CONTROL DE COSTOS DE ALENT Y BEBIDAS trillas @)“‘fengo la gran satisfaccién de escribir el prologo de esta obra tit | CONTROL. DE. COSTOS DE ALIMENTOS Y HEBLDAS IT, cuyo autor es mi gran de incrementarse en nuestro pais. Es importante destacar que tanto en la rama hotelera como en la irantera, el control de costos es la base fundamental para el buen semperio de este prioritario y vulnerable sector, principalmente en es- “momentos en que el trinomio calidad, costos y servicios es la clave m el éxito financiero de toda empresa donde se ofrece el servicio y se en alimentos y bebidas. “Por lo anterior, y debido al éxito que se obtuvo con el primer vo- , que incluso se adopt6 como libro de texto a nivel nacional, no ‘que la presente edicion habré de rebasar los logros y expectativas Premera edicisn 50 (ISBN 978-968.24.7502-5) Derechos reservados Reimpresién, 2009 006, Fettonal Tras, 5, A. dec. Zo limpreso en Ménico rin Amarone ante Una vez mis felicito, a nombre de los hoteleros del pais y de mis fy Rie Gunbisee 385 a docentes, al profesor Alfredo Youshimatz Nava, por continuar ruse Ha am COIR Seimmmion impulsando el profesionalismo de la industria de la hospitalidad, por fe 96804253, Pax so0aI360 RONG TW o de la tecnologia aplicada. Licenciapo Micvet. Torruco Mangusci6n 1. Reportes de costos diarios de alimentos y ‘Mipos de reportes, 11. Reportes de costos diarios, 12. 2. Costos potenciales de alimentos: Importancia de los presupuestos, 81. Conceptos importan- tes para os costos potenciales, 84. Control de las, - recetas estndar, 95. Determinacién de precios de venta de Jos platillos, 96. Porcentajes de costos potenciales 97. Rece- tas estandar para bebidas, 100 3. Controles para la producci6n Determinaci6n de guarniciones y porciones, 104. Control de. carnes en produccién, 107. Pruebas de rendimiento de car nes, 110, Rendimientos de frutas, verduras, carnes, aves, pes- cados y mariscos, 121. ‘Unidad 4. Sistemas para la toma de inventarios Planificacion de la toma de inventarios en las reas, 126. Toma de inventarios fisicos en los almacenes de alimentos y bebidas, 127. Toma de inventarios fisicos en cocinas, 137. Toma de inventarios fisicos de alimentos en otras areas, 139. ‘Toma de inventarios fisicos en los bares, 140. Toma de in- ventarios fisicos de bebidas en otras areas, 143. Unidad 5, Reporte de costos mensuales de alimentos y bebidas Formulas para elaborar los reportes de costos mensuales, 125146. Andlisis del formato 5.1, 147. Reportes de costos men- suales de bebidas, 151. Unidad 6. Importancia de los sistemas computarizados en los alimentos y bebidas ‘ Hardware para restaurantes, 155. Configuraciones de equi- pos de cémputo para alimentos y bebidas, 158. Programas y Paquetes para hoteles y restaurantes, 160. Indice analitico 163Esta obra fue escrita para que los lectores Ileven la continuidad y seguimiento de lo que se trat6 en el tomo Ly, con el fin de seguir el estu- dio del control de costos de alimentos y bebidas, y terminar de este modo con el desarrollo de tan importante programa de estudios, que les servira para realizar una buena operacién del area de alimentos y bebidas, ya sea en hoteles, restaurantes, bares, asi como en otros establecimientos. Profesores y estudiantes de la carrera de turismo y hoteleria pueden recurrir a esta obra, debido a que esta disefiada como manual y libro de consulta, para una mayor comprensién y respaldo, asi como todas las Personas que se dedican a esta especialidad, interesadas en la descrip- ci6n y andlisis del control de costos de alimentos y bebidas. El contenido de este libro es el siguiente: * Reportes de costos diarios departamentales y globales tanto de alimentos como de bebidas: se analizan los formatos de cada uno de ellos, se determinan las causas 0 motivos de posibles diferen- cias, es decir, si bajaron o subieron los costos y cémo evitarlos. * Presupuestos y su importancia para determinar los resultados positivos. ‘+ Hoja maestra para determinar ventas, costos y porcentajes ideales. * Diferentes sistemas para toma de inventarios fisicos, que son im- portantes para efectos de informacién para el Departamento de contabilidad y para elaborar los reportes de costos mensuales. * Sistemas de controles de produccién en las cocinas para evitar sobrantes y pérdidas. * Rendimientos de carnes de diferentes tipos para verificar si veniente comprarlas en piezas o porcionadas y si estén adi dose de acuerdo con las especificaciones estindares,. Costos potenciales tanto de alimentos como de bebidas, para te- ner bases de comparaci6n en los resultados de costos. + Rendimientos de carnes, aves, pescados, mariscos y abarrotes para evitar desperdicios y malas compras. + Recetas estandares, basicas y complementarias como base para determinar el concepto anterior. » Reportes de costos mensuales de alimentos y bebidas, que son Jos mas exactos y para compararlos con los reportes de costos diarios acumulados. + Importancia de los sistemas computarizados dentro del area de alimentos y bebidas, para obtener informaciones inmediatas.Reportes de | f conor menses f——7__ Figura 1.1. Tipos de reportes de costos de alimentos y bebktas,REPORTES DE COSTOS DIARIOS La formula de los reportes diarios de costos es: Costo bruto ~ eréditos = costo neto Enos hoteles y restaurantes, esta es la férmula més usual para sus reportes diarios de costos, lo tinico que puede variar es la extension de Jos mismos, ya que dependera de las necesidades particulares de infor- macién que tenga cada empresa. El andlisis de las partes de la férmula es el siguiente: elaborar los alimentos o bebidas. * Crédito. Es el valor de las mercancfas que salen de las areas de producci6n a precio de costo, que no forman parte de las ventas pero afectan al costo bruto. * Costo neto. Es el costo real de lo que se ha vendido. Q) Costo bruto. Es el valor de las mercancias que se utilizan para (3 Acontinuacién pueden verse los diferentes tipos de reportes de cos- tos, para un mejor entendimiento de los mismos. Para realizar este reporte de costos se utiliza el formato 1.1, cuyos conceptos se analizan en el desarrollo del presente capitulo, asi como ‘otfos que, aunque no estén dentro del formato sugerido, también es n cesario considerarlos. Asimismo, se intercalan otros formatos para com- pletar los reportes de costos que se requieren en general.