Manual de Consultas Helisa

Instrucciones CQHelisa
Complements Queries Helisa

(CQHelisa-V006)
Tabla de contenido
1. GENERALIDADES ..................................................................................................... 5
1.1. Requerimientos Mínimos ..................................................................................... 6
1.1.1. Controladores ODBC .................................................................................... 6
1.1.2. Requerimientos de Microsoft Office .............................................................. 6
1.1.3. Requerimientos de Microsoft Excel............................................................... 6
1.2. Otras consideraciones ......................................................................................... 7
1.2.1. Acerca del complemento .............................................................................. 7
1.2.2. Ficha “Consultas Helisa” ............................................................................... 8
2. PROCESO DE INSTALACIÓN ................................................................................. 11
3. USO DEL COMPLEMENTO ..................................................................................... 15
3.1. Grupo: “Configuraciones”................................................................................... 15
3.1.1. Botón “Configuraciones” ............................................................................. 16
3.1.1.1. Rutas principales ................................................................................. 16
3.1.1.2. Empresas ............................................................................................ 24
3.1.1.3. Colecciones ......................................................................................... 30
3.1.1.4. “Diseño De Consultas”......................................................................... 33
3.1.1.5. Avanzada ............................................................................................ 41
3.1.1.6. Información General ............................................................................ 47
3.2. Grupo: “General” ............................................................................................... 48
3.2.1. Tablas del sistema ...................................................................................... 49
3.2.2. Consultas ................................................................................................... 54
3.2.2.1. Pestaña condiciones............................................................................ 57
3.2.2.2. Pestaña Importar Datos: ...................................................................... 61
3.2.2.3. Pestaña Validaciones: ......................................................................... 68
3.2.2.4. Pestaña Campos personalizados ........................................................ 69
3.2.3. Modelo De Datos ........................................................................................ 77
3.2.4. Otros Orígenes ........................................................................................... 82
3.2.4.1. Desde el modelo de datos ................................................................... 83
3.2.4.2. Desde el modelo de consolidación ...................................................... 84
3.2.4.3. Desde el asistente de tablas dinámicas ............................................... 85
Página 2 de 199
3.2.4.4. Desde cualquier tabla del libro ............................................................. 89

3.2.5. Funciones ................................................................................................... 95
3.2.5.1. Funciones Helisa ................................................................................. 95
3.2.5.2. Otras Funciones ................................................................................ 100
3.2.5.3. Actualizar vínculos ............................................................................. 107
3.2.5.4. Recalcular Funciones ........................................................................ 108
3.2.5.5. Modo de calculo ................................................................................ 109
3.3. Grupo: “Actualizar”........................................................................................... 110
3.3.1. Actualizar tablas del libro .......................................................................... 110
3.3.2. Actualizar tabla activa ............................................................................... 111
3.4. Grupo: “Bucles” ............................................................................................... 113
3.4.1. Atributos de Excel ..................................................................................... 115
3.4.1.1. Crear Hojas ....................................................................................... 115
3.4.1.2. Listar Hojas ....................................................................................... 116
3.4.1.3. Listar Libros ....................................................................................... 116
3.4.1.4. Listar Archivos ................................................................................... 117
3.4.2. Cambiar .................................................................................................... 118
3.4.3. Propiedades de las Hojas ......................................................................... 119
3.4.4. Personalizados ......................................................................................... 121
3.4.4.1. Informes en serie ............................................................................... 122
3.4.4.2. Temporizador .................................................................................... 133
3.4.4.3. Combinar correspondencia ................................................................ 142
3.5. Grupo: “Libros” ................................................................................................ 146
3.5.1. Plantillas predeterminadas........................................................................ 148
3.5.1.1. Contables .......................................................................................... 148
3.5.1.2. Financieros ........................................................................................ 149
3.5.1.3. Fiscales ............................................................................................. 149
3.5.1.4. Gestión De Cartera ............................................................................ 149
3.5.1.5. Gestión De Ventas ............................................................................ 149
3.5.1.6. Informes DANE.................................................................................. 149
3.5.1.7. Inventarios ......................................................................................... 150
3.5.1.8. P_Combinar Correspondencia ........................................................... 150
3.5.1.9. P_Tableros ........................................................................................ 150
3.5.2. Plantillas definidas por el usuario.............................................................. 151
Página 3 de 199
3.5.3. Configuración de las plantillas .................................................................. 152

3.6. Grupo: “Análisis” .............................................................................................. 162
3.6.1. Tipo circular .............................................................................................. 162
3.6.2. Gráfico de Gantt ....................................................................................... 163
3.7. Grupo: “CQHelisa” ........................................................................................... 164
3.7.1. Ayuda ....................................................................................................... 164
3.7.2. Instrucciones ............................................................................................ 165
3.7.3. Autorizar ................................................................................................... 166
3.7.4. Conexión Remota ..................................................................................... 167
3.7.5. Programador............................................................................................. 168
3.7.6. Acerca de… .............................................................................................. 168
3.8. Grupo: “Menú Contextual” ............................................................................... 170
3.8.1. Menú contextual tabla dinámica ............................................................... 171
3.8.1.1. Información de la consulta ................................................................. 171
3.8.1.2. Mas opciones de la tabla dinámica .................................................... 172
3.8.1.3. Pegado especial CH .......................................................................... 186
3.8.2. Menú contextual tabla Objeto ................................................................... 188
3.8.2.3. Mover a la izquierda .......................................................................... 189
3.8.2.4. Mover a la derecha ............................................................................ 189
3.8.3. Menú contextual general .......................................................................... 191
3.8.3.3. Traductor ........................................................................................... 192
3.8.3.4. Insertar imagen de la empresa .......................................................... 193
3.8.3.5. Resumir con tabla dinámica............................................................... 194
4. GLOSARIO ............................................................................................................. 195
Página 4 de 199
CQHelisa - Complements Queries Helisa

Complemento de consultas de la base de datos Helisa.
1. GENERALIDADES
Un complemento de Excel es un archivo con características específicas, que adiciona
ciertas funcionalidades a la herramienta y permite al usuario emplearlas para uno o
todos los libros abiertos.
La mayor parte de los atributos del complemento no son visibles para el usuario, pero
al estar abierto mejoran la funcionalidad de las hojas de cálculo.
Este complemento se conecta a la base de datos de Helisa (Helisa NI, Helisa Propiedad
Horizontal, Helisa Recurso Humano, Helisa Gourmet) y genera informes de acuerdo a
los parámetros establecidos por el usuario.
La conexión de Excel a la base de datos de Helisa es posible mediante el uso de un
controlador llamado “Firebird”.
La información se encuentra almacenada en cada una de las bases de datos del
software Helisa, el Firebird ODBC se encarga de leer esos datos que están en lenguaje
de programación de Delphi y los convierte en un lenguaje que puede ser leído por visual
Basic, el cual a su vez se encarga de colocar la información en una hoja de cálculo de
Microsoft Excel.
Página 5 de 199
1.1. Requerimientos Mínimos
Para poder utilizar el complemento “Consultas Helisa” en el ordenador del usuario, el

sistema debe cumplir con tres requisitos:
• Tener instalado el Firebird ODBC

• Tener Microsoft Office en versión de 32 bits
• Tener instalado Microsoft Excel en versión 2010 o superior
1.1.1. Controladores ODBC
Microsoft Excel se puede conectar a la base de datos “HELISA” mediante un sistema

de administración de base de datos relacional, llamado Firebird o Postgree
dependiendo del tipo de base de datos de la cual se quiera extraer información.
Para poder realizar la debida conexión a la base de datos se hace necesario revisar si
la versión del Firebird ODBC es la misma en la cual se fundamenta la base de datos de
Helisa, en consecuencia, se requiere instalar Firebird ODBC 2.5 o Firebird ODBC 3.0
dependiendo de la versión de la base de datos de Helisa.
Lo anterior aplica para la mayoría de las bases de datos del Software Helisa, sin
embargo, existe otra base de datos que no se puede leer mediante el Firebird ODBC,
sino que se lee mediante otro controlador llamado Posgree, la base de datos a la cual
se hace relación es Helisa Gourmet.
1.1.2. Requerimientos de Microsoft Office
La información del software Helisa se encuentra almacenada en una base de datos de

Firebird Project, que ha sido compilada en una arquitectura de 32 bits, Microsoft office
por medio de sus aplicaciones como Microsoft Access o Microsoft Excel puede leer la
información de las bases de datos de Helisa siempre que la versión de office se
encuentre en la misma arquitectura.
En resumen, Microsoft office debe estar en una versión de 32 bits para poder leer la
información de las bases de datos de Helisa.
1.1.3. Requerimientos de Microsoft Excel
El CQHelisa es un complemento desarrollado en Microsoft Excel y Visual Basic para

aplicaciones, cuyas características y atributos son compatibles con versiones iguales o
Página 6 de 199
superiores a Excel 2010. Para versiones anteriores como Excel 97, Excel 2000, Excel
2003 o Excel 2007, pueden presentarse errores al ejecutar las automatizaciones.
Una de las principales mejoras en la funcionalidad que se incorporó a Microsoft Excel
2010 fue el uso de la segmentación de datos, que permiten filtrar ítems en un campo
especifico de una tabla dinámica o una tabla de Excel, El complemento CQHelisa
(Consultas Helisa) trabaja especialmente con estos slicers, es por ello, que requiere de
esta propiedad para su correcto funcionamiento.
1.2. Otras consideraciones
1.2.1. Acerca del complemento
Proceda a abrir Microsoft Excel y verificar si el complemento aparece adicionado en la

cinta de opciones, siempre debe aparecer ubicado en la parte superior derecha con el
nombre “Consultas Helisa”, tal como se muestra en la siguiente imagen:
Si el complemento no aparece adicionado en las pestañas del libro, siga los pasos
descritos a continuación:
• Archivo
• Opciones
• Complementos
• Administrar complementos de Excel
• Ir
• Examinar
• Y seleccione la ruta donde se encuentra el archivo
Recuerde que debe seleccionar el libro que dice “CQhelisa” con cualquiera de las
versiones que posea, no es necesario adicionar el complemento o libro “CQConfi”.
Página 7 de 199
El complemento “Consultas Helisa” generalmente está ubicado en la capeta “Mis

documentos” del usuario que está trabajando.
1.2.2. Ficha “Consultas Helisa”
La cinta de opciones de Excel está conformada por las diferentes fichas que a su vez
contienen una serie de comandos que le permiten trabajar en una hoja de cálculo,
dentro de estas fichas se encuentran, Inicio, Insertar, Diseño de página, datos etc., de
igual forma cuando se añade el complemento de Microsoft Excel aparecerá la pestaña
llamada “Consultas Helisa”.
La ficha de “Consultas Helisa” le permite hacer uso de las automatizaciones del

complemento con comandos que se conectan directamente a la base de datos de
Helisa y efectúan tareas repetitivas.
La ficha está compuesta principalmente por los siguientes grupos de comandos:
Grupo de
# acciones y Descripción
comandos
En esta opción existen botones y comandos con los cuales

puede realizar la configuración de las empresas,
1 Básicos
personalización de nombres de estas, configuración del
diseño de los informes, ya sea en tablas dinámicas, en
Página 8 de 199
Grupo de
comandos
tablas tradicionales o tablas objetos, configuración de
colecciones de datos y configuración de otras rutas para
emplear la aplicación de “Helisa tableros”.
Por medio de las opciones integradas en este grupo, podrá

obtener información de las bases de datos de Helisa en
tablas dinámicas, tablas tradicionales, tablas objeto y
2 General
funciones, además de esto podrá obtener otro tipo de
información que esta almacenada en Excel, como por
ejemplo consolidación de informes, combinación de
consultas y uso de otras funciones.
Los botones que se incluyen en este grupo le permitirán
3 Actualizar actualizar los datos de una tabla activa o todas las tablas
del libro que fueron creadas mediante el complemento.
En este grupo de comandos podrá encontrar botones que

ejecutan tareas repetitivas dentro de Microsoft Excel, tales
tareas repetitivas pueden ser crear hojas, listar el nombre
4 Bucles
de estas, listar el nombre de los libros abiertos, obtener una
lista de los archivos que están en una carpeta, cambiar el
tipo de letra de un rango de Excel etc.
5 Libros Son los formatos y plantillas que se pueden utilizar por el

usuario, estos formatos son los que se incluyen de forma
Página 9 de 199
Grupo de
comandos
predeterminada en el complemento “Consultas Helisa” y
algunos de ellos los que crea y parametriza el usuario.
Con este grupo de comandos se analizan los datos
6 Análisis
mediante diferentes tipos de gráficos.
Es el conjunto de comandos y botones donde se autoriza

el complemento, se accede a los manuales de usuario y se
7 CQHelisa
visualizan los cambios entre las versiones del
complemento.
Los menús contextuales son aquellos que aparecen al dar

Menú
8
Contextual click derecho sobre cualquier celda de Microsoft Excel.
Página 10 de 199
2. PROCESO DE INSTALACIÓN
El complemento de “Consultas Helisa” puede ser utilizado para leer las bases de datos
que están en diferentes versiones, se pueden obtener datos de tablas que están en
Firebird Project 2.5 y Firebird Project 3.0.
A partir de la versión 4.0.0.0 de “Helisa NI” el complemento queda instalado y

adicionado a Microsoft Excel en el proceso de instalación, por lo tanto, no corresponde
adicionar el complemento ni ejecutar ningún otro programa para hacer uso de la
herramienta, sin embargo, si se debe autorizar o habilitar al equipo para que use este
archivo.
La persona que instala el programa se encarga de autorizar (Habilitar) al equipo para

utilizar el complemento, para ello debe ir a la Ficha “Consultas Helisa”, Botón “Consultas
Helisa” y dar click en el botón que dice “Autorizar”
Para poder autorizar o habilitar el complemento (Es decir la primera vez en la cual utiliza
el archivo) debe estar conectado a internet, si se encuentra conectado a una red de
internet aparecerá el siguiente formulario:
Página 11 de 199
Si la primera vez que utiliza esta opción no está conectado a internet le aparece el
siguiente mensaje:
Una vez haya Ingresado la contraseña asignada por parte de Proasistemas S.A., y si la
contraseña esta activa le aparece el siguiente mensaje:
Página 12 de 199
Inicialmente aparecerá que el equipo esta deshabilitado para utilizar el complemento,

por lo tanto, debe proceder a conceder la respectiva autorización, dando click en el
botón “Habilitar”
Le aparece el siguiente mensaje indicando que el equipo quedo autorizado o habilitado

para usar el complemento (Tanto el campo “PC Actual” Como el campo “PC Autorizado”
deben tener el mismo serial o código, esto significa que el equipo ya está habilitado).
Página 13 de 199
Página 14 de 199
3. USO DEL COMPLEMENTO

A continuación, se explica las acciones y automatización que realizan cada uno de los
comandos o botones que se encuentran dentro de la ficha “Consultas HELISA” de la
cinta de opciones de Microsoft Excel.
Para mayor claridad, la explicación se realiza por grupo de botones o comandos.
3.1. Grupo: “Configuraciones”
Para poder utilizar el complemento de “Consultas Helisa” se realizan dos tipos de

configuraciones:
• la primera se refiere a la configuración de las bases de datos y empresas, lo cual

es de carácter obligatorio para poder extraer información del programa Helisa.
• El otro tipo de configuración hace referencia a la visualización de los datos, es
por ello que el usuario podrá optar por configurar o no estas opciones de acuerdo
a sus preferencias.
Las configuraciones se encuentran dentro de la ficha “Consultas Helisa” de la cinta de

opciones de Microsoft Excel, en la primera sesión (parte superior izquierda) se
encuentra un grupo de comandos llamados “Configuraciones” y dentro de ese grupo
hay un botón de comando llamado “Configuraciones”, por medio del cual se podrán
realizar todas las parametrizaciones del complemento.
A continuación, se describen cada una de las opciones del complemento referente a

las configuraciones:
El grupo configuración está compuesto únicamente por un botón en el cual se realiza

la mayor parte de la parametrización del complemento, esta configuración es obligatoria
para poder empezar a utilizar el complemento.
Página 15 de 199
3.1.1. Botón “Configuraciones”
El botón de configuraciones abre un formulario o cuadro de dialogo que

está compuesto principalmente de seis pestañas, “Rutas principales”,
“Empresas”, “Colecciones”, “Consultas”, “Avanzada” e “Información
Adicional”.
3.1.1.1. Rutas principales
En las rutas principales puede relacionar la ruta o ubicación donde se encuentran cada
una de las bases de datos del software Helisa, puede relacionar una ruta o ubicación
diferente para cada una de las bases de datos a las cuales tenga acceso.
Página 16 de 199
Cada vez que el Mouse recorra el campo de la ruta aparecerá un cuadro en la parte
derecha del formulario, el cual le ayudara a explorar las carpetas de Windows
mostrándole solo los archivos y/o bases de datos que coinciden con las extensiones
que maneja el software contable HELISA.
Las extensiones son:
• Para el módulo administrativo y de gestión: HGW

