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. Qu son las plantillas?

MuniGex, en su objetivo de agilizar y simplificar la gestin de los procesos internos del


Ayuntamiento, incluye la funcionalidad de creacin y control de plantillas. Estos documentos
de plantilla evitan que el usuario tenga que redactar por completo los mismos documentos
cada vez que se vayan a necesitar en un expediente.
Los documentos de plantilla de MuniGex son similares a los documentos de combinacin de
Microsoft Word. En Word, se escribe el texto que ir fijo, el que se repite en todos los
documentos, y se intercalan unos campos de combinacin que estn vinculados a un origen
de datos (una hoja de Excel, contactos de Outlook, etc.) para completar el documento
sustituyendo los campos por los valores en los documentos finales.
En MuniGex, los documentos de plantilla son documentos de Word pero cuyos campos son
variables de la base de datos vinculados a la plantilla que se combinan con los datos que el
usuario ha generado al crear el expediente o que directamente son rellenados en el
documento por el usuario.

Para crear estos documentos finales, lo primero que hay que hacer es crear una plantilla
adecuada a nuestro propsito. Al crearla, se definirn qu variables son las que necesita y
con qu documentos se combinarn. Una plantilla puede tener un slo documento o varios,
si estos se ofrecen en diferentes idiomas.

2. Cundo se utilizan las plantillas


Las plantillas tienen dos finalidades diferentes:

Ser utilizadas por la aplicacin para crear la documentacin asociada a la gestin de


un expediente

Utilizarlas como formularios de instancias para ser completadas directamente por las
personas
Las plantillas del primer grupo van unidas a una etapa concreta del tipo de expediente o a
un tipo de trmite que necesite un documento en particular.
Cuando un usuario inicia un nuevo expediente basndose en ese tipo de expediente o tipo
de trmite, al llegar a esa etapa, la plantilla se encarga de solicitar los datos necesarios para
completar la documentacin combinando sus variables con la informacin introducida por el
usuario, generando as un documento final que es el que se asociar al nuevo expediente.
Las del segundo grupo, muestran directamente el documento a modo de formulario de
instancia, remarcando los campos en donde debe introducir los datos para posteriormente
imprimir o guardar una copia del mismo.

3. Caractersticas de las plantillas


Toda plantilla que se agregue a la aplicacin tendr que tener definidos los siguiente
conceptos en su ficha para una correcta utilizacin y catalogacin:

Datos generales: Aqu se indica el tipo de documento por el que se puede clasificar
la plantilla ( si es una plantilla de un informe, una resolucin, un manual, etc.) y sus
opciones. Si es una plantilla comodn, se ofrecern en todos los trmites; si es una plantilla
vigente, slo estar disponible para los nuevo trmites. Tambin puede ocurrir que sea una
plantilla que no contenga variables, que slo sea texto.

Valores: Lista todas las variables que contiene el documento plantilla y que
posteriormente sern combinadas con los datos.

Pasos: Aqu se puede indicar en que tipo de expediente y en que etapa se ofrecer la
plantilla, aunque la aplicacin automticamente genera el listado de los tipos de expediente
en donde se utiliza la plantilla.

Historial: En este apartado se anotan las fechas y comentarios


modificaciones que se han ido haciendo a la plantilla desde que se cre.

Tipos trmite: Aqu se puede indicar en que tipo de trmite se ofrecer la plantilla,
aunque la aplicacin automticamente genera el listado de los tipos de trmites en donde se
utiliza la plantilla.

Manuales: Muestra los tipos de expediente donde se utiliza a este documento


plantilla como manual o como instancia.

Sinopsis: Da la opcin de incluir una breve descripcin sobre la plantilla y sus


caractersticas en diferentes idiomas.