[labors — = 1.4 Feporte dai de costar deputamental de alimentos. aAndlisis del formato 1.1 Nombre del hotel. Se coloca la razon social de la empresa ylo su logotipo. Fecha y dfa, Aparte de la fecha que debe anotarse, es necesario ¢ importante colocar el dia de la semana para una mejor informacion de los ejecutivos, ya que cada dia las operaciones son diferentes. Conceptos. En esta columna estan los titulos de las informaciones necesarias y correspondientes para el formato y para el hotel. Cocinas. Respecto de estas columnas, cabe sefalar que en la mayo- fa de los hoteles colocan los nombres de sus reas de venta, por ejem_ plo: restaurante “La Joya”, cafeteria “La Mina”, room service, banque- tes, ete, Ademis se utilizaran tantas columnas como dreas de venta se tengan. Para efecto de estudio y practica se estén utilizando Jos titulos de cocinas 1, Ty II con el fin de facilitar y agilizar su identificacién, Total de hoy. Se anota la suma de los movimientos del dia, es de- cir, los importes de cada area de venta sé suman por concepto, en forma horizontal, (WD Total acumulado. Aqui se colocan los importes acumulados hasta tal fecha, es decir; los totales de hoy se sumariin dia a dia por concepto, mbién en forma horizontal. Cabe sefalar que el periodo que se llevard agabo, sera desde el dia primero hasta el dia ultimo de cada mes. ; FAr#os. Son los incrementos que se efecttian al costo bruto. 4 de almacén. Son los importes de las mercancfas utiliza- ara la elaboracién de los alimentos. Las fuentes de informacion sern las siguientes: 4) El formato Salida de almacén (véase t, 1) en el total de la colum- na Importe, correspondiente a cada cocina o Area de venta. 5) Los libros de costos (véase t. 1) en el saldo del dia de la columna Salidas por areas, de los tres libros. Go ferencias entre cocinas Cuando en alguna de las areas de venta llega a faltar algin insumo de urgencia y el almacen esta cerrado, puede realizarse un traspasa de incfas Con otra cocina que tenga y pueda efectuarlo, mo- “Viinto st Doda stars o Soe Coe ae Ee vad sonas_correspondientes, para lo que s¢ utilizara el for. fat 12 conleaal a oo eae y bebidas podra Hevar a efecto los cargos y abonos en las cocinas involucradas, con el fit Sus costos queden correctamente, es decir, queden balanceades,@) del formato 1.2 de identificacion: Recibio 8) Be i echelon ev eats naonsiacne porb ia. no variaria el costo de las éreas. ¢ puede cambiar, pues fis el control de los formatos, el CAB tendra el debido cuidado de -verificar la continuidad numérica. |. El solicitante anotard el nombre o niimero de su rea correspon- Nombre o ndmero del Area que remitiré las mercanctas. ie ccmmettaitaRequerido: 5. Aqui'se coloca la clave determinada para cada uno de los mate- riales. 6. Sistema de manejo o conteo del producto que se maneja en el alma- cén yen todas las reas de elaboracién. 7. Aqui se detallan las mercanefas requeridas. 8. unidades solicitadas. Sy Se registra la unidad de la mercanefa que se entreg6 realmente. Es igual que el punto anterior, pero respecto a una cantidad, Coste: 11. El CAB anota el precio unitario que tiene registrado en su kardex. 12 is alread igeltilicaria kines Ope alia 13. El total de la colurnna anterior: Firmas: 14, Firma el responsable del departamento solicitante. 15. El Chef ejecutivo da su visto bueno. 16. Firma del Gerente de alimentos y bebidas para autorizar la transfe- rencia, 17. Firma el encargado del 4rea remitente. 18, La persona que recibe las mercancias firma, siempre y cuando esté conferme con la mercanefa entregada.. El esquema de distribucién del formato (que consta de original y dos copias), es el siguiente (fig. 1.2): ELCABsupervisay Contabiad nga costen spin irdoxy eons de ano ‘envi a Contabilidad oa ‘copia re soletante A, vetifica yenvia al CAB Figura 1.2, Distnibucin del formato,pone se aconsej6 no tener botellas abier- Sen sien, Jas som mb mane ee reerti alla ie ce por bas esa ena Sewn etree a ) Total de costo bruto. Suma vertical de los tres conceptos anterio- cada departamento o drea de venta, incluyendo la columna Total Wy Esta suma nos indica el costo de las mercancias utilizadas para ir los alimentos en forma global, es decir; el total de cargos.4 Parauna mejor comprensi6n de lo expuesto, a continuaci6nse pre- senta un ejemplo de esa parte del formato, incluyendo cantidades. Salidas de almacén 890000 | 9980.00 1880.00 & [Transferencia entre cocinas | 75.00 | 100.00 175.00. 5 | Bebidas para alimentos Total costo bruto '8875.00 | 10080.00 1055.00 1 Es el valor de las mereancfas, a precio de costo, que salen \ ¢e produccién, disminuyendo al costo bruto, pero no forman arte de las ventas. 1. Transferencias entre cocinas. Se anota el importe de la mercancfa enviada por la cocina remitente, en la columna que le corresponde. 2. Alimentos a bebidas. Este concepto se afecta cuando se lleva a cabo una transferencia de una cocina a un bar, en los términos siguientes: En oe bares generalmente se obsequian determinadostipos de al- mentos de costo bajo, que se les denomina “botanas”, esto tiene como: objeto, entre otros mas, motivar a los clientes a estar a gusto en el bar y que sigan consumiendo. Porlo general, en los hoteles y en los bares no tienen cocinas, como en el casode los independientes, es decir, que estén localizados fuera de los hoteles, ya que en esos negocios, ademas de las botanas, se venden aan cas ssc ee ee 2 eee incluso los plati- bar o bares, debe hacerse una transferencia de la cocina al bar, por lo que dicha cocina estara previamente autorizada. [= ‘enitente Bar solicitante Se ealizaelabono, es dec se |__| Se efectia el cago, es | disminuye su costo brute incrementa su costo bi‘que las botanas que se dan en todos los bares del ‘planeadas y presupuestadas de acuerdo con fede dabidamente sutorizadas por los sos ra realizar la transferencia son las siguientes: anterior se leva a efecto cuando en los