Guía para la Creación de Personas en PAIWEB

Con el fin de garantiza la calidad de la información almacenada en el sistema y disminuir el riesgo de registros
duplicados, el aplicativo PAIWEB tiene interoperabilidad con diferentes actores que permite el cargue por
defecto de la información en tiempo real:

 Sistema General de Seguridad Social en Salud: interoperabilidad con bases de BDUA y BDEX para
información de régimen y aseguradora de los afiliados identificados
 Estadísticas vitales: interoperabilidad con RUAF para el cargue de información de Nacidos Vivos
 Datos personales de identificación: tabla de evolución con Registraduría General de la Nación para cargue
de información general con tipo y numero de documento
 Gestión de operaciones: para el seguimiento de inventarios en el PAIWEB con el almacén del Ministerio
de Salud y Protección Social.
 SISPRO: para bodega de datos en los temas cubo de datos y de tablero de control.
 REPS: para verificación de códigos de habilitación de las instituciones que operan el PAIWEB

La creación de personas en el PAIWEB solo se debe generar cuando las opciones de búsqueda básica y
búsqueda avanzada han sido agotadas, es importante agotar TODOS los criterios de búsqueda incluso el de
datos de la madre, cuando aplique.

1. Tipos de documentos de identificación en PAIWEB

Con el fin de unificar la estructura de los diferentes tipos de documento se describen a continuación las
características de cada uno de los tipos existentes y sus criterios de uso en el PAIWEB.

1.1. Características de tipos de documentos de identificación para las personas nacionales de Colombia

La tabla 1 describe las características de estructura de los documentos de identificación definidos por el
Estado colombiano para personas nacionales colombiana en el territorio nacional.

1.2. Tabla 1. Características de tipos de documentos de identificación para las personas nacionales de
Colombia

Tipo de Formato del

Descripción Definición Longitud
Documento documento

Es el documento que tiene como

propósito recoger la información sobre la
Certificado de
CN natalidad y es requisito para la inscripción Numérico 9
nacido Vivo
del nacimiento en las oficinas autorizadas
para generar el Registro Civil

Registro Civil Es el documento expedido por la

RC Registraduría Nacional del Estado Civil con Alfanumérico 11
de Nacimiento
la que se identifican menores de 7 años.
 Tipo de Formato del
Descripción Definición Longitud
Documento documento

Debe ser remplazado por la tarjeta de

identidad.

Es el documento expedido por la

Registraduría Nacional del Estado Civil con
Tarjeta de
TI la que se identifican menores de edad de Numérico 11
identidad
7 y 17 años. Debe ser remplazado por la
Cedula de ciudadanía

Es el documento expedido por la

Cedula de Registraduría Nacional del Estado Civil con
CC Numérico 10
Ciudadanía la que se identifican las personas al
cumplir los 18 años

Aplica para las personas de 18 años en

Adulto sin
AS adelante que no están identificados por la Alfanumérico 10
Identificación
Registraduría Nacional del Estado Civil

Aplica para las personas menores de 18

Menor sin años en adelante que no están
MS Alfanumérico 12
identificación identificados por la Registraduría Nacional
del Estado Civil
*Fuente: Circular Externa 024 de 2019
https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/DE/DIJ/circular-24-de-2019.pdf

