TECNOLOGÍAS APLICADAS

A LA ADMINISTRACIÓN

Semana 1
Microsoft Word como herramienta aplicada a la Administración
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Microsoft Word como herramienta aplicada a la Administración

APRENDIZAJE ESPERADO

El estudiante será capaz de:

• Asociar Microsoft Word como herramienta para la elaboración de documentos con los procesos
administrativos.

Reservados todos los derechos Instituto Superior de Artes y Ciencias de la Comunicación S.A. No se permite copiar, reproducir, reeditar, descargar, publicar,
emitir, difundir, de forma total o parcial la presente obra, ni su incorporación a un sistema informático, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier
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S.A. La infracción de dichos derechos puede constituir un delito contra la propiedad intelectual.

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ÍNDICE
APRENDIZAJE ESPERADO ..................................................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................... 4
RESUMEN ............................................................................................................................................................................ 5
PALABRAS CLAVE ................................................................................................................................................................. 5
PREGUNTAS GATILLANTES ................................................................................................................................................... 5
1. NOCIONES GENERALES ............................................................................................................................................................. 6
1.1. MENÚ ARCHIVO ................................................................................................................................................................. 7
1.1.1. Nuevo ........................................................................................................................................................................... 7
1.1.2. Abrir ............................................................................................................................................................................. 8
1.1.3. Guardar ........................................................................................................................................................................ 8
1.1.4. Guardar como .............................................................................................................................................................. 9
1.1.5. Imprimir ..................................................................................................................................................................... 10
1.2. MENÚ INICIO .................................................................................................................................................................... 10
1.2.1. Portapapeles .............................................................................................................................................................. 10
1.2.2. Viñetas ....................................................................................................................................................................... 11
1.2.3. Alineación................................................................................................................................................................... 11
1.2.4. Fuente ........................................................................................................................................................................ 12
1.3. MENÚ INSERTAR............................................................................................................................................................... 12
1.3.1. Número de página ..................................................................................................................................................... 12
1.3.2. Ecuación ..................................................................................................................................................................... 13
1.4. MENÚ REFERENCIAS Y SUS ELEMENTOS RELEVANTES ..................................................................................................... 13
1.4.1. Tabla de contenidos ............................................................................................................................................... 13
1.4.2. Insertar notas a pie de página ................................................................................................................................ 14
1.4.3. Insertar citas y Normas APA ................................................................................................................................... 15
COMENTARIO FINAL .......................................................................................................................................................... 17
REFERENCIAS ..................................................................................................................................................................... 18

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INTRODUCCIÓN
Microsoft© Word es una aplicación o software que permite el procesamiento de texto y la creación de documentos
con estándares profesionales, a través de herramientas que permiten dar formato al texto y que están organizadas
en cajas o grupos de opciones similares y en pestañas que permiten el acceso directo a elementos comunes de un
documento. Este tipo de herramientas de texto ayuda a crear documentos de manera eficiente de acuerdo con las
necesidades de la organización.

Igualmente, incluye herramientas intuitivas con las que se puede hacer la revisión y edición del documento de forma
particular/individual o de forma colaborativa por medio de la suite Microsoft Office 365 para escritorio, dispositivos
móviles y/o en la nube (accesible a través del correo institucional); una ventaja estratégica en el manejo documental
administrativo en una organización o empresa.

Asimismo, es un software que permite crear documentos enriquecidos con distintos tipos de archivos multimedia,
entre los que se cuenta la posibilidad de insertar desde una fuente externa o desde la galería propia de la aplicación,
fotografías, ilustraciones, figuras, símbolos, ecuaciones, iconos, modelos 3D, gráficos estadísticos, tablas,
organizadores gráficos (SmartArt), vínculos, videos, archivos incrustados y formularios.

Además, Word proporciona diversas características de ayuda para la creación de texto, de modo que puedan
completar con facilidad documentos profesionales, como artículos académicos, informes administrativos o
ejecutivos, cartas al proveedor, entre otros. También, posibilita la elaboración e impresión de tarjetas y cartas de
presentación, sobres y documentos con membrete.

