facilitar el control archivístico físico
e intelectual, permite la eficaz localización de los documentos.
Por su parte López (2004), expone:
“Fase del tratamiento archivístico que permite el acceso a los

fondos documentales o a sus partes (….) facilitando la localización
de los documentos, revelando su carácter e indicando su
contenido. Creación de una representación exacta de una unidad
de descripción y de las partes que la componen, en caso de
haberlas, por el procedimiento de captación, cotejo, análisis y
organización de cualquier información que sirva para identificar la
documentación del archivo y explicar el contexto que la produjo.”
(p.422)
Con base en este significado, la Descripción Documental identifica y
explica el contenido de los documentos, facilitando al usuario la comprensión
del contexto de éstos, su procedencia, las funciones de las que deriva su
producción y los asuntos que trata, pues esta es su finalidad: informar.
Relacionado a lo anterior, Rubio (1964), lo expresa de forma breve: “Proceso
de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones,
materializado en representaciones que permitan su identificación y
localización y la recuperación de su información para la gestión o la
investigación” (p. 42).

55
El resultado de la función archivística son diversos instrumentos de
información, los cuales constituyen el vínculo entre el Archivo y los usuarios,
facilitan el acceso a la documentación e identifican y localizan en diferente
nivel de amplitud el fondo, series y unidades documentales.
2.3.7.1 Instrumentos de Descripción
Guía
Para Ferriol, Pedierro, Mesa y Maza (2008):
“Instrumento de búsqueda informativa que suministra una
panorámica del conjunto o parte de los fondos de uno o varios
archivos. Su función es la de informar panorámicamente sobre el
conjunto documental. Pueden ser de diversos tipos: general,
especiales, de fuentes, de archivo, entre otras” (p. 34)
Inventario: Según Rubio (1964), “Describe breve y globalmente las
series documentales que conforman el fondo documental, haciendo
referencia a las unidades de instalación para su localización”. (p.42).
Catálogo: Para Rojas (2014), “Los catálogos incluyen información
detallada de piezas documentales, es decir, de expedientes o
documentos simples, siempre que pueda relacionárselos con los
niveles descriptivos superiores a los que pertenecen (series,
secciones y fondos)”.(p.54)
Índice: Rubio (1964) expone: “Indican la localización de los
documentos que contienen una información sobre la que estamos

56
interesados y (…) servirán de documento indispensable a los otros
instrumentos de descripción” (p.43)
Cabe destacar que todo el proceso archivístico, incluyendo la
elaboración de un instrumento de descripción; obedece a un proceso
normado y a un conjunto de reglas que establecen los parámetros
adecuados y guían al archivólogo a realizar labores descriptivas de forma
unificada. Un ejemplo de esto: es La Norma Internacional General de
Descripción Archivística: ISAD-G, definida por El Consejo Internacional de
Archivos (CIA) (1999) como:
“constituye una guía general para la elaboración de descripciones

archivísticas. Debe utilizarse juntamente con las normas
nacionales existentes o como base para el desarrollo de normas
nacionales (…) contiene reglas generales para la descripción
archivística que pueden aplicarse con independencia del tipo
documental o del soporte físico de los documentos de archivo”.
(p. 12).
2.3.8 Valoración
Para Cruz (1994), la valoración es:
“el estudio de las series documentales una por una: su origen

funcional, la naturaleza de los actos que recogen, la tipología
documental, el valor que han tenido o puedan conservar en
adelante para la entidad que los ha creado, el que puedan ofrecer
para su propia historia, para la investigación en general y para la
difusión cultural; es decir, su valor administrativo, legal e histórico,
de formación y de investigación”. (p. 211)
Con relación a la definición de Cruz, la valoración se basa en el
análisis exhaustivo del documento, saber qué lo ha producido, bajo qué
circunstancias y con qué objeto. Se lo considera uno de los procesos bases

57
de la conservación, ya que evalúa la importancia del documento para la
entidad que lo produjo, como prueba de las gestiones administrativas.
Según López (2004) la Valoración es:
“Fase segunda del proceso de expurgo cuyo objetivo es

determinar para cada una de las series documentales sus valores
primarios y secundarios y, en función de los mismos, calificarlas,
fijando su destino final y estableciendo los plazos de trasferencia,
acceso y conservación o eliminación total o parcial” (p. 539)
Ciertamente, en concordancia con este significado, al realizar el
análisis de valores para fijar el destino, es indispensable tomar en cuenta el
valor primario para la institución y también su valor secundario pues muchas
veces los documentos suelen ser consultados después de un largo período
aun cuando se creía que no.
Con base en lo anterior, la valoración puede definirse como el proceso
de analizar la documentación tanto en valores primarios como secundarios.
Al valorar no se busca precisamente la eliminación de información, sino
conservar y respetar el fondo documental; la memoria de la institución o de
una persona. La Valoración apoya a su vez procesos archivísticos
posteriores como la Transferencia Documental, incluso el Expurgo, y facilita
el acceso a los documentos

58
2.3.8.1 Tabla de Retención Documental (TRD)

De modo general, es el instrumento que establece los tiempos de
retención de los documentos dentro de cada Archivo, refleja el resultado del
análisis realizado en la Valoración.
Palacios (2014), expone que dicha tabla es
“un listado de series o subseries, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se le asigna el tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo vital de los documentos (Archivo de
Gestión y Archivo Central) y establece la disposición final de los
documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso
particular”. (p. 3)
La realización de estos listados, tal y como define Palacios permite
tener una idea clara del tiempo que estarán los documentos en cada archivo
dentro de su ciclo de vida, y el tiempo de conservación de ellos una vez
terminada su vigencia, facilitando el control y acceso a estos. Lo anterior
también es expuesto por Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos
Administrativos (GITAA), de manera muy similar:
“Listado de series y sus correspondientes tipos documentales,

producidos o recibidos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada fase de archivo” (p. 117)
Así pues, de forma puntual se considera la Tabla de Retención
Documental como instrumento archivístico, que refleja el tiempo de
conservación y los valores de los documentos, trayendo como consecuencia
el establecimiento de criterios para las transferencias documentales, orden y
control de la información. Cabe destacar que al momento de establecer los
tiempos de permanencia del documento se debe tomar en cuenta las leyes,

59
ya que algunos documentos deben ser conservados bajo tiempos específicos
según basamentos legales.
2.3.9 Selección
Para el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la
República (SIGEPRE) (2016), de Colombia, “Es la decisión resultante de la
valoración hecha en cualquier etapa del ciclo de vida de los documentos,
registrada en las tablas de retención o tablas de valoración documental con
miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción” (p. 23)
Ciertamente, este proceso sigue a la Valoración; ya que es
indispensable realizar este proceso antes de decidir la conservación o
eliminación del documento, siempre bajo criterios objetivos que permitan
aprovecharlo; por lo cual la valoración constituye el primer filtro.
Para Sarrí (2011): “es la operación que permite determinar, una vez
realizada la identificación y la valoración, los documentos que han de ser
eliminados o conservados de acuerdo con los plazos establecidos en las
tablas de valoración” (p.107)
Muy similar al concepto anterior; en este, Sarrí hace referencia al
apoyo del proceso de Selección en las Tablas de Retención Documental,
pues mantienen la información organizada, contribuyendo dentro de la

60
selección a estar basada en criterios normalizadores. De una manera similar
lo explica López (2004):
“Fase tercera del proceso de expurgo consiste en establecer el

destino archivístico final de las series, fracciones de series y
unidades documentales, fijando los plazos de transferencia
acceso y su calificación como documentos de conservación
permanente o documentos a destruir” (p. 428)
Este proceso, es altamente delicado en el cual se necesita tener
criterio y normas establecidas por la institución o persona, entendiendo la
selección como parte de la gestión documental y fase determinante para el
destino de la documentación.
2.3.10 Transferencia
Heredia (1991) la expone como:
“el paso de los documentos del archivo administrativo al archivo

histórico y tiene lugar después de un plazo más o menos largo,
una vez concluida la vigencia administrativa y haber sido
valorados y seleccionados, en el archivo central o en el
intermedio, para conservación permanente y utilidad científica.
Son también transferencia las remesas habituales de los archivos
de oficina a los centrales” (p. 182)
En efecto, la Transferencia Documental se refiere a todo traslado de la
documentación de un Archivo a otro, no necesariamente al Archivo Histórico
pues como expone Heredia, también son transferencias el paso de
documentos del Archivo de Gestión al Archivo Administrativo; apoyado, por
supuesto, en los procesos de Valoración y Selección.
El portal web EcuRed (s.f), considera la transferencia como:

61
“el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un

archivo a otro del Sistema a medida que va disminuyendo la
frecuencia de su consulta por parte de las oficinas productoras,
como consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores
administrativos” (s.p)
La definición de este portal, enfatiza la pérdida del valor documental
como motivo de transferencia, ciertamente esta es una de las razones pues
en cada etapa del Archivo el documento tiene una frecuencia de uso y cada
día se produce nueva documentación con valor primario para la entidad o
persona productora, es así como la transferencia representa la solución a
nivel físico y funcional en el Archivo, evitando justamente la acumulación de
documentos.
Siguiendo con el tema, La Dirección Metropolitana de Gestión
Documental y Archivos (s.f), expone que la trasferencia es:
“la etapa de análisis y preparación del conjunto de expedientes y

series documentales, para su traslado sistemático, una vez que
éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas
de valoración según cada una de las etapas del ciclo vital de los
documentos, de conformidad con lo establecido por la Comisión
de Valoración Documental, manteniendo los registros y catálogos
preparados en el lugar de origen con el fin de garantizar el acceso
a la información y la conservación documental”. (s.p).
Esta segunda definición más detallada reitera el apoyo de la
Valoración, pues con base en ésta la transferencia controla el traslado, la
conservación, evitando la eliminación de documentos en forma
indiscriminada y sin criterios técnicos.

62
De esta manera, la Transferencia Documental puede definirse como
el proceso que traslada la documentación de un Archivo a otro basado en los
períodos establecidos en la Tabla de Retención Documental, garantizando el
acceso y consulta de información, concentrando la información útil en la toma
de decisiones y conservando la memoria de la institución o persona dueña
del Archivo.
2.3.11 Eliminación
La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos de Colombia
(2014), precisa la eliminación como “la actividad resultante de la disposición
señalada en las tablas de retención o de valoración documental para
aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios,
sin perjuicio de conservar su información en otros soportes” (p. 6)
Efectivamente, la Eliminación es la destrucción del todo, tanto del
soporte como de la información; está atada a lo establecido en las Tablas de
Retención Documental pues este proceso se da bajo sus criterios y normas.
Ortiz (2012) expone:
“La eliminación de documentos es el procedimiento mediante el

cual se determina y ejecuta la destrucción física de la
documentación de un archivo, un proceso que sólo puede llevarse
a cabo tras el correspondiente análisis de las características
históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de la
documentación, y dejando un registro del material eliminado” (p. 7)
63
Es de notar nuevamente el enfoque sobre análisis de los valores
documentales, esto debido a que la eliminación es un acto irreversible y se
debe tener claro este aspecto, ya que se destruye el documento y la
información que representó una función en la institución; por otro lado al
realizar la eliminación, debe cuidarse que sea irreversible, cuidando que no
se pueda recuperar alguna información confidencial de estos.
Con base en lo expuesto, la eliminación representa uno de los puntos
finales del Ciclo de Vida Documental, realizada cuando todo valor ya sea
primario o secundario es inexistente en la documentación seleccionada. Es
acto es irreversible y de alta responsabilidad pues una vez destruido el
documento se pierde toda información. Es importante que el proceso quede
registrado, exponiendo qué documentación fue destruida y la persona
responsable, a fin de tener un historial sobre este proceso.
2.3.12 Conservación
Para la correcta preservación de la información se debe garantizar la
conservación de los documentos. Respecto a esto, Allo (1997), en su artículo
Teoría e Historia de la Conservación y Restauración de Documentos, define
la conservación como:
“Conjunto de medidas utilizadas para controlar las causas que

originan el deterioro físico de los documentos, consiguiendo con
su aplicación dos objetivos: preservar los documentos en su forma
física original y/o preservar el contenido intelectual de la
información registrada en los mismos”. (p. 274)
64
Este es el otro destino final del Ciclo Documental: la Conservación, tal
como expone esta definición, no es precisamente un proceso sino un
conjunto de medidas para preservar la documentación, teniendo en cuenta el
soporte, su finalidad y protegiéndolo del daño físico, así como respetando su
integridad y autenticidad en todo momento.
La Resolución de Secretaria General N’ 026-2015 (2015) del
Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental (OEFA), de Perú,
expone que la conservación es “un proceso archivístico que consiste en
mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de
cada entidad a través del diseño de planes de preservación y restauración”
(p. 3)
En efecto, las medidas para el cuidado documental deben estar
previstas y establecidas dentro de los programas de conservación realizados
por la entidad o persona responsable de la documentación. Estos programas
representan el resguardo del valor y trascendencia del fondo documental,
independientemente del medio y forma de registro, ya que constituyen parte
de la memoria institucional o de la persona.
El Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos
(GITAA) define Conservación como: “Conjunto de procedimientos y medidas
destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de