 Premisas para la creación de personas con tipo de documento AS y MS en PAIWEB

Se describen las especificaciones para la identificación excepcional y temporal de personas con AS y MS, este
tipo de documento aplica para la población que no está identificada por la Registraduría Nacional del Estado
Civil (RNEC) y que se encuentre en el correspondiente listado censal realizado por la entidad territorial de
acuerdo a la Resolución 1255 de 2021 por la cual se definen las condiciones y la estructura de datos para el
reporte de la información de las personas que habitan en el país y que no cuentan con un documento de
identidad expedido por el Estado colombiano para identificarse; dicha resolución establece en su artículo 3
“Corresponde a municipios, distritos y departamentos con áreas no municipalizadas aplicar un censo que
permita identificar la población habitante de su jurisdicción que no cuenta con un documento de identificación
expedido por el Estado colombiano”.
 Tabla 2. Especificaciones para la identificación excepcional y temporal de personas con tipo de
documento AS y MS
Tipo de
Condición
Documto
Personas de la tercera
edad en protección de
ancianatos
Indígenas mayores de
edad
Habitantes de la calle
mayores de edad.
Habitantes de la calle
menores de edad
Población infantil
vulnerable bajo protección
en instituciones diferentes
al ICBF. Menores de edad
a cargo del ICBF
Indígenas menores de
edad
Menores de edad
desmovilizados y/o que
celebren acuerdos de paz
con el Gobierno Nacional
Mayores de edad
desmovilizados y/o que
celebren acuerdos de paz
con el Gobierno Nacional
Población privada de la
libertad a cargo de las
entidades territoriales
Fuente: Construcción basada en Resolución 4622 de 2016 y Resolución 1255 de 2021
Longitud
Composición del número de identificación
Máxima
Código de departamento + código de municipio + S
AS 10 + consecutivo por afiliado (Alfanumérico) o
consecutivo censal. Ej: 08001S8125
Código de departamento + código de municipio + 1
AS 10 + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4) o
consecutivo censal. Ej: 7600118125
Código de departamento + municipio + D +
AS 10 consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4) o
consecutivo censal. Ej: 05001D0008
Departamento + municipio + D + consecutivo por
MS 10 afiliado (4 dígitos) o consecutivo censal. Ej:
05001D0008
Código de departamento + código de municipio + A
MS 10 + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4) o
consecutivo censal. Ej: 25001A0009
Código de departamento + código de municipio + 1
+ consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4) o
MS 12
consecutivo censal. Ej: 08001418125. Solo aplica
para Régimen Subsidiado.
Departamento + municipio + P + consecutivo por
afiliado (4 dígitos) o consecutivo censal. Ej:
05001E0008
MS 10
*Las entidades Territoriales y las EPSS deben
gestionar la plena identificación del menor y
reportar la actualización del documento a la BDUA
Departamento + municipio + P + consecutivo por
afiliado (4 dígitos) o consecutivo censal. Ej:
05001P0008.
AS 10
*Las entidades Territoriales y las EPSS deben
gestionar la plena identificación de esta población y
reportar la actualización del documento a la BDUA
Número asignado por el INPEC. Para Menores de
MS tres (3) años que convivan con sus madres recluidos
en los establecimientos a cargo del INPEC.
6
Número asignado por el INPEC. Para
AS Internos recluidos en los establecimientos de
reclusión a cargo del INPEC.
 1.3. Características de tipos de documentos de identificación para las personas extranjeras

En la tabla 3 se presentan las características de estructura de los documentos de identificación definidos por
el Estado colombiano para personas extranjeras en el territorio nacional.

Tabla 3. Características de tipos de documentos de identificación para las personas extranjeras

Tipo de
Formato del
Document Descripción Definición Longitud
documento
o
Es el documento de identificación expedido
Cedula de
CE por Migración Colombia de acuerdo con lo Numérico 8
Extranjería
establecido en el Decreto 1067 de 2015
Es el documento que acredita la identidad de
un extranjero y de los extranjeros menores
de 7 años, expedido por las autoridades de
PA Pasaporte su respectivo país de origen, que acredita un Alfanumérico 16
permiso o autorización legal para que salga o
ingrese del mismo por los puestos o
aeropuertos internacionales
Es le documento que identifica a extranjeros
Carne que cumplen funciones en las embajadas,
CD Alfanumérico 11
Diplomático legaciones, consulados y delegaciones en
representación de gobiernos extranjeros
Es el documento de carácter temporal que
Salvoconducto
expide la Unidad Administrativa Especial
SC de Alfanumérico 9
Migración Colombia al extranjero que así lo
Permanencia
requiera. Decreto 1067 de 2015
Es el documento de carácter temporal que se
Permiso otorga únicamente a los nacionales
PE Especial de venezolanos de acuerdo con lo establecido Numérico 15
permeancia en la resolución 5797 del 2019, Resolución
1272 de 2017
Permiso por Documento de identificación de los
PPT Protección migrantes venezolanos en los sistemas de Numérico 7
Temporal** información del Sistema de Protección Social
Documento de identidad o identificación
expedido por el país de origen. Utilizar
Documento
DE solamente cuando las personas extranjeras Alfanumérico 16
Extranjero***
de cualquier edad no poseen ninguno de los
siguientes en su orden; CE, PA, CD,SC, PE.
*Fuente: Circular Externa 024 de 2019
https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/DE/DIJ/circular-24-de-2019.pdf
**Resolución 1178 de 2021
https://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/Resoluci%C3%B3n%20No.%201178%20de%202021.pdf
*** El Código país se tomará con caracteres alfabéticos
 Premisas para la creación de personas con tipo de documento DE en PAIWEB

