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Lineamiento Tcnico para el Registro y

envo de los datos del Registro Individual


de Prestaciones de Salud RIPS, desde las
Instituciones Prestadoras de Servicios de
Salud a las EAPB

Oficina de Tecnologa de la Informacin y la


Comunicacin OTIC
2017

Abril 1 de 2017
Versin 5
COMO
REGISTRAR Y
ENVIAR LOS
DATOS DE RIPS
DESDE LAS IPS A
LAS EAPB?

2
CAMBIOS FUNDAMENTALES EN LOS LINEAMIENTOS DE RIPS

1 Se incluyen los tipos de identificacin de acuerdo con el Decreto 2353 de 2015, artculo 20, compilado en el
decreto 780 de 2016.

DATO VALORES COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE VALIDACION


PERMITIDOS
Tipo de CC= Cdula ciudadana Para los adultos, mayores o Se valida que el valor seleccionado est en los
identificacin CE= Cdula de iguales a 18 aos de valores permitidos: CC, CE, CD, PA, RC, TI, NV,
del usuario. extranjera nacionalidad Colombiana, el SC, AS, MS.
CD= Carn diplomtico documento con el cual se deben Si el tipo de documento es TI o CC el campo debe
PA= Pasaporte identificar es la Cdula de ser numrico.
RC= Registro civil Ciudadana. Se valida que el tipo de documento corresponda a
TI= Tarjeta de identidad la edad:
NV= Certificado de Para los extranjeros que se - Si la unidad de medida de la edad est
nacido vivo encuentran de paso en el pas se expresada en das, el tipo de documento debe
SC= Salvoconducto identifican con la Cdula de ser: RC, MS o NV.
AS= Adulto sin Extranjera, Carn Diplomtico, - Si la edad es mayor o igual a 19 aos, el tipo de
identificar Pasaporte o Salvoconducto. identificacin no puede ser RC, TI, MS, NV.
MS= Menor sin Recuerde que se consider en este caso el
identificar Los menores entre 7 y 17 aos, perodo de transicin del menor a adulto para el
deben identificarse con la tarjeta cambio de identificacin.
de identidad. - Si la unidad de medida de la edad es meses el
tipo de documento no puede ser CC, TI, AS.
Para menores de 7 aos, el tipo - Si tipo documento es AS la edad debe ser mayor
documento ser el Registro a 17 aos.
Civil.
Nota 1. El Pasaporte, es el documento que acredita
Para menores de 3 meses, el tipo la identidad de un extranjero que cuenta con una visa
documento ser el Registro Civil para trabajar en Colombia y no se encuentra
o el certificado de Nacido Vivo. obligado a tramitar una cdula de extranjera, y de
los extranjeros menores de 7 aos. Tambin aplica
para los extranjeros con pasaporte de la ONU para
refugiados y asilados.

Nota 2. Para el caso de poblaciones especiales, en


los cuales la poblacin no est identificada por la
Registraduria Nacional del Estado Civil, deben ser
atendidos como Adulto sin Identificar (AS) y Menor
sin Identificar (MS), se debe tener en cuenta la
Resolucin 2232 de 2015, Anexo Tcnico, Tabla 1 o
la normatividad vigente sobre el tema. Su detalle se
presenta al final de la descripcin del archivo de
usuarios US.

Nota 3. Para poblaciones miembros de las Fuerzas


Armadas Revolucionarias de Colombia - Ejrcito del
Pueblo -FARC- EP, se debe tener en cuenta el
Decreto 1937 de 2016 y la Resolucin 6057 de 2016.

3
2 Se incluyen las longitudes de los nmeros de identificacin de acuerdo con las especificaciones de
OTIC.

DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE VALIDACION

Nmero de Un nico valor El personal de admisin de Se valida que la longitud sea menor o igual a la
identificacin pacientes de la IPS debe tener en mxima permitida para cada tipo de documento.
del usuario cuenta la siguiente tabla de
del sistema longitudes mximas segn el tipo
de documento:
TIPO LONGITUD
MXIMA
CC 10
CE 6
CD 16
PA 16
RC 11
TI 11
CN 9
SC 16
AS 10
MS 12
.

3 Se modifica la especificacin del cdigo del medicamento.

DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE VALIDACION

Cdigo del Un valor nico: cdigo Cdigo del medicamento de


medicamento alfanumrico acuerdo con las codificaciones
vigentes. La codificacin vigente
para los medicamentos es el
Cdigo nico de Medicamentos
CUM, definido por la Resolucin
255 de 2007.
Debe diligenciarse para todos los
medicamentos facturados.

4 Se incluye las especificaciones de la Circular externa 00012 de 2017, para el reporte de la atencin de
extranjeros en zonas de frontera Colombiana.

Se dan las instrucciones a todas las IPS habilitadas en los Departamentos Amazonas, Arauca, Archipilago de
San Andrs, Providencia y Santa Catalina, Boyac, Cesar, Choc, Guaina, La Guajira, Nario, Norte de
Santander, Putumayo, Vaups y Vichada, ubicados en zonas de frontera, para que enven al Ministerio de Salud
y Proteccin Social los Registros Individuales de Prestacin de Servicios de Salud RIPS, de las personas
extranjeras all atendidas, de acuerdo con la especificacin del Anexo Tcnico No. 1, numeral 2, de la
Resolucin 3374 de 2000 a travs de la Plataforma PISIS.

4
Contenido

INTRODUCCCION ..................................................................................................................................................................... 7

1. OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO DE LOS DATOS RIPS ............................................................................................ 8

2. CALIDAD DE LOS DATOS .......................................................................................................................................... 10

3. COMO LEER ESTE LINEAMIENTO.............................................................................................................................. 10

4. ESTRUCTURA DE LOS DATOS Y VALIDACIONES ...................................................................................................... 11

4.1. Estndar del archivo plano ........................................................................................................................................... 11

4.2. Envi de los archivos planos ........................................................................................................................................ 12

4.3. Archivo de control: CT ................................................................................................................................................. 12

4.4. Archivo de transacciones: AF ....................................................................................................................................... 13

4.5. Archivo de usuarios: US............................................................................................................................................... 16

4.6. Archivo de consulta: AC ............................................................................................................................................... 20

4.7. Archivo de procedimientos: AP ..................................................................................................................................... 27

4.8. Archivo de urgencia con observacin: AU ...................................................................................................................... 30

4.9. Archivo de hospitalizacin: AH...................................................................................................................................... 33

4.10. Archivo de recin nacidos: AN ...................................................................................................................................... 37

4.11. Archivo de medicamentos: AM ..................................................................................................................................... 38

4.12. Archivo de otros servicios: AT ...................................................................................................................................... 40

5. ESPECIFICACIONES PARA EL ENVIO DE ARCHIVOS PLANOS CON ATENCIONES DE EXTRANJEROS NO


IDENTIFICADOS EN COLOMBIA. ................................................................................................................................ 43

5.1. Especificacin para el envo de los archivos RIPS por parte de las IPS fronterizas a travs PISIS ..................................... 43

5.1.a. Especificacin del nombre de los archivos. .................................................................................................................... 43

5.1.b. Contenido del archivo comprimido. ............................................................................................................................... 44

5.2. Periodo de reporte y plazo ........................................................................................................................................... 45

5.3. Consideraciones para el reporte de los RIPS ................................................................................................................. 45


5
5.3.a. Entidades a quienes se debe reportar: .......................................................................................................................... 45

5.3.b. Determinacin del tipo de identificacin: ........................................................................................................................ 45

5.3.c. Determinacin del nmero de identificacin: .................................................................................................................. 46

5.4. Plataforma para el envo de la informacin. ................................................................................................................... 46

5.5. Control de calidad de la informacin.............................................................................................................................. 46

5.6. Tratamiento de la informacin....................................................................................................................................... 47

5.7. Seguridad y veracidad de lo reportado. ......................................................................................................................... 47

5.8. Envo de datos RIPS, a travs de la plataforma PISIS .................................................................................................... 47

5.9. Proceso de validacin y cargue .................................................................................................................................... 50

6
INTRODUCCCION
La informacin del Registro Individual de Prestaciones de Servicios de Salud - RIPS, con su estructura nica y
estandarizada y todas sus clases de datos de identificacin, del servicio propiamente dicho y del motivo que origin su
prestacin, constituyen una fuente de datos prioritaria para los procesos de direccin, regulacin y control del Sistema
General de Seguridad Social en Salud SGSSS.

El RIPS provee los datos mnimos y bsicos, y facilita las relaciones entre las entidades administradoras de planes de
beneficios (pagadores), las instituciones prestadoras de servicios de salud y los profesionales independientes
(prestadores) y apoya la generacin de planes, programas, estrategias y operaciones, para la toma decisiones
gerenciales, estratgicas, administrativas y asistenciales.

La Resolucin 3374 de 2000, Por la cual se reglamentan los datos bsicos que deben ser reportados por los
prestadores de servicios de salud y las EAPB1, tiene como propsito facilitar la relacin entre prestadores y
pagadores en materia de informacin y ser el soporte de los servicios efectivamente prestados a la poblacin en
cualesquiera de los regmenes definidos por la Ley 100 de 1993.

Sin embargo, y pese a que los distintos generadores y usuarios de los datos reconocen su valor e importancia, en la
actualidad se han identificado falencias tanto en la calidad del registro primario, como en la utilizacin para la gestin
de las IPS2 y las EAPB, as como para la formulacin de la poltica pblica en salud. Esta situacin muestra la
necesidad de mejorar la calidad, oportunidad y cobertura de los datos que se reportan, para que contribuyan en
condiciones de mayor certidumbre a la toma de decisiones.

En el presente documento se definen los criterios para la adecuada transferencia de datos del RIPS, estableciendo los
lineamientos para mejorar la calidad, la oportunidad y la cobertura de los mismos, as como la apropiacin de dicha
Resolucin por los prestadores de servicios de salud. Para el efecto, es fundamental que las instituciones incorporen
estos lineamientos a sus procesos y se adapten las herramientas informticas, para asegurar el registro y envi
correcto de los datos al Ministerio de Salud y Proteccin Social.

En el Repositorio Institucional Digital RID del Portal Web del Ministerio de Salud y Proteccin Social, tema RIPS,
encontrar la ms reciente versin de los documentos y herramientas tcnicas emitidos por esta entidad, las
actualizaciones estn relacionadas con la forma de cmo se deben registrar y validar los diferentes datos y la
especificacin para el envo de estos desde las IPS a las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB).
As mismo, estos lineamientos se actualizarn en el RID cada vez que existan ajustes o cambios en los valores de
alguno(s) de los campos del anexo tcnico.

1 EAPB: Entidad Administradora de Planes de Beneficios


2 IPS: Institucin Prestadora de Servicios de Salud
7
1. OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO DE LOS DATOS RIPS
Independientemente del uso que los actores del SGSSS realicen sobre los datos de las prestaciones de salud,
actualmente todos los prestadores estn obligados a generar, transferir, organizar y entregar los datos a las entidades
que realicen el pago de las atenciones de salud, ya sean Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB) o
entidades de direccin y control del SGSSS. Las entidades que realicen el pago de las atenciones de salud deben
validar, organizar y entregar, al Ministerio de Salud y Proteccin Social todos los datos efectivamente validados mes a
mes, de acuerdo con la normatividad vigente.

Las siguientes son las normas que determinan la obligatoriedad de los datos de RIPS:

Tabla 1. Obligatoriedad del registro de los datos de RIPS


NORMA ESPECIFICACIN DE OBLIGATORIEDAD
Ley 100 de 1993. "Por la cual se crea el Artculo 173. De las funciones del Ministerio de Salud. Numeral 7 El Ministerio de
sistema de seguridad social integral y se dictan Salud reglamentar la recoleccin, transferencia y difusin de la informacin en el
otras disposiciones". subsistema al que concurren obligatoriamente todos los integrantes del sistema de
seguridad social de salud independientemente de su naturaleza jurdica sin perjuicio de
las normas legales que regulan la reserva y exhibicin de los libros de comercio. La
inobservancia de este reglamento ser sancionada hasta con la revocatoria de las
autorizaciones de funcionamiento.
Resolucin 3374 de 2000. Por la cual se Artculo segundo.- mbito de Aplicacin: Las disposiciones contenidas en la
reglamentan los datos bsicos que deben presente Resolucin son de obligatorio cumplimiento por parte de las instituciones
reportar los prestadores de servicios de salud y prestadoras de servicios de salud (IPS), de los profesionales independientes, o de los
las entidades administradoras de planes de grupos de prctica profesional, las entidades administradoras de planes de beneficios,
beneficios sobre los servicios de salud definidas en el numeral 2 del artculo primero de esta Resolucin y los organismos de
prestados direccin, vigilancia y control del SGSSS.
Decreto 4747 de 2007. Por medio del cual se Ratifica la obligatoriedad del envo de los datos RIPS y recalca la funcin del Ministerio
regulan algunos aspectos de las relaciones en cuanto a la revisin, ajuste y actualizacin del anexo tcnico, as: Artculo 20.
entre los prestadores de servicios de salud y Registro Individual de Prestaciones de Salud RIPS El Ministerio de la Proteccin
las entidades responsables del pago de los Social revisar y ajustar el formato, codificaciones, procedimientos y malla de
servicios de salud de la poblacin a su cargo, y validacin de obligatoria adopcin por todas las entidades del Sistema General de
se dictan otras disposiciones Seguridad Social en Salud, para el reporte del Registro Individual de Prestaciones de
Salud RIPS.
Ley 1122 de 2007 Artculo 44: De la informacin en el Sistema General de Seguridad Social b)
Por la cual se hacen algunas modificaciones Recoger y sistematizar la informacin que determine el Ministerio de la Proteccin
en el Sistema General de Seguridad Social en Social para monitorear los resultados en salud de las Entidades Territoriales, las
Salud y se dictan otras disposiciones aseguradoras y los prestadores con el fin de alimentar el Sistema de Rectora y
Administracin por resultados previsto en el Artculo 2 de la presente Ley.

