LEMUS CONSTRUCCIONES S.A.S.

Versión: 02
ROCEDIMIENTO PARA LA Fecha: Sep. 2021
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
LEGALES

PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN

DE REQUISITOS LEGALES

Este Procedimiento Pertenece a la compañía y no está permitido su reproducción

sin la autorización expresa de la gerencia de LEMUS CONSTRUCCIONES SAS

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1. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la identificación, acceso, actualización, divulgación y

evaluación de los requisitos legales aplicables a la organización y al sistema de gestión
integrado para la construcción de la Matriz de requisitos legales y de otra índole para todos
los procesos con que cuenta la organización.

2. OBJETIVO

Establecer lineamientos y parámetros para la identificación, acceso, actualización,

divulgación y evaluación de los requisitos legales aplicables a la organización y al sistema
de gestión de seguridad y salud en el trabajo y de otra índole.

3. RESPONSABLES

a. Gerente General: Es el responsable de garantizar el cumplimiento de los requisitos

legales aplicables a la empresa.

b. Responsable de Seguridad y salud en el trabajo: Es la persona encargada de

mantener actualizada la matriz de identificación de requisitos legales de la empresa.

c. Talento Humano: Es la persona encargada de apoyar el apoyo de la actualización

documental del presente procedimiento.

 IDENTIFICACION Y ACTUALIZACIÓN: La identificación, actualización y

evaluación de requisitos legales y de otra índole, la realiza un asesor jurídico experto
en el tema, en compañía con SST quienes identificarán todas las normas expedidas
en el periodo correspondiente a revisar, se determina cuáles son las normas
aplicables a la organización y se procederá a registrarlas dentro de la Matriz de
identificación, actualización y evaluación de requisitos legales y de otra índole.

 DIVULGACIÓN: De forma trimestral SST realiza la divulgación de los requisitos

aplicables a cada proceso y/o partes interesadas, estableciendo los responsables,
tiempos de ejecución y seguimientos correspondientes, por medio de correo
electrónico y/o capacitación.

 EVALUACIÓN: De forma anual un asesor jurídico externo experto en el tema realiza

la evaluación de los requisitos legales, relacionando los soportes dentro de la Matriz
de identificación, actualización y evaluación de requisitos legales y de otra índole,
donde se establece el cumplimiento o no de cada requisito; Para aquellos requisitos

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que no cumple se establece un plan de acción delegando responsables y tiempos

de ejecución, se realiza informe con los resultados de la evaluación a la Alta
Dirección, quien a su vez destina los recursos requeridos para el debido
cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole.

4. DEFINICIONES

 Requisito legal: requisito de obligatorio cumplimiento establecido en la legislación

colombiana.

 Requisitos de otra índole: requisitos no legales, tales como, normas internas,

requisitos contractuales, normas y guías técnicas, normas internacionales, entre
otros requisitos de orden técnico y científico.

 Partes interesadas: persona o grupo, dentro o fuera de un lugar de trabajo,

involucrado o afectado por las actividades realizadas por la organización.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Para la implementación de este procedimiento es importante tener en cuenta el

cumplimiento con el protocolo de bioseguridad, contar con los suministros necesarios y
suficientes para evitar el contagio por COVID-19.

A continuación, se presenta la descripción del procedimiento para la identificación de

requisitos legales

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DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÒN DE REQUISITOS LEGALES

No Actividad Para que Responsable Como Cuando Documento Generado
Realizando consulta en los boletines o diarios emitidos
Actualizar el por al autoridades nacionales, regionales o municipales
Responsable del
Revisión de documento Normas publicadas por el Ministerio de Trabajo Realizar
SG-SST Talento Matriz de requisitos
1 fuentes de matriz de www.mintrabajo.gov.co revisión cada 3
Humano legales
consulta requisitos legales Normas publicadas por el fondo de riesgos laborales de meses
Colombia www.fondoriesgoslaborales.gov.co
Página de la ARL: www.colmenaseguros.com
En donde:
1. Año: Año de aprobación del requisito.
2. Tipo de norma/numero: (Ley, Decreto, Resolución,
Circular, etc.) Se refiere al Número de la norma o
requisito.
3. Fecha: día y mes de aprobado el requisito.
4. Expedida por: Entidad que da origen al requisito.
5. Descripción de la Norma Legal: Transcripción del
La matriz de deber que debe cumplir la organización.
requisitos legales Responsable del 6. Artículos: Indicar el número del artículo aplicable de
Garantizar la Cada vez que
debe tener un SG-SST Talento la norma. Matriz de requisitos
2 estandarización se ingrese un
orden de Humano 7. Estado: Situación o modo de la aplicabilidad de la legales
del documento requisito legal
presentación norma.
8. Descripción del artículo que aplica – exigencias:
Transcripción del deber que debe cumplir la
organización
9. Revisión y cumplimiento: SI-NO.
10. Evidencia del cumplimento: Descripción de las
actividades desarrolladas para el cumplimento del
requisito.
11. Observaciones: Modificaciones o derogaciones de
la Norma etc.
Validar el
Responsable del
Seguimiento al cumplimiento de Verificación de los requisitos legales aplicables, generar
SG-SST Talento Matriz de requisitos
3 cumplimiento de requisitos legales evidencia en caso de cumplimiento o plan de acción en 3 meses
Humano legales
requisitos legales y determinar caso de incumplimiento
Gerencia
planes de acción