hoteles. procedimiento bares obviamente no tienen cocina o drea para preparar algun 0, 0 que el restaurante no cuenta con bar propio, esto se da por Motivos como son: situaciones de licencias de funcionamiento, 8, ahorro de-equipos, mobiliarios y de personal, entre otros as~ » Env la figura 1.3 se moestra un ejemplo de esta situacién para un ‘entendimiento: jos. Las empresas generalmente otorgan Personal, como parte de sus prestaciones 0 come logro sindical,Figura 1.3 un alimento dentro de su jornada de trabajo, ya sea desayuno, comida © cena, que deberé ser suficiente, higiénico y con valores alimenticios para restituir las energias gastadas en sus labores cotidianas. ‘Los hoteles o restaurantes, cuentan en su mayorfa con un area es- pecial para que sus empleados tomen sus alimentos llamada “Cafeteria de empleados”, y que es exclusiva para ellos. Estos alimentos tienen varias caracteristicas especiales, entre ellas: + De tipo casero (parecidos a lo que toman en sus casas cotidiana- mente). + Econémicos (con costos bajos). + Variados (evitando que se repitan constantemente). + Agradables y bien presentados. El tipo de servicio que se usa en esta cafeteria para otorgar los ali- os es el de autoservicio, que se emplea en comedores industrials. X) como se determinan los alimentos para empleados en los ho- teles, El Chef ejecutivo, junto con el CAB elaboran un ciclo de memis, ‘que simplemente es relacionar una serie de éstos con detalle de los pla- tillos que van a otorgarse, durante un periodo determinado, con el fin de que no se repitan. El ciclo puede abarcar 15, 30.0 més dias, segiin los sistemas 0 politicas de cada empresa. Sistema para presupuestar la comida para empleados. Cuando ya setiene determinado el ciclo de mentis, se efectian las recetas estén- dares de cada uno de los platillos de cada mend con el fin de poder de- terminat los ingredientes, las porciones y los costos, basicamente. (< |) Cabe sefialar que al tener el recetario se pueden cambiar 0 modificar |’ los meni con el fin de que se cuente con una variedad de platillos sin que ._/ se salga de lo presupuestado; esto quiere decir que en algunos dias los) po iment por diay sl sma todos estos costos por a co b fee aes sees seta die r resultado $27.00, y que si las dividimos entre nos dart coment $5.00 que ser el costo promedio pr dla a ‘epee, jnt con elo de men ss respects estandar, se entregan al Gerente de alimentos y bebidas para su ve- | quien a su vez se los pasara al Contralor general y al Gerente o rechazados porque evo presupuesto desde el principio de lo que se vio anteriormente, ‘Cuando se aceptan dichos presupuestos, es en ese momento cuan- ve beicalnoettog 1 ool lap ora de attotteata tarp inc tooo. ir como el presupuesto para que comience a utilizarse el ci- ments. politicas, pero a continuacién se sefia- ‘los més usuales con el fin de que se pueda escoger el que mejor "Los alimentos pueden darse a los empleados: ) Sin costo alguno. by) Al cont. ) A un valor simbélico. ‘costo algun. Esto significa que los alimentos para los emplea- gratis -y la empresa absorbe 100% del gasto. Las ventajas y des- ‘son las siguientes: + Ventajas. El empleado tendra un ahorro significativo en su eco- noma, La empresa se evita manejar descuentos a los empleados, manejarlos contablemente, etcétera.'* Desventajas, Los empleados no aprecian los alimentos por el he- cho de ser “regalados”, generalmente piensan que al obsequiar- los la empresa, la calidad dejaré mucho qué desear. En caso de despido 0 liquidacién del empleado, puede tomarse ‘como una adicién al sueldo, pero con un valor que se quiera. 2 /Al costo. La empresa cobra al empleado el costo de los alimentos icamente, sin tomar en cuenta ningin otro gasto adicional. + Ventajas. El empleado, al tener que pagar por los alimentos, si podré apreciarlos. Evitaré desperdiciarlos, en virtud de que el em- pleado piensa: “si me cost6, debo aprovecharlo". En caso de algin problema laboral, tinicamente se tomara el va~ lor real del alimento, para adicionarlo al sueldo. += Desventajas. Algunos empleados se privardn de no tomar sus ali- mentos, para evitarse el gasto dando la pauta para que no rindan Jo necesario por falta de alimentacién o tengan que salirse del hotel para comer cualquier cosa, en detrimento de su salud y pro- ductividad. La empresa tendré que hacer movimientos contables y adminis- trativos para el manejo y control de estos cobros. Me AS) am str sain, a empe rsi col y protegerse a la vez, determina cobrarles una cantidad representa- iva, es decir, no se les regala y se les beneficia econémicamente, puesto que se les da un precio sumamente bajo. Las ventajas y desventajas son las siguientes: + Ventajas. Serian iguales al caso anterior y ademés se evita que se priven de tomar sus alimentos, ya que el precio serfa muy eco- némico. + Desventajas, La empresa absorbe la mayor parte del gasto, pues el valor que se cobrara al empleado es sumamente bajo. Tienen. que controlarse estos cobros. Como en el caso del sistema anterior, la empresa estaré protegi- da para el caso de algiin problema laboral, tomando en cuenta, ademas, que la cantidad por agregarse ser minima, » Sistemas para el cobro de la comida para empleados. E| mane- jo de los cobros por comida a empleados debe hacerse en forma acecua- da y controlada, ya sea por descuentos en némina 0 por pagos directos por los empleados en la caja general, con el fin de que Contabilidades, afectando la cuenta de otros ingresos, va feobcosnd se pueden tomar como venta. como las siguientes: 44) Cusintos empleadios acuden cada dia de la semana o quincena (pocos al iniciar la quincena y més al terminar, por tener o no dinero para comer fuera). )) Con base en lo anterior se puede programar la produccién de los alimentos cada dia de la quiincena y ast evitar sobrantes y desper- dicios. ‘¢) Determinar dia a dia qué ments y platillos gustan y cudles no con el fin de tener bases para tener el ciclo de mentis al corriente del gusto de los empleados. I) Le sirve al CAB para determinar cudntas personas estan con- sumiendo alimentos por departamento y asi poder obtener su costo. ‘Saber cudntos desayunos, comidas y cenas se sirven diariamente. persona de seguridad, para permitir la entrada, pedira el com- te yr madelngligg otras ent 2 ola earls ac seguridad perforard la tarjeta al entrar el emplea- le acuerdo con el dia de la semana o de la quincena segin corres- ma para costear la comida para empleados. El Chef de la donde se preparan esos alimentos diariamente, tiene la obliga- claborar un formato llamado Relacidn de mercancias utilizadasSia ‘Nome empresa yo razon socal Vale por un..