Pargrafo 2. La rendicin de informacin y la elaboracin del Registro Individual de


Prestacin de Servicios RIPS- sern obligatorias para todas las entidades y
organizaciones del sector que tengan parte en su elaboracin y consolidacin.
Ley 1438 del 19 de enero de 2011 Artculo 112. Articulacin del sistema de informacin. El Ministerio de la Proteccin
"Por medio de la cual se reforma el Sistema Social, a travs del Sistema Integrado de Informacin de la Proteccin Social (SISPRO)
General de Seguridad Social en Salud y se articular el manejo y ser el responsable de la administracin de la informacin.
dictan otras disposiciones.
Artculo 114. Obligacin de reportar. Es una obligacin de las Entidades Promotoras
de Salud, los prestadores de servidos de salud, de las direcciones territoriales de salud,
las empresas farmacuticas, las cajas de compensacin, las administradoras de riesgos
profesionales y los dems agentes del sistema, proveer la informacin solicitada de
forma confiable, oportuna y clara dentro de los plazos que se establezcan en el
reglamento, con el objetivo de elaborar los indicadores. Es deber de los ciudadanos
proveer informacin veraz y oportuna.

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NORMA ESPECIFICACIN DE OBLIGATORIEDAD

Artculo 116. Sanciones por la no provisin de informacin. Los obligados a


reportar que no cumplan con el reporte oportuno, confiable, suficiente y con la calidad
mnima aceptable de la informacin necesaria para la operacin del sistema de
monitoreo, de los sistemas de informacin del sector salud, o de las prestaciones de
salud (Registros Individuales de Prestacin de Servicios) sern reportados ante las
autoridades competentes para que impongan las sanciones a que hubiera lugar. En el
caso de las Entidades Promotoras de Salud y prestadores de servicios de salud podr
dar lugar a la suspensin de giros, la revocatoria de la certificacin de habilitacin. En el
caso de los entes territoriales se notificar a la Superintendencia Nacional de Salud
para que obre de acuerdo a su competencia.

Artculo 130. Conductas que vulneran el sistema general de seguridad social en


salud y el derecho a la salud. 130.12. No reportar oportunamente la informacin que
se le solicite por parte del Ministerio de la Proteccin Social, la Superintendencia
Nacional de Salud, o por la Comisin de Regulacin en Salud o quien haga sus veces.
Plan Nacional De Desarrollo 2014-2018 Define los aspectos fundamentales en cuanto a la consolidacin del Sistema Integral de
Informacin de la Proteccin Social (SISPRO) Propiciar el goce efectivo del derecho
fundamental a la salud de los ciudadanos, implica tambin contar con un sistema que
cumpla con las exigencias y necesidades de informacin unificada, oportuna y centrada
en el ciudadano, para facilitar el acceso a los servicios y la participacin ciudadana a
travs de canales virtuales y apoyar el desarrollo de polticas pblicas de salud y
proteccin social, entre otras.
Resolucin 1531 de 2014 Se establece el mecanismo para la transferencia de datos del Registro Individual de
Por la cual se modifica la Resolucin 3374 de Prestacin de Servicios de Salud RIPS, a travs de la plataforma de Integracin de
2000 en cuanto al mecanismo de transferencia datos PISIS del Sistema de Informacin de la Proteccin Social SISPRO, y se
de datos del Registro Individual de Prestacin amplan las entidades obligadas a reportar, mediante la modificacin en tal sentido, de
de Servicios de Salud RIPS y su mbito de la Resolucin 3374 de 2000.
aplicacin

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2. CALIDAD DE LOS DATOS
Las IPS estn obligadas a garantizar la confiabilidad, seguridad y calidad de los datos sobre la prestacin individual de
servicios de salud, la entrega oportuna a las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios y la conformacin de
su propia base de datos sobre los servicios prestados de manera individualizada, de acuerdo con lo establecido en el
artculo 9 de la Resolucin 3374 de 2000.

Igualmente, las IPS deben verificar en el envo de los datos de sus atenciones, que el registro cumpla con todos los
criterios de validacin (estndares que ha definido el Ministerio de Salud y Proteccin Social con la participacin de
EAPB, IPS, entes territoriales, asociaciones y gremios). Todas las instituciones deben utilizar como nico instrumento
de validacin, el validador que dispone el Ministerio en el siguiente enlace
https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Paginas/results_advanced.aspx?k=rips#k=rips o desde el Repositorio
Institucional Digital RID.

3. COMO LEER ESTE LINEAMIENTO


Este documento expresa e incluye los conceptos de interpretacin de la normatividad vigente, que se convierte en el
documento de lineamientos con criterio orientador, y con el cual se da respuesta a las inquietudes planteadas por los
diferentes usuarios y entidades. No obstante, la normatividad establecida por la Resolucin 3374 de 2000 y aquellas
que la complementan o modifican, son de obligatorio cumplimiento por todos las entidades pagadoras o prestadoras
de servicios de salud en los trminos y alcances definidos.

Para su interpretacin es importante dar alcance a los trminos que se utilizan en los encabezados de las tablas de
estructura que contiene este documento, as:

Dato: Se refiere a las variables o datos tal como lo expresa la Resolucin 3374 de 2000.

Valores permitidos: son los parmetros que son vlidos en los datos. Se incluyen todos los valores desde la
expedicin de la Resolucin 3374 de 2000 y los establecidos por otra normatividad hasta la fecha.

Cmo registrar: es el concepto de cmo operativamente la IPS debe registrar el dato en sus propios sistemas
institucionales. Todos los datos que solicita la resolucin deben recogerse, conservando las restricciones de
norma para cuando no aplica.

Software malla de validacin: corresponde a la validacin que se hace en la solucin informtica de


validacin establecida de manera estndar por el Ministerio de Salud y Proteccin Social MSPS, la cual
debe utilizarse antes de enviar los datos.

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4. ESTRUCTURA DE LOS DATOS Y VALIDACIONES

4.1. Estndar del archivo plano

Tipos de archivos.

Los RIPS se presentan en diez (10) archivos que tienen estructuras y datos especficos (aunque algunos de estos se
repiten en varias estructuras por constituirse en las llaves que permiten las relaciones entre estos).

Slo se aceptan los archivos de texto que cumplan el estndar TXT. Cada archivo consiste en un conjunto de registros
separados por un salto de lnea y cada uno de los registros est formado por campos separados por coma (,).

Los tipos de archivos son los siguientes:

CT= Archivo de control


AF = Archivo de transacciones
US = Archivo de usuarios de los servicios de salud
AC = Archivo de consulta
AP = Archivo de procedimientos
AU = Archivo de urgencias con observacin
AH = Archivo de hospitalizacin
AN = Archivo de recin nacidos
AM = Archivo de medicamentos
AT = Archivo de otros servicios

Nombres de los archivos.

Los archivos de datos debern identificarse con el tipo de archivo (dos caracteres), el nmero de la remisin de los
datos (periodo reportado de seis caracteres). Es decir, el nombre queda con un total de ocho caracteres ms la
extensin del archivo, que debe ser TXT.

Archivo de control.

Corresponde al archivo del registro de control de los archivos enviados en el(los) medios magnticos (CT).

Archivos de registro de datos.

Son los archivos que contienen los datos de las facturas o transacciones (AF), de los usuarios (US), de las consultas
(AC), de los procedimientos (AP), de hospitalizacin (AH), de las urgencias con observacin (AU), recin nacidos
(AN), de medicamentos (AM) y otros servicios (AT). Estos archivos de datos deben cumplir con las siguientes
especificaciones:

Los campos del archivo deben estar separados por comas. La coma solamente debe ser utilizada para este
fin. Cuando el campo no contenga valor, se debe reportar coma coma sin ningn espacio (,,).

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Dentro de los campos de datos tipo texto no deben contener ningn tipo de separador o carcter especial, slo
se acepta el espacio en blanco.

Los campos con datos numricos que incluyan decimales, deben utilizar como separadores de decimales el
punto (.). Los datos deben venir sin separacin de miles.

Los campos con el dato fecha deben tener el formato Da/Mes/Ao (dd/mm/aaaa), incluido el carcter (/).

No se debe utilizar un calificador de campo de texto, es decir, ningn dato de campo debe venir encerrado
entre comillas ( ), ni ningn otro carcter especial.

Los datos reportados en el archivo plano deben venir en maysculas y no traer caracteres especiales ni tildes.

Los campos que contienen horas y minutos deben tener el formato hora:minutos (hh:mm), incluye los dos
puntos. Sistema de veinticuatro (24) horas.

No colocar ningn carcter especial de fin de registro o archivo.

Para optimizar el proceso del envo de los archivos, se pueden comprimir con formato ZIP (Winzip) y enviarlos
en medio magntico en CD o DVD.

4.2. Envi de los archivos planos


Las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud en la transferencia de datos a las Entidades Administradoras de
Planes de Beneficios, deben enviar los datos en los respectivos archivos, a ms tardar el da veinte (20) del mes
siguiente a la facturacin de los servicios de salud, de acuerdo con la especificacin dada en el Anexo Tcnico No. 1,
de la Resolucin 3374 de 2000. La especificacin de la identificacin externa del medio magntico CD o DVD,
deber tener una identificacin con el siguiente contenido:

DATO DESCRIPCIN
Cdigo de la entidad que enva los datos. Cdigo asignado a la institucin prestadora de servicios de salud.
Nombre de la entidad que enva los datos. Nombre asignado a la institucin prestadora de servicios de salud.
Fecha de la remisin de los datos Fecha de la remisin
Nmero del volumen enviado Colocar el nmero del volumen (CD o DVD) de tantos volmenes que contienen
los datos que se estn reportando (Ej: 1/3, 2/3, 3/3)
Nombre del responsable del envo Nombre y apellidos completos y legibles
Telfono del responsable del envo Indicativo y nmero telefnico
RIPS perodo de reporte Descripcin textual del perodo de reporte

4.3. Archivo de control: CT


Es la estructura de datos que permite el control de la recepcin de los datos de prestaciones de salud. Todo envo
debe contener este archivo y su diligenciamiento es obligatorio. El archivo de control debe tener todos los datos
correctos para continuar con la validacin de los siguientes archivos. En el archivo de control, el orden que debe llevar
los registros es el siguiente:

12
DATO VALORES COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
PERMITIDOS VALIDACION
Cdigo del Valor nico Nmero completo del cdigo asignado en el proceso de Se valida formato, longitud.
prestador de habilitacin por el ente territorial (SDS), de doce dgitos.
servicios de salud
Fecha de remisin Valor nico Fecha de envo de los datos con la estructura de fecha: Se valida el formato.
dd/mm/aaaa
Se valida que no sea mayor a
la actual
Cdigo del archivo Valor nico Dos caracteres para identificar el tipo de archivo, seis Se valida que las dos primeras
caracteres como mximo para el nmero de la remisin letras correspondan a los
de envo. nombres definidos para los
El nmero de remisin es un nmero asignado por la archivos y que los nombres no
entidad que enva los archivos de RIPS. Puede obedecer se encuentren repetidos.
a un nmero consecutivo de envo en la institucin.
Total de registros Valor nico El nmero de registros que contiene el respectivo Que sea numrico y entero
archivo, en nmero entero.

Antes de entrar a la validacin de los datos de los archivos que se describen a continuacin, debe verificarse que el
nombre del archivo se encuentre en el archivo de control y que contenga el mismo nmero de registros.

El archivo de control debe tener todos los datos correctos para continuar con la validacin de los siguientes archivos.
En el archivo de control, el orden que deben llevar los registros es el siguiente:

Archivo de usuarios
Archivo de transacciones
Archivos de consultas
Archivo de procedimientos
Archivo de urgencias
Archivo de hospitalizaciones
Archivo de recin nacidos
Archivo de medicamentos
Archivo de otros servicios.

4.4. Archivo de transacciones: AF


El archivo de transacciones equivale al conjunto de registros de informacin de todas las facturas, cada registro incluye
el encabezado de cada factura de compra/venta de servicios ms el valor total con sus descuentos, comisiones y
bonificaciones u otras pactadas entre el prestador y el pagador.

Los datos de ste archivo y la especificacin de la forma correcta en que deben quedar registrados, as como las
validaciones que se aplican a los datos, se especifican a continuacin:

DATO VALORES COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE


PERMITIDOS VALIDACION
Cdigo del nico valor: cdigo Registrar el nmero completo del cdigo de doce Se valida que se encuentre en la
prestador de del prestador. 12 caracteres, asignado a la IPS en el proceso de Base de Datos de habilitacin.
servicios de salud posiciones incluye habilitacin por el ente territorial (SDS).

13
DATO VALORES COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
PERMITIDOS VALIDACION
sedes Que sea el mismo registrado en el
El cdigo del prestador3 es el nmero de habilitacin archivo de control. Debe ser igual
generado por el ente territorial correspondiente, es de 12 en todos los registros del archivo
dgitos, incluye sedes. AF
Razn social o Un nico valor Nombre completo del profesional independiente o No debe estar vaco.
apellidos y nombre nombre o razn social de la IPS, como aparece en el
del prestador de registro de habilitacin.
servicios de salud
Tipo de NI= Nmero de Registre el tipo de documento de identificacin:
identificacin del identificacin
prestador de tributaria NIT NI: Si es persona jurdica
servicios de salud CC=Cdula de CC, CE, PA si es profesional independiente
Ciudadana
CE=Cdula de
Extranjera
PA= Pasaporte
Nmero de Un nico valor Escribir todos los nmeros del identificador numrico, es Se valida que el nmero no tenga
identificacin del decir, el nmero del documento de identificacin que ms de 16 caracteres, sin guion
prestador haya sealado.
Nmero de la Un nico valor Escribir el nmero de la factura segn las reglas Si la contratacin es por
factura establecidas: capitacin debe aparecer un slo
registro con un nico nmero de
Contrato por capitacin: todas las atenciones factura y las atenciones slo
prestadas en el perodo, a los usuarios incluidos deben aparecer con ste nmero.
en el contrato, deben tener el mismo nmero de
factura. Si la contratacin es por evento o
paquete, todos los nmeros de
Contrato por paquete, tales como: actividad final, factura que estn en el archivo de
atencin integral por diagnstico, paquete de transacciones deben aparecer en
evento como el parto. Para este tipo de las atenciones. En ste caso, un
atenciones se puede registrar as: nmero de factura puede
identificar varias atenciones.
- Cada atencin puede llevar un nmero de
factura,
- Las atenciones que estn incluidas en el
paquete pueden llevar el mismo nmero de
factura (esta es la situacin correcta)
- Cuando el paquete incluya atenciones
ambulatorias y hospitalizacin, las atenciones
ambulatorias pueden llevar nmeros distintos
de factura y todas las atenciones dentro de la
hospitalizacin un slo nmero de factura que
identifica la hospitalizacin.

