PROCEDIMIENTO

PRESUPUESTO

Programar, ejecutar y hacer seguimiento al presupuesto con el fin de contar con los
PROCESO GESTIÓN FINANCIERA OBJETIVO PROCEDIMIENTO
recursos necesarios para el funcionamiento de la Entidad

PROCEDIMIENTO PRESUPUESTO RESPONSABLE Jefe Oficina Asesora de Planeación y Asesor de Gestión Financiera

ALCANCE
Este procedimiento inicia el análisis de los lineamientos del presupuesto, su aprobación, ejecución y finaliza con el cierre presupuestal.

FLUJO GRAMA
Ver flujograma

ID
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN TIEMPO RESPONSABLE EVIDENCIA
ACTIVIDAD

Analizar los Profesional de la

Una vez recibidos las directrices del Gobierno Nacional y Ministerio de Oficina de Planeación
lineamientos para la
1 Hacienda se hace un analisis de dichos documentos y fijar fechas para la 2 DIAS Cronograma
elaboración del elaboracion del anteproyecto de presupuesto de la entidad. Profesional de Gestión
presupuesto. Financiera

Profesional de la
Solicitar las La Oficina Asesora de Planeación solicita mediante memorando, a las Oficina de Planeación
Trazabilidad Gestor Documental
diferentes área, los calculos y proyecciones de gastos de acuerdo a las
2 necesidades de necesidades y criterios establecidos. Esta solicitud es resuelta por cada área y
6 DIAS
Profesional
Memorando
funcionamiento remitida a tráves de memorando a la Oficina Asesora de Planeación Responsable de las
Áreas Pertinentes
Trazabilidad Gestor Documental
Diligenciar formularios Con la informacion recibida a través de la plataforma institucional se procede a
Profesional de la Memorando
3 del Ministerio de diligenciar los formularios suministrados, para establecer los gastos por 3 DIAS
Oficina de Planeación
capitulo presupuestal. Formularios
Hacienda
Constancia de Radicado
Se hace revisión conjunta de los montos presupuestales asignados para cubrir Jefe Oficina Asesora de
las necesidades de la entidad. Planeación
Revisar información de
4 2 DIAS Formularios
formularios SI estos son satisfactorios continua con la actividad No.6 si NO continua con Superintendente
la actividad No.5.

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

Código: FOR-SIG-121-003
Aprobación: 22/02/2018
Versión: 07

Código: PRO-GFI-320-005
Aprobación: 10/07/2018
Versión: 10
 PROCEDIMIENTO
PRESUPUESTO
El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación devuelve los formularios al
Devolver formularios profesional encargado para que se hagan los ajustes pertinentes y regrece a la Jefe Oficina Asesora de
5 1 DIA Formularios
para ajustes actividad No. 3 Planeación

Con la información remitida por las areas responsables se elabora el

Elaborar Anteproyecto anteproyecto con la respectiva justificación técnica de cada rubro presupuestal Profesional de la
6 4 DIAS Anteproyecto de Presupuesto
de presupuesto gastos de la entidad. Oficina de Planeación

Se revisa el anteproyecto y la justificación técnico económica para su visto

bueno,.
Revisar Anteproyecto y Jefe Oficina Asesora de
7 3 DIAS Anteproyecto de Presupuesto con Vo Bo.
dar visto bueno SI es validado continua con la actividad No. 9, si por el contrario NO se valida Planeación
procede con la actividad No. 8.

El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación devuelve el anteproyecto al

Devolver y ajustar el profesional encargado para que se hagan los ajustes pertinentes y regrece a Jefe Oficina Asesora de
8 3 DIAS Anteproyecto de Presupuesto con observaciones
anteproyecto la actividad No. 6 Planeación

La Oficina Asesora de Planeación envia el anteproyecto (justificación y

formularios anexos) junto con oficio remisorio para la firma del Profesional de la
Remitir y validar el Superintendente. Oficina de Planeación
9 2 DIAS Trazabilidad Gestor Documental
Anteproyecto
SI es aprobado continua con la actividad No.11, si por el contrario NO es Superintendente
aprobado se procede con la actividad No.12

El anteproyecto es devuelto por el Superintendente para su ajuste a la Oficina

Devolver y ajustar el Asesora de Planeación quien a su vez ajusta el documento y regreza a la
10 2 DIAS Superintendente Trazabilidad Gestor Documental
anteproyecto actividad No. 6

