Feedback de usuarios

Cómo crear
una biblioteca BIM
en 10 pasos
Comenzaremos definiendo
qué es y para qué sirve
una biblioteca BIM.

Se trata de un repositorio que agrupa modelos de

objetos y sus normas de uso, y que es utilizado por
numerosas personas tanto dentro como fuera de la
empresa (proyectistas, ingenieros, arquitectos, BIM
manager, coordinador BIM, etc.).

Una biblioteca ofrece múltiples ventajas, puesto que unifica

el modelado de objetos y sus datos, evita ciertas
anomalías, establece recomendaciones de uso,
informa a los usuarios de las modificaciones,
fomenta la accesibilidad e incluso limita la
frecuencia con la que los creadores de
objetos se enfrentan a comentarios
del tipo:

Cómo crear una biblioteca BIM en 10 pasos

¿Me podrías enviar el modelo
adecuado en formato .rvt?

Me refiero al que me enviaste

la semana pasada.

Por cierto, ¿seguro de que es

el correcto? ¿No ha cambiado
recientemente?

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La calidad y el grado de detalle de los entregables

BIM dependerá del contenido de la biblioteca de
objetos BIM. Sin embargo, este aspecto se descuida
muchas veces y no se tienen en cuenta los recursos
necesarios.

La labor del BIM manager es comunicar a la dirección

las ventajas de una biblioteca BIM estructurada y
bien administrada. En las empresas con una cierta
envergadura, se constata incluso la presencia de un
responsable de biblioteca BIM que presta apoyo al
BIM manager.

10 etapas claves para crear su biblioteca

1. Hacer un análisis comparativo 5

2. Crear un equipo 6

3. Estudiar la situación actual 7

4. Comprender las inquietudes y expectativas 8

5. Definir el contenido y su estructura 9

6. Seleccionar una plataforma técnica 10

7. Conseguir un primer feedback de los usuarios 11

8. Poner en marcha un proceso de validación 12

9. Implementar su biblioteca 13

10. Solicitar regularmente un feedback de los usuarios 14

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1. Hacer un
análisis comparativo
Numerosas plataformas abiertas tales como
La creación de una bimandco.com están a su disposición para que

biblioteca BIM empieza pueda apreciar de cómo se crean los objetos.

Puede navegar por ellas para seleccionar los
a ser un tema bastante objetos que le parezcan más interesantes para
su propia biblioteca. También existe la opción
bien documentado de recuperar todos los objetos de sus proyectos
anteriores y señalar las principales diferencias
entre cada modelador.
Lo que no era necesariamente el caso hace
5 años. Si hacemos una búsqueda rápida en
Además de esta labor de investigación y
Internet, encontraremos muchos comentarios
análisis comparativo, le invitamos a consultar
sobre experiencias con la metodología, e
directamente a otros administradores o
información sobre eventos, conferencias y mesas
proyectistas que hayan puesto en marcha (o
redondas sobre el tema. Destacamos nuestra
utilizado) una biblioteca en su organización.
página en Youtube, que menciona una serie de
seminarios web sobre esta temática, y también
dos artículos incluidos en nuestro blog «Cómo
centralizar sus objetos BIM en una única biblioteca
compartida» y «Las buenas prácticas de gestión
de contenido BIM».
Solicitar formar parte
La elaboración de una guía o manual para crear
objetos es una buena idea para plasmar sobre el
del grupo de debate de
papel todos los procedimientos que le resulten «administradores BIM»
útiles con respecto a su biblioteca de objetos

Conviene que los usuarios de Revit consulten

además la guía «Creación de objetos Revit
BIM&CO».

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2. Crear
un equipo
La formación de un equipo «task-force» es un
aspecto clave que determina el éxito de una
biblioteca BIM. Una biblioteca tendrá pocas
probabilidades de triunfar si está gestionada por
una sola persona.
Este equipo suele estar formado por:
Si su tamaño permite crear equipos satélites en
cada filial, no dude en hacerlo.
Así serán más eficaces en la implantación de la
biblioteca centralizada y más concretamente en
el intercambio de experiencias locales relativas a
las prácticas BIM de sus clientes.