{ oes, com 0 cosh) Este boleto es intranseribe, favor de no Facer mal uso de Gerencia gral Nam, re Figura 1.4, Boleto 0 Licks. “Nombre de la empresa yorazén socal = Nombre del plead | Pet, save petenese ae Desayano[]) Comida cenal] | Del dia __mes_ al dia__mes 1 Be Be | Figura 1.5. Tarjeta para torna de alimentos para comida para empleados, mismo que se le enviaré al CAB para que eve a efecto su costeo, tomando como base su kardex o sistema y asi pueda afectar en el Reporte diario de costos de alimentos, el costo bruto de esa cocina. a aerate Bee ae Sam nen eae ‘para la ete ee Seer jos, por eso es dato de estos ter les pra cerceescl Stanuris celeste original, 0 sea, e! costo brave y at poier Getermitcr o conte Peal ido, as }Figura 1,6, Ostrbucin det formato,we Sistema; costear ti ‘por departamento la comida para emplea- oe Se gacon ernie formato y cuenta con el reporte de vigilancia de cudntos empleados en. traron y a qué departamento pertenecen, realizard el sistema siguiente: a departamento y daré el importe del costo por departa- ‘mento; esto se har con cada no de ellos. Ejemplo con cantic ‘Total del RMUPCE. $252.00 Depto, de 5 personas Depto, de ama de Llaves 7 personas 6 personas Depto. de Ay B 10 personas Suma 28 personas $252.00 + 28 = $9.00 que es el costo por persona. Si se multiplica $9.00 por cinco personas nos da $45.00, que es el costo por el Departamento de mantenimiento, ¥y asf se sigue con cada uno de ellos para saber su costo. Al sumar todos los departamentos noe tendra que dar la cantidad de $252.00 Todo el movimiento anterior; el CAB tendra que Ilevarlo a efecto en el Reporte diario de costos de alimentos. Véase el ejemplo Il de esa parte del reporte. ‘Alimentos para empleados Depts. de mantenimiento, 5 personas | 45.00 50 Depto. ceama deilaves. 7 personas | 63,00 600 | Depo. aninistacn 6 pesonss | 5400 | —_| 3400 Depto, de A yB, 10 personas 96.00 90,00 an.estan Ios platillos para los clientes, as{ que ‘pican", o sea, prueban la comida o comen dentro de la tualmente, pues se deberd tener en cuenta los costos a los que debe tra- jarse y ellos son coparticipes en esta responsabilidad. Se recomienda impedirselos o llamarles la atencién silo hacen, o inclusive en algu- los a la basura, lo que ocasionaria graves problemas a los costos y or ende, problemas internos y de rendimiento, Sistema para su costeo. El Chef ejecutivo, junto con el Chef de ‘rea, les comunicarsin a los cocineros acerca de cudl es el sistema quehay que’seguir para el control de los alimentos que ellos comen, con el fin de evitar malos entendidos entre ellos, o mandrselo por escrito por conducto del mismo Chef ejecutivo o por el Gerente de alimentos y be- bidas. EI sistema que se recomienda es el siguiente: cocinero debera comunicar al Chef de érea lo que haya con- sumido para que éste lo relacione en un formato y al final del dia lo envie al CAB y éste, a su vez, lo pueda costear. En ei caso de materiales que estén en su estado natural, seré con base en el kardex o sistema, y si son alimentos elaborados se tomar como base su receta estindar. El formato que se utiliza es el mismo que se emplea para costear la comida para los empleados (véase pag. 25.). El total de este reporte serd la fuente de informaci6n para saber el costo de alimentos para co- cineros, que el CAB anotaré en cada tna de las cocinas con que cuenta el hotel, no olvidando sumar éstas en forma horizontal para determi- nar el total de hoy del mismo Reporte diario de costos de alimentos. Ab] 5.alimentos para promociones. Este tipo de crédito se origina cuan- el hotel quiere darse.#:conocer en cuanto .¢us servicios para futuras. entas en diferentes tipos de empresas, industrias, oficinas, sociedades, asociaciones, cémaras, gobierno, inclusive a personas importantes (VIP) yse hace alguna invitacién para que conozean las éreas de alimentos y bebidas como; restaurantes, cafeterias, bares, centros nocturnos, salo- nes de banquetes, convenciones, etcétera. En algunas fechas, los hoteles tienen que llevar a cabo promocio- nes como en el Dia de las Madres, San Valentin, bodas, etc., para lo que debe utilizarse el crédito de promociones, que més adelante se explica sion Diferentes tipos de promociones y cémo se dan. Cuando algtin 0 algunos dirigentes o representantes de empresas o personas import (VIP) yan a llegar al hotel, se prevé que se les envie a su(s) habitacié un presente, antes de que arriben, con el fin de que se Leven una sorpre> sa de bienvenida por parte del hotel y darles ung-grata impresién, LA pdpara ordenar estas promociones o presentes. El Gerente eg te aha tercdo do os ceouttee sarc ara llevar a efecto estas promociones; estos ejecutivos pueden ser: + El Gerente de Ventas. + El Gerente de Relaciones Publicas. El Gerenite de Alimentos y Bebidas. - (‘Ld r El Contralor General. nombres, puestos y firmas de las personas : dichas listas seri enviadas a todos los departamen. h ; ademas. ‘confusiones en las Grcenes dadas, Asiaiatho, en la figura 1,7 se indica lads. n del formato mencionado, que consta de original y copia.‘ech: Mesida/atio ie Horas/minutos Lugar 0 rea “Tipo de envio: Cantidad, precio unitarioe importe Personas: Nomibre/puesto Formato 1.4. Orden de envio por promociones. Descripcion del formato 1.4 1. Generalmente se coloca aqui el logotipo y la razén social del hotel. 2. La fecha de elaboracién del formato por el ejecutivo autorizado. 3, El control del formato es el folio, y Contabilidad es el departamento que lo maneja. 