Word: Muestra el listado de documentos redactados en Word que se utilizarn para


generar la documentacin final.

sobre

las

4. Plantillas completadas por la aplicacin


Cuando el usuario inicie la gestin del expediente, al llegar a un tipo de trmite, el asistente
de combinacin le ofrecer unas plantillas, de entre las cuales el usuario tendr que escoger,
y sta se encargar de coger los valores de la variables de la informacin que haya del
expediente en la base de datos para generar el documento final que se asociar al
expediente. En caso de que la aplicacin no encuentre valores en la base de datos para las
variables, se las solicitar al usuario.

Por ejemplo, sta es la cabecera de una plantilla que al crearla le hemos indicado que
contiene unos valores o variables (resaltados en color verde) que queremos que sean
combinados con la informacin almacenada en la base de datos.

Al combinarlo, sustituye las variables por los valores almacenados sobre el expediente generand

que ser asociado al expediente correspondiente.

5. Plantillas completadas directamente por el usuario


A diferencia de las plantillas que son completadas por la aplicacin, stas muestran
directamente el documento en modo formulario en espera de que el usuario vaya
introduciendo todos los datos en los apartados dedicados para ello. Esta funcin es til para
rellenar los documentos de instancia (los formularios de peticin que se entregan en el
ayuntamiento para dar inicio a un expediente) e imprimirlos o guardar una copia con los
datos introdu
cifrar un documento

El cifrado de carpetas y archivos es una forma de protegerlos frente a un acceso no deseado.


El sistema de cifrado de archivos (EFS) es una caracterstica de Windows que puede usar
para almacenar informacin en el disco duro en formato cifrado. El cifrado es la proteccin
de mayor nivel que proporciona Windows para ayudarle a mantener la informacin a salvo.
Vea este vdeo para obtener informacin acerca de cmo cifrar una carpeta o un archivo
(0:54)

Para cifrar una carpeta o un archivo


1.

Haga clic con el botn secundario en la carpeta o el archivo que desee cifrar, y, a
continuacin, haga clic en Propiedades.

2.
3.

Haga clic en la ficha General y, a continuacin, en Opciones avanzadas.


Active la casilla Cifrar contenido para proteger datos, haga clic en Aceptar y,
despus, vuelva a hacer clic en Aceptar.
Nota

La primera vez que cifre una carpeta o un archivo se crear un certificado de cifrado
automticamente. Debe realizar una copia de seguridad del certificado de cifrado. Si el
certificado y la clave se pierden o se daan y no hizo una copia de seguridad, no podr usar
los archivos que haya cifrado. Para obtener ms informacin, consulte Hacer una copia de
seguridad del certificado de sistema de cifrado de archivos (EFS).

Para descifrar una carpeta o un archivo


1.

2.
3.

Haga clic con el botn secundario en la carpeta o el archivo que desee descifrar, y, a
continuacin, haga clic en Propiedades.
Haga clic en la ficha General y, a continuacin, en Opciones avanzadas.
Desactive la casilla Cifrar contenido para proteger datos, haga clic en Aceptar y,
despus, vuelva a hacer clic en Aceptar.
Dividir un documento

1.

Abre un documento de Word y haz clic en la ficha "Insertar", ubicada en la cinta en la parte
superior de la pgina.

2.

2
Haz clic en la flecha ubicada al lado del botn "objeto" que se encuentra en la seccin "Texto" de la cinta.

3.

3
Selecciona "Texto desde archivo" en las opciones desplegables.

4.

4
Realiza una bsqueda entre los archivos y selecciona el documento o los documentos que desees insertar.
Para insertar varios documentos a la vez, mantn presionada la tecla "Ctrl" mientras realices tu seleccin.
5.
5
Haz clic en "Insertar" cuando hayas terminado de seleccionar los documentos que combinars. El texto de
los otros documentos aparecern en el documento que tienes abierto.

