PROCESO GESTIN DOCUMENTAL SUB-PROCESO ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS (ADR) Recepcin, clasificacin y distribucin de correspondencia en DRCC PRO-GD-AS-001

Fecha de Revisin Fecha de Aprobacin

13/03/2008

14/07/2009 Versin Pgina 3 1 de 3

CONTROL DE CAMBIOS VERSIN FECHA DESCRIPCIN DE LA MODIFICACIN

14-jul-09

Versiones originales adoptadas por Resolucin N 041 de 2007. Procedimientos, PRO-GD-CD-001 "Recepcin de documentos por la entidad", PRO-GD-CD-002 "Clasificacin y registro documental para reparto", PRO-GD-MD-007 "Reparto de expedientes", PRO-GD-MD-008 "Distribucin de documentos en dependencias", PRO-GD-MD-009 "Trmite de expedientes asumidos por poder preferente - Resolucin 346 de 2002", Versiones modificadas adoptadas por Resolucin N 041 de 2007. Procedimientos, PRO-GD-MD-004 "Sustanciacin de quejas", PRO GD-MD-005 "Reparto y descargue de quejas", PRO-GD-MD-006 "Envio de quejas a las dependencias" Versin 3 aprobada mediante Resolucin N 044 de 2009.

Elabor

Grupo de Gestin Documental

Revis

Oficina de Planeacin

Aprob

Viceprocurador

PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL SUB-PROCESO ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Recepcin, clasificacin y distribucin de correspondencia en DRCC. PRO-GD-AS-001
OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD RELACIONADA: Convenciones
Inicio - Fin Actividad Decisin

Fecha de Revisin Fecha de Aprobacin Versin Pgina

13/03/2008 14/07/2009 3 2 de 3

Establecer las actividades asociadas a la recepcin, clasificacin y distribucin de correspondencia en la Divisin de Registro y Control y Correspondencia. Desde que ingresa la documentacin a la Divisin de Registro y Control y Correspondencia, hasta que se entrega el documento al competente con firma de recibido. Decreto 262 de 2000, Circular 023 de 2001. Circular 051 de 2002, Circular 39 de 2004, Circular 059 de 2004, Circular 41 de 2005, Circular 051 de 2005, Circular 58 de 2006, Resolucin 093 de 2008, Directiva 01 de 2004 Directiva 06 de 2006 del Procurador General de la Nacin. Memorando del 23 de enero de 2007 y Oficio 119 de 2008 del Viceprocurador General. Conector Pginas Conector Actividades Conector Procedimientos

No

Descripcin
Recibir documentos: Se reciben documentos que ingresan a la entidad a travs de las empresas de correo, por ventanilla o por medios electrnicos. .Por ventanilla: Si es el usuario, entrega original y copia del documento al servidor, quien radica en el sistema de informacin datos bsicos e imprime stickers que contienen identificacin del documento. .Por ventanilla empresa de correo: Recibe paquete y sella gua como constancia de recibo .Por medios electrnicos o fax: Revisa el correo e imprime lo necesario que sea competencia de la Procuradura General de la Nacin. Por fax se recibe, se sella y pasa a clasificacin. Ver el instructivo de recepcin de documentacin en Divisin de Registro y Control y Correspondencia -DRCC- INS-GD-AS001 Destapar documentos: Empresas de correo: Se destapan los paquetes, se grapa el sobre al documento y se sella con fecha de recibido, asegurando la totalidad del contenido.

Flujograma

Responsables

Documentos y Puntos Registros de relacionados Control

Servidor designado por el Jefe de la Divisin de Registro y Control y Correspondencia

. Documentos recibidos. . Planilla de control de recibo en ventanilla. .INS-GD-AS-001

Servidor designado por el Jefe de la Divisin de Registro y Control y Correspondencia Servidor designado por el Jefe de la Divisin de Registro y Control y Correspondencia Servidor designado por el Jefe de la Divisin de Registro y Control y Correspondencia Servidor designado por el Jefe de la Divisin de Registro y Control y Correspondencia

. Documentos recibidos.

N.A

Validar prioridad del documento:

3 Se revisan de manera general los trminos del documento, la

naturaleza del mismo y la prioridad del trmite.

Documentos recibidos.

4 El documento tiene prioridad?

Si No

N.A

N.A

5 clasificar y se asigna equitativamente entre los clasificadores

disponibles.

Realizar reparto: Se realiza un conteo de la totalidad de documentos para

. Documentos recibidos

N.A.

Asignar competencia inicial: Se buscan antecedentes en los sistemas de informacin y se asigna competencia al documento de acuerdo con la informacin contenida en l. Si corresponde a una dependencia de la PGN o a uno de los grupos de la DRCC (poder preferente, derechos de peticin, reparto de expedientes) se asigna competencia a ellos. Si el documento es de carcter misional y no tiene antecedentes se asigna por competencia al grupo misional de la DRCC.

Servidor designado por el Jefe de la Divisin de Registro y Control y Correspondencia

. Documentos recibidos

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No Descripcin Flujograma

Fecha de Revisin Fecha de Aprobacin Versin Pgina

13/03/2008 14/07/2009 3

Responsables

3 de 3 Documentos y Puntos Registros de relacionados Control

A
7
Registrar informacion: Se registra el documento en el sistema de informacin y se realizan las planillas para enviar los documentos a la dependencia de la PGN o grupo de la DRCC competente. Servidor designado por el Jefe de la Divisin de Registro y Control y Correspondencia . Documentos recibidos. . Planilla de entrega de documentos. N.A.

8 El documento es de trmite en la DRCC?

No Si

Servidor designado por el Jefe de la Divisin de Registro y Control y Correspondencia

N.A

N.A

En cada grupo de la DRCC se analiza el documento y se tramita de acuerdo con la naturaleza del mismo, asignndolo para dependencias del nivel central o territorial y, si es el caso, para entidades externas. Ver instructivos por grupo. -Instructivo reparto y trmite de documentos grupo misional INS-GD-AS-002 -Instructivo reparto poder preferente INS-GD-AS-003 -Instructivo de reparto de expedientes INS-GD-AS-004 -Instructivo trmite derechos de peticin INS-GD-AS-005

Servidor designado por el Jefe de la Divisin de Registro y Control y Correspondencia

. Documentos recibidos. . Planilla de entrega de documentos. .INS-GD-AS-002 .INS-GD-AS-003 .INS-GD-AS-004 .INS-GD-AS-005

N.A.

Si
10 El documento ser enviado por correo?

No
Recoger documentos: Los citadores de las dependencias

Servidor designado por el Jefe de la Divisin de Registro y Control y Correspondencia

N.A

N.A

11 recogen diariamente la documentacin, firmando las planillas

con nombre completo, fecha y hora.

Citador designado por la dependencia.

.Planilla de entrega de documentos firmada por citador.

N.A.

12 correspondencia en dependencias. PRO-GD-AS-002

Procedimiento de recepcin, clasificacin y distribucin de

Dependencias de la PGN.

Procedimiento de recepcin, clasificacin y distribucin de correspondencia en dependencias. Procedimietno para el envo de correspondencia generada en la PGN

N.A.

13 en la P.G.N. PRO-GD-AS-003

Procedimiento para el envo de correspondencia generada

Servidor designado por el Jefe de la Divisin de Registro y Control y Correspondencia

N.A.