Solo se podrán ingresar personas con Documento extranjero DE después de agotar la búsqueda con los
tipos de documento CE, PA, CD, SC, PE y PPT. En la creación de personas con este tipo de documento se
debe anteponer el código del país de nacionalidad de la persona, de 3 caracteres alfabéticos de acuerdo con
la norma internacional ISO3166-1. Ver Anexo 1. Tabla de Referencia País – SISPRO, variable extra III,
disponible en https://web.sispro.gov.co/

En los casos en los que una persona migrante presente un tipo de documento DE que ya existe en PAIWEB
para otra persona (por ejemplo, actas de nacimiento venezolanas), el usuario que cree a la persona deberá
garantizar la siguiente estructura.

2. Creación de personas en PAIWEB

1. Ingresar al aplicativo PAIWEB, modulo “APLICACIÓN DE BIOLOGICOS”

2. Realizar las búsquedas pertinentes con el fin de no generar usuarios duplicados

 Búsqueda básica

 Búsqueda avanzada
3. Registrar usuario: una vez descartada la existencia del usuario, se habilitará la opción de “Registrar
usuario”

El sistema solicitará confirmación de creación de usuario, es IMPORTANTE realizar la búsqueda básica y

avanzada con el fin de disminuir el riesgo de personas duplicadas
4. Registrar información del usuario: Cargue de información de la persona en los formularios que se
activan según la persona; si es menor de 18 años se activarán “Datos de la madre” y Datos del cuidador”; si
es mujer mayor de 9 años se activa formulario “condición de mujer”

4.1. Datos básicos: incluye la información correspondiente a tipo y número de identificación, nombres
apellidos y fecha de nacimiento.

El tipo y número de identificación son la llave de ingreso al aplicativo PAIWEB, por lo que su registro requiere
del mayor cuidado y adherencia a las indicaciones emitidas por las instituciones nacionales. Ver numeral 1 de
este documento 1. Tipos de documentos de identificación en PAIWEB; de este documento.

 Seleccionar en la lista desplegable “Tipo de identificación” de acuerdo con el documento presentado por
el usuario a vacunar
4.2. Datos complementarios: la información registrada permitirá identificar condiciones diferenciales de
la población y facilitará la toma de decisiones en el acceso al programa. La captura adecuada de esta
información hace parte de la calidad del dato.

4.3. Datos de residencia: Facilitará la búsqueda de población susceptible en los equipos extramurales. La
captura adecuada de esta información hace parte de la calidad del dato.
4.4. Antecedentes médicos: Es necesario agregar una por una las condiciones de salud identificadas

4.5. Condición de la Mujer: en la opción de Mujer Gestante se activa el calendario desplegable de “Fecha
de última menstruación” y se calculan de forma automática las variables de “Semanas de gestación” y “Fecha
probable de parto”, que dan vía al cargue de migración a histórico de biológicos como dpt gestantes.
4.6. Confirmación de creación de usuario: si la información del usuario creado es correcta, aceptar.

