GUIA PARA LA ELABORACION DE LA HOJA INDICE

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA

ELABORACIÓN DE HOJA ÍNDICE U
HOJA TESTIGO PARA EXPEDIENTES
HÍBRIDOS DEL BANCO ECUATORIANO
DETRANSFERENCIAS PRIMARIAS
LA VIVIENDA, EN LIQUIDACIÓN

Versiòn 1.0

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Registro de Revisión y Aprobación del Documento Versión 1.0

Elaborador por:
Firmado
Firmado electrónicamente por:
ALICIA digitalmente
CARLOS ANDRES
QUISHPE LORENA por ALICIA
LORENA SAGAL
SANDOVAL SAGAL ORTEGA
Fecha:
ORTEGA 2022.09.07
11:30:52 -05'00'

Tnlgo. Carlos Quishpe Sra. Lorena Sagal

Asistente Técnico de Base de Datos Asistente de Talento Humano y Control
Interno
Revisado por:

VERONICA Firmado
digitalmente por
YOLANDA
Firmado digitalmente por
MARLENE
Firmado digitalmente por JUAN FERNANDO
VERONICA YOLANDA MARLENE ALEXANDRA JUAN FERNANDO
ALEXANDRA LOPEZ BERMUDEZ CHACON CHACON BUENANO

ESPINOZA ESPINOZA BELTRAN

Fecha: 2022.09.07
LOPEZ BERMUDEZ Fecha: 2022.09.07
14:50:21 -05'00'
BUENANO Fecha: 2022.09.07
14:49:17 -05'00'

BELTRAN 14:51:33 -05'00'

Dra. Verónica Espinoza Ing. Marlene López

Contadora General y Sr. Fernando Chacón
Directora Financiera y de
Coordinadora de Regularización Asistente Financiero
Gestión Operativa de Cuentas

Firmado electrónicamente por:

Firmado electrónicamente por:
CHRISTIAN SONIA ELIZABETH
ALEXANDER ROJAS VINUEZA
SALGUERO ENCALADA

Tnlgo. Christian Rojas Ing. Sonia Vinueza

Coordinador de Archivo General Analista de compras Públicas y Gestión
Administrativa
Aprobado por:

Firmado electrónicamente por:

ESTHER DE MONSERRAT
PACHACAMA JACOME

Mgs. Monserrat Pachacama

Directora Administrativa
Autorizado por:

VERONICA Firmado digitalmente

por VERONICA
PAULINA PAULINA NOBOA
NOBOA GAVILANES
Fecha: 2022.09.15
GAVILANES 10:03:18 -05'00'
Mgs. Paulina Noboa
Liquidadora BEVLIQ

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Tabla de contenido

PRESENTACION ........................................................................................................................... 4

OBJETIVOS ................................................................................................................................... 4

ALCANCE ..................................................................................................................................... 4

FUNDAMENTO NORMATIVO ..................................................................................................... 4

DESARROLLO ................................................................................................................................ 9

Lineamientos generales para la elaboración de la hoja índice para expedientes híbridos... 9

Descripción de los campos del formato de la hoja índice u hoja testigo (Excel) ................... 9

Cierre del expediente-hoja índice ........................................................................................ 11

TÉRMINOS DEFINICIONES ......................................................................................................... 12

GRÁFICO ..................................................................................................................................... 13

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1. PRESENTACIÓN

La Dirección Administrativa ha desarrollado la presente guía con el objetivo de elaborar en

forma eficaz, la Hoja Índice también llamada Hoja Testigo, herramienta que constituye el
insumo necesario para la consolidación de las carpetas de expedientes de los archivos
híbridos, mismas que fundamentan la organización archivística de esta entidad en liquidación.

Mediante Acta de Reunión No. DAM-2022-009 la Dirección Administrativa en coordinación

con la Dirección Financiera y de Gestión Operativa del Banco Ecuatoriano de la Vivienda, en
Liquidación, realizaron la revisión de la Guía metodológica para la creación de las Hojas Índice
u Hoja Testigo.

Esta Guía para la creación de las Hojas índice u Hoja Testigo es usada por los profesionales que
laboran en la entidad y permite crear, organizar, y presentar expedientes híbridos en forma
organizada conforme lo contemplado en el Cuadro de Clasificación Documental.