65
posibles alteraciones físicas en los documentos, y, por otra, la restauración
de estos cuando la alteración se ha producido” (p.35).
La Conservación debe ser un objetivo en toda organización,
inicialmente está de cara a prevenir el deterioro físico de los documentos
pero también a dar soluciones cuando ya haya ocurrido el incidente con el
soporte, por ello las medidas que se tomen deben prever todo tipo de
accidente.
Basados en estos significados, es posible definir la conservación como
el conjunto de medidas enfocadas en la preservación del fondo documental,
con la finalidad evitar lo más posible su deterioro o solventar alguno
presente. Estas acciones deben involucrar a los empleados responsables del
Archivo los cuales deben tener en cuenta el adecuado manejo de la
documentación y las condiciones ambientales del Archivo.
Dentro de la conservación pueden estar presentes dos elementos que
pueden comprometer considerablemente la conservación de los documentos.
Estos son: Condiciones ambientales y siniestros, detallados a continuación:
2.3.12.1 Condiciones Ambientales
Borrell, Cueto, Castillo y Mazorra (2008), definen este concepto de la
siguiente forma:
“Las condiciones ambientales y los métodos de

almacenamiento ejercen una gran influencia en la preservación de
66
documentos. Las condiciones de descuido, desorganización y

amontonamiento, producen daños a las colecciones, por lo que el
control ambiental y las buenas condiciones de almacenamiento
constituyen la primera de todas las medidas preventivas.” (s.p).
Las condiciones ambientales constituyen el microclima del Archivo,
logrando que sean condiciones aptas para garantizar el estado físico del
documento. En un Archivo, es vital cuidarlas, puesto que constituyen un
apoyo en la conservación de información, y no hacerlo puede ocasionar
alteraciones, en ocasiones, irreversibles.
El Archivo General de la Nación de Colombia (1991), considera que
“depende en un alto porcentaje la conservación de los documentos. Si este
aspecto se descuida se corre el riesgo de propiciar el ataque de insectos y
microorganismos, favoreciendo su proliferación” (p. 18). Ciertamente, el
descuido en la conservación puede traer consecuencias como insectos y
hongos, además de otros problemas no solo para la información sino para
quien la maneja, ya que los daños en documentos muchas veces son
tóxicos, perjudicando la salud no solo del empleado, sino del mismo usuario.
Relacionando las definiciones anteriores, las Condiciones
Ambientales, significan todos aquellos factores que constituyen el clima que
rodea la información y contribuyen a alargar la vida útil del documento. Estas
condiciones son particulares según el soporte de la documentación, debido a
que no todos los documentos pueden estar bajo las mismas condiciones;
67
razón por la cual el establecimiento de éstas debe ser supervisada por un
profesional en documentación.
A continuación LYRASIS (s.f), define los diferentes factores
relacionados a las condiciones ambientales
Temperatura:
“se ha mostrado que el índice de deterioro de la celulosa (el

componente mayor del papel) se incrementa 2.5 veces cuando la
temperatura aumenta de 68 a 70 grados Fahrenheit. Las
temperaturas altas animan a los agentes biológicos, tales como
insectos y moho, y afectan directamente la humedad” (p. 1)
La temperatura debe manejarse con cuidado ya que las bruscas
fluctuaciones que presente tienen impacto negativo en la perdurabilidad del
papel, tal como expone este autor una variación de 68 a 70 grados Fahrenheit
(20 a 21 Centígrados) provoca la aparición de insectos, los cuales destruyen
muchas veces en su totalidad el documento.
Humedad:
Según LYRASIS (s.f)
“Es la cantidad de agua que posee la atmósfera. Se debe referir a

este factor en términos de relatividad, esto es, de humedad
relativa; relación entre el agua que hay en determinada unidad de
volumen (humedad absoluta) y la que dicha unidad debería
albergar para estar saturada” (Ob. Cit. p.3)
Este elemento está estrechamente relacionado a la temperatura, ya
que el aumento de ésta en un clima donde la humedad es elevada; genera la
aparición de hongos y moho, los cuales además de ser perjudiciales para el

68
documento, los son para quien entra en contacto con él. Por otro lado,
cuando la humedad es muy baja, el papel se vuelve quebradizo debido a la
resequedad provocada en el material.
Humedad Relativa
Esta es definida por LYRASIS (s.f) como: “la cantidad de vapor de
agua en el aire encontrado en una determinada temperatura y presión,
expresada como un porcentaje de la cantidad total de la que el aire puede
contener en esas mismas condiciones de temperatura y presión” (p. 2).
Cuando el vapor en el aire aumenta, fomenta la aparición de hongos; por lo
cual este elemento necesita estar en óptimas condiciones, es decir, debe
presentar un nivel de humedad suficientemente alto que permita la
flexibilidad del material y suficientemente bajo para evitar el moho e insectos.
Iluminación
“Todas las ondas de luz dañan los materiales de bibliotecas y

archivos. La luz ultravioleta, que es la luz de menos de 400
nanómetros, no es visible a simple vista y causa los daños mayores.
La luz solar tiene la proporción más alta de radiación ultravioleta,
seguida de la luz fluorescente e incandescente. La luz causa que se
destiñe la encuadernación, tintas y tintes; pone el papel oscuro y
amarillo y debilita las fibras celulosas por la acción de decoloración y
la oxidación.” (Ob. Cit. p.4)
La iluminación, puede ser el factor que menos impacto tenga a corto
plazo en los documentos. Sin embargo, como se explica en esta definición
todo tipo de luz incide en el deterioro del documento (unos más que otros);
69
por ello un Archivo debe evitar la entrada de luz natural y regular la artificial
dentro de la unidad.
Dentro de un Archivo, todos estos factores mencionados interactúan
creando el microclima de la documentación; con base en esto el Archivólogo
responsable de la conservación deberá prestar atención en mantener las
condiciones adecuadas para el almacenamiento y mantenimiento, tomando
en cuenta entre otros factores, el tipo de soporte documental, pues
dependiendo de éste se establecen se maneja de diferente forma, cada uno
de los elementos expuestos.
2.3.12.2 Siniestros
Capaces de provocar grandes daños en una institución como los
Archivos. Tacón (2010), afirma en materia Archivística “Estos eventos puede
ser catalogados como leves, graves, muy graves, catastróficos o catástrofe
histórica, según el material afectado se cuente por unidades, centenas,
miles, decenas de miles o cientos de miles, combinado con la importancia de
la documentación afectada”. (p. 1)
Los siniestros, como afirma Tacón pueden afectar desde un
documento hasta todo el fondo documental, ciertamente muchas veces
suceden eventos de magnitud catastrófica poniendo en riesgo toda la
información de la institución o persona. Así como frente a algún deterioro del
documento, se tiene a un profesional para solucionar el problema; en los

70
Siniestros se necesita personal especializado en enfrentar situaciones de
magnitud leve, moderada o alta que pueda comprometer la conservación de
la información.
Los Archivos son susceptibles en todo momento a padecer siniestros,
de acuerdo a lo expuesto por Buchanan (1988), estos son “daños amplios y
costosos que con frecuencia podían haberse evitado o atenuado (…) Si no
es posible evitar el siniestro, por lo menos deberá atenuarse su impacto
mediante la preparación y una actividad de recuperación” (p. 1)
Ciertamente, estos pueden evitarse tomando medidas y acciones
pertinentes, por lo cual la entidad o persona es responsable de establecer
programas de prevención y respuesta para actuar al momento que se
presente un siniestro. Aunque este se considere un siniestro como
catalogación para todo tipo de incidente en un Archivo, la Directiva N° 009-
2012 (2012), de la Municipalidad de Miraflores (Perú), expone una
descriptiva clasificación de este concepto.
“Siniestros Naturales: son aquellos que no son predecibles, ni

por su frecuencia ni en severidad, como es el caso de terremotos,
inundaciones, etc., los cuales pueden afectar las instalaciones de
los archivos.
Siniestros Fortuitos o Accidentales: son aquellos que se

presentan en forma imprevista, los cuales pueden ser prevenidos,
tales como: incendios, fallas de equipos que pueden afectar las
instalaciones, como por ejemplo: cables calcinados, aparatos
eléctricos en mal estado, desechos de cigarrillos; etc.
Siniestros Provocados: son aquellos donde intervienen las

personas, como por ejemplo los actos irresponsables (sabotajes),
71
el cual puede presentarse tanto en el interior como en el exterior

de las instalaciones.” (p. 2)
Para los dos primeros siniestros es posible aplicar las medidas
preventivas mencionadas, respecto a la tercera clasificación además de
guías de preservación se deben elaborar y aplicar normativas en aras de
establecer técnicas y acciones pertinentes, así mismo de la asignación de
responsabilidades en caso de emergencia o desastre. De igual manera, es
importante evaluar constantemente las condiciones físicas de la
infraestructura y el microclima del Archivo.
Dentro de esta definición se encuentran los incendios, terremotos e
inundaciones; capaces no solo de afectar completamente fondos
documentales, sino también la estructura del Archivo, para una mejor
comprensión, se definen a continuación:
Incendio: Para la Asociación Dominicana de mitigación de desastre
(ADMD) (s.f), un incendio “Es un fuego de grandes proporciones que
se desarrolla sin control, el cual puede presentarse de manera
instantánea o gradual, pudiendo provocar daños materiales,
interrupción de los procesos de producción, pérdida de vidas humanas
y afectación al ambiente”. (s.p)
Terremoto: La Federación Internacional de Sociedades de La Cruz
Roja y de La Media Luna Roja (s.f), considera que los terremotos:

72
“se producen por la liberación de tensiones acumuladas en el

interior de la Tierra. Las rupturas repentinas en las capas
superiores de la Tierra, a veces acompañadas por la ruptura de la
superficie terrestre, producen vibraciones del suelo que pueden ser
suficientemente fuertes como para derrumbar edificios, cobrarse
víctimas mortales y destruir propiedades” (s.p)
Inundación: La Consultoría y Gestión Urbana y Ambiental
(CONURBA) (s.f) expone
“aquel evento que debido a la precipitación, oleaje, marea de

tormenta, o falla de alguna estructura hidráulica provoca un
incremento en el nivel de la superficie libre del agua de los ríos o
el mar mismo, generando invasión o penetración de agua en sitios
donde usualmente no la hay y, generalmente, daños en la
población, agricultura, ganadería e infraestructura.” (s.f)
Tres de los siniestros más significativos que podrían afectar a la
documentación de un Archivo e inclusive la estructura de éste. Un incendio,
puede darse por un cortocircuito en el cableado, causando la destrucción
masiva de información, pues sus consecuencias son irreversibles,
adicionalmente el mobiliario y la estructura se verían considerablemente
afectados.
Por su parte, un terremoto afecta primeramente a la estructura del
edificio donde se encuentra el Archivo, la documentación y la vida del
personal que labora en la unidad. Por tal motivo en la construcción de un
Archivo se debe contemplar el espacio destinado a este, y las medidas de
seguridad que resguarden estos elementos y permitan el resguardo de
información.
73
En tercer lugar, se tiene la inundación, provocada como expone el
autor por la entrada de agua en lugares donde no debería introducirse.
Dentro de un Archivo puede estar relacionado con una tubería rota, lo que
además de afectar la documentación puede generar hongos si no es
atendida a tiempo.
La prevención es un canal para detectar problemas a tiempo y evitar
alguno de estos siniestros; es crucial la revisión periódica de la estructura,
cableado, tuberías, estado del mobiliario, entre otros; dentro y en los
alrededores del Archivo. De llegar a ocurrir, el pronto accionar es la mejor
repuesta que puede darse, buscando el repara el daño que haya afectado a
la documentación.
2.3.13 Lineamiento
Arrieta (2010) define lineamiento como:
“Acto administrativo que deriva de una ley u ordenamiento y que

determina las bases de una actividad o proceso” (p. 8) de igual
forma, expone Arrieta que “Los lineamientos desarrollan el
alcance de la norma, así como los requisitos que se deben
cumplir. Sirven para implementar una política y sus estrategias” (p.
12).
Afín a esto, El Tecnológico Nacional de México (s.f) considera los
lineamientos como “una herramienta para la difusión y consulta de los
acuerdos, normas, reglamentos, lineamientos y demás disposiciones de
aplicación general en las dependencias y entidades de la Administración
Pública Federal”. (s.f)

74
Estas dos definiciones expresan tres puntos importantes que permiten
precisar el significado de lineamiento: determina cómo se hará una actividad,
es decir indica los pasos a seguir; es base para imponer reglamentos y
políticas, esto dado por su carácter orientativo, y establecen el alcance de los
mismos (ámbito de aplicación). En toda instancia se necesita control y
directrices que establezcan una guía para realizar tareas, por ello los
lineamientos son las herramientas que regulan las acciones en la práctica.
2.3.13.1 Lineamientos Archivísticos
Para el Sistema de Gestión de Documentos y Archivos (SIGEDA) (s.f),
son aquellos que “delimitan las metodologías, procesos y actividades
archivísticas que se realizan en la organización” (Sec. Lineamientos
Archivísticos).
En el ámbito archivístico, los lineamientos permiten establecer los
criterios de organización sobre la documentación custodiada por una entidad
o persona, garantizando la integridad y disponibilidad de la información. Tal
como refiere la definición anterior delimitan la realización de una actividad y
procesos, contribuyendo así a la Gestión Documental de la institución y a la
aplicación de instrumentos archivísticos.

