ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE INFORME

CHIMBORAZO Código : CA-SISTEMAS-01

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y TELEMÁTICA
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INTRODUCCION

La Institución se encuentra ejecutando el proceso Acreditación y como parte de dicho proceso se está realizando
un proceso participativo de recolección de datos de parte de los Informantes de Calidad tomando como base
Funciones, Ámbitos e Indicadores, referentes todos ellos a diferentes aspectos de la institución. Los Informantes
están constituidos por Personas y/o Dependencias de la ESPOCH y proporcionan información referente a
funciones como: Gestión Administrativa, Docencia e Investigación y otros. Dentro de la Función de Gestión
Administrativa está el Ámbito Administración y Gestión y dentro de éste los siguientes Indicadores:

CO.EF.1.2.17 Existencia y vigencia de convenios de acceso a redes informáticas con los sectores público
y privado.

RA.RI.1.2.01 Disponibilidad de equipamiento informático y acceso a redes de información con tecnología

actualizada.

RA.RI.1.2.02 Existencia y utilización de redes informáticas que faciliten la comunicación entre las unidades
académicas y de apoyo.

CO.EF.1.2.15 Existencia y aplicación de sistemas informáticos de registro y control del personal

administrativo

OBJETIVOS DEL INFORME:

OBJETIVO GENERAL
El principal objetivo del presente informe es facilitar la información requerida en lo referente al Indicador
CO.EF.1.2.15 del Ámbito Administración y Gestión de la Función Gestión Administrativa al Informante
Sistemas y Telemática sobre la Existencia y aplicación de sistemas informáticos de registro y control del personal
administrativo.

OBJETIVO ESPECÍFICOS:
• Constatar la existencia de sistemas informáticos de registro y control de personal
• Constatar la accesibilidad a los sistemas de registro y control
• Constatar la ubicación de los sistemas de registro y control

Fecha de Emisión : 18 de Junio del 2008 DEPENDENCIA: Dpto. Desarrollo Humano RESPONSABLE: Tlgo. Iván Camacho
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CONTENIDO:

El Departamento de Desarrollo Humano es la entidad encargada de llevar la administración de todo el personal de

la ESPOCH. Este departamento supervisa las acciones del personal y lleva un registro completo de la vida laboral
de cada individuo. La administración del recurso humano es una actividad que abarca muchos aspectos, tanto
sociales como técnicos. Este departamento se encarga principalmente de manejar los siguientes subsistemas
informativos:

• Selección y Contratación
• Evaluación del Desempeño
• Remuneraciones
• Formación y Desarrollo
• Sistema de Información (control, auditoría, etc.)

La ESPOCH, a través del Departamento de Desarrollo Humano, desde febrero de 1980 fecha en la cual fue
creada, ha implementado diferentes sistemas de control del Recurso Humano como: uso del Reloj Tarjetero, no
tuvo éxito debido a irregularidades como registro de dos tarjetas por una misma persona; posteriormente se
implementó un sistema de control individual con la utilización de una hoja donde el servidor politécnico debía
registrar su asistencia, esta a su vez debía ser enviada al Departamento de Desarrollo Humano en forma mensual,
abalizada con la firma del Jefe inmediato con las novedades presentadas durante el mes; este sistema tampoco
tuvo éxito, el personal registraba la firma de todo el mes el último día antes de ser enviado el formulario. Por
último por disposición del H. Consejo Politécnico se dispuso que el sistema de control de personal sea realizado
en cada una de las dependencias que conforman la estructura administrativa de la ESPOCH. Resultado:
diversificación de criterios en el control.

Los sistemas de control implementados han arrojado resultados negativos como: retraso constante, personal que
no registra asistencia, abandono injustificado del puesto de trabajo; por estas razones se hizo necesario
implementar un sistema moderno de control de personal que este acorde con el desarrollo de la tecnología de
modo que permita eliminar las irregularidades detectadas en los sistemas manuales. Por otro lado la evolución
que ha experimentado hoy en día la información nos permite prever una sociedad en la que el almacenamiento de
ésta se constituya como el principal factor de la actividad humana. En esta línea se enmarca el nacimiento de
servicios sobre las redes informáticas, que permiten la realización de cualquier actividad relacionada con el acceso
y / o manipulación de la información sin necesidad de desplazamiento.

Con estos antecedentes, se decidió desarrollar un sistema informático que permita solucionar los problemas que
se tienen con el sistema de información manejada en forma manual como por ejemplo:

• Con un sistema de información manual, es difícil; además de muy lento; calcular, registrar y emitir la
información que los otros departamentos (Financiero, Administrativo, Facultades, Escuelas, etc.)
requieren para tomar decisiones con respecto al recurso humano que manejan.

• Demora en la recuperación y procesamiento de la información.

• Utilización ineficiente de recursos, tanto técnicos como materiales.