2. OBJETIVOS

 Diseñar una guía metodológica que permita la creación de las Hojas Índice u Hoja Testigo
como parte fundamental de los expedientes híbridos de acuerdo a los principios
archivísticos vigentes y Cuadro de Clasificación Documental.
 Cumplir con lo dispuesto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y
Mantenimiento de los Archivo Públicos, Normas de Control Interno de la Contraloría
General del Estado y Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública.

3. ALCANCE

La presente guía para la elaboración de la Hoja Índice u Hoja Testigo para archivos híbridos,
permitirá la creación en forma organizada, de expedientes que han sido generados en la
Institución, para un óptimo levantamiento del inventario documental, basado en el Cuadro de
Clasificación Documental y los formatos establecidos en la Regla Técnica Nacional para la
Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.

El cumplimiento del proceso señalado permitirá realizar la migración de los expedientes

híbridos al Gestor documental, con el beneficio para la entidad en búsquedas y contar con
documentos y expedientes organizados en el momento que se efectúe la transferencia
documental al organismo de control.

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4. FUNDAMENTO NORMATIVO

Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación

Artículo 33.- Expediente de contratación.- Sin perjuicio del expediente físico que conservará la
entidad contratante. se deberá mantener un expediente electrónico.
El expediente electrónico permitirá la creación, custodia, preservación, disponibilidad y
utilización de los documentos digitales o electrónicos que reflejen las actuaciones de las
entidades contratantes en los procesos de contratación pública a los que se refiere la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y el presente Reglamento, los mismos
que deberán permanecer íntegros.
Las entidades contratantes utilizarán los mecanismos tecnológicos necesarios que le permita
la administración de los expedientes electrónicos con los protocolos y seguridades informáticas
suficientes que aseguren la inalterabilidad de los documentos digitales y electrónicos
consignados en los mismos.

Artículo 35.- Documentos suscritos electrónicamente.- Los servidores encargados de hacer el

control previo al pago, los auditores de la Contraloría General del Estado o cualquier otro
servidor público, en ningún caso podrán exigir la impresión de documentos que tengan firma
electrónica. Una vez impresos perderán su validez legal.

Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivo Públicos

Artículo 1.- Objeto .- El objeto de la presente Regla Técnica es normar la organización y

mantenimiento de los archivos públicos, en cada una de las fases del ciclo de vida del
documento, a fin de asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los
requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo.

Artículo 3.- Fines de los archivos.- El objetivo esencial de los archivos públicos es disponer de
la documentación organizada, garantizando que la información institucional sea recuperable
en forma ágil y oportuna para el uso de la administración o del ciudadano, además como
fuente de consulta de la historia.

Art. 5. Principios generales.- Los principios generales que rigen la función archivística son:

1. Institucionalidad: Los documentos contemplan las decisiones administrativas y los archivos

constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política
y cultural del Estado y de la administración en general; son testimonio de los hechos y de las
obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información
institucional contribuyen a la eficacia y eficiencia de las entidades del Estado en el servicio al
ciudadano.

2. Responsabilidad: Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación,

uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el
uso de dichos documentos.

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3. Administración y acceso: Es una obligación del Estado la administración de los archivos

públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que
establece la ley.

4. Modernización: El Estado garantiza el fortalecimiento de la infraestructura y la

organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y
actualizados de administración de documentos y archivos.

5. Función de los archivos: Los archivos, en un Estado constitucional de derechos y justicia,

cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

6. Manejo y aprovechamiento de los archivos: El manejo y aprovechamiento de los recursos

informativos de archivo responden a la actividad de la Administración Pública y a los fines del
Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.

7. Talento Humano: Las entidades públicas conformarán las unidades administrativas

relacionadas al archivo con personal que cumpla con los perfiles establecidos en el manual de
puestos.

8. Capacitación: Las entidades públicas que tengan la competencia de capacitar a servidores

públicos desarrollarán programas de actualización en materia archivística, para lo cual
deberán suscribir convenios de cooperación interinstitucional.

Art. 6. Principios archivísticos.- Son aquellos que fundamentan toda la organización

documental, a partir de los cuales se otorga origen y procedencia a la información.

En materia archivística se aplicarán los siguientes principios:

1. Principio de procedencia.- Es aquel según el cual cada documento debe estar situado en el
fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e
independencia de cada fondo. Para la aplicación del principio de procedencia deben
identificarse: la unidad productora de los documentos, la institución productora, las funciones
desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series.