Contrato por evento: todas las atenciones


prestadas en el evento, a los usuarios incluidos
en el contrato, deben tener el mismo nmero de
factura.
Fecha de Un nico valor Registrar la fecha en que se expide la factura con la Se valida el formato fecha. Que la
expedicin de la formato fecha: estructura de fecha: dd/mm/aaaa fecha no sea mayor a la fecha
factura dd/mm/aaaa actual

3
Para consultarlo favor entrar en: http://prestadores.minsalud.gov.co/habilitacion/

14
DATO VALORES COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
PERMITIDOS VALIDACION
Fecha de inicio Un nico valor Se registra la fecha de inicio del perodo que se est Se valida el formato. Que la fecha
formato fecha: reportando, con la estructura de fecha: dd/mm/aaaa no sea mayor a la fecha actual.
dd/mm/aaaa Que la fecha no sea mayor a la
fecha final
Fecha final Un nico valor Se registra la fecha del ltimo da del mes, del perodo Se valida el formato de fecha. Que
formato fecha: que est reportando, con la estructura de fecha: la fecha no sea mayor a la fecha
dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa actual. Que la fecha no sea menor
que la fecha de inicio.
Cdigo entidad Valor nico Nmero completo del cdigo de la Entidad Se valida que el valor se
administradora Administradora de Planes de Beneficio, asignado por la encuentre en la tabla de EAPB y
Superintendencia Nacional de Salud. entidades territoriales.

El nmero del cdigo de la Entidad Administradora, debe Cuando es una empresa pblica o
ser de 6 caracteres. privada, no se valida.

Cuando el pagador es una empresa pblica o privada


que contrata los servicios de salud ocupacional (SST),
debe diligenciarse el NIT de la empresa pagadora.

El Nmero de Identificacin Tributaria NIT, debe


diligenciarse en 11 caracteres, que incluye el dgito de
verificacin.
Nombre entidad Registrar el nombre de la Entidad Administradora.
administradora
Cuando el pagador es una empresa pblica o privada
que contrata los servicios de salud ocupacional (SST),
tambin debe diligenciarse el nombre de la empresa
pagadora.
Nmero del Un nico valor Se registra slo si aplica
contrato
Plan de beneficios Un nico valor Se registra slo si aplica
Nmero de la pliza Un nico valor Se diligencia cuando se trata de atenciones por
accidente de trnsito o por atencin como particular por
una pliza de salud, de alguna aseguradora distinta a las
Entidades Administradoras de Planes de Beneficios en
Salud. En los dems casos, diligenciarla solo si existe.
Valor total del pago Un nico valor Se registra nicamente el valor total del copago Se valida que no existan valores
compartido cancelado por los usuarios por las atenciones incluidas negativos
(copago) en este registro. Los dems valores adicionales no
incluidos en los tarifarios no se deben reportar por RIPS,
estos hacen parte de la factura fsica entre prestador y
pagador
Valor de la comisin Un nico valor Se registra slo si aplica
Valor total de Un nico valor Se registra slo si aplica
descuentos
Valor neto a pagar Un nico valor Se registra el valor a cobrar al pagador en la siguiente Cuando los registros
por la entidad forma: corresponden a contratacin por
contratante capitacin, se valida que el
Cuando es capitacin: en ste campo se coloca nmero de la factura sea el mismo
el valor convenido para la cpita mensual, sin de todas las atenciones.
que corresponda a la sumatoria de los valores de
las atenciones prestadas. En cada atencin el
campo valor se llena con cero (,0,).

15
DATO VALORES COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
PERMITIDOS VALIDACION
Cuando es por paquete, pago global, DRG,
atencin integral u otra similar, se registra el
valor correspondiente a la sumatoria de las
atenciones nucleares, finales o que identifican al
paquete, ms las de evento que se incluyan en
este mismo archivo. En el caso de las atenciones
por paquete, a las actividades intermedias se les
colocar valor cero.

Para las dems atenciones, independientemente


del tipo de contrato, se debe diligenciar el valor
total de la factura.

4.5. Archivo de usuarios: US


En este archivo van los datos de los usuarios atendidos en el perodo, correspondientes a su identificacin,
caractersticas bsicas, lugar de residencia y pertenencia al Sistema de Seguridad Social.

DATO VALORES COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE


PERMITIDOS VALIDACION
Tipo de CC= Cdula Para los adultos, mayores o iguales a 18 aos de Se valida que el valor
identificacin del ciudadana nacionalidad Colombiana, el documento con el cual se seleccionado est en los
usuario. CE= Cdula de deben identificar es la Cdula de Ciudadana. valores permitidos: CC, CE,
extranjera CD, PA, RC, TI, CN, SC, AS,
CD= Carn Para los extranjeros que se encuentran de paso en el MS.
diplomtico pas se identifican con la Cdula de Extranjera, Carn Si el tipo de documento es TI o
PA= Pasaporte Diplomtico, Pasaporte o Salvoconducto. CC el campo debe ser
RC= Registro civil numrico.
TI= Tarjeta de Los menores entre 7 y 17 aos, deben identificarse con Se valida que el tipo de
identidad la tarjeta de identidad. documento corresponda a la
CN= Certificado de edad:
nacido vivo Para menores de 7 aos, el tipo documento ser el - Si la unidad de medida de la
SC= Salvoconducto Registro Civil. edad est expresada en
AS= Adulto sin das, el tipo de documento
identificar Para menores de 3 meses, el tipo documento ser el debe ser: RC, MS o CN.
MS= Menor sin Registro Civil o el certificado de Nacido Vivo. - Si la edad es mayor o igual a
identificar 19 aos, el tipo de
Nota 1. El Pasaporte, es el documento que acredita la identificacin no puede ser
identidad de un extranjero que cuenta con una visa para RC, TI, MS, CN. Recuerde
trabajar en Colombia y no se encuentra obligado a que se consider en este
tramitar una cdula de extranjera, y de los extranjeros caso el perodo de transicin
menores de 7 aos. Tambin aplica para los extranjeros del menor a adulto para el
con pasaporte de la ONU para refugiados y asilados. cambio de identificacin.
- Si la unidad de medida de la
Nota 2. Para el caso de poblaciones especiales, en los edad es meses el tipo de
cuales la poblacin no est identificada por la documento no puede ser
Registraduria Nacional del Estado Civil, deben ser CC, TI, AS.
atendidos como Adulto sin Identificar (AS) y Menor sin - Si tipo documento es AS la
Identificar (MS), se debe tener en cuenta la Resolucin edad debe ser mayor a 17
2232 de 2015, Anexo Tcnico, Tabla 1 o la normatividad aos.
vigente sobre el tema. Su detalle se presenta al final de
la descripcin del archivo de usuarios US.

16
DATO VALORES COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
PERMITIDOS VALIDACION

Nota 3. Para poblaciones miembros de las Fuerzas


Armadas Revolucionarias de Colombia - Ejrcito del
Pueblo -FARC- EP, se debe tener en cuenta el Decreto
1937 de 2016 y la Resolucin 6057 de 2016.
Nmero de Un nico valor El personal de admisin de pacientes de la IPS debe Se valida que la longitud sea
identificacin del tener en cuenta la siguiente tabla de longitudes mximas menor o igual a la mxima
usuario del sistema segn el tipo de documento: permitida para cada tipo de
documento.
TIPO LONGITUD
MXIMA
CC 10
CE 6
CD 16
PA 16
RC 11
TI 11
CN 9
SC 16
AS 10
MS 12

Para el caso de extranjeros no identificados, tener en


cuenta para componer el nmero de identificacin la
Circular Externa 00012 de 2017.

Cdigo entidad Valor nico Nmero completo del cdigo de la Entidad Se valida que el valor se
administradora Administradora de Planes de Beneficio, asignado por la encuentre en la tabla de EAPB y
Superintendencia Nacional de salud. entidades territoriales.

El nmero del cdigo de la Entidad Administradora,


deber ser de 6 caracteres.
Tipo de usuario Los valores de este Esta tabla de valores ha sido ajustada para poder Se valida que el valor
dato quedan as: identificar la poblacin desplazada, con y sin subsidios, y seleccionado est dentro del
1 =Contributivo poder tener control sobre la obligatoriedad de atenderlos rango de la tabla: de 1 a 8
2 =Subsidiado prioritariamente por el ente que corresponda.
3 =Vinculado
4 =Particular La condicin de desplazado se acredita, inicialmente,
5 =Otro con la carta que expide Accin Social o la entidad
6 =Desplazado con competente a la persona y su inclusin en el
afiliacin al comprobador de derechos que expide mensualmente la
Rgimen SDS Direccin de Aseguramiento, con base en la
Contributivo informacin entregada por la Red de Solidaridad.
7 =Desplazado con
afiliacin al En el caso de reporte de informacin de atenciones
Rgimen dentro del Sistema de Riesgos Laborales SRL,
subsidiado solamente se puede diligenciar las opciones 1, 4 6.
8 =Desplazado no
asegurado El valor permitido Otro, corresponde a usuarios de los
(Vinculado) Regmenes Especiales (Fuerzas Armadas, Magisterio,
ECOPETROL, Congreso de la Repblica) o a Entidades
Obligadas a Compensar (EOC).

17
DATO VALORES COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
PERMITIDOS VALIDACION
Primer apellido del Debe registrarse el primer apellido del usuario cuando Se verifica que exista.
usuario ste tiene dos apellidos; o el nico que tenga; el apellido
de soltera en las mujeres.
Segundo apellido Debe registrarse el segundo apellido cuando el usuario
del usuario lo tiene.
Primer nombre del Debe registrarse el primer nombre del usuario. Se verifica que exista.
usuario
Segundo nombre Debe registrarse el segundo nombre si lo tiene.
del usuario
Edad Un nico valor. Este dato se refiere a la edad del usuario en valores Se valida que est dentro de los
enteros, en el momento de la atencin. siguientes rangos:
- Si la unidad de medida de la
edad es 1: El rango va de 1
a 120 aos
- Si Unidad medida de la
Edad es 2, el rango va de 1
a 11 meses.
- Si Unidad medida de la
Edad es 3, el rango va de 1
a 29 das.
Unidad de medida 1 = Aos Se registra marcando la opcin que corresponda a: aos, Se valida que el valor
de la edad 2 = Meses meses o das. seleccionado en el campo
3 = Das anterior est dentro de los
valores permitidos.
Sexo M = Masculino Se registra marcando la opcin que corresponda. Se valida que est dentro del
F = Femenino Se debe tener en cuenta que cuando el sexo es rango de valores permitidos.
Masculino se refiere a la condicin fsica de hombre y
cuando es Femenino se refiere a la condicin fsica de
mujer.
Cdigo del Un nico valor Se entiende por residencia habitual, el lugar donde la Se valida que est dentro del
departamento de persona lleva 6 ms meses viviendo de manera rango de valores permitido (tabla
residencia habitual permanente. Se registra el cdigo correspondiente al de referencia DIVIPOLA).
departamento en la tabla DIVIPOLA.
Cdigo del Un nico valor Igual consideracin que para el departamento. Se valida que est dentro del
municipio de rango de valores permitido (tabla
residencia habitual de referencia DIVIPOLA).
Zona de residencia U = Urbana Debe registrarse si la persona reside en zona rural o Se valida que est dentro del
habitual R = Rural urbana. rango de valores permitidos.

18
*Tabla para la identificacin de usuarios de salud que no estn identificados por la Registraduria Nacional del
Estado Civil, segn el Anexo Tcnico, tabla 1 de la Resolucin N 2232 de 2015
CONDICIN TIPO LONGITUD COMPOSICIN DEL NMERO DE IDENTIFICACIN
DOCUMENTO MXIMA DEL
DATO
Personas de la tercera edad en AS 10 Cdigo de departamento + cdigo de municipio + S +
proteccin de ancianatos. consecutivo por afiliado (Alfanumrico). Ej: 08001S8125
Indgenas mayores de edad Cdigo de departamento + cdigo de municipio + I +
AS 10
consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4). Ej: 76001I8125
Habitantes de la calle mayores de edad. Cdigo de departamento + municipio + D + consecutivo por
AS 10
afiliado (Alfanumrico de 4). Ej: 05001D0008
Habitantes de la calle menores de edad. MS Departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (4
10
dgitos). Ej: 05001D0008
Menores de edad desvinculados del Cdigo de departamento + cdigo de municipio + A +
MS 10
conflicto armado. Poblacin infantil consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4). Ej: 25001A0009
vulnerable bajo proteccin en
instituciones diferentes al ICBF.
Menores de edad a cargo del ICBF.
Indgenas menores de edad Cdigo de departamento + cdigo de municipio + I +
MS 10
consecutivo por afiliado (Alfanumrico de 4). Ej: 08001I8125.
Solo aplica para Rgimen Subsidiado.
Menor de edad recin nacido con edad 12 Nmero de documento de la madre o el nmero de
MS
menor o igual a un (1) mes. documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando
en uno (1).
"Las entidades Territoriales y las EPSS deben gestionar la
plena identificacin del menor y reportar la actualizacin
antes que cumpla el ao.
Desplazados menores de edad 10 Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4
MS
dgitos). Ej: 05001P0008

*Las entidades Territoriales y las EPSS deben gestionar la


plena identificacin del menor y reportar la actualizacin del
documento a la BDUA.
Desplazados mayores de edad AS 10 Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4
dgitos). Ej: 05001P0008.
*Las entidades Territoriales y las EPSS deben gestionar la
plena identificacin de esta poblacin y reportar la
actualizacin del documento a la BDUA.
Poblacin Reclusa con MS 6 Nmero asignado por el INPEC. Para menores de tres (3)
identificacin interna asignada por el aos que convivan con sus madres recluidos en los
Instituto Nacional Penitenciario y establecimientos a cargo del INPEC.
Carcelario INPEC AS Nmero asignado por el INPEC. Para internos recluidos en
los establecimientos de reclusin a cargo del INPEC.