4, El ejecutivo anota su nombre y el puesto que ocupa dentro del hotel.son ne eps es onde so mendv el: ocién, por ejemplo, ntimero de habitacién, iad remain el Gee ent actividades para conocer el hotel, etcétera. que elaboré el formato. Deseo eel ae a ee ate Ge les satetnas y politicas de la empresa, el Gerente de alimentos y bebidas firma. Los pasos que deben seguirse para realizar el envio 0 promocién, es para pocas personas y en forma eventual es como sigue: @) Se lena el formato por el ejecutivo autorizado. b) Se envia al Gerente de alimentos y bebidas para su visto bueno y lo canalice para la preparaci6n y envio. ©) La tecibe el Chef de sree Orel els de berte, en su caso, para la del preparacion del obsequio. ) El Chef elabora la orden, anotando en la parte posterior del ori- ginal y copia, la relacién de los insumos 0 materiales utilizados. EGeremte de Ay B ‘Chef de area leva a cabo se pmowrin a clobsequio. Relations Seem amwy al CAB ‘rial Prgure 4,7, Distribucion det formato,¢) Enel caso de bebidas, se har lo mismo cuando son preparacio- nes y no botellas cerradas, puesto que ya estan relacionadas en el frente del formato. f) Posteriormente, el Chef 0 Jefe de bares, enviara el obsequio, ya sea a la habitaci6n o al lugar ordenado, teniendo cuidado de tomar en cuenta el horario anotado y las 6rdenes complemen- tarias. ) Eloriginal se enviard al CAB para su verificacién y costeo, y asi pueda afectar el crédito “Alimentos o bebidas por promocién”, en los reportes diarios de costos, ya sea de alimentos o bebidas. Pasos que hay que seguir en envios 0 promociones para mayo- res cantidades y continuados. Como se mencioné anteriormente, esto se refiere a cuando se planean promociones por dias determinados, festi- vos 0 de temporadas, por lo que tiene que determinarse un sistema mas 4gil para poder costear, elaborar y servir estas promociones. 4a) El ejecutivo autorizado elabora el formato que ampare el total de envios o la promocién que va a efectuarse (tal vez un coctel de bienvenida) para todas las personas que se esperan. b) El tipo de obsequio deberd ser igual para todos, en el caso de coc- teles, se podré dar la opcién de 2 a 3 por persona como maximo. ) Previamente se presupuesté el tipo de envio o coctel para la pro- mocién, incluyendo sus costos segtin recetas estindares, tanto por persona como total. 4) Al final del dia el CAB recibira el formato debidamente auto- rizado, en el que anotard el costo unitario, mismo que al mul- tiplicarlo por el total de envios, le resultard el importe, que sera cel valor del crédito promociones, de cualquiera de los dos repor- tes de costos diarios. ¢) En el caso de cocteles, el sistema que se va a seguir, sera el mis- ‘mo que el anterior, pero cuando se trata de obsequios de botellas cerradas, el control deber ser mAs cuidadoso, por lo que en el caso de los nombres de las personas a las que se va a obsequiar, serfa pérdida de tiempo relacionar la gran cantidad de clientes agraciados; asf que, para agilizarlo, tinicamente se acompafiara al formato, el room list (lista de habitaciones) de los huéspedes. Conclusiones de los créditos vistos hasta el momento. Has ahpra se han estudiado cinco tipos de créditos: |, Transferencias entre cocinas. —_[ © \. tos a bebidas,@) Para ctorgar cualquier tipo de alimento y/o bebida, los anteriores tres eréditos han salido de las cocinas o de los bares, pero am- parados por un documento o formato de control debidamente todas Be eee is a eres apt Beta, en consecuencia, no se hicieron cheques de consumo, ni se con- sumieron en los salones-comedores de los clientes, tinicamente , ice been oicep como cafeterias de empleados, coci eteétera. ° ts Soin de as eran utilizadas se hicieron dentro de ‘mismos formatos, ya que se determinaron cantidades, pre- i unitarios e importes, para as{ conocer sus costos, d) Los costos de los cinco eréditos anteriores afectan al costo bruto (lo disminuyen), de los reportes diarios de costos, pero no afectan a las ventas normales de las areas (segun definiciGn), Conclusiones de los créditos restantes que se vern a continua- Los créditos que se van a analizar, y que se encuentran en los re- 6. Alimentos para intercambios, 7. Alimentos por cortesfas. 4a 8, Alimentos para el Gerente general. 9, Alimentos para los ejecutivos. ‘10, Alimentos para los artistas, * Para poder manejar-y costear estos créditos es conveniente conocer rente los siguientes sistemas y procedimientos, con el fin de te- bases generalizadas para facilitar sus controles. Estos tienen la par iridad de que los consumos de alimentos y bebidas, efectuados por arsonas mencionadas en los eréditos anteriores, se efectian en las eis de venta del hotel, es decit, en los restaurantes, cafeterias, centrosnocturnos, diseotecas, bares, etc., por tanto, los controles son diferentes de los créditos 3, 4 y 5, mencionados anteriormente, Para poder analizarlos, a continuacién se enlistaran los cuatro pa- ‘S08 que son necesarios para su control y aplicaci6n en los reportes dia- rios de costos: 4) Cémo se realizan los consumos. b) Como se costean. ¢) Cémo afectan a las ventas. 4) Conclusiones de los anteriores. a) Como se realizan los consumos. Los consumas se llevan a cabo ‘como si fuesen de cualquier otro cliente, es decir, le toman la orden y le elaboran el cheque de consumo respectivo; la tinica situacién diferente que se va a observar es cuando solicita la cuenta, ya que no paga como todos los clientes, lo que hace es firmar, entregar algtin cupén, vale, car- ta de presentacién, etcétera. b) Cémo se costean. Para costear estos consumos, en la mayoria de los hoteles lo hacen de la siguiente manera: Todos los hoteles tienen previamente determinados sus presupues- tos de operacién y dentro de ellas se encuentra el porcentaje de costo planeada ideal, presupuestado o potencial. Todos ellos indican lo mismo, es decir, a qué porcentaje debera trabajar cada Area de venta del hotel (véase Costos potenciales de alimentos, pag. 81). El CAB, al recibir es- tos constimos, lo tinico que hard es: al total de los cheques de consumo, Jes aplicaré el porcentaje de costo planeado correspondiente al centro de venta donde sé llev6 a cabo el consumo, ¥ aurtomaticamente obten- dré el casto de esos consumos. Ejemplo