Aprobar y Firmar Una vez el Anteproyecto es revisado se procede a firmar el documento y Trazabilidad Gestor Documental
11 enviarlo a la Oficina Asesora de Planeacion para los fnes pertienentes 2 DIAS Superintendente
Anteproyecto Oficio de Anteproyecto Firmado
Realizar los registros
Profesional de la
12 de los formularios del Realizar los registros de los formularios correspondientes en el SIIF. 2 DIAS Reporte Carga SIIF
Oficina de Planeación
anteproyecto
Gestionar el envío y radicación del anteproyecto de presupuesto de la Entidad,
ante el Ministerio de Hacienda.
Profesional de la
13 Enviar el anteproyecto El Ministerio de Hacienda envía el proyecto de anteproyecto. La Entidad 1 DIA Oficina de Planeación
Oficio Remisorio y Anteproyecto con Anexos
evalúa si lo proyectado permite cubrir los requerimientos presupuestales
minimos. En caso de SI requerir enmiendas al anteproyecto pasa a la actividad
No.14. Si NO continua con la actividad No.15.

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

Código: FOR-SIG-121-003
Aprobación: 22/02/2018
Versión: 07

Código: PRO-GFI-320-005
Aprobación: 10/07/2018
Versión: 10
 PROCEDIMIENTO
PRESUPUESTO
Jefe Oficina Asesora de
Teniendo en cuenta los lineamientos y directricez establecidas por el Planeación
Diligenciar enmiendas
14 Ministerio de Hacienda y Credito Publico, se establecen las enmiendas 2 DIAS Anteproyecto con enmiendas
presupuestales necesarias. Profesional de la
Oficina de Planeación
El Ministerio de Hacienda emite el Presupuesto General de la Nacion y lo
Recibir Presupuesto envia y recibe la entidad Jefe Oficina Asesora de
15 2 DIAS Presupuesto General de la Nación
aprobado Planeación

Elaborar Resolucion de
Jefe Oficina Asesora de
16 desagregacion Proyectar resolucion de desagregación y distribucion del presupuesto 2 DIAS
Planeación
Resolución de Desagregación
presupuestal
La Oficina Asesora de Planeación entrega la Resolucion firmada al
Realizar la
responsable de presupuesto de la entidad para que este haga la
desagregación desagregación del presupuesto de gastos en el sistema SIIF, teniendo en Profesional de Gestión
17 1 DIA Registros en el SIIF
presupuestal respectiva cuenta el Plan anual de adquisiones suministrado. Financiera
en el SIIF
El área solicitante debera proyectar la solicitud diligenciando el formato Profesional
18 Solicitud CDP solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal CDP a través del Gestor 10 Minutos Responsable de las Formato Solicitud Certificado Presupuestal
Documental en la formato de memorando. Áreas.
Por medio del Gestor Documental el jefe de la oficina de planeación recibirá
una solicitud de revisión del CDP, quien deberá verificar que dicha solicitud se Profesional
encuentra dentro del plan de compras y adquisiciones. Una vez hecha la Responsable de las
verificación enviará la solicitud al Secretario General para su respectiva firma. Áreas
19 Revisar y Aprobar CDP 30 Minutos Gestor Documental
SI la solicitud cumple con los requisitos que el rubro tenga apropiacion y sea Jefe Oficina Asesora de
correcto pasa actividad No. 21 si NO a la actividad No. 20. Planeación

Devolver y ajustar la La Oficina Asesora de Planeacion devuelve la solicitud para sus ajustes a la Jefe Oficina Asesora de
20 10 Minutos Gestor Documental
solicitud área correspondiente y regrese a la actividad No. 18 Planeación

Profesional de la
La Oficina Asesora de Planeacion dará visto bueno a través del gestor
Aprobar y Firmar Oficina de Planeación Gestor Documental
21 documental. El Secretario General mediante el mismo firmará la solicitud y él a 5 Minutos
solicitud Firma Digital
su vez enviara a la Oficina de Recursos Financieros.
Secretario General

El grupo de recursos financieros recibe, expide mediante el SIIF II y firma el Profesional de Gestión Registros en el SIIF
22 Tramitar solicitud certificado de disponibilidad presupuestal.
1 HORA
Financiera CDP firmado