Ficha diseo
Ficha Diseo (Asistente de Seccin)
La ficha Diseo aparece despus de seleccionar la seccin de detalles y est activada la
casilla Formato de columnas mltiples en la ficha Comn.
Use la ficha Diseo para configurar el informe en un formato de columnas mltiples. Es decir,
en lugar de hacer que los datos se impriman hacia abajo en la pgina, se pueden establecer
columnas mltiples y hacer que los datos fluyan de una columna a otra. Tambin puede
imprimir los datos a lo ancho de la pgina, de manera que se imprima un registro en cada
una de las columnas, a continuacin un segundo registro en cada columna, luego un tercero,
y as sucesivamente. El cuadro de dilogo se divide en cuatro cuadros ms pequeos.
Tamao de detalles

Este cuadro le permite especificar las dimensiones (alto y ancho) de un detalle. Determine el
ancho de cada detalle, basndose en el nmero de caracteres, el tamao de fuente, etc., y
escriba ese valor en el cuadro de edicin Ancho.
Determine el alto de cada detalle, basndose en el nmero de lneas del detalle, el tamao
de fuente, etc., y escriba ese valor en el cuadro de edicin Alto.
Espacio entre detalles
Este cuadro le permite especificar el rea vaca (espacio) que desea dejar entre los detalles.
Horizontal = el espacio entre los detalles a lo ancho de la pgina; Vertical = el espacio entre
los detalles a lo largo de la pgina.
Determine los espacios que desea dejar. Escriba el espacio horizontal en el cuadro de edicin
Horizontal y el espacio vertical en el cuadro de edicin Vertical.
Direccin de impresin
El cuadro Direccin de impresin le permite especificar la ruta que sigue el programa al
imprimir los detalles en una pgina de informe. Sus opciones son:

A lo ancho y luego hacia abajo


Imprime los detalles a lo ancho en las columnas: un detalle en la primera columna, otro en
la siguiente y as sucesivamente. Cuando todas las columnas tienen impreso un detalle, el
programa se desplaza hacia abajo en la pgina e imprime un segundo detalle en la primera
columna, luego en la segunda y as sucesivamente.

Hacia abajo y luego a lo ancho


Imprime detalles hacia abajo en la primera columna, luego hacia abajo en la segunda
columna, etc.
Dar formato a grupos con columnas mltiples
Active esta casilla de verificacin si desea que el programa de formato a grupos con
columnas mltiples usando las opciones Ancho, Espacio entre detalles y Direccin de
impresin especificadas para la seccin seleccionada.

Ficha presentacin
La ficha de presentacin es una herramienta ms de la que se valen muchas organizaciones
para llevar a buen trmino el proceso de acogida del nuevo personal. Esta ficha se utiliza
habitualmente en combinacin del manual de acogida y su uso se ha demostrado
extraordinariamente til.

Muchas organizaciones utilizan de una manera intensiva esta herramienta debido a los
buenos resultados que da. Con una ficha de presentacin se puede mostrar de una manera
global y sinttica cmo es el nuevo miembro que se suma a la plantilla.
El uso de las fichas de presentacin, bien es cierto, se suelen usar en organizaciones a partir
de un tamao medio y en muchas ocasiones se encuentra reservado para mandos
intermedios y directivos, entre los que la buena qumica personal es importante.
Las fichas de presentacin suelen colocarse en lugares visibles en el centro de trabajo o bien
en lugares donde se rene por diversas circunstancias el personal, como puede ser la
mquina de caf. Normalmente las fichas de presentacin en las organizaciones suelen estar
estandarizadas.
Entre la informacin que habitualmente suele aparecer en las fichas se encuentra el nombre
del nuevo empleado, las funciones que desempea en la organizacin, unas breves
pinceladas con su currculo y su coordenadas profesionales.

INTEGRANTES:
SANDRA GARCIA
MARIO CHILEL
JENNIFER PAREDES
SANDRA RODAS
YONI BAMACA
CATEDRATICO:
YOSELYN MARIANGEL GIRON

GRADO:
TERCERO BSICO

SECCIN:
A

MATERIA:
COMPUTACIN

TEMA:
OPCIONES AVANZADAS DE WORD 2010

FECHA DE ENTREGA: 21/04/2015

Educar Para Vivir Mejor