• Para las bases de datos de nómina: NGW
• Para las bases de datos de propiedad horizontal: PHP
Para poder conectarse correctamente a las bases de datos de Helisa (Mediante Firebird
ODBC) tenga en cuenta lo siguiente:
Escenario Observación
Una base de datos local Disco:\Ruta archivos
Página 17 de 199
Una red Local NombreServidor:Disco:\Ruta Archivos
En cada uno de los campos puede explorar las carpetas de Windows o simplemente,
si conoce la ruta puede digitarla.
En caso de que este trabajando con el software Helisa que fue instalado en el equipo
local o en un equipo servidor, puede dar click en el botón “Opciones Predeterminadas”
y le aparecerán por defecto las ubicaciones de las bases de datos a las cuales tenga
acceso, en caso de que quiera usar otras bases de datos que se encuentran en otras
ubicaciones específicas, desactive nuevamente esta opción y búsquelas o digítelas.
Guarde las ubicaciones y los demás cambios realizados en este cuadro de dialogo
usando el botón “Guardar”.
Página 18 de 199
Una vez haya diligenciado o explorado las carpetas y seleccionado las ubicaciones
donde se encuentran las bases de datos, puede dar click en el botón “Comprobar”
para verificar si el controlador “Firebird” se está conectando satisfactoriamente con cada
uno de los archivos de HELISA.
Si la comprobación fue satisfactoria aparecerá el siguiente mensaje
Si existe algún archivo que no pudo ser leído o no se fue posible acceder a alguna
ubicación debido a que allí no se encuentra ningún archivo de Helisa, se mostrara un
mensaje indicándole por qué no se está leyendo la base de datos:
Página 19 de 199
Es posible que haya digita de forma incorrecta algunas rutas o ubicaciones, cuando de
click en el botón de ayuda aparecerá un formulario en el cual se muestra la forma de
cómo deben ser digitadas las rutas para poder ser leídas por el controlador de
dispositivo “Firebird”
El formulario que aparece es el siguiente, seleccione la opción que se ajusta a sus

necesidades.
Página 20 de 199
De igual forma si ha verificado las rutas y la comprobación arroja errores, puede conocer
el error de forma específica mediante la conexión de un “DNS” del Firebird, para esto
seleccione el botón con icono de “Firebird”
Se abrirá un cuadro de dialogo de administración de origen de datos, donde se realiza

de forma manual la respectiva configuración, de click en el botón “Agregar”
Página 21 de 199
De click sobre el controlador “Firebird”
Página 22 de 199
Realice la configuración del ODBC con los datos correspondientes de Helisa.
Recuerde que estos últimos pasos solo se realizan si la comprobación de las rutas
arrojo algún tipo de error.
En ocasiones se pueden presentar algunos casos como los siguientes:
• Se puede abrir un libro de Microsoft Excel y aparecer un mensaje en el cual se

indica que “CQHelisa” ha sido abierto más de una vez, o que la ruta del archivo
pudo ser modificado.
• Se puede presentar el caso que haya hecho consultas a la base de datos de
HELISA desde el complemento y al adicionar algunos parámetros para los
informes se presentaron errores.
Página 23 de 199
• Se desactivo el click derecho de Mouse y no puede utilizar las opciones que

Excel tiene para los diferentes menús contextuales.
• Excel se puso algo lento.
Para estos casos puede dar click en el botón “Depurar” para corregir las conexiones
existentes, liberar memoria en Microsoft Excel, y activar el click derecho del mouse.
Cuando se ejecuta este botón aparecerá el siguiente mensaje de confirmación:
3.1.1.2. Empresas
Una vez haya configurado las rutas de las bases de datos, puede cargar el nombre de
las empresas que se encuentran en cada una de ellas, diríjase a la pestaña “Empresas”
para continuar con la configuración del complemento.
En la pestaña empresas se encuentra la información correspondiente al código de la

empresa, el Nit, el nombre o razón social y el último año con información de cada una
de las bases de datos (Administrativo, Activos fijos, Propiedad Horizontal y Nomina
“Recurso humano”).
Página 24 de 199
Puede dar click en el botón “Actualizar” Para que el complemento liste la información
de cada una de las rutas y relacione en pantalla las empresas por cada uno de los
módulos.
Las empresas que se encuentran en cada una de las bases de datos (módulos) se
visualizan en cada una de las subpestañas de la pestaña “Empresas”.
El orden en que se visualice la información en este formulario será el mismo orden en

que se mostrara en cada una de las consultas, por ejemplo si tenemos empresas de la
Página 25 de 199
uno a la diez, y generalmente usamos la empresa número diez, lo más conveniente

sería cambiar de posición o el orden de esta empresa, para ellos puede hacer uso de
los botones “Arriba” y “Abajo” con ellos podrá desplazar la empresa en la dirección
que lo desee, basta con seleccionar la empresa y dar click en el botón correspondiente
a la acción que quiera llevar a cabo.
De igual forma puede ordenar esos datos dando click sobre el título de cada uno de los
campos, por ejemplo, si se desean ordenar las empresas por año se d click en el título
“Año actual” cada vez que vuelva a ejecutar esta acción el complemento alternara los
datos mostrándolos en orden ascendente y/o descendente.
Si dese borrar una empresa que no utiliza de la lista del cuadro del formulario, de click
en el botón de “Eliminar la empresa”
Las consultas que se realizan en el complemento se relacionan con los nombres de las
empresas (El nombre tal como aparece en la base de datos de Helisa), sin embargo en
ocasiones usted considerara apropiado utilizar un nombre más corto o diferenciar una
empresa de otra colocando un carácter o palabra específica, lo anterior se debe a que
en la base de datos de Helisa pueden existir varias empresas con el mismo nombre y
con el mismo Nit, por lo tanto si se emplea el complemento para traer algunas consultas
de la última empresa, se mostraran los datos de la primera empresa que exista con ese
mismo nombre.
Página 26 de 199
Para dar solución a esta posible inconsistencia, usted podrá personalizar el nombre de
cada una de las empresas, esto lo puede realizar con el botón “Renombrar
Empresas”.
Al dar click se habilitan dos campos que se refieren al nombre anterior de la empresa y
al nuevo nombre que tendrá la misma.
Para este caso se selecciona una de las empresas y automáticamente se relaciona el

nombre en el campo “Nombre anterior”, después de esto se relaciona un nombre
nuevo que no tenga comillas, y se da click en el botón “Guardar”.
Página 27 de 199
En caso de que sean muchas empresas a las cuales se les desea cambiar el nombre,
resultara algo dispendioso realizar el cambio de nombre, empresa por empresa, por lo
tanto, puede dar click en el botón de “Exportar información”
Y la información aparece en un nuevo libro, allí debe proceder a modificar las celdas
que tienen como título “Nombre Definido”.
Página 28 de 199
Una vez haya realizado este procedimiento y estando ubicado en la hoja donde hizo los
cambios de nombres, debe importar esta información a las configuraciones del
complemento, vaya nuevamente a la opción de configuraciones, y en la pestaña de
empresas, click en el botón de “Renombrar Empresas” y posteriormente en el botón
de “Importar Información”.
Para recuperar los nombres originales de las empresas debe dar click en el botón
“Eliminar nombres personalizados de empresas”.
Cada vez que actualice las empresas (que generalmente suele ser de forma anual) o
cuando cree una empresa en el software Helisa, el complemento mantendrá los
nombres personalizados que el usuario le ha dado, a menos que se eliminen esos
nombres con la opción a la que se refiere el párrafo anterior.
Página 29 de 199
3.1.1.3. Colecciones
Las colecciones son un conjunto de elementos que tienen características similares, una
colección se emplea para agrupar varios elementos y así hacer énfasis a la colección y
no a cada uno de los elementos que la conforman.
Una colección puede ser por ejemplo El estado de situación financiera que se conforma
por varios elementos, cuentas de activos, pasivos y patrimonio, también puede ser el
estado de resultados que se conforma de ingresos y gastos, o también el primer
trimestre del año que se compone de los meses de enero, febrero y marzo.
Al dar click en la pestaña de colecciones aparecerán los siguientes cuadros:
Como primera instancia debe crear las colecciones y posteriormente los elementos que
se encuentran dentro de ella.
Página 30 de 199
Para crear un colección digite cualquier nombre en el campo “Cod Colección”, por
defecto el complemento le adiciona un prefijo llamado “COL-“, con esto ya se identifica
que es una “Colección” y que no es la referencia a una celda o un nombre del libro.
debe digitar un nombre para identificar la colección. Dar clic en el botón “Crear”
Y se adicionaran las colecciones al cuadro de lista, en este caso se creó la colección

“ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA” y “ESTADO DE RESULTADOS”,
actualmente estos ítems no tienen elementos, por lo tanto, es necesario adicionarlos.
Para adicionar elementos a una colección, seleccione la colección, digite el elemento y

posteriormente de click en “Adicionar elemento”
Página 31 de 199
Posteriormente guarde los cambios realizados.
Si los datos se encuentran disponibles en una hoja de Excel, puede adicionarlos a la

colección mediante la definición de un rango, por ejemplo, a continuación, se crea una
colección para los terceros que son proveedores de inventarios (De acuerdo a la
empresa). Que se encuentran en el rango “A1” hasta “A20”
Para realizar este proceso primero se crea la colección, posteriormente en el campo de

“Elementos” no se digitan valores, sino que en esta oportunidad se selecciona el rango
“A1:A20” y se da click en el botón de “Definir Colección”, tal como se muestra en la
siguiente imagen y dar click en “Guardar”:
Página 32 de 199
No olvide “Guardar” los cambios cuando se realiza alguna modificación a las

colecciones o a los elementos que la componen
Con los siguientes botones puede adicionar un elemento a la colección, eliminarlo o

guardar las modificaciones realizadas.
3.1.1.4. “Diseño De Consultas”
En la pestaña de “Diseño De Consultas” se muestran las diferentes opciones para la

generación de informes, entre estas opciones se destaca el tipo de objeto que se usara
para presentar la información en la hoja de cálculo.
Página 33 de 199
A continuación, se detallan estas opciones del complemento:
Modifique estos parámetros de acuerdo con sus preferencias.
Existen cinco secciones para la configuración del complemento y la forma como se

visualizan las consultas.
• Seleccione como desea ver los datos en el libro

• Donde desea situar los datos
• Opciones tablas dinámicas
• Opciones tablas (Tablas tradicionales y tablas objeto)
• Opciones generales del complemento
Página 34 de 199
Seleccione como desea ver los datos en el libro
En esta sección se define el tipo de objeto que se utilizara para generar las consultas
en las hojas de cálculo, los tipos de objeto que se pueden emplear son: tabla dinámica,
tabla tradicional y tabla objeto, cada una de ellas tiene características diferentes.
• Tabla dinámica: es un objeto de Microsoft Excel, cuya principal funcionalidad es

el diseño que se le puede dar a la consulta, el complemento genera los datos
que tiene la consulta predeterminada y la tabla dinámica almacena esa
información en la memoria cache, con lo cual el usuario elige solo los campos
que desea analizar y los ubica (Según la preferencia) en los campos de filtros,
filas, columnas y/o valores. Comandos adicionales como las segmentaciones de
datos permiten un mejor análisis de la información de la tabla dinámica.
En la tabla dinámica el usuario puede hacer cálculos adicionales con los campos
de valores, y puede renombrar los títulos de las columnas para una mejor
comprensión de los datos, también puede renombrar algún ítem específico
dentro de la tabla. La actualización de la información mediante el uso del
complemento no elimina las configuraciones o cambios realizados en los ítems,
títulos o campos calculados de la tabla dinámica.
Si la consulta arroja un campo llamado “Cuenta” y el usuario cambia este dato

por “Código”, la información se actualizará, pero el titulo se continuará
conservando para esa misma tabla dinámica.
• Tabla tradicional: La tabla tradicional representa un rango definido en Microsoft

Excel, en la cual se obtienen los datos de la consulta a la base de datos de
HELISA en el mismo orden en que se encuentra la consulta original, aunque el
usuario puede cambiar los datos que se encuentran dentro de la tabla tradicional
(Por ejemplo títulos o algún ítem especifico) cada vez que se actualicen los datos
serán, estos serán reemplazados por los elementos originales de la consulta,
esto indica que si en la tabla hay un campo llamado “Cuenta” y se cambia por
Página 35 de 199
“Código”, al actualizar la consulta se vuelve a obtener el nombre “cuenta” para

ese campo anteriormente renombrado.
La información de la tabla tradicional puede ser analizada también con una tabla
dinámica, en cuyo caso la fuente de información es el nombre de la tabla
tradicional.
• Tabla objeto: Este tipo de tabla es un objeto de Microsoft Excel que permite
adicionar campos calculados o cualquier tipo de información a la tabla original,
en este caso si la consulta realizada mediante el complemento “Consultas
Helisa” arroja diez campos, el usuario podrá escribir un dato en la celda
inmediatamente a la derecha de los títulos de la tabla y Excel lo considerara
parte del objeto, en las celdas que hacen parte del título podrá escribir una
formula o referencia a alguna dato expedición, estos campos harán parte de la
tabla de forma que si se vuelve a actualizar la información toda la tabla se
expandiera o contraerá sin importar que tenga elementos originales o elementos
escritos por el usuario.
La tabla objeto permite además analizar la información mediante una tabla

dinámica cuyo origen sea el nombre de la tabla objeto.
Utilice la opción más adecuada para su el tipo de informe o consulta que espera realizar.
Recuerde que, al momento de generar una consulta, el complemento tomara esta

configuración para mostrar los datos, el tipo de tabla con el que se genera la consulta
(La primera vez que se realiza) no se puede modificar en las actualizaciones posteriores
de la tabla, por lo tanto, si quiere ver la información representada en otro tipo de tabla,
puede cambiar estas configuraciones y generar nuevamente la consulta.
Página 36 de 199
Donde desea situar los datos
Los informes se pueden crear en la celda que este activa al momento de generar la
consulta o en una nueva hoja, si se emplea la segunda opción el complemento siempre
creará una nueva hoja y allí colocará el tipo de tabla seleccionado, la actualización de
los datos solo afectará el rango de la hoja donde se encuentre la tabla.
Si utiliza la opción “En a la celda activa” el complemento colocara los datos generados
por la consulta a partir de esa celda, por lo tanto, antes de generar la consulta revise si
existen datos a la derecha de esa celda para que no pierda información.
Opciones tablas dinámicas
Las siguientes opciones solo están disponibles para las tablas dinámicas que se crean
con el complemento de “Consultas Helisa” y se refieren a las opciones de diseño
nativas de Microsoft Excel. Si se crean tablas dinámicas que tienen como fuente un
rango o conexiones diferentes a las de Helisa las siguientes opciones afectaran su
diseño.
Las siguientes opciones se encuentran en la sección de “Diseño de informes”:
Página 37 de 199
Mostrar en formato compacto:

Muestra los campos de filas de la tabla
dinámica en una única columna, los
datos numéricos que se hayan colocado
en la sección “Valores”, serán
presentados en columnas
independientes.
Mostrar en formato de esquema:

Muestra los campos de filas como títulos
de las columnas (Formato esquemático).
Mostrar en formato tabular: Muestra

los campos de filas como títulos de las
columnas, por cada registro se muestra una fila (como si se tratara de una base de
datos original), los datos numéricos que se hayan colocado en la sección “Valores”,
serán presentados de igual forma en columnas independientes.
Las siguientes opciones se encuentran en la sección de “Totales Generales”:
Desactivado para filas y columnas: No muestra los totales generales ni para las filas
ni para las columnas de la tabla dinámica.
Activado para filas y columnas: Inserta una fila y una columna para mostrar la suma
(o cualquier otra operación) de los campos que están en el rotulo de valores.
Activado solo para filas: Adiciona una columna que suma (o realiza cualquier otra
operación) los valores que se encuentran en cada fila.
Activado solo para columnas: Adiciona una fila que suma (o realiza cualquier otra
operación) los valores que se encuentran en cada columna.
Página 38 de 199
Opciones tablas (Tablas tradicionales y tablas objeto)
Las siguientes opciones están disponibles para las tablas tradicionales y las tablas
objeto que se crean con el complemento.
Esta sección incluye comandos y

campos en los cuales el usuario podrá
seleccionar el color de los
encabezados de las consultas, el tipo
de relleno, la alineación de los datos
dentro de la columna, los bordes de
cada celda y si las columnas se deben autoajustar al ancho de los datos contenidos en
ellas.
Opciones generales del complemento
En esta sección se pueden modificar algunos otros parámetros para los libros cuando
esté abierto el complemento:
En la sección de “Opciones Generales del complemento”, podrá realizar lo siguiente:
• Aplicar formatos al actualizar las consultas: Si esta opción aparece marcada,

entonces cada vez que actualice una tabla dinámica, una tabla tradicional o una
tabla objeto se tomaran los formatos que se le hayan indicado en este
complemento, si por ejemplo se ocultan filas de tablas dinámicas, el
complemento las volverá a mostrar cuando se actualicen los informes.
Página 39 de 199
• Aplicar formatos a los formularios: Con esta opción los colores que se han
definido para las tablas también se aplicaran cuando aparezcan los formularios
o cuadros de dialogo.
• Habilitar pestaña de fórmulas Helisa: se habilita o deshabilita la pestaña

“Funciones Helisa” que se encuentra generalmente en la cinta de opciones de
Excel (Pestaña: Consultas Helisa).
• Actualizar vínculos al abrir archivos: Cuando se utilizan las funciones del

complemento de “Consultas Helisa” estas quedan ligadas a la ubicación del
complemento que obtuvo el resultado, por lo cual si se envía un archivo o se
comparte el documento con otro usuario que tenga el complemento, es
necesario que ese usuario actualice los vínculos empleando la opción
“Actualizar vínculos” que se encuentra en la sección “General/Funciones”, si
quiere que el complemento automáticamente cambie estos vínculos sin
necesidad de la interacción del usuario debe dejar marcada la opción para que
al momento de abrir el libro se refresque la ruta del complemento y se obtengan
los resultados.
• Habilitar otros orígenes: Habilita otros orígenes de datos, como por ejemplo la
posibilidad de crear varias tablas dinámicas a partir de una ya creada, o la
Página 40 de 199
consolidación de varias tablas, si se habilita esta opción aparecerá al lado

izquierdo de las funciones. Estos botones aparecen en la sección “General” de
la cinta de opciones de Excel en la pestaña “Consultas Helisa”
• Habilitar pestaña de modelo de datos: Si se habilita esta opción aparecerá un

botón de “Definición de modelo de datos” al lado derecho de la opción de
funciones, los modelos de datos solo están disponibles para Microsoft Excel con
versión igual o superior a 2013.
3.1.1.5. Avanzada
En la pestaña de “Avanzadas” se muestran dos principales subpestañas en las

cuales existen algunos otros parámetros del complemento.
Las subpestañas son:
• Opciones
• Helisa tableros
❖ Opciones
Página 41 de 199
Dentro de esta pestaña existen botones y comandos que le permiten relacionar la ruta
de las plantillas personalizadas, la imagen de la empresa que desea utilizar en las
celdas de la hoja de cálculo y la url de soporte de Helisa.
Ubicaciones plantillas del usuario: por medio de esta opción el usuario puede
relacionar la ruta y/o ubicación de sus propios formatos para que estén disponibles en
el complemento como plantillas.
Página 42 de 199
Imagen Empresa: permite adicionar una imagen o ruta que se cargara cuando el
usuario de click derecho sobre alguna celda de la hoja de cálculo, relacione la ruta y
nombre de la imagen que quiere que aparezca en sus informes.
URL Soporte: Es la URL de conexión remota de Helisa, por medio de la cual podrá
acceder de inmediato a la página de Proasistemas S.A. y permitir que un usuario de
Helisa se conecte a su ordenador.
Esta opción estará habilitada en la parte derecha del complemento en el botón

