ACTA No.

2 de 2020

SUBCOMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO REGIONAL

CIUDAD Y FECHA: HORA INICIO: HORA FIN:

Sincelejo, 23 de julio de 2020 11 am 12 m
LUGAR:
Sesión Microsoft Teams REGIONAL SUCRE

TEMA (S):

1. Reportar seguimiento y justificación al seguimiento del presupuesto del segundo trimestre de 2020 sujeto a
verificación en la Regional y Centros de formación.

2. Evaluar la contribución al logro de la planeación estratégica institucional por parte de la regional con sus centros de
formación verificando el logro de metas, resultados y objetivos propuestos enmarcados en el plan de acción. Se
debe evidenciar el resultado del avance y las medidas y/o estrategias que se toman para el cumplimiento de lo
planeado.

3. Reportar el resultado del seguimiento a la Resolución 03069 de 2008: Cumplimiento de las visitas de vigilancia y
control de la actividad contractual de los centros de formación que debe realizar el Director Regional en virtud del
artículo 1 de la Resolución 03069 de 2008, cuya lista de chequeo fue actualizada mediante la Resolución 2882 del
29 de diciembre de 2016.

4. Analizar los resultados de los informes presentados por la Oficina de Control Interno durante el segundo trimestre
de la presenta vigencia, evaluando el impacto frente a la mejora de la Regional y Centros de Formación. Por favor
hacer la consulta a través del siguiente link https://www.sena.edu.co/es-
co/transparencia/Paginas/Controlinterno.aspx

5. Presentar los resultados del monitoreo de los factores internos y externos, los cambios en el entorno y si estos
permitieron determinar nuevos riesgos o ajustes a los existentes.

6. Realizar seguimiento a los riesgos (Proceso y corrupción) y al diseño (Identificando: los responsable y su adecuada
segregación de funciones, propósito, periodicidad, tratamiento en caso de desviaciones, forma de ejecutar el control
y evidencias de su ejecución del control) y ejecución de los controles. Si se detectan deficiencias, establecer
acciones de mejora requeridas.

7. Revisar el estado de cumplimiento de los planes de mejoramiento de las auditorías internas de gestión y Contraloría
general de la república y tomar acciones que sean pertinentes.

Registre en el acta el avance de las observaciones y hallazgos y las dificultades presentadas para su cumplimiento.
Las evidencias que soportan el avance de las observaciones y hallazgos deben ser cargadas en la Plataforma
CompromISO al igual que debe quedar registro de su seguimiento.
GD-F-007 V.02
 8. Estrategias, conclusiones, recomendaciones y políticas encaminadas al fortalecimiento del control interno por los
centros de formación y la regional.

9. Proposiciones y varios.
OBJETIVO(S) DE LA REUNIÓN:

Desarrollar la sesión del segundo trimestre (Abril-mayo-junio) de 2020 del Subcomité de Coordinación de Control Interno
para dar cumplimiento a la resolución 2428 de 2004 por medio de la plataforma TEAMS en el siguientes enlace
https://teams.microsoft.com/dl/launcher/launcher.html?type=meetup-join&deeplinkId=44118934-8e8e-461f-b0b1-
b85259c700e1&directDl=true&msLaunch=true&enableMobilePage=true&url=%2F_%23%2Fl%2Fmeetup-
join%2F19%3Ameeting_ZmEyOTEwNjctYmFmZi00YTgzLTg0ZDMtZTc5Mzg4NTc3Yjll@thread.v2%2F0%3Fcontext%3D%257b%2522Tid%2522%253a%2522cbc2c381-
2f2e-4d93-91d1-506c9316ace7%2522%252c%2522Oid%2522%253a%25222833da19-c3e8-4b03-aaa1-
a36087ed2f7b%2522%257d%26anon%3Dtrue&suppressPrompt=true

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

1. El profesional grado 01, Tony Jorge comentó que la ejecución del presupuesto asignado a la Dirección regional con
corte a 30 de junio de 2020 fue de $5.003.736.802 de lo cual la proporción de ejecución de compromisos es del
53%. Para pagos el porcentaje fue del 43% denotando una buena realización.

En cuanto a la ejecución presupuestal del Centro de formación, la apropiación vigente es de $12.549.841.898 donde
la proporción de ejecución compromisos es del 79% y de pagos de un 34%, equivalentes a compromisos de
$9.865.672.431 y pagos de $3.344.367.648.

