RESERVA

NOMBRE DEL EVENTO Graduación la XLIV Promoción de Medicina de la UEX

RECINTO FECHA Palacio de Congresos de Badajoz 29/04/2023

ORGANIZADOR
ENTIDAD XLIV Promoción de Medicina de la Universidad de Extremadura
DIRECCIÓN Facultad de Medicina y Ciencias de la Salud
C.P. POBLACIÓN CIF 06006 Badajoz 80099116Y
CONTACTO CARGO Consejo de Estudiantes
TLF FIJO TLF MÓVIL 617245083
E-MAIL ecacholo@alumnos.unex.es

PROMOTOR
ENTIDAD Sexto Curso del Grado en Medicina
DIRECCIÓN Andrómeda, 15
C.P. POBLACIÓN CIF 06180 Gévora, Badajoz 80099116Y
CONTACTO CARGO Esther Cacho Lobo Delegada de curso
TLF FIJO TLF MÓVIL 617245083
E-MAIL ecacholo@alumnos.unex.es

FACTURACIÓN DATOS

RAZÓN SOCIAL Graduación XLIV Medicina UEx

DIRECCIÓN Facultad de Medicina y Ciencias de la Salud
C.P. POBLACIÓN CIF 06006 Badajoz 80099116Y

PLAZOS DE PAGO

PAGO Nº 1

FECHA
A LA RECEPCIÓN DE LA FACTURA
CANTIDAD 900€ + IVA

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 CARGOS
Uso de espacios.
Uso del espacio de recepción
Sala Vip
Servicio de Limpieza (*)
Servicio de Seguridad (*)
Servicio Técnico de Tramoya (**)
900,00 €
Servicio Técnico de Jefe de Sala (**)
Cobertura Técnica del técnico de mantenimiento
Cobertura Técnica del coordinador de eventos
Consumo Eléctrico
Consumo de Agua
Uso de wifi en las zonas habilitadas
SUBTOTAL’ 900,00 €
IVA 21% 189,00 €
TOTAL 1089,00 €

(*) Según organigrama establecido por Extremadura Palacios de Congresos.

(**) En el caso de que así fuera necesario. Si por razones técnicas hubiera que proceder al montaje / desmontaje de la
concha acústica de alguno de los recintos en días diferentes al del evento, y esta operación supusiera un coste añadido por
parte de la empresa encargada de la asistencia técnica, habría que acometer un reajuste de los cargos arriba indicados.

NOTAS
Los costes de limpieza y seguridad son estimativos, ya que están supeditados a las características y horarios definitivos del
evento.

No se contemplan en estos cargos conceptos como equipos audiovisuales, personal de sala, personal de carga y descarga,
servicio de taquilla, portero, azafatas, servicio de catering, etc., servicios cuyo alquiler y contratación son competencia de la
organización.

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CONDICIONES
(1) La factura emitida se compondrá de cargos tales como: uso de salas (montaje / desmontaje /
evento), seguridad, limpieza, etc. Todos ellos se englobarán entre el período comprendido entre el
primer día de montaje y el último de desmontaje, ambos inclusive.

En el caso de tratarse de un concierto o espectáculo, los cargos arriba indicados hacen referencia a una
única jornada en la que se incluye el montaje, evento y desmontaje, y una única función. El horario de
esta jornada se establece desde 8:00 a 02:00. En el caso de modificar o ampliar este período,
GEBIDEXSA, S.A.U, (Extremadura Palacios de Congresos) se guarda el derecho a cobrar un plus por el uso
de instalaciones y ampliación del horario del personal.

Si el PROMOTOR decidiera llevar a cabo doble función o el uso de más jornadas, habría que proceder al
reajuste de dichos cargos.

Los Palacios de Congresos de Extremadura tienen contratados los servicios de seguridad, limpieza y
asistencia técnica. Si el evento organizado por el PROMOTOR requiere esos servicios, deberá utilizar
necesariamente los que prestan las empresas adjudicatarias de las concesiones de los mismos. Será
GEBIDEXSA, S.A.U, (Extremadura Palacios de Congresos) el que facture esos servicios.

(2) No se contemplan en la cuantía de la contratación y facturación los conceptos referentes a líneas

adicionales de RDSI o similares, personal de sala, azafatas, servicio de orden, personal de carga y
descarga, servicio de taquilla, portero, pegada de carteles, servicio de catering, regiduría, etc., servicios
cuyo alquiler y contratación son competencia del PROMOTOR.

