Unidad 4

Diseño de
actividades
del proyecto
4.1 I ntro ducción
En algunos proyectos ocurre que las actividades se formulan antes que los objetivos
mismos, sin embargo, esto ocasiona que no exista coherencia entre el logro y las accio-
nes que se llevan a cabo perdiendo esfuerzos en términos de recursos tanto económicos,
de tiempo, humanos, locativos, etc.
Con el diseño de las actividades se pasa del plano de soñar y pensar al plano de ha-
cer y poner el proyecto en la senda de la realidad de una manera tangible, observable
y medible. Este proceso inicia con la elaboración de las diferentes acciones que van a
ser emprendidas para lograr los objetivos tanto general como específicos trazados y
finaliza con la producción del cronograma de actividades.

4.2 O b j e t ivo
Conocer una de las metodologías existentes para la construcción de actividades den-
tro de la formulación de proyectos y la importancia del diseño de un cronograma de
actividades que genere una ejecución exitosa del mismo.

4.3 Competencias
Al finalizar la unidad
- Podrán determinar las actividades que les ayuden a cumplir el objetivo general y
los objetivos específicos de su proyecto.
- Tendrán la capacidad para generar el cronograma (real) de ejecución de su proyecto.

4.4 E s tru ctura de contenido

a) Definición de actividad.
b) ¿Cómo definir las actividades?
c) Elaboración del cronograma.

Contenido

a) Definición de actividad

Según el PMBOK® una actividad se define como “representaciones del trabajo ne-
cesario para completar un objetivo o una meta”. “Una actividad debe ser descrita con
el nivel de detalle suficiente para que los miembros del equipo del proyecto compren-
dan el trabajo que deben realizar”.
 (…) Adicionalmente, una actividad tiene los siguientes atributos:
- Nombre de la actividad.
- Descripción de la actividad.
- Requisitos de recursos.
- Fechas de ejecución.
- Restricciones.
- Responsable de ejecución.
- Lugar de ejecución.”
Project Management Institute. (2017) Fundamentos para la dirección de proyectos
(Guía del Pmbok®). (Sexta Edición) Newtown Square: Project Management Institute.

b) ¿Cómo definir las actividades?

Teniendo claridad sobre el concepto de actividad, la metodología más común para

definir las actividades del proyecto es la siguiente:
- Realice un listado de actividades junto con su grupo estudiantil de trabajo que dé
cumplimiento inicialmente a los objetivos específicos.
- Una vez finalizado el listado, asegúrese de que no tenga actividades duplicadas y
que haya incluido actividades que prevengan posibles riesgos de incumplimiento en
tiempo o falta de recursos.
- Revise que las actividades listadas contribuyan al cumplimiento del objetivo
general.
- Revise que no haga falta una actividad que sea importante para el cumplimiento
del objetivo general. Si hace falta, inclúyala en su listado. Incluya actividades de con-
trol y seguimiento (avance de las actividades y cumplimiento de presupuesto).
- Revise que cada una de las actividades que están en el listado, agreguen valor (re-
cuerde que una actividad agrega valor cuándo al realizarla se modifica la realidad en-
focada en el logro de los objetivos). Para validar si una actividad agrega valor puede
realizar las siguientes preguntas: ¿Qué pasa si no se hace esta actividad?, ¿Cómo con-
tribuye con el logro del objetivo?, ¿Hacer esta actividad cambia el rumbo del proyecto?
Si una actividad no agrega valor al proyecto elimínela.
- Por último, con ayuda de lo expuesto en el literal a) del presente numeral, tome
cada una de las actividades seleccionadas y determine sus atributos.