2. Al realizar la verificación del logro de metas, resultados y objetivos propuestos enmarcados en el plan de acción, la
contratista Tulia Perez realiza trimestralmente seguimiento y lo presenta ante el comité de Dirección y el Consejo
Regional. Para tal efecto presenta el siguiente resumen con corte a 16 de julio de 2020:

Formación:
Regional Sucre Ejecución Meta Anual % Ejecución
Aprendices Formación Tecnológica 1017 1969 52%
Aprendices Especialización Tecnológica 27 27 100%
Aprendices Técnico Laboral y Otros 6.819 8.328 82%
Aprendices Complementarios 27.797 64.832 43%
Aprendices Formación Profesional Integral 35.660 75.156 47%
Aprendices Formación Virtual 10.118 16.211 62%
Aprendices Bilingüismo 3.652 4.761 77%

Formación Profesional Integral: Nacional Cumplimiento del 52% frente a la meta anual.
16 Regionales registran ejecuciones del nivel bajo, por lo cual deben implementar acciones que permitan garantizar el
cumplimiento de las metas, con excepción de las regionales: Arauca, Atlántico, Casanare, Cundinamarca y Guaviare.

Formación Complementaria: Cumplimiento del 46% frente a la meta anual.

24 Regionales registran ejecuciones del nivel bajo, por lo cual deben implementar acciones que permitan garantizar el
cumplimiento de las metas.

Bilingüismo: Nacional Cumplimiento del 57% frente a la meta anual.

9 regionales registran ejecuciones del nivel bajo, por lo cual deben implementar acciones que permitan garantizar el
cumplimiento de las metas, con excepción de las regionales: Arauca, Atlántico, Caquetá, Casanare, Cauca, Córdoba,
Cundinamarca, Guainía, Guajira, Huila, Norte de Santander, Risaralda, Sucre y Tolima.

AJUSTE METAS: Para las metas de formación, se solicitó ajustar la meta de tecnólogos a 1.280 de tal manera que se
garantice una buena ejecución debido a la emergencia sanitaria. De igual manera, la meta de técnico laboral y otros, y
complementarios se ajustaran. Para esta última la meta se reducirá a 50.000 aprendices.

RETENCIÓN
META
META EJEC. META EJEC. EJEC.
META EJEC. RETENCIÓN
% RETENCIÓN RETENCIÓN % RETENCIÓN RETENCIÓN % RETENCIÓN %
RETENCION RETENCIÓN TOTAL
REGIONAL CUMPLI- TÉCNICA TÉCNICA CUMPLI- FORMACIÓN FORMACIÓN CUMPLI- FORMACIÓN CUMPLI-
EDU EDU FORMACIÓN
MIENTO LABORAL Y LABORAL Y MIENTO COMPLE- COMPLE- MIENTO PROFESIONAL MIENTO
SUPERIOR SUPERIOR PROFESIONAL
OTROS OTROS MENTARIA MENTARIA INTEGRAL
INTEGRAL

SUCRE 93% 100% 107% 92% 99% 108% 68% 79% 116% 70% 82% 117%

CERTIFICADOS
META CERTIFICADOS EJECUCIÓN META ANUAL EJEC. %
EDUCACIÓN SUPERIOR 113 267 42%
TECNICA LABORAL Y OTROS 599 1.969 30%
COMPLEMENTARIOS 31.788 58.568 54%
FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL 32.500 60.804 53%

Certificados Formación Profesional Integral:

A nivel nacional se reporta un cumplimiento del 27% frente a la meta anual, Sucre 53%.
32 regionales registran ejecuciones del nivel bajo, por lo cual deben implementar acciones que permitan garantizar el
cumplimiento de las metas excepto Sucre y Casanare.

COMPETENCIAS LABORALES
Ejecución del 0% para Regional Sucre. Se solicitará modificación de metas.

AGENCIA PÚBLICA EMPLEO (APE)

Total Colocados APE: 27% Ejecución

FONDO EMPRENDER
Ejecución 0%
Empleos directos 0%

CONTRATOS DE APRENDIZAJE:

Del resultado del análisis a nivel nacional, la regional Sucre presenta una ejecución del 53% para el segundo trimestre de
2020, donde 1.151 equivalen a contratos de aprendizaje (SENA) y 35 para contratos de aprendizaje (NO SENA).

