CONDICIONES PARA DE LOS ARCHIVOS

Teniendo en cuenta las

características fundamentales
del Archivo como unidad de
información de toda empresa, y
dada la función de control y
conservación de documentos,
se deben cumplir ciertas
condiciones ideales que deben
tenerse en cuenta cuando se va
a construir el local en cuanto a:
 CONDICIONES PARA DE LOS ARCHIVOS

●Muros exteriores: Deben ser lo

suficientemente anchos, en lo posible
con aislamiento térmico, esto es, con
doble pared; con vacío intermedio, lo
que garantiza que no se filtre la humedad
o el fuego y se puedan mantener así
mismo las condiciones de luz, aire y
calor al interior del depósito. El material
aconsejable para su construcción
(cuando no hay aislamiento térmico) es
el ladrillo tolete, prensado o concreto de
25 centímetros de espesor.
CONDICIONES PARA DE LOS ARCHIVOS

Techo: Este depende del

clima. Debe ser resistente y
sólido. No es aconsejable
construirlo sobre terrazas;
de ser así, se debe prever
un sistema efectivo de
impermeabilización. No se
debe utilizar el metal por el
riesgo de corrosión que
tiene.
CONDICIONES PARA DE LOS ARCHIVOS

Suelos: requisitos más importantes es su

Resistencia, por el peso que debe
soportar. No deben ser ni de madera ni
de metal. Deben ser recubiertos con un
sellador especial para evitar agentes
contaminantes. Igual tratamiento debe
darse a los techos intermedios cuando el
local tiene más de un piso, por ejemplo
mezanine. Deben ser lisos, para facilitar
el desplazamiento de equipos de aseo,
escaleras portátiles (muy utilizadas en el
rescate de información en estanterías
altas), y otra serie de elementos propios
del sitio, como las cajas y las mismas
estanterías.
CONDICIONES PARA DE LOS ARCHIVOS

Medidas del sitio del Archivo: No es

aconsejable construir un archivo
mayor de 150 metros cuadrados y
300 metros cúbicos por depósito. La
altura normal está entre 2.10 y 2.20
m.
Otro factor que debe considerarse
para definir el tamaño es que en un
metro cuadrado sólo se deben
conservar de 1.000 a 1.500
kilogramos de peso de masa
documental.
CONDICIONES PARA DE LOS ARCHIVOS

Otro factor que debe

considerarse para definir el
tamaño es que en un metro
cuadrado sólo se deben
conservar de 1.000 a 1.500
kilogramos de peso de masa
documental.
CONDICIONES PARA DE LOS ARCHIVOS
Puertas: Con el fin de prever
eventuales emergencias y
garantizar la seguridad del
local, las puertas deben ser en
láminas de acero, de buen
espesor y diseñadas de tal
manera que no permitan el
acceso de aire, polvo, agua y,
en general, agentes
contaminante. Para ello es
aconsejable colocar en sus
bordes un empaque
CONDICIONES AMBIENTALES (FACTORES ABIÓTICOS)

Temperatura: Se refiere al
grado de calor que debe
conservar el ambiente del
local del archivo, la cual debe
oscilar entre 15 y 20 grados
centígrados, con una
variación de más o menos 2
grados para documentos en
soporte papel..
CONDICIONES AMBIENTALES (FACTORES ABIÓTICOS)

Temperatura:.. EL archivo no debe

ubicarse cerca de equipos eléctricos
que generen calor como hornos,
calderas, equipos de calefacción, etc.
La temperatura en los archivos debe
ser climatizada, ya que los cambios de
temperatura producen alteraciones en
los documentos. El exceso de
temperatura torna quebradizo los
documentos además los debilita y
pulveriza; mientras que
CONDICIONES AMBIENTALES (FACTORES ABIÓTICOS)

Temperatura: la baja temperatura

asociada a la alta humedad relativa y
a la escasa luz permite la aparición
de microorganismos. La temperatura
se mide en los archivos con
termómetros o con termo
hidrógrafos.
CONDICIONES AMBIENTALES (FACTORES ABIÓTICOS)

Humedad: Es el vapor de agua que hay

en el ambiente y es de dos clases:
Humedad absoluta, cantidad de vapor
de agua en un volumen dado y se
expresa en gramos sobre metro cúbico;
CONDICIONES AMBIENTALES (FACTORES ABIÓTICOS)