c) Elaboración del cronograma de actividades del proyecto

Un cronograma es un calendario de trabajo en donde a cada actividad se le asigna
un tiempo específico. La información base para la elaboración del cronograma es el
listado de actividades definido en el apartado anterior con sus respectivos atributos.
El siguiente paso para poder generar el cronograma es secuenciar las actividades. Para
esto, se debe tener en cuenta la relación lógica en la cual éstas serán llevadas a cabo.
Para definir esta relación lógica la recomendación es usar el método de diagramación
de precedencia (PDM), este método busca crear un diagrama de red, en donde se espe-
cifica la relación lógica entre las actividades y la duración de las mismas, generando una
visión gráfica inicial de cómo se desarrollará el proyecto. Normalmente se usan rectán-
gulos o círculos como nodos que representan cada una de las actividades y se unen con
flechas que representan la relación entre ellas. Para construirlo se siguen estos pasos:
Se toma el listado de las actividades definidas y se incluye la duración de la activi-
dad y su precedente. Para definir el precedente conteste la siguiente pregunta, ¿qué
actividad debe ser terminada, antes de que sea ejecutada la actividad que se está eva-
luando? Esta pregunta puede tener una o varias actividades como respuesta. (en otras
palabras, usted está definiendo la(s) actividad(es) pre-requisito).
Ejemplo: El objetivo específico a cumplir es: Programar una vez por mes, a través de
la agenda digital durante el próximo semestre, una reunión con los estudiantes que
tengan problemas académicos y los mentores voluntarios, donde se realice un balance
de las actividades programadas dentro de la tutoría.

Tabla 1. Definición de tiempo y precedencia en un proyecto

Duración
Actividad Precedencia
(días)

A. Recoger la información de los participantes del proceso 1 Ninguna

B. Construir la base de datos con los participantes 0.5 A

C. Realizar una encuesta a los participantes sobre los problemas que

1 Ninguna
han detectado en el programa

D. Enviar la encuesta a los participantes para obtener la información

3 AyC
y recopilar las respuesta

E. Analizar los datos realizando un Pareto con los problemas más fre-
1 D
cuentes

F. Realizar las reservas del salón para las reuniones mensuales 1 A

G. Enviar la citación por correo electrónico a los participantes 1 F

H. Presentar a los participantes de la reunión los resultados de la en-

0.3 B,E,G
cuesta
 Con el listado generado como en el ejemplo se procede a realizar el diagrama de pre-
cedencia así:

Este diagrama permite visualizar la duración del proyecto. En este ejemplo, el dia-
grama muestra que las actividades necesarias para lograr el objetivo tomarán mínimo
5.3 días (este número es producto de la suma de la duración de las actividades (A y C,
1 día, D, 3 días; se toma este valor por ser la actividad con mayor consumo de tiempo;
E, 1 día y H, 0.3 días). Adicionalmente permite observar cuáles son las actividades crí-
ticas (actividad encerrada en el cuadro de color rojo) y cuáles pueden ser los puntos
de control (actividad encerrada en el cuadro azul).
Una vez construido el diagrama de precedencia con la duración del proyecto es po-
sible generar el cronograma tal y como se muestra a continuación. Es recomendable
incluir el responsable de la actividad para facilitar el seguimiento. Para el ejemplo an-
terior, el cronograma quedaría de la siguiente forma:

Tabla 2. Cronograma

Enero
Actividad Tiempo Precedencia Responsable
10
11
12
13
1
2
3
4
5
6
7
8
9

A. Recoger la información de los

1 Ninguna Juan A.
participantes del proceso
C. Realizar una encuesta a los
participantes sobre los proble-
1 Ninguna María D.
mas que han detectado en el
programa
 Enero
Actividad Tiempo Precedencia Responsable

10
11
12
13
1
2
3
4
5
6
7
8
9
B. Construir la base de datos
0,5 A Felipe C.
con los participantes
F. Realizar las reservas del
salón para las reuniones men- 1 A Pedro M.
suales
G. Enviar la citación por correo
electrónico a los 1 F Pedro M.
participantes
D. Enviar la encuesta a los par-
ticipantes para obtener la infor- 3 AyC María D.
mación y recopilar las respuesta
E. Analizar los datos realizan-
do un Pareto con los problemas 1 D Juan A.
más frecuentes
H. Presentar a los participantes
de la reunión los resultados de la 0,3 B, E, G Felipe C.
encuesta