“Conexión Remota”, cuando da click sobre este comando se abrirá la página de internet
en la cual se solicitará un código de conexión.
Página 43 de 199
❖ Helisa Tableros
En la opción de “Helisa tableros” se relacionan las rutas donde se almacenará la
información que generen los libros o formatos que se parametrizan en la opción de
“Temporizador” ubicada en la sección de “Bucles” de este complemento.
Esta opción es de gran utilidad cuando se emplea en conjunto con la aplicación para
dispositivos móviles llamada “Helisa Tableros”
Esta aplicación permite visualizar los formatos o documentos que se han creado
mediante el uso del complemento de Excel, es por ello que para su uso debe tener en
cuenta la siguiente
• Configurar las rutas donde se almacenará la información de diferentes formatos

o plantillas de Microsoft Excel.
Página 44 de 199
• Las rutas deben hacer referencia a una carpeta que corresponde a un repositorio
digital (Ejemplo: Onedrive, Dropbox, drive, media Fire etc.)
• La carpeta del repositorio debe tener sincronización para que almacene los
documentos o la información que le entregue la plantilla o formato de Excel y a
su vez los cargue esos datos a la nube.
• Se establece el formato o plantilla que ha de ser actualizado.
• Se debe realizar la configuración del temporizador que está en la sección de
bucles para programar el intervalo de tiempo de actualización de los datos.
En esta opción se pueden parametrizar dos campos:
• Informes personalizados
• Informes predeterminados
➢ Informes personalizados
Hace referencia a una ruta para guardar los documentos o formatos que genera una
plantilla elaborada por el usuario, en este caso existe la posibilidad de crear un
documento por cada plantilla abierta o por cada hoja de la plantilla.
Seleccione o digite una ruta donde se almacenará los informes, esta ruta suele ser una
carpeta (Repositorio digital) que tiene sincronización con internet (Ejemplo: Dropbox,
OneDrive, Drive etc.)
Página 45 de 199
➢ Informes predeterminados
Hace referencia a las ubicaciones donde se almacenará una plantilla que ya trae el
complemento, esa plantilla tiene información de ventas, ventas detalle, cuentas por
cobrar, etc., seleccione cada ítem y a continuación de click en el botón guardar.
Con este botón se abre un cuadro de diálogo donde puede seleccionar la carpeta
en la cual se guardarán los documentos que hacen referencia al tipo de tipo de
informe seleccionado, se debe configurar cada tipo de informe.
En caso de que no se utilice alguno de ellos la ruta se puede dejar en blanco.
Con esta opción se copian la ruta que se encuentre relacionada en el cuadro de

texto a cada uno de los “tipos de informes”.
Con este botón se guardan las configuraciones actuales de las rutas o

ubicaciones.
En la sección “Bucles”, botón “Personalizados” comando “Temporizador” se describe

detalladamente el uso de estas configuraciones y la generación de informes.
Página 46 de 199
3.1.1.6. Información General
En esta sección aparecen datos generales del complemento, del software Helisa y de
Microsoft office, aquí puede principalmente validar la versión del complemento de
consultas Helisa y la arquitectura de la aplicación “Microsoft Excel”
Página 47 de 199
3.2. Grupo: “General”
La principal función del complemento de “Consultas Helisa” es extraer la información

de las bases de datos del software HELISA y colocar los datos en una hoja de cálculo
de Microsoft Excel, empleando diferentes objetos y herramientas de esta última
aplicación, por lo tanto, un mismo dato del software puede ser obtenido mediante una
tabla o mediante una función o formula.
A continuación, se describen todos los aspectos que ha de tenerse en cuenta al generar

información de las bases de datos del software Helisa, en tablas de Microsoft Excel.
En la sección general aparecen tres tipos de consultas (En ocasiones cuatro o cinco
opciones dependiendo de la configuración inicial y de la versión de Office que tenga
instalada el equipo del usuario), la primera se refiere a tablas del sistema, la segunda
a consultas personalizadas, la tercera es un modelo de datos, la cuarta opción es otros
orígenes y la quinta es funciones.
La opción de modelo de datos no estará disponible para versiones de Excel inferiores

a 2013
Página 48 de 199
3.2.1. Tablas del sistema
Por medio del botón “Tablas del sistema” puede hacer una consulta
preliminar de ciertas tablas que tiene el programa contable, para esto debe
ir seleccionando la opción de la cual quiere generar información, Por
ejemplo, si quiere generar un listado de un plan de cuentas seleccione el Módulo
“Administrativo” y se empezaran a desplegar las opciones de empresa, cuando
seleccione empresa se desplegara el listado de tablas.
Una vez abra la opción le parece un formulario como el que siguiente:
Seleccione el módulo del cual desea obtener información, los módulos actualmente
habilitados son “Administrativo”, “Activos Fijos”, “Propiedad Horizontal”, Nomina”
Página 49 de 199
Si quiere obtener el listado de estos módulos

en Excel (Es decir, listar estos datos) puede
dar click en el icono que se encuentra en la
parte superior derecha y automáticamente
aparecen los registros desde la celda activa,
si desea solo obtener un ítem especifico debe
dar doble click sobre el nombre.
Dando click en el botón de listar los módulos en la celda activa:
Generando la información en Excel.
Una vez haya seleccionado alguno de los módulos, aparecerán todas las empresas que
tiene ese modulo en el mismo orden en el cual usted las haya dejado cuando configuro
las opciones de cargue de las entidades.
Página 50 de 199
Puede listar todas las empresas mediante el

botón ubicado en la parte superior derecha,
de igual forma al momento de generar esa
lista de datos puede incluir o no el último año
con información de la entidad.
Si desea obtener solo un dato en específico debe dar doble click sobre el cuadro de
lista.
Cuando seleccione una empresa aparecerán el listado de las tablas asociadas a la

empresa y al módulo. Seleccione cualquier ítem que hace referencia a una tabla y a su
derecha se visualizará la consulta.
Después de haber seguido los pasos anteriores, el formulario mostrara una pantalla
como la siguiente:
Página 51 de 199
Si desea listar esta consulta vaya al botón que tiene el icono de Microsoft Excel, y los
datos aparecerán en una hoja nueva (Recuerde que estos datos no se actualizan de
forma dinámica).
Página 52 de 199
La opción anterior le permite visualizar la información de manera previa pero no puede

ser actualizada en la hoja donde se haya exportado.
Página 53 de 199
3.2.2. Consultas
Por medio del botón de “Consultas” podrá obtener la información de las consultas
generadas a la base de datos del Software Helisa, en alguna de tres tipos de
tablas, la primera son consultas que se almacenan en una tabla dinámica, la
segunda opción es obtener los datos en una tabla tradicional y la tercera
alternativa es generar la consulta en una tabla objeto.
Una vez de click en esta opción aparecerá el siguiente formulario:
Para generar las consultas:
Las consultas siempre tienen cuatro campos que son de obligatorio cumplimiento
diligenciar y que definen la información que se mostrará en la hoja de cálculo y de base
de datos a la cual se hará referencia.
Página 54 de 199
1. En el campo Modulo aparecerán los cinco módulos mencionados anteriormente

(“Administrativo”, “Activos Fijos”, “Recurso Humano”, “Propiedad Horizontal”,
“Gourmet”), si aparecen menos módulos es porque el usuario o la persona que
hizo la configuración inicial no relaciono las rutas en el campo correspondiente
o estas no eran validas en su momento (Ver punto de “Rutas Principales”.
2. En el campo empresa aparecerán las empresas en el mismo orden en el cual se
hayan parametrizado inicialmente, estas empresas son todas las entidades que
tiene la base de datos y pueden estar representadas por un nombre o código
definido por el usuario siempre que se hayan personalizado en la opción de
configuración.
3. En el campo Categoría aparecen algunas clasificaciones para los tipos de
informes.
4. En el campo informe aparecerá el informe específico del cual desea obtener la
información.
Si el usuario mueve el mouse por alguno de los campos obligatorios, el complemento

le mostrara una imagen que permite crear un listado en forma horizontal o vertical de
los diferentes ítems que contenga el campo. Por ejemplo, a continuación, se listan los
módulos que están disponibles:
En la hoja de Excel los datos aparecerán de la siguiente manera
Página 55 de 199
Es probable que algunas ocasiones este buscando algún informe, pero no lo ha podido
encontrar, en este caso puede utilizar el botón “Buscar informe” que se encuentra a la
derecha del campo “Informe”, allí aparece un nuevo formulario con todos los informes
habilitados en el complemento, digite una palabra y el formulario devolverá cualquier
coincidencia.
Proceda a dar doble click en el informe para poder utilizarlo en la consulta actual.
Si quiere saber de forma inmediata el último año en el cual tiene información la empresa
que ha seleccionado, proceda a dar doble Click en el título del campo “Empresa” para
obtener un mensaje con la siguiente información:
Página 56 de 199
El formulario de consulta tiene cuatro pestañas adicionales que son útiles para generar
los informes:
• Las condiciones representan los lineamientos específicos para generar las

consultas
• Importar datos representa la forma de mostrar los datos de cada consulta
• Validaciones se refiere a validaciones de datos que se desprenden de los
listados del formulario (Ejemplo, empresas, campos etc.)
• Los campos personalizados, son campos calculados y creados por el usuario
para un informe especifico, estos campos solo estarán disponibles en el
complemento del usuario activo a menos que comparta el archivo de
configuración.
3.2.2.1. Pestaña condiciones
La consulta se pude efectuar con los criterios que el usuario deseé y que hagan
referencia a alguno de los encabezados (Campo) de la consulta. Cada vez que agregue
Página 57 de 199
un criterio debe dar click en el botón “Adicionar” en contraste a ello, cada vez que desea
eliminar un criterio de la consulta debe seleccionar el ítem del cuadro de lista y dar click
en el botón “Eliminar”,
Los criterios de la consulta están compuestos por un campo, una condición y un valor
o celda de referencia.
En la sección del campo aparecerán únicamente los

títulos de columna o encabezados que tiene la consulta,
es decir, si se espera listar un plan de cuentas los únicos
campos que tendrá serán los que se desplieguen en
pantalla, con estos criterios podrá realizar los
respectivos filtros y sentencias.
Con respecto a las condiciones, estas se incluirán dependiendo

del filtro que se desea aplicar con los campos de la consulta.
Existen algunas condiciones que evalúan datos numéricos (Por

ejemplo, Mayor que y/o menor que), estas condiciones no podrían
ser utilizadas para campos de tipo texto ya que arrojaran
resultados inesperados.
Algunas otras condiciones se podrán utilizar para cualquier tipo de

dato, como por ejemplo Contiene, No contiene, Empieza Por, No
Empieza Por etc.
Página 58 de 199
En el campo “Referencia / Valor” se puede digitar

el texto o valor que se espera que cumpla con un
criterio, también puede seleccionar una celda que
haga referencia al dato que se quiere evaluar.
Al dar click sobre la tecla “F4” el complemento

alternara la referencia a la celda, de forma que se
fije la fila, la columna, la columna y la fila o ninguna de ellas.
Si el usuario ha diligenciado campos y ha escrito condiciones, pero no las ha agregado

(Es decir aparecen escritas como se ve en la siguiente imagen) el complemento no las
tendrá en cuenta en el momento en que se ejecute la consulta, sin embargo, le mostrará
un mensaje de advertencia al usuario sobre esta situación.
En la imagen anterior no se considerará la condición que hace referencia al nivel de la

cuenta, debido a que no se ha adicionado a los criterios de la consulta, los cuales
obligatoriamente deben aparecer en el cuadro de lista.
Dependiendo del tipo de informe que se espere generar así mismo el complemento
mostrara un pequeño mensaje donde dirá los campos que son de carácter obligatorios,
para aquellos informes en los cuales no aparezca el mensaje se sobreentiende que no
hay campos obligatorios y la consulta se puede generar sin adicionar ninguna
condición.
Para un balance de prueba por lo general se indicará que hay un campo de “Periodo
Inicial”, “Periodo Final” o “Periodo de corte” que será obligatorio.
Página 59 de 199
Cuando se agregue o adiciones el parámetro, el mensaje tornara un color “Verde”
Cada vez que vaya adicionando un criterio, en el campo “Referencia / valor” se muestra
el formato especifico que requiere el informe, por ejemplo, para el periodo es necesario
un formato de “AAAAMM” en donde los cuatro primeros dígitos representan el año y los
dos siguientes el número de mes.
Página 60 de 199
Para las fechas llamadas “Fecha AMD” el formato será la fecha en “AAAAMMDD”,
donde los cuatro primeros dígitos representan el año, los dos siguientes el número de
mes y los dos últimos el número de día, se puede guiar con estos formatos para obtener
los resultados esperados.
3.2.2.2. Pestaña Importar Datos:
Una vez haya terminado de diligenciar los datos en la sección “Condiciones” puede
cambiar algunas de las opciones configuradas inicialmente, también podrá personalizar
los ítems que quiere que aparezcan en la consulta sobre la hoja de cálculo, para esto
vaya a la pestaña “Importar datos” que se encuentra en el mismo formulario y
seleccione alguna de estas opciones.
Esta pestaña principalmente se compone de tres categorías o secciones:
Página 61 de 199
• Estilo y ubicación de la consulta

• Campos disponibles en la consulta
• Campos incluidos en el informe
➢ Estilo y ubicación de la consulta
Las posibles opciones para importar la información desde la base de datos de Helisa
hacia la hoja de cálculo de Microsoft Excel son mediante el uso de una tabla dinámica,
una tabla tradicional o una tabla objeto.
Por defecto el complemento cargara las opciones que fueron parametrizadas en el

formulario de “Configuración” en la pestaña de “Consultas”
De igual forma seleccione si los datos generados por la consulta los desea visualizar
en la celda activa o en una hoja nueva.
Puede configurar otras opciones o sencillamente regresar a la pestaña “Condiciones” y

dar click en el botón generar.
Los datos se visualizan de alguna de las seis formas dependiendo de las opciones
marcadas en la pestaña “Importar Datos” y en la sección referente a “Estilo y
ubicación de la consulta”
• Cuando se Genera la información marcando las opciones “Celda Activa” y

“Tabla tradicional”:
Página 62 de 199

“Tabla Dinámica”:

“Tabla Objeto”:
• Cuando se Genera la información marcando las opciones “Hoja Nueva” y “Tabla

Tradicional”:
Página 63 de 199

Dinámica”:
Página 64 de 199

Objeto”:
➢ Campos disponibles en la consulta
En el cuadro de lista “Campos disponibles en la

consulta”, se relacionan todos los campos que arroja
de forma predeterminada la consulta y que pueden ser
utilizados en el informe. En la siguiente imagen se
muestran los últimos campos del informe “Movimientos
contables”, los cuales van desde “Negocio” hasta
“Movimiento”, el check “Incluir campos asociados”
aparece desmarcado.
Página 65 de 199
Tenga en cuenta que hay algunos otros campos no

incluidos de forma predeterminada en la consulta
del complemento, pero que pueden ser adicionados
en el informe, dando click en el botón “Incluir
campos asociados”,
En esta imagen se activa el check y se muestran los

campos adicionales de la consulta, como por
ejemplo “Nombre mes”, “Fax”, “Teléfono” y otros datos del tercero que aparece en cada
registro del informe.
Por lo general cada uno de los informes que se espera generar tienen campos
asociados diferentes.
➢ Campos incluidos en el informe
El complemento realiza una consulta predeterminada a

la base de datos del programa Helisa y trae una
cantidad determinada de campos, el usuario puede
incluir campos adicionales marcando el check de “Incluir
campos asociados”, pero a su vez esos esos campos se
pueden o no utilizar en el informe que se espera realizar,
sencillamente debe incluirlos en el cuadro de lista.
Página 66 de 199
Si el cuadro de lista “Campos incluidos en el informe” aparece en blanco, entonces el

complemento arrojara en la hoja de cálculo, todos los campos que aparecen en el
cuadro de lista “Campos disponibles en la consulta”.
Los siguientes botones de comando le permitirán adicionar/eliminar un campo al

informe, o agregar/quitar todos los campos.
Al dar click en este botón, el campo seleccionado en el cuadro de lista “campos

disponibles en la consulta” es adicionado a los ítems que se encuentran en el
cuadro de lista “campos incluidos en el informe”
Al dar click en este botón, el campo seleccionado en el cuadro de lista “campos

incluidos en el informe” es eliminado.
Al dar click en este botón, todos los campos relacionados en el cuadro de lista
“campos disponibles en la consulta” son adicionados al cuadro de lista “campos
incluidos en el informe”.
Al dar click en este botón, todos los campos relacionados en el cuadro de lista
“campos incluidos en el informe” son eliminados.
También existe un campo llamado “Adicionar

criterios desde el rango seleccionado”, para
utilizar esta opción el rango que seleccione debe
tener los mismos campos que están en la
consulta, debido a que se cargaron en el cuadro
de lista solo los que coinciden, utilice esta opción
como forma alternativa de adicionar uno a uno los
campos.
Página 67 de 199
Si ha seleccionado “Tabla dinámica” o “Tabla objeto”

(Desde Excel 2013 para esta última), el
complemento le permite crear una segmentación de
datos de inmediato, en ese caso la consulta se
generará siempre en una nueva hoja.
La segmentación de datos representa un

encabezado de una tabla o una tabla dinámica que
se mantiene visible mediante un botón que a su vez muestra todos los ítems del campo,
para que el usuario pueda filtrar los datos de forma más amigable y sin necesidad de
cambiar los filtros directamente en la tabla o tabla dinámica.
Debajo del cuadro de lista que hace referencia a “Campos incluidos en el informe” se
activará una casilla llamada “Segmentar datos seleccionados”, por lo tanto, deben
existir campos en ese cuadro de lista que estén resaltados en color azul, tal como se
visualiza en esta imagen:
3.2.2.3. Pestaña Validaciones:
Por medio de esta opción podrá crear rápidamente una validación de datos para el
listado de módulos, las empresas, los informes, los campos de informes o las
operaciones.
Página 68 de 199
• Seleccione uno de los listados disponibles, en la sección definir la lista, indicar si

la lista debe estar disponible para todo el libro o solo para la celda activa.
• La ubicación hace referencia a la celda donde quedará insertada la lista.
• Asígnele un nombre a la lista
• De click en el botón “Crear Lista”
3.2.2.4. Pestaña Campos personalizados
Es probable que en ocasiones el usuario requiera realizar operaciones o extraer ciertos

datos de cada uno de los registros que arroje la consulta en la hoja de cálculo, estas
operaciones se pueden efectuar directamente en el mismo momento que se ejecuta la
consulta para que así queden incluidas a manera de encabezado del informe.
La pestaña campos personalizados estará disponible para cualquier consulta e informe.
Esta pestaña está compuesta por tres categorías:
• Funciones
• Campos y elementos
• Creación de campos personalizados
Página 69 de 199
➢ Funciones
En la sección referente a funciones se pueden

emplear distintas funciones para obtener en un
nuevo campo o encabezado de columna, un
resultado especifico que ha involucrado una
operación con alguno de los campos ya existentes.
Por ejemplo si la consulta muestra un campo

llamado “Periodo” y todos los ítems relacionados
en ese campo aparecen como “AAAAMM” (que se refiere a año y mes), el usuario
podría considerar conveniente crear una campo llamado “Mes” que a su vez realice una
operación con los datos del campo “periodo” y devuelva solo los últimos dos dígitos de
ese texto, para este caso se utilizaría la función derecha, que retornara solo una
cantidad de dígitos a la derecha del campo “Periodo”, en este caso solo los últimos dos
caracteres.
Las funciones incluidas en este complemento de “Consultas Helisa” se asimilan en un

90% a las funciones que están contenidas en Microsoft Excel, solo debe guiarse por la
ayuda disponible para este caso.
Las funciones se clasificación en cinco tipos:
• Texto
• Lógica
• Matemática
• Fecha y hora
• Complemento
A continuación, se describen estas funciones y los argumentos que requieren para su

correcto funcionamiento.
Funciones de tipo Texto: son funciones que ayudan a manipular el contenido de una
cadena de texto, entre estas funciones se encuentran:
Página 70 de 199
Nombre
Descripción Argumentos
Función
Une varios elementos de texto en uno
solo (Utilice el símbolo de ampersand Esta función no tiene
Concatenar
“&” para unir dos o más cadenas de argumentos
texto).
Devuelve el numero especificado de
• Texto Cadena
Izquierda caracteres del inicio de una cadena de
texto. • Numero de caracteres
Devuelve el numero especificado de

• Texto Cadena
Derecha caracteres del final de una cadena de
texto. • Numero de caracteres
Devuelve los caracteres del centro de • Texto o cadena

Extrae una cadena de texto dada una posición • Posición inicial
inicial y una longitud de caracteres. • Longitud de caracteres
Quita todos los espacios de una cadena
Espacios de texto excepto los espacios • Texto o cadena
individuales entre palabras.
• Texto o cadena
Reemplaza parte de una cadena de
Reemplazar • Texto original
texto por otra.
• Texto Nuevo
Devuelve el número de caracteres de

Largo • Texto o cadena
una cadena de texto.
Convierte una cadena de texto en letras

Minúsculas • Texto o cadena
minúsculas.
Convierte una cadena de texto en letras

Mayúsculas • Texto o cadena
mayúsculas.
Funciones de tipo Lógica: son funciones que evalúan si se cumplen o no una o varias
condiciones.
Nombre
Función
Comprueba si se cumple una
• Prueba lógica
condicione y devuelve valor “SI” se
SI • Valor si verdadero
evalúa como verdadero y otro valor si se
evalúa como falso. • Valor si falso
Comprueba si alguno de los argumentos
Esta función no tiene
O es verdadero y devuelve verdadero o
argumentos.
falso.
Página 71 de 199
Nombre
Función
Comprueba si todas las condiciones son Esta función no tiene
Y
verdaderas y devuelve verdadero. argumentos.
Funciones de tipo Matemática: Son funciones que realizan cálculos con datos
numéricos, entre ellas están:
Nombre
Función
Redondea un numero al número de • Numero
Redondear
decimales especificado. • Numero de decimales
Devuelve un numero aleatorio mayor Esta función no tiene

Aleatorio
que cero y menor o igual que 1. argumentos
Devuelve el valor máximo de dos • Valor 1

Máximo
valores. • Valor 2
Devuelve el valor mínimo de dos • Valor 1

Mínimo
valores. • Valor 2
Devuelve el valor de Pi Esta función no tiene

Pi
(3.14159265358979). argumentos
Valor Devuelve el valor absoluto de un

• Numero
Absoluto número, es decir un numero sin signo.
Funciones de tipo Fecha y hora:
Devuelven operaciones con datos de tipo fecha y hora:
Nombre
Función
Ahora Devuelve la fecha y hora actuales con Esta función no tiene

formato de fecha y hora. argumentos
Página 72 de 199
Funciones de tipo Complemento:
Devuelven cálculos realizados directamente con cadenas de texto que hacen referencia
a tablas de la base de datos HELISA.
Nombre
Función
Devuelve el Numero de Nit de la empresa Esta función no tiene
Nit Empresa
de la cual se obtiene la consulta. argumentos
Nombre Devuelve el Nombre de la empresa de la Esta función no tiene

Empresa cual se obtiene la consulta. argumentos
Código Devuelve el código de la empresa de la

Esta función no tiene
cual se obtiene la consulta (Es un numero
Empresa argumentos
entre 0 y 99).
Convertir en Convierte un numero almacenado como Numero almacenado como

entero texto en número entero. texto
Convertir en • Dato
Convierte un numero o cadena en texto.
Texto • Numero de caracteres
➢ Campos y elementos
Dentro de la pestaña campos y elementos se
relacionan todos los campos de la consulta, tanto lo
que trae el complemento de forma predeterminada
como aquellos que están asociados a la consulta
(de la pestaña “Importar datos”).
Con ayuda de las funciones se pueden evaluar los

diferentes campos que aparecen en este cuadro de
lista.
Realice las funciones en el cuadro de texto que hace referencia a la sintaxis de la

formula.
Página 73 de 199
➢ Creación de campos personalizados
En esta sección es donde se realizan las fórmulas y se insertan las funciones para
utilizarlas dentro del informe, la sección tiene los siguientes campos:
• Nombres campos personalizados

• Sintaxis Formula
Nombres campos personalizados: Defina el nombre de un campo que tenga una

longitud mayor a tres caracteres, este nombre de campo representa un nuevo
encabezado de las columnas que aparecerá al momento de generar un informe.
Sintaxis Formula: Escriba la formula utilizando las funciones y los campos apropiados
para cada caso.
Cuando se quieren evaluar campos existentes de la consulta recuerde que debe

escribirlos entre corchetes (“[“ y “]”), por ejemplo si va a hallar el número de caracteres
de todos los ítems del campo “Cuenta” debe escribir Largo([Cuenta]) o escribe Largo()
ubica el mouse en medio de los paréntesis y posteriormente da doble click en el campo
que desea introducir para que el complemento automáticamente escriba los corchetes
y el nombre de campo.
Esta sección también muestra algunos comandos que facilitan la manipulación de las
funciones.
Página 74 de 199
Los botones son:
Con el botón “Listar campos personalizados” podrá listar todos los campos que
han sido creados por el usuario con el fin de poder visualizar en una hoja de
cálculo nueva los campos y las funciones utilizadas en cada uno de ellos. La
información se visualizará de la siguiente forma:
Con el botón “Ayuda estructura funciones” puede ver la descripción de la función,

los argumentos que se requieren y un ejemplo de ellas, para poder obtener esta
información seleccione una función del cuadro de lista y proceda a dar click en este
botón.
Con este botón puede limpiar los campos “Nombre campo personalizado” y
“Sintaxis función” para realizar un nuevo campo.
Asegúrese de que la fórmula que ha escrito en el cuadro de texto “Sintaxis

formula” ha sido escrita correctamente, para ello diríjase al botón “Comprobar
formulas” para obtener el mensaje de validación.
Con este botón se eliminan los campos personalizados, si se eliminan no será

posible recuperarlos.
Página 75 de 199
Con este botón podrá guardar los cambios realizados en los campos
personalizados.
Los campos personalizados quedan guardados para que estén disponibles cuando se
ejecutan las consultas, sin embargo, solo aparecerán en la hoja de Excel siempre que
el usuario haya activado el check llamado “Incluir campos calculados”, si no lo hace, la
consulta solo encabezados de columna que se encuentran en la pestaña “Importar
datos”.
Regrese a la pestaña “Condiciones” y de click en el botón “Generar” para obtener en la

hoja de Excel los datos de la consulta.
Página 76 de 199
3.2.3. Modelo De Datos
El modelo de datos solo estará disponible para Excel con una versión superior o igual
al 2013, para versiones anteriores no aparecerá esta opción.
Un modelo de datos integra una o varias tablas mediante un modelo

relacional, es decir las diferentes tablas que se esperan unir (y que ya
están creadas en el libro activo de Excel) deben contener un campo
en común para poder relacionar una con otra, si no existen campos
idénticos en las diferentes tablas, el modelo de datos mostrara información
distorsionada.
Esta opción es útil cuando una consulta contiene cierto tipo de información, pero los
demás datos se encuentran en otras tablas u otras consultas.
Por ejemplo, a continuación, se muestra un informe de movimiento contable que

contiene los campos, “Cuenta”, “Descripción cuenta”, “Tercero” y “Movimiento”, sin
embargo, al mismo informe se le quiere adicionar algunos datos de otra consulta que
contiene más información del tercero (Direccion, teléfonos, e-mail etc.)
Página 77 de 199
Informe # 01 – Movimientos contables
Informe # 01 – Terceros
Para realizar un origen de datos se procede a dar click en el botón “Modelo de datos”,
aquí aparecerán todas las tablas dinámicas que fueron creadas con el complemento.
Página 78 de 199
Para adicionar las tablas al modelo de datos estas deben quedar a la derecha del
formulario, seleccione cada tabla y adiciónela al modelo.
De click en el botón “Definir”, con lo cual el complemento adiciona estas referencias de

tablas a un modelo.
Por ahora solo se ha creado el modelo de datos, pero corresponde realizar la relación
entre los campos de las diferentes tablas para que el informe pueda mostrar los
Página 79 de 199
movimientos contables y adicional a eso los demás campos que solo aparecen en la
tabla de terceros.
Cuando se define el modelo de datos aparece un nuevo botón llamado “Administrar”,

por medio de este botón se podrán crear las relaciones entre las tablas que fueron
definidas en el modelo de datos.
Se despliega un nuevo formulario que le mostrara las relaciones existentes entre las
tablas, como primer paso corresponde crear una nueva relación.
Y en este formulario se relacionan las tablas y los campos que tienen en común cada
una de ellas, en este caso la primera tabla que hace referencia a los movimientos
contables tiene un campo llamado “Tercero”, este campo debe relacionarse con otra
tabla de terceros que tiene un campo llamado “Identidad”, una vez se haya definido se
procede a dar click en el botón aceptar.
Página 80 de 199
En este caso ya se definió el modelo de datos y la relación entre cada una de las tablas
que lo conforman, ahora se debe saber cómo se puede utilizar en nuestras consultas.
El uso de este modelo de datos se ve en la sección siguiente llamada “Otros Orígenes”
Página 81 de 199
3.2.4. Otros Orígenes
Con el botón “Otros orígenes”, el usuario podrá crear nuevas tablas

dinámicas a partir de datos existentes dentro en las tablas u otros
rangos del libro como, por ejemplo:
• El modelo de datos (Explicado anteriormente)

• Desde otras tablas dinámicas del libro, o información de otros libros.
• Consolidar datos a partir de tablas dinámicas o informes creados por el
complemento.
• Desde otros orígenes (Cualquier tabla del libro)
Si el modelo de datos está definido, aparecerá la opción “Desde el modelo de datos”

cuando de click en el botón “Otros orígenes” de lo contrario esta opción no estará
visible. Es importante recordar que, si Excel tiene una versión inferior a 2013, la opción
de modelo de datos tampoco estará visible.
La imagen del lado izquierdo muestras las opciones que aparecen cuando se ha
definido un modelo de datos, la imagen del lado derecho muestra las opciones que
aparecen cuando NO se han definido tablas en el modelo de datos:
Página 82 de 199
3.2.4.1. Desde el modelo de datos
A partir de esta opción se creará una nueva tabla dinámica a partir de los rangos y
relaciones que ya se encuentren definidas en el modelo. Continuando con el ejemplo
de la sección anterior:
Se creará una tabla dinámica que mostrara en

primera instancia algo denominado “Rango”
que hace referencia en este caso a la tabla de
movimientos contables que había sido creada
con el complemento, y a continuación
aparece “Rango 1” que hace referencia al
informe de tablas de terceros, si se despliega
cualquiera de las dos opciones se
visualizaran los campos de cada una de las
dos consultas.
Página 83 de 199
Cada uno de los campos que se

muestran en esta imagen se podrán usar
para agregar a la tabla dinámica que se
ha creado previamente, en este caso
necesitamos el dato de “Cuenta”,
“Tercero” y “Movimientos” de la tabla o
informe número 1 (Rango) y los demás
campos de la tabla o informe numero 2
(Rango 1)
Los resultados de la consulta según el ejemplo anterior serían los que aparecen a
continuación:
3.2.4.2. Desde el modelo de consolidación
El modelo consolidación se encarga de crear una tabla dinámica con los datos de dos
o más tablas dinámicas que se encuentran en el libro activo, para que la consolidación
Página 84 de 199
de la información sea satisfactoria las tablas a consolidar deben tener la misma cantidad
de columnas y los mismos encabezados.
Para poder utilizar el modelo de consolidación tenga en cuenta lo siguiente:
• Se consolida información de las tablas dinámicas del libro activo

• Las tablas dinámicas deben tener los mismos encabezados de columna, lo cual
indica que debe tener la misma cantidad de columnas
• En el cuadro de lista “Tablas disponibles” aparecerá un listado con todas las
tablas dinámicas del libro y la ubicación de cada una de ellas.
• En el cuadro de lista “Tablas a consolidar” debe adicionar todas las tablas con
las cuales desea trabajar.
• De click en el botón “Consolidar” para obtener la información de las demás tablas
dinámicas en una sola.
3.2.4.3. Desde el asistente de tablas dinámicas
Esta opción habilita el asistente para tablas dinámicas que está integrado en Microsoft
Excel,
Página 85 de 199
la principal ventaja es que se pueden mostrar los datos de una forma diferente a partir
de un mismo origen de datos.
Por ejemplo, si se quieren ver dos tablas dinámicas, una que presente un resumen de
ingresos, gastos y costos y la otra que muestre el detalle de los mismos, se podrían
crear dos informes por medio del complemento con los mismos parámetros y adicionar
o quitar campos en las tablas dinámicas según queramos presentar el informe, sin
embargo, si se realiza de esta forma, cada vez que se actualice la información, Excel
tomara esta acción como dos consultas independientes (Debido a que son dos orígenes
de datos distintos) y por consiguiente tardara más tiempo en efectuar la actualización
de los datos, pero si hay varias tablas conectadas a un mismo origen de datos entonces
lo que se actualiza es el origen y no cada tabla dinámica, por lo tanto será más eficiente
realizar el proceso de esta forma.
Para esto, entonces procedemos a seleccionar la opción de “Desde el asistente de

tablas dinamicas” y seguir los pasos que se describen a continuación para crear una
tabla dinámica con base en los datos de otra que ya se encuentra creada, son tres
pasos a seguir:
1. En el paso 1 de 3, en la pregunta “¿Dónde están los datos que desea analizar?

Seleccionamos la opción “Otro informe de tabla dinámica o grafico dinámico”, y
en la pregunta “¿Qué tipo de informe desea crear?, seleccionamos “Tabla
dinámica”
Página 86 de 199
2. En el paso 2 de 3, aparecerá un cuadro de dialogo en el cual se relacionan todas

las tablas dinámicas existentes, aquí se debe seleccionar la tabla que contenga
la información que necesitamos.
3. Y por último en el paso 3, seleccionamos la celda donde deberá quedar la tabla

dinámica y se da click en el botón “Finalizar”
Página 87 de 199
En este caso se crearon dos tablas dinámicas a partir de un mismo origen de

datos (Un informe existente).
Página 88 de 199
3.2.4.4. Desde cualquier tabla del libro
En otras ocasiones el usuario tendrá tablas dinámicas, tablas objeto y tablas

tradicionales que pueden o no ser del complemento y que hacen referencia a
información de distintas fuentes, por lo cual será necesario consolidar o combinar esa
información en un mismo reporte o informe, en consecuencia, para estos casos se
podrá utilizar esta opción con el fin de analizar los datos de forma más amigable.
En este caso la opción “Desde cualquier tabla del libro” permite crear dos tipos de
informes a partir de cualquier dato de Microsoft Excel que se encuentre en una tabla:
• Combinación de información
• Consolidación de información
En la siguiente imagen se selecciona la opción y aparece un pequeño mensaje

indicando los usos que puede tener:
➢ Combinación de información
La combinación de información se refiere a tomar dos o más tablas y unirlas o

combinarlas con uno o varios campos que tengan en común.
Página 89 de 199
A continuación, se detalla un ejemplo de esta opción:
En a la hoja 1 se tiene una tabla que se ha descargado de internet y que tiene el

incremento en las ventas esperado por la entidad para el año 2018, estos datos
corresponden a una fuente de información ajena al complemento “Consultas Helisa” y
que no proviene de la base de datos del software.
La tabla contiene los campos de “periodo” y “factor”.
En la hoja 2 hay información que se ha descargado del complemento y que corresponde

a un informe de ventas netas del año 2018.
La tabla se ha diseñado de forma tal que muestre información de “Periodo” y “valor

base”.
Para combinar los datos se selecciona la opción de “Otros Orígenes”, posteriormente

“desde cualquier tabla del libro” y aparece el siguiente formulario de usuario:
En el cuadro de lista “Tablas disponibles en el libro” aparecen todas las tablas

dinámicas, tablas tradicionales y tablas objetos que contiene el libro, inclusive si no han
sido creadas por medio del complemento de “Consultas Helisa”, para este caso las dos
consultas se adicionan al cuadro de lista “Tablas del modelo” para trabajar con ellas y
se marca el check “Combinar consultas” debido a que las tablas no tienen la misma
estructura pero si por lo menos un campo en común, posteriormente se procede a dar
click en el botón “Definir”
Página 90 de 199
Al dar click aparece dos cuadros combinados con la tabla 1 y la tabla 2, que guardan la
información de la tablas adicionadas al modelo, cuando se selecciona una tabla
automáticamente se cargan los campos incluidos en ella, en este ejemplo la tabla uno
obedece a la información de ventas y la tabla 2 se refiere al información de incremento,
para unir las consultas seleccionamos los campos o el campo que tengan en común y
procedemos a dar click en el botón adicionar, en la parte inferior aparece un cuadro de
texto donde se presenta información de las tablas y los campos relacionados.
El formulario de usuario se visualizará de la siguiente manera, lo único que hace falta

es dar click en el botón “Generar”, si dese borrar una relación entre tablas elimínela de
la sección “Descripción de tablas y campos relacionados” que se encuentra en la parte
inferior.
Página 91 de 199
Finalmente, el formulario devolver la siguiente tabla dinámica donde se han adicionado

los siguientes campos.
(El incremento es un campo calculado del valor base multiplicado por el factor).
Página 92 de 199
➢ Consolidación de información
La consolidación de información utiliza cualquier tabla dinámica, tabla objeto o tabla

tradicional del libro activo, inclusive si estas no han sido creadas directamente desde el
complemento de “Consultas Helisa”, lo único que se requiere es que las tablas tengan
los mismos encabezados el mismo orden, es decir la misma cantidad de columnas.
Para consolidar información de click en el comando “Otros Origines” y a continuación

“Desde cualquier tabla del libro”, proceda a incluir en el cuadro de lista “Tablas del
modelo” todas las tablas que requiera consolidar y que aparecen relacionadas en el
cuadro de lista “Tablas disponibles del libro”.
Active el check “Consolidar Consultas” y a continuación de click en el botón “Definir”

para que el complemento defina esta consulta como consolidación de datos,
posteriormente de click en el botón “Generar” del cuadro de dialogo.
La información se reflejará en una hoja de cálculo de Microsoft Excel de la siguiente

manera
Página 93 de 199
En los campos de tabla dinámica se adicionan dos encabezados de columna que hacen
referencia al origen de la información, los campos son “Hoja” y “Tabla”.
Página 94 de 199
3.2.5. Funciones
En la opción de funciones hay posibilidad de

obtener un valor o un dato especifico
mediante dos tipos de funciones, la primera
es mediante consultas en la base de datos “HELISA” sea
cual sea el módulo, o mediante algunas otras funciones
personalizadas que no están integradas directamente
en Microsoft Excel.
Esta ficha se compone de cinco botones que hacen

referencia a formulas y funciones, los dos primeros
muestran funciones adicionales, el tercero ejecuta un
comando para la actualización de vínculos a esas
funciones, el cuarto es el recalculo de funciones del complemento y el ultimo hace
referencia al modo de cálculo de Excel.
3.2.5.1. Funciones Helisa
Las funciones de Helisa le permiten obtener información directamente de la base de

datos que tenga asociada en el complemento (Proceso que se realizó en la
configuración), cuando se da click en el botón aparece un formulario con el cual el
usuario ya estará familiarizado, ya que tiene características similares al formulario para
generar las consultas en las bases de datos.
Como primera medida se deben diligenciar los cuatro primeros campos, “Modulo”,
“Empresa”, “Categoría” e “Informe” con los atributos que requiera, además de esto
puede elegir el campo del cual desea obtener la información y la operación aritmética
que quiere realizar con ese campo, por ejemplo “Suma”, “Promedio”, o “Cantidad” o
sencillamente traer el primer registro mediante la selección de “Dato”.
Página 95 de 199
El campo ubicado en la parte superior derecha del formulario representa un

encabezado de columna que contiene la consulta y del cual desea obtener una
información específica, puede seleccionar cualquier campo.
la lista desplegable que aparece en esta imagen y

en donde se muestra el valor de “Saldo Inicial”, es
el mismo listado que aparece en la sección de
“Condiciones”, (Imagen siguiente). Los campos que
estén incluidos en el cuadro de lista de las condiciones hacen referencia a lineamientos
que tendrá la consulta, mientras que el campo que aparece como “Campo resultado”
es el dato que se quiere obtener cuando se cumplan las diferentes condiciones.
El dato que se puede conseguir mediante la función puede ser un dato de tipo texto, o
de tipo numérico y no hay restricción en ello.
Se puede seleccionar un ítem de la lista desplegable o hacer referencia a una celda

que contenga ese dato.
Página 96 de 199
El campo que se encuentra inmediatamente en la parte inferior al “Campo resultado” es

la “Operación” que se desea realizar con el campo seleccionado, por ejemplo, puede
hacer la suma de todos los movimientos contables (Que son campos numéricos) pero
si por ejemplo selecciono el campo “Nombre Cuenta”, las únicas operaciones que podrá
realizar será contar o traer el mismo dato (Porque es un campo de tipo texto).
Se puede seleccionar una operación de la lista desplegable o hacer referencia a una

celda que contenga ese dato.
Una vez haya diligenciado la información proceda a dar click en el botón “Insertar”
Para entenderlo un poco mejor se mostrarán dos ejemplos, en el primero se trae un

dato de tipo texto y en el siguiente un dato de tipo numérico.
En la celda “A1” se encuentra registrado un número que hace referencia a “130505”, a

simple vista notamos que es una cuenta contable, pero deseamos saber cuál es el
Página 97 de 199
nombre de esa cuenta contable, por lo tanto, abrimos el formulario de funciones y

añadimos los siguientes parámetros:
Seleccionamos El módulo y la empresa, en el campo que dice informe, sabemos que

la información o el dato está en un plan de cuentas, por lo tanto, seleccionamos ese
informe.
En las condiciones agregamos un parámetro que indica que cuando la cuenta sea igual
al contenido de la celda A1, traeremos el campo “Nombre cuenta” y en este caso no
utilizamos ninguna operación por que el nombre de una cuenta es un dato de tipo texto,
en consecuencia, si agregamos una operación de suma, no se sumara ningún dato y el
resultado sería Cero “0”,
Si el dato que estuviera registrado en la celda “A1” hubiese sido el número de identidad
de una empresa o tercero, el nombre o razón social lo hubiéramos consultado en el
informe de “Tablas de tercero” debido a que este informe nos muestra ese dato, en ese
caso seleccionaríamos el campo “Nombre Completo” y la operación “Dato”.
Página 98 de 199
Por otra parte, si la celda hiciera referencia a un centro de costo, iríamos a la tabla que
contiene esa información y así sucesivamente con cada consulta de la cual queramos
obtener un dato.
Ahora, en el segundo ejemplo queremos traer el movimiento contable que ha tenido la

cuenta mencionada anteriormente durante un determinado periodo, entonces
procedemos de la siguiente forma:
Establecemos parámetros de Modulo, empresa y el tipo de informe, en esta oportunidad

se utilizará “Balance de prueba” para tener los movimientos de la cuenta 1305, se
adiciona el parámetro periodo y la cuenta contable sea igual a “1305” seleccionando el
campo “Movimiento” y la operación “Suma”.
Página 99 de 199
Y los resultados son los siguientes:
Si el usuario desea obtener el valor de los débitos o créditos con los mismos parámetros
de cuenta y periodo, entonces bastara con seleccionar ese criterio y cambiarlo en el
campo llamado “Campo resultado”.
3.2.5.2. Otras Funciones
La opción de “Otras Funciones” le permite obtener datos haciendo uso de atributos

que no están directamente en Microsoft Excel.
Página 100 de 199

En la parte superior derecha del formulario hay un boton de ayuda, con el cual podra
abrir un libro de excel que contiene ejemplos de cada una de las funciones que se
muestran en el cuadro de lista.
Cada una de las funciones personalizadas le mostrara cuatro ítems, los cuales se
describen a continuación:
1. Nombre de la función: es el nombre que recibe la función dentro de Microsoft

Excel.
2. Argumentos: Son los diferentes parámetros o argumentos que tiene la función,
en la mayoría de los casos estos son de carácter obligatorios para poder obtener
los resultados.
3. Descripción de la función: Es una pequeña descripción de los resultados que
arrojara la función.
Página 101 de 199

4. Descripción del argumento: indica una pequeña descripción del argumento

que se mencionó en el numeral 2 anterior.
Las funciones del complemento “Consultas Helisa” se dividen en siete categorías:
• Búsqueda y referencia
• Contables
• Fecha y hora
• Financieras
• Información
• Matemática y trigonométrica
• Texto
• Búsqueda y referencia
Este tipo de funciones permiten obtener datos por medio de una celda o un rango
seleccionado.
Página 102 de 199

Nombre
Función
Une los textos que se encuentran en un rango
ConcatenarRang especifico, el campo delimitador representa el • Rango
o carácter con el cual se separaran los datos • Delimitador
concatenados.
• Dato
Encuentra una celda, la variación con
• Rango_Fila
respecto a otra o la participación sobre un
RefCelda
total cuando el dato se encuentra en una fila • Fila_Referencia
Fila_Denominador
determinada.
• Tipo
Encuentra el rango que coincide con un título
• Dato
buscado en una fila (si el tipo es "0" u omitido
RefRango • Fila_Rango
devuelve el rango, si el tipo es "1" devuelve la
dirección del rango) • Tipo
• Contables
Estas funciones hallan valores que se encuentran en las bases de datos de contable y
fiscal.
Nombre
Función
DigitoDeVerificaci Devuelve el digito de verificación de un
• Numero_Identificacion
on número.
Devuelve el valor de la Uvt para el año

Valoruvt • Año
seleccionado
• Empresa
• TipoRegistro
• TipoValor
Devuelve un valor (Saldo inicial, saldo final,
• PeriodoInicial
Consultas débitos, créditos, base de impuesto o
• PeriodoFinal
Contabilidad movimiento) ya sea de la base de contabilidad
o la base fiscal de una cuenta especifica. • Cuenta
• Tercero
• CentroCosto
• Negocio
• Fecha y hora
Convierten datos de distintos formatos a una expresión de fecha u hora indicada por
el usuario.
Página 103 de 199

Nombre
Función
Convierte una fecha en formato año mes y día • Fecha
Fecha_AMD
(AAAAMMDD) o viceversa. • Tipo
Devuelve los días del mes para un periodo • Periodo

DiasMes
especifico (AAAAMM) • Tipo
• Financieras
Se efectúan cálculos con los diferentes métodos de depreciación y se obtiene

información de las bases de datos de Helisa del modulo de gestión ventas y gestión
compras.
Nombre
Función
Devuelve la cuota de depreciación por • Costo Histórico
CuotaDepSumaDeDi periodo empleando el método de • Valor De Salvamento
gitos depreciación de suma de dígitos de los • Vida Útil
años. • Periodo
Devuelve la cuota de depreciación por • Costo Histórico
CuotaDepSaldoDecr periodo empleando el método de • Valor De Salvamento
eciente depreciación de saldos decrecientes (O • Vida Útil
reducción de saldos). • Periodo
Devuelve el valor de la depreciación • Costo Histórico
DepAcumSumaDeDi acumulada hasta un periodo especifico • Valor Residual
gitos empleando el método de depreciación de • Vida Útil
suma de dígitos de los años. • Numero De Cuotas
Devuelve el valor de la depreciación
• Costo Histórico
acumulada hasta un periodo especifico
DepAcumSaldoDecr • Valor Residual
empleando el método de depreciación de
eciente • Vida Útil
saldos decrecientes (O reducción de
saldos). • Periodos
• TipoInformacion
• Empresa
• TipoValor
Devuelve un valor del módulo de gestión • PeriodoInicial
ConsultasGCompras
compras para un periodo especifico • PeriodoFinal
• IdProveedor
• CentroCosto
• Negocio
• TipoInformacion
• Empresa
• TipoValor
Devuelve un valor del módulo de gestión
ConsultasGVentas • PeriodoInicial
ventas para un periodo especifico
• PeriodoFinal
• IdVendedor
• IdCliente
Página 104 de 199

Nombre
Función
• CentroCosto
• Negocio
• Información
Hallan datos generales de los libros u hojas activas:
Nombre
Función
Devuelve el Nit de la empresa, cuando se ha
digitado el nombre y el módulo al cual • Nombre_Empresa
NitEmpresa
pertenece, si se omite el módulo se asume • Modulo
que es Administrativo.
NombreUsuarioHeli Devuelve el Nombre del usuario de Helisa
• CodigoUsuario
sa siempre que se haya digitado el código.
• Valor
EnLetras Devuelve un numero en letras.
• Tipo
NombrePC Devuelve el nombre del equipo. Función sin argumentos
Devuelve el nombre del usuario activo del

NombreUsuario Función sin argumentos
equipo.
Devuelve la ruta de ubicación del archivo
UbicacionArchivo activo, si el libro no ha sido guardado Función sin argumentos
previamente, la función devuelve valor nulo.
NombreHojaActiva Devuelve el nombre de la hoja activa. Función sin argumentos
Devuelve el nombre de la hoja donde se

NombreHoja • Celda referencia
encuentra la celda seleccionada.
Devuelve el nombre de las hojas del libro

NombresDeHojas Función sin argumentos
activo.
Devuelve el número de hojas que contiene el

CantidadDeHojas Función sin argumentos
libro.
NombreDia • Numero Dia De La

Devuelve el nombre de la semana.
Semana
NombreMes Devuelve el nombre del mes. • Numero Mes Del Año
Página 105 de 199

Nombre
Función
Devuelve los datos relacionados al Nit De la
empresa, los datos pueden ser dirección, • Nit Empresa
DatosEmpresa
razón social, ultima año de información, • Tipo
teléfono, fax, dirección e-mail etc.
• Matemática y trigonométrica
Estas funciones devuelven datos numéricos cuando se cumplen ciertos criterios:
Nombre
Función
Suma un rango que cumple determinados
• Rango Suma
criterios, los criterios deben estar en una
SumarSiGrupos • Rango Criterio
misma celda y deben estar separados por
";". • Criterios
• Rango Suma
• RangoCriterio1
Suma un rango que cumple determinados
• Criterios1
SumarSiGrupoCo criterios, los criterios deben estar en una
• RangoCriterio2
njunto misma celda y deben estar separados por
• Criterios2
";", aplica para tres rangos de criterios
• RangoCriterio3
• Criterios3
• Tabla
• Nombre_Campo_Suma
• Nombre_Campo_Criterios1
Suma un rango (Que corresponde a un • Criterios1
campo de una tabla) que cumple • Nombre_Campo_Criterios2
SumarSiConsulta determinados criterios, los criterios deben • Criterios2
s estar en una misma celda y deben estar • Nombre_Campo_Criterios3
separados por ";", aplica para cinco rangos • Criterios3
de criterios • Nombre_Campo_Criterios4
• Criterios4
• Nombre_Campo_Criterios5
• Criterios5
Devuelve el número de datos únicos que

ContarUnicos • Rango
existen en un rango
Devuelve la cantidad de veces que se

• Carácter
ContarCaracter repite un texto o carácter dentro de una
celda o cadena de texto. • Celda o cadena de texto
Página 106 de 199

• Texto
Se realizan operaciones directamente con una cadena de texto.
Nombre
Función
Extrae los números de una cadena de texto
ExtraerNumeros • Celda o texto
(Quita los demás caracteres)
Sustituye los números de una cadena de texto

SustituirNumeros • Celda o texto
por ""
Extrae las letras de una cadena de texto (Quita

SustituirLetras • Celda o texto
los demás caracteres)
Sigla Devuelve la sigla de una cadena de texto • Nombre o frase
3.2.5.3. Actualizar vínculos
Puede ser que usted haya elaborado varios libros con funciones propias del
complemento “CQHelisa” y haya enviado algunos formatos a personas que manejan la
misma herramienta, sin embargo, esos formatos pudieron haber quedado vinculados a
libros que estaban en el equipo del usuario que los creo, y al complemento que se
maneja, por lo tanto, la persona que recibe el archivo encontrara que en Microsoft Excel
hay celdas con vínculos a documentos que en ese equipo no existen,
consecuentemente, debe proceder a actualizar los vínculos del complemento de
consultas con este botón “Actualizar Vínculos”.
Si el complemento encuentra vínculos al libro “CQHelisa” pero de otra ubicación, realiza

las operaciones para actualizarlos, en contraste a esta situación, si no encuentra ningún
vínculo sencillamente mostrara un mensaje indicando que estos no existen.
Página 107 de 199

Si en el grupo de “Configuraciones”, pestaña

“Consultas” y sección “Opciones Generales
del complemento” el check “actualizar
vínculos al abrir archivos” se encuentra
activado, el complemento automáticamente
realizara la tarea anterior y actualizara todos
los vínculos del archivo que previamente ha sido abierto.
3.2.5.4. Recalcular Funciones
Las funciones o formulas nativas de Microsoft Excel se recalculan cuando Excel detecta
un evento, por ejemplo, la creación de una hoja, abrir un archivo, cambiar el contenido
en un rango, guardar un archivo etc. Sin embargo, Excel no puede determinar si han
existido cambios en las funciones que hacen referencia al complemento, debido a que
ellas utilizan códigos y conexiones a bases de datos de Helisa que a su vez son una
aplicación diferente, por lo tanto, si realiza modificaciones en celdas y no ve los cambios
en las fórmulas que hacen referencia a esas celdas es apropiado ejecutar este botón
para obtener nuevamente los datos actualizados.
Página 108 de 199

3.2.5.5. Modo de calculo
Si tiene muchas formulas o funciones en las hojas de cálculo de los libros de Excel que
tiene abiertos es probable que al realizar cualquier evento (Cambiar una celda, guardar
libros, colocar filtros etc.) la aplicación se torne un poco lenta, debido a que debe revisar
si han existido cambios en las celdas que contienen las fórmulas, para este caso es
apropiado utilizar un modo de cálculo manual mientras hace las validaciones y cambios
en su archivos y posteriormente cuando quiera ver los datos actualizados cambiar el
modo de cálculo a automático. Este botón básicamente realiza esta operación, alterna
el modo de cálculo de automático a manual y viceversa.
Página 109 de 199