con cifras: En el restaurante de especialidades, la summa de varios cheques de consumo por créditos es de $450.00; el porcentaje planeado es de 32%. Total de los cheques: $450.00 x 32.9% # $ 144,00 (el costo de los con- sumos),o de lo mas aproximado, de otra manera tendrian estndar de cada platillo consumido para po- to del consumo, ‘sistema anterior es lo tardado y lo poco prictico, ‘en un hotel que tenga de cuatro a ocho areas de or diferentes tipos de créditos, la cantidad de che- ‘se recabarfan y, para costearlos, al CAB le llevaria @ las veritas. Recordando la parte de la defini- que dice: “no forman parte de las ventas”, es necesa- 0 tomarla en cuenta para determinar las ventas reales, 0 sea, las ven- ‘netas. Para poder determinarlas, primeramente el cajero departamental s, osimplemente en su Reporte de cajero, Contabilidad, al recibirlo, efectuaré us asientos contables para determinar las ventas netas de la manera tiente: _ Ventas brutas WGontesias = Ventas netas ELCAB tendra que hacer lo mismo en el Reporte diario de costes nel fin de poder determinar las ventas netas, o sea, las reales, para lo utilizaré la misma Cheques especiales sumo. En la mayorfa de los hoteles uti- an cheques especiales de consumo para estos créditos. Estos docu- os son. iguales que los normales en cuanto a su estructura, pero W0 en su presentacién, Para diferenciarlos unos de otros, se aconseja irlos con papel de diferente color, y que ademas contengan la ye “No pague”, a lo largo del cheque, con el fin de evitar algan mal de él por parte de algtin empleado desleal. Estos cheques especiales de consumo se utilizan Gnicamente como control interno y para controlarlos consumos de esos créditos exelu- ente. Los cajeros no tendrin que tomarlos en cuenta en suis repor pues no tienen valider oficial en tas ventas normales. En el caso ontabilidadl, tampoce los tomara en cuenta,f tienen ningtin valor fiscal, pues Gnicamente ‘pee forman parte de la venta. d) Conclusiones de los anteriores. + Para controlar los consumos en estos créditos deben usarse che- ques de consumo, ya sean normales o especiales. + Para costearlos, solamente se les aplicaré el porcentaje planeado al total de los cheques, ya sean normales o especiales. + Los cheques normales afectan a los costos brutos y a las ventas. + Los cheques especiales afectan a los costos brutes, no a las venias. + Para afectar los créditos en los reportes diarios de costos, serdn a precio de costo y para afectar en los mismos reportes las ventas, serdn a precio de venta. 6.Alimentos para intercambios. Este crédito se utiliza cuando la em. presa desea realizar intercambios de servicios con otra empresa, esto si nifica que ambas van a recibir 0 utilizar sus servicios sin tener que pagar con dinero, solamente con sus servicios. Para una mejor comprensién, a continuacién se dan varios ejem- plos de servicios, lo que es muy usual y beneficioso para las empresas: @) El hotel se pone de acuerdo con una radiodifusora; el hotel ne- cesita spots publicitarios y la radiodifusora puede invitar a sus clientes a comer, cenar 0 tomar un coctel para tratar negocios. 4) La empresa hotelera contacta a una arrendadora de automdvi- les para que le proporcione automéviles para sus ejecutivos y, a cambio, recibira servicios de alimentos y bebidas. ¢) Una compafia de aviacién solicita al hotel servicio de hospe- daje y de alimentos y bebidas para sus tripulaciones de los vue los que Hegan a esta ciudad, y a cambio dard boletos de avidn, que el hotel utilizar para cuando sus ejecutivos tengan la nece- sidad de desplazarse a otras ciudades,Tlevar'a efecto tales intercambios, es necesario que las empre- 8. varias cléusulas, que se enlistarén en un conve- firmarsin ambas empresas de comin acuerdo. ‘con quien se va a llevar a cabo el inter. 6) Duracién del convenio. ¢) Tipos de servicios por ofrecer: hospedaje, alimentos, bebidas, 4) Los consumos se controlarén por medio de: vales, cupones, bo- letos, carta de conocimiento, etcétera. €) Los consumos de alimentos y bebidas se llevariin a cabo en de- terminados centros de venta o en cualquiera de los que tiene e fP) Los consumos tendrén un limite en cuanto a un importeo nolo tendrén; incluyen o propinas, etcetera. #8) Los consumos inchayen 6 no bebidas alcohslicas ‘h) Tendrén horarios libres o restringidos. Estas serfan algunas de las cldusulas mas importantes que se sugie- anteriores para que se haga lentes personas con el fin de que estén debidamente del convenio de intercambio en cuestién: a) Lt Gerente de alimentos y bebidas, para que verifique y autorice consumos. ‘b) Al Contralor de costos de Ay B, para que revise que todo esté conforme al contrato 0 convenio y, ademas, para costear los con- sumos. ©) A los Cajeros departamentales, para que estén enterados y se- pan qué hacer cuando les llegue el consumo. 4) A Contabilidad, para afectar sus pélizas correspondientes, Cémo se controlan los consumos por intercambios. A las perso- aque van a consumir, se les controlara lo que coman o beban por me- le tun cheque especial o norma! para lo que deben avisar previamen- eapitin 6 mesero que su consumo es por interambio, con el fin deque el Cajero pueda utilizar el cheque de consumo especial si es que se tiene en la empresa; en caso de no usarse, no es necesario que seicenti- fique inicialmente, ‘Cuando soliciten la cuenta, se les presentaré su cheque de consu- mo para que lo firmen 0 anexen al cupén, boleto, vale, ete. El Cajero, al recibirlo verificara el escrito correspondiente para comprobar que ‘esté dentro de lo especificado, de inmediato lo enviar al Gerente de alimentos y bebidas para su aprobacién y autorizaci6n. El Cajero, al tenerlode regreso, dard por terminado el proceso de “cobro” de dicho documento. ‘Sies cheque normal, Jo tomaré en cuenta al hacer su Reporte de cajero y, si es especial, tinicamente lo entregaré al Jefe de cajeros oa la persona que se le indique, junto con la liquidacién de su turno. Como se hclaré anteriormente: si es normal, afectara las ventas y, sies especial, no las afectaré. Costeo del consumo, El CAB, al recibir el o los cheques de consu- mo por estos créditos, los sumaré para obtener un total, yles aplicaré el porcentaje planeado del dea de venta en donde se efectuaron los consia- Inos, y asi obtendra el costo de éstos, para asi afectar el Reporte diario de costos en el renglén de Alimentos para intercambios y en las columnas de las areas que correspondan, € inmediatamente sumarlas en forma horizontal (si son mas de una) y anotar el importe en la columna Total de hoy: “Nehay que olvidar que el costeo se hard, ya sea con cheque normal © ‘especial. ene Afectacién de las ventas. Si se usaron cheques de consumo nor- males, el CAB los tomard en cuenta para afectar las ventas, anoténdolos en la parte inferior del Reporte diario de costos, para determinar las ventas netas. En caso de haber utilizado cheques especiales, no se hard nada por parte del CAB, ya que éstos no afectan las ventas. 