19
4.6. Archivo de consulta: AC
En el archivo de consulta se incluyen las realizadas por los distintos profesionales de la salud, las de primera vez y de
control, las realizadas en la consulta ambulatoria, en el servicio de urgencias, las interconsultas intrahospitalarias y en
urgencias, las juntas mdicas, las visitas domiciliarias y las realizadas como parte de control de pacientes especiales,
de acuerdo a las especificaciones realizadas por la Clasificacin nica de Procedimientos en Salud CUPS vigente.

Las consultas a registrar son las realizadas por mdicos (generales y especialistas), odontlogos (generales y
especialistas), enfermeras, terapistas, nutricionistas, optmetras y otros. Se incluyen aqu las consultas de medicina
laboral y del trabajo.

En la prestacin del servicio de consulta odontolgica (general o especializada), la consulta corresponde a la sesin
en la cual el odontlogo hace el examen integral del estado buco-dental y formula un plan de tratamiento integral. Las
sesiones para ejecutar ese plan se registran en procedimientos. Igualmente se incluyen las consultas de control del
tratamiento.

Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo se encuentre en el
archivo de control y contenga el mismo nmero de registros.

DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE


VALIDACION
Nmero de la nico valor: nmero de la Se registra el nmero de la factura segn las reglas Se valida que el nmero de
factura factura. establecidas para el archivo de transaccin. factura est contenida en el
archivo de transacciones. Que
cumpla las reglas de registro
de la factura: un slo nmero
para contratos de capitacin.
Cdigo del nico valor: cdigo del Registrar el nmero completo del cdigo de doce Se valida que se encuentre en
prestador de prestador. 12 posiciones caracteres, asignado a la IPS en el proceso de la Base de Datos de
servicios de incluye sedes habilitacin por el ente territorial (SDS). habilitacin.
salud
El cdigo del prestador4 es el nmero de habilitacin Que sea el mismo registrado
generado por el ente territorial correspondiente, es de en el archivo de control.
12 caracteres, incluye sedes.
Tipo de Un valor nico Igual regla que en registro de usuarios Igual validacin que en el
identificacin archivo de usuarios.
del usuario
Nmero de Un valor nico Igual regla que en registro de usuarios Igual validacin que en el
identificacin archivo de usuarios.
del usuario en
el sistema
Fecha de la Un nico valor Se registra la fecha en que fue realizada la consulta Se valida que se use el
consulta Formato fecha: por el profesional de salud. formato estndar de fecha.
dd/mm/aaaa Que la fecha de la consulta no
supere la fecha actual.

Nmero de Un valor nico Se registra si la IPS ha requerido autorizacin para Se debe diligenciar cuando se
autorizacin Cdigo alfanumrico. realizar determinadas atenciones y el pagador le ha ha generado una autorizacin
asignado un nmero de autorizacin. para la prestacin del servicio.

4 Para consultarlo favor entrar en: http://prestadores.minsalud.gov.co/habilitacion/

20
DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
VALIDACION
Cdigo de la Un nico valor posible de Este dato corresponde al cdigo de la consulta, segn Que exista en la tabla de
consulta esa variable: el cdigo disciplina (medicina, odontologa, enfermera, nutricin, procedimientos en salud -
CUPS. sicologa, optometra, etc.), de acuerdo con la CUPS5
clasificacin CUPS vigente. Especifica si es de primera
vez, o de control y si es general o especializada,
cuando aplica.

Los cdigos que deben usarse son los siguientes:

Consulta mdica electiva: Cuando la consulta es


solicitada por un usuario que acude al mdico porque
se siente enfermo, presenta alguna sintomatologa o
disfuncionalidad, pero no la percibe como riesgo de
agravamiento o muerte se considera que es una
consulta electiva, de tipo resolutivo (quiere decir para
resolver un problema de salud, un cuadro mrbido o
una patologa o sndrome).

Cuando al usuario se le hace una consulta para


valoracin y deteccin temprana de alteraciones o
enfermedades del crecimiento y desarrollo, del
embarazo, de patologas como el VIH, ya sea por
demanda espontnea (cuando dice que solicita que le
hagan un chequeo general, o de su cavidad bucal) o
dentro de una actividad de tamizaje a usuarios con
perfil de riesgo, o cuando se hace una actividad de
promocin de la salud mediante educacin, por
demanda del usuario o dentro de un programa del cual
es referido, se considera una Consulta de P y P, de tipo
electivo, es decir, programable.

Los cdigos de las consultas no permiten la


diferenciacin entre resolutivo y P y P, por lo cual debe
complementarse con la variable de finalidad.

Los cdigos de consulta electiva de primera vez son los


siguientes:

- 89.0.2.01: Consulta de medicina general electiva:


- 89.0.2.02: Consulta de medicina especializada
electiva:

Consulta de control. Cuando el paciente es atendido


para hacer un control de su estado de salud, despus
de haber seguido un tratamiento, o para confirmar o
descartar el diagnstico con los resultados de ayudas
diagnsticas realizadas, se considera una consulta de
control, y se usan los siguientes cdigos:

- Consulta de Medicina general de control: 89.0.3.01


- Consulta de Medicina especializada de control:

5
Para consultarlo favor entrar en:https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Paginas/results_advanced.aspx?k=rips

21
DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
VALIDACION
89.0.3.02

Consulta Mdica de urgencias: La que se presta en


los servicios de urgencias:

- 89.0.7.01: Consulta de urgencia por medicina


general:
- 89.0.7.02: Consulta de urgencia por medicina
especializada

Consulta mdica domiciliaria o al sitio de trabajo:


Es la consulta que se realiza en el domicilio del usuario,
como parte de programas de cuidado domiciliario, o en
el sitio de trabajo como parte de las acciones de
prevencin de riesgos laborales, o de tamizaje por parte
de la EPS ARL.

- 89.0.1.01: Consulta por medicina general:


- 89.0.1.02: Consulta por medicina especializada:

Consulta odontolgica electiva: Cuando el usuario


llega al servicio de consulta odontolgica porque
presenta alguna sintomatologa de salud oral,
incluyendo el dolor y la disfuncionalidad (por ejemplo,
se muerde la lengua), pero el dolor no es tan grave
como para una consulta de urgencia y cuando acude
para valoracin sin presencia de ninguna
sintomatologa o signo de enfermedad bucal (esto
porque en esta consulta puede diagnosticarse el Z.711),
se considera que es una consulta electiva:

- 89.0.2.03: Consulta odontolgica general de


primera vez:
- 89.0.2.04: Consulta odontolgica especializada de
primera vez:

Las consultas de control en odontologa se realizan


cuando un tratamiento ha sido terminado, para evaluar
la funcionalidad y la respuesta del tratamiento a la
problemtica general. Se codifican as:

- 89.0.3.04: Consulta odontolgica especializada de


control:
- 89.0.3.03: Consulta odontolgica general de
control:

Consulta odontolgica de urgencias: Cuando el


usuario llega al servicio de consulta odontolgica de
urgencias o a la consulta ambulatoria destinada en
franjas horarias o profesionales a este tipo de atencin.
El motivo ms frecuente es el dolor, pero tambin
puede ser por accidentes y traumas que requieran una
atencin inmediata. Para estos casos los cdigos a
utilizarse son:

22
DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
VALIDACION

- 89.0.7.03: Consulta de odontologa general:


- 89.0.7.04: Consulta de odontologa
especializada:

Consulta de enfermera: de P y P: Las consultas que


realizan los profesionales de enfermera son de P y P, y
los cdigos que deben utilizarse son:

- 89.0.2.05: Consulta de primera vez por


enfermera:
- 89.0.3.05: Consulta de control o seguimiento por
enfermera:
- 89.0.1.05: Atencin (visita) domiciliaria por
enfermera:

Consultas por otros profesionales: Las consultas por


otros profesionales se realizan cuando se requiere una
valoracin general del usuario desde el punto de vista
de la disciplina y su rol en el equipo de salud, para
iniciar un tratamiento. Estas consultas se consideran de
primera vez.

De primera vez:

- 89.0.2.06: Nutricin y diettica


- 89.0.2.08: Psicologa
- 89.0.2.07: Optometra
- 89.0.2.09: Trabajo Social
- 89.0.2.10: Foniatra y fonoaudiologa
- 89.0.2.11: Fisioterapia
- 89.0.2.12: Terapia respiratoria
- 89.0.2.13: Terapia ocupacional

Si el profesional realiza intervenciones propias de su


disciplina y despus de stas debe valorar el avance o
la evolucin, se considera una consulta de control.

Consulta de control:

- 89.0.3.06: Nutricin y diettica


- 89.0.3.07: Optometra
- 89.0.3.08: Psicologa
- 89.0.3.09: Trabajo Social
- 89.0.3.10: Foniatra y fonoaudiologa
- 89.0.3.11: Fisioterapia
- 89.0.3.12: Terapia respiratoria
- 89.0.3.13: Terapia ocupacional

Interconsultas: Las interconsultas son consultas


mediante las cuales un mdico general o especialista u
otro profesional de salud, a solicitud del mdico tratante
(general o especialista), emite opiniones, juicios,
orientaciones y recomendaciones sobre la conducta a

23
DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
VALIDACION
seguir en determinados pacientes, sin asumir la
responsabilidad directa en el manejo del tratamiento,
tanto en el mbito ambulatorio como intrahospitalario.

Los cdigos correspondientes a las interconsultas son:

- Del 89.0.4.02 al 89.0.4.13

Junta mdica: La junta mdica es una consulta que se


realiza a un usuario por varios mdicos generales o
especialistas simultneamente, con el fin de decidir una
conducta de manejo y tratamiento y otorgamiento de
derechos para calificacin de origen y prdida de la
capacidad laboral (Decreto 19 de 2012, artculo 142).
Independientemente de cuantos profesionales
participen y de la forma como se pague por cada
profesional, se registra una sola consulta.
Los cdigos para la Junta Mdica son:

- 89.0.5.01: Participacin en Junta mdica, por


medicina general, cuando la Junta
Mdica sea de mdicos generales.
- 89.0.5.02: Participacin en Junta mdica por
medicina especializada, cuando la
Junta Mdica sea de mdicos
especialistas
- 89.0.5.03: Participacin en Junta mdica por otro
profesional de salud, cuando en la Junta
Mdica participen distintos
profesionales.

Consulta de Medicina alternativa

- 89.0.2.14: De primera vez


- 89.0.3.14: De control

Salud mental: La primera consulta de valoracin,


diagnstico y definicin del plan de tratamiento, se
codifica como una consulta global o de primera vez, y
los cdigos son:

- 89.0.2.02: Consulta de primera vez por medicina


especializada
- 89.0.2.08: Consulta de primera vez por sicologa

Las consultas de control o seguimiento a la evolucin y


cumplimiento de tratamiento, se codifican con:

- 89.0.3.02: Consulta de control o seguimiento por


medicina especializada:
- 89.0.3.08: Consulta de control o seguimiento por
sicologa

Las dems atenciones en salud mental se registran

24
DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
VALIDACION
como procedimientos, con los cdigos:

- Del 94.0.1.00 al 94.1.4.00 con finalidad


diagnstica,
- De la 94.2.6.00 a la 94.4.9.15 con finalidad
teraputica.

Nota: Odontologa: cuando el odontlogo realiza una


consulta con fines de deteccin temprana de patologa
oral, sta se considera de P y P, pero no se puede
diferenciar a posteriori porque no existe una finalidad
referida a sta en la resolucin 3374 de 2000.
Finalidad de la 01 = Atencin del parto La consulta puede ser realizada al usuario con fines de Se valida:
consulta (puerperio) resolucin de problemas de salud (diagnsticos y
02 = Atencin del recin teraputicos) o de Promocin de la salud y Prevencin 1. Que la finalidad exista en la
nacido de la enfermedad (deteccin temprana o proteccin tabla de finalidad.
03 = Atencin en especfica). 2. Referencia cruzada: si la
planificacin finalidad est en el rango
familiar Los valores del 01 al 08 corresponden a una finalidad de 1 a 8, el diagnstico
04 = Deteccin de de DETECCION TEMPRANA. principal debe ser un
alteraciones de cdigo Z y el primer
crecimiento y La finalidad 10 corresponde a una finalidad diagnstico relacionado
desarrollo del menor RESOLUTIVA, es decir cuando el paciente acude al puede ser un cdigo
de diez aos mdico porque se siente enfermo, presenta alguna correspondiente a una
05 = Deteccin de sintomatologa o ha sido vctima de un evento de causa patologa o un signo o
alteracin del externa, tales como accidentes, maltrato, agresin, sntoma.
desarrollo joven violencia. 3. Si la finalidad es 10 el
06 = Deteccin de diagnstico no puede tener
alteraciones del con cdigo Z.
embarazo
07 = Deteccin de
alteraciones del
adulto
08 = Deteccin de
alteraciones de
agudeza visual
09 = Deteccin de
enfermedad
profesional
10 = No aplica
Causa externa 01 = Accidente de trabajo Los valores del 1 al 12 se refieren a las causas que Se valida que la causa externa
02 = Accidente de originaron la atencin, como: accidentabilidad, violencia se encuentre en la tabla de
trnsito general y violencia intrafamiliar. El valor 13 se refiere a valores permitidos.
03 = Accidente rbico la enfermedad cuya etiologa no corresponde a una
04 = Accidente ofdico causa externa, y cae en el mbito de la enfermedad
05 = Otro tipo de general; el 14 corresponde a una posible enfermedad
accidente laboral y la 15 a otras causas no contempladas en esta
06 = Evento catastrfico tabla, como podran ser las dems que incluye la CIE
07 = Lesin por agresin en su dcima versin, es decir, las de los captulos XIX,
08 = Lesin auto infligida XX o XXI, letras S, T, U, V, Y o Z.
09 = Sospecha de
maltrato fsico
10 = Sospecha de abuso
sexual

25
DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
VALIDACION
11 = Sospecha de
violencia sexual
12 = Sospecha de
maltrato
emocional
13 = Enfermedad general
14 = Enfermedad laboral
15 = Otra
Cdigo del Un nico valor del La afeccin principal se define como la diagnosticada al Campo obligatorio.
diagnstico diagnstico: el cdigo de final del proceso de atencin de la salud o de la
principal cuatro dgitos. consulta, como la causante primaria de la solicitud de Si la consulta es de P y P
atencin del paciente. (finalidad 1 al 9) lleva un
cdigo Z, si es resolutiva
Si no se hace ningn diagnstico, registre la condicin (finalidad 10) no puede llevar
ms relevante que pueda identificar como resultado un cdigo Z.
final de la valoracin que puede ser incluso la condicin
de persona que teme estar enferma, a quien no se hace Validar referencia cruzada
diagnostico (cdigo Z711 del CIE 10) o un sntoma entre: datos de edad y sexo y
principal, hallazgo anormal o problema ms importante, los diagnsticos de la CIE 10,
como afeccin principal (CIE 10 Vol 2). tabla de referencia con rangos
permitidos para edad y sexo.
Para el caso de un evento relacionado con riesgos (Ver tabla en el Repositorio
laborales, tener en consideracin que el diagnstico Institucional Digital RID)6:
principal corresponde a la patologa bsica causante de
la solicitud de la atencin de consulta. Todo diagnstico
principal referido a riesgos laborales debe tener un
diagnstico relacionado referido al accidente o la
enfermedad laboral.
Cdigo del Un valor nico: cdigo Otras afecciones o problemas relacionados con la Incluir las otras afecciones o
diagnstico alfanumrico de cuatro afeccin principal, es decir, coexistieron durante el problemas relacionados con la
relacionado dgitos manejo de la afeccin principal, y/o que fueron afeccin principal de acuerdo
No. 1 atendidos durante el episodio de atencin de la salud. con la CIE-10.