4.7. Confirmación de registro exitoso

 ELABORADO POR:
Nombre y Cargo:
Mauricio Mosquera –
Contratista Subdirección de
Enfermedades Trasmisibles.
Sandra Rodríguez – Contratista
Subdirección de Enfermedades
Trasmisibles.
Fecha: 23 de septiembre de
2022
REVISADO POR:
Nombre y Cargo: Isabel
Martínez – Contratista
Subdirección de Enfermedades
Trasmisibles.
Claudia Sosa – Profesional
Especializado Subdirección de
Enfermedades Trasmisibles.
Fecha: 23 de septiembre de
2022
APROBADO POR:
Nombre y Cargo: Iván Mauricio
Cárdenas – Subdirector (E) Grupo
de
enfermedades Trasmisibles
Fecha: 23 de septiembre de 2022

Anexo 1. Tabla de Referencia País – SISPRO

Disponible en https://web.sispro.gov.co/
PAIS CODIGO PAIS CODIGO
AFGANISTÁN AFG EL SALVADOR SLV
ALBANIA ALB GUINEA ECUATORIAL GNQ
ANTÁRTIDA ATA ETIOPIA ETH
ARGELIA DZA ERITREA ERI
SAMOA AMERICANA ASM ESTONIA EST
ANDORRA AND ISLAS FEROE FRO
ANGOLA AGO ISLAS MALVINAS FLK
ANTIGUA Y BARBUDA ATG ISLAS GEORGIAS DEL SUR Y SANDWICH DEL SUR SGS
AZERBAIYÁN AZE FIYI FJI
ARGENTINA ARG FINLANDIA FIN
AUSTRALIA AUS ALAND ALA
AUSTRIA AUT FRANCIA FRA
BAHAMAS BHS GUAYANA FRANCESA GUF
BARÉIN BHR POLINESIA FRANCESA PYF
BANGLADÉS BGD TIERRAS AUSTRALES Y ANTÁRTICAS FRANCESAS ATF
ARMENIA ARM YIBUTI DJI
BARBADOS BRB GABON GAB
BÉLGICA BEL GEORGIA GEO
BERMUDA BMU GAMBIA GMB
BUTÁN BTN PALESTINA PSE
BOLIVIA BOL ALEMANIA DEU
BOSNIA-HERZEGOVINA BIH GHANA GHA
BOTSUANA BWA GIBRALTAR GIB
ISLA BOUVET BVT KIRIBATI KIR
 PAIS CODIGO PAIS CODIGO
BRAZIL BRA GRECIA GRC
BELICE BLZ GROENLANDIA GRL
TERRITORIO BRITÁNICO DEL OCÉANO ÍNDICO IOT GRANADA GRD
ISLAS SOLOMON SLB GUADALUOE GLP
ISLAS VÍRGENES BRITÁNICAS VGB GUAM GUM
BRUNÉI BRN GUATEMALA GTM
BULGARIA BGR GUINEA GIN
MYANMAR (FORMER BURMA) MMR GUYANA GUY
BURUNDI BDI HAITI HTI
BIELORRUSIA BLR ISLA HEARD Y MCDONALD HMD
CAMBOYA KHM SANTA SEDE VAT
CAMERÚN CMR HONDURAS HND
CANADÁ CAN HONG KONG HKG
CABO VERDE CPV HUNGRÍA HUN
ISLAS CAIMÁN CYM ISLANDIA ISL
REPÚBLICA CENTROAFRICANA CAF INDIA IND
SRI LANKA LKA INDONESIA IDN
CHAD TCD IRÁN IRN
CHILE CHL IRAQ IRQ
CHINA CHN IRLANDA IRL
TAIWAN TWN ISRAEL ISR
ISLA DE NAVIDAD CXR ITALIA ITA
ISLAS COCOS CCK COSTA DE MARFIL CIV
COLOMBIA COL JAMAICA JAM
COMORAS COM JAPÓN JPN
MAYOTTE MYT KAZAJISTÁN KAZ
CONGO COG JORDANIA JOR
REPÚBLICA DEMOCRÁTICA DEL CONGO COD KENYA KEN