En el caso del Palacio de Congresos de Badajoz, si se tratara, de un concierto o espectáculo, el

PROMOTOR deberá disponer de un mínimo de TRES acomodadores para la atención de los asistentes,
así como contar con un mínimo de DOS porteros y UN taquillero ( en el caso de utilizar este servicio)
Palacio de Congresos de Cáceres, y si se tratara, igualmente, de un concierto o espectáculo, el
PROMOTOR deberá disponer de un mínimo de CUATRO acomodadores para la atención de los
asistentes, así como contar con un mínimo de DOS porteros y UN taquillero ( en el caso de utilizar este
servicio)
De la misma forma, y en el caso del Palacio de Congresos de Mérida, y si se tratara, igualmente, de un
concierto o espectáculo, el PROMOTOR deberá disponer de un mínimo de CUATRO acomodadores para
la atención de los asistentes, así como, contar con un mínimo de UN portero y UN taquillero( en el caso
de utilizar este servicio)
En el caso del Palacio de Congresos de Plasencia, y si se tratara, igualmente, de un concierto o
espectáculo, el PROMOTOR deberá disponer de un mínimo de CUATRO acomodadores para la atención
de los asistentes, así como contar con un mínimo de UN portero y UN taquillero ( en el caso de utilizar
este servicio)

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En el supuesto de que el PROMOTOR precisara contratar servicios de catering, estará obligado a que lo
realice con las empresas de catering que suministren a los Palacios de Congresos por este servicio si
GEBIDEXSA, S.A.U, (Extremadura Palacios de Congresos) lo tuviese contratado.

(3) A la firma del presente documento de Reserva, el PROMOTOR, deberá efectuar un ingreso en
concepto de ENTREGA A CUENTA por importe del 25% del presupuesto + IVA. Si el PROMOTOR no
realizara el evento objeto de la presente reserva, además de los daños y perjuicios que correspondieran,
perderá la cantidad entregada en concepto de ENTREGA A CUENTA. En caso de cancelación del evento
debe comunicarse con un mínimo de 8 días naturales, mediante comunicado oficial donde se refleje:
motivo de cancelación, método de devolución de entradas y contacto de atención al cliente, así como
nota de prensa informando de dicha cancelación, si lo estiman oportuno.

Para toda cancelación se ofrecerá una fecha alternativa para la celebración de este evento, que tiene
que aparecer fijada en la comunicación de esta cancelación, debiendo ser el mismo espectáculo y centro
de celebración.

Si el motivo de la cancelación viene por parte de GEBIDEXSA, S.A.U, (instalaciones, problemas

técnicos...) se devolverá el ingreso integro de la transferencia realizada.

Si el PROMOTOR realizara el evento, la cantidad entregada en concepto de ENTREGA A CUENTA, se

considerará parte del pago del precio pactado, por lo que deberá ingresar a GEBIDEXSA, S.A.U,
(Extremadura Palacios de Congresos) el resto del importe acordado más el IVA correspondiente, todo
ello con anterioridad a la celebración del evento.

El PROMOTOR, deberá remitir a GEBIDEXSA, S.A.U, (Extremadura Palacios de Congresos) tanto el

justificante de pago de la ENTREGA A CUENTA como el del resto del pago hasta llegar al total de la
cuantía de la reserva, que debe efectuarse 10 días naturales antes de la celebración del mismo.

(4) En el caso de que GEBIDEXSA, S.A.U, (Extremadura Palacios de Congresos) solicitara algún pago
previo a la celebración del evento, y este pago no se produjera por parte del PROMOTOR, se dará por
anulada la reserva de los espacios y se podrán ofrecer a otros clientes.

En tanto no se efectúe la firma y devolución del presente documento a GEBIDEXSA, S.A.U. (Extremadura
Palacios de Congresos), así como la cuantía en concepto de ENTREGA A CUENTA o lo acordado en el
punto (4) de este documento, el PROMOTOR no podrá realizar ninguna actuación referente al evento, ni
hacer efectiva la venta de entradas.

(5) En caso de que no se contrate la totalidad de las salas de los palacios de congresos, la dirección de
los mismos se reserva la facultad de contratar con otros clientes las salas y espacios restantes de los
recintos que no hayan sido reservadas para celebrar otros eventos simultáneamente, siempre que no
interfiera la labor del evento objeto de esta reserva.