2. Principio de orden original.- Hace referencia al orden en que se crearon los documentos
dentro de cada expediente, ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo a cómo ocurrieron
las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción, respetando la clasificación
de acuerdo a la estructura organizacional de la entidad pública.

Título V

DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DIGITALES

Art. 66. Definición.- Los documentos electrónicos y digitales de archivo que hayan sido
producidos en cualquier época y soporte diferente al papel, forman parte del Sistema
Institucional y del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo. Su identificación como
documentos de archivo se basa en la misma metodología técnica que se aplica para los
documentos impresos. Emanan del ejercicio de las funciones y atribuciones de la entidad
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pública. Sus requisitos de calidad, como los documentos en papel son: la autenticidad,
fiabilidad, integridad y disponibilidad. De igual forma, los documentos electrónicos de archivo
tienen estructura, contenido y contexto, derivado de las atribuciones que les dan origen.

Art. 67. Características.- Deben tener las siguientes características:

1. Omniaccesible.- Capacidad de acceder a la información en todo tiempo y lugar de manera

casi instantánea y eficiente, sin importar el clima u horario.

2. Interactivo.- Permite que se pueda llegar a la información desde diferentes sistemas

informáticos.

3. Recuperable.- Los documentos digitales tienen la posibilidad de consulta y búsqueda de una

manera rápida y fácil, independientemente de su volumen.

Art. 71. Gestión de documentos electrónicos y digitales.- Las entidades públicas deberán
considerar el siguiente proceso:

1. Producción.

2. Gestión.

3. Preservación.

4. Acceso y difusión.

Art. 72. Producción.- Se refiere a la creación, recepción, captura y control de la información

generada a través de medios electrónicos, para ello se considera las mismas condiciones que
un documento en soporte físico.

1. Creación.- La unidad productora, al crear documentos electrónicos, deberá utilizar los

metadatos mínimos dispuestos en la presente Regla Técnica. Dependiendo de la tipología
documental la entidad pública establecerá metadatos específicos adicionales.

2. Recepción.- Son los canales, como correo electrónico, documentos generados por sistema
de gestión documental, entre otros, a través de los cuales la información ingresa a las
entidades públicas. Se identificará los tipos de soportes de los documentos recibidos y se
ingresará los metadatos para su registro.

3. Captura.- Todo documento en soporte físico debe ser digitalizado para conformar el
expediente electrónico. Para los documentos que ya se encuentren en un medio digital, se
mantendrá en su formato y se lo integrará de esa forma al expediente electrónico.”

Ibídem “(…) El documento físico que es digitalizado no se elimina, este pasa a conformar un
expediente híbrido con toda la información que se genere en los sistemas. Para ello se dejará
constancia en una hoja testigo de la conformación del expediente.” (Énfasis agregado)

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Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado

Numeral 410-17: “Las entidades, organismos y dependencias del sector público, así como las
personas jurídicas que actúen en virtud de una potestad estatal, ajustarán sus procedimientos
y operaciones e incorporarán los medios técnicos y tecnológicos necesarios, para permitir el
uso de la firma electrónica, de conformidad con la Ley de Comercio Electrónico, Firmas
Electrónicas y Mensajes de Datos y su Reglamento, y demás normativa que disponga o sugiera
su uso (…)”.

Acuerdo No. 013-CG-2019 Contraloría General del Estado

“Que, las Disposiciones Generales Segunda y Tercera de la Ley Orgánica para la Optimización y
Eficiencia de Trámites Administrativos, publicada en el Segundo Suplemento del Registro
Oficial 353 de 23 de octubre de 2018, dispone que la información y documentación requerida
por la Contraloría General del Estado, en ejercicio de su potestad de control de la utilización de
recursos estatales, podrá ser presentada, indistintamente, en físico o a través del uso de
medios magnéticos, electrónicos o desmaterializados; y, que la Contraloría General del Estado
no podrá exigir que las entidades sujetas a su control cuenten con archivos físicos cuando la
entidad tenga respaldo digital, electrónico o desmaterializado de los documentos(…).