Para el caso de un evento


relacionado con riesgos
laborales, incluir el diagnstico
asociado referido a los
captulos XIX, XX y XXI
relacionados con los cdigos
T, U, V y Z de la CIE-10 que
corresponde a la causa
externa por la cual se solicita
la atencin.

Si existe, se verifica que est


en la tabla de referencia de
CIE, 10 revisin7.
Cdigo del Un valor nico: cdigo Igual especificacin que en el anterior, cuando se Igual especificacin que en el
diagnstico alfanumrico de cuatro requiera. anterior
relacionado dgitos

6
Para consultarlo favor entrar en:https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Paginas/results_advanced.aspx?k=rips
7
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DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
VALIDACION
No. 2
Cdigo del Un valor nico: cdigo Igual especificacin que en el anterior, cuando se Igual especificacin que en el
diagnstico alfanumrico de cuatro requiera. anterior
relacionado dgitos
No. 3
Tipo de 1 = Impresin diagnstica Debe registrarse el tipo de diagnstico segn el grado Se valida que el tipo de
diagnstico 2 = Confirmado nuevo de aproximacin y confirmacin del diagnstico, que diagnstico corresponda a los
principal 3=Confirmado repetido tenga el profesional de salud en el momento de la valores permitidos.
atencin.

Valor de la Un nico valor del dato: un Este dato corresponde al valor que el prestador cobrar Se valida que el campo sea
consulta nmero de mximo 15 al pagador por esa consulta, cuando sta se paga por numrico.
dgitos. evento.

Si las consultas se realizan como parte de un paquete


de servicios, cualquiera sea ste (capitacin, pago fijo
por actividad final, DRG, atencin integral por patologa
o condicin del paciente), sta no tiene valor unitario,
por cuanto el valor corresponde al paquete. Se debe
registrar en este campo 0 (cero).
Valor de la Un nico valor del dato: un Corresponde al pago que debe hacer el usuario del Se valida que el campo sea
cuota nmero de mximo 15 servicio, como cuota de recuperacin, cuota numrico.
moderadora dgitos. moderadora o copago. En los dos ltimos casos el
prestador acta como recaudador de ingresos a
terceros, pues estos dineros corresponden al pagador.

Se debe registrar el valor pagado por el usuario.

Los dems valores adicionales no incluidos en los


tarifarios no se deben reportar por RIPS, estos hacen
parte de la factura fsica entre prestador y pagador.
Valor neto a Un nico valor del dato: un Este dato corresponde al valor que el prestador cobrar Se valida que el campo sea
pagar nmero de mximo 15 al pagador por esa consulta. numrico.
dgitos.
Si la consulta se realiza como parte de un paquete de
servicios se debe registrar en este campo 0 (cero), y
asegrese que en la factura este el valor total del
paquete de servicios.

4.7. Archivo de procedimientos: AP


En este archivo se registran los datos de los procedimientos diagnsticos, teraputicos quirrgicos y no quirrgicos, de
proteccin especfica y de deteccin temprana de enfermedad general o de enfermedad profesional.

Los procedimientos incluyen la aplicacin de vacunas, procedimientos odontolgicos incluidos los de Promocin y
Prevencin (PyP), procedimientos de laboratorio clnico, procedimientos quirrgicos y no quirrgicos, como la terapia
fsica, la terapia respiratoria, infiltraciones, lavado gstrico, entre otros.

27
La codificacin de procedimientos se realiza de acuerdo a la CUPS, la cual es de obligatoria aplicacin en todo el
territorio nacional y para todos los procesos del sector que impliquen identificacin y denominacin de los
procedimientos en salud.

DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE


VALIDACION
Nmero de la Un valor nico Corresponde al nmero de la factura con la cual el Igual validacin que para la
factura prestador de servicios de salud cobra los servicios a la consulta.
EAPB y entidades territoriales.

Cdigo del nico valor: cdigo del Igual regla que para consulta Igual validacin que para la
prestador de prestador. 12 posiciones consulta.
servicios de incluye sedes
salud
Tipo de Un valor nico Igual regla que en registro de usuarios Igual validacin que en el
identificacin archivo de usuarios.
del usuario
Nmero de Un valor nico Igual regla que en registro de usuarios Igual validacin que en el
identificacin archivo de usuarios.
del usuario en
el Sistema
Fecha del Un valor nico Igual regla que para consulta Igual validacin que para la
procedimiento formato fecha: dd/mm/aaaa consulta.
Nmero de Un valor nico Igual regla que para consulta Se debe diligenciar cuando
autorizacin cdigo alfanumrico se ha generado una
autorizacin para la
prestacin del servicio
Cdigo del Un valor nico En este campo se registra el cdigo del procedimiento, Se verifica que el
procedimiento segn corresponda en la Clasificacin nica de procedimiento exista en la
Procedimientos en Salud (CUPS) Colombia. tabla de procedimientos:
CUPS.
mbito de 1 = Ambulatorio En este campo se registra en qu mbito se realiza el Se verifica que el valor
realizacin del 2 = Hospitalario procedimiento, es decir, en qu tipo de servicio est seleccionado est dentro del
procedimiento 3 = Urgencias siendo atendido el usuario. rango de valores de esa
variable.
Finalidad del 1= Diagnstico Los procedimientos tienen la finalidad diagnstica Se verifica que el valor
procedimiento 2= Teraputico cuando se realizan para establecer (confirmar o seleccionado est dentro del
3= Proteccin especfica descartar) un diagnstico presuntivo; o an si no rango de valores de esa
4= Deteccin temprana de existiere un diagnstico presuntivo, se realizan para variable.
enfermedad general establecer las condiciones del paciente en relacin con
5 = Deteccin temprana de la sintomatologa, la causa o motivo de la solicitud de
enfermedad laboral atencin y la anamnesis.

Los procedimientos tienen la finalidad teraputica,


cuando se realizan para tratar el problema de salud por
el cual consult el paciente, tanto en la consulta externa
como en la urgencia o la hospitalizacin.

Los procedimientos tienen una finalidad de proteccin


especfica cuando se realizan para evitar una condicin
de salud especfica (embarazo) o una enfermedad
(inmuno prevenible o laboral) mediante la aplicacin de
un dispositivo o una vacuna.

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DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
VALIDACION
Los procedimientos se realizan con una finalidad de
deteccin temprana, cuando se busca identificar valores
de los indicadores vitales que indiquen un riesgo de
desarrollar una enfermedad.
Personal que 1= Mdico (a) especialista Slo debe registrarse para el procedimiento: Atencin Se verifica que el valor
atiende 2= Mdico (a) general del parto. seleccionado est dentro del
3= Enfermera (o) rango de valores de esa
4= Auxiliar de enfermera variable, cuando el
5= Otro procedimiento es: atencin
del parto.
Diagnstico Un valor nico: cdigo Slo se diligencia cuando se trata de procedimientos Se verifica que este
principal alfanumrico de cuatro quirrgicos. diligenciado cuando es un
caracteres. procedimiento quirrgico.
Se codifica segn Reglas de Codificacin de la CIE 10.
Se verifica que el diagnstico
est en la tabla de CIE, 10
revisin8, en los rangos
permitidos para edad y sexo.
Diagnstico Un valor nico: cdigo Se diligencia cuando se trata de procedimientos Si existe, se verifica que el
relacionado alfanumrico de cuatro quirrgicos, y slo cuando en la ciruga se encuentra una diagnstico est en la tabla
caracteres. condicin adicional a la inicialmente identificada, segn de los diagnsticos (CIE 10
reglas de codificacin de la CIE-10. versin)9 en los rangos
permitidos para edad y sexo.
Complicacin Un valor nico: cdigo Se registra segn reglas de codificacin con CIE 10, SI existe, se verifica que el
alfanumrico de cuatro cuando surja una complicacin directamente relacionada diagnstico est en la tabla
caracteres. con el procedimiento (el acto quirrgico, la de los diagnsticos (CIE 10
administracin de la anestesia, la aplicacin de sangre, versin) en los rangos
lquidos, prtesis u otros). permitidos para edad y sexo.
Forma de 1 = nico o unilateral Se valida que el valor est en
realizacin del 2 = Mltiple o bilateral, la tabla de valores permitidos.
acto misma va, diferente
quirrgico especialidad
3 = Mltiple o bilateral,
misma va, igual
especialidad
4 = Mltiple o bilateral,
diferente va, diferente
especialidad
5 = Mltiple o bilateral,
diferente va, igual
especialidad
Valor del Un nico valor del dato: un Este dato corresponde al valor que el prestador cobrar Se valida que el campo sea
procedimiento nmero de mximo 15 al pagador por ese procedimiento. numrico.
dgitos.
Si el procedimiento se realiza como parte de un paquete
de servicios se debe registrar en este campo 0 (cero), y
asegrese que en la factura este el valor total del
paquete de servicios.

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Para consultarlo favor entrar en:https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Paginas/results_advanced.aspx?k=rips
9
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4.8. Archivo de urgencia con observacin: AU
Los datos que conforman el registro de urgencias corresponden a la estancia del paciente en la unidad de observacin
de urgencias, ocupando una camilla. Cuando slo se gener la atencin inicial de urgencias (consulta de urgencia,
procedimientos diagnsticos o teraputicos) y debe permanecer varias horas en el servicio de urgencias pero no est
bajo observacin, no se debe generar este registro en este archivo.

DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE


VALIDACION
Nmero de la Un valor nico Corresponde al nmero de la factura con la cual el Igual validacin que para la
factura prestador de servicios de salud cobra los servicios a la consulta.
EAPB y entidades territoriales
Cdigo del nico valor: cdigo del Igual regla que para consulta Igual validacin que para la
prestador de prestador. 12 posiciones consulta.
servicios de incluye sedes
salud
Tipo de Un valor nico Igual regla que para usuarios Igual validacin que en el
identificacin archivo de usuarios.
del usuario
Nmero de Un valor nico Igual regla que para usuarios Igual validacin que en el
identificacin archivo de usuarios.
del usuario en
el sistema
Fecha de Un valor nico Debe registrarse la fecha en que el usuario ingreso a la Se valida que la fecha de
ingreso del Formato fecha: unidad de observacin, con el formato estndar de ingreso no sea mayor a la
usuario a dd/mm/aaaa fecha. Formato = dd/mm/aaaa. fecha actual. La fecha de
observacin ingreso debe ser anterior o
igual a la fecha de salida o
egreso de urgencias
Hora de ingreso Un valor nico Debe registrarse la hora en que el usuario pasa a la Se valida el formato hora.
del usuario a unidad de observacin, con el formato estndar de hora
observacin militar. Que el valor no exceda de:
Formato = hh:mm (hora militar). 24 horas ni de 60 minutos.

Si la Fecha Ingreso es igual


a la Fecha de Salida, la
hora de ingreso debe ser
anterior a hora de salida.
Nmero de Un valor nico Slo deben registrar este dato si lo necesitan para Se debe diligenciar cuando
autorizacin Cdigo alfanumrico. soportar el pago de la atencin. se ha generado una
autorizacin para la
prestacin del servicio.
Causa externa 01 = Accidente de trabajo Los valores del 1 al 12 se refieren a las causas externas Se valida que la causa
02 = Accidente de trnsito que originaron la atencin, como: accidentabilidad, externa se encuentre en la
03 = Accidente rbico violencia general y violencia intrafamiliar. El valor 13 se tabla de valores permitidos.
04 = Accidente ofdico refiere a la enfermedad cuya etiologa no corresponde a
05 = Otro tipo de una causa externa, y cae en el mbito de la enfermedad
accidente general; el 14 corresponde a una posible enfermedad
06 = Evento catastrfico laboral y la 15 a otras causas no contempladas en esta
07 = Lesin por agresin tabla, como podran ser las dems que incluye la CIE en
08 = Lesin auto infligida su dcima versin, es decir, las del captulo XIX, XX o
09 = Sospecha de XXI, letras T, U, V, Y o Z.
maltrato fsico
10 = Sospecha de abuso
sexual

30
DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
VALIDACION
11 = Sospecha de
violencia sexual
12 = Sospecha de
maltrato emocional
13 = Enfermedad general
14 = Enfermedad laboral
15 = Otra
Diagnstico a la Un valor nico: cdigo Debe registrarse el diagnstico que justific la estada en Campo obligatorio.
salida alfanumrico de cuatro observacin, sea ste un diagnstico de una patologa o
caracteres. uno sintomtico. En ste campo no debe ir un Se valida que est en la
diagnstico de causa externa. tabla de CIE, 10 revisin10.