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(6) Por razones protocolarias institucionales, GEBIDEXSA, S.A.U, (Extremadura Palacios de Congresos)
hará uso de 10 entradas del patio de butacas por cada uno de los recintos usados y cada una de las
funciones a realizar, en el caso de tratarse de un concierto o espectáculo.
En el caso del Palacio de Congresos de Badajoz, se reservarán de la Fila 10. En el caso del Palacio de
Congresos de Cáceres, el promotor facilitará al recinto las 10 entradas correspondientes a las butacas
impares de la Fila 21. Para el Palacio de Congresos de Mérida, el promotor dispondrá para el recinto las
10 entradas correspondientes a las butacas 5 a 14 de la Fila 9. En el caso de Plasencia,el promotor
dispondrá para el recinto las 10 entradas correspondientes a las butacas centrales de la Fila 6 y Fila 7.

(7) GEBIDEXSA, S.A.U, (Extremadura Palacios de Congresos), previo acuerdo con el PROMOTOR,podrá
llevar a cabo acciones de carácter comercial y promocional con empresas y/o entidades coincidiendo
con los días del evento, haciendo uso, para ello, de las zonas comunes de los recintos.

(8) El PROMOTOR no podrá ceder, subarrendar o transferir todos o parte de sus derechos adquiridos
con GEBIDEXSA, S.A.U, (Extremadura Palacios de Congresos)sin autorización previa por parte de éste
último.

(9) El PROMOTOR se compromete a observar las normas vigentes sobre seguridad y, en especial, las que
se refieren a la capacidad máxima de las salas, salidas de emergencia y medidas contra incendios. Para
ello, GEBIDEXSA, S.A.U, (Extremadura Palacios de Congresos) pone a su disposición el plan de
autoprotección del centro. En ningún caso podrán introducirse en los edificios materiales inflamables,
pirotécnicos e instalar objetos que bloqueen o dificulten las salidas de las salas. Igualmente, no podrán
utilizarse máquinas de humo en el escenario ni en ninguna otra dependencia de los recintos.

El PROMOTOR se compromete a exigir tanto a los técnicos y montadores, así como a los artistas
participantes en el evento, a observar las normas vigentes sobre la prohibición de fumar en todo el
recinto, incluyendo la zona de camerinos. Ley 42/2010, de 30 de diciembre, por la que se modifica la Ley
28/2005, de 26 de diciembre, de medidas sanitarias frente al tabaquismo y reguladora de la venta, el
suministro, el consumo y la publicidad de los productos del tabaco.

La no observancia de estas normas puede provocar, entre otras consecuencias, la activación del sistema
de alarmas y el consiguiente desalojo de las instalaciones, con las consecuencias que dicha situación
puede ocasionar, siendo responsable de todo ello el PROMOTOR.

En el caso de que el sistema de alarmas detecte la presencia de humo en la zona de camerinos o en

cualquier otra zona usada por artistas, técnicos y montadores, y ello provoque la activación del sistema
de alarmas y el desalojo de las instalaciones, GEBIDEXSA, S.A.U, (Extremadura Palacios de Congresos) se
guarda el derecho a emprender cuantas acciones, incluidas las judiciales, que a su derecho interese.

(10) El PROMOTOR se compromete a facilitar a la dirección de GEBIDEXSA, S.A.U, (Extremadura Palacios

de Congresos), como mínimo dos semanas antes del comienzo del evento, información concreta y

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completa del mismo, con indicación de los horarios de utilización de cada espacio, y cualquier otro dato
que se considere de interés para que el evento se desarrolle satisfactoriamente para ambas partes.

(11) El PROMOTOR se compromete también a permitir la adopción de cuantas medidas de control de

seguridad fueran establecidas por las autoridades competentes del Ministerio del Interior o por la
Dirección de GEBIDEXSA, S.A.U., con ocasión de la celebración de actos que por su carácter así lo exijan.

(12) El PROMOTOR se obliga a solicitar a los organismos competentes que correspondan la autorización
para la celebración del evento. En esa autorización vendrá reflejada, si así lo considera dicho organismo,
la necesidad de contratar seguridad privada extraordinaria. En el caso de que hubiera que efectuar dicha
contratación, los costes que genere la misma correrán a cargo del PROMOTOR. El incumplimiento de lo
anterior, será responsabilidad exclusiva del PROMOTOR, quien asumirá cuantas consecuencias se
deriven de tal incumplimiento.

(13) El PROMOTOR se obliga tanto él como las personas físicas o jurídicas con las que subcontrate los
servicios de montaje de toda clase de instalaciones, la estricta observancia de la legislación en materia
de seguridad y salud en el trabajo, respondiendo de los daños y perjuicios que pudieran causarse por
accidente en el que intervenga culpa o negligencia, así como el cumplimiento de la normativa vigente en
materia de prevención de riesgos laborales. A tal efecto el PROMOTOR debe contratar un seguro de
responsabilidad civil, debiendo acreditar el correspondiente justificante de pago, así como certificado de
la Compañía Aseguradora.