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6. Acceso e identificación de requisitos legales.

Acceso: Se puede consultar la matriz de requisitos legales y de otra índole a través de

consultas en SST.

Identificación: Para identificar los requisitos legales y otros requisitos asociados a cada
uno de los procesos conforme a sus actividades, se pueden consultar las siguientes
fuentes de información o las que se crean pertinentes:

Sistema de Riesgos Laborales

 http://www.mintrabajo.gov.co
 http://www.ramajudicial.gov.co/csj_portal/index.html
 http://www.secretariadeambiente.gov.co/sda/libreria/php/descargas.php
 http://www.minambiente.gov.co/descarga/descarga.aspx
 http://www.actualizate.com.co
 http://www.secretariasenado.gov.co/
 http://www.mintransporte.gov.co/Servicios/Normas/home.asp
 http://web.presidencia.gov.co/
 http://laborando.jimdo.com/legislación-salud-ocupacional/
 http://www.minsalud.gov.co

Preparación para las emergencias

 Dirección Prevención y atención de Desastres

 Alcaldías Locales
 Publicaciones Especializadas
 CISPROQUIM
 Portal cruz roja colombiana

6.1. Diligenciamiento de la Matriz de identificación, actualización y evaluación de

requisitos legales y de otra índole

 Para el diligenciamiento de la Matriz de identificación, actualización y evaluación de

requisitos legales y de otra índole se considerarán los siguientes criterios:

Número del Ítem: Orden numérico con el cual se identifica cada uno de los requisitos
legales y de otra índole, aplicables a la entidad.
Clasificación / sistema: Elemento o recurso que interactúa en los sistemas de gestión.
Emitido: Organismo emisor de la norma.
Jerarquía de la norma: Referencia el tipo de legislación o normatividad.

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Número/ fecha: Requisito numérico de identificación de la legislación o norma/ Fecha

de expedición de la norma.
Título: Explicación de los requisitos aplicable a la organización
Artículo: Literales de la legislación y/o norma aplicable, que la organización debe
cumplir
Aplicación especifica: Cumplimiento del requisito legal identificado.
Documento relacionado: Soporte interno
Como se cumple en la entidad: Documento y/o acciones de la organización para
cumplir con el requisito legal identificado.
Cumple/ no cumple: Si la empresa cumple totalmente el requisito legal, la calificación
del requisito será Cumple/ SI la empresa cumple parcialmente o no cumple el requisito
legal la calificación será NO Cumple.

6.2. Control de cambios

Cada vez que se realice una actualización, inclusión o modificación a la Matriz de

identificación, actualización y evaluación de requisitos legales y de otra índole, esta se
registra en la matriz, hoja “Control de Cambios”.

6.3. Divulgación

La divulgación de la Matriz de identificación, actualización y evaluación de requisitos

legales y de otra índole, la realiza por SST y se realizará por medio de capacitaciones
donde se explicará, Matriz de identificación, actualización y evaluación de requisitos
legales y de otra índole con el objetivo de que dicha capacitación pueda ser consultada
por cualquier trabajador de la organización con sus respectivas actualizaciones.

6.4. Evaluación del grado de cumplimiento

Anualmente se evalúa el grado de cumplimiento de la legislación vigente del Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y de otra índole, Matriz de identificación,
actualización y evaluación de requisitos legales y de otra índole, generado informe para
la Alta Dirección.

7. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

7.1. Revisión de la documentación.

La información consignada y soportes adjuntos a la matriz de requisitos legales y de otra

índole es revisada de forma trimestral por el departamento de SST.

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7.2. Conservación de la documentación.

La información será tratada conforme al procedimiento de control de documentos y

registros.

7.3 Medición

El cumplimiento de los requisitos legales se realizará mediante la siguiente métrica de

forma trimestral.

I = Total requisitos / Total requisitos legales que cumple la empresa X 100 %.

8. DOCUMENTOS SOPORTE

 Matriz de identificación, actualización y evaluación de requisitos legales y de otra

índole
 Control de cambios
 Informe de evaluación de requisitos legales y de otra índole.