Para el caso de un evento


relacionado con riesgos
laborales, tener en
consideracin que el
diagnstico principal
corresponde a la patologa
bsica que justifica la
atencin de urgencias.
Todo diagnstico principal
referido riesgos laborales
debe tener un diagnstico
relacionado referido al
accidente o la enfermedad
laboral.
Diagnstico Un valor nico: cdigo Debe registrarse el diagnstico relacionado (si lo hay) Incluir las otras afecciones
relacionado alfanumrico de cuatro ms prximo al principal, o la causa externa si existe. o problemas relacionados
Nro. 1 a la caracteres. Ej: Dx de salida: fractura de los huesos de la nariz. con la afeccin principal de
salida Dx relacionado 1: Luxacin del maxilar acuerdo con la CIE-1011.
Dx relacionado 2: V23 Motociclista lesionado por colisin
con vehculo de transporte pesado o autobs. Para el caso de un evento
relacionado con riesgos
laborales, incluir el
diagnstico asociado
referido a los captulos XIX,
XX y XXI relacionados con
los cdigos T, U, V y Z de
la CIE-10 que corresponde
a la causa externa
asociada a la atencin de
urgencia.

Iguales validaciones que


para diagnstico a la salida.
Diagnstico Un valor nico: cdigo Puede corresponder a: 1) un segundo diagnstico Igual validacin a la del
relacionado alfanumrico de cuatro relacionado con el principal o de salida, o 2) a la causa diagnstico relacionado 1.
Nro. 2 a la caracteres. externa como se muestra en el anterior ejemplo.
salida

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DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
VALIDACION
Diagnstico Un valor nico: cdigo Puede corresponder a: 1) un tercer diagnstico Igual validacin a la del
relacionado alfanumrico de cuatro relacionado con el principal o de salida, o 2) a la causa diagnstico relacionado 1.
Nro. 3 a la caracteres. externa.
salida
Destino del 1 = Alta de urgencias Debe seleccionarse uno de los posibles valores de sta Si el destino es
usuario a la 2 = Remisin a otro nivel variable. hospitalizacin, deber
salida de de complejidad aparecer un registro de
observacin 3 = Hospitalizacin hospitalizacin en la misma
fecha o del da siguiente.

Si el destino = 2, el usuario
no debe aparecer en AC de
urgencias con fecha
posterior.

Si el destino = 2, el usuario
no debe aparecer en AP
con fecha posterior a la
fecha de salida.
Estado a la 1 = Vivo (a) Sealar si el paciente sale vivo de la observacin, o Se valida que el valor est
salida 2 = Muerto (a) muerto. Si su condicin a la salida es sta ltima, el en el rango permitido.
siguiente campo no puede ir en blanco.
Causa bsica Un valor nico: cdigo La causa bsica de muerte, segn la Clasificacin Se valida que el campo
de muerte en alfanumrico de cuatro Internacional de Enfermedades, es la causa primaria que causa bsica de muerte no
urgencias caracteres. origina la secuencia de hechos que terminaron en la sea nulo, si el estado es
muerte, ya sea una causa externa o una enfermedad. igual a 2.
Debe coincidir con el diagnstico principal de la causa
bsica de muerte del Certificado de Defuncin. Se valida que el cdigo
est en la tabla de CIE
Obligatorio si el estado a la salida es = 2. 1012.

Si hubo muerte, la fecha y


hora de muerte son
variables obligatorias.
Fecha de la Un valor nico: formato Es la fecha en que el paciente termina su estancia en Se valida el formato fecha.
salida del fecha: dd/mm/aaaa observacin, sin importar el nmero de horas o das que La fecha de la salida no sea
usuario en permanezca en este servicio y su destino inmediato. mayor a la actual. La fecha
observacin de salida no puede ser
anterior a la fecha de
ingreso.
Hora de la Un valor nico: formato Es la hora en que el paciente deja efectivamente el Se valida el formato hora.
salida del servicio de urgencias, con el formato estndar de hora Que el valor no exceda de:
usuario en militar. 24 horas ni 60 minutos.
observacin
Formato = hh:mm (hora militar) Si la Fecha de Ingreso es
igual a la Fecha de Salida,
la Hora de Ingreso debe ser
anterior a Hora de Salida.

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4.9. Archivo de hospitalizacin: AH
Los datos que conforman el Registro de Hospitalizacin corresponden a la estancia del paciente en cualquier servicio
hospitalario ocupando una cama. Si se genera una hospitalizacin se debe realizar el registro individual de la
hospitalizacin y adems se deben generan registros individuales de prestacin de servicios de procedimientos,
interconsultas, medicamentos y otros servicios que debe ser registrados en los respectivos RIPS.

Si el paciente permanece ms de seis (6) horas en urgencias y la EAPB exige al prestador la hospitalizacin pero no
hay camas disponibles, no se puede reportar como hospitalizacin.

Cuando se realiza una hospitalizacin obsttrica y se hacen procedimientos relacionados con el parto y hubo un recin
nacido, se debe diligenciar el archivo RN, as como todos los RIPS relacionados con las prestaciones individuales de
la madre y el recin nacido

DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE


VALIDACION
Nmero de la Un valor nico Corresponde al nmero de la factura con la cual el Igual validacin que para la
factura prestador de servicios de salud cobra los servicios a la consulta.
EAPB y entidades territoriales.
Cdigo del nico valor: cdigo del Igual regla de registro de consulta. Igual validacin que para la
prestador de prestador. 12 posiciones consulta.
servicios de incluye sedes
salud
Tipo de Tipo de identificacin. Igual regla que en registro de usuarios. Igual validacin que en el
documento de archivo de usuarios.
identificacin
del usuario
Nmero de Nmero de identificacin Igual regla que en registro de usuarios. Igual validacin que en el
identificacin del usuario en el Sistema. archivo de usuarios.
del usuario en
el sistema
Va de ingreso a 1 = Urgencias Las opciones 1, 2 y 4 se refieren a la misma institucin, Si la Va de ingreso = 1, el
la institucin 2 = Consulta externa o es decir, si fue atendido en urgencias o consulta usuario debe aparecer en
programada programada o si naci en la institucin prestadora de AU.
3 = Remitido servicios de salud.
4 = Nacido en la institucin Si la Va de ingreso = 1 y
Remitido se refiere a que el paciente proviene de otro no aparece en AU, el
servicio en otra institucin que no puede ofrecerle los usuario debe aparecer en
servicios que su condicin requiere, y por tanto se AC con consulta de
remite. Esta remisin est determinada por las urgencias.
condiciones convenidas con el pagador, por lo general
requiere autorizacin previa. Si la Va de ingreso = 2, el
usuario debe aparecer en
AC, con consultas
generales o especializadas.

Si la Va de ingreso = 4,
debe aparecer la
hospitalizacin y el
procedimiento parto, de la
mam.
Fecha de Un valor nico: formato Se registra la fecha (da, mes y ao) en que el paciente Se valida que la fecha de
ingreso del fecha: dd/mm/aaaa ha sido ingresado al servicio de hospitalizacin. ingreso no sea mayor a la
usuario a la fecha actual.
33
DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
VALIDACION
institucin Si el paciente se encuentra en urgencias y lleva 6 horas
o ms pero el hospital no cuenta con camas disponibles La fecha de ingreso debe
para su hospitalizacin, se debe seguir registrando como ser anterior o igual a la
atencin de urgencias y no como hospitalizacin. fecha de salida o egreso de
urgencias.
Hora de ingreso Un valor nico. Debe registrarse la hora en que el usuario pasa a Se valida el formato de
del usuario a la hospitalizacin, con el formato estndar de hora militar. hora. Que el valor no
Institucin Formato = hh:mm (hora militar). exceda de: 24 horas ni 60
minutos.

Si la Fecha de Ingreso es
igual a la Fecha Salida, la
Hora de Ingreso debe ser
anterior a Hora de Salida.

Nmero de Un valor nico Slo se registra si se ha solicitado y la EPS ha Se debe diligenciar cuando
autorizacin Cdigo alfanumrico. autorizado mediante la asignacin de un nmero de se ha generado una
autorizacin. Es importante para efectos de la auditoria y autorizacin para la
el pago. prestacin del servicio.

Causa externa 01 = Accidente de trabajo Del 1 al 12 son las causas externas que ms interesan Se valida que el valor
02 = Accidente de trnsito para la vigilancia de la salud pblica. registrado se encuentre en
03 = Accidente rbico el rango de los valores
04 = Accidente ofdico Si hubieren otras causas externas no contempladas en permitidos.
05 = Otro tipo de estas 12, deben seleccionar el valor: 15 otra; y si se
accidente requiere una mayor precisin en la causa que origin la
06 = Evento catastrfico atencin pueden hacerlo en el campo de diagnstico
07 = Lesin por agresin relacionado, con los diagnsticos de los captulos XX o
08 = Lesin auto infligida XXI, letras U, V, Y o Z.
09 = Sospecha de
maltrato fsico Los valores 13 y 14 corresponden a las causas de
10 = Sospecha de abuso demanda de enfermedad general o laboral.
sexual
11 = Sospecha de
violencia sexual
12 = Sospecha de
maltrato emocional
13 = Enfermedad general
14 = Enfermedad laboral
15 = Otra
Diagnstico Un valor nico: cdigo Corresponde al diagnstico que dio origen a la Campo obligatorio.
principal de alfanumrico de cuatro hospitalizacin: en urgencias, consulta externa o
ingreso caracteres. remisin. En ste campo no debe ir un Diagnstico de Se valida que no sea un
causa externa. cdigo Z.

Se valida que est en la


tabla de CIE, 10 revisin13.

Para el caso de un evento


relacionado con riesgos
laborales, tener en
consideracin que el

13
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DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
VALIDACION
diagnstico principal
corresponde a la patologa
bsica que justific el
ingreso a servicio
hospitalario. Todo
diagnstico principal
referido riesgos laborales
debe tener un diagnstico
relacionado referido al
accidente o la enfermedad
laboral.

Diagnstico Un valor nico: cdigo El diagnstico principal de egreso debe ser un Campo obligatorio.
principal de alfanumrico de cuatro diagnstico confirmado en la mayora de los casos. Slo
egreso caracteres. habr algunos casos en que no se pudo confirmar. Se valida que est en la
Corresponde al diagnstico que justific la mayor parte tabla de CIE, 10 revisin14.
de la estancia hospitalaria. En ste campo no debe ir un
Diagnstico de causa externa. Para el caso de un evento
relacionado con riesgos
laborales, tener en
consideracin que el
diagnstico principal
corresponde a la patologa
bsica que justifica la
hospitalizacin. Todo
diagnstico principal
referido riesgos laborales
debe tener un diagnstico
relacionado referido al
accidente o la enfermedad
laboral.
Diagnstico Un valor nico: cdigo Los diagnsticos relacionados son todos aquellos que Se valida que est en la
relacionado alfanumrico de cuatro hacen parte del estado de salud que justific la estada tabla de CIE, 10 revisin15.
Nro. 1 de caracteres. en el hospital.
egreso Incluir las otras afecciones
o problemas relacionados
con la afeccin principal de
acuerdo con la CIE-10.

Para el caso de un evento


relacionado con riesgos
laborales, incluir el
diagnstico asociado
referido a los captulos XIX,
XX y XXI relacionados con
los cdigos T, U, V y Z de
la CIE-10 que corresponde
a la causa externa
asociada a la atencin
hospitalaria.

14
dem.
15
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DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
VALIDACION
Diagnstico Un valor nico: cdigo Los diagnsticos relacionados son todos aquellos que Igual validacin que la del
relacionado alfanumrico de cuatro hacen parte del estado de salud que justific la estada diagnstico relacionado 1.
Nro. 2 de caracteres. en el hospital.
egreso
Diagnstico Un valor nico: cdigo Los diagnsticos relacionados son todos aquellos que Igual validacin que la del
relacionado alfanumrico de cuatro hacen parte del estado de salud que justific la estada diagnstico relacionado 1.
Nro. 3 de caracteres. en el hospital.
egreso.
Diagnstico de Un valor nico: cdigo Se diligencia si hubo una complicacin. Se valida que est en la
la complicacin alfanumrico tabla de CIE, 10 revisin16.

Para el caso de un evento


relacionado con riesgos
laborales, tener en
consideracin que el
diagnstico de la
complicacin corresponde a
la patologa bsica de la
complicacin.
Estado a la 1 = Vivo (a) Sealar si el paciente sale vivo de la hospitalizacin o Que el valor est en el
salida 2 = Muerto (a) muerto. Si su condicin a la salida es sta ltima, el rango permitido.
siguiente campo no puede ir en blanco.
Diagnstico de Un valor nico: cdigo La causa bsica de muerte, segn la Clasificacin Se valida que el campo
la causa bsica alfanumrico de cuatro Internacional, es la causa primaria que origina la causa bsica de muerte no
de muerte caracteres. secuencia de hechos que terminaron en la muerte, ya sea nulo, si el estado es
sea una causa externa o una enfermedad. Debe igual a 2.
coincidir con el diagnstico principal de la causa bsica
de muerte del Certificado de Defuncin. Se valida que el cdigo
est en la tabla de CIE
Obligatorio si el estado a la salida es = 2. 1017.
Fecha de Un valor nico. Es la fecha en que el paciente deja el servicio de Se valida el formato fecha.
egreso del formato fecha: dd/mm/aaaa hospitalizacin. Formato fecha: dd/mm/aaaa Que la fecha de la salida no
usuario a la sea mayor a la actual. La
institucin fecha de salida no puede
ser anterior a la fecha de
ingreso.
Hora de egreso Un valor nico. Es la hora en que el paciente deja efectivamente el Se valida que el formato
del usuario de servicio de hospitalizacin. Formato de hora hh:mm. hora. Que el valor no
la institucin exceda de: 24 horas ni 60
minutos.

Si la Fecha de Ingreso es
igual a la Fecha de Salida,
la Hora de Ingreso debe ser
anterior a Hora de Salida.

