Minuta Reunión # 2 Febrero 2019

Autor: Edgar Ramírez
Fecha creación: 25/4/2018

Versión: 1
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Minuta Reunión Nº 2
Motivo: Reunión Apertura Ventas año 2019
Fecha reunión: 08/02/2019 Hora inicio: 8:30 am Hora Fin: 10:00 am
Fecha Próxima Reunión: 15/02/2019 Hora Programada Inicio: 8:00 am
PARTICIPANTES
Nombre Departamento Firma
Rosana Romero Presidencia
Leonardo Abreu Ventas
John Fernandez Publicidad
Edgar Ramirez Producción
Elija un nombre Elija un Departamento.
TEMAS TRATADOS (DISCUSIÓN
Punto Desarrollo
1 No Se pudo introducir el producto: Pad con clorhexidina en el Hospital Metropolitano, ya que otro representante de ven -
tas del productor “Ingmec” ya estaba registrado y con un precio menor al que ofrecimos nosotros
2 Se reasignó cliente Círculo Militar a Leonardo Abreu, el cual no se había definido hasta el 8/2/2019. Además la Ing. Ro -
sanna de la zona norte los siguientes clientes: Gladys Suntaxi, Pablo Ramón, Luis Alpala y Arte Quiteño
3 Se requiere de carnet de identificación para los vendedores de tal modo que se les facilite el acceso a las empresas
4 Es urgente y necesario tener en archivo digital para el libre acceso de los vendedores y el personal técnico de la empre -
sa todas las hojas técnicas y MSDS de los productos que se fabrican y comercializan para suministrarlas a los clientes
cuando estos las requieran
5 La Ing. Rosanna, estableció sus rutas de vistas a los clientes industriales de la zona de los Valles y zona Sur. Se fijaron
como días de visita los días martes, miércoles y jueves. Lunes y Viernes se dedicara a actividades administrativas y co -
branzas
6 El prospecto Hospital Metropolitano requiere del E-Ac Clinic en una concentración lista para ser usado y un presentación
manejable menor de 1 Litro. Además requiere de una visita técnica de la Ing. Rosanna para evaluar el uso de producto
de calderos
7 La lista de precios para productos comerciales debe revisarse para su aplicación de ventas a consumidor final.
8 Debe revisarse aplicación de contratos de distribuidores. En el primer caso de Dist. Roveg entregar los productos pen -
dientes. En el caso del Sr. Fredy Castillo debe hacérsele llegar el contrato por escrito.
9 Los vendedores deben reforzar la necesidad de recolección de las canecas y tanques propiedad de la empresa, para ello
se contará con el despliegue de una campaña publicitaria con sentido ecológico en la que se incentivará a los clientes
que quieran colaborar con obsequios de productos de la empresa
PLAN DE ACCIÓN
Compromisos
ACCIÓN RESPONSABLE FECHA TOPE ESTADO
Se hizo reunión con el proveedor Ingmec para aclarar 15/02/2019 Lista Pendiente
Rosana Romero
esta situación ✘
Leonardo Abreu, está atendiendo este cliente como 15/02/2019 Lista ✘ Pendiente
parte de su cartera. Aparte se le anexó la zona de Leonardo Abreu
Carcelén en el área norte, la cual debe atender y ha-
cer crecer
Elaborar arte de carnets de identificación para los
vendedores, para imprimir en la oficina o Lista ✘ Pendiente
externamente Solicitar apoyo de John Fernández Rosana Romero 28/02/2019
para ello
Recopilar información de todas las hojas técnicas y Rosana Romero 28/02/2019 Lista ✘ Pendiente
MSDS y pasarlas a formato nuevo. Solicitar apoyo de
John Fernández para ello
RESUMEN ACCIONES
PENDIENTES :3 LISTAS: 1
Versión: 1
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PARTICIPANTES
John Fernandez Publicidad
TEMAS TRATADOS (DISCUSIÓN)
Punto Desarrollo
Se requiere que el total de los empleados de la empresa, y en especial los vendedores conozcan y usen los productos
10 que se producen y se comercializan para así poder transmitir confianza al cliente al momento de la venta
Se inició a partir del 4/2/19 a trabajar con la ayuda del Arquitecto John Fernández, con el desarrollo de la publicidad de
11 la línea cosmética, se empezará en primera instancia con el desarrollo de un gel para el cabello, que incluye el desarrollo