Word forma parte de la Suite de Oficina Microsoft© Office, como toda suite consiste en un conjunto de programas
que, además del procesamiento de texto, permiten la creación de documentos, hojas de cálculo (Excel),
presentaciones (PowerPoint), administración de correo electrónico (Outlook), creación y gestión de base de datos
(Access), toma de apuntes (OneNote), alojamiento en la nube (OneDrive), reuniones en línea (Teams), entre otros.
Todas estas aplicaciones pueden compartir elementos entre ellas y se integran de tal forma que el usuario pueda
administrar la información en un espacio común.

Es una herramienta que facilita algunas de las labores más frecuentes en el mundo de la administración, como la
generación de documentos en los que se registran actas de reuniones en las distintas unidades de la organización,
así como en las mesas directivas, información clave interna y externa, disposiciones y decisiones, evidencias de los
procesos, contratos e informes con colaboradores (Recursos Humanos), proveedores y stakeholders (partes
involucradas e interesadas).

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RESUMEN
En este escrito en particular, se abordan los conceptos y procedimientos clave en la creación y guardado de un
archivo elaborado en Word, así como la simplificación de pasos al modificar, enriquecer y organizar un texto
relacionado con el área de la administración.

Para abordar las principales funcionalidades de este procesador de texto, se describen las herramientas y el
procedimiento asociado con capturas de pantalla; todas ellas, tomadas con la versión de Word para Windows.

Al seguir las descripciones, se harán visibles las ventajas de Word frente a otros procesadores de texto; sin embargo,
se deja una invitación a explorar y comparar, de forma autónoma, aplicaciones como Writer de LibreOffice, Google
Docs y Writer de WPS Office (versátil versión para celulares).

PALABRAS CLAVE

Ofimática Word Microsoft

Comandos Office Tareas

Ayuda Ventana Software

PREGUNTAS GATILLANTES
• Desde su experiencia actual ¿cuáles son los usos que ha dado a Microsoft Word en el ámbito de la
Administración?
• ¿Cómo podría utilizar Word de forma colaborativa en este contexto académico y en su futuro desempeño
laboral?
• ¿Qué ventajas comparativas considera que son relevantes en la utilización de plantillas en Word?

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Microsoft Word como herramienta para la elaboración de

documentos y su relación con los procesos administrativos
Los principales usos de Word en el ámbito de la administración se pueden resumir de la siguiente forma (García-
Morales, 2013):

Para la creación y almacenamiento de oficios administrativos (normativas,

códigos, manuales), cartas internas y externas a la organización, avisos,
En Funciones administrativas
correspondencia formal dirigida a organismos estatales u otras
organizaciones (sobres y formatos con membrete), entre otros.
Para la creación y almacenamiento de informes de estudio de mercado,
En Informes ejecutivos, de proveedores, de desempeño, de resultados, de ventas, de
resumen financiero, de personal o recursos humanos, entre otros.
No son los más comunes en pymes pero están muy conectados a las áreas de
Innovación y Desarrollo (I+D) de empresas de gran proyección y tamaño;
En Investigación
esencialmente, para la creación de informes de resultados de investigación
de mercado o en el desarrollo de productos o servicios.
Tabla 1: principales usos de Word. Fuente: basado en García-Morales (2013).

Para reconocer las principales funcionalidades de Word en estos procesos administrativos, se tomará como ejemplo
la elaboración de un informe, mostrando el paso a paso y partiendo por la identificación de los elementos en la
interfaz de esta aplicación.

1. NOCIONES GENERALES
Para crear un informe, el procedimiento que se debe seguir es el siguiente:

Imágenes,
diagramas,
1 2 3 4 5 SmartArt
Seleccionar Configurar
Inicio Abrir Word página Guardar Insertar
plantilla
Tablas,
índices,
Idea o datos En caso Tamaño del Desde el Enriquecer y referencias
para el informe contrario, papel y teclado: ordenar el
seleccionar márgenes F12 o Ctrl + G informe
documento en
blanco

Figura 1: procedimiento para crear un informe en Word. Fuente: elaboración propia.