• Manejo de información no confiable resultado del uso de sistemas de control que permiten engaño y
manipulación de información

A través de la utilización de relojes de control biométricos que garanticen confiabilidad cercana al 100%, se busca
reducir el alto índice de retraso y ausentismo; así como también proporcionar información oportuna, actualizada y
confiable respecto a la asistencia y puntualidad del personal que labora en la ESPOCH, esto se lo está
consiguiendo con el Sistema de Control Biométrico. De igual forma con la implementación del S@RH Sistema de
Administración y Gestión del Recurso Humano se va logrando agilizar el manejo de la información con el apoyo de
la informática y la infraestructura de red institucional, una mejor toma de decisiones por parte del Departamento de
Desarrollo Humano, acceso a información desde otras dependencias, entre otras.

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Tanto el S@RH como el Sistema de Control Biométrico, has sido desarrollados bajo las siguientes plataformas:
• Modelo Cliente / Servidor, aplicación Web;
• Sistema Operativo del Servidor :
• LINUX, CENTOS versión 4.5;
• Servidor Web: Apache versión 2;
• Módulo PHP versión 4.3.9;
• Servidor de Base de Datos (DBMS): MySQL, versión 4.1.20;

• Para el Cliente:
• Se requiere navegador para Internet: Internet Explorer Versión 5.0 o Netscape Versión 4.6. o
superiores; Opera Web Browser o Mozilla Firefox

El S@RH se encuentra operativo desde el año 2003 hasta la presente fecha y al momento se encuentran
habilitados los siguientes módulos o subsistemas:

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• Sistema de Información.- Que comprende el módulo llamado 'Sistema de Recursos Humanos' en donde
se tiene acceso a la información de la ficha personal del servidor politécnico a través de las siguientes
opciones:

• Ficha Personal.- Permite registrar el ingreso de datos al sistema de los actuales y nuevos
servidores, especificando todos los datos personales y el estado actual de los días de
enfermedad, vacaciones y calamidad domestica, horarios, información de instrucción académica,
SUBSISTEMA
entre otros. Esta opción brinda acceso todos los datos del servidor, obviamente
CONTROL de acuerdo a los privilegios del usuario. Los datos del servidor se encuentran
agrupados en cuatro grupos principales
[Acha Personal: 1 • Datos generales.- Comprende: Ficha personal, Fecha nombramiento, Horario de
[Ausencia Temporal:] trabajo, Educación, Subsidio Familiar, Activo / Pasivo (entradas y salidas de la
institución por trabajo en otro lado por ejemplo, o cuando ha renunciado y vuelto a
[Sanciones: ]
trabajar).
[Subsidio Familiar: 1 • Experiencia.- Comprende: Experiencia Foránea, Ascensos, Dignidades,
[Reportes: 1 Traslados, Obras Publicadas, Contratos, Contratos por Servicios Profesionales o
por Obra cierta.
• Sanciones.- Comprende: Llamado de Atención, Amonestación Escrita, Multa,
"'[Menu Subsistema]
Suspensión Temporal (empleados y docentes), Visto Bueno (obreros), Sumario
Administrativo (empleados y docentes).
• Ausencias.- Comprende: Asuntos Oficiales, Asuntos Personales, Formación, Permiso sin cargo a
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Vacación, Calamidad Domestica, Enfermedad, Comisión de Servicios Con Remuneración y Sin

Remuneración, Ausencia por Licencias Sin Sueldo Hasta 60 días por año, Para estudios de
Postgrado, Servicio Militar, Candidatura Política,
Vacaciones, Licencia Estudios Postgrado y Capacitación, Licencia sin sueldo Elec. Popular,
Licencia con sueldo, 84 días Maternidad (mujeres), Cuidado al recién nacido (mujeres), Historial,
Resumen Ausencias.

De acuerdo a los privilegios del usuario podrá editar (administradores o usuarios con privilegios) o
sólo visualizar los datos.

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• Las opciones: Ausencia Temporal, Sanciones, Subsidio Familiar permiten acceso a la información
visualizando sólo la referente al nombre de la opción escogida.

• Dentro de cada opción existe la posibilidad de obtener listados de los servidores de acuerdo a
diversos criterios. Los más comunes son :
• búsqueda individual por: número de cédula, por apellidos o por nombres
• búsqueda por dependencia
• listado por colectivo (empleado, docente u obrero)
• Reportes, en esta opción se presenta un formulario en el que el usuario 'crea' el reporte de
acuerdo a sus necesidades, especificando los criterios y los campos a visualizar de las
tablas de la base de datos del sistema.

• Reportes.- Brinda acceso a un conjunto de reportes predefinidos y agrupados de acuerdo a los

grupos Ficha Personal, Ausencias, Sanciones y Subsidio.