de la etiqueta, escogencia del envase, la presentación probable será de 500 gr. Posteriormente y en orden establecido
se desarrollará el diseño de: Shampoo para niños, Crema dermoprotectora, Crema para el peinado de cabello y barba,
y crema corporal humectante a base de leche
12 Se estableció un pago fijo mensual a John Fernández de 150 $, por la realización de las actividades mencionadas en el
punto 11, considerándose aparte el pago de las comisiones por ventas a clientes nuevos de internet, y por las ventas
realizadas a los dos distribuidores que se tienen hasta ahora
13 El Arquitecto John Fernández, planteó la necesidad, para potenciar el alcance de las redes el pago de suscripción men -
sual en Facebook y Mercado Libre, para lograr mayor posicionamiento de los productos de la empresa. Además comentó
de la posibilidad de cancelar 50 $ mensuales a un asesor externo en social media en Venezuela para aumentar el núme -
ro de seguidores y el SEO de la empresa
14 Se estableció que después de la primera venta realizada a los clientes nuevos de internet por John Fernández, estos
sean redireccionados a la oficina para ser atendidos por compras posteriores, no descartando con ello que estos por te -
ner el contacto sigan comunicándose con él
PLAN DE ACCIÓN
Compromisos
La Ing. Rosanna ya definió las zonas y clientes que
atenderá en lo sucesivo, que son: 12 en la zona
15/02/2019
Sur,5 en los Valles y 36 clientes restantes en las Rosana Romero ✘ Lista Pendiente
zonas foráneas de Cayambe, Sto. Domingo, Ambato
Fabricar un lote de muestra con una concentración
del 10% de Amonio Cuat. Y entregar en envases de
500 gramos con atomizador. Programar visita técnica Edgar Ramirez 22/02/2019 Lista ✘ Pendiente
para el área de calderos
Definir lista de precios comerciales para vendedores
a consumidor final Edgar Ramirez Lista ✘ Pendiente
28/02/2019
Concretar lo antes posible la entrega de los productos
terminados pactados en el contrato a Dist. Roveg y Edgar Ramirez Lista ✘ Pendiente
firmar contrato con el distribuidor Fredy Castillo 28/02/2019
Iniciar a la brevedad posible el diseño de la campaña
de recolección para poder hacérsela saber a los John Fernandez 15/02/2019 Lista ✘ Pendiente
clientes a través de los vendedores
Determinar qué productos pueden integrarse en un
kit de obsequio para el personal Edgar Ramirez Lista ✘ Pendiente
15/02/2019
RESUMEN ACCIONES
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PARTICIPANTES
John Fernanadez Publicidad
Punto Desarrollo
Como propuesta de John Fernández, se recomienda la comercialización de los productos cosméticos desarrollados, en
15 las provincias de Quito y Santo Domingo apoyándose en la fuerza de ventas de la empresa y la de los dos distribuidores
de estas zonas
Quedó establecido que para ventas a clientes nuevos, el primer pago será de contado, para la segunda compra y a partir
16 de 150 $, se le puede otorgar previa entrega de todos los recaudos mercantiles necesarios u crédito máximo de 15 días,
la tercera compra con un monto igual o superior puede obtener crédito de máximo 30 días
17 El vendedor Leonardo Abreu, del análisis realizado a los 43 compradores ocasionales captados por las redes durante el
2018, se determinó que el 9,3% (4/43) ha recomprado nuevamente.
18 Se estableció que los vendedores deben al menos conseguir un cliente nuevo por mes, o mostrar avances por encima
del 80% de conversión de prospectos
PLAN DE ACCIÓN
Compromisos
Se presentará arte de etiqueta del gel y muestra
física del producto terminado John Fernandez Lista ✘ Pendiente
15/02/2019
Se establecerá plan para seguimiento de actividades
de publicidad y diseño a cumplir por John Fernández,
con entrega periódica por parte de éste de resulta- Edgar Ramirez 28/02/2019 Lista ✘ Pendiente
dos de su gestión y poder así medir su eficacia
Concretar análisis de la propuesta de pago de sus-