En el caso de tratarse de un espectáculo o concierto,el PROMOTOR deberá contar con la documentación

legal pertinente que permita la celebración del evento, la cual podrá ser solicitada por GEBIDEXSA
(Extremadura Palacios de Congresos)

(14) El personal dependiente del PROMOTOR, o aquel que pudiera contratar para la realización del
evento, será de su exclusiva responsabilidad a todos los efectos, y especialmente en lo referente a las
obligaciones derivadas de la seguridad social, hacienda pública, cumplimiento de la normativa referente
a seguridad y salud laboral y prevención de riesgos, debiendo acreditar, en cualquier momento que se le
exija por parte de GEBIDEXSA, S.A.U, (Extremadura Palacios de Congresos), el cumplimento de dichas
obligaciones, siendo causa de resolución contractual el incumplimiento de lo expresado en esta cláusula.

(15) El PROMOTOR, siempre y cuando el evento lo requiera, deberá estar en posesión de las
correspondientes autorizaciones, licencias o permisos de los autores y/o de las entidades de gestión de
derechos correspondientes y de otros titulares de derechos de propiedad intelectual reconocidos por
ley, eximiendo a GEBIDEXSA, S.A.U. (Extremadura Palacios de Congresos) de toda responsabilidad al
respecto. De igual forma y en relación con lo anterior, le corresponderá al promotor y/o organizador del
evento tanto el satisfacer las cantidades que de la gestión de derechos se deriven, como la
responsabilidad que, de toda índole, se deriven de su incumplimiento, eximiendo expresamente a
GEBIDEXSA, S.A.U. tanto de las obligaciones como de las responsabilidades expresadas.

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El PROMOTOR, autoriza a GEBIDEXSA, S.A.U. (Extremadura Palacios de Congresos) a facilitar los datos
necesarios a las entidades de gestión, sin que ello implique una actuación de intermediación.

(16) Si el PROMOTOR instalara dentro del recinto del Palacio de Congresos un punto de venta de
entradas y/o taquilla, este hecho deberá ser conocido por GEBIDEXSA, S.A.U, (Extremadura Palacios de
Congresos) y será de exclusiva responsabilidad del PROMOTOR tanto el personal que lo gestione como
todo aquello que pueda albergar en el mismo y su contenido, incluido el efectivo. En ningún caso será
GEBIDEXSA, S.A.U. (Extremadura Palacios de Congresos) responsable de los daños, robos, extravíos,
etc….que pudieran ocasionarse y/o producirse.

(17) Será por cuenta del PROMOTOR tener a disposición de los usuarios las correspondientes Hojas de
Reclamaciones, no asumiendo GEBIDEXSA, S.A.U. (Extremadura Palacios de Congresos) responsabilidad
alguna al respecto, por ser responsabilidad exclusiva del PROMOTOR tanto las reclamaciones que se
deriven del evento, como de los servicios contratados para el mismo. Debiendo tener dichas hojas
durante la celebración del evento para posibles quejas o reclamaciones.

(18) El PROMOTOR deberá de estar al corriente de pago del IAE, Seguridad Social, Agencia Tributaria y
Comunidad Autónoma, así como de cualquier otra que le correspondieran. Dicha documentación podrá
ser requerida, en cualquier momento, por parte de GEBIDEXSA, S.A.U, (Extremadura Palacios de
Congresos)
En el supuesto de que el PROMOTOR no cumpliera con lo estipulado en este apartado, GEBIDEXSA,
S.A.U, (Extremadura Palacios de Congresos) podrá anular y/o rescindir la presente reserva.

(19) GEBIDEXSA, S.A.U. (Extremadura Palacios de Congresos) en cumplimiento de la Ley Orgánica de

Protección de Datos personales y garantía de los derechos digitales(Ley 3/2018), es responsable de un
fichero de datos en el que se encuentran incluidos los datos de sus clientes y proveedores. Los derechos
de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrán ser ejercidos por el interesado en los términos
incluidos en la referida normativa. Los datos serán tratados de manera lícita, leal y transparente y de tal
manera que se garantice una seguridad adecuada de los mismos. Los datos personales no se cederán a
terceros salvo en los casos en que exista una obligación legal. El cliente queda informado del derecho a
acceder a sus datos personales, rectificar los datos inexactos o solicitar su supresión cuando los datos ya
no sean necesarios.
Los interesados podrán ejercitar dichos derechos, dirigiéndose a GEBIDEXSA, S.A.U., mediante correo
electrónico a la dirección dpd@gebidexsa.es.