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

Código: FOR-SIG-121-003
Aprobación: 22/02/2018
Versión: 07

Código: PRO-GFI-320-005
Aprobación: 10/07/2018
Versión: 10
 PROCEDIMIENTO
PRESUPUESTO

El responsable de presupuesto remitira el CDP original firmado al proceso Profesional de Gestión

23 Entregar CDP solicitante.
10 Minutos
Financiera
Recibido CDP

Revisar los El área financiera revisa y verifica los datos en el documento (Fecha, Número
documentos soportes y Firma) necesarios para la expedicion del Registro Presupuestal.
SI cumple se continua con actividad 25, Sino se devuele al proceso al proceso Profesional de Gestión
24 para el Registro 1 HORA
Financiera
Contrato y Documentos Soportes
solicitante.
Presupuestal del
Compromiso.
Se verifica si existen terceros y las cuentas bancarias en el aplicativo SIIF.
Verificar cuenta y Profesional de Gestión
25 Si esta creado continue con la actividad No. 27 si NO pasa a la actividad No. 1 HORA Soportes y Contrato
terceros Financiera
26.
Esta actividad se realizara cuando el tercero no este creado en el aplicativo
Crear terceros y Profesional de Gestión
26 SIIF y se creara mediante previa recepcion del formato SIIF con su respectiva 1 HORA Soportes y Contrato
Vincular cuentas Financiera
certificacion bancaria.
Expedir Registro Profesional de Gestión
27 Expedir el RP a traves del módulo de Presupuesto de Gastos del SIIF 1 HORA Registro Presupuestal
Presupuestal Financiera
Cada área sera responsable de ejecutar el presupuesto de acuerdo a la Responsable en cada
programación establecida. áreas
Gestor Documental
28 Ejecutar el presupuesto 12 MESES
SIIF
Asi mismo el responble de presupuesto afectara los compromisos necesarios Profesional de Gestión
para los respectivos pagos mensuales Financiera
Se debe realizar seguimiento a la ejecución presupuestal teniendo en cuenta
la programación establecida y las directricez, documentos y herramientas
impartidas por el Ministerio de Hacienda y Credito Publico, generar alertas si Gestor Documental
Realizar seguimiento a SIIF
se encuentran incumplimientos e informar en su momento a la oficina de Profesional de Gestión
29 la Ejecución planeación y elaborar un Informe de seguimiento mensual relacionando las 1 DIA
Financiera
Informe de seguimiento presupuestal con alertas
Presupuestal alertas emitidas durante ese periodo, enviar un informe de gestión general a la Informe de Ejecución presupuestal General
oficina de Comunicaciones para su respectiva publicación. Correo Electronico

Se debe realizar el cierre presupuestal teniendo en cuenta la programación

establecida y las directricez, documentos y herramientas impartidas por el
Realizar cierre de Profesional de Gestión
30 Ministerio de Hacienda y Credito Publico, y asi constituir el rezago 3 DIAS SIIF
vigencia Financiera
presupuestal

Resolución 069 de 2011,Decreto 111 de 1996,Decreto 2260 de 1996, Decreto 630 de 1996 ,Decreto 4730 de 2005,Decreto 1957 de 2007, Decreto 2844 de 2010, Decreto 4836 de 2011, Ley 38 de
NORMATIVIDAD 1989, Ley 179 de 1994, Ley 225 de 1995, Ley 568 de 1996

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

Código: FOR-SIG-121-003
Aprobación: 22/02/2018
Versión: 07

Código: PRO-GFI-320-005
Aprobación: 10/07/2018
Versión: 10
 PROCEDIMIENTO
PRESUPUESTO

Aprobación: Es cuando la documentación esta lista para su estandarización, publicación y divulgación, la aprobación se otorga, previa revisión y manifestación de conformidad.

Déficit: Resultado que arroja un balance efectuado al término de un ejercicio, se caracteriza por que existe un saldo correspondiente a egresos, que no alcanzaron a ser cubiertos por los ingresos de
dicho ejercicio.

Deuda: se refiere a la obligación contraída por una persona natural o jurídica, organización o país, para con otra similar y que normalmente se estipula en términos de algún medio de pago o activo.