• un jefe de proyecto (usted, por ejemplo)

• un administrador para cada área de disciplina
• un BIM Manager dedicado al proyecto
• un creador de objetos
• un mínimo de dos proyectistas por equipo
existente

Este equipo central trabajará más adelante con

posibles equipos secundarios para construir la
biblioteca.
Los miembros del equipo central actúan
como intermediarios para comunicar los
avances del proyecto y están en contacto
permanente con otros usuarios de la
empresa.
Según el feedback de los usuarios,
Resulta esencial tener al menos un parece que los miembros del equipo
miembro del grupo en contacto con central están bastante ocupados
cada una de sus entidades regionales si y suelen estar poco disponibles:
existen diferentes filiales. asegúrese de hacer un hueco en su
agenda para lograr que el personal
apoye su proyecto de biblioteca.

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3. Estudiar
la situación actual
Cuando nos planteamos crear una biblioteca, puede que afrontemos dos situaciones iniciales.

• «En el comienzo, reinaba el caos» : ningún repositorio, ninguna norma de modelización, ningún
documento que haga referencia a objetos o recomendaciones para su diseño.
• «Buenas prácticas, pero aisladas y compartimentadas»: en las empresas más organizadas, existen
numerosos embriones de repositorios en la organización, producto de varios equipos y con soportes
diversos (Revit, ArchiCAD, software empresarial, etc.).

Para adquirir estos conocimientos, se realizan entrevistas aplicando un método estricto que abarque
todos los usuarios de todas las entidades, constituidas a su vez por diversas profesiones.

A juzgar por los comentarios que hemos recibido sobre

esta fase de elaboración de una biblioteca, las empresas
afirman que si pudieran empezar de nuevo le dedicarían
más tiempo. Es importante hacer un inventario, porque
permite proponer una herramienta y un contenido más
acordes con la realidad y las necesidades de los usuarios.
Aunque es un paso obligatorio, a veces es una operación
larga y compleja: podemos enfrentarnos a un volumen de
trabajo ingente y el tiempo disponible no siempre basta
para dar perfecta cuenta de todo la información existente.

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4. Comprender las
inquietudes y expectativas
Sondear las expectativas es una etapa importante que ayuda a orientar el proyecto.
Por ejemplo, en la mayoría de proyectos, muchos usuarios mencionan la accesibilidad de
la biblioteca, e incluso sugieren hacerlo con una sencilla URL.
Desean asignar roles para cada objeto (uso, derechos, etc.) y sobre todo que los datos
estén actualizados.

En general, la biblioteca debe responder a estas cuestiones: no rehacer lo que ya existe.

En términos generales, la biblioteca debe garantizar que no se rehaga continuamente lo
que ya existe y proporcionar un recurso válido y bien documentado.

Basándonos en la información recopilada, en esta etapa se expresan

además algunas inquietudes:

« Vais a añadir una capa de complejidad a procesos ya de por

sí muy complicados »

Como en cualquier proceso de cambio, estos temores necesitan respuestas

y no deben ser ignorados.

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5. Definir el contenido
y su estructura
La definición del
contenido y la
estructura de árbol
constituye una etapa El feedback recibido
de nuestros equipos
importante del demuestra que a menudo
se ha tenido que dividir el
proyecto contenido y la estructura
del árbol en tres partes:
el repositorio de datos
El objetivo es conocer los equipos en toda su por un lado, los niveles de
diversidad para comprender qué elementos se detalle geométrico de cada
deben referenciar. Es posible trabajar con el tipología de objeto genérico
método de «ordenación de tarjetas» (artículo por otro, y finalmente los
en inglés) para comenzar a crear categorías y procesos colaborativos
diseñar estructuras de árbol.
para actualizar el
contenido.
Encontrar una coherencia global que sea
aceptada por todos los departamentos no es
tarea fácil. Pero no olvide que lo perfecto es
enemigo de lo bueno.