16
dem.
17
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36
4.10. Archivo de recin nacidos: AN
Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo se encuentre en el
archivo de control y contenga el mismo nmero de registros

DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE


VALIDACION
Nmero de la Un valor nico: cdigo Corresponde al nmero de la factura con la cual el Igual validacin que para la
factura alfanumrico prestador de servicios de salud cobra los servicios a la consulta.
EAPB y entidades territoriales.
Cdigo del nico valor: cdigo del Igual regla que para consulta. Igual validacin que en el
prestador de prestador. 12 posiciones archivo de transaccin.
servicios de incluye sedes
salud
Tipo de CC= Cdula ciudadana La madre ha sido registrada con un documento de Se valida estructura.
identificacin de CE= Cdula de extranjera identificacin al ingreso a la atencin de parto y a la
la madre CD=Carn diplomtico hospitalizacin. Ese mismo tipo de documento se debe Se valida que el valor
PA=Pasaporte colocar en este campo para poder hacer trazabilidad seleccionado est en los
RC=Registro civil cuando se requiera. valores permitidos: CC, CE,
TI =Tarjeta de identidad CD, PA, RC, TI, AS, MS, SC.
AS=Adulto sin identificacin
MS=Menor sin identificacin Se valida que el tipo de
SC= Salvoconducto documento corresponda a la
PR = Pasaporte de la ONU edad.
Nmero de Nmero de identificacin del Igual regla que en registro de usuarios. Igual validacin que en el
identificacin de usuario en el Sistema archivo de usuarios.
la madre en el
Sistema
Fecha de Un valor nico. Fecha de nacimiento del recin nacido. Formato fecha: Se valida el formato fecha.
nacimiento del Formato fecha: dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa.
recin nacido Se valida que la fecha de la
salida no sea mayor a la
actual.

Se valida que la fecha de


salida no puede ser anterior
a la fecha de ingreso.
Hora de Un valor nico. Es la hora del alumbramiento. Hora militar (valor hasta 24 Se valida el formato hora.
nacimiento horas). Formato: hh:mm.
Que el valor no exceda de
24 horas ni 60 minutos.

Si la Fecha Ingreso es igual


a la Fecha Salida, la Hora de
Ingreso debe ser anterior a
Hora de Salida.
Edad gestacional Un valor nico Nmero de semanas de gestacin de la madre al
momento del parto.
Control prenatal 1 = Si Identificador para determinar si la madre tuvo control Se valida que el valor
2 = No prenatal. seleccionado est dentro del
rango permitido.
Sexo 1= Masculino Identificador del sexo del recin nacido. Se valida que el valor
2 =Femenino seleccionado est dentro del
rango permitido.

37
DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
VALIDACION
Peso Un valor nico Peso en gramos del recin nacido. Se valida que sea numrico.
Diagnstico del Un valor nico: cdigo Si el nio presenta alguna patologa, se debe colocar un Se valida que el valor
recin nacido alfanumrico de cuatro Cdigo del diagnstico, segn la Clasificacin seleccionado est dentro del
caracteres. Internacional de Enfermedades vigente18. Puede ser un rango permitido de la tabla
diagnstico presuntivo. de referencia.
Causa bsica de Un valor nico: cdigo Si el RN fallece antes de las 24 horas de nacido, y sin que Se valida que el campo
muerte alfanumrico de cuatro se hubiera hospitalizado por alguna patologa, se debe causa bsica de muerte no
caracteres. colocar el Cdigo de la causa bsica de muerte, segn la sea nulo, si el estado es
CIE 10. Debe coincidir con el diagnstico principal de la igual a 2.
causa bsica de muerte del Certificado de Defuncin.
Se valida que el cdigo est
Debe ser igual a la registrada en el registro de defuncin. en la tabla de CIE 1019.

Si hubo muerte, la fecha y


hora de muerte son variables
obligatorias.
Fecha de muerte Un valor nico. Fecha de muerte del recin nacido. Formato fecha: Se valida el formato fecha.
del recin nacido Formato fecha: dd/mm/aaaa dd/mm/aaaa
Se valida que la fecha
muerte no sea mayor a la
fecha actual.

Se valida que la fecha de


muerte no sea anterior a la
fecha de nacimiento.
Hora de muerte Un valor nico. Hora de defuncin del recin nacido. Formato hh:mm. Se valida el formato hora.
del recin nacido
Se valida que el valor no
exceda de 24 horas ni de
60 minutos.

Si la Fecha de Ingreso es
igual a la Fecha de Salida, la
Hora de Ingreso debe ser
anterior a la Hora de Salida.

4.11. Archivo de medicamentos: AM


Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo se encuentre en el
archivo de control y contenga el mismo nmero de registros. Para que el validador pueda leer este archivo, debe
relacionarse en el ltimo registro del archivo de control.

DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE


VALIDACION
Nmero de la Un nico valor. Corresponde al nmero de la factura con la cual el Se valida que el nmero de
factura prestador de servicios de salud cobra los servicios a la factura est contenida en el
EAPB y entidades territoriales. archivo de transacciones.
Que cumpla las reglas de

18
Para consultarlo favor entrar en:https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Paginas/results_advanced.aspx?k=rips
19
dem.

38
DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
VALIDACION
registro de la factura: un
slo nmero para contratos
de capitacin.
Cdigo del Valor nico: cdigo del Igual regla que para consulta. Igual validacin que en el
prestador de prestador. (12 posiciones archivo de transaccin.
servicios de incluyen sedes).
salud
Tipo de Un valor nico Igual regla que en registro de usuarios. Igual validacin que en el
identificacin archivo de usuarios.
del usuario
Nmero de Igual regla que en registro de usuarios. Igual validacin que en el
identificacin archivo de usuarios.
del usuario en
el sistema
Nmero de Un valor nico: cdigo Slo se registra si la IPS ha requerido autorizacin para Se debe diligenciar cuando
autorizacin alfanumrico. realizar la administracin del medicamento y el pagador el pagador le ha asignado
le ha asignado un nmero de autorizacin para controlar un nmero de autorizacin.
la administracin de medicamentos.

En blanco cuando el medicamento no requiera


autorizacin.
Cdigo del Un valor nico: cdigo Cdigo del medicamento de acuerdo con las
medicamento alfanumrico. codificaciones vigentes. La codificacin vigente para los
medicamentos es el Cdigo nico de Medicamentos
CUM, definido por la Resolucin 255 de 2007. Debe
diligenciarse para todos los medicamentos facturados.

Tipo de 1= Medicamento POS Identificador para determinar la condicin del Se valida que el valor
medicamento 2= Medicamento no POS medicamento en el plan de beneficios. seleccionado est dentro
del rango permitido.
Medicamento POS, cuando es un medicamento cubierto
por el PBSUPC (Plan de Beneficios en Salud a cargo de
la unidad de pago por capitacin).

Medicamento no POS, cuando es un medicamento NO


cubierto por el PBSUPC.
Nombre Descripcin textual del Debe diligenciarse para todos los medicamentos Se valida que el campo
genrico del medicamento en nombre administrados al paciente. est diligenciado siempre,
medicamento genrico (denominacin independientemente que el
comn internacional). medicamento tenga cdigo
o no.
Forma Descripcin textual de la En el anexo 1 de la Resolucin 3374 dato Forma Se valida que el campo
farmacutica forma farmacutica del Farmacutica, aparece Diligenciable slo cuando el est diligenciado siempre,
medicamento, segn el medicamento es no POS. Debe leerse Diligenciable independientemente que el
CUM. para cualquier tipo de medicamento, segn la medicamento sea POS o
normatividad vigente. No.

Concentracin Descripcin textual de la Debe diligenciarse para todos los medicamentos Se valida que el campo
del concentracin del facturados. est diligenciado siempre,
medicamento medicamento, expresada independientemente que el
segn el CUM. medicamento sea POS o
No.
Unidad de Descripcin textual de la Debe diligenciarse para todos los medicamentos Se valida que el campo
medida del Unidad de Medida del facturados. est diligenciado siempre,

39
DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
VALIDACION
medicamento medicamento, segn el independientemente que el
CUM. . medicamento sea POS o
No.
Nmero de Nmero de unidades Debe diligenciarse para todos los medicamentos Se valida que el campo
unidades administradas o aplicadas facturados. est diligenciado siempre,
del medicamento independientemente que el
Debe corresponder al nmero total de dosis o unidades medicamento sea POS o
aplicadas o administradas del medicamento. No.
Valor unitario de Un nico valor del dato: un Se utilizarn como separadores de decimales el punto Si se diligencia el nmero
medicamento nmero de mximo 15 (.). de unidades de
dgitos medicamento, se valida
que este diligenciado el
valor unitario del
medicamento.
Valor total de Un nico valor del dato: un Se utilizarn como separadores de decimales el punto Se valida que la
medicamento nmero de mximo 15 (.). multiplicacin de Nmero
dgitos de Unidades por el Valor
Unitario sea igual al Valor
Total de Medicamento.

4.12. Archivo de otros servicios: AT


En este archivo se deben registrar los siguientes conceptos, cuando apliquen:

Estancia: Incluye la estancia en urgencias, la hospitalaria, el uso de salas de ciruga (derecho a sala), sala de partos o
sala de procedimientos. La estancia en servicios de hospitalizacin, debe registrarse por tipo de servicio o unidad
especial (UCI, cuidado intermedio, unidad de quemados u otros).

Materiales e insumos utilizados en la atencin: Aplica slo a materiales e insumos que no se encuentren incluidos en
el valor de procedimiento, segn el tarifario utilizado.

Traslado de pacientes: Incluye el traslado del paciente antes de la atencin en ese centro, durante la hospitalizacin o
cuando es dado de alta y debe ser llevado a otra institucin de mayor o menor nivel, o a la casa, albergue u otro.

Honorarios: Aplica slo a honorarios de profesionales de la salud y slo cuando no se encuentren incluidos dentro de la
liquidacin propia de un procedimiento o actividad segn el tarifario utilizado.

Por cada tipo de servicio se debe diligenciar la cantidad total de unidades de la siguiente forma:

Estancia: en das para hospitalizacin; en horas para la observacin en urgencias; en salas especiales solamente se
debe diligenciar el valor total por su utilizacin para un determinado procedimiento, de acuerdo con el manual tarifario
utilizado.

Materiales e insumos: el nmero de unidades aplicadas o utilizadas en la atencin del paciente.

Traslados: el nmero de viajes realizados en el o los traslados del paciente (de ida y regreso), por cada tipo de traslado.

Honorarios: se registran los honorarios por servicios distintos a los de procedimientos quirrgicos, que ya se han
incluido en el valor de ste.

40
Antes de entrar a la validacin de los datos, debe verificarse: nombre del archivo, que ste archivo se encuentre en el
archivo de control y contenga el mismo nmero de registros.

DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE


VALIDACION
Nmero de la Un valor nico Se registra el nmero de la factura segn las reglas Se valida que el nmero de
factura establecidas para el archivo de transaccin. factura est contenida en el
archivo de transacciones.

Que cumpla las reglas de


registro de la factura: un
slo nmero para contratos
de capitacin.
Cdigo del Un valor nico: cdigo del Igual regla de registro que en archivo de transaccin. Igual validacin que en el
prestador de prestador. (12 posiciones archivo de transaccin.
servicios de debe incluir sedes)
salud
Tipo de Un valor nico Igual regla que en registro de usuarios. Igual validacin que en el
identificacin archivo de usuarios.
del usuario
Nmero de Igual regla que en registro de usuarios. Igual validacin que en el
identificacin archivo de usuarios.
del usuario en
el sistema
Nmero de Un valor nico: cdigo Se registra si la IPS ha requerido autorizacin para Se debe diligenciar cuando
autorizacin alfanumrico. realizar determinadas atenciones y el pagador le ha se ha generado una
asignado un nmero de autorizacin. autorizacin para la
prestacin del servicio.
Nmero asignado por la entidad administradora del plan
de beneficios para controlar la entrega de otros servicios
al usuario (Materiales e insumos, traslados, estancias,
honorarios).

En blanco cuando el servicio no requiera autorizacin.


Tipo de servicio 1 = Materiales e insumos Identificador para determinar el tipo de servicio. Se valida que el valor
2 = Traslados seleccionado est dentro
3 = Estancias Estancia: Incluye la estancia en urgencias, la del rango permitido.
4 = Honorarios hospitalaria, el uso de salas de ciruga (derecho a sala),
sala de partos o sala de procedimientos. La estancia en
servicios de hospitalizacin, debe registrarse por tipo de
servicio o unidad especial (UCI, cuidado intermedio,
unidad de quemados u otros).

Materiales e insumos utilizados en la atencin: Aplica


slo a materiales e insumos que no se encuentren
incluidos en el valor de procedimiento, segn el tarifario
utilizado.

Traslado de pacientes: Incluye el traslado del paciente


antes de la atencin en ese centro, durante la
hospitalizacin o cuando es dado de alta y debe ser
llevado a otra institucin de mayor o menor nivel, o a la
casa, albergue u otro.

41
DATO VALORES PERMITIDOS COMO REGISTRAR SOFTWARE MALLA DE
VALIDACION
Honorarios: Aplica slo a honorarios de profesionales
de la salud y slo cuando no se encuentren incluidos
dentro de la liquidacin propia de un procedimiento o
actividad segn el tarifario utilizado.
Cdigo del Un valor nico: cdigo Cdigo del servicio con el cual el prestador identifica el
servicio alfanumrico material o insumo, el traslado, la estancia y los,
honorarios. Si el servicio se encuentra especificado en
el codificador tarifario que este pactado, se debe colocar
el cdigo respectivo, de lo contrario, dejar en blanco.
Nombre del Descripcin textual del Nombre del servicio con el cual el prestador identifica el Se verifica que el campo
servicio servicio material o insumo, el traslado, la estancia y los est diligenciado siempre,
honorarios. Debe diligenciarse obligatoriamente para independientemente que el
todos los servicios especificados. servicio tenga cdigo o no.
Cantidad Cantidad del servicio segn Diligenciar segn el tipo de servicio: Se verifica que el campo
el tipo de servicio. est diligenciado si se
Estancia: en das para hospitalizacin; en horas para la especifican un cdigo o
observacin en urgencias; en salas especiales nombre del otro servicio.
solamente se debe diligenciar el valor total por su
utilizacin para un determinado procedimiento, de
acuerdo con el manual tarifario utilizado.

Materiales e insumos: el nmero de unidades aplicadas


o utilizadas en la atencin del paciente.