Decreto Ejecutivo 981 (Suplemento del Registro Oficial 143, 14-II-2020)

DISPOSICIONES GENERALES

Segunda. – “Las autoridades, funcionarios y servidores públicos que en el ejercicio de sus

funciones suscriban documentos, deberán contar obligatoriamente, a su costo, con un
certificado de firma electrónica para persona natural válido de acuerdo con la normativa que
el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información emita para el efecto
(…)”
“Todo documento que atribuya responsabilidad de elaboración, revisión, aprobación, emisión
y/o certificación, deberá ser firmado electrónicamente. Las autoridades. Funcionarios y
servidores públicos que se nieguen a aceptar documentos firmados electrónicamente,
validados en el sistema oficial. Serán sancionados conforme a la normativa vigente (…)”

Superintendencia de Bancos- Circular No. SB-DL-2021-0005-C de 23 de junio de 2021,

Se puso en conocimiento el Memorando No. SB-SG-2021-0500-MM con el procedimiento para

transferencias documentales establecido por este organismo de control en el cual se dispone:

“3.- Toda la documentación deberá, como adicionalmente al formato papel, encontrarse

digitalizada, con al menos los siguientes datos: 1, número de documentos, 2, fecha de
elaboración, 3 breve descripción de asunto, 4 persona quien suscribe, y 5 número de
contenedor en el que se encuentra el documento en papel. Además deberá estar debidamente
foliada.”

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5. DESARROLLO

5.1 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CREACIÓN DE LA HOJA INDICE U HOJA TESTIGO

PARA EXPEDIENTES HÍBRIDOS

 Cada unidad responsable de custodiar el expediente cerrado, deberá emitir las directrices
específicas conforme al tipo de proceso, mismas que deberán ser tomadas en cuenta de
acuerdo a la gestión de cada Dirección, para llenar la Hoja Índice y/o Testigo.
 El formato establecido para la elaboración de la hoja índice bajo ninguna circunstancia
podrá ser modificado.
 Es de cumplimiento obligatorio el uso de las series y sub-series establecidos en el Cuadro
de Clasificación Documental previamente aprobado.

5.2 DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS DEL FORMATO DE LA HOJA ÍNDICE U HOJA TESTIGO
(EXCEL)

Premisa:

“La hoja Índice se debe generar obligatoriamente por cada expediente y el Modelo
de Hoja Índice / Hoja Testigo, que se deberá tomar para la apertura del expediente
por parte de la Unidad Productora se encuentra ubicada en el repositorio digital
denominado “Q”.

Cada profesional dentro de la Dirección en la que labora, constituye el área

productora que generará las carpetas de acuerdo al Cuadro de Clasificación
Documental y como consta en la columna E del ExceL CCD_NOMBRES HOJA INDICE.

TITULO (ENCABEZADO HOJA INDICE)

Fila 1: Nombre de la Dirección: que custodiará los documentos conforme el (CCD).

Fila 2: Serie a la que pertenece el expediente: corresponde a lo determinado en el

(CCD). Y deberá ser llenado por quien custodiará los documentos.

Fila 3: Sub Serie: corresponde a lo determinado en el (CCD), deberá ser llenado por
quien custodiara los documentos.

Fila 4: Título del expediente: es la descripción del expediente, de acuerdo a lo

indicado en el CCD, y corresponde a la (columna F del Excel- CCD_NOMBRES HOJA
INDICE).

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Por ejemplo: en el caso de pagos tendrá la siguiente estructura:

NOMBRE BENEFICIARIO (DOS APELLIDOS DOS NOMBRES)_TIPO Y NÚMERO DE

COMPROBANTE

Fila 5: N° de cuerpos físicos: campo que contiene el número consecutivo de cada

expediente.

Fila 6: Relación (referencia cruzada): la referencia cruzada se utilizará cuando por el

volumen o tamaño de los anexos sea necesario mantenerlos en otro lugar diferente al
expediente.
Por ejemplo. Hipervínculos, archivos en nubes de almacenamiento de datos, Dropbox,
etc.

ESTRUCTURA (Documentos Constitutivos Hoja Índice)

Para proceder al llenado de los campos de los documentos constitutivos dentro de la

Hoja Índice en formato Excel, es necesario tomar en cuenta que Iniciará la numeración
a partir del número 2 ya que la Hoja Índice como archivo será siempre el documento
número 1.