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6. Seleccionar
una plataforma técnica
Otro momento crucial
en la creación de una
biblioteca es elegir la
tecnología
Nos enfrentamos al eterno debate: ¿cabe
desarrollar una tecnología a medida o utilizar una
solución de gestión de contenidos BIM disponible
en el mercado?
Antes de elegir la solución técnica, conviene
tener en cuenta ciertos criterios, como por
ejemplo los costes de creación, de implantación,
de mantenimiento, y también de mejora.
A muchas empresas les seduce la idea de
desarrollar una solución a medida (dicho de
otro modo, desde cero). Sin embargo, una vez
implantada, la solución queda lejos de ofrecer los
resultados previstos.
Una etapa importante es comprender las
necesidades funcionales y también poner a
disposición los recursos humanos necesarios
para el desarrollo.
Las personas que conocen bien la parte funcional
requieren acompañamiento para la puesta en
práctica.
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Además, hay que proporcionar recursos
materiales adecuados para acomodar las
tecnologías necesarias para el desarrollo
de dicha solución y garantizar que esta sea
sostenible en el tiempo.
La aplicación de la solución reviste una
importancia vital. Volveremos sobre ello en
otro paso, pero insistimos en que hacen falta
conocimientos especializados en gestión del
cambio para una adopción eficaz y sin fricciones.
Además del esfuerzo de desarrollo y despliegue
de la solución, hay un coste oculto (que en
realidad es el más importante) al que cabe
prestar mucha atención: el mantenimiento de la
solución.
Por todos estos motivos, un gran número de
empresas optan directamente por una solución
técnica especializada externa SaaS.
Además de ventajas en lo relativo a costes, estas
soluciones incorporan funcionalidades nuevas
con regularidad, que permiten a la empresa
crecer a medida que avanzan las herramientas
y mantenerse «al día» en un contexto BIM que
evoluciona con rapidez.
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7. Conseguir un primer
feedback de los usuarios
Cuando se crea una primera versión llamada alfa, hay que realizar numerosas operaciones de copiar y
pegar desde los embriones de las bibliotecas existentes, sin que estos contenidos se pongan a prueba
con el usuario final. Cuando se crea una primera versión llamada alfa, hay que realizar numerosas
operaciones de copiar y pegar desde los embriones de las bibliotecas existentes, sin que estos
contenidos se pongan a prueba con el usuario final.

El trabajo colaborativo entre los distintos participantes revela detalles muy interesantes, como por
ejemplo:

• el objeto BIM es demasiado detallado, demasiado pesado,

• la estructura de clasificación no siempre está adaptada,
• la función de búsqueda es poco intuitiva...

A juzgar por el feedback recibido,

el alojamiento de los datos es una
problemática que aflora por lo general en
esta etapa.

En cambio, los usuarios agradecen el

ejercicio Do & Don’t de los objetos.

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8. Poner en marcha
un proceso de validación
Se requiere un proceso de validación interno de
los objetos BIM para asegurar que cumplen las
normas de la empresa (por ejemplo, nombre,
clasificación, parámetros, etc.).
Parece sencillo a simple vista, pero cuando hay
varios creadores de contenidos BIM (internos
o externos) las cosas se pueden complicar. Por
este motivo es importante conceder al BIM
Manager o a su responsable de biblioteca BIM
el tiempo necesario para una adecuada gestión
de los objetos BIM.
Se requiere un formulario de creación de
contenidos BIM para que los empleados puedan
solicitar la creación de contenidos BIM. Estas
peticiones deben hacerse al BIM Manager y, a ser
posible, calificarse o priorizarse.
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Presentamos a continuación algunos elementos
que conviene incluir en este formulario de
solicitud, extraídos del libro The BIM Manager’s
Handbook de Dominik Holzer:
• Descripción del contenido a crear
• Fecha de la solicitud / fecha en que el
contenido debe estar terminado
• Si el objeto ya existe, indicar el nombre del
objeto
• Solicitud de creación o petición de ayuda a la
creación
• Nombre del objeto (según normas BIM)
• Tipo de proyecto en el que se utilizará el
objeto
• Información solicitada
• Parámetros solicitados
• Diversas dimensiones del objeto solicitadas
• Tipo de finalidad prevista
• Archivo adjunto al objeto
• Objeto genérico o específico (fabricante) Si es
específico, nombre del fabricante
• Nivel de detalle/desarrollo
• Visibilidad
• Material
• Terminado
• Especificación
• Anfitrión
• Exportar IFC/Cobie
• Origen del objeto
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9. Implementar
su biblioteca
La implementación de
bibliotecas se asocia
con frecuencia a un
proyecto en particular.
Por ello, la implantación de la biblioteca Más adelante, los usuarios podrán acceder a
se lleva a cabo teniendo en cuenta las diversos objetos y sus utilidades: propiedades
necesidades de ese primer proyecto, en por especialidad y fase de proyecto,
paralelo a la creación del repositorio global documentación, modelo 3D, etc.
de la empresa, lo que evita interferir en la
biblioteca con temas demasiado alejados de
la realidad.

