PROTOCOLO PARA RECIBO DE SOPORTES DE ORDEN DE TRABAJO

Contrato 1406-22

Por medio del presente se establecen los aspectos a tener en cuenta para el recibo y revisión de soportes de
órdenes de trabajo por parte del área de programación de la interventoría

1. Generalidades:

1.1. Se solicita a las partes dar cumplimiento al cronograma que se establezca para el cierre de cada
periodo.

1.2. Para el proceso de recibo de los trabajos el representante del contratista debe presentar al Residente
de Interventoría los siguientes documentos documentos:

1. Orden De Trabajo -OT (emitido por MP): Lo anterior con el fin de que los datos de generación de la
OT sean validados en el soporte de orden de trabajo por parte del residente de la interventoría. Se
aceptara en PDF. Con excepción de la atención de emergencias, señalización y extintores.
2. Soporte De Orden De Trabajo: un solo original que traerá el contratista para le revisión
debidamente firmada por el contratista. Las quedaran en custodia de la interventoría posterior a la
finalización de la revisión de cada periodo.
3. Soporte de trabajo de campo.

1.3. Los soportes de orden de trabajo deberán entregarse completamente diligenciados de manera
impresa. No se aceptaran espacios diligenciados a mano.

1.4. No se aceptarán Soporte de orden de trabajo con tachones, enmendaduras y/o con uso de
corrector. Estos se devolverán y deberá ser cambiado.

1.5. No se aceptarán Soporte de orden de trabajo con espacios en blanco (Si aplica). Estos se devolverán y
deberá ser cambiado.

1.6. Cuando en el documento Soporte Orden de Trabajo el alcance deba ser modificado durante la
ejecución de la actividad (guardando las proporciones), este debe ser registrado y validado con por el
Residente de Interventoría en el campo Observaciones del formato, el cual también se presentara
impreso en el formato. Así mismo, se deben incluir las respectivas fotografías (antes, durante y
después) de dicho trabajo y si aplica las respectivas memorias de cálculo.

1.7. La responsabilidad de las fotos que se presentan para el cierre de cada orden de trabajo (panorámica,
antes, durante y después) es únicamente del contratista. Así las cosas, se debe garantizar la calidad
de las mismas en cuanto a luz, enfoque, detalle del trabajo y fechas de toma de las diferentes fases.
Para los casos donde se identifiquen fotografías repetidas entre órdenes de trabajo estas OTs se
procederán a reabrir y no tendrán posibilidad de subsanación dentro del periodo de revision. Se
solicita que la totalidad de las fotos que se presenten incluyan marca de fecha y hora desde la
aplicación indicada (Time stamp camera Enterprise), la cual es gratuita y funciona en todo tipo de
celular. Se solicita que no se editen los datos de las fotos.

1.8. Por cada actividad que contenga la orden de trabajo se deberá presentar fotografías del antes,
durante y después.

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 1.9. Dentro del formato Soporte Orden de Trabajo, se solicita usar el siguiente formato de fecha cuando
se requiera: día / mes / año (mes en letras).

1.10. Para los casos donde físicamente no se pueda registrar la totalidad de los ítems en una sola hoja,
estas deben estar enumeradas 1 de x, 2 de x, 3 de x, etc. No se aceptará hoja por contratista sobrando
espacio en la parte inferior, el contratista hará la respectiva consolidación.

1.11. Para todo tipo de trabajo de mejora, rehabilitación y otros que se definan, se deberá presentar
memorias de cálculo para el cierre.

1.12. No se aceptarán formatos de Soporte de orden de trabajo donde se presente ITEMS duplicados.

1.13. Dentro del formato Soporte Orden de Trabajo, en el campo verificación y entrega se solicita que
las personas involucradas diligencien: Nombre legible, fecha y firma.

1.14. Dentro del formato Soporte Orden de Trabajo, se solicita que el campo Estación se consigne el
nombre completo oficial según los nombres establecidos por la entidad para cada estación o portal
(base de datos).

1.15. Cuando se trate de una orden de trabajo de adquisición de un equipo/activo nuevo la

interventoría solicitara el envió de las características técnicas del nuevo equipo, lo anterior con el fin
de dar inicio a la creación del equipo en el MP y posterior generación de la OT para su reconocimiento
económico.
El contratista deberá informar si está reemplazando a alguno (código del listado de equipos pendiente
por entregar) y adjuntar hoja de vida, manual y fotografía.

1.16. Los indicadores de análisis de falla (Cauda y tipo de falla) que se presenten en cada documento
Soporte Orden de Trabajo deben ser congruentes con el trabajo que se adelantó. Teniendo en cuenta
que este campo aplica para los trabajos tipo correctivo.

1.17. El uso de mano de obra como ítem no se deberá justificar en los casos donde los demás items
correspondan a suministros de elementos o cuando esta corresponde a la descripción de la OT.

2. Mantenimiento Preventivo de Equipos:

2.1. Fecha de la OT y Fecha de ejecución del trabajo: los trabajos de mantenimiento preventivo de equipos
se deben realizar dentro del periodo que corresponde teniendo en cuenta el calendario que se
estableció para el contrato y el programado dentro del plan de mantenimiento preventivo de equipos.

2.2. Todo mantenimiento preventivo de equipos debe presentar la respectiva lista de chequeo, donde se
registre como mínimo las rutinas establecidas por la entidad para cada tipo de equipo. Dentro de la
lista de chequeo se debe relacionar el código del equipo (teniendo en cuenta del código único
asignado en el listado de equipos), se debe diligenciar completamente. La lista de chequeo debe venir
firmada por el técnico que adelanta la labor, el inspector del contratista y el inspector de la
interventoría.

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