Columna A- Documentos constitutivos: colocar los documentos numerados en orden

secuencial, en el caso de que, los documentos tengan anexos colocar el sub índice.
NO SE DEBERA COLOCAR DE MANERA GENERAL LOS DOCUMENTOS ANEXOS sino
cada anexo adjunto deberá ser detallado de manera individual.
Por ejemplo:

Los nombres de los documentos deben ser iguales a los documentos anexados en la
herramienta del Quipux (es importante tener en cuenta que antes de subir los
archivos anexos al Quipux, los nombres deben tener máximo 50 caracteres por
archivo).
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*Nota: No se debe duplicar documentos ni anexos.

Columna B- Fecha de creación: corresponde a la fecha de elaboración del documento.

Deberá tener el siguiente formato: DIA/MES/AÑO.

Columna C- Formato (Soporte): colocar el medio en el que se encuentra contenida la

información, los que podrán ser:

Físico escaneado: documentos escaneados del original que contenga firmas físicas o
sumillas manuscritas. Ejemplo: documentos generados en SIGOB, oficios externos
originales, documentos que deben reposar físicamente en el expediente.
Copia simple escaneada: documentos sin validez, no se debe imprimir estos
documentos ni entregar en físicos. Ejemplo: copia simple de una cédula
Electrónico: documentos que puede contener o no firmas electrónicas. Ejemplo:
memorandos en Quipux, documentos en formato Excel, videos, presentaciones en
power point, facturas digitales íntegras, correos electrónicos en formato pdf, etc.

Columna D- Tamaño: peso del documento.

Columna E- Unidad de medida: será:

KB (kilobyte)

MB (megabyte) o

GB (Gigabyte).

Columna F- Paginación: colocar el número total de páginas del documento, en el caso

de que los archivos digitales no dispongan de número de páginas, colocar S/D (Sin
Datos).

Columna G- Observaciones: colocar cualquier aclaración, particularidad referente a

los archivos cargados o descripción que no haya sido posible colocar en el nombre del archivo.

5.3 CIERRE DEL EXPEDIENTE-HOJA ÍNDICE

El expediente se cerrará cuando concluya el trámite o asunto; y terminada la hoja

índice las áreas que custodiarán la documentación tienen la responsabilidad de pasar
la hoja índice de formato Excel a formato PDF y firmarla electrónicamente cerrando así
el expediente y eliminando la hoja índice creada en formato (Excel).

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Antes de realizar la transformación a formato PDF, justificar el ancho y alto de las

columnas y filas de la hoja índice a fin de que el documento sea legible y se pueda
visualizar toda la información que contiene la hoja índice.

6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Cuadro de clasificación documental (CCD): Es la herramienta básica para la gestión

documental y archivo. Constituye la representación de la organización de un fondo
documental que aporta los datos esenciales de su estructura por secciones, subsecciones,
series y subseries. Refleja los expedientes que generan las entidades en el ejercicio de sus
funciones, atribuciones, responsabilidades, productos y servicios.
Custodia: Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada conservación de
los fondos por parte de una institución archivística, cualquiera que sea la titularidad de los
mismos.
Documento de archivo: Es aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico,
fiscal, contable y técnico, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las
facultades y actividades de las dependencias.
Documento digital: Es el documento producto de una captura mediante equipos de
digitalización.
Documento electrónico: Es la información que se genera electrónicamente desde un
aplicativo o software especializado.
Expediente: Conjunto de documentos pertenecientes a una persona, asunto o negocio.
Testimonios escritos, reflejo de un proceso administrativo iniciado por un peticionario o
por la misma Entidad, con ordenamiento cronológico, construcción lógica en la que tienen
explicación las distintas actuaciones, pues se puede seguir su nacimiento, producción y
efectos.
Hoja Índice u Hoja Testigo: Archivo en donde se puede evidenciar todos los documentos
constitutivos de un expediente.
Selección de los documentos (Expurgo): Es el proceso técnico que permite seleccionar,
valorar y eliminar aquellos documentos de archivo que habiendo perdidos sus otros
valores no tienen valor histórico; se deberá retirar todos los elementos perjudiciales para
el soporte que contenga la información.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.
Soporte documental: Medios materiales y/o inmateriales en los cuales se contiene la
información y puede ser: papel, digital, electromagnético, audio, video, etc.
Unidad productora: Es la unidad administrativa u operativa que produce, recibe y
conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones.

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7. GRÁFICO

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