Lo primero que se debe reconocer es la información, datos y referencias que harán parte del informe, luego, es
necesario abrir la aplicación en el equipo o estación en la que se quiere desarrollar. Al respecto, en este escrito se
utilizan los principales comandos y se muestran las capturas de pantalla respecto a la versión de Microsoft Word
para Windows. Los comandos, botones y distribución de opciones pueden cambiar si se tiene un sistema operativo
distinto (MacOS, por ejemplo). La aplicación web, al acceder por medio del navegador, se ve igual en cualquier
sistema operativo pero cuenta con menos opciones que la de escritorio.

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Tres formas de abrir Word:

• Abrir Word Online desde el Mail: • Abrir Word ejecutando un comando (solo Windows):

Entrar a su cuenta de correo. Teclear al mismo tiempo:

Ir a 1.

En la ventana que aparece, escribir: winword

• Abrir Word desde la barra de búsqueda:

1.1. MENÚ ARCHIVO

1.1.1. Nuevo

En el caso de no querer utilizar una plantilla, seleccione Documento en blanco, o bien, para practicar con
las características de Word, pruebe con la guía de aprendizaje Bienvenido a Word, que lo llevará a hacer un
recorrido por el menú y herramientas, o con la guía Insertar la primera tabla de contenido, que le permitirá
ver este proceso en el que se automatizan los índices (se obtienen los números de página de forma
automática), entre otros.

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Una vez abierto Word, para construir un informe se puede abrir un Documento en blanco o una plantilla. Los pasos
para crear un nuevo archivo son ir al menú Archivo y luego hacer clic en la opción Nuevo.

Figura 2: Crear nuevo documento. Fuente: captura propia.

1.1.2. Abrir
Si se quiere abrir un archivo ya existente, los pasos son ir a la pestaña Archivo y luego hacer clic en la opción Abrir.
Allí se puede seleccionar el sitio en el que se encuentra el archivo.

Figura 3: Abrir documento. Fuente: captura propia.

1.1.3. Guardar

Para guardar el archivo localmente (en el dispositivo de almacenamiento del equipo o de la estación) o en la nube,
existen distintos pasos o comandos.

• El más común consiste en hacer clic sobre este icono en la barra de acceso rápido, en la ventana que se abre,
se selecciona el lugar en el que se quiere alojar el archivo, se le da un nombre y luego clic en Aceptar.
• También, se puede ir a la pestaña Archivo y luego a la opción Guardar (ver figura 4).
• Desde el teclado, en Windows, se puede utilizar la combinación de teclas (atajo del teclado) Ctrl + G (si está
configurado en español), Ctrl + S (si está configurado en inglés).

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Figura 4: Guardar archivo. Fuente: captura propia.

1.1.4. Guardar como

Para guardar el archivo con otro nombre, existen dos formas:

• Ir a la pestaña Archivo y luego a la opción Guardar como. Asegurarse de cambiar el nombre del archivo y
seleccionar la ubicación si se quiere cambiar de lugar o de dispositivo de almacenamiento.
• En el teclado, en Windows, utilizar la tecla F12. Se abrirá la ventana de guardado y allí se siguen los mismos
pasos antes descritos.

Figura 5: Guardar como. Fuente: captura propia.

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Nota: Cuando el documento esté almacenado en OneDrive, Word guardará los cambios automáticamente.

1.1.5. Imprimir

Para imprimir un documento, se va a la pestaña Archivo y luego se selecciona la opción Imprimir. Podrá ver
la configuración de la página y las impresoras disponibles.

Figura 6: Imprimir. Fuente: captura propia.

1.2. MENÚ INICIO

El menú o pestaña Inicio, contiene varios grupos de herramientas u opciones que se centran en el trabajo
directo con el texto. Los principales grupos son Portapapeles, Fuente, Párrafo, Estilos, Edición y Voz (que
permite dictarle a Word por medio del micrófono del dispositivo o equipo en el que usted se encuentra).

1.2.1. Portapapeles
Este grupo de herramientas dentro del menú Inicio contiene 4 opciones principales: Cortar, Copiar, Pegar
y Copiar formato. Agiliza el trabajo con el texto para evitar rehacer títulos, párrafos o cualquier elemento
que se quiera utilizar más de una vez en un documento.

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Figura 7: Portapapeles. Fuente: captura propia.