Procure no abrumar a los colaboradores con

dos cosas: la carga de trabajo adicional por
la nueva estructura de un repositorio y la
disponibilidad de una nueva herramienta
para acceder a los objetos. Se corre el riesgo
de que rechacen la herramienta porque el
proceso les exige un volumen de trabajo
suplementario.

Las categorías principales definidas al

comienzo del proyecto se basan en el
proceso existente y se enriquecerán
con el kit de inicio, los principios de
creación de objetos y los métodos de
validación.

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10. Solicitar regularmente
un feedback de los usuarios
Cuando la herramienta ya es accesible, los
usuarios la descubren y la utilizan: es entonces
cuando el equipo de diseño recopila las primeras
impresiones.
Una buena manera de probar la calidad de su
biblioteca de objetos BIM es preguntar a los
usuarios cuánto tiempo tardan en encontrar
el contenido deseado. Asociar los objetos a
categorías/parámetros e incluir una imagen
en miniatura del objeto permite ganar tiempo
durante la búsqueda.
Nuestro consejo es aprovechar al máximo los
canales de comunicación. En una organización
grande, es normal que sean diversos, limitar
los cauces sería contraproducente. El equipo
central debe poner en común todo el feedback;
no se puede obligar a los usuarios a utilizar
un canal definido por el equipo. Los usuarios
también pueden hacer uso del módulo de debate
de la herramienta de gestión de contenidos y
las herramientas de la empresa, tales como
Slack, Teams, Yammer, una dirección de correo
electrónico específica, el chat de la intranet,
teléfonos de los miembros del equipo, y por
supuesto una charla informal junto a la máquina
de café.
Este feedback aporta siempre sorpresas
agradables, sobre todo en la estandarización
de los objetos de cada equipo; incluso el equipo
técnico se implica con BIM para configurar
correctamente esta nueva herramienta de la que
todos hablan...
Puede que surjan algunos aspectos negativos,
por ejemplo el escaso valor añadido del diseño de
modelos para los proyectistas.
14
Algunos dirán que antes había flujos de trabajo,
claro que no eran perfectos, pero tenían el mérito
de existir y continúan siendo válidos para sus
usuarios. En ese caso, no intente forzar a los
usuarios a abandonar los sistemas existentes
funcionales; en su lugar, intente enriquecer la
biblioteca para incrementar su interés.
Otra observación de los usuarios: las
propiedades de los objetos tienen un nivel de
descripción menor conforme descendemos
por el árbol de clasificación (pomo de puerta,
interruptor, etc.). Es un esfuerzo considerable
pero importante; en aras de la agilidad, es
natural que el equipo prefiera desplegar una
herramienta incompleta antes que pasarse dos
años definiendo cada categoría de objeto con
detalle.
Este trabajo ayuda a explicar el árbol de
decisiones con claridad: ¿es mejor recurrir a un
formulario o a funciones interactivas? Hay reglas
que permiten tomar esas decisiones; deben
hacerse explícitas para reforzar la autonomía de
los usuarios.
La calidad de los objetos también puede
someterse a debate; la biblioteca compartida
no es un canal de validación. El objetivo no es
restringir, sino explicar. Ocurre como con los
niños: para que no salten por la ventana, se
pueden instalar barrotes o explicarles porqué no
es deseable que se tiren.
Usted decide qué opción le parece más
apropiada, pero tenga presente que cuando un
usuario se ve limitado de una manera que le
parece arbitraria, tendrá siempre el deseo y los
medios para soslayar las normas establecidas.
Cómo crear una biblioteca BIM en 10 pasos
 Un último consejo…
Habrá comprendido que, como en cualquier proyecto
de cambio, para que la puesta en marcha de una
biblioteca BIM tenga éxito, se requiere un alto grado
de compromiso de los equipos. Seguir los 10 pasos
de nuestra guía le servirá de ayuda pero no será
suficiente. Sea considerado con cada miembro de su
equipo y preste atención al carácter estacional de su
actividad para que su proyecto no entre en conflicto
con los plazos de entrega.
Se ganará el apoyo de los equipos si consigue realzar
los beneficios detectados por el grupo piloto.

Al igual que su biblioteca BIM, esta guía es un

documento vivo que se enriquecerá con sus
comentarios y su feedback sobre la experiencia de
creación o migración de su biblioteca BIM. No dude en
compartir sus impresiones sobre la relevancia de esta
guía contactando con nosotros a través de
whitebooks-feedback@bimandco.com

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