7. Alimentos por cortestas. Este tipo de crédito es para cuando la empresa hotelera invita a determinadas personas para consumir, ya sea alimentos o bebidas en uno 0 varios de los restaurantes, debido a que la empresa tiene algéin interés, sea éste de tipo comercial o de servicio.a efecto en cualquier area de venta, podrén llevarse For conducto del ejecutivo anfitrion, que acompanard a los invid “durante todo el tiempo, 7 Se les tomard la orden como a cualquier otro cliente. En caso de $i5, 21 la semana | facilitarle al ejecutivo la informacién. c ‘esta columna se colocan los titulos de la informa- ‘necesaria para el formato y para el hotel. Hoy. Se refiere a los movimientos que se efectuaron en el dfa, tanto alimentos como para bebidas. ‘Acumulado, Se refiere a los importes de los movimientos que se iularon desde el dia primero del mes, hasta la fecha actual, tanto ‘alimentos como para bebidas. (Recordar que se inicia el lo. y se rmina el dia tiltimo del mes.) Ingresos totales. La fuente de informacién sern los reportes de departamental de alimentos y bebidas, del mismo dia, en el con- pto Ventas brutas, de la columna Total hoy. Salidas de almacén. Se toman de los reportes anteriores del con- pto Salidas de almacén de la columna Total hoy. ___ Total costo bruto. Sern las mismas cantidades que del concepto nterior. Ajustes. Fundamentalmente se refiere al concepto Abonos, que se ‘otras palabras, es ajustar al costo brute los conceptos de eréditos que lo ifectan, restindoselos. ‘Comidas para empleados. Se toma del Reporte diario de costos de- partamental de alimentos, de la columna Conceptos, para tomar en cuen- tu los departamentos y ntimero de empleados por cada uno de ellos, adle- mas de la columna Total hoy, y se conoceré el costo de cada departamento.Alimentos para cocineros. La fuenté dé informacién sera la co- Jumna Total hoy del mismo reporte anterior. Alimentos para promociones. Es igual al anterior. Alimentos para ejecutivos. Se siguen los mismos pasos que en el anterior, Alimentos para el Gerente general. Es el mismo sistema que en Jos anteriores. Alimentos para artistas. Se sigue el mismo procedimiento. Alimentos por intercambios. Igual que en los casos anteriores. Alimentos por cortesias. Basicamente son las mismas bases de informacién. Bebidas a alimentos. Este concepto esta tomado como un cargo en el Reporte departamental de alimentos, y en este global esti como un abono o crédito; por tanto, deberd anotarse como una cantidad negati- va (~) 0 sea, restar o disminuir dichos eréditos; con este movimiento el resultado de total de ajustes seré menor que en el departamental, pero en el caso del costo neto real serdn iguales en ambos reportes, en lo que se refiere a la columna Alimentos, A partir de este enunciado se afectara la columna Bebidas, para lo cual se tomar4 del Reporte diario de costos departamental de la columna. Total hoy en su posicién normal, es decir, como un crédito. Un ejemplo. de como quedaria este concepto en el Reporte de costos global de Ay B Se muestra en el siguiente concepio. Alimentos a bebidas. Como en el caso anterior, se har4n los mis- mos movimientos, solamente que a la inversa; es decir, en el caso de la columna Alimentos, se tomar del reporte departamental de la colum- na Total hoy, como un abono o erédito, { | c Alimentos | Bebidas Menos; Ajustes Bebidas a alimentos | (190.00) 190.00 Para la columna de bebidas se tomaré del Reporte de costos depar- tamental de bebidas de \a columna Total hoy de la parte correspondien- te a cargos, por lo que se asentaré en el global en forma negativa (~) 0 sea, para restirselo a los créditos o abonos; con este movimiento el to- tal de ajustes seré menor que el departamental; en cuanto al costo neto rn iguales en ambos reportes.Se da un ejemplo de e6moquedarian los dos conceptos anteriores Reporte de costos global de A y B. Hoy agent Alimentos | Bebidas Bebidas aalimentos | (190.00) 190.00 Alimentos a bebidas | 120.00 (120.00) _| Bebidas para promociones. La fuente de informacién sera el Re- ‘porte diario de costos departamental de bebidas en el mismo concepto ‘pero de la columna Total hoy. Bebidas para intercambios. Se sigue el mismo sistema anterior. Bebidas por cortesias. El sistema es el mismo que los precedentes. Bebidas para el Gerente general. Se siguen los mismos pasos. Bebidas para los ejecutivos. Igual a los antepuestos. Bebidas para los artistas. Proseguir con los métodos antedichos. Total de ajustes. Se deriva de sumar todos los conceptos de ajus- de las columnas correspondientes a alimentos y bebidas. Es conveniente interpretar que estos totales no podran coincidir ¢l total de créditos de Jos reportes departamentales, lo cual se debe Jos hechos siguientes: 1. Se estén omitiendo las transferencias entre cocinas en el caso de alimentos y las transferencias entre bares en lo referente a bebi- das; esto es por el precepto contable que dice: al efectuar un cargo yun abono con la misma cantidad, la cuenta se cancela. La cancelacién de las transferencias se debe a que en este repor- te global se excluye el cargo y el abono de estas mismas y, por tanto, se pueden excluir. 