1.2.2. Viñetas
Se utilizan para destacar, separar y mejorar la lectura frente a textos que muestran procedimientos o un
listado. Se encuentran en el menú de Inicio y el grupo Párrafo. Al hacer clic sobre el icono, aparecerán
distintas opciones gráficas. Es importante conservar una jerarquía en el uso de las viñetas; a continuación,
se muestra un ejemplo:

Figura 8: Viñetas. Fuente: captura propia.

Ejemplo:

El estudio de mercado se basa en lo expuesto por la Unidad de Innovación, a saber:

• Bases de presentación a capital semilla de la CORFO.
• El estudio realizado entre agosto y octubre de los presentes, en el que se incluía:
o La realización de 15 reuniones de trabajo con los stakeholders de la compañía.
o Las minutas de dichas reuniones, en donde se destaca que:
▪ En el levantamiento de los datos se contó con la colaboración de los ejecutivos.

1.2.3. Alineación

Al tener un texto ya escrito en el documento, se pueden aplicar distintas modificaciones en el grupo Párrafo
del menú Inicio. Una de las principales herramientas que allí se encuentra es la alineación, que permite
disponer un texto a la izquierda, derecha o centro de la hoja, así como permite que un párrafo ocupe la
totalidad del espacio entre márgenes, lo que se conoce como alineación justificada.

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Figura 9: Alineación. Fuente: captura propia.

Ejemplos
Este párrafo está Este párrafo está
Este párrafo está Este párrafo está
alineado a la configurado con
alineado al centro alineado a la derecha
izquierda alineación justificada

1.2.4. Fuente

Este grupo de opciones, dentro del menú Inicio, permite modificar la apariencia del texto por medio del
tipo, tamaño, color, disposición (subíndice o superíndice), negrita, cursiva, subrayado, destacado, entre otros, de la
fuente.

Figura 10: opciones de fuente de texto. Fuente: captura propia.

1.3. MENÚ INSERTAR

1.3.1. Número de página

Para insertar el número de página en un documento, de forma tal que se numere automáticamente y
aparezca para que el lector de un informe pueda reconocer en dónde ha quedado un título, un párrafo o
algún texto que le haya llamado la atención, es necesario ir a la pestaña Insertar y buscar el apartado
Encabezado y pie de página. Allí se mostrarán las opciones de ubicación y estilo con las que podemos
personalizar cómo verá el lector el número de página.

Figura 11: número de página. Fuente: captura propia.

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1.3.2. Ecuación

En algunos informes y documentos de la administración, es necesario agregar ecuaciones con las que se
hacen cálculos de ventas, tendencias y análisis del mercado, entre otros. Para manejar adecuadamente
una ecuación en Word, es necesario:

• Ir a la pestaña Insertar.
• Buscar el grupo Símbolos, hacer clic sobre la opción Ecuación.
• Ir escribiendo la ecuación utilizando las opciones de la pestaña desplegada.

Figura 12: herramienta ecuación en Word. Fuente: captura propia.

Ecuación escrita convencionalmente Ecuación escrita con las opciones de Word

EC = 0,5∙(a-p^*)∙q^* 𝑬𝑪 = 𝟎, 𝟓 ∙ (𝒂 − 𝒑∗ ) ∙ 𝒒∗
gt = (yt - yt-1)/yt-1 𝒚𝒕 − 𝒚𝒕−𝟏
𝒈𝒕 =
𝒚𝒕−𝟏

1.4. MENÚ REFERENCIAS Y SUS ELEMENTOS RELEVANTES

1.4.1. Tabla de contenidos

Antes de agregar una tabla de contenidos en un informe o documento, es necesario establecer el estilo de
los títulos y subtítulos, por lo que:

• Paso 1: seleccionar o marcar el texto que se quiere como título.

• Paso 2: ir a la pestaña Inicio y seleccionar un estilo de los marcados como Título 1, Título 2, Título 3 o
Subtítulo, dependiendo la jerarquía que se quiere establecer.
• Paso 3: una vez aplicados los estilos a todos los títulos y subtítulos, ir a la pestaña Referencias y hacer
clic en la opción Tabla de contenido.
• Paso 4: seleccionar un estilo de tabla de contenido.