(20) GEBIDEXSA, S.A.U.(Extremadura Palacios de Congresos) no se responsabiliza de los daños que se

produzcan por incendio, robo, desperfectos de material, accidentes que puedan sufrir los visitantes o
productos expuestos en las exposiciones, antes, durante y después del evento, cuando los mismos sean
imputables a la citada sociedad.

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(21) El PROMOTOR deberá satisfacer el importe de la reparación de todos los desperfectos ocasionados
en las instalaciones, mobiliario u otro material del Palacio de Congresos con motivo de las acciones u
omisiones en que incurran tanto él mismo, como sus proveedores

22) Normas de montaje y desmontaje:

- Queda prohibido fumar, comer y beber en las zonas donde se realicen montajes y desmontajes.

- No se permite la colocación de carteles, pancartas, etc. en las paredes, suelos, techos o columnas del Palacio ni
en los muebles de madera. Debiendo de traer la empresa de montaje la estructura necesaria para su sujeción.

- Queda prohibido modificar de cualquier modo las instalaciones del Palacio, no estando permitido pintar, fijar
tacos, hacer taladros, como tampoco colgar o sostener letreros, marcos, dibujos o cualquier objeto en paredes o
techos.

- Se cuidará que la entrada de material no dañe las instalaciones.

- Cuando se realicen instalaciones de cableados en el edificio, deberán seguirse las indicaciones del personal del
Palacio. Al finalizar el evento, la empresa organizadora tendrá que desmontar y retirar la totalidad de cables,
cintas adhesivas, etc. que se hayan instalado.

- En los desmontajes, no está permitido que queden restos de material usado ni basura.

- No está permitido tapar ni obstaculizar bocas de agua contra incendios, extintores y pulsadores de alarmas.

- La circulación de personal de montaje y desmontaje deberá limitarse a las zonas específicas de trabajo

- El montaje y desmontaje de las salas de reunión y exposición, o de cualquier otro espacio ocupado por el
PROMOTOR, se desarrollará dentro de las fechas y horarios contratados. El personal del recinto indicará los
lugares de entrada y salida de material, así como el horario de trabajo.

- El Palacio de Congresos realizará las funciones de inspección y control de los trabajos de montaje y desmontaje,
así como de identificación del personal, pudiendo invitar a abandonar el palacio a quién no se acredite
oportunamente.

- En ninguna circunstancia se admitirá el uso o transporte dentro del Palacio de congresos de gasolina, acetileno,
petróleo o cualquier material inflamable.

- En el caso de que el PROMOTOR procediera al desmontaje después de finalizado el plazo de tiempo especificado
en el presente Contrato, deberá abonar al Palacio de Congresos el alquiler de los espacios ocupados durante el
desmontaje, de acuerdo con las tarifas oficiales

- La carga y descarga de materiales, así como el montaje del acto será siempre por cuenta del PROMOTOR (ver
documento anexo carga y descarga según el centro)

- En el caso de recogida de material después del desmontaje, el material debe estar perfectamente empaquetado
y etiquetado y sujeto a los horarios del palacio de congresos para la recogida de dicho material.
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(23) Normas de pago: se ha de realizar dentro de los plazos que en la primera página del contrato se
estipulen.

Transferencia bancaria:
GEBIDEXSA, S.A.U. (Extremadura Palacios de Congresos)
C/ Benito Arias Montano, 1.
06800 Mérida
CIF: A06459341
Nº: ES19 2103 8559 9900 3000 0513

Se especificará: nombre del ordenante, evento, y fechas que comprende el mismo.

En caso de no efectuarse los pagos en los plazos establecidos, el Organizador y/o PROMOTOR perderá
todos los derechos sobre la/s sala/s o espacio/s, pudiendo GEBIDEXSA, S.A.U, (Extremadura Palacios de
Congresos) cederlas a otra empresa o disponer de ellas para uso propio.

El PROMOTOR declara conocer y someterse expresamente a las condiciones generales establecidas en el

presente documento, así como a las normas de pago. Igualmente, autoriza a GEBIDEXSA, S.A.U.
(Extremadura Palacios de Congresos)a la difusión del evento (página Web y soportes audiovisuales del
centro, agendas culturales de medios regionales), si así lo considera oportuno, a partir de la fecha.

En ……….…………………..…, a ………..de ……………….………de 20…..

Nombre:
NIF / DNI: