PROCEDIMIENTO Código: PA231-1

Versión: 2
PLANIFICAR LOS DOCUMENTOS Fecha: Abril 2015

1. OBJETIVO
Asegurar que la documentación que se genera en los procesos y áreas cumpla con los lineamientos establecidos y
la política de gestión de información y documentación vigente en la Universidad Cooperativa de Colombia.

2. ALCANCE
Aplica para todos los procesos y áreas de la Universidad Cooperativa de Colombia.

3. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de Flujo Planificar los Documentos

4. DESARROLLO

N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS

 Diligenciar el formato: “Solicitud para Líder del Memorando
modificación de documentos”. proceso
 Notificar a la Dirección de Planeación y Solicitud de
Efectividad mediante memorando, la Analista de Modificación de
Notificar la
solicitud anteriormente diligenciada. procesos Documentos
modificación de la
1
documentación del  Notificar a la Dirección de Gestión
SGI Documental mediante memorando, la Formato
Analista de
creación, modificación o eliminación de actualizaciones
Procesos
documentos del Sistema de Gestión documentales
Documental.
 Verificar en el CCD si la tipología
Revisar el Cuadro
documental solicitada se encuentra
de Clasificación
asociada a una Serie o Sub serie
Documental, CCD
documental.
Especialista de
2  Si la serie o sub serie está creada pasar a Gestión No Aplica
la actividad # 5, Revisar los instrumentos Documental
¿La serie o
archivísticos.
subserie está
 Si la serie o subserie NO esta creada pasar
creada?
a la actividad # 3, Crear una nueva
Serie/Sub serie documental
 Establecer las dependencias que
Crear una nueva custodian la documentación nueva. Especialista en
3 Serie/Sub serie  Definir el código para la nueva Serie/Sub Gestión No Aplica
documental serie. Documental
 Registrar la nueva serie en el CCD y TRD.
 Ingresar o retirar la nueva tipología
Ajustar los Especialista en
documental de la serie en el CCD y TRD.
4 instrumentos Gestión No Aplica
 Diligenciar el cuadro de descripción de la
archivísticos Documental
serie documental.
 Obtener aprobación del Líder de proceso
Especialista de
sobre los instrumentos archivísticos
Gestión
Revisar los propuestos.
Documental
5 instrumentos No Aplica
archivísticos NOTA 1: Si el líder del proceso aprueba
Líder del
activar proceso: Valorar la documentación
proceso
PA231-2, En caso contrario ver actividad # 6.

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  Si el líder del proceso aprueba activar
proceso: Valorar la documentación.
¿Líder del proceso
 Si el líder del proceso NO aprueba ver
aprueba?
actividad # 4, Ajustar los instrumentos
archivísticos

5. DEFINICIONES.

 Cuadro de Clasificación Documental (CCD): Esquema que refleja la jerarquización dada a la

documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las
series y subseries documentales que administra.
 Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
 Sistema de Gestión de Documentos: Conjunto interrelacionado de documentos de una organización,
debidamente regulado por las políticas, objetivos y procesos que los producen y los administran.
 Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de Series/Subseries, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
 Tipo documental: Unidad documental originada en una actividad administrativa, con diagramación,
formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría
diplomática.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
 Acuerdo No. 004 – 2013 (Archivo General de la Nación)
 Acuerdo No. 027 – 2006 (Archivo General de la Nación)

Documentó: Revisó / Aprobó

Carlos Alberto Zuñiga Orrego Carlos Alberto Zúñiga O
Cargo: Director de Gestión Documental Cargo: Director de Gestión Documental

Fecha: Abril 2015 Fecha: Abril 2015

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