cripción de pago a las redes sociales ya mencionadas Rosana Romero 28/02/2019 Lista ✘ Pendiente
y el pago del asesor externo en esta actividad
Analizar si por el volumen de compra de los clientes
nuevos de internet ameritan ser atendidos por la 28/02/2019
fuerza de ventas. Ya que de otra manera es Edgar Ramirez Lista ✘ Pendiente
preferible que sea atendido por la oficina o por la
persona que hizo el primer contacto.
Programar la inclusión en la cartera de ventas, tanto
de los vendedores como de los distribuidores la pro- Edgar Ramirez 29/03/2019 Lista ✘ Pendiente
moción de los productos cosméticos
Debe informarse claramente a cada cliente nuevo de
las condiciones de venta para evitar confusiones y Leonardo abreu 28/02/2019 Lista ✘ Pendiente
como estrategia para incentivar las ventas
RESUMEN ACCIONES
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PARTICIPANTES
John Fernanadez Publicidad
Punto Desarrollo
19 En la zona de ventas asignada a Leonardo Abreu, le fue entregada una cartera de 16 clientes activos de la empresa, los
cuales están ubicados en el casco urbano en su mayoría, y un porcentaje menor en las afueras de la zona Sur
20 Se evidencia en algunas notas de pedido, que el llenado de los campos no se hace completamente, faltando datos
como: Fecha de entrega, código de vendedor, presentación, fragancia, etc.
21 Se estableció que el pago de la asignación de movilización para los vendedores sin vehículo es de 150$ por mes, con
una cuota mínima de ventas de 500 $ los primeros 3 meses, y 1000$ a partir del 4to mes. En el caso de vendedores
con vehículo, quedó establecida una asignación de 250 $ los primeros 3 meses, con una cuota mínima de ventas de 850
$ /mes y luego a partir del 4to mes debe cumplir una cuota de ventas mensual de mínimo 2000 $
Se estableció que para finales del año 2019 el volumen de ventas para vendedores sin vehículo debe ser de mínimo
22 5000 $/mes. En cuanto a los vendedores con vehículo deben cumplir una cuota mínima de 8500 $/mes. Esto para
poder alcanzar un 84% del nivel de ventas necesario para llegar al punto de equilibrio económico
23 Las actividades principales de John Fernández, estarán basadas principalmente en el apoyo de la campaña publicitaria
de la línea cosmética, los proyectos y trabajos de Mantenimiento y ampliación física, y activación de las redes sociales.
Aparte se contempla eventualmente su colaboración en los trámites y diligencias externas de registros, permisos de los
productos y certificaciones de prácticas de manufactura.
PLAN DE ACCIÓN
Compromisos
Contactar a los 39 prospectos restantes durante el
mes de febrero para depurar esta lista, y descartar Leonardo Abreu ✘ Lista Pendiente
los que no demuestren interés 28/02/2019
Hacer búsqueda constante de clientes nuevos y
aplicar técnicas de seguimiento de prospectos para Leonardo Abreu ✘ Lista Pendiente
lograr avance en conversión a clientes fijos 15/02/2019
El vendedor Ya está atendiendo su zona signada y
realizando visitas periódicas y llamadas constantes
las cuales quedan registradas en el control de visitas Leonardo Abreu 15/02/2019 ✘ Lista Pendiente
diarias
En el caso d clientes nuevos deben llenarse todos los
campos, para evitar indecisión por falta de 15/02/2019
información, sobre todo en las fechas de entrega, Rosana Romero ✘ Lista Pendiente
fragancia, presentación. En el caso de clientes fijos
referir al menos el sitio de entrega
Cada vendedor debe consolidar y ampliar su zona
asignada para lograr cumplir la cuota mínima de
ventas asignada a partir del cuarto mes y pueda Leonardo Abreu 15/02/2019 ✘ Lista Pendiente
justificar la asignación por movilización
Establecer estrategias individuales de cumplimiento
progresivo de cuotas y aumento de cartera, en 15/02/2019
concordancia con el plan estratégico de la empresa Edgar Ramirez ✘ Lista Pendiente
para lograr alcanzar las metas de ventas para el año
2019
RESUMEN ACCIONES
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Compromisos
A partir del 11/2/19 se establecerá la programación
de las actividades de mantenimiento y trabajos a las Edgar Ramirez 15/02/2019 ✘ Lista Pendiente
instalaciones a ser desarrolladas por John Fernández
RESUMEN ACCIONES
Versión: 1
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RESUMEN ACCIONES
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RESUMEN ACCIONES

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Concretar análisis de la propuesta de pago de sus-

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