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Estas opciones de búsqueda y reporte están disponibles en la interfaz de los otros módulos o
subsistemas del S@RH, incluyendo al sistema de Control Biométrico que posee una interfaz
similar a la del S@RH.

• Formación y Desarrollo.- Que comprende el módulo llamado 'Formación' en donde se tiene acceso a la
información de los eventos de formación del personal agrupándola en:
• Formación Específica a la función que desempeña el servidor;
• Formación de Desarrollo;
• Formación Estratégica;
• Profesionalización, si el personal se encuentra cursando estudios para elevar su
nivel académico, o si colabora con el dictado de clases en la institución
(empleados u obreros).

• Remuneraciones.- Que comprende el módulo del mismo nombre en donde se tiene acceso a la
información referente a los salarios del personal, opciones de reajustes salariales, así como proyecciones
sobre las remuneraciones en las siguientes opciones:
• Escalafón.- Presenta opciones para calificaciones para ascenso en el escalafón
institucional, y revisión de calificaciones anteriores;
• Distributivo.- Genera el distributivo de sueldos resumido y completo (con todos los
rubros de la remuneración del personal), permite la visualización por
dependencias y por colectivo(es decir: empelados, docentes u obreros);
• Beneficios Institucionales- Genera un reporte donde se presenta los ingresos que
el personal recibe cada año ;
• Salarios.- En esta opción el administrador puede aplicar los incrementos
salariales, a cada cargo, así como también hacer pruebas en las tablas de
proyecciones.

En este módulo se trabaja con una TABLA DE PROYECCIONES en la que se pueden probar reajustes
salariales sin afectar los datos salariales actuales del personal, además se cuenta con una tabla de
VACANTES para ayuda en las proyecciones.

Actualmente debido a los cambios en la Leyes por el proceso de la Asamblea constituyente han causado
impacto en el sistema y se está readaptándolo a las nuevas reglas de negocio.

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El SISTEMA DE CONTROL DE ASISTENCIA O SISTEMA DE CONTROL BIOMÉTRICO se

encuentra operativo desde septiembre del año 2004 hasta la presente fecha y al momento se encuentran
controlando la asistencia de Empelados y Obreros, se está desarrollando todavía la generación de los reportes de
asistencia, faltas y atrasos, en este momento se esta desarrollando el código necesario para la corrección
automática de errores en las marcaciones del personal, para obtener reportes de faltas y atrasos basados en
información fiable.

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Trabaja con los datos personales de la base de datos del S@RH y obtiene los datos de las marcaciones de 9
Relojes Biométricos los cuales están conectados a la intranet institucional y controlada por 3 computadores que
controlan 3 relojes cada una por medio de puertos seriales virtuales a través de la red. Se recoge las marcaciones
de asistencia de los relojes cada 30 minutos y las importan a la base de datos ubicada en el servidor del sistema.
Los relojes están ubicados en cada Facultad, así como en el Edificio Central y en el ingreso principal de la
ESPOCH (este reloj se encuentra actualmente en servicio técnico debido a un daño por descarga eléctrica, y se
esta adquiriendo un nuevo equipo), según se verifica en las fotos a continuación:

Administración Central:

Facultad de Administración de Empresas

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Facultas de Salud Pública

Facultad de Mecánica

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Facultad de Informática

Facultad de CIENCIAS

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Facultad de Recursos Naturales

Facultad de Ciencias Pecuarias

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

l Los sistemas informáticos que se han implementado están ayudando en la toma de decisiones más ágil
por parte del nivel estratégico de la unidad, así como de la ESPOCH

l Se reducen los tiempos en la obtención y generación de la información requerida, haciendo uso eficiente
del recurso tiempo

l Se hace uso efectivo de la Intranet institucional

l Se está mejorando el control al personal que trabaja en la institución

l Con el uso de la Intranet se consigue una mayor y más rápida difusión de la información hacia las demás
dependencias.

l Los recientes cambios en el marco legal hechos por la Asamblea Constituyente tienen un alto impacto en
el sistema pues en este marco legal se basan las reglas del negocio de los sistemas, y se esta
actualizando el código acorde a los cambios que se van produciendo.

RECOMENDACIONES

l Estimular el uso de este tipo de sistemas y/o servicios disponibles en la red por parte de los Jefes de las
distintas dependencias, ya que en la actualidad muy pocos hacen uso de los mismos y es responsabilidad
de los mismos el control de el personal a su cargo

l Mantener actualizados los datos en las diferentes bases de datos para tener una información confiable

l Buscar un mecanismo para que la lentitud de ciertos trámites que por obligación se tienen que realizar
manualmente sea minimizada y de ésta manera agilizar el ingreso de ésta información a las bases de
datos.

Tlgo. Iván P. Camacho Yerovi

TECNICO INFORMÁTICO
ADMINISTRACION CENTRAL

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