3. En cuanto al seguimiento a la Resolución 03069 de 2008, el coordinador grupo apoyo administrativo, John Mario
Acuña expresó que al tratarse de un solo centro el seguimiento lo hace el mismo coordinador grupo apoyo
administrativo en compañía del equipo de contratación con el fin hacer seguimiento al plan a anual de adquisiciones,
 dicho informe se presenta trimestralmente ante el Consejo Directivo, comité de Dirección y en el informe de
Rendición de cuentas. Para este comité se adjunta informe de ejecución.

4. Para el desarrollo de este punto, el comité decide analizar los resultados del informe de Evaluación de Gestión por
Dependencias vigencia 2019, la líder SIGA resume que se observan los resultados derivados de las tres
evaluaciones trimestrales y una cuarta aplicada en enero de 2020 en donde por promedio ponderado la entidad
obtuvo una calificación total general de 9,6 de acuerdo con las siguientes calificaciones generales obtenidas en
cada trimestre:

De la evaluación anterior el informe segrega los resultados por vigencias, por regiones, por componentes evaluados,
por proceso y por dependencias, donde se observa una tendencia en la vigencia 2019 dentro del rango en
comparación con el año anterior:

Por procesos se observa puntuaciones con límites inferiores y superiores de 9,22 hasta 10, correspondientes a los
procesos de Instancias de concertación y Competencias laborales y el proceso de Gestión Documental
respectivamente.

En cuanto a los resultados de la Regional Sucre para la vigencia 2019 se obtuvieron excelentes resultados de 9,73
para el Despacho Regional y de 9,56 para el Centro de la Innovación, la Tecnología y los Servicios.

5. La Regional Sucre a través del grupo previos realiza monitoreo de los factores internos y externos del centro de
Formación y comentan que se encuentran en etapa de Vigilancia Competitiva (implica un análisis y seguimiento de
los competidores actuales, potenciales y de aquellos con productos substitutivo).

6. La Líder SIGA Maria Claudia Lozano, realiza contextualización del estado de los riesgos tanto por Regional como
por Centro de Formación resultado del seguimiento y monitoreo durante este trimestre evaluado. Resaltó que a
pesar de las mesas de trabajo desarrolladas en la vigencia 2019, donde se aclararon conceptos, metodología de la
gestión del riesgo, no se observa avances al ciclo de administración del riesgo por parte de los líderes de proceso
y sus equipos de trabajo.
Debido a lo anterior presenta ante el comité propuesta de la campaña a implementar a partir del tercer trimestre de
2020, “Jornada de Actualización de la gestión del Riesgo” la cual consiste en el planteamiento y desarrollo de
estrategias de sensibilización y acompañamiento para el registro y gestión de los riesgos en la plataforma
compromiso, entre las cuales:

 Envío de correos masivos con la publicidad de la campaña “Jornada de Actualización de la gestión del
Riesgo” a la comunidad SENA.
 Programar mesas de trabajo a través de sesiones en la plataforma Teams con los líderes de proceso y
sus equipos de trabajo de carácter obligatorio.
 Realizar seguimiento telefónico a los equipos de trabajo para resolver dudas, recibir sugerencias.
 Presentar informe de seguimiento a los avances de la gestión del riesgo a los líderes de proceso.
 Si es necesario, programar sesiones adicionales para el registro de los riesgos o cualquier duda que se
presente.

Adicionalmente presenta cronograma de mesas de trabajo concertadas con cada líder de proceso:

Documento
CRONOGRAMA DE TRABAJO GESTIÓN DEL RIESGO POR PROCESO Y DE CORRUPCIÓN No Controlado