Traslados: el nmero de viajes realizados en el o los


traslados del paciente (de ida y regreso), por cada tipo
de traslado.

Honorarios: se registran los honorarios por servicios


distintos a los de procedimientos quirrgicos, que ya se
han incluido en el valor de ste.
Valor unitario Valor unitario del material o Se utilizarn como separadores de decimales el punto Se verifica que el campo
del material e insumo, del traslado y la (.). est diligenciado cuando
insumo estancia, segn los precios este diligenciado la
pactados. Cantidad del servicio.

No aplicable para
honorarios.
Valor total del Valor total del material o Se utilizarn como separadores de decimales el punto Se verifica que la
material e insumo, del traslado, de la (.). multiplicacin de Cantidad
insumo estancia y de los por el Valor Unitario del
honorarios, segn los material e insumo sea
precios pactados. igual al Valor total del
material e insumo.

42
5. ESPECIFICACIONES PARA EL ENVIO DE ARCHIVOS PLANOS CON ATENCIONES DE
EXTRANJEROS NO IDENTIFICADOS EN COLOMBIA.
Adicional al reporte de RIPS formal como se ha venido explicando en los prrafos anteriores, las IPS que cumplan con
las siguientes caractersticas, definidas en la circular 00012 del 27 de febrero de 2017, deben reportar por la plataforma
PISIS las atenciones de salud de acuerdo a los siguientes lineamientos.

El Ministerio de Salud y Proteccin Social, en desarrollo de lo previsto en el artculo 2, numeral 23, del Decreto 4107
de 2011, modificado por el Decreto 2562 de 2012, y con el objeto de realizar el anlisis de la informacin relacionada
con el Registro Individual de Prestacin de Servicios de Salud RIPS que sustente estudios binacionales relacionados
con la demanda de los servicios de salud y la disponibilidad y suficiencia de la oferta as como conocer el
comportamiento de las tarifas en los Departamentos Amazonas, Arauca, Archipilago de San Andrs, Providencia y
Santa Catalina, Boyac, Cesar, Choc, Guaina, La Guajira, Nario, Norte de Santander, Putumayo, Vaups y Vichada,
ubicados en zonas de frontera y la transferencia de datos de las prestaciones individuales de salud de los usuarios
extranjeros, directamente desde las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS pblicas, se permite
INSTRUIR a todas las IPS habilitadas en dichos Departamentos, para que enven al Ministerio de Salud y Proteccin
Social los Registros Individuales de Prestacin de Servicios de Salud RIPS, de las personas extranjeras all
atendidas, de acuerdo con la especificacin del Anexo Tcnico No. 1, numeral 2, de la Resolucin 3374 de 2000 a
travs de la Plataforma PISIS, conforme al siguiente procedimiento:
.
5.1. Especificacin para el envo de los archivos RIPS por parte de las IPS fronterizas a travs PISIS

Las IPS de que trata la Circular 00012 de 2017, deben enviar al Ministerio de Salud y Proteccin Social los datos del
Registro Individual de Prestaciones de Salud, correspondientes a las atenciones de las personas extranjeras, por
medio de archivos comprimidos, que se vienen reportando conforme a la Resolucin 3374 de 2000, de acuerdo con la
siguiente especificacin tcnica.

5.1.a. Especificacin del nombre de los archivos.

El nombre de los archivos debe cumplir con el siguiente estndar:


COMPONENTE DEL VALORES DESCRIPCIN LONGITUD REQUERIDO
NOMBRE DE PERMITIDOS O FIJA
ARCHIVO FORMATO

Mdulo de informacin RIP Identificador del mdulo de informacin: RIPS 3 SI

Tipo de Fuente 165 Fuente de la Informacin: Institucin prestadora de 3 SI


servicios de salud IPS

Tema de informacin RIPS Conjunto de archivos de prestaciones de salud 4 SI

Fecha de Corte AAAAMMDD Debe corresponder al ltimo da calendario del 8 SI


periodo de informacin reportada.
Por ejemplo: 20160831.

Tipo de Identificacin NI Tipo de identificacin de la entidad reportadora de la 2 SI


de la Entidad informacin, Nmero de Identificacin Tributaria

43
COMPONENTE DEL VALORES DESCRIPCIN LONGITUD REQUERIDO
NOMBRE DE PERMITIDOS O FIJA
ARCHIVO FORMATO
reportante (NIT).

Nmero de 999999999999 Nmero de identificacin de la IPS que enva los 12 SI


Identificacin de la archivos, de acuerdo con el tipo de identificacin del
Entidad reportante campo anterior: nmero de NIT, sin dgito de
verificacin.

Se debe usar el carcter CERO de relleno a la


izquierda, si es necesario para completar el tamao
del campo.

Por Ejemplo: 000860999123

Extensin del archivo .DAT Extensin del archivo. 4 SI

Nombres de archivos comprimidos:

Nombre del Anexo Longitud del


Tipo de Archivo Ejemplos de Nombres de Archivo
Tcnico nombre

Registros individuales de
RIP165RIPS RIP165RIPSAAAAMMDDNIXXXXXXXXXXXX.DAT 36
prestaciones de salud

5.1.b. Contenido del archivo comprimido.

El archivo comprimido debe cumplir con las siguientes caractersticas:

- Debe ser un archivo comprimido mediante el formato ZIP, con extensin cambiada a .DAT.
- Cada archivo comprimido debe contener los siguientes archivos planos, cuyas estructuras son las descritas en el
Anexo Tcnico 1, numeral 2, de la Resolucin 3374 de 2000, as:

Nombre Archivo Plano Tipo de Archivo Periodo del archivo

CTMMAAAA CT Archivo de control El nombre del archivo contiene el mes y ao de reporte, as:

USMMAAAA US Archivo de usuarios MM: mes AAAA: ao

AFMMAAAA AF Archivo de Transacciones


(Facturas) El mes y ao de estos archivos debe ser coherente con el ao y mes de
la fecha de corte del nombre del archivo comprimido que los contiene.

APMMAAAA AP Archivo de procedimientos


Ejemplo:

44
Nombre del archivo comprimido:
ACMMAAAA AC Archivo de consultas
RIP165RIPS20160831NIXXXXXXXXXXXX.DAT

AHMMAAAA AH Archivo de hospitalizacin


El archivo anterior contendr los siguientes archivos planos, segn el
ejemplo:
AUMMAAAA AU Archivo de urgencias
US082016.txt
ANMMAAAA AN Archivo de recin nacidos AF082016.txt

AMMMAAAA AM Archivo de medicamentos AP082016.txt


AC082016.txt
AH082016.txt
OTMMAAAA OT Archivo de otros servicios
AU082016.txt
AN082016.txt
AM082016.txt
AT082016.txt

5.2. Periodo de reporte y plazo

Los RIPS de las personas extranjeras atendidas en los departamentos en zonas frontera se deben reportar as:
Periodo a reportar Fecha de reporte a travs de PISIS

Reporte inicial Del 1 de marzo al 31 de marzo de 2017 De 1 al 15 de abril de 2017

Reporte peridico A partir del mes de abril de 2017 Durante los primeros 15 das calendario
del mes siguiente.

5.3. Consideraciones para el reporte de los RIPS

5.3.a. Entidades a quienes se debe reportar:

Los reportes de las atenciones de ciudadanos extranjeros debern enviarse tanto al Ministerio de Salud y Proteccin
Social, como a la Direccin Departamental de Salud respectiva, para su propia gestin.

Las dems atenciones realizadas por las IPS deben seguirse reportando en RIPS al pagador respectivo, de acuerdo
con la normatividad vigente.

5.3.b. Determinacin del tipo de identificacin:

Cuando la persona de nacionalidad extranjera posea un documento de identificacin equivalente se permiten los
siguientes tipos de identificacin: PA=Pasaporte, CD=Carn diplomtico, SV=Salvoconducto o CE=Cdula de
extranjera.

Cuando la persona de nacionalidad extranjera no posea un documento de identificacin equivalente, se deben utilizar
los siguientes tipos de identificacin: AS = Adulto sin identificar, MS = Menor sin identificar.

45
5.3.c. Determinacin del nmero de identificacin:

Se debe incluir en el nmero de identificacin la expresin BRA para nacionales brasileos, ECU para nacionales
ecuatorianos, NIC para nacionales nicaragenses, PAN, para nacionales panameos, PER para nacionales
peruanos y VEN para nacionales venezolanos, seguido del nmero de identificacin presentado por el paciente o el
consecutivo asignado por la IPS cuando este no tiene ninguna identificacin, seguido del nmero de identificacin del
pas respectivo.
Cuando el paciente no tiene documento de su pas, la IPS debe generar por cada paciente un consecutivo de cinco
dgitos, iniciando con el 00001.

La identificacin debe diligenciarse, as:

BRAnmero de documento nacional de identificacin 0 consecutivo de pacientes sin documento de identificacin


para nacionales Brasileos
ECUnmero de documento nacional de identificacin 0 consecutivo de pacientes sin documento de identificacin
para nacionales Ecuatorianos
NICnmero de documento nacional de identificacin 0 consecutivo de pacientes sin documento de identificacin
para nacionales Nicaragenses.
PANnmero de documento nacional de identificacin 0 consecutivo de pacientes sin documento de identificacin
para nacionales Panameos.
PERnmero de documento nacional de identificacin 0 consecutivo de pacientes sin documento de identificacin
para nacionales peruanos.
VENnmero de documento nacional de identificacin 0 consecutivo de pacientes sin documento de identificacin
para nacionales Venezolanos.

5.4. Plataforma para el envo de la informacin.

El Ministerio de Salud y Proteccin Social dispone de la Plataforma de Intercambio de Informacin (PISIS) del Sistema
Integral de Informacin de la Proteccin Social SISPRO, para que las entidades reporten la informacin desde sus
instalaciones. Si el reportante an no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el Sitio Web del
SISPRO.

Registrar entidad: http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx

Registrar solicitud de usuario: http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx

5.5. Control de calidad de la informacin.

La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados segn la estructura determinada en la presente Circular y realiza
el proceso de validacin, as:

Primera validacin: corresponde a la revisin de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepcin
al reportante.

Segunda validacin: Una vez realizada en forma exitosa la primera validacin se realiza el control de calidad de
contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.
46
Se entiende cumplida la obligacin de este reporte una vez la segunda validacin sea exitosa.

5.6. Tratamiento de la informacin.

Las entidades que participen en el flujo y consolidacin de la informacin, sern responsables del cumplimiento del
rgimen de proteccin de datos y dems aspectos relacionados con el tratamiento de informacin, que le sea aplicable
en el marco de las Leyes Estatutarias 1581 de 2012 y 1712 de 2014, el captulo 25 del Ttulo 2 del Libro 2 de la parte 2
del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten, aclaren o sustituyan.

5.7. Seguridad y veracidad de lo reportado.

Para garantizar la seguridad y veracidad de la informacin reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados
digitalmente, lo cual protege los mismos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar
digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por
la entidad competente.

5.8. Envo de datos RIPS, a travs de la plataforma PISIS

Una vez armado los archivos de acuerdo con las diferentes estructuras de datos de la Resolucin 3374 de 2000, el
paso siguiente es remitir los archivos al Ministerio por la plataforma PISIS.

La plataforma PISIS, en el momento de recibir los archivos, automticamente reportar el recibo de los mismos a la
entidad Obligada a reportar RIPS.

Se debe utilizar nicamente la herramienta WINZIP para comprimir los diferentes archivos de atenciones en salud que
son (CT, US, AC, AP, AH, AU, AN, AM). Para hacerlo correctamente se debe seguir los siguientes pasos:

No se debe comprimir la carpeta que contiene los archivos de atenciones realizadas.

Se debe crear una carpeta con el nombre de acuerdo con la circular 00012 de 2017.

Se deben incluir en la mencionada carpeta los archivos de atenciones, usuarios y control que reportar al
Ministerio de Salud y Proteccin Social.

Al interior de la carpeta, seleccionar los archivos que reporta.

Hacer clic derecho, utilizar WINZIP en la opcin # 2 Agregar a, aparece el nombre de la carpeta y a
continuacin damos clic para generar el archivo .zip.

Cambiar el nombre del archivo .zip a .DAT, de acuerdo con la circular 00012 de 2017.

Remitir el archivo por la plataforma PISIS.

Las siguientes imgenes del proceso le permitirn comprender el proceso paso a paso.

47
Paso 1. Seleccione la carpeta donde se encuentran los archivos.

Paso 2. Utilizar WINZIP en opcin #2 Agregar a aparece el nombre de la carpeta.

48
Paso 3. Al hacer clic comienza el proceso de comprimido.

Paso 4. Verifique que aparezca en el directorio el archivo .ZIP creado.

49
Paso 5. Cambie el nombre del archivo .ZIP a .DAT, de acuerdo con la circular 00012 de 2017, para remitirlo por la
plataforma PISIS.

5.9. Proceso de validacin y cargue


Las validaciones de estructura de los datos se realizan automticamente en el computador de la IPS fronteriza,
mostrndole directamente en pantalla los errores de estructura presentados. Las validaciones del negocio las realizar
en el servidor del Ministerio de Salud y Proteccin Social, el resultado de la validacin ser enviado directamente al
correo inscrito de las entidades que reportaron el dato. El Ministerio de Salud y Proteccin Social, luego de recibir en
su plataforma PISIS los archivos reportados por las entidades obligadas a reportar archivos de RIPS, validar de
manera automtica los archivos recibidos.

Tenga en cuenta que:

Los errores presentados en un periodo deben ser corregidos y deben enviarse en procesos de envo
posteriores.

Se pueden reportar archivos de datos RIPS del primero al ltimo da calendario del periodo activo para
reporte.

50
CONTACTESE CON LA MESA DE AYUDA

En caso de requerir ayuda, por favor contacte a nuestra Mesa de Ayuda en el siguiente enlace:
http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayudas.aspx

Descargue el documento de lineamientos desde el Portal Web:


https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Paginas/results_advanced.aspx?k=rips#k=rips o desde el Repositorio
Institucional Digital - RID.

(Este documento gua, se actualizar en el sitio cada vez que cambie la norma o los valores en alguno de los campos
del anexo tcnico reportado)

Ciudad y Fecha.

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