Humedad relativa, es el resultado de

relacionar la absoluta con la saturación,
es decir, el vapor de agua que le falta a
un volumen dado para que ese volumen
tenga el 100% de agua; se expresa en
porcentajes. La humedad relativa
permisible oscila entre 45 y 60%,
CONDICIONES AMBIENTALES (FACTORES ABIÓTICOS)

Humedad
SOPORTE DOCUMENTAL TEMPERATURA HUMEDAD
RELATIVA
15 A 20 º C con una fluctuación que
SOPORTE PAPEL no exceda los 2 º C Entre 45 y 60%

15 A 20 º C .Para conservación
FOTOGRAFÍA BLANCO Y permanente la temperatura deberá Entre 40 y 50%
NEGRO ser inferior a 15º C

Menor a 10 ºC Para conservación

FOTGRAFÍA A COLOR permanente la temperatura deberá Entre 25 y 35%
ser inferior a 0º C

CINTAS DE AUDIO Temperaturas de 10 a 18 º C Entre 40 y 50%

MEDIOS MAGNÉTICOS Temperaturas de 14 a 18 º C Entre 40 y 50%

DISCOS ÓPTICOS Temperaturas de 16 a 20 º C Entre 35 y 45%

MICROFILM Temperaturas de 17 a 20 º C Entre 30 y 40%

 CONDICIONES DE SEGURIDAD

Es necesario prever al máximo las

situaciones de riesgo que se pueden
presentar en el local del
archivo. Por esto hay que tener en
cuenta, entre otras, las siguientes
recomendaciones:
CONDICIONES AMBIENTALES (FACTORES ABIÓTICOS)

Iluminación
La luz es otro factor ambiental a
controlar, la luz no incide de modo
directo sobre los documentos, si
estos están protegidos en legajos
cajas, carpetas, por lo cual su
acción en forma general no es
peligrosa.
 CONDICIONES AMBIENTALES (FACTORES ABIÓTICOS)

Iluminación: El exceso de luz puede

decolorar pigmentos o tintas; oxidar
y degradar la celulosa, principal
componente de papel. Las dos
fuentes de luz utilizadas en los
archivos son: la luz natural- luz solar
- y la luz artificial .que puede ser
originada por bombillos
incandescentes de filamentos de
tungsteno y tubos fluorescentes.
 CONDICIONES AMBIENTALES (FACTORES BIÓTICOS)

Entre los factores

biológicos que producen
alteraciones en la
conservación de nuestros
documentos están:
hongos, bacterias y los
foxing (organismos no
identificados)
 CONDICIONES AMBIENTALES (FACTORES BIÓTICOS)

Los roedores ejercen una

acción mecánica
destructiva sobre el papel
que roen. Habitantes en
los viejos edificios pueden
en la actualidad
combatirse eficazmente
por medio del uso de
raticidas.
CONDICIONES AMBIENTALES (FACTORES BIÓTICOS)

Insectos bibliógrafos:
dentro de este término se
incluyen una cien
variedades, su presencia
en los archivos origina la
infestación de los mismos.
Se suelen dividir en dos
grandes grupos:
Habitantes regulares y
habitantes ocasionales.
CONDICIONES DE SEGURIDAD

Cuando se decide instalar un local de

archivo en un sótano, hay que pensar en
controles y prevención de riesgos de
inundación.Las instalaciones
hidráulicas deben estar
retiradas. Es muy importante
CONDICIONES DE SEGURIDAD

Las instalaciones eléctricas deben ser

mínimas y deben estar muy bien
acondicionadas, de manera que no
queden cables mal ubicados que puedan
producir corto circuitos. Igualmente, los
interruptores se deben instalar fuera del
local.
CONDICIONES DE SEGURIDAD

Las alarmas contra incendio son

aparatos de gran utilidad, al igual que
los extintores adecuados para el tipo de
soporte. Los extractores de aire evitan la
propagación del fuego.
CONDICIONES DE SEGURIDAD

Adelantar programas de prevención de

desastres, para que las personas sepan
cómo actuar en un momento
determinado: Entrenamiento del
personal en la prevención de incendios
mediante cursos y entrenamientos
prácticos que los habiliten para el
manejo de estos equipos
PRECAUCIONES

Utilizar guantes,
mascaras, jabones
antibacteriales, batas,
ayudan a mantener tu
buen estado de salud.
¡FELICIDADES!

QUE SE DE GRAN
PROVECHO LOS
CONOCIMIENTOS
ADQUIRIDOS EN ESTA
CLASE