3.3. Grupo: “Actualizar”
La sección de actualizar le permitirá actualizar la información de las

tablas que se hayan elaborado por medio de este complemento o que
tienen como origen de datos información de este. Las tablas pueden ser
“Tablas dinámicas”, “Tablas objeto” o “Tablas tradicionales”, y la
actualización se puede aplicar a la tabla que se haya seleccionado previamente o a
todas las tablas que se encuentra incluidas en el libro.
Estos comandos no solo actualizan las tablas que se han realizado con el complemento
“Consultas Helisa” sino que, si hay otras tablas que dependen o tienen como origen de
datos alguno de los objetos del complemento, entonces también serán actualizadas.
3.3.1. Actualizar tablas del libro
Esta opción le permite actualizar todas las tablas del libro (Tablas dinámicas,
tablas objeto o tablas tradicionales) dando click sobre este botón.
Existen cuatro orígenes de datos o tipos de tablas que pueden generar el

complemento, la primera se refiere a la tabla obtenida por medio de la opción
“Consultas”, la segunda se obtiene por la opción “Modelo de consolidación”, la tercera
mediante la opción “Desde cualquier tabla del libro” (Sección desde otros orígenes) y
la cuarta desde la opción “Informes en serie” que se encuentra en la sección de bucles,
todas estas tablas serán objeto de actualización al ejecutar el comando “Tablas del
libro”.
El complemento actualizara las tablas con los parámetros que este contenga, lo cual
indica que si se realizó un informe en el cual una condición quedo relacionada a una
celda, entonces primero el usuario tendría que haber cambiado la información de la
celda y cuando se actualicen las tablas del libro, el informe tomara el valor que contenía
cada una de esas celdas.
Página 110 de 199

Si las tablas del libro se han

actualizado de forma satisfactoria,
aparecerá el siguiente mensaje:
3.3.2. Actualizar tabla activa
Le permite actualizar la tabla que tenga seleccionada, sino ha seleccionado

ninguna tabla o la tabla no ha sido creada por el complemento, le aparece un
mensaje como el siguiente.
Cuando se actualiza correctamente la tabla activa aparece este mensaje:
Página 111 de 199

Página 112 de 199

3.4. Grupo: “Bucles”
Un usuario de Microsoft Excel puede hacer todos los días una tarea o proceso que es
repetitivo y en el cual solo cambian o se modifican aspectos específicos del informe, en
estos casos es apropiado emplear herramientas que optimicen el tiempo en la
elaboración de informes, para ello se emplean los buces o ciclos.
Inicio
Cumple las
Fin
condiciones
La imagen anterior representa lo que es un bucle, en el cual hay un inicio hay un final y
unas condiciones que se han de cumplir. Si las condiciones se cumplen las
instrucciones continúan, pero si las condiciones no se cumplen se sale del bucle o dejar
de ejecutar una instrucción especifica.
Los bucles del complemento se encuentran en la ficha “Consultas Helisa” en el grupo

de comandos llamado “bucles”
Los bucles son tareas repetitivas que se realizan hasta que se cumple una determinada
condición, la condición puede ser un límite identificado por un número, o puede ser la
última celda de un rango seleccionado.
Página 113 de 199

En esta sección aparecerán bucles asociados a los siguientes comandos:
• Atributos de Excel
• Cambiar
• Propiedades de las Hojas
• Personalizados
Página 114 de 199

3.4.1. Atributos de Excel
Los atributos de Excel para esta sección son básicamente listar el nombre de
las hojas creadas, listar el nombre de los archivos que se encuentran visibles
(Ficheros de Excel), crear hojas a partir de en un rango seleccionado, y listar
el nombre de los archivos que se encuentran en una ubicación determinada.
3.4.1.1. Crear Hojas
Si se tiene un rango o un conjunto de celdas que contienen cierto tipo de información,

se pueden crear hojas en el libro actual de Excel con base en esa información, para ello
de click en el botón crear hojas, seleccione el rango donde están estos datos y de click
en “Aceptar”, el complemento habrá creado las hojas con los nombres que tenía el
rango seleccionado, siempre que el nombre sea válido para Excel y no sea superior a
32 caracteres.
Página 115 de 199

3.4.1.2. Listar Hojas
Con base en el nombre de todas las hojas de Excel que contiene el libro activo, esta
automatización lista esos nombres junto con un hipervínculo a cada una de las hojas.
De click en la opción “Listar Hojas”, seleccione la celda a partir de la cual desea colocar
los datos y proceda a dar click en “Aceptar”.
Aparecerá algo similar a la siguiente imagen:
3.4.1.3. Listar Libros
Al igual que con las hojas, se pueden listar los nombres de los libros que se encuentran
abiertos, para esto de click en el botón “Listar Libros”, seleccione la celda a partir de la
cual espera colocar los datos, y de click en “Aceptar”
Página 116 de 199

Aparecerá algo similar a:
3.4.1.4. Listar Archivos
La opción de “Listar Archivos” le permite listar el nombre y los atributos de un archivo

(Como por ejemplo fecha de modificación, tamaño, extensión) que se encuentran en
una determinada carpeta o ubicación.
Seleccione la ruta o carpeta de la cual desea obtener información:
Página 117 de 199

De click en el botón “Aceptar”
Los datos aparecerán en una nueva hoja de Excel, con la siguiente estructura.
3.4.2. Cambiar
El botón de Cambiar se encarga de cambiar la forma como se desea ver el

texto de una celda o un rango, esto puede ser cambiar el texto a “Mayúsculas”
a “Minúsculas”, a “Tipo Oración” O “Primera letra de cada palabra en
Página 118 de 199

mayúscula”. Recuerde que si el rango contiene formulas el bucle no hará ningún cambio
sobre esa celda.
3.4.3. Propiedades de las Hojas
La opción de “Propiedades de las Hojas” permite listar en un formulario el

nombre de las hojas del libro activo, para así navegar por el mismo de una
forma más dinámica y amigable, desde este formulario usted podrá:
• Filtrar y seleccionar las hojas que aparecen en el listado

• Adicionar un texto (Prefijo) al nombre de todas las hojas del libro.
• Adicionar un texto (Sufijo) al nombre de todas las hojas del libro.
• Ordenar las Hojas de forma Ascendente O Descendente
• Abrir la ubicación del archivo (Carpeta)
• Cambiar el tipo de letra de cada hoja (Mayúsculas, minúsculas, Tipo Oración o
Primera letra de cada palabra en mayúscula).
Página 119 de 199

Página 120 de 199

3.4.4. Personalizados
En el comando llamado “Personalizados” se encuentran diferentes

comandos con los cuales podrá realizar y programar tareas repetitivas
con el fin de optimizar el tiempo que se emplea en la elaboración de
consultas e informes.
Este comando se compone de los siguientes botones:
• Informes en serie
• Temporizador
• Combinar correspondencia
Página 121 de 199

3.4.4.1. Informes en serie
Este botón permite crear varios informes y consultas a la base de datos de Helisa de
forma simultánea, todos los informes que se crean van a compartir los mismos
parámetros o condiciones, aunque el origen de información puede ser diferente, a
continuación, se explica detalladamente el funcionamiento de esta opción:
El siguiente formulario aparece una vez ejecute el comando:
El formulario se compone de los siguientes campos:
➢ Modulo:
Es el módulo del cual desea obtener información y que se encuentra previamente

configurado, aquí aparecerán todos los módulos que tengan asociada una ruta y tengan
configurada las empresas.
Página 122 de 199

➢ Rango de empresas
El rango de empresas debe hacer referencia a celdas que contengan los nombres de
las empresas de las cuales desea obtener información, el nombre de las empresas que
esta escrito en las celdas debe coincidir con el nombre que aparece en la configuración
realizada en la sección de “Configuración” pestaña “Empresas”, de lo contrario no se
mostraran los resultados esperados.
Para obtener el nombre idéntico de cada una de las empresas en las celdas recuerde
que puede hacerlo de tres formas:
• Escribir el nombre en la celda

• Ir a la sección “General” opción “Tablas del sistema” y seleccionar una empresa
individual dando doble click sobre la misma o listar todas las empresas.
• Ir a la sección “General” opción “Consultas” y seleccionar la pestaña
“Validaciones”, en el cuadro de lista de “Listados disponibles” seleccionar
“Empresas” y a continuación dar click en el botón “Crear Lista”
➢ Rango de condiciones
Es un rango que representa las condiciones que se le dan a la consulta para importar
información en la hoja de cálculo, el informe o consulta tiene algunos campos, esos
campos pueden ser filtrados para mostrar solo información especifica de periodos,
cuentas, valores etc., por lo tanto, si quiere adicionar condiciones al informe o el informe
Página 123 de 199

tiene ítems obligatorios entonces el rango de condiciones debe estar compuesto de tres
columnas:
• La primera columna debe hacer referencia a un campo que existe en el informe

que haya seleccionado.
• La segunda columna debe contener cualquier operador como por ejemplo “Igual
a”, “Mayor que”, “Menor que” etc.,
• La tercera columna debe contener el dato que quiere que coincida, por ejemplo,
el número de cuenta.
Si desea generar un informe sin condiciones, sencillamente deje ese campo en blanco.
Si desconoce como se deben escribir los operadores o tiene duda con respecto a ellos,
puede crear una lista desplegable en la celda para no cometer errores, en ese caso
vaya a la sección “General”, comando “Consultas”, pestaña “Validaciones” y seleccione
del cuadro de lista el ítem “Condiciones”, proceda a crear la lista desplegable en esa
celda.
a continuación, se muestran cuatro ejemplos de los escenarios posibles:
• Generación de informes sin campos obligatorios (Sin rango de condiciones)
Se va a generar un informe de plan de cuentas para todas las empresas, en este caso
el rango de condiciones se puede dejar en blanco ya que se desean traer todos los
campos de la consulta y además de ello este tipo de informe no exige campos de
carácter obligatorio.
Página 124 de 199

• Generación de informes sin campos obligatorios (Con rango de condiciones)
Se va a generar un informe movimientos contables para todas las empresas, en este

caso se dese extraer información solo del periodo 201812, por lo tanto, debe existir un
rango de condiciones, para definir esa información.
En el rango “$D$2:$F$2” debe existir información como la que se muestra a

continuación:
El campo Periodo existe en el informe de movimientos contables y el campo Condición

“Igual a” es válido para hacer la consulta, en consecuencia, cumple con los
lineamientos.
Página 125 de 199

• Generación de informes con campos obligatorios (Sin condiciones adicionales)
Se va a generar un informe de balance de prueba para todas las empresas, en este

caso se dese extraer información solo hasta los periodos 201801 y 201812, por lo tanto,
debe existir un rango de condiciones, para definir esa información.
El balance de prueba tiene dos campos obligatorios, esos campos son “Periodo Actual”
y “Periodo Anterior”

continuación:
Página 126 de 199

• Generación de informes con campos obligatorios (Con condiciones adicionales)
Se va a generar un informe de balance de prueba para todas las empresas, en este

caso se desea extraer información solo hasta los periodos 201801 y 201812 de todas
las cuentas de activo (Cuenta que empiezan por 1), por lo tanto, debe existir un rango
de condiciones, para definir esa información.
El balance de prueba tiene dos campos obligatorios, esos campos son “Periodo Actual”
y “Periodo Anterior”

continuación:
Página 127 de 199

Los dos primeros campos son campos obligatorios y el tercero es un campo opcional
para el usuario.
➢ Informe y campos
Se compone inicialmente de un cuadro de lista que despliega todos los informes que
existen en el complemento, cuando se selecciona el informe automáticamente se
presentan cambios en las siguientes formas:
• En este cuadro de lista “Informe y campos” aparecerán todos los campos

predeterminados que tiene la consulta o informe.
• Aparecerá un mensaje en la parte inferior del formulario, donde se muestran los
campos obligatorios del informe, si este mensaje aparece entonces deberá
seleccionar un rango en el campo “Rango de condiciones” con las
especificaciones dadas anteriormente.
Página 128 de 199

➢ Campos adicionales
Son campos que no están asociados a la consulta de forma predeterminada, estos

campos se dividen en dos:
• Incluir campos asociados: Los campos asociados son los mismos que aparecen
en el cuadro de lista de la sección “General”, botón “Consulta” pestaña “Importar
datos”, si se activa el check se mostraran esos campos en los informes que
genere por medio de esta opción “Informes en serie”
• Incluir campos personalizados: Los campos personalizados son los que ha
construido el usuario para los diferentes informes, active o desactive este check
para mostrarlos o no tenerlos en cuenta.
➢ Generación de información
Página 129 de 199

La información se puede generar de dos formas:
• La primera hace referencia a construir un informe por cada una de las empresas
y colocar los datos en hojas independientes, si se utiliza esta opción el
complemento colocara los datos en el tipo de tabla que este configurado
inicialmente, es decir en tabla objeto, tabla tradicional o tabla dinámica.
• La segunda alternativa es construir un único informe que contenga todos los
datos de las empresas que han sido relacionadas en el rango “Rango de
empresas”, si se utiliza esta opción la información solo se plasmara en la hoja
de cálculo mediante una tabla dinámica, no habrá forma de colocar los datos en
tabla objeto o tablas tradicionales.
Después puede generar la información.
Otra forma de ver el proceso que realiza este formulario es que por cada empresa que
este dentro del rango “Rango de empresas” se ejecuta una consulta similar a la que se
realizaría si el usuario seleccionara el botón “Consultas” de la sección “general” y
cambiara solo el campo que se refiere a “Empresa” los demás datos permanecerían
constantes para todos los informes.
En consecuencia, en siguiente tabla se muestran las imágenes de los datos que se

parametrizan en el formulario “Consultas” y a su vez los datos que se parametrizan en
el formulario “Informes sen serie, ambos tipos de consulta guardan similitud en los datos
ingresados.
Página 130 de 199

Item Formulario Formulario

Campo Consultas Informes en serie
Modulo
Empresa
Informe
Campos
Campos
Obligatorios
Página 131 de 199

Item Formulario Formulario

Campo Consultas Informes en serie
Condiciones
Campos
asociados
Campos
personalizados
Página 132 de 199

3.4.4.2. Temporizador
El botón de temporizador permite principalmente actualizar las tablas creadas mediante

el complemento de “Consultas Helisa” y que se encuentran en una hoja de cálculo a
manera de plantilla, de igual forma permite exportar esa información de las plantillas en
el mismo formato de salida o en uno diferente como por ejemplo Excel, Jpg o Pdf.
La información de las plantillas se actualiza constantemente en un intervalo de tiempo

definido por el usuario, y de esta misma forma los datos son exportados o convertidos
al formato seleccionado.
El temporizador es de gran utilidad cuando se utiliza en conjunto con la aplicación para

dispositivos móviles llamada “Helisa Tableros”, esta se encuentra disponible en la
tienda de aplicaciones.
Página 133 de 199

El usuario podrá actualizar la plantilla de “Tableros” que viene con el complemento de

“Consultas Helisa” o podrá actualizar formatos que son creados por el mismo, en ese
caso se actualizara un solo libro, dos libros o todos los libros que estén abiertos
dependiendo de los parámetros relacionados en este formulario.
A continuación, relacionan los campos del formulario y se describe de forma detallada

su funcionamiento.
➢ Tableros
Representa el nombre completo de una plantilla predeterminada o definida por Helisa,

la cual tiene información de ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventarios,
Página 134 de 199

esta plantilla la puede visualizar por medio de la sección “Libros” en el comando

“Formatos y plantillas” tipo de plantilla “P_Tableros”.
En el campo de “Tableros” solo existen dos escenarios, dejar el campo en blanco para
que el complemento no haga ninguna acción con este parámetro o seleccionar el libro
que hace referencia a la plantilla de tableros, si selecciona otro archivo en este campo
los datos no se actualizarán.
➢ Personalizado
En campo personalizado se selecciona el formato que ha sido diseñado por el usuario

y que contiene datos del complemento, en este campo puede seleccionar un archivo,
dejarlo en blanco o seleccionar “Todos*”.
Si la elección del usuario ha sido “Todos*” significa que el complemento recorre todos
los libros abiertos y actualiza toda la información contenida en ellos, Verifique la opción
que más se ajusta a sus necesidades.
➢ Intervalo
Es el tiempo que el complemento tardara para volver actualizar la información de los

archivos o formatos seleccionados a partir de su última actualización.
Página 135 de 199

El intervalo de actualización es un dato que debe coincidir con

alguno de los estos ítems, si escribe un dato diferente el libro será
actualizado:
En esta imagen se muestra que los informes se actualizarán cada

10 minutos. La actualización de las consultas tarda un tiempo que
depende de la cantidad de tablas y libros seleccionados para la
actualización, debe verificar si la consulta del libro o libros
seleccionados se actualiza en un tiempo inferior al intervalo.
➢ No actualizar
Es un campo que representa el tiempo durante el cual el complemento no realizara

actualización de los datos contenidos en los libros seleccionados, lo anterior se debe
a que se optimizan los recursos si el complemento no actualiza información en
horario en el cual esta no cambia o no se modifica.
Lo apropiado será no actualizar los datos en la noche y/o

madrugada:
En esta imagen se muestra que los informes seleccionados no se

actualizarán después de las 18 horas hasta las 6 de la mañana del día siguiente.
➢ Publicación tableros
Si ha seleccionado un libro en el campo “Tableros” los siguientes parámetros solo

aplicaran para esa plantilla:
Página 136 de 199

➢ Publicar el archivo en:
El formulario indica que la información contenida en el libro de tablero será exportada

en formato pdf.
➢ Dimensiones de la publicación
El complemento exportara en Pdf solo los datos que se encuentren en el área de

impresión (Siempre que se haya seleccionado esta opción) o detectara el área que
contiene información para así exportarla.
Recuerde que la ruta donde se almacenara esta información es la que configuro

inicialmente en la sección de “Configuraciones” pestaña “Avanzada” subpestaña
“Helisa Tableros” en la sección de “Informes predeterminados”:
Página 137 de 199