75
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Este capítulo tiene como finalidad presentar el tipo y diseño de
investigación del proyecto, la población y muestra que abarcó, así como
también la técnica e instrumento utilizado para llevarlo a cabo.
3.1 Tipo de Investigación
3.1.1 Investigación Descriptiva
Según Arias (2012):
“consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno, individuo o

grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Los
resultados de este tipo de investigación se ubican en un nivel
intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos se
refiere”. (p. 24)
La presente investigación es de tipo Descriptiva por cuanto se busca
describir la situación actual del Archivo de Gestión Humana, así como los
factores relacionados al problema, permitiendo esto proponer políticas y
lineamientos para la organización y preservación.
3.2 Diseño de Investigación
Este trabajo adoptará dos diseños de investigación: documental y de
campo:
76
3.2.1 Diseño Documental
Arias (2012), expone:
“Es un proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, crítica e

interpretación de los datos secundarios, es decir, los obtenidos y
registrados por otros investigadores en fuentes documentales:
impresas, audiovisuales o electrónicas. Como en toda investigación, el
propósito de este diseño es el aporte de nuevos conocimientos” (p.
27).
La realización de la investigación se apoyó en la consulta de fuentes
documentales (impresas, audiovisuales y electrónicas) pertenecientes a
especialistas en Archivología, así como los trabajos de investigación
realizados en dicha área.
3.2.2 Diseño de Campo:
“Es aquella que consiste en la recolección de datos directamente de

los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos
(datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna, es decir, el
investigador obtiene la información pero no altera las condiciones
existentes”. (Ob. Cit. p. 31).
Es Diseño de Campo, dado el hecho de que los datos recopilados y
fenómenos a ser descritos se obtuvieron como resultado de acudir al lugar
donde se situó el problema: Archivo de Gestión Humana de Bancrecer, dado
que la autora de esta investigación labora en esta institución como Analista
del Archivo de Personal en la Vicepresidencia de Gestión Humana, y a través
del cumplimiento de sus funciones ha podido percibir los problemas e

77
inconvenientes presentados día a día, llegando así a sensibilizarse con dicha
situación.
3.3 Fases de la Investigación
Durante la investigación se siguieron estas seis (6) etapas, a fin de lograr los
objetivos propuestos
3.3.1 Fase 1: Arqueo y Análisis Bibliográfico
Se realizó la búsqueda en diferentes fuentes especializadas en materia
archivística para conocer el significado de conceptos relacionados al proyecto y
poder tener un buen dominio de tema, así mismo se revisó la bibliografía
relacionada a la historia de la institución, su misión y visión.
3.3.2 Fase 2: Diagnóstico
Esta fase se basó en la aplicación de una guía de observación, creada para
ser instrumento de la recolección de datos, dicha guía contiene variables
relacionadas a la organización, selección, transferencia, eliminación y conservación
de documentos, mediante ésta se pudo conocer los procesos existentes e
inexistentes, o realizados incorrectamente dentro del Archivo, así como precisar el
estado de la documentación actual.
3.3.3 Fase 3: Análisis de Resultados.
Una vez obtenido los datos, éstos se analizaron de forma detallada, con lo
cual no sólo se obtuvo una visión detallada y precisa del Archivo, sino que el estudio
78
de los resultados orientó a la elaboración de propuestas adecuadas para resolver el
problema.
3.3.4 Fase 4: Establecimiento de lineamientos archivísticos referentes a
Clasificación, Ordenación, Descripción, Selección, Transferencia y
Eliminación.
Se analizó la documentación que alberga el Archivo de Gestión Humana y
los procesos que realiza, se procedió a establecer la organización adecuada,
basada en principios archivísticos y apoyado en la elaboración del Cuadro de
Clasificación, el cual permitió determinar series y subseries documentales; el uso de
la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD-G), así como las
tablas de retención y valoración documental.
3.3.5 Fase 5: Determinación de Condiciones Ambientales para la
Conservación del Fondo Documental.
Se tomó en cuenta el espacio físico donde se encuentra el mobiliario y la
calidad de éste, así mismo los riesgos principales a solventar (geográficos,
climáticos y humanos), y las deficiencias en los métodos y equipos utilizados para la
conservación de documentos. De igual forma se contemplaron medidas para el
manejo de emergencias.
79
3.3.6 Fase 6: Diseño de la Propuesta
Esta última etapa consistió en diseñar políticas y lineamientos archivísticos
para la organización del Archivo de Gestión Humana, basados en los objetivos
planteados.
3.4 Población y Muestra
3.4.1 Población
Para Arias (2012), la población “es un conjunto finito o infinito de
elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las
conclusiones de la investigación. Ésta queda delimitada por el problema y
por los objetivos de la investigación” (p. 81).
Se trabajó con un solo tipo de población, conformado por los
expedientes de personal activo: un total de seiscientos tres (603)
expedientes. Tal población es finita porque “se conoce la cantidad de
unidades que la integran” (Ob. cit. p. 82); y accesible ya que “realmente se
tiene acceso y de la cual se extrae una muestra representativa” (Ibid).
3.4.2 Muestra
“es un subconjunto representativo y finito que se extrae de la
población accesible” (p. 83)

80
Se seleccionó un 10% de la población total, es decir, 60 expedientes
de manera aleatoria entre los pertenecientes a diversos cargos de los
empleados (gerente, coordinador, operador, asistente, entre otros). Esto
basado en la recomendación de Ary; Jacobs; y Razavieh (1989) (citado en
Arias, 2012), quienes exponen: “en investigaciones descriptivas se
recomienda seleccionar entre el 10 y 20% de la población accesible”. (p. 87)
3.5 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
3.5.1 Técnica de Investigación
Para Arias (2012), es “el procedimiento o forma particular de obtener
datos o información”. (Ob. Cit. p.67).
Por consiguiente, la técnica empleada fue:
3.5.1.1 Observación Estructurada
En palabras de Arias (2012), esta observación “Es aquella que
además de realizarse en correspondencia con unos objetivos, utiliza una
guía diseñada previamente, en la que se especifican los elementos que
serán observados”. (p. 70).
Se utilizó la observación directa, porque en el lugar del problema se
observaron las características, elementos presentes y ausentes, permitiendo
detectar fallas por la ausencia de políticas y lineamientos en la unidad de

81
Archivo. Además, esta técnica se respaldó en la utilización de un instrumento
guía, que permitió al investigador realizar el proceso de recolección de datos.
3.5.2 Instrumento
Continuando con Arias (2012), es “cualquier recurso, dispositivo o formato
(en papel o digital), que se utiliza para obtener, registrar o almacenar información”.
(Ob. Cit. p. 68)
En este sentido, para el registro de la información se utilizó:
3.5.2.1 Guión de Observación
Para Babio, Galán, Gutiérrez , Hernández y Rodríguez (1992):
“es el instrumento que dirige el registro de lo observado, posibilita
organizar mínimamente la información que se va recogiendo y ayuda al
observador a recordar sobre qué aspectos debe focalizar su atención” (p. 66)
A través de este instrumento (Anexo I), se pudo especificar los datos
que se necesitaron obtener, e igualmente llevar el registro de los aspectos a
ser observados en el Archivo de Gestión Humana, lo cual condujo al
cumplimiento de los objetivos.

82
CAPÍTULO IV
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
4.1 Consideraciones Generales
Dentro del Archivo de Personal se encuentran expedientes de
personal activo, junto con expedientes egresados y legajos sin archivar, se
observa a manera general expedientes encima del mobiliario, legajos sin
archivar en una esquina del Archivo, al igual que objetos y materiales, ajenos
a la documentación.
Este capítulo, tiene como finalidad presentar y analizar los resultados
obtenidos de la aplicación del instrumento metodológico: Guion de
Observación; el cual fue realizado de manera directa por el investigador,
sobre la muestra seleccionada: sesenta (60) expedientes de personal activo;
permitiendo determinar los factores incidentes en la situación problemática, y
recolectar datos referentes a las operaciones archivísticas relacionadas con
el tratamiento documental; así mismo evaluar la condición de las
instalaciones, medio ambiente y tipo de mobiliario del Archivo. Obteniendo un
panorama objetivo de la situación.
El Guion de Observación, estuvo compuesto por cuatro (4), secciones,
divididas a su vez en subsecciones, donde se buscó especificar lo observado
de tal manera que se obtuviera la mayor precisión al momento recolectar
datos.
83
A continuación, se pasa a presentar los resultados y análisis de cada
sección del Guion de Observación
4.2 Resultado del Diagnóstico
1- Datos Generales del Archivo
Nombre de la Institución: Bancrecer S.A Banco Microfinanciero
Nombre del Archivo: Archivo de Personal
Unidad a la cual pertenece: Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión Humana
Responsable del Archivo: Omayra Saldaña
Cargo: Analista Junior (Estudiante de Archivología)
2- Datos sobre la Documentación
2.1 Contenido del Fondo Documental
El fondo está constituido por expedientes de personal activo (Agencias
en área metropolitana, el interior del país y las Sedes Centrales), en el cual
las fechas extremas datan desde el año dos mil once (2011), hasta el
momento actual: año dos mil dieciséis (2016), ya que constantemente se
conforman nuevos expedientes relacionados al personal nuevo ingreso. El
acceso al Archivo es confidencial, lo cual quiere decir que sólo la persona
encargada del Archivo tiene acceso y puede manejar la documentación que
ahí se encuentra.
84
2.2 Tipos de Documentos
100
50
Gráfico N 1. Tipos de documentos
En la revisión de la muestra del Archivo, se observó que el tipo de
documento predominante en un cien por ciento (100%) es textual, ya sea
impreso o manuscrito; ya que se observaron durante el estudio, algunos
documentos hechos a mano por el empleado (Cartas de compromiso para
pago de créditos en Mora con otras instituciones bancarias)
2.3 Tipología Documental:
60
40
20
Gráfico N 2. Tipología Documental

85
En el estudio de los expedientes, prevalecen: Contratos, Planillas de
Seguro HCM, Planilla Personal, puesto que son los obligatorios a llenar por
el trabajador al momento de su ingreso, casi en cien por ciento (100%) se
encuentran los Certificados de Cursos Realizados, sin embargo no todos los
empleados entregan este documento al ingresar a la institución.
También están las constancias (Inscripción en el IVSS, Disfrute de
vacaciones, Incapacidad Temporal), las cuales casi alcanzan la totalidad de
la muestra, ya que en algunos expedientes no se visualizaron por no ser de
frecuente recepción en el Archivo. En un mínimo porcentaje se tienen las
actas, citación, estos dos primeros solo se reciben cuando hay asuntos
particulares con algún empleado, los Recibo de pago solo están en unos
expedientes ya que ahora solo se envían digitalizados, Entrevista de
Evaluación, solo se aplicó a algunos empleados y los oficios los cuales solo
se reciben por asuntos legales con algún empleado.

86
2.4 Tradición Documental
60
40
20
0
Original Copia Borrador Minuta
Grafico N° 3. Tradición Documental
Se observó en todos los expedientes de la muestra, igual porcentaje
de presencia de copias y originales (un expediente puede tener la mayoría
de originales o copias), tanto en los documentos relacionados al ingreso del
empleado, como aquellos resultados de sus funciones administrativas.
2.5 Principios Archivísticos
60
40
20
0
Principio de Principio de Orden
Procedencia Original
Grafico N° 4. Principios Archivísticos

87
En cuanto a los Principios de Procedencia y Orden Original que
acatan los documentos dentro del expediente, ambos se cumplen en su
totalidad, pues el Principio de Procedencia se hace evidente al reunir la
documentación de un empleado en su expediente y no mezclarlo con la de
otro. Respecto al Principio de Orden Original, se observan que los
documentos son archivados según el orden en que son recibidos, lo cual se
denota en las fechas, las cuales van desde la más antigua a la más reciente
3- Procesos Archivísticos
3.1 Organización
3.1.1 Clasificación
En la documentación referente al Archivo, no se observó
documentación relacionada con algún sistema de clasificación, de igual
manera tampoco se observó en los expedientes algún tipo de clasificación
basada en criterio propio

88
3.1.2 Ordenación
60
40
20
0
Alfabética Numérica Mixta
(Onomático) (Ordinal, (alfanumérico,
Cronológico ) ordinal-
cronológico)
Gráfico N° 6. Tipos de Ordenación
Sobre la base de lo observado, los expedientes están ordenados de
manera alfabética-tipo onomástica, basados en el primer apellido del
empleado, a pesar de que la etiqueta de identificación del expediente
presenta en primer lugar el número de cédula del trabajador.
3.1.3 Descripción
No se observó documentación relacionada con la descripción
documental sobre los expedientes. Cabe destacar que tampoco hay un tipo
de instrumento para esta operación, por lo tanto no se conoce a exactitud el
contenido documental dentro de cada expediente.
3.2 Selección.
No existen soportes que evidencien la identificación de los valores
documentales (primario o secundario), así como tampoco información tablas
de retención documental, lo que implica que no se realiza el proceso de

89
valoración, ni hay establecida una junta evaluadora que evalúe estos
aspectos y permita conservar los documentos importantes para la institución.
3.3 Transferencia
Se observó documentación relacionada al proceso de transferencia, la
cual reflejaba la fecha en que fue realizada esta operación, conociendo así
que hasta el día de hoy se han realizado cuatro (4) transferencias al Archivo
Histórico de la Institución. Sin embargo, este formato está diseñado a criterio
personal, ya que no expone basamento legal ni datos que detallen a
precisión la documentación como el nombre de la serie documental y valores
documentales.
3.4 Eliminación
No hay presencia de actas de eliminación de documentos del fondo, lo
cual indica que todos los documentos en los expedientes han sido
conservados al momento de haber realizado las transferencias.
4- Conservación Documental
4.1 Condiciones del Espacio Físico
4.1.1 Representación del Espacio del Archivo y Mobiliario mediante
un plano. (Incluir Medidas)

90
Se presenta un plano del Archivo para visualizar el espacio:
Largo: 3,22 cm
90,3 cm
48.3 cm
B B B B
Ancho
1,69 cm
A A
Leyenda Medidas del Archivo

Largo: 3,22 cm
Archivadores Ancho: 1,69 cm
Distancia A: 59,1 cm
Ventana Distancia B: 21,4
Puerta rodante
(Entrada al Archivo)
Figura N° 2 Plano del Archivo de Personal
Nota: Plano elaborado por la autora
El área total del archivo es 5,44 cm2, la disposición de los Archivos son
tres junto a la pared del lado opuesto de la entrada y dos a cada lado de la
puerta, uno junto a la pared y otro al lado de la ventana.

91
Cada archivador mide 48,3 cm de ancho, aquellos ubicados uno frente al
otro, dificultan la búsqueda de documentos ya que la distancia A es igual a
59,1 cm; si a esto se le resta el ancho de una gaveta al momento de halarla:
43,3 cm, quedan apenas 15,8 cm de espacio para que el encargado del
archivo se ubique y busque un expediente, con lo cual el desarrollo de las
labores se torna difícil.
4.1.2 Mobiliario utilizado para colocar los Expedientes
El Archivo contiene cinco (5) archivadores y cada uno cuenta con
cuatro gavetas dividas en dos hileras para colocar expedientes de personal
activo, a excepción de una gaveta destinada a expedientes de empleados
egresados.
4.1.3 Material que compone el Mobiliario de Expedientes
El material del que está hecho todo el mobiliario es metal.
4.1.4 Elemento utilizado para el resguardo físico de cada
Expediente
El elemento que constituye cada expediente es una carpeta marrón
hecha de fibra de cartón, tamaño oficio con separadores; los cuales
corresponden a asuntos diferentes (Ingreso, Póliza HCM, Seguro Social
Obligatorio, Evaluación de desempeño y cambios de condición, Prestamos

92
y/o anticipos de fideicomisos, constancias de salidas, higiene y salud laboral,
Varios (ARI, actas, amonestaciones) y terminación de servicios).
4.1.5 Presencia de expedientes fuera del mobiliario
correspondiente
Los expedientes activos se observaron fuera de sus respectivas
gavetas, ya que dentro de éstas no pueden ser instalados porque los
expedientes que se encuentran ahí están muy apretados, presentando
dificultades si en algún momento se necesita sacar uno de ellos y devolverlo
a su lugar de manera sencilla. Así mismo, se notó que expedientes
egresados están colocados sobre uno de los archivadores, porque la gaveta
donde son colocados está llena.
4.1.6 Calificación sobre la disposición del mobiliario en el
Archivo
Cuando fue observada la disposición del mobiliario se consideró
insuficiente, debido a la dimensión de cada archivador dentro del espacio
destinado para el Archivo, el cual deja poco espacio para el desplazamiento
al momento de buscar un documento.

93
4.1.7 Presencia de materiales ajenos a la documentación del
Archivo
En uno de los lados del Archivo (el opuesto a la ventana) hay un
espacio entre el Archivador y la pared, donde se observaron varias bolsas
colocadas una encima de otra, que contenían uniformes, carpetas, vasos,
uniformes de la institución y cubiertos de metal.
4.2 Condiciones de Seguridad
4.2.1 Presencia de equipo de seguridad contra incendio cerca del
Archivo
Realizando la evaluación con relación a los aspectos de seguridad en
el Archivo de Personal, se notó cerca de la entrada al Archivo un extintor de
polvo seco, pero su uso se encuentra obstaculizado por una mesa ubicada
debajo de éste.
4.2.2 Instalación y cableada eléctrica a la vista
Respecto a la cableada eléctrica fuera de lugar, no se observó, ni en
el techo ni en el piso, lo cual indica que se encuentra instalada
correctamente, sin riesgos en materia de seguridad física para quienes se
desplacen dentro del Archivo.

94
4.2.3 Presencia de grietas o fisuras en las paredes del Archivo
En ninguna pared del Archivo se denotan grietas o fisuras. Siendo
este un indicativo del buen estado de la estructura en cuanto a durabilidad.
4.2.4 Presencia de vigilancia en la Unidad Administrativa donde
está el Archivo
El Archivo cuenta con vigilancia en la entrada de la unidad, por estar
dentro de la Vicepresidencia Ejecutiva, se observó también que cada
empleado necesita un carnet para ingresar a ésta.
4.3 Condiciones de Mantenimiento
4.3.1 Ventilación
El Archivo cuenta con sistema de aire acondicionado, en el que el aire
sale por una rejilla ubicada en el techo del Archivo, este sistema es
independiente de los otros aires acondicionados dentro de Gestión Humana.
Cabe destacar que en un lado, el Archivo tiene una ventana la cual
permanece cerrada y no permite la entrada de aire natural.

95
4.3.2 Presencia de formatos que evidencia el registro y control de la
Humedad Relativa
No se observaron formatos relacionados al registro y control de este
factor, lo cual implica desconocimiento de los valores actuales de
Humedad Relativa dentro del Archivo.
4.3.3 Iluminación
Es artificial, la ventana cuenta con una persiana de tela color gris que
impide el paso de la luz natural. En el techo, del lado donde está la ventana,
están ubicadas tres lámparas fluorescentes dentro de una rejilla y del otro
lado dos bombillos pequeños, colocados también en una rejilla cada uno.
La ubicación de las lámparas y bombillos permite una iluminación
acorde al espacio del Archivo, además el bloqueo de luz natural contribuye a
una mejor conservación de los documentos.
4.3.4 Existencia de polvo en gavetas y expedientes dentro del
mobiliario
Dentro de las gavetas se notó la presencia de polvo, tanto en las
manillas como en las correderas y la varilla que divide cada lado de la gaveta
96
4.3.5 Existencia de polvo en los expedientes fuera del mobiliario y
legajos sin Archivar
Encima del mobiliario se observó polvo, igualmente sobre y entre los
expedientes colocados sobre éstos, representando esto un riesgo para su
conservación. De la misma forma se notó polvo entre las hojas que
conforman los legajos.
4.3.6 Presencia de alguno de los siguientes deterioros físicos en la
documentación:
97
Durante la observación no se visualizó roturas por insectos o
roedores, ni amarillantamiento, así como tampoco mutilación documental. Sin
embargo, se notó las perforaciones excesivas causadas por la incorrecta
utilización de las herramientas para archivar, y las anotaciones excesivas que
en algunos documentos impedían observar claramente la información de
éste.
4.3 Fortalezas y debilidades del Archivo de Personal
Después de realizar el diagnóstico y analizar los resultados, se
determinaron las siguientes fortalezas y debilidades en el Archivo de Gestión
Humana.
4.3.1 Fortalezas
En primer lugar ante la situación actual que presenta la unidad, cabe
destacar que en la unidad labora actualmente un estudiante de Archivología
como responsable y el cual tiene conocimientos académicos para hacer
frente a la problemática expuesta. Con respecto a la documentación, el
proceso de organización se torna más fácil ya que existe un solo tipo de
documento: textual; de igual manera se considera una fortaleza el hecho que
se cumplan los Principios Archivísticos, tanto de Orden Original como de
Procedencia.
98
La estructura que constituye el Archivo está en buenas condiciones,
así mismo en las paredes no existen grietas ni fisuras, y el cableado no está
fuera de su lugar. La ventilación mediante Sistema de Aire Acondicionado
permite a los documentos no tener contacto con aire natural; es decir,
contaminado; por otra parte, la iluminación natural es bloqueada debido a
que la ventana del Archivo está cerrada y cubierta por una cortina
contribuyendo en la conservación.
4.2.2 Debilidades
Hoy día el Archivo de Personal no cuenta con procesos técnicos
archivísticos: clasificación, ordenación, descripción, selección, transferencia y
eliminación; normados y establecidos, que le permita realizar sus funciones.
Aunque ya se han realizado transferencias, se han hecho sin normas y sin
aplicar la respectiva valoración y selección. Por otra parte, el espacio para el
mobiliario, expedientes y para el desplazamiento de quien labora al momento
de buscar la documentación es insuficiente; además que los expedientes de
empleados activos corren el riesgo de confundirse con los expedientes de
personal egresado.
Con relación a la conservación, representa una debilidad la presencia
de material ajeno a la documentación dentro del Archivo, ya que al buscar
información este material suele dificultar el proceso. De igual forma, la
presencia de polvo en legajos y expedientes tanto dentro como fuera del

99
mobiliario por falta de limpieza pone en riesgo la durabilidad del soporte
documental.
100
CAPÍTULO V
PROPUESTA DE LINEAMIENTOS
ARCHIVÍSTICOS PARA LA
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE
GESTIÓN HUMANA
101
INTRODUCCIÓN
Los Archivos constituyen el principal medio que permite el acceso a la
información, son ellos quienes conservan la documentación como resultado
de las funciones dentro la institución, apoyarán al momento de rendir cuentas
y serán soporte de la transparencia de la gestión. Uno de los problemas que
suelen presentar es la falta de directrices adecuadas para su control, de igual
manera para la práctica y los principios y sobretodo la claridad de la
documentación que constituye el Archivo.
Para que esto no se presente y ocasione inconvenientes, la
documentación debe estar regida bajo criterios archivísticos que permitan la
localización efectiva y oportuna de los mismos, garantizando el acceso a la
información.
Los presentes lineamientos establecen criterios de organización y
conservación para la documentación contenida en el Archivo de Personal,
perteneciente a la Vicepresidencia de Gestión Humana, con el propósito que
permanezcan íntegros y disponibles, teniendo en cuenta su carácter
reservado y confidencial que requiere su custodia. Basado en asegurar el
cumplimiento de las operaciones archivísticas y el correcto funcionamiento
del Archivo.
.
102
1- OBJETIVOS
1.1 Objetivo General
Establecer lineamientos archivísticos destinados a la organización,
conservación y manejo eficiente de los documentos y expedientes que
conforman el fondo del Archivo de Personal.
1.2 Objetivos Específicos
Establecer los criterios técnico-archivísticos para la clasificación,
ordenación, descripción, selección, transferencia y eliminación de los
expedientes.
Asegurar la correcta conservación y custodia del fondo documental.
Apoyar las funciones administrativas de la Vicepresidencia, al
garantizar la disponibilidad de la información solicitada.

103
2- Base Legal
Los mandatos constitucionales referentes al derecho a la información
y cuidado del patrimonio cultural de la nación, el derecho de petición, y el
libre acceso a los documentos públicos, entre otros, son pilares de la
normatividad aplicada a los documentos y el fundamento de la política
archivística.
El siguiente cuadro expone el basamento legal, por el cual se orienta
los presentes lineamientos:

104
NOMBRE DE LA LEY,
FECHA ARTÍCULOS RELACIONADOS AL PROYECTO
DECRETO O REGLAMENTO
Art. 28. Derecho de toda persona de acceder a la
información sobre sí misma que conste en registros
Constitución de la República oficiales o privados.
Bolivariana de Venezuela. Art. 58. Toda persona tiene derecho a la información

30 de diciembre de 1999
oportuna y veraz e imparcial.
Gaceta Oficial Extraordinaria. N°
38.860. Art. 143 Derecho a ser informados verazmente por la
Administración Pública y a acceder a Archivos y
Registros administrativos.
Decreto con Fuerza de Ley de Art. 252 El secreto bancario no es oponible a las
Reforma de la Ley General de solicitudes realizadas por la Superintendencia de

3 de noviembre de 2001
Bancos y Otras Instituciones Bancos y Otras instituciones financieras.
Financieras. Art. 446 Sanción a personas que intenten apropiarse

105
de documentos o mensajes electrónicos que han

Gaceta Oficial N°37.076
sido remitidos por un banco o institución financiera.
Art. 447 Sanción a personas que alteren o manipulen
documentos o mensajes que reposen en los Archivos
electrónicos, pertenecientes a bancos o Instituciones
Financieras.
Art. 3 El Archivo General de La Nación propondrá la

Ley de Archivos Nacionales de
mejor organización de todos los Archivos en el país.
13 de julio de 1945
los Estados Unidos de Venezuela
Art. 4 El Archivo General de La Nación elaborará
Gaceta Oficial N° 21.760
programas de capacitación archivística.
Art. 46 Si un ente de la Administración Pública

Decreto con Rango, Valor y
necesita de alguna información que repose en los
Fuerza de Ley de Simplificación
Archivos de otro órgano o ente, hará la solicitud
17 de noviembre de 2014
de Trámites Administrativos
respectiva y tales solicitudes tendrán prioridad siendo
Gaceta Oficial. N° 1.423. respondidas por los medios automatizados
disponibles.
106
Art. 44 Se establece como tiempo de retención de
los libros, comprobantes, correspondencia y copias

Código de Comercio
21 de diciembre de 1955 de cartas; diez (10) años
Gaceta Oficial N°475
*Esta ley se utilizará en caso de documentos
contables.
107
3- Organización
3.1- Clasificación Documental
El Sistema de Clasificación se realiza de manera diferente para cada
organización. Por ello, teniendo en cuenta el tipo de institución, objetivos y
funciones; e identificadas las unidades administrativas, series y tipos
documentales, se recomienda la aplicación de un Cuadro de Clasificación
Orgánico, tomando como base el organigrama de la Institución y de la
Vicepresidencia a la cual está adscrito.
Los cambios de estructura dentro de la Vicepresidencia son en temas
de nombres de áreas y en todo caso, no afecta al Archivo, pues éste
siempre va a pertenecer a la Coordinación de Calidad de Vida, ya que es el
área donde está establecido el cargo fijo para el Archivólogo.
Para la creación de este Cuadro de Clasificación se investigó la
institución, sus funciones y las series que constituyen el Fondo Documental.
FONDO --BANCRECER
SUBFONDO-VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA DE GESTIÓN HUMANA
SECCIÓN-COORDINACIÓN DE CALIDAD DE VIDA
SERIE-- EXPEDIENTES DE PERSONAL
SUBSERIE-PERSONAL ACTIVO
PERSONAL EGRESADO
108
3.1.1 Codificación del Cuadro de Clasificación
Una vez identificada cada una de las agrupaciones documentales se
procede a su respectiva codificación de la siguiente manera.
 Los Sub-fondos estarán representados por letras mayúsculas
seguidos de un número arábigo (Ej. A.1)
 Las Secciones estarán codificadas con el código del Sub-fondo
seguido de un número arábigo de manera ascendente (Ej. A.1.1)
 Las series serán representadas por el código del sub-sub-fondo, más
una letra adicional en minúscula. (Ej. A.1.1.a)
 Las sub-series estarán identificadas por el código de la serie, seguido
de un número arábigo ascendente. (Ej. A.1.1.a.1)
3.1.2 Cuadro de Clasificación del Archivo de Personal
Sobre la base del punto anterior, el Cuadro de Clasificación
correspondiente al Archivo de Personal de la Vicepresidencia Ejecutiva de
Gestión Humana, queda estructurado de la siguiente forma:
BANCRECER S.A BANCO MICOFINANCIERO
A.1 VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA DE GESTIÓN HUMANA
A.1.1 COORDINACIÓN DE CALIDAD DE VIDA
A.1.1.a EXPEDIENTES DE PERSONAL

109
A.1.1.a.1 PERSONAL ACTIVO
A.1.1.a.2 PERSONAL EGRESADO
3.2- Ordenación
Una vez clasificada la documentación, se pasa a establecer un
sistema de ordenación que permita la fácil recuperación y localización de los
documentos. Cabe destacar que esto aplica tanto para los expedientes como
para la documentación que está en ellos.
3.2.1 Distribución de los Expedientes
Se propone el Sistema de Ordenación Numérico Ordinal, tomando
como referencia el número de cédula del trabajador. Este sistema busca ser
efectivo frente al crecimiento de la plantilla laboral, ya que este número es
único e irrepetible; y se mostrará en la etiqueta de identificación del
expediente, acompañado por los apellidos y nombres del empleado.
 La etiqueta se ubicará de manera horizontal en un lado del
expediente, antecedido por la letra V. venezolano o E, extranjero, lo
cual no genera una separación entre los expedientes, pues como se
menciona anteriormente se toma en cuenta el número de cédula
V-22.203.615 CARRION SALDAÑA, ANABELLA MARIE

Figura
N° 3. Etiqueta de Identificación en Expediente

110
V-22.203.615 CARRION SALDAÑA, ANABELLA MARIE
V-19.250.670 VEGAS CHOSEC, MARIA ALEJANDRA
Figura N° 4. Ubicación de expedientes según el Sistema de Ordenación
Numérico Ordinal
Cuando llega al Archivo la documentación de un trabajador nuevo, el
archivólogo deberá conformar el expediente, elaborar la etiqueta
conforme a lo mencionado anteriormente e instalar el expediente
según este sistema.
3.2.2 Distribución de los Documentos en los Expedientes
 Dentro de cada expediente, la documentación archivada se ordenará
de forma cronológica ascendente, desde el más antiguo al más
reciente. Respetando su lugar de archivo según el asunto que refleje,
correspondiente a uno de los separadores del expediente, los cuales
se exponen a continuación
3.2.2.1 Clasificador Estructural
1- Documentos de ingreso: Oferta de Servicios, Currículo, RIF,
Copias de cédula, Contrato, Registro Militar, Apto Médico,
Chequeo de Seguridad.
111
2- Póliza HCM: Planilla de Solicitud de Servicios de Salud e
Inclusión de familiares a la Póliza.
3- Seguro Social Obligatorio: Forma 14-02 (Registro del
trabajador al Seguro Social (IVSS)), Asignación de Sede del
Seguro Social, Forma 14-03 (Egreso del Seguro Social-Trabajo
Anterior).
4- Registros Laborales: Formato de promociones, transferencias
y Evaluaciones de Período de Prueba.
5- Constancias de Salida: Reposos y permisos.
6- Higiene y Seguridad Laboral: Notificación de Riesgos.
7- Amonestaciones: Llamados de atención de la empresa al
trabajador.
8- Obligación del trabajador con el Estado: Constancias de
pago del Impuesto Sobre la Renta (ISRL).
3.3- Descripción
El objetivo de este proceso es revelar el contenido y carácter de los
documentos para facilitar su localización. Para este fondo se sugiere el
diseño y aplicación del Inventario Documental, el cual permitirá llevar un
control detallado de la documentación. A continuación se explican cada uno

112
de sus elementos, seguido del formato reflejando un ejemplo con uno de los
expedientes.
3.3.1 Inventario Documental para el Archivo de Personal
1- Fecha: Colocar el día, mes y año de realización del inventario.
2- Numeración: Según corresponda en la secuencia de las hojas.
3- Logo: Identificación gráfica de la institución
4- Nombre del Archivo: Debe colocarse el nombre completo de la
unidad archivística que conserva la documentación.
5- Dependencia Administrativa: Se coloca el nombre completo de la
unidad de la cual depende el Archivo.
6- N° de Exp.: Se debe anotar de manera consecutiva el número que se
corresponda a cada expediente.
7- Código: Número de la serie a la cual corresponda el expediente.
8- Serie: Se coloca el nombre de la serie a describir.
9- Identificación del expediente:
Cédula: Número de identidad del empleado
Apellidos y Nombres: Identidad del trabajador
10- Ingreso: Colocar la fecha de ingreso del trabajador a la institución.

113
11- Contenido del expediente: Se marca en cuáles de los campos,
correspondientes a los separadores dentro del expediente (clasificador
estructural), existe documentación archivada.
12- Tradición Documental: Indicar si el expediente posee documentos
originales, copias o ambos
13- Estado de conservación: Se marcará el estado de conservación,
prestando atención a las siglas B= Bueno, M=Malo, D=Deficiente.
14- Observaciones: Se registrarán datos que sean relevantes y que no
se hayan colocado en los campos anteriores.
15- Elaborado por: Nombre, cargo y firma de la persona que elaboró el
inventario.
16- Revisado por: Nombre, cargo y firma de la persona que revisó el
inventario. Adicionalmente deberá colocar la fecha de revisión del
instrumento.
114
Pág.1 de__
Fecha: __ /__/____
Formato N° 1 Inventario Documental
Nota: El formato es una adaptación de lo propuesto por Myrthil, A. (2006) p. 186

115
4- Valoración
4.1 Establecimiento de la Junta Evaluadora de Documentos
Es indispensable la conformación de la Junta Evaluadora de
Documentos para el análisis y valoración de la documentación, con el
propósito de decidir su transferencia o eliminación.
4.1.1 Integrantes
La Junta estará compuesta por ocho (8) miembros:
1- El responsable del Archivo de Personal.
2- Un abogado perteneciente al área Legal de la institución.
Un representante de cada área correspondiente a la Vicepresidencia
Ejecutiva de Gestión Humana.
3- Gerencia de Administración de Nómina
4- Gerencia de Gestión de Talento
5- Gerencia de Compensación Salarial
6- Coordinación de Formación
7- Coordinación de Seguridad Laboral
8- Coordinación de Calidad de Vida.

116
La junta podrá sesionar con la presencia de cuatro (4) de sus
miembros. Siendo válidas las resoluciones adoptadas por la mayoría
de los presentes.
4.1.2 Funciones de la Junta Evaluadora de Documentos:
 Análisis de los valores presentes en los documentos de cada
expediente.
 Determinar los plazos de conservación de los documentos en cada
uno de los Archivos y establecer el nivel de accesibilidad a los
mismos.
 Establecer el procedimiento para la eliminación documental, y las
bases legales de apoyo.
 Establecer un calendario para las reuniones de la Junta.
5- Selección
Se propone la implementación de una Tabla de Retención
Documental, la cual permitirá establecer los plazos de retención de la serie
documental, indicando el momento en el cual los documentos se deberán
transferir al archivo siguiente para su conservación temporal o permanente, o
para eliminarse.
117
Este formato fue diseñado tomando en cuenta los procedimientos,
normas y funciones administrativas de la unidad. Es importante resaltar que
el mismo deberá ser aprobado por la Junta Evaluadora de Documentos.
5.1 Tabla de Retención Documental
3- Logo: Identificación gráfica de la institución.
4- Nombre del Archivo: Debe colocarse el nombre completo de la
unidad archivística que conserva la documentación.
6- N° de orden: Se coloca la numeración consecutiva según el orden de
las series evaluadas
7- Código: Colocar la numeración correspondiente según el cuadro de
Clasificación
8- Serie: Se coloca el nombre de la serie a describir.
9- Identificación del expediente:

118
10- Tipologías Documentales: Colocar los diversos documentos que
componen el expediente.
11-Tradición Documental: Indicar si es original o copia.
12-Valores: Indicar el tipo de valor presente en la documentación, según
corresponda a la referencia en letras.
 A= Administrativo
 L=Legal
 F= Fiscal
 C= Contable
 H= Histórico
 I= Informativo
13-Custodia: Indicar el tipo de custodia según corresponda a la
referencia en letras.
 P= Permanente
 T= Temporal
 E= Eliminación
119
14- Período de retención en años: Se indicará el tiempo que deberá
permanecer la serie en los tipos de Archivos del Sistema de Archivo.
15-Base legal: Se refiere a la Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela, leyes o reglamentos aplicables a la institución, que apoyen
el tipo de disposición seleccionada para la serie en estudio.
Cuando a un expediente no aplique ninguna ley en concreto, este
espacio se dejará en blando, escribiendo en el espacio “Procedimiento
Final” lo establecido por la Junta Evaluadora de Documentos.
16-Procedimiento Final: El Archivólogo indicará de forma precisa el
tratamiento a realizar en la serie documental.
17- Elaborado por: Nombre, cargo y firma de la persona que elaboró el
inventario.
inventario. Adicionalmente deberá colocar la fecha de revisión del
instrumento.
Cabe destacar, que para la correcta aplicación de este formato, los
documentos de apoyo en materia legal, fueron mencionados al principio de
estos lineamientos. El mismo expone a continuación un ejemplo con uno de
los expedientes.
120
Pág. 1 de __
Fecha: __ /__/____
Formato N° 2 Tabla de Retención Documental
Nota: El formato es una adaptación de lo propuesto por Lamarca, M. (2011), p. 113

121
6-Transferencia
Una vez determinada la documentación que será transferida al Archivo
Histórico, se deberá definir la disposición de la documentación, el material
adecuado para el traslado, además de los formatos y etiquetas para
identificación de este proceso.
6.1 Indicaciones para la Disposición de la Documentación
 Todos los expedientes a ser transferidos deberán estar agrupados por
el mes de egreso del trabajador. Esta fecha se indica en la
documentación de egreso (carta de renuncia o de despido).
 En cada grupo según el mes, estos se ordenarán de forma
cronológica, tomando como referencia el número de cédula del
trabajador.
 Los documentos que pueden ser transferir son los siguientes:
 Retirar de la documentación, todo el material metálico posible (grapas
o clips), y material adhesivo como notas autoadhesivas.
6.2 Formato de Transferencia Documental
Este formato deberá ser aprobado por la Junta Evaluadora de
Documentos, y registrará los expedientes a ser transferidos.

122
3- Logo: Identificación gráfica de la institución
4- Unidad Remitente: Colocar el nombre del Archivo.
6- Unidad Destinataria: Nombre del Archivo receptor de la transferencia
7- Año (s) a transferir: Colocar el o los años que contiene la
transferencia
8- Nº de Caja: Hace referencia a la caja que corresponde a cada grupo
de expedientes.
9- N° de orden: Corresponde una numeración a cada expediente a ser
transferido.
10-Mes: Colocar el mes de egreso que corresponde al expediente
11-Identificación del expediente:
Cargo: Nivel laboral del empleado en la institución

123
12-Elaborado por: Nombre, cargo y firma de la persona que elaboró el
Inventario.
Inventario. Adicionalmente deberá colocar la fecha de revisión del
instrumento.
14- Autorizado por: Nombre, cargo y firma de la persona que autoriza la
Transferencia.
124
Pág. 1 de ___
Fecha: __ /__/____
Formato N°3 Formato de Transferencia Documental
Nota: Formato elaborado por la autora

125
6.3 Cajas Especiales para la Transferencia de Documentos
Las cajas en las cuales será transferida la documentación es un
elemento importante al momento de tener en cuenta el buen traslado y
conservación de la documentación. Por ello, una vez realizada la evaluación
de cuál tipo de caja se adecua a la documentación, se procede a describir
sus características.
Descripción: Caja de cartón corrugado, de color marrón, de una sola tapa
con agarradera en los laterales
 Marca: Bogotá
 Modelo: X-300
 Medidas: Largo 40 cm X 30 cm
Profundidad 27 cm.
Figura N° 5 Modelo de caja para transferencia de

documentos
Cajas de Cartón Bogotá (s.f), (sec. Cajas para Archivo)
126
6.3.1 Etiquetas para identificación de las Cajas
Toda etiqueta de identificación, se colocará en el lateral de la caja,
asegurada con papel transparente autoadhesivo por encima.
La etiqueta tendrá los siguientes campos:
Fondo: Nombre de la institución.
Unidad Remitente: Nombre del Archivo.
Cantidad de expedientes: Número de expedientes por caja.
Mes (es): Se colocan el o los meses a los cuales corresponden los
expedientes.
N° de caja: Colocar el número consecutivo según el orden de la caja.
Formato N° 4 Etiqueta para Caja

127
6.3.2 Disposición de los Documentos dentro de las cajas
 Una vez listo los expedientes agrupados, pasarán a ser instalados en
las cajas
 La manera correcta de almacenamiento es idéntica a la instalación del
expediente en el mobiliario, es decir, de manera que las etiquetas de
identificación estén visibles.
 Los expedientes no deben quedar compactos, se debe dejar un
espacio libre.
 Si al terminar de guardar los expedientes de un mes, queda aún
espacio, se agregan los expedientes del mes que sigue.
6.4 Acta de Registro de Transferencia Documental
La Transferencia realizada se registrará en un acta, indicando la
cantidad de cajas a transferir. A este documento se anexa el Formato
de Transferencia.
Esta Acta estará firmada por quien preside la Junta Evaluadora de
Documentos y los involucrados en el proceso de Transferencia.
Una vez ingresadas las cajas al Archivo Histórico, el responsable del
mismo firmará dicha acta como constancia de recibido, se sacará una
copia la cual se quedará en este Archivo y el documento original se
archivará en una carpeta.

128
Acta de Registro de Transferencia Documental
Formato N° 5 Acta de Registro de Transferencia Documental

129
7- Eliminación
La documentación que llega a este punto es aquella seleccionada por
la Junta Evaluadora de Documentos como aquella que no posee valor alguno
(primario o secundario).
 La Junta Evaluadora de Documentos debe verificar los plazos
establecidos para los mismos antes de eliminarlos y hacer constar su
decisión
 La documentación a ser eliminada deberá estar clasificada y ubicada
en cajas.
 Se deberá retirar de todo documento, materiales ajenos como grapas,
ganchos, clips o papel autoadhesivo
7.1 Equipo especial para la destrucción de Documentos
 La Eliminación se llevará a cabo, garantizando los medios para que
sea correcta e irreversible. Por ello, teniendo en cuenta el Fondo
Documental, el equipo que se sugiere es:
Destructora de Papel
 Marca: Destroyit
 Modelo: 2240 cc
 Medidas: Capacidad: 5/6 Hojas por pasada

130
Velocidad: 12 ft./min.
Figura N° 6 Destructora de Papel

Sharp (s.f). (Sec. Destructoras)
7.2 Acta de Eliminación de Documentos.
El proceso de Eliminación siempre debe documentarse en un acta,
donde se registre principalmente la aprobación de la Junta a eliminar los
documentos, y cuales fueron eliminados.
Esta acta tendrá los siguientes campos
 Identificación de la unidad productora: Corresponde a la
identificación de la institución. (Nombre de la entidad y unidades
administrativas a las cuales está adscrito el Archivo).
 Desarrollo: Se expresa la fecha del momento en que se realiza el
proceso y las personas presentes, una de ellas debe ser el
Archivólogo responsable del Archivo de Personal y la otra, un

131
representante de la Junta Evaluadora de Documentos (colocar el
nombre, cédula y cargo de los involucrados). Se debe exponer el
consentimiento de las mismas para realizar la eliminación y hora de la
misma.
 Firmas: Los presentes al momento de la eliminación firmarán el acta.

132
Formato N° 6 Acta de Eliminación de Documentos
Nota: El formato es una adaptación de lo propuesto por Lamarca, M. (2011),

p. 120
133
7.3 Registro de Eliminación
La Documentación a ser destruida se registrará en un formato que contendrá
los siguientes campos:
 N° de orden: Se coloca la numeración consecutiva según el orden de
las series evaluadas
 Nombre de la Serie: Identificación de la Serie Documental.
 Contenido: Nombre de los documentos a eliminar y el nombre el
expediente del cual fueron eliminados.
 Fecha de eliminación: Fecha en la cual se realizó la destrucción de
los documentos.
 Observaciones: Alguna particularidad respecto a la documentación a
eliminar
 Elaborado por: Nombre, cargo y firma de la persona que elaboró el
Registro
 Revisado por: Nombre, cargo y firma de la persona que revisó el
Registro. Adicionalmente deberá colocar la fecha de revisión del
instrumento.
 Autorizado por: Nombre, cargo y firma de la persona que autoriza la
eliminación
134
Formato N° 7. Registro de Eliminación

135
8- Conservación
8.1 Espacio Físico para el Archivo de Personal
El área destinada para la instalación del Mobiliario del Archivo de Personal
tendrá las siguientes medidas
2,14 cm
A
B
48
m
.3
c
A 90,3 cm
A B
Leyenda Medidas del Archivo

Archivadores Largo: 3,10 cm
Ventana Ancho: 2,14 cm
Distancia A y B: 15 cm
Puerta rodante
(Entrada al Archivo)
Figura Nº 7 Plano del Espacio Físico para el Archivo de Personal

Nota: Elaborado por la autora
136
El área total del Archivo 9,73 cm es suficiente para el desplazamiento
de la persona al momento de buscar un expediente. El Ancho del Archivo
toma en cuenta el largo de las gavetas (43,3 cm) de cada lado, así mismo un
espacio prudente entre cada Archivador, tendiendo un total de seis (6)
archivadores, suficientes para la instalación y almacenaje de los expedientes.
8.2 Equipos de protección para el Personal de Limpieza en los
espacios del Archivo
La selección del equipo de protección para el personal que realiza la limpieza
en los Archivos, es fundamental para el cuidado de la salud y el buen desempeño
de sus labores.
Equipo Imagen
Guantes de látex
Figura N° 8 Guantes de látex

Confepublic (s.f) (Sec. Catálogo)
137
Batas de laboratorio
Figura N° 9 Bata de Laboratorio

Organización DYA (2016) (Sec. Productos)
Tapaboca
Figura N° 10 Tapaboca
PROTEMED (2016) (Sec. Tapabocas
Perfomado)
138
8.3 Equipos de limpieza para espacios del Archivo y Documentos
Equipo Imagen
Aspiradora
Marca: Karcher
Modelo: WD5
Medidas: 418 x 382 x 652
(mm) Figura N° 11 Aspiradora

Karcher (2016). (Sec. Aspiradores)
Paño amarillo
Figura N° 12 Paño Amarillo

NETTOYAGE (2016). (Sec. Productos)
Plumero
Figura N° 13 Plumero
KARRY store (s.f) (Sec. Artículos de
limpieza)
139
8.4 Horario y Supervisión de limpieza de Documentos y espacio
físico del Archivo
 La limpieza de documentos y espacio físico debe realizarse de manera
periódica. Se sugiere una vez cada semana, después de la jornada
laboral para no interferir con las labores de otras áreas.
 El proceso de limpieza de los documentos, mobiliario y espacio de
Archivo debe estar supervisado por una persona responsable de la
documentación, a fin de garantizar el correcto cumplimiento de las
labores.
8.4.1 Procedimiento de Limpieza de Documentos
 La limpieza debe realizarse en un espacio acondicionado para esta
labor, a fin de garantizar la salud del personal y el cuidado de los
espacios del Archivo.
 El personal de limpieza deberá retirar los expedientes del mobiliario por
grupos, cuidando el orden en que están.
 El Personal responsable de la limpieza deberá portar al momento de
sus labores, la indumentaria pertinente y los utensilios necesarios.
 Para retirar el polvo se debe utilizar un paño seco, plumero o brocha,
pasándolo suavemente por la superficie de los documentos a fin de
cuidar su estado físico.

140
 Está prohibido el uso de solventes o líquidos inflamables.
 Si en la limpieza se incluye el uso de la aspiradora, no emplearla en
documentos que tengan materiales metálicos.
8.4.2 Procedimiento para Limpieza del Mobiliario
 Los expedientes deben ser retirados del mobiliario y colocados en un
área condicionada.
 Utilizar un paño húmedo, comenzando por la primera gaveta de arriba
hacia abajo. Limpiar por encima y en los laterales del mobiliario.
 Una vez seco los estantes, volver a colocar los expedientes en su lugar;
prestando atención al orden establecido.
8.5 Condiciones Ambientales
8.7.1 Temperatura
 La temperatura del Archivo debe mantenerse entre 15 °C y 21 °C.
 La persona autorizada para la verificación y control de la temperatura
es el responsable del Archivo.
8.72 Humedad Relativa
 La buena circulación de aire es esencial para la conservación de los
documentos.
141
 El nivel adecuado de Humedad Relativa debe estar entre 50% y 55%
con fluctuaciones de un 3%.
 El control de este factor es importante para establecer un adecuado
nivel que permita la conservación de la documentación y a su vez
prevenga la aparición de hongos o insectos.
8.7.3 Ventilación
 Garantizar en todo momento la continua aireación.
 Los ciclos de renovación del aire se establecerá de acuerdo a los
establecido por el profesional de la información
8.5.1 Incendios
 Realizar la revisión periódica del extintor, contactando al personal de
seguridad del Banco
 En caso de necesitar adquirir un extintor nuevo, asegurar la
adquisición de uno de CO2. Siempre al hacer la compra se debe
verificar.
 Ubicar la alarma contra incendios a no más de un metro de distancia
del archivo.
142
 Realizar la verificación mensual de la alarma contra incendios una vez
instalada.
8.5.2 Inundaciones
Realizar revisión mensual de las tuberías que rodean al Archivo
Verificar en las paredes alguna presencia de grietas o signos de
humedad.
En caso de inundación, retirar de inmediato los expedientes ubicados
en las gavetas inferiores y superiores, posteriormente ubicar en un
área alejada a fin de verificar si el agua ha afectado a áreas cercanas.
Contactar al profesional en este tipo de siniestros.
8.5.3 Terremotos
Revisar periódicamente la estructura (techos y paredes), verificar
existencia de fisuras en las paredes.
Elaborar un plan de respuesta ante esta situación.

143
CONCLUSIONES
La organización, manejo y control de la documentación, son aspectos
importantes, que requieren enfoque y trabajo por parte del Archivo de
Personal de la Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión Humana, pues la
información que resguarda es vital para la institución.
El diagnóstico realizado permitió evidenciar las limitaciones en la
ejecución de los procesos archivísticos, y como consecuencia el retraso en
los tiempos de respuesta, dificultad para la toma de decisiones y suministro
de información precisa. Adicionalmente se constató la falta de espacio, no
solo para el almacenaje de expedientes, sino para el desplazamiento de
quien necesite buscar un documento; así mismo se observó el deterioro
físico en la documentación a causa del polvo acumulado.
Se establecieron lineamientos y elaboraron formatos para la
Clasificación (Cuadro de Clasificación Documental); Ordenación (elección del
Sistema Numeral Ordinal para expedientes y el Principio de Orden Original
para documentos), Descripción (Inventario Documental), Selección (Tabla de
Retención Documental), Transferencia (Formato de transferencia y etiquetas
de caja) y Eliminación (Acta de eliminación). Todo esto, con base en los
principios y normas archivísticas.
Por último, se precisaron criterios para la limpieza y mantenimiento de
expedientes; sugiriendo los equipos e implementos de trabajo necesarios,

144
así como establecer los parámetros necesario en factores del clima:
temperatura, iluminación humedad relativa, acondicionamientos. Permitiendo
todo esto, determinar las condiciones ambientales para la conservación de
documentos en el Archivo de Personal.

145
RECOMENDACIONES
Contratar una (1) persona adicional (contratado) que labore en el
Archivo, ya que la plantilla de empleados en la institución va en
aumento y por ende también incrementa la conformación de
expedientes.
Adquisición y uso de un Sistema de Información para la digitalización
de información contenida en los expedientes; logrando con esto una
consulta más rápida y efectiva de los mismos.
Contratación de los servicios de una empresa especializada en
limpieza de Archivos, para que una vez al mes visite las instalaciones
del Archivo de Personal, desinfectando y aseando a éste de forma
exhaustiva.
Diseño y evaluación de un Proyecto de Ampliación del Archivo de
Personal, conjuntamente con la adquisición de Archivos Rodantes a
fin de sustituir el mobiliario actual.

146
REFERENCIAS CONSULTADAS
Referencias Físicas
Archivo General de La Nación. (1990). Diccionario de Archivología. Caracas:
Italgráfica.
Arias, F. (2012). El Proyecto de investigación: Introducción a la metodología
científica. (6ª. ed.). Venezuela: Episteme.
Carvallo, S., Esagui, A. (2006). Propuesta técnico Archivística para la
organización del fondo documental del Archivo Administrativo de la Gerencia
General de litigio de la Procuraduría General de la República (PGR). Trabajo
de grado para optar al título de Licenciado en Archivología. Escuela de
Bibliotecología y Archivología, Universidad Central de Venezuela, Caracas,
Venezuela.
Cruz, J. (1994). Manual de Archivística. Madrid: Pirámide.
Cumarín, Z., Vásquez, O. (2003). Propuesta organizativa para el Archivo
Administrativo de la Escuela de Comunicación Social de la Facultad de
Humanidades y Educación de la UCV. (1994-2002). Trabajo de grado para
optar al título de Licenciado en Archivología. Escuela de Bibliotecología y
Archivología, Universidad Central de Venezuela, Caracas, Venezuela.
Domínguez, K; Kahn, G. (1998). Archivonomía: Teoría y Práctica. México:
McGraw Hill.
147
Fernández, M., Martínez, O., Rendón, L. (2000). Lineamientos para la
preservación y conservación de la documentación de la corporación
venezolana de Guayana CVG Electrificación del Caroní (EDELCA). Trabajo
de grado para optar al título de Licenciado en Archivología. Escuela de
Venezuela.
Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos (GITAA).
(1997). Hacia un Diccionario de Terminología Archivística. Santafé de
Bogotá: Archivo General de la Nación.
Heredia, A. (1991). Archivística General: Teoría y práctica. (5ta ed.). Sevilla:
Gráficas del Sur.
Lamarca, M. (2011). Propuesta de lineamientos Archivísticos para la
organización del Archivo Administrativo del Centro de Computación de la
Facultad de Ciencias de la Universidad Central de Venezuela. Trabajo de
grado para optar al título de Licenciado en Archivología. Escuela de
Venezuela.
López, J. (2004) Diccionario Enciclopédico de Ciencias de la
Documentación. España: Editorial Síntesis.
Mendoza, M., Zerpa, F. (2008). Propuesta para la organización de los
Archivos de Gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios

148
Agrícolas (CASA S.A). Tutor: José Luis Aguilera Titulo obtenido: Licenciado
en Archivología. Trabajo de grado para optar al título de Licenciado en
Archivología. Escuela de Bibliotecología y Archivología, Universidad Central
de Venezuela, Caracas, Venezuela.
Myrthil, A. (2006). Propuesta de lineamientos Archivísticos para la
consolidación del Archivo del Departamento de Control de Estudios de la
Facultad de Humanidades y Educación de la UCV. Trabajo de grado para
optar al título de Licenciado en Archivología. Escuela de Bibliotecología y
Archivología, Universidad Central de Venezuela, Caracas, Venezuela.
Vázquez, J. (2008). Administración de documentos y Archivos: planteos para
el siglo XXI. (3ra ed.). Buenos Aires: Alfagrama.
Referencias Electrónicas
Acevedo, F. (s/f). Introducción a la organización de Archivos. [Documento en
línea]. Disponible: http://www.agn.gob.mx/lineam/agnmodulo4.pdf. [Consulta;
2016, agosto 20].
Alberch, R. (2003). Los archivos, entre la memoria histórica y la sociedad del
conocimiento. [Libro en línea]. Barcelona: Editorial UOC.. Disponible:
https://books.google.es/books?id=G2ZRkqk27UEC&pg=PA79&dq=definicion
+de+documento&hl=es&sa=X&ved=0ahUKEwj7ofDS3YDOAhXGWx4KHbLe
AX4Q6AEILjAB#v=onepage&q=definicion%20de%20documento&f=false.
[Consulta: 2016, julio 31].

149
Allo, M. (1997). Teoría e historia de la conservación y restauración de
documentos. Revista General de información y documentación. 7 (1).
[Revista en línea]. Disponible:
file:///C:/Documents%20and%20Settings/Usuario/Mis%20documentos/Downl
oads/11888-11969-1-PB.PDF. [Consulta: 2015, enero 31].
Archivo General de La Nación. (2003). Ordenación Documental. [Documento
en línea]. Disponible:
oads/Cartilla%20de%20Ordenaci%C3%B3n%20%20(3).pdf. [Consulta: 2016,
mayo 23].
Ardila, L; Triana; J. (2012). Colección de recortes de prensa del área
divulgativa del museo de arte moderno de Bucaramanga 1989-2011.
[Resumen en línea]. Trabajo de Grado para optar al título de Historiador.
Universidad Industrial de Santander. Disponible:
oads/145170.pdf. [Consulta: 2016, julio 25].
Arrieta, L. (2010). Lineamientos y directrices. [Página web en línea].
Disponible: http://www.pnuma.org/agua-
miaac/REGIONAL/MATERIAL%20ADICIONAL/PRESENTACIONES/PONEN
TES/Tema%203%20-
%20Institucionalidad/Instrumentos%20regulatorios%20-
150
%20Liliana%20Arrieta/Lineamientos%20y%20directrices.pdf. [Consulta:
2015, enero 30].
Asociación Dominicana de Mitigación de Desastre (ADMD). (s.f). Los
incendios. [Página Web en línea]. Disponible:
http://www.desastre.org/index.php?option=com_content&view=article&id=129
:los-incendios&catid=39:gestion-de-riesgo. [Consulta: 2016, junio 7].
Babio, M., Galán, M., Gutiérrez, M., Hernández, M., Rodríguez, M. (1992).
Evaluación de actividades de formación: estrategias y orientaciones. [Libro
en línea]. Ministerio de Educación. Disponible:
https://books.google.es/books?id=Z_pz4XW2s3MC&pg=PA66&dq=%22guia+
de+observaci%C3%B3n+es%22&hl=es&sa=X&ei=R6_zVIXxAofksAT_soCIA
g&ved=0CCkQ6AEwAg#v=onepage&q=%22guia%20de%20observaci%C3%
B3n%20es%22&f=false. [Consulta: 2015, febrero 25].
Bancrecer. (2012). Quiénes somos. [Página Web en línea]. Disponible:
https://www.bancrecer-ve.com/mision.php. [Consulta: 2015, febrero 20].
Bancrecer. (2013). Primer Informe Semestre. [Documento en línea].
Disponible: https://www.bancrecer.com.ve/wp-content/uploads/memoria-
1%C2%BAsem2013MJG-1.pdf. [Consulta: 2016, febrero 18].
Borrell, A., Cueto, A., Castillo, D., Mazorra, Y. (2008). Lineamientos para la
conservación de documentos en la Biblioteca Medica nacional de Cuba.
ACIMED [Revista en línea]. 12. Disponible:

151
http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_5_04/aci12504.htm. [Consulta: 2015, junio
12].
Buchanan. (1988). Planificación, preparación y recuperación de siniestros en
bibliotecas y archivos: Un estudio RAMP con directrices. [Documento en
línea]. Disponible:
http://unesdoc.unesco.org/images/0007/000798/079813so.pdf. [Consulta:
2016, agosto 06].
Cajas de Cartón Bogotá. (s.f). Cajas para Archivo. [Página Web en línea].
Disponible:
http://www.cajasdecartonenbogota.com/Cajas_para_archivo_bogota.html#si
mple2. [Consulta: 2016, julio 7].
Código de Comercio (G.O N° 475) (1955, Diciembre 21). [Transcripción en
línea]. Disponible:
oads/C%C3%B3digo%20de%20Comercio%20%E2%80%93%20Gaceta%20
Oficial%20Nro%20475E%20(1955).pdf. [Consulta: 2016, septiembre 26].
Confepublic. (s.f). Guantes de examinación. [Página Web en línea].
Disponible: http://www.guimun.com/ecuador/catalogo/5264/confepublic-
uniformes-empresariales-uniformes-medicos/10383/guantes-de-examinacin-.
[Consulta: 2016, octubre 11].

152
Consejo Internacional de Archivos (CIA). (1999). ISAD (G): Norma General
de Descripción Archivística. [Página Web en línea]. Disponible:
oads/isad%20g%20SP%20(1).pdf. [Consulta: 20015, febrero 2].
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. (G.O N°36.860).
(1999, Diciembre 15). [Transcripción en línea]. Disponible:
http://pdba.georgetown.edu/Parties/Venezuela/Leyes/constitucion.pdf.
Consultoría y Gestión Urbana y Ambiental (CONURBA), (s.f). Susceptibilidad
de inundaciones y deslizamiento de taludes. [Página Web en línea].
Disponible: http://conurbamx.com/home/susceptibilidad-de-inundaciones-y-
deslizamiento-de-taludes/. [Consulta: 2016, mayo 01]
Consumid. (s.f). Bancrecer a la espera del permiso para ser un banco
comercial. [Página Web en línea]. Disponible:
http://www.consumid.org/detalle/4789/bancrecer-a-la-espera-del-permiso-
para-ser-un-banc. [Consulta: 2016, febrero 20].
Decreto con Fuerza de Ley de Reforma de La Ley General de Bancos y otras
Instituciones Financieras (N° 1.526). (2001, Noviembre 3). [Transcripción en
línea]. Disponible: http://www.bcv.org.ve/c3/leybancos.pdf. [Consulta: 2016,
noviembre 5].
153
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites
Administrativos. (N° 1.423) (2014, Noviembre 17). [Transcripción en línea].
Disponible: http://www.sacs.gob.ve/site/images/normativa/gacetas-
normas/Decreto_1423_Ley_de_Simplificacion_de_Tramites_Administrativos_
Reimpresa_26_11_14.pdf. [Consulta: 2016, octubre 20].
Dirección General del Archivo Nacional (2010). Aplicación de la Norma
Nacional de Descripción ISAD (G) en la Dirección General del Archivo
Nacional. [Documento en línea]. Disponible:
http://www.archivonacional.go.cr/pdf/aplicacion_norma_isadg_02_05_2011.p
df. [Consulta: 2016, mayo 20].
Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos. (s.f). ¿Qué es la
transferencia documental y cómo la realizo?. [Página Web en línea].
Disponible: http://archivos.quito.gob.ec/index.php/preguntas-frecuentes/75-
que-es-la-transferencia-documental-y-como-la-realizo. [Consulta: 2016,
agosto 15].
Directiva N° 009-201. (2012). (Municipalidad de Miraflores). [Transcripción en
línea]. Disponible: https://www.miraflores.gob.pe/Gestorw3b/files/pdf/5219-
4686-directiva_009_2012_rgm_086.pdf. [Consulta: 2016, septiembre 01].
EcuRed (s.f). Transferencia Documental. [Página Web en línea]. Disponible:
https://www.ecured.cu/Transferencia_Documental. [Consulta: 2016, julio 05].

154
El Nacional (2014). Bancrecer posee el 70% del mercado de microfinanzas.
[Página Web en línea]. Disponible: http://www.el-
nacional.com/economia/Bancrecer-posee-mercado-
microfinanzas_0_431357030.html. [Consulta: 2016, febrero 20].
Federación Internacional de Sociedades de La Cruz Roja y de La Media
Luna Roja (s.f). Terremotos. [Página Web en línea]. Disponible:
http://www.ifrc.org/es/introduccion/disaster-management/sobre-
desastres/definicion--de-peligro/peligros-geofisicos-terremotos/. [Consulta:
2016, mayo 2].
Ferriol, M; Pedierro, O; Mesa, M; Maza, M. (2008). Manual de procedimientos
para el tratamiento documental. [Documento en línea]. Disponible en:
http://www.arnac.cu/wp-content/uploads/2010/06/Manula-de-procedimientos-
para-el-tratamiento-documental.pdf. [Consulta: 2016, septiembre 05].
Fuster, F. (1999). Archivística, Archivo, Documento de Archivo. Anales de
Documentación. [Revista en línea]. 9. Disponible:
oads/2631-12591-1-PB%20(3).PDF. [Consulta: 2015, enero 30].
Glosario Ilustrado de terminología Costarricense. (s.p)- Valor Contable.
[Página Web en línea]. Disponible:
http://www.concla.net/Glosario/Glosario_terminologia_Archivistica_Costarrice
nse_V.html. [Consulta: 2016, agosto 25].

155
Godoy, J; López, M. (2001). Cartilla de Clasificación Documental.
[Documento en línea]. Disponible:
http://www.archivogeneral.gov.co/normatividad/files/original/9888c65b50a99b
425e3fe5c6f25158be.pdf, [Consulta: 2016, agosto 02].
Gómez, W. (2012). Prácticas Empresariales. [Libro en línea]. Bogotá: ECOE
Ediciones.. Disponible:
https://books.google.co.ve/books?id=OZzFAQAAQBAJ&pg=PA57&lpg=PA57
&dq=principio+de+orden+original&source=bl&ots=2CKragpetf&sig=iScGoJwn
zuWH6EFA0IRzcyfB8c&hl=es&sa=X&ved=0ahUKEwjK94GJ0NjOAhVBSyYK
HVNfBBg4HhDoAQgoMAM#v=onepage&q=principio%20de%20orden%20ori
ginal&f=false. [Consulta: 2016, julio 15].
González, A. (2004). Implementación de un Archivo de Gestión. Ciencias
Holguín. Año X, enero-marzo. [Artículo en línea]. Disponible:
http://www.ciencias.holguin.cu/index.php/cienciasholguin/article/viewFile/253/
127. [Consulta: 2016, julo 16].
Hermida, A; Iglesias, I. (2014). Gestión auxiliar de archivo en soporte
convencional o informático. [Libro en línea]. España: Ideas Propias.
Disponible:
https://books.google.es/books?id=xBbwCAAAQBAJ&pg=PA83&dq=%22docu
mento+de+archivo%22&hl=es&sa=X&ved=0ahUKEwiJ76b_5IDOAhXLGx4K
156
HfUwDhIQ6AEINDAA#v=onepage&q=%22documento%20de%20archivo%22
&f=false. [Consulta: 2016, julio 30].
Jaén, L. (1966). El Sistema Nacional de información archivística como
modelo de unificación de archivos. San José: Editorial Universidad de Costa
Rica. [Libro en línea]. Disponible:
https://books.google.es/books?id=vfuyepxeMiMC&pg=PA94&dq=%22clasific
aci%C3%B3n+archiv%C3%ADstica%22&hl=es&sa=X&ved=0ahUKEwjq4pW
A_oDOAhXMLSYKHUS4CekQ6AEIKjAA#v=onepage&q=%22clasificaci%C3
%B3n%20archiv%C3%ADstica%22&f=false. [Consulta: 2016, agosto 01].
Jiménez, P. (2014). Diccionario de Administración y Finanzas. [Libro en
línea]. México: Palibrio LLC. Disponible:
https://books.google.es/books?id=8q0KBAAAQBAJ&pg=PA409&dq=%22org
anizaci%C3%B3n+archiv%C3%ADstica%22&hl=es&sa=X&ved=0ahUKEwi2u
r76-
IDOAhVCJR4KHXOhDxcQ6AEIQTAF#v=onepage&q=%22organizaci%C3%
B3n%20archiv%C3%ADstica%22&f=false. [Consulta: 2016, agosto 15].
Karcher. (2016). Aspirador Multiusos WD5 Premium. [Página Web en línea].
Disponible: https://www.kaercher.com/es/home-
garden/aspiradores/aspiradores-seco-humedo/wd-5-premium-13482300.html.
[Consulta: 2016, septiembre 3].

157
KARRY store. (s.f). Plumero Fibra. [Página Web en línea]. Disponible:
http://karrystore.es/PLUMERO-FIBRA. [Consulta: 2016, agosto 20].
Ley de Archivos Nacionales de los Estados Unidos de Venezuela (G.O N°
21.760). (1945, Julio 13). [Transcripción en línea]. Disponible:
http://docs.venezuela.justia.com/federales/leyes/ley-de-archivos-
nacionales.pdf. [Consulta: 2016, octubre 15].
LYRASIS. (s.f). Especificaciones ambientales para el almacenamiento de
materiales de bibliotecas y archivos. [Documento en línea]. Disponible:
oads/EnvironSpecSpanish%20(1).pdf. [Consulta: 2016, agosto 10].
Martín, C. (2009). Concepto y función de Archivo, Clases de Archivos, El
Sistema Archivístico Español. [Documento en línea]. Disponible:
http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf. [Consulta: 2016, julio 15].
Martos, F; Desongles, J; Santos, M; Carrillo, C. (2005). Auxiliares
Administrativos del Cabildo Insular de Gran Canaria: Temario. España: MAD
[Libro de línea]. Disponible: https://books.google.co.ve/books?id=w-
CQChSqX8sC&pg=PA516&lpg=PA516&dq=ordenaci%C3%B3n+de+docume
ntos&source=bl&ots=zy9tYQLxgc&sig=sCTMrY8YvZrQ7ex6yxP0uV0Ku4A&h
l=es&sa=X&ved=0ahUKEwjI4ryTyoXOAhWI0h4KHarjCAU4ChDoAQhRMAk#
v=onepage&q=ordenaci%C3%B3n%20de%20documentos&f=false.
[Consulta: 2016, agosto 02].

158
Mendo, C. (2004). Consideraciones sobre el método en Archivística.
Documenta & Instrumenta. [Revista en línea]. 1. Disponible:
oads/Dialnet-ConsideracionesSobreElMetodoEnArchivistica-859255.pdf.
Ministerio de Cultura de Madrid. (1995). Diccionario de terminología
Archivística. [Página Web en línea]. Disponible:
http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-
cultura/archivos/mc/dta/diccionario.html. [Consulta: 2015, febrero 3].
Ministerio del Interior. (s.f). Archivos de gestión. [Página Web en línea].
Disponible: http://www.interior.gob.es/web/archivos-y-documentacion/archivo-
general-sistema/sistema-archivistico/archivos/archivos-de-gestion. [Consulta:
2016, julio 20].
Mundo archivistico. (s.f). Sección. [Página Web en línea]. Disponible:
http://www.mundoarchivistico.com/?menu=diccionario&id=1180. [Consulta:
2016, septiembre 18].
Muñoz, C; Mostacilla, M. (2014). Introducción a la Gestión Documental.
[Documento en línea]. Disponible:
http://es.calameo.com/read/00364632002ceecba6b03. [Consulta: 2016,
agosto 06].
159
NETTOYAGE. (2016). Paño amarillo. [Página Web en línea]. Disponible:
http://nettoyage.cl/etiqueta-producto/pano-amarillo-38-x-40-cm/. [Consulta:
2016, agosto 13].
Organización DYA. (2016). Batas para laboratorio. [Página Web en línea].
Disponible: http://organizaciondya.com/productos/batas-para-laboratorio/.
Ortiz, P. (2012). Guia N4: Procedimientos para la eliminación de documentos
de archivos. [Documento en línea]. Disponible:
http://www.educatransparencia.cl/sites/default/files/guia4.pdf. [Consulta:
2016, julio 12]
Palacios, J. (2014). Tablas de Retención Documental. [Página web en línea].
Disponible:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/A
GN_TRD_Act2014.pdf. [Consulta: 2015, febrero 4].
PROTEMED. (2016). Tapabocas Preformado. [Página Web en línea].
Disponible:
http://www.protemed.com.uy/index.php?route=product/product&product_id=1
1434. [Consulta: 2016, septiembre 22].
Resolución de Dirección Ejecutiva (N° 121-2014). (2014, octubre 9).
(Ministerio del Desarrollo e Inclusión Social). [Transcripción en línea]
Disponible: http://www.juntos.gob.pe/modulos/mod_legal/archivos/121-
160
2014%20Aprobar%20Directiva%20Transf%20Documental%20sede%20Cent
ral.pdf. [Consulta: 2016, agosto 01].
Resolución de Secretaria General N’ 026-2015. (2015, mayo 7). (Organismo
de Evaluación y Fiscalización Ambiental (OEFA)). [Transcripción en línea].
Disponible: https://www.oefa.gob.pe/?wpfb_dl=17260. [Consulta: 2016,
agosto 07].
Rojas, J. (2014). Catálogo De La Serie “Estadística Y Fomento” De La
Sección Gobierno, del Fondo Atotonilco El grande, del Archivo Histórico del
Estado De Hidalgo. [Resumen en línea]. Trabajo de Grado para obtener el
título de Licenciado en Archivonomía. Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía. Escuela Nacional de Bibliotecología y Archivonomía.
[Disponible:
http://www.bibliotecaenba.sep.gob.mx/tesis/ARCHIVO2014/047161.pdf.
Rubio, A. (1964). Modelos para la elaboración de proyectos archivísticos.
[Libro en línea]. Cali: Universidad del Valle. Disponible:
https://books.google.es/books?id=2F7YOrksZwcC&pg=PA42&dq="descripció
n+documental+"&hl=es&sa=X&ved=0ahUKEwjPzZunhoHOAhUDOyYKHcJV
ABkQ6AEIQjAF#v=onepage&q=%22descripci%C3%B3n%20documental%20
%22&f=false. [Consulta: 2016, agosto 01].