ISLAS COOK COK COREA DEL NORTE PRK
COSTA RICA CRI COREA DEL SUR KOR
CROACIA HRV KUWAIT KWT
CUBA CUB KIRGUISTÁN KGZ
CHIPRE CYP LAOS LAO
REPÚBLICA CHECA CZE LÍBANO LBN
BENIN BEN LESOTO LSO
DINAMARCA DNK LETONIA LVA
DOMINICA DMA LIBERIA LBR
 PAIS CODIGO PAIS CODIGO
REPÚBLICA DOMINICANA DOM LIBIA LBY
ECUADOR ECU LIECHTENSTEIN LIE
LITUANIA LTU ANGUILA AIA
LUXEMBURGO LUX SANTA LUCIA LCA
MACAO MAC SAN MARTÍN (parte francesa) MAF
MADAGASCAR MDG SAN PEDRO Y MIQUELON SPM
MALAUI MWI SAN VICENTE Y LAS GRANADINAS VCT
MALASIA MYS SAN MARINO SMR
MALDIVAS MDV SANTO TOME Y PRINCIPE STP
MALI MLI ARABIA SAUDITA SAU
MALTA MLT SENEGAL SEN
MARTINICA MTQ SERBIA SRB
MAURITANIA MRT SEYCHELLES SYC
MAURICIO MUS SIERRA LEONA SLE
MÉXICO MEX SINGAPUR SGP
MÓNACO MCO ESLOVAQUIA SVK
MONGOLIA MNG VIETNAM VNM
MOLDAVIA MDA ESLOVENIA SVN
MONTENEGRO MNE SOMALIA SOM
MONTSERRAT MSR SUDÁFRICA ZAF
MARRUECOS MAR ZIMBABUE ZWE
MOZAMBIQUE MOZ ESPAÑA ESP
OMÁN OMN SUDÁN DEL SUR SSD
NAMIBIA NAM SUDÁN SDN
NAURU NRU SAHARA OCCIDENTAL ESH
NEPAL NPL SURINAM SUR
PAÍSES BAJOS NLD SVALBARD Y JAN MAYEN SJM
CURAZAO CUW SUAZILANDIA SWZ
ARUBA ABW SUECIA SWE
SAN MARTÍN (parte holandesa) SXM SUIZA CHE
BONAIRE, SAN EUSTAQUIO Y SABA BES SIRIA SYR
NUEVA CALEDONIA NCL TAYIKISTÁN TJK
VANUATU VUT TAILANDIA THA
NUEVA ZELANDA NZL TOGO TGO
NICARAGUA NIC TOKELAU TKL
NIGER NER TONGA TON
NIGERIA NGA TRINIDAD Y TOBAGO TTO
 PAIS CODIGO PAIS CODIGO
NIUE NIU EMIRATOS ÁRABES UNIDOS ARE
ISLA NORFOLK NFK TÚNEZ TUN
NORUEGA NOR TURQUÍA TUR
ISLAS MARIANAS DEL NORTE MNP TURKMENISTAN TKM
ISLAS ULTRAMARINAS MENORES DE
ESTADOS UNIDOS UMI ISLAS TURCAS Y CAICOS TCA
MICRONESIA FSM TUVALU TUV
ISLAS MARSHALL MHL UGANDA UGA
PALAOS PLW UCRANIA UKR
PAQUISTAN PAK MACEDONIA MKD
PANAMÁ PAN EGIPTO EGY
PAPUA NUEVA GUINEA PNG REINO UNIDO GBR
PARAGUAY PRY GUERNSEY GGY
PERÚ PER JERSEY JEY
FILIPINAS PHL ISLA DE MAN IMN
PITCAIRN PCN TANZANIA TZA
POLONIA POL ESTADOS UNIDOS USA
PORTUGAL PRT ISLAS VÍRGENES DE LOS ESTADOS UNIDOS VIR
GUINEA-BISÁU GNB BURKINA FASO BFA
TIMOR ORIENTAL TLS URUGUAY URY
PUERTO RICO PRI UZBEKISTAN UZB
CATAR QAT VENEZUELA VEN
REUNION REU WALLIS Y FUTUNA WLF
RUMANIA ROU SAMOA WSM
RUSIA RUS YEMEN YEM
RUANDA RWA ZAMBIA ZMB
SAN BARTOLOMÉ BLM
SANTA HELENA, ASCENSIÓN Y TRISTÁN DE
ACUÑA SHN
SAN CRISTÓBAL Y NIEVES KNA