➢ Publicación Otros informes
Estas opciones solo serán aplicables si ha seleccionado un dato o ítem en el campo

“Personalizado”.
➢ Publicar el archivo en
Las plantillas se exportarán en un archivo nuevo de Excel, Jpg o Pdf.
➢ Titulo
Es el nombre de:
Página 138 de 199

La subcarpeta si se encuentra activada la casilla “Por cada hoja del libro” de la sección
“Publicar un documento”.
El documento si se encuentra activada la casilla “Por cada libro” de la sección “Publicar

un documento”.
➢ Dimensiones de la publicación
En esta sección se selecciona la opción para que el proceso de publicación se realice

solo para la hoja activa o todas las hojas del libro.
➢ Publicar un documento:
Se publica el documento en la ruta definida en la sección de configuraciones.
• Por cada hoja del libro:
Se publica un documento por cada hoja del libro, el nombre del documento será el
mismo que tiene la hoja en el momento de su actualización.
• Por cada libro:
Se publica un documento que contiene toda la información de las hojas del libro.
Recuerde que la ruta donde se almacenara esta información es la que configuro

inicialmente en la sección de “Configuraciones” pestaña “Avanzada” subpestaña
“Helisa Tableros” en la sección de “Informes Personalizados”:
Página 139 de 199

Al dar click en los demás botones de comando, se ejecutan las siguientes instrucciones:
Con ese botón se guardan los cambios realizados en el formulario.
Este botón le permite exportar o publicar las tablas y consultas para

que pueda validar la información que arrojan cada una de las plantillas
y el modo como están siendo exportadas.
Se recomienda utilizar esta opción antes de iniciar el temporizador para así corregir
errores o modificar opciones.
Con este botón se inicia el temporizador, una vez se haya iniciado el

complemento actualizará todas las tablas y consultas de los informes
o libros seleccionados y cuando concluya con dicha operación se encargará de publicar
la información en las rutas definidas por el usuario.
Si el temporizador ya se encuentra iniciado aparecerá un nuevo botón

en el formulario, este se encargará de detener las instrucciones que
se ejecutan al dar click en el botón “Iniciar”.
Página 140 de 199

Puede ver de forma detallada este proceso y los requerimientos para el uso de la
aplicación en el siguiente enlace:
https://www.youtube.com/watch?v=KS3GPnIiRxQ
Página 141 de 199

3.4.4.3. Combinar correspondencia
Esta opción se utiliza para crear varios documentos al mismo tiempo. Estos
documentos se alimentan de un formato idéntico diseñado en una hoja de cálculo de
Microsoft Excel, donde solo varían seccione o partes específicas del documento que se
personalizan.
Al ejecutar la opción de “Combinar correspondencia” aparecerá el siguiente formulario:
Esta opción no actualiza ninguna tabla o consulta desde la base de datos de Helisa,
por lo tanto, si tiene este tipo de información debe en primera instancia actualizar todas
las tablas del libro y posteriormente emplear este formulario debido a que el mismo
trabaja solo con datos que se encuentran en las hojas de cálculo del libro activo.
Página 142 de 199

➢ Cambiar la celda
Se define la celda que será reemplazada por los diferentes valores que se encuentran
en otro rango del libro de Excel.
➢ Por los valores del rango
Son cada uno de los valores que se reemplazaran en la celda que se ha definido en el
campo “Cambiar celda”, este cambio a su vez modifica los demás datos de los formatos
o plantillas que se han construido.
➢ Tabla
Este campo es opcional, si el usuario quiere cambiar los datos del campo “Cambiar
celda” por los que contiene el rango definido en el campo “Por los valores del rango” y
además quiere obtener los datos de una tabla cuando esta tenga en un encabezado de
columna, bastara con seleccionar la tabla donde se encuentra esa información.
➢ Campo
Este campo es opcional (Siempre que no haya seleccionado nada en el campo “Tabla”),
aquí se hace referencia al encabezado de la tabla que contiene el dato que se encuentra
dentro de los valores del rango, lo anterior significa que los valores del rango están en
esa columna o campo seleccionado.
➢ Hojas a exportar
Se deben seleccionar las hojas que se desean exportar, si el formato de salida es

“Excel” las hojas no pueden contener una tabla objeto.
Página 143 de 199

➢ Nombre libro
Se define el nombre que tendrá el libro, este nombre puede ser referencia a una celda
que contiene distintos datos, en el proceso el nombre de los libros no se repite, por lo
tanto, si se encuentran datos repetidos el erro se omite y se asigna cualquier
consecutivo como nombre del libro.
➢ Formato de salida
Se selecciona si la información del formato actual se exportar

en un libro de Microsoft Excel o en pdf, otra opción será enviar
los datos a la impresora utilizada por última vez.
➢ Crear subcarpetas
Le permite crear subcarpetas dentro de la ubicación seleccionada, el nombre de las

subcarpetas será el mismo nombre de los libros que se crean.
➢ Ruta
Es la ubicación donde se guardará la información del formato actual.
Una vez haya diligenciado los campos anteriores el formulario le mostrar un pequeño
mensaje de las ejecuciones que realizara con los datos del libro activo y parámetros
definidos.
Página 144 de 199

Existen algunas plantillas para generar información por medio de la herramienta

“combinación de correspondencia”, las plantillas se encuentran en la sección “Libros”
botón “Formatos y plantillas” y en el tipo de informe “P_Combinar Correspondencia”.
Página 145 de 199

3.5. Grupo: “Libros”
El usuario del complemento “Consultas Helisa” puede obtener muchos beneficios

mediante el uso continuado de la herramienta, entre ellos mejorar la capacidad para
elaborar informes que satisfacen las necesidades específicas de información de su
compañía.
Sin embargo, cuando se empieza a trabajar con el sistema, puede ser de gran ayuda
contar con herramientas ya elaboradas y poco a poco ir comprendiendo su
funcionamiento, es aquí que se vuelve de vital importancia conocer el tema esquemas
de informes previamente diseñados, como formatos y plantillas.
Los formatos y plantillas constituyen reportes elaborados en Excel que contienen tablas
y fórmulas y son susceptibles de ser actualizados y modificados según las necesidades
específicas de cada negocio.
En esta unidad el usuario identificara las diferentes categorías de plantillas

predeterminas que han sido establecidas por el complemento, aprenderá a actualizar
la información contenida en cada uno de estos archivos y conocerá la forma en que
estos formatos pueden ser modificados para generar reportes personalizados de
acuerdo con las necesidades de cada tipo de entidad.
A continuación, se describen cada una de las opciones del complemento referente al

tema de formatos y plantillas:
En la ficha de “Consultas Helisa” existe un grupo de comandos llamado “Libros”, este

grupo hace referencia a todos los formatos o esquemas previamente diseñados con el
complemento y que puede ser utilizados por cualquier usuario de la herramienta.
El botón de formatos y plantillas abre de una carpeta específica “Plantillas”

los libros que contienen informes predeterminados.
Página 146 de 199

Puede utilizar los libros que se encuentran en esta ubicación o crear sus propios
formatos y guardarlos en otro directorio con el fin de tenerlos disponibles para su uso.
Existen básicamente dos tipos de plantillas, las primeras vienen de forma

predeterminada con el complemento y las segundas son las que crea el usuario y
relaciona una ubicación específica para las mismas.
Página 147 de 199

3.5.1. Plantillas predeterminadas
Cuando se utiliza la primera

opción (“Tipo de plantilla”,
“predeterminadas”) El
formulario cargara el nombre
de las subcarpetas que se
encuentran en el directorio
de “Plantillas” que está en la
carpeta del complemento,
cuando se selecciona alguno
de los tipos de plantilla,
automáticamente se
cargaran los archivos de
Microsoft Excel que se
encuentran en esa
ubicación.
Las plantillas que se encuentran en la categoría de plantilla “Predeterminadas”, en la

fecha de elaboración de este documento, son:
3.5.1.1. Contables
• Estados Financieros (Base Helisa NI) V2

• Estados Financieros (Base Helisa GW) V2
• Conciliación Movimientos Contabilidad
• Conciliación Saldos NIIF Vs COLGAAP V2
• Estado De Resultados Por Centro De Cto (Base Helisa GW)
• Estado De Resultados Por Centro De Cto (Base Helisa NI)
Página 148 de 199

3.5.1.2. Financieros
• Análisis de Quiebra (GW)

• Análisis de Quiebra (NI)
• Índices Financieros (GW)
• Índices Financieros (NI)
• Presupuesto
3.5.1.3. Fiscales
• Certificado de ingresos y retenciones empleados 2018

• Formulario 300 - Declaración De IVA
• Formulario 350 - Declaración De Retención En La Fuente
• Formulario ICA
• Formulario_Retencion_ICA
3.5.1.4. Gestión De Cartera
• Informe General Gestión Cartera V2
3.5.1.5. Gestión De Ventas
• Informe General Gestión De Ventas V2
3.5.1.6. Informes DANE
• Informes DANE
Página 149 de 199

3.5.1.7. Inventarios
• Inventario Disponible V2
3.5.1.8. P_Combinar Correspondencia
En este tipo de informes, se incluye todos los archivos disponibles para utilizar con la
opcion de “Combinar correspondencia” que se encuentra a su vez en la sección de
“Bucles”.
• Circularizacion De Clientes
• Cuentas De Cobro
3.5.1.9. P_Tableros
Esta categoría incluye todos los informes disponibles para utilizar con la opcion de
temporizador y la aplicación para dispositivos móviles de “Helisa Tableros”.
• Tableros Helisa
Página 150 de 199

3.5.2. Plantillas definidas por el usuario
Cuando se utiliza la segunda opción (“Plantillas definidas por el usuario”) el formulario

cargara el nombre de las subcarpetas que se encuentren en la ubicación que haya
configurado el usuario, recuerde que la configuración de esta ruta está en el grupo
“Configuración” y en la pestaña “Avanzada”.
Página 151 de 199

3.5.3. Configuración de las plantillas
A continuación, se da un ejemplo del uso de la plantilla “01. Estados Financieros (Base

Helisa NI) V2”
Página 152 de 199

Página 153 de 199

Página 154 de 199

Página 155 de 199

Página 156 de 199

Página 157 de 199

Página 158 de 199

Página 159 de 199

Página 160 de 199

Página 161 de 199

3.6. Grupo: “Análisis”
La sección de análisis trae automatizaciones referidas a análisis de datos

mediante gráficos.
En esta parte se pueden encontrar dos tipos de gráficos, el primero tipo circular para
medir eficiencias y el segundo un gráfico de Gantt para poder hacer seguimiento de
proyectos.
3.6.1. Tipo circular
Seleccione una etiqueta de fila y un rango (De dos celdas) con datos en formato
porcentual.
Página 162 de 199

3.6.2. Gráfico de Gantt
Inserte un gráfico de Gantt adicionado los parámetros de:
• Rango de actividades
• Rango de fechas iniciales
• Rango de duración de las actividades
Página 163 de 199

3.7. Grupo: “CQHelisa”
En esta sección encontrara principalmente los botones de Información general de la

herramienta y manuales de instrucción.
• Ayuda
• Instrucciones
• autorizar
• Conexión Remota
• programador
• Acerca de…
3.7.1. Ayuda
El botón de ayuda abrirá un documento en formato pdf en el cual se relacionarán las

inconsistencias que podrían llegar a aparecer en tiempo de ejecución de alguna
automatización relacionada al complemento.
Página 164 de 199

Este documento pdf está organizado por tipo de error como por ejemplo errores de
“Microsoft Excel”, errores del controlador ODBC (“Firebird”) o errores de programación
“Visual Basic”, se muestra el error la descripción del mismo y los pasos que se deben
seguir para dar solución a ellos.
Este es el contenido del documento:
3.7.2. Instrucciones
Por medio de este botón se muestra el manual de instrucciones para utilizar este
complemento.
Página 165 de 199

3.7.3. Autorizar
Por medio de esta opción podrá realizar las siguientes tareas:
1. Habilitar o deshabilitar al equipo actual o usuario actual para utilizar la

herramienta.
2. Agregar informes para que se muestren en las consultas.
Cuando se da click en autorizar aparecerá este formulario en el cual tendrá que ingresar
la contraseña asignada por Proasistemas S.A. si la contraseña no ha sido asignada al
usuario significa que solo el personal de PROAsistemas S.A. podrá emplear esta
opción,
Cuando da click en la pestaña “Configurar consultas e informes” podrá adicionar

consultas o inclusive exportarlas para incluirlas en otros complementos.
Página 166 de 199

3.7.4. Conexión Remota
Cuando presiona este botón se conectará a la página de soporte de Helisa

“soporte.helisa.com”, aquí tendrá que introducir el código que le suministre la persona
con la cual está llevando a cabo el proceso de soporte.
Esta opción permite conectar al personal de Proasistemas S.A. as u computador

mediante la conexión remota.
Página 167 de 199
3.7.5. Programador
Esta opción solo está habilitada para el desarrollador de la herramienta
3.7.6. Acerca de…
Este botón abre un formulario que muestra una pestaña general en donde aparece
información acerca de los autores de la herramienta y la versión del complemento.
Página 168 de 199

Página 169 de 199

3.8. Grupo: “Menú Contextual”
Existen varios comandos del complemento que no se encuentran incorporados

directamente en botones o fichas, sino que aparecen en un menú adicional con
diferentes opciones que dependen del tipo de objeto que se haya creado.
Estas opciones adicionales se introducen en el menú contextual de cada uno de los

objetos creados.
A continuación, se describen las características del menú contextual por cada uno de
los objetos creados.
El menú contextual o botón flotante, es aquel que aparece cuando el usuario da click
derecho sobre alguna de las celdas, hay dos menús que se incluyen con el
complemento.
El primero hace referencia a un menú que aparece cuando se da click derecho en

cualquier celda que sea de una tabla dinámica.
El segundo menú contextual aparece cuando se da click derecho en cualquier celda

diferente a una tabla dinámica.
Página 170 de 199

3.8.1. Menú contextual tabla dinámica
Si el usuario está ubicado sobre la tabla dinámica y da click derecho aparecerá el

siguiente menú contextual, en el cual se han incluido tres opciones adicionales que se
encuentran dentro del rectángulo.
3.8.1.1. Información de la consulta
Cuando se presiona click en esta opción se desplegará un mensaje que le dará la

información de la tabla que se ha creado, si la tabla dinámica fue creada mediante este
complemento el mensaje será similar al siguiente:
Página 171 de 199

Si la tabla dinámica fue creada directamente por el usuario, entonces aparecerá un

mensaje similar al siguiente:
3.8.1.2. Mas opciones de la tabla dinámica
Esta opción es un botón desplegable o submenú que dará otras opciones para ordenar,
filtrar, mostrar u ocultar los campos dentro de la tabla dinámica. Las opciones son:
➢ Solo mostrar campos en los rótulos de filas.

➢ Solo mostrar campos en los rótulos de valores.
➢ Mostrar campos en los rótulos de filas y valores.
➢ Copiar estructura de una tabla dinámica.
➢ Mostrar rótulos de valores a partir de un rango.
Página 172 de 199

➢ Mostrar rótulos de filas a partir de un rango.

➢ Ocultar los campos de la tabla.
➢ Filtrar filas o columnas en serie.
Página 173 de 199

Al generar cualquier tipo de informe en una tabla dinámica, los campos quedan
disponibles para ser adicionados en alguna de las
siguientes categorías o secciones:
• Filtros
• Columnas
• Filas
• Valores
Por lo general se acostumbra a colocar los

campos de tipo texto en el área de “Filas” y los
campos de tipo numérico en las áreas de
“valores”, sin embargo, en ocasiones son muchos
campos existentes los que se desean, filtrar,
ocultar o mostrar en cada área o sesión que se
vuelve dispendioso realizarlo de forma manual,
por lo tanto, el complemento dispone de métodos más rápidos para hacer estas tareas.
La imagen anterior se muestra cuando se ha seleccionado una celda o rango de una

tabla dinámica, no obstante, en ocasiones no aparece este panel de tareas, es por ello
que el usuario debe proceder a dar click derecho sobre la tabla dinámica, y seleccionar
la opción “mostrar lista de campos”.
Solo mostrar campos en los rótulos de filas
Con esta opción la automatización colocara todos los campos de la tabla dinámica que
sean de tipo texto (Por ejemplo, tercero, cuenta, nombre, centro de costo etc.) en el
área o sesión de “Filas “dentro del informe.
Página 174 de 199

Solo mostrar campos en los rótulos de valores
Con esta opción la automatización colocara todos los campos de la tabla dinámica que
sean de tipo numérico (Por ejemplo, saldos, débitos, créditos, cantidad, Bases, Valor
etc.) en el área de “Valores“, dentro del informe.
Página 175 de 199

Mostrar los campos en los rótulos de filas y valores
Con esta opción la automatización colocara respectivamente los campos de tipo texto
en el área de “Filas” y los campos tipo numérico en el área de “Valores”.
Página 176 de 199

copiar estructura de una tabla dinámica
En ciertos casos el usuario del complemento puede tener un informe en una tabla
dinámica que ha sido previamente configurado y diseñado, al generar un nuevo informe
en tabla dinámica la misma queda en blanco, disponible para ser diseñada, en este
caso si el usuario quiere copiar la misma estructura que tenía en una tabla dinámica
anterior a una tabla dinámica actual puede realizarlo mediante esta opción.
Con esta opción se copiará la estructura es decir se incluirán en las áreas de filas, filtros,
columnas y valores los mismos campos que estaban en la tabla anterior y en el mismo
orden, sin embargo, si la tabla anterior tenía filtros, estos no serán considerados en el
informe y se tendrá que volver a seleccionar los ítems.
Página 177 de 199

mostrar rótulos de valores a partir de un rango
Con esta opción el usuario podrá seleccionar un rango que tenga algunos de los
nombres de los campos de la tabla dinámica y adicionarlos al área de “Valores”.
Por ejemplo:
En la celda “C1” se ha generado un informe que trae los movimientos contables fiscales
o PCGA “(PCGA) Movimiento Contable”, la tabla inicialmente aparecerá sin ningún
campo adicionado.
En el rango “A2:A5” están los nombres de campos que se desean adicionar a la tabla
dinámica en el área de “Valores” (Evidentemente estos datos contenidos en las celdas
coinciden con los nombres de los rótulos de columna de la tabla dinámica, de lo
contrario no se adicionan en el área de Valores).
Se debe dar click en la opción “mostrar rótulos de valores a partir de un rango” y

aparecerá un cuadro de dialogo en el cual se debe seleccionar el rango donde se
encuentran los nombres de los campos.
Página 178 de 199