161
Sánchez, P. (s.f). Conformación y Gestión de expedientes. [Documento en
línea]. Disponible: https://sites.google.com/a/una.cr/archivo-pdrh/repositorio.
[Consulta: 2016, julio 26].
Sarrí, E. (2011). Sistema Nacional de Archivos en República Dominicana.
[Documento en línea]. Disponible en:
http://dspace.unia.es/bitstream/handle/10334/1148/0179_Sarri.pdf;jsessionid
=7440FBE549AE69983CF4794E816135B9?sequence=1. [Consulta: 2016,
julio 20].
Secretaría de Salud. (2012). Cuadro General de Clasificación Archivística y
Catálogo de disposición Documental de la Secretaría de Salud. (Documento
en línea). Disponible: http://www.salud.gob.mx/cdi/pot/fxiv/Instrumentos-
Control-Consulta-Archivistica_2013.pdf. [Consulta: 2016, junio 20].
Sharp (s.f). Destructora Personal. [Página Web en línea]. Disponible:
http://www.copiadorasinnovadas.es/destructoras/ideal-2220-destructora-
personal.html. [Consulta: 2016, septiembre 2].
Sierra, L. (2006). Consideraciones sobre los Cuadros de Clasificación (CCD).
Revista Códice. 2 (2). [Revista en línea]. Disponible:
http://revistas.lasalle.edu.co/index.php/co/article/viewFile/616/533. [Consulta:
2016, febrero 18].
Sistema de Gestión de Documentos y Archivos (SIGEDA). (s.f). Lineamientos
Archivísticos. [Página Web en línea]. Disponible:

162
http://www.ciens.ucv.ve/coordad/sigeda_lineamientos_gd.html. [Consulta:
2016, enero 30].
Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República (SIGEPRE).
(2016). Manual de Gestión Documental. Disponible:
http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosSIGEPRE/M-GD-01-Manual-
Gestion-Documental.pdf. [Consulta: 2016, junio 26].
Sistema Nacional de Archivos. Colombia. (2003). Ordenación Documental.
[Página Web en línea]. Disponible:
oads/Cartilla%20de%20Ordenaci%C3%B3n%20.pdf. [Consulta: 2015,
febrero 4].
Tacón, J. (2010). Los desastres en Archivos y Bibliotecas: causas y efectos,
protección y recuperación. Documentos de trabajo U.S.M. [Revista en línea].
3. Disponible: http://eprints.ucm.es/10584/1/desastres_DT_2010-3_(2).pdf.
[Consulta: 2015, febrero 20].
Tecnológico Nacional de México. (s.f). Lineamientos Académico-
Administrativos. [Página Web en línea]. Disponible:
http://www.itroque.edu.mx/lineamientos.html. [Consulta: 2016, agosto 01].
Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos de Colombia. (2014).
Manual de procesos y procedimientos: Proceso Gestión Documental. [Página
Web en línea]. Disponible:

163
http://www.uaesp.gov.co/uaesp_jo/images/SIG13/3.%20SOPORTE/14_Gesti
on_Documental/17122014/PC-
06_Tablas_de_%20Retencion_Documental.pdf. [Consulta: 2015, junio 12].
Universidad de Cádiz. (s.f). Área de Biblioteca y Archivo. [Página web en
línea]. Disponible: http://archivo.uca.es/gestion/normasorganizacion.
[Consulta: 2016, agosto 10]. .

164
ANEXOS
Anexo I: Guión de Observación
BANCRECER S.A, BANCO MICROFINANCIERO
VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA DE GESTIÓN HUMANA
ARCHIVO DE PERSONAL
1- Datos Generales del Archivo

Nombre de la institución:
Nombre del Archivo:
Unidad a la cual
pertenece:
Responsable del Archivo:
Cargo:
2-Datos sobre la Documentación

2.1 Contenido del Fondo Documental:
Fechas extremas: Desde : _____ Hasta: _____
Acceso: Confidencial: _____ Público: _____
2.2 Tipos de Documentos: Textuales ___ Icónicos ___ Sonoros ___
Audiovisuales ___ Multimedia ___
2.3 Tipología Documental:
Actas ___ Contratos ___ Constancias ___ Citación ____

165
Certificados ___ Planillas de Seguro HCM ___ Planilla personal
___
Recibos de pago ___ Entrevistas de Evaluación ___ Diplomas ___
Solicitudes ___ Oficios ____ Decretos __ Leyes __
2.4 Tradición Documental
Original ___ Copia ___ Borrador ____ Minuta ___
2.5 Principios Archivísticos que acatan los documentos en cada
expediente
Principio de Procedencia ____
Principio de Orden Original ____
3- Procesos Archivísticos
3.1 Organización
3.1.1 Clasificación
3.1.1.1 Existencia de algún documento donde se visualice el Cuadro
de Clasificación del Archivo
SI ___
Orgánico ___ Funcional ___ Orgánico Funcional
NO ___
166
3.1.2 Ordenación
3.1.2.1 Tipo de ordenación de los Expedientes
 Alfabética
Onomástico ___ Toponímico ___ Temático
 Numérica
Ordinal ____ Cronológico ___
Mixta
Ordinal-Cronológico ___
3.1.3 Descripción
3.1.3.1 Existencia de algún documento que exponga la Descripción
del contenido de cada expediente
SI __
NO ___
Nota de Observación: _____________________________________
________________________________________________________
3.1.3.1.2 Instrumento utilizado en la Descripción:
 Guía ___
167
 Inventario ___
 Catálogo ___
 Índice ___
 Ninguno ___
3.2 Selección
3.2.1 Existencia de algún documento que presenten registro e
identificación de los valores documentales
SI ___
Valor Primario (Administrativo, Jurídico, Fiscal, Legal, Contable)
___
Valor Secundario (Histórico, Cultural)
___
NO ___
3.2.2 Existencia de algún documento que presente formatos de
Tablas de Retención Documental.
SI ___
NO ___

168
________________________________________________________
3.3 Transferencia
3.3.1 Presencia de documentación que evidencie la transferencia de
expedientes
SI ___
NO ___
________________________________________________________
3.3.2 Elementos presentes en los documento de transferencia:
Fechas de transferencia:
______________________________________
Destino de la documentación transferida:
________________________
Basamento legal:
_____________________________________________
Valores documentales:____________________________________
169
3.4 Eliminación
3.4.1 Presencia de documentos que evidencien la eliminación de
documentos
SI ____
NO ____
________________________________________________________
4- Conservación Documental
4.1 Condiciones del espacio físico
4.1.1 Representación del espacio del Archivo y mobiliario mediante
un plano. (Incluir medidas)
4.1.2 Mobiliario utilizado para colocar los expedientes
Estante ___
Archivador con gavetas ___
Archivador Rodante ___
Otros. ___
4.1.3 Material que compone el mobiliario de expedientes

170
Metal ___
Madera ___
4.1.4 Elemento utilizado para el resguardo físico de cada expediente
Carpeta de fibra marrón ___
Sobres ___
Carpeta manila ___
Cajas ___
Otros ___
4.1.5 Presencia de expedientes fuera del mobiliario correspondiente
SI ___
NO ___
________________________________________________________
4.1.5.1 Lugar de ubicación de los expedientes que se encuentran fuera
del mobiliario
____________________________________________________________
____________________________________________________________
171
4.1.6 Calificación sobre la disposición del mobiliario en el Archivo
Suficiente ____
Especifique: ___________________________________________
Insuficiente ____
Especifique: ____________________________________________
4.1.7 Presencia de materiales ajenos a la documentación del Archivo
SI ___
NO ___
________________________________________________________
4.2.1 Presencia de equipo de seguridad contra incendio cerca del
Archivo
SI ___
NO ___
________________________________________________________
172
4.2.1.1 Tipo de equipo presente contra incendios
Extintor de polvo químico ___
Extintor CO2 ___
Alarma contra incendios ___
4.2.2 Instalación y cableada eléctrica a la vista
SI ___
Explique: _____________________________________________
NO ___
4.2.3 Presencia de grietas o fisuras en las paredes del Archivo
SI ___
Explique:_____________________________________________
NO ___
4.2.4 Presencia de vigilancia en la Unidad Administrativa donde está
el Archivo
SI ___
Explique:_____________________________________________
NO ___
173
4.3 Condiciones de Mantenimiento
4.3.1 Ventilación
Sistema de aire acondicionado ____
Natural ____
4.3.2 Presencia de formatos que evidencia el registro y control de la
Humedad Relativa
SI ___
NO ___
Nota de Observación:______________________________________
_________________________________________
4.3.3 Iluminación
Natural ____
Artificial ____
4.3.4 Existencia de polvo en gavetas y expedientes dentro del
mobiliario
SI ___
NO ___
174
________________________________________________________
4.3.5 Existencia de polvo en los expedientes fuera del mobiliario y
legajos sin Archivar
SI ___
NO ___
Nota de Observación:
________________________________________________________
________________________________________________________
4.3.6 Presencia de alguno de los siguientes deterioros físicos en la
documentación:
Roturas por Insectos o Roedores ___
Amarillantamiento ___
Perforaciones y anotaciones excesivas ___
Mutilación Documental ___

Tesis Eba Omayra Saldaña 2017

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Tesis Eba Omayra Saldaña 2017

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

1

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN

ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA

LINEAMIENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL

ARCHIVO DE GESTIÓN HUMANA DE BANCRECER S.A BANCO

Trabajo de licenciatura presentado como requisito parcial

ante la Escuela de Bibliotecología y Archivología de la

Universidad Central de Venezuela para optar al título de

Autora: Omayra Yisbely Saldaña Chosec

Tutora: Isneida Riverol

Caracas, enero 2017

LINEAMIENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN

Tesis (Licenciatura en Archivología) – Universidad Central de

I. Título II. Saldaña, Omayra III. Lineamientos Archivísticos

1.1 Planteamiento del Problema…………………….................................. 4

1.2 Objetivos.……………… ……………………………….......................... 7

1.2.1 Objetivo General……….…………………...................................... 7

1.2.2 Objetivos Específicos………………………................................... 7

CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO REFERENCIAL................................... 9

2.1 Antecedentes de la Investigación…………………………..........……. 9

2.2 Reseña Histórico Institucional……………………………................... 12

2.2.3 Estructura Organizacional…………………………………………… 14

2.2.4 Vicepresidencia Ejecutiva de Gestión Humana………………….. 15

2.2.4.1 Archivo de Personal………………………............................. 15

2.3 Bases Teóricas………………………………………..........…………… 15

2.3.1.1 Fases de los Archivos……………………………..........……. 17

2.3.1.2 Archivo Especializado..……………………………………….. 19

2.3.2.1 Documento de Archivo…………………………....................... 21

. 2.3.2.2 Tipología Documental…………………………………………... 23

2.3.2.3 Tradición Documental…………………………………………... 24

2.3.2.4 Valores de los Documentos……………………………………. 25

2.3.2.4.1 Valores Primarios…………………………………………… 25

2.3.2.4.2 Valores Secundarios………………………………………. 26

2.3.2.5 Agrupaciones Documentales……………………………….… 27

2.3.4 Principios Archivísticos……………………………………………..... 30

2.3.4.1 Principio de Procedencia……………………………………….... 31

2.3.4.2 Principio de Orden Original…………………………….….…… 31

2.3.5.1.1 Cuadro de Clasificación Documental…………………… 35

2.3.6.1.1.1 Modelos de Cuadro de Clasificación………………. 36

2.3.6.1 Sistemas de Ordenación………………………..……………… 39

2.3.6.1.1 Sistema de Ordenación Numérico..………………………. 39

2.3.6.1.2 Sistema de Ordenación Alfabética………….…………… 39

2.3.6.1.3 Sistemas de Ordenación Mixto……………………………. 40

2.3.7.1 Instrumentos de Descripción…………………………………. 42

2.3.8.1 Tabla de Retención Documental (TRD)……............................ 45

2.3.12.1 Condiciones Ambientales……………………….……............. 52

2.3.13.1 Lineamientos Archivísticos………......................................... 61

CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO…………………………………. 62

3.1 Tipo de Investigación……………………………………....................... 62

3.1.1 Investigación Descriptiva………………..…………………………… 62

3.2 Diseño de Investigación…………………………………...................... 62

3.2.1 Diseño Documental…………………………….……...................... 63

3.2.2 Diseño de Campo…….………………………………..……………. 63

3.3 Fases de la Investigación………………………..……………………… 64

3.3.1 Fase 1 Arqueo y Análisis Bibliográfico………..………….............. 64

3.3.2 Fase 2 Diagnóstico………..………..……….……......................... 64

3.3.3 Fase 3 Análisis de Resultados………..……….……..................... 65

3.3.4 Fase 4 Establecimiento de los Parámetros Referentes a la

Organización (Clasificación, Ordenación y Descripción),

Selección, Transferencia y Eliminación……………………….... 65

3.3.5 Fase 5 Determinación de Condiciones Ambientales y criterios

de limpieza idóneos para la Conservación del Fondo