Figura 13: aplicar estilo a los títulos. Fuente: captura propia.

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Títulos sin aplicación de Estilos Títulos con aplicación de Estilos

1. SUMARIO EJECUTIVO
Lo que se hizo fue:

2. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO

2.1. Definición
El producto se define como…

2.2. Características
El producto se caracteriza por…

Tabla 2: Títulos sin y con aplicación de estilos. Fuente: elaboración propia.

Figura 14: insertar tabla de contenido. Fuente: captura propia.

1.4.2. Insertar notas a pie de página

Las notas a pie de página se utilizan para aclarar una definición, describir alguna característica adicional,
hacer un comentario y, en algunos casos, citar una fuente bibliográfica; en todos los casos, son textos
adicionales que se ubican fuera del párrafo original para permitir que el lector pueda continuar con la idea
principal durante una primera lectura y, luego, pueda revisar estas notas a pie de página que le entregan
información adicional (que el autor quiere transmitir).

Para insertar una nota a pie de página, se debe ubicar el cursor después de la última letra de la palabra o
frase sobre la que se quiere hacer la aclaración, descripción, comentario o citar la fuente; luego, se debe ir
a la pestaña Referencias y, allí, hacer clic en Tabla de contenido, escogiendo uno de los estilos que se
muestran.

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Figura 15: insertar nota al pie de página. Fuente: captura propia.

1.4.3. Insertar citas y Normas APA

Para insertar citas bajo las Normas APA (citación y referenciación de fuentes bibliográficas que se utiliza en
IACC y en distintos contextos de la administración), se debe:

• Ir a la pestaña Referencias y, dentro del grupo Citas y Bibliografía, buscar la opción Estilo.
• Asegurar que el estilo escogido para las referencias sea APA.
• Ubicar el cursor después de la última letra de la palabra o frase sobre la que se quiere hacer la cita o
referencia bibliográfica.
• Hacer clic en la opción Insertar cita de la pestaña Referencias.
• En el cuadro de diálogo que se despliega, hacer clic en Agregar nueva fuente.
• Ingresar la información de la publicación en la ventana, escogiendo el tipo (libro, artículo, sitio web,
etc.).

Figura 16: insertar cita en Norma APA. Fuente: captura propia.

• Hacer clic en Aceptar.
• Se mostrará la cita en el sitio en el que se ubicó el cursor.

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• La cita quedará disponible para ser reutilizada.

Figura 17: cita almacenada y reutilizable. Fuente: captura propia.

Una vez se hayan agregado todas las citas, se puede generar la página de referencias de forma automática,
para lo que se ubica el cursor en una página nueva, se accede a la pestaña Referencias y se busca el grupo
Citas y Bibliografía, en el que se encuentra la opción Bibliografía sobre la que, al hacer clic, se mostrarán
los estilos gráficos que se pueden escoger.

Figura 18: insertar listado de referencias. Fuente: captura propia.

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COMENTARIO FINAL
Los documentos que se manejan en el ámbito de la administración de empresas requieren el conocimiento de
técnicos y profesionales que logren manejar las herramientas de software, con las cuales se puede:

• Colaborar en la construcción, el control y la auditoría.

Al compartir el documento con otras personas y darles permiso para editarlos, todos los cambios se
realizan en el mismo documento.

• Facilitar el manejo de la información y su almacenamiento.

Refuerce su aprendizaje en el sitio oficial de Microsoft Office 365, donde encontrará cápsulas interactivas y
tutoriales.

Microsoft Word. (2021). Aprendizaje de Word para Windows. support.microsoft.com.

https://bit.ly/3cXDRP8

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REFERENCIAS
García-Morales, E. (2013). Gestión de documentos en la e-administración. Vol. 14. Editorial UOC.

Microsoft (2020). Herramienta de ayuda de Microsoft Word. Microsoft Suite de Oficina Office 365.

Microsoft Word. (2021). Crear un documento en Word. support.microsoft.com. https://bit.ly/3xNCVVs

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2021). Microsoft Word como herramienta aplicada a la administración. Tecnologías aplicadas a la
Administración. Semana 1.

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