Diagnóstico: análisis de la situación financiera, de acuerdo a sus antecedentes, determinando las limitaciones en el financiamiento y sus causales.

Ejecución: Etapa del ciclo presupuestario en la cual se llevan a cabo decisiones y operaciones financieras para informar acerca de los resultados obtenidos en el transcurso y al final del proceso
presupuestario.

Evaluación: Valoración periódica con el objeto de ajustar la ejecución del mismo a las metas planteadas, lo que permite corregir errores y realizar modificaciones en caso de variacionenifestación de
conformidad. Programación: Principio del sistema presupuestal que establece que todo programa presupuestal deberá contemplar simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que
GLOSARIO las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes.

Pronóstico: Determinación de los factores que puedan afectar el sistema financiero, teniendo en cuenta las proyecciones económicas y financieras con base en las tendencias observadas en el
diagnóstico, adoptando las medidas que permitan una adecuada organización y dirección, con el fin de alcanzar las metas fijadas.

Registro: Operación por medio de la cual se incorpora el Presupuesto en el SIIF.

Refrendar: Legalizar un documento por medio de la firma de una persona autorizada.

Rubro Presupuestal: Código compuesto de unidad ejecutora, concepto de ingresos, gastos y recurso.

SIIF - Sistema Integrado de Información Financiera: Es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, propicia una mayor eficiencia en el
uso de los recursos públicos y brinda información oportuna y confiable.

Enmiendas: Corrección de un error o defecto.

INSTRUCTIVO Y FORMULARIOS PAR LA PROGRAMACION DEL PRESUPUESTO.

CIRCULARES EXTERNAS FIJACION DE LINEAMIENTOS PARA LA PRESENTACION DEL ANTEPROYECTO.
DOCUMENTOS RELACIONADOS GUIA DE IMPLEMENTACION DEL PCP EN ARMONIA CON ESTANDADRES INTERNACIONES. FEBRERO 2017 MHCP.
MANUAL DE CLASIFICACION PRESUPUESTAL, FEBRERO 2017 MHCP
FORMATO SOLICITUD CERTIFICADO PRESUPUESTAL FOR-GFI-320-016

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO VERSION
28/03/2008 Creación 0
11/03/2010 Modificación tareas y puntos de control 1

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

Código: FOR-SIG-121-003
Aprobación: 22/02/2018
Versión: 07

Código: PRO-GFI-320-005
Aprobación: 10/07/2018
Versión: 10
 PROCEDIMIENTO
PRESUPUESTO
10/08/2011 Se modificó ajustado al SIIF II 2
21/11/2012 Se cambia formato, se incluye nueva normatividad y se modifican actividades de acuerdo al sistema SIIF II 3
30/04/2013 Ajustes al procedimiento con la implementacion de Orfeo. Se ajusta al nuevo formato para documentar los procedimientos-Cambio de Codificacion-Cambio de logos 4
20/10/2014 Modificación del Objetivo y el Alcance, Eliminacion de 2 tareas y la inclusión de 3. 5
17/06/2015 Se modifico el codigo, logo, version y fecha. 6
18/01/2016 Modificación tareas y puntos de control 7
22/07/2016 Se ajustaron las actividades del procedimiento conforme al desarrollo del proceso actual 8
Se elimina el numeral 5,4, con respecto a la impresión del compromiso presupuestal y se elimina del numeral 5,5 , el enviar impresión del compromiso presupuestal, por el
06/02/2017 9
tema de la policitica de cero papel
Se ajustaron las actividades del procedimiento conforme al desarrollo del proceso actual. Igualmente se modifico el codigo, version, logos y fecha y se anexa el diagrama de
10/07/2018 10
flujo.

APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA

ELABORO Lina Gutiérrez - Diego Castañeda - Oscar J Chilatra Contratista - Profesional de Defensa - Contratista 10/07/2018
VALIDO Edgard Ricardo Lombo Bastidas / Juan Gabriel Pérez Tobaría Asesor de Financiera/ Cordinador Grupo Meci y Calidad 10/07/2018
APROBÓ Daniel Enríque Pedroza Jefe de Oficina de Direccionamiento Estratégico 10/07/2018

SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD

Código: FOR-SIG-121-003
Aprobación: 22/02/2018
Versión: 07

Código: PRO-GFI-320-005
Aprobación: 10/07/2018
Versión: 10