N° PROCESO LIDER DE PROCESO EQUIPO DE TRABAJO FECHA HORA

Ferley Ramos
Gestión de Maria Nelly Florez
Facundo Blanco Martes 14 de 3:00 pm a
1 Formación Carlos Odosgoitia
Pedro Suarez julio de 2020 60:00 pm
Profesional Integral Gloria Arsanios
Germán Beleño
Gestión de
Gustavo Buelvas Martes 14 de 10:00 12:00
2 Innovación y Tulia Perez
Melissa de Aguas julio de 2020 m.
Competitividad
Gestión de Empleo,
Johana Sierra Orientadoras Miércoles 8 de 3:00 a 6:00
3 Análisis Ocupacional
Manuel Barrios Ocupacionales julio 2020 pm
y Empleabilidad
Gestión de
Leyli Bravo Jueves 9 de julio 3:00 pm a
4 Emprendimiento y Adriano Vasquez
Jean Carlos Gomez 2020 6:00 pm
Empresarismo
Evaluación y
Certificación en Miércoles 15 de 90:00 12:00
5 Ramiro Manjarrez
Competencias julio de 2020 m.
laborales
Gestión del Talento Eliana carrascal Lunes 6 de julio
6 8:00 a 11:00
Humano John Mario Acuña de 2020
Lunes 13 de julio
7 Gestión Jurídica Marian Arrieta 2:00 a 4:00
de 2020
Relacionamiento 08:00:00 a.
Melissa Valeta Viernes 10 de
8 empresarial y gestión Astrid Conde m a 10:00
Valery Benitez julio de 2020
al cliente am
Gestión de Yadira Perdomo Jueves 16 de 10:00 12:00
9
Comunicaciones Jorge Mario julio de 2020 m.
John Mario Acuña Martes 7 de julio 4:00 pm a
10 Gestión Contractual
Ingrid Arroyo de 2020 6:00 pm
Tony Jorge
Gestión de Recursos Viernes 10 de 3:00 pm a
11 John Mario Acuña Judith Rodriguez
Financieros julio de 2020 6:00 pm
Rogelio Martinez
Gestión
Alvaro Diaz, JOHN Lunes 13 de 08:00 a.m a
12 Infraestructura y Efren Morillo
MARIO junio de 2020 10:00 am
Logística
Miércoles 15 de 3:00 pm a
13 Gestión Documental John Mario Acuña Enrique Perez
junio de 2020 6:00 pm
 Gestión de
Jueves 16 de 8:00 am a
14 Tecnologías de la Jaime Solano
julio de 2020 10:00 am
Información

7. En cuanto al estado de cumplimiento de los planes de mejoramiento de las auditorías internas de gestión y
Contraloría general de la república, Líder SIGA comentó que la Oficina de Control Interno realizó en el mes de mayo
de 2020 plan de choque con las diferentes regionales y centros con el fin de ampliar fechas de los planes de mejora
propuestos en la plataforma compromiso hasta 31 de mayo de 2020. para subsanar los hallazgos encontrados en
las auditorías internas de gestión y Contraloría general de la república.

Se procedió a realizar mesas de trabajo con los responsables de las acciones, con el fin de analizar los hallazgos
y tener en cuenta las observaciones propuestas por el auditor de la OCI, como resultado se obtuvieron los
siguientes:

BALANCE ESTADO DE HALAZGOS

SEGUNDO TRIMESTRE 2020
CGR 2014 CGR 2016 CGR 2019 AIG
En proceso y seguimiento 13 3 1 30
En proceso de cierre 11 6 0 0
Cerrados 0 0 0 0

Estamos en la espera del seguimiento a la gestión realizada por parte de los auditores de la OCI, con el fin de poder
dar cierres a los hallazgos.

8. En proposiciones y varios, el Dr Marco Gomez Director regional pregunta sobre los resultados de la la auditoria
interna nacional al SIGA que se realizó en la regional de manera remota los días 15 y 16 de junio de 2020 por parte
de auditores internos. En respuesta a esta inquietud, la Líder SIGA comentó que se debe esperar el informe oficial,
sin embargo con el resumen presentado en la reunión de cierre ya se puede avanzar en las mejoras para subsanar
los diferentes hallazgos encontrados.
COMPROMISOS
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA

Implementar campaña “Jornada de Actualización de la

gestión del Riesgo” a la comunidad SENA Líder SIGA 31 de julio de 2020

ASISTENTES: (Incorporar registro de asistencia)

 REGISTRO DE ASISTENCIA DEL ACTA No- 2 DEL DÍA 23 DEL MES DE JULIO DEL AÑO 2020

OBJETIVO (S) Desarrollar la sesión del segundo trimestre (Abril-mayo-junio) de 2020 del Subcomité de Coordinación de Control Interno para dar cumplimiento a la resolución 2428 de 2004
TIPO DE VINCULACIÓN
No. NOMBRES Y APELLIDOS CÉDULA PLANTA CONTRATISTA EMPRESA/DEPENDENCIA CORREO ELECTRÓNICO CELULAR/EXT. SENA FIRMA

3157568609
1 MARCO GOMEZ 18.875.387 X SENA megomezo@sena.edu.co

3007193829
2 Tony Jorge X SENA tviliria@sena.edu.co

3002975494
3 Tulia Perez 52.880.426 X SENA tperez@sena.edu.co

9.194.180
4 JOHN MARIO ACUÑA X SENA jacuna@sena.edu.co 3206966365

5 Maria Claudia Lozano 37.273.133 X SENA mlozano@sena.edu.co 3008463981

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