Posteriormente se habrán adicionado los campos al área de “Valores”
mostrar rótulos de filas a partir de un rango
Con esta opción el usuario podrá seleccionar un rango que tenga algunos de los
nombres de los campos de la tabla dinámica y adicionarlos al área de “Filas”.
Por ejemplo:
En la celda “C1” se ha generado un informe que trae los movimientos contables fiscales
o PCGA “(PCGA) Movimiento Contable”, la tabla inicialmente aparecerá sin ningún
campo adicionado.
En el rango “A2:A5” están los nombres de campos que se desean adicionar a la tabla
dinámica en el área de “Filas” (Estos datos contenidos en las celdas coinciden con los
nombres de los rótulos de columna de la tabla dinámica, de lo contrario no se adicionan
en el área de Filas).
Se debe dar click en la opción “mostrar rótulos de filas a partir de un rango” y aparecerá
un cuadro de dialogo en el cual se debe seleccionar el rango donde se encuentran los
nombres de los campos.
Página 179 de 199

Posteriormente se habrán adicionado los campos al área de “Filas”.
Ocultar los campos de la tabla.
Con esta opción el complemento quitara los campos de la tabla dinámica para diseñar
nuevamente el informe, se pueden quitar todos los campos o aquellos que cumplan con
ciertas condiciones.
Página 180 de 199

Todos
Con esta opción todos los campos que este adicionados al informe de tabla dinámica
(En cualquiera de sus áreas) serán ocultos.
Cuando cumplan una condición
Con esta opción se ocultarán todos los campos adicionados en el informe de tabla
dinámica siempre que se cumplan las condiciones establecidas por el usuario.
Por ejemplo:
En la celda “A1” se ha generado un informe de tabla dinámica “(PCGA) Balance De

Prueba”, y se han adicionado todos los campos en los rótulos de filas y de valores, en
consecuencia, la tabla dinámica se ve de la siguiente forma:
Ahora se desea quitar todos los campos que contienen la palabra movimiento, para
nuestro ejemplo las columnas “L”, “P”, “T” etc.…
Se procede a seleccionar la opción de “Cuando cumplan una condición” y aparecerá el

siguiente mensaje:
Página 181 de 199

Aquí se debe escribir la palabra que en nuestro caso se desea ocultar “Movimiento”,
(No importa si está en minúsculas o mayúsculas).
Aparecerá otro mensaje en el cual nos indica que condición debe cumplir el campo con
relación al texto digitado. en nuestro caso las columnas que deseamos ocultar
contienen la palabra “Movimiento”, entonces debemos digitar el numero “2” y se
ocultaran los campos de nuestro informe.
filtrar filas o columnas en serie
Un campo de una tabla dinámica puede tener una cantidad alta de ítems o elementos,
y seleccionarlos uno a uno es una tarea que demanda mucho tiempo, por lo cual con
esta opción podrá filtrar esos campos de forma mucho más rápida.
Ejemplo:
En la celda “C1” se ha generado una consulta de movimientos contables locales o

fiscales “(PCGA) Movimiento Contable”, la cual se visualiza de la siguiente forma:
Página 182 de 199

El campo cuenta contiene aproximadamente 70 elementos, lo cual indica que si

queremos hacer un filtro debemos
seleccionar ítem por ítem a
menos que las cuentas
pertenezcan a una misma
categoría, en cuyo caso se puede
hacer uso del carácter “*”.
En esta imagen se realizó una

tabla dinámica diferente y se
adicionaron solo los campos de
“Cuenta” y “Nombre cuenta” con
el fin de determinar la cantidad de
elementos que contenía el campo
“Cuenta”.
Página 183 de 199

En nuestro ejemplo vamos a seleccionar

todas las cuentas que empiecen por los
códigos “2335”, códigos “5105” y código
“61” en cuyo caso deberíamos seleccionar
en el campo “cuenta” cada uno de los ítems
como se muestra a continuación:
Para no hacer este proceso que es

bastante engorroso, se puede utilizar la
opción de filtrar “filtrar filas o columnas en
serie”.
Página 184 de 199

En el rango “A2:A5” escribiremos lo siguiente (La primera celda no es obligatoria):
Ahora damos click derecho sobre la tabla dinámica, y seleccionamos la opción “filtrar
filas o columnas en serie”, nos aparecerá un cuadro de dialogo:
La celda “$P$2” hace referencia al campo de la tabla dinámica llamado “Cuenta”, el

cual contiene todos los ítems que
vamos a filtrar en el informe. Cuando
damos click en el botón aceptar,
aparecerá un segundo cuadro de
dialogo:
En este cuadro de dialogo seleccionamos

el rango de celdas que contiene los
criterios, para nuestro caso las cuentas
están en el rango “A3:A5”, al dar click en
el botón “Aceptar”, aparecerá un último
cuadro de dialogo don de no pide el tipo de coincidencia.
Página 185 de 199

Solo existirán cuatro tipos de

coincidencias, si el texto coindice
exactamente con algunos de los ítems
del campo “cuenta”, si alguno de los
ítems empieza, contiene o termina con
algunos de los datos contenidos en el
rango.
Para nuestro ejemplo queremos seleccionar todos los elementos que empiezan por
alguno de los valores del rango establecido, por lo tanto, digitamos el numero “2” y
obtendremos los resultados en el informe de tabla dinámica.
3.8.1.3. Pegado especial CH
Con estas opciones de pegado especial podrá copiar la selección, hoja o libro activo a
otros libros.
El uso de esta opción es apropiado cuando se han realizado informes con fórmulas y
funciones del complemento “Consultas Helisa”, pero estos informes esperan enviarse
a usuarios que no tienen el complemento instalado en el equipo, en cuyo caso solo
verán los resultados con supuestos errores de “Nombre”.
Página 186 de 199

Copiar y pegar la selección activa
Con esta opción se copia la celda o la selección que esta activa y se pega en un nuevo
libro, en esta opción solo conservaran los datos con las fórmulas o como solo valores.
Se aconseja que se copien los datos como solo valores, debido a que en algunas
ocasiones se copia la selección activa y en el momento en el que se pega en el nuevo
libro los datos quedan con referencias circulares.
Copiar y pegar esta hoja
Con esta opción se copia toda la hoja activa y se pega en un nuevo libro, los datos
pueden conservarse con las fórmulas o como solo valores.
Copiar y pegar todo el libro
Con esta opción se copian cada una de las hojas del libro activo y se pegan en un nuevo
libro, los datos pueden ser copiados y pegados como solo valores o con las fórmulas
del complemento según las instrucciones del usuario.
Página 187 de 199

3.8.2. Menú contextual tabla Objeto
Si el usuario está ubicado sobre una celda que hace parte de una tabla objeto y da click
derecho, aparecerá el siguiente menú contextual, en el cual se incluyen cuatro
opciones.
• Información de la consulta
• Pegado especial CH
• Mover a la izquierda
• Mover a la derecha
Cuando se presiona click en esta opción se desplegará un mensaje que le dará la

información del tipo de tabla que se ha creado, si la tabla objeto fue creada mediante
este complemento el mensaje será similar al siguiente:
Página 188 de 199

Esta opción fue explicada anteriormente pero también estará disponible no solo para la
tabla dinámica y tabla tradicional, sino para cualquier rango, hoja o libro que se
encuentre activo y evidentemente siempre que el complemento este instalado.
3.8.2.3. Mover a la izquierda
Por medio de esta opcion, el usuario podrá desplazar la columna que se encuentra
seleccionada, tantas veces a la izquierda como lo considere apropiado para
personalizar su informe.
La estructura o diseño de la tabla tradicional no cambiara cuando esta sea actualizada.
3.8.2.4. Mover a la derecha
Por medio de esta opcion, el usuario podrá desplazar la columna que se encuentra
seleccionada, tantas veces a la derecha como lo considere apropiado para personalizar
su informe.
Página 189 de 199

La estructura o diseño de la tabla tradicional no cambiara cuando esta sea actualizada.
Página 190 de 199

3.8.3. Menú contextual general
Si el usuario está ubicado sobre una celda de una tabla tradicional o cualquier otro
rango que no haga parte de una tabla dinámica o una tabla objeto, en el menú
contextual aparecen cinco nuevas opciones, como se muestra en la siguiente imagen.
Al dar click en esta opción aparecerá el mensaje que se describió anteriormente, donde
se mostraba la información de la consulta realizada.
Página 191 de 199

Esta opción fue explicada anteriormente pero también estará disponible no solo para la
tabla dinámica y tabla objeto, sino para cualquier rango, hoja o libro que se encuentre
activo y evidentemente siempre que el complemento este instalado.
3.8.3.3. Traductor
Esta opción le muestra un formulario en el cual podrá realizar la traducción idéntica

como lo hace “Google traductor”.
Página 192 de 199

Cuando el usuario cambie la referencia del campo “Celda Referencia”

automáticamente el texto que se encuentra en esa celda o en ese rango, aparecerá en
el campo de texto original.
Aquí debe seleccionar el idioma en el cual se encuentra el texto original y si quiere

invertir el idioma utilice el botón correspondiente a esa opción. Posteriormente de click
en el botón “Traducir”.
Si desea escuchar el texto, utilice alguno de los dos botones que hacen referencia a
sonido.
3.8.3.4. Insertar imagen de la empresa
Al dar click en esta opción aparecerá la imagen de la empresa, siempre que haya
configurado la ruta de ubicación de la imagen en la opción de “configuraciones” y
pestaña “Avanzada”
Página 193 de 199

3.8.3.5. Resumir con tabla dinámica
Existe la posibilidad de resumir los datos contenidos en un rango o tabla tradicional por
medio de una tabla dinámica y así poder analizar la información de manera diferente,
esto se puede realizar mediante la opción de “Resumir con tabla dinámica” que estará
disponible solo para las tablas tradicionales.
Página 194 de 199

4. GLOSARIO
A continuación, se relaciona la definición de cada uno de los conceptos más utilizados
en este documento.
➢ CINTA DE OPCIONES
La cinta de opciones de Microsoft Excel agrupa los comandos más utilizados de la

aplicación, las pestañas son el primer nivel de agrupamiento que se encuentran dentro
de la cinta de opciones. consecuentemente, cada una de las pestañas se encuentra
organizada por grupo de comandos.
➢ CUADRO DE LISTA
Es un objeto que muestra un listado de ítems o elementos que pertenecen a una misma
categoría.
➢ FIREBIRD ODBC
Es un sistema de administración de base de datos relacional (o RDBMS) (Lenguaje

consultas: SQL) de código abierto, basado en la versión 6 de Interbase, cuyo código
fue liberado por Borland en 2000.
➢ GRUPO DE COMANDOS
Es una agrupación de comandos u opciones con características similares, que se

encuentran dentro de una pestaña de Microsoft Excel que a su vez están situadas
dentro de la cinta de opciones.
Página 195 de 199

➢ HELISA TABLEROS
Helisa Tableros es una aplicación para dispositivos móviles que es desarrollada por
Proasistemas S.A. y permite conectar los informes elaborados y diseñados en el
complemento “Consultas Helisa” y mostrarlos en el celular haciendo uso de un
repositorio digital.
➢ MENÚ CONTEXTUAL
El menú contextual o botón flotante, es aquel que aparece cuando el usuario da clic en
el botón secundario del mouse (O clic derecho).
Las opciones y comandos del menú contextual varían de acuerdo con el tipo de objeto
seleccionado.
➢ MODULO
Es la identificación que se le da a un grupo de información que se encuentra en la base

de datos del programa Helisa.
➢ ODBC
Conectividad de base de datos abierta (Open Database Connectivity, ODBC) es una

interfaz de programación de aplicaciones (API) de estándar abierto para acceder a una
base de datos. Mediante el uso de sentencias de ODBC en un programa, el usuario
puede acceder a los archivos de diferentes bases de datos, incluyendo Microsoft
Access, Microsoft Excel, Text etc.
Página 196 de 199

➢ ORÍGENES DE DATOS
Un origen de datos es una combinación de las características de la base de datos y la

información de conexión necesaria para obtener acceso a dichos datos, los orígenes
de datos pueden ser bases de datos como SQL. MYSQL, Firebird, Access txt etc.
➢ REPOSITORIO DIGITAL
Un repositorio digital es un servicio en la nube que permite administrar documentos,

archivos y/o aplicaciones y conceder permisos de acuerdo al rol o usuario que lee los
datos, dentro de los repositorios digitales más conocidos están OneDrive, Google Drive,
Media Fire, Tresorit, Dropbox etc.
➢ ROTULO DE COLUMNA
Los rótulos de columna son los encabezados o nombres de campos que trae un
consulta o tabla.
Los rótulos de columna en una tabla dinámica hacen referencia al área que contiene
campos de tipo texto o títulos y cuyos elementos del campo se muestran en forma
horizontal.
➢ ROTULO DE FILA
Los rótulos de fila en una tabla dinámica hacen referencia al área que contiene campos
de tipo texto o títulos y cuyos elementos del campo se muestran en forma vertical.
➢ ROTULO DE VALORES
Página 197 de 199

Los rótulos de filas son áreas de una tabla dinámica que contienen datos numéricos y
a los cuales se les puede aplicar una operación matemática especifica.
➢ SEGMENTACIÓN DE DATOS
Es una característica de Microsoft Excel 2010 y versiones posteriores, que permite

visualizar un campo y los elementos que lo componen en un cuadro de lista, con el
propósito de mostrar una mayor comodidad en el filtro de los datos de las tablas.
➢ TABLEROS
Son cuadros de opciones o comandos integrados en la aplicación “Helisa Tableros” que

contienen la url o ruta donde se aloja un documento creado mediante el complemento
“Consultas Helisa”
➢ TEMPORIZADOR
Es una opcion del complemento de “Consultas Helisa” que permite actualizar los
informes elaborados en una hoja de cálculo, refrescando los datos en un intervalo de
tiempo establecido por el usuario.
Página 198 de 199

Página 199 de 199

Manual de Consultas Helisa

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Consultas Helisa

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Instrucciones CQHelisa

Complements Queries Helisa

3.2.4.4. Desde cualquier tabla del libro ............................................................. 89

3.5.3. Configuración de las plantillas .................................................................. 152

CQHelisa - Complements Queries Helisa

1.1. Requerimientos Mínimos

Para poder utilizar el complemento “Consultas Helisa” en el ordenador del usuario, el

• Tener instalado el Firebird ODBC

1.1.1. Controladores ODBC

Microsoft Excel se puede conectar a la base de datos “HELISA” mediante un sistema

1.1.2. Requerimientos de Microsoft Office

La información del software Helisa se encuentra almacenada en una base de datos de

1.1.3. Requerimientos de Microsoft Excel

El CQHelisa es un complemento desarrollado en Microsoft Excel y Visual Basic para

1.2. Otras consideraciones

1.2.1. Acerca del complemento

Proceda a abrir Microsoft Excel y verificar si el complemento aparece adicionado en la

El complemento “Consultas Helisa” generalmente está ubicado en la capeta “Mis

1.2.2. Ficha “Consultas Helisa”

La ficha de “Consultas Helisa” le permite hacer uso de las automatizaciones del

La ficha está compuesta principalmente por los siguientes grupos de comandos:

En esta opción existen botones y comandos con los cuales

Por medio de las opciones integradas en este grupo, podrá

Los botones que se incluyen en este grupo le permitirán

En este grupo de comandos podrá encontrar botones que

5 Libros Son los formatos y plantillas que se pueden utilizar por el

Es el conjunto de comandos y botones donde se autoriza

Los menús contextuales son aquellos que aparecen al dar

A partir de la versión 4.0.0.0 de “Helisa NI” el complemento queda instalado y

La persona que instala el programa se encarga de autorizar (Habilitar) al equipo para

Inicialmente aparecerá que el equipo esta deshabilitado para utilizar el complemento,

Le aparece el siguiente mensaje indicando que el equipo quedo autorizado o habilitado

3. USO DEL COMPLEMENTO

Para mayor claridad, la explicación se realiza por grupo de botones o comandos.

3.1. Grupo: “Configuraciones”

Para poder utilizar el complemento de “Consultas Helisa” se realizan dos tipos de

• la primera se refiere a la configuración de las bases de datos y empresas, lo cual

Las configuraciones se encuentran dentro de la ficha “Consultas Helisa” de la cinta de

A continuación, se describen cada una de las opciones del complemento referente a

El grupo configuración está compuesto únicamente por un botón en el cual se realiza

3.1.1. Botón “Configuraciones”

El botón de configuraciones abre un formulario o cuadro de dialogo que

3.1.1.1. Rutas principales

Las extensiones son:

• Para el módulo administrativo y de gestión: HGW

Una red Local NombreServidor:Disco:\Ruta Archivos

Si la comprobación fue satisfactoria aparecerá el siguiente mensaje

El formulario que aparece es el siguiente, seleccione la opción que se ajusta a sus

Se abrirá un cuadro de dialogo de administración de origen de datos, donde se realiza

De click sobre el controlador “Firebird”

Realice la configuración del ODBC con los datos correspondientes de Helisa.

En ocasiones se pueden presentar algunos casos como los siguientes:

• Se puede abrir un libro de Microsoft Excel y aparecer un mensaje en el cual se

• Se desactivo el click derecho de Mouse y no puede utilizar las opciones que

Cuando se ejecuta este botón aparecerá el siguiente mensaje de confirmación:

En la pestaña empresas se encuentra la información correspondiente al código de la

El orden en que se visualice la información en este formulario será el mismo orden en

uno a la diez, y generalmente usamos la empresa número diez, lo más conveniente

Para este caso se selecciona una de las empresas y automáticamente se relaciona el

Al dar click en la pestaña de colecciones aparecerán los siguientes cuadros:

Y se adicionaran las colecciones al cuadro de lista, en este caso se creó la colección

Para adicionar elementos a una colección, seleccione la colección, digite el elemento y

Posteriormente guarde los cambios realizados.