2, En el concepto Bebidas a alimentos del reporte departamental se toma como un cargo y en el global esta como ajtistes, o sea, abono 0 crédito (véase pagina anterior), por tanto, afecta el to- tal de ajustes, en la columna Alimentos. 3. Para el concepto Alimentos a bebidas del reporte departamen- tal también se toma como un cargo y en el global esta como un ajuste, bono 0 erédito (véase pagina anterior) y, por con- siguiente, afecta el total de ajustes en la columna Bebidas‘Total costo neto real, Resulta de restar el total de ajustes al total de costo bruto. Total costo neto planeado. Debe ser lo que se tiene anotado en los reportes departamentales tanto de alimentos como de bebidas en la columna Total hoy de ambos reportes. ‘Total de diferencias, Se podra determinar restando al costo neto ‘eal el costo neto planeado, que deberé coincidir con lo que se tiene en l pe concepto de los reportes departamentales en sus columnas Total hoy. Porcentaje de costo neto real. Se tomara de los reportes departa- ‘mentales en sus columnas Total hoy. Porcentaje de costo neto planeado. Ser como el sistema del concepio anterior. Porcentaje de las diferencias. Se hara igual a los mencionados. tener en cuenta que los reportes er * correctamente revisados y cuadrados, “manera los errores se pasardn también al reporte de castos global. Inventario inicial. Se empieza el dia primero y se termina el tilti- mo de cada mes. Para el caso de iniciar, este dato podra tomarse de: @) Los libros de costos en el total de la columna Saldo en libros, del renglén correspondiente al dia iltimo del mes préximo pa- sado, siempre y cuando esté debidamente revisado y coincida con él saldo de la columna Inventario fisico final. 5) A partir del dia 2 en adelante, se toma del concepto Total saldo en libros, del dfa lo. del mismo reporte global, y asf suicesivamen- te hasta terminar el mes. Compras del dia. La fuente de informacién es el Reporte diario de mercancias recibidas tanto de alimentos como de bebidas, de la coliente. © tes departamentales. Elaboré. El CAB firma como responsable de la informacién que st déindose en este reporte, la que debera ser cierta y fehaciente. Para consultar 0 sus resultados, se presenta un ejemplo isc el foctnatn A con io ists SolidIngresos tales Ronee $3750.00, Menos ajustes 2583.00 Tnagesos tos 3121200 Salidas de almacén 32780100 “Total costobruto 32780.00, ‘Mens ajstes ‘Comida pan empleados Dept de ventas (13 personas) 163.00, ‘Depto. ce mantenimero (12 personas) | 109.00 opto. deama de aves (14 peisonas) | 216.00 ‘Depio. de alimentas (13 personas) 163.00. ‘Depo. de bebidas (12 personas) 109.00 ‘Alimeftos para coineros 170.00 ‘Alimentos para promeciones 246.00. ‘Alimentos para los eecutivos 381.00 “Alimentos para el Gerente general 5332.00, ‘limentos pata ls atatas 137.00 ‘Alimentos ara intercambios 559.00, ‘Alimentos por cotesias 376.0 | Bebidas a aimentos (90.00) | 19606) ‘Alimentosa bebidas 120.00 | (120.00) ‘Bocadillsporanversario 10.00 Bebidas par Bromociones Bebidas pra imercambios Bebidas para el Gerente general [Bebidas pr os ecutivos Bebidas para los artistas Venta de otelas vacias “Total de hates al cost neo va [Total cost eto planeado [Total de diferencias - Porcentaye de costo net eal 12885.00 (72.00) 2 -csganm3600] 23.00 aii] @si) 5610.00 1 15600.00| 2030000 |" 79800.00 76400.00 | 183 400.00 3278000] 13940.00 *43620.00 | 171.460.00Los costes potenciales de alimentos significan los costos que deben i con esto-el lector podtd darse cuenta dea importancia que tieneeste pto en las empresas hoteleras y restauranteras, asi como cualauier que se dedique a la venta de alimentos, Por tanto, cada negocio de- implementar sus costes potenciales de acuerdo con sus necesidaa *s de operacién. Las empresas deberdn contar con una forma 0 tener una base de ts iparacién de lo de un determinado procedimiento, Son un medio de control con el que, el negocio pueda mantenerse dentro } Con ellos, los responsables se obliga: racion permanente, mientras transcurre el tiempo, de las metas fijadas, na llevar una norma de compa-4. Permiten al Gerente emprender acciones futuras con la debida anti- cipacién. 5. Proporcionan al responsable las bases para efectuar evaluaciones pe- riédicas en todas las partes de la operacién, principalmente las finan- cleras. 6. Con los presupuestos se establece una via de comunicacién interde- partamental, pues intervienen todos los responsables para evaluar sus resultados y ponerlos a discusién. 7. Motivan a los jefes departamentales y de dreas que participaron en Ja claboracién de sus presupuestos, a crear mejores sistemas y proce- dimientos, pues constantemente evaliian sus instrumentos técnicos, Jo que ocasiona mayor experiencia. 8. Aportan fuentes de informacién para fijar los presupuestos de los préximos afios. Las caracteristicas que se observan para desarrollar un presupues- . Deberd basarse en el rendimiento potencial de todas sus partes. . Estard dirigido a todo el personal responsable para llevar a cabo los resultados fijados y lograr las metas determinadas por la empresa. 3. Contendré divisiones de lapsos cortos para su andlisis y com- paracién con el fin de que se hagan las modificaciones oportu- nas, si es necesario, y no esperar hasta los resultados finales. 4, Elsisterna de informacién estara claro y preciso para poder ge- nerar una resefia exacta de lo que se espera en los resultados. 5. Los costos de las materias primas deberdn revisarse tantas veces como sea necesario, asf como los precios de adquisicién de los insumos, con el fin de vigilar que respalden a los pre- cios de venta, 6. Las metas por alcanzar deberan ser reales, 0 sea, que se pue- dan lograr, por lo que se recomienda revisarlos periédicamen- te para que estén al dia, y no sean obsoletas. 7. Para los casos en que se encuentren variantes sustanciales, se tomaran decisiones inmediatas, dando aviso a todas las perso- nas involucradas en los cambios determinados. 8, Deberd ser un instrumento que podra usarse como planeacién futura y de control presente. 9. Servird de base para poder evaluar a las personas responsa- bles en cuanto a sus logros y rendimientos, a quienes se les podré tomar en cuenta para ascensos y mejoras econémicits 0 viceversa