Minuta de reunión

Cada reunión realizada debe ser documentada con los puntos discutidos, temas
relevantes y puntos pendientes, con la finalidad de mantener la historia de la toma de
decisión y ias situaciones. Este formato io ayudará a organizar las ideas en la
documentación de sus reuniones. Recuerde complementar esta minuta con la matriz de
puntos pendientes.

Se conocen como minutas al recurso redactado de una reunión o audiencia. Realizar un

detallado de como está formada la reunión, empezando con un listado de los presentes,
continuando con los preguntas y las respuestas de todos los que han asistidos, y
terminado con el resumen de las conclusiones a las que se han llegado o las decisiones
que se tomarán.

Se carece de consenso en lo referente a lo que tiene o no debe contener una minuta de

reunión de una empresa o institución de carácter no gubernamental. En lo referente a
límites concretos, los negocios y las organizaciones privadas definen las reglas por las
que ellos optan. Las minutas resultan tan bien explicadas y de carácter muy comprensivo
al igual que una transcripción, o tan resumidas y breves como un simple listado de las
resoluciones o decisiones tomadas.

Lo que se intenta conseguir o llevar a cabo mediante la minuta, es dar el servicio de

archivador de datos a la audiencia. Se usa para guardar de manera o por escrito , la
información expresada de oralmente, y guardarla como un archivo permanente, disponible
para revisar en cualquier momento y por cualquier razón (por lo general, se revisan las
decisiones y compromisos tomados en un determinado proyecto).

¿QUIÉN REDACTA LA MINUTA DE REUNIÓN?

Usualmente las minutas son escritas por secretarias o por una persona del equipo
asignada para tal efecto. En el caso de los ámbitos públicos y oficiales, por un
mecanógrafo. En cualquiera de los casos, es responsabilidad del encargado de dicha
tarea, tomar notas a lo largo de la reunión e interpretar lo que se trate en la misma.

Redactar una minuta parece ser una tarea bastante fácil, pero realmente involucra
problemas cognoscitivos y verbales para escribir un informe útil. Primero se debe
distinguir lo esencial de lo no esencial, la idea principal de las secundarias o de menor
importancia, y encontrar un lenguaje claro y apropiado para resumir la información e ideas
importantes. En muchos casos este trabajo se complejiza puesto que algunas reuniones
son usadas para establecer disputas y, por lo tanto, la persona encargada de la minuta se
deberá transformar en un juez y juzgar qué aspectos sacar en función del interés y
expectativas de sus colegas.
De todas formas, posteriormente será necesario el consenso de la minuta por parte de
todo el equipo. Si los miembros del comité o del grupo convienen que la minuta escrita
refleja lo que sucedió en la reunión, entonces ésta queda aprobada. Si hay errores u
omisiones, estos pueden ser corregidos o amentados posteriormente. Los cambios de
menor importancia se pueden realizar inmediatamente, y las minutas enmendadas
pueden ser aprobadas según la enmienda prevista.

CÓMO LLEVAR A CACBO UNA MINUTA DE REUNIÓN

Cuando se proceda a redactar la misma, es imprescindible contar con que la minuta debe
ser:

Específica. No hayu que caer en abstracciones y formas generales o típicas. Pra realizar
esto, necesitaremos detallar todo lo que pueda generar confusión y mal entendido, como
podrían ser: marcas de equipos, tipos de recursos, fechas y nombres de personas
responsables.

Concisa. La información que se incluya ha de redactarse de manera, sobre todo, resumida

y con carácter puntual. Es mejor que se haga alusión a todo lo explicado y planteado en
la reunión (de forma breve), se excluirán los detalles que no se consideren importantes o
necesarios, sobre todo las discusiones que no aporten nada. La excepción es para los
casos de reuniones financieras, en las cuales resulta muy común, aportar determinados
aspectos que se pudieran tomar como irrelevantes ,pero que los participantes prefieren
adherirse a la máxima de es mejor que sobren a que falten”por cuestiones de seguridad.

Objetiva. Es imprescindible acabra con toda subjetividad que denote opiniones,

sentimientos, etc., y que pueda producir una alteración la posterior interpretación de la
reunión.
 LOGO DE LA ORGANIZACIÓN

Minuta de reunión

INFORMACIÓN GENERAL
Fecha: Hora:
Lugar: Moderador:
Título: Objetivo:

ASISTENTES
Nombre y apellido Cargo Referencia

SÍNTESIS DE TEMAS TRATADOS

Tema Situación / Pasos a seguir Responsables Fecha

NOTAS

TEMAS PENDIENTES
-

Siguiente reunión: 21 de Mayo de 2010

Pedro Martínez
Especialista en Seguridad Informática
Empresa
 LOGO DE LA ORGANIZACIÓN

Minuta de reunión

Apuntes de la reunión

Fecha:…………………………………………………………………………………………………………...
Lugar:…………………………………………………………………........................................................
Objetivo/s: ……………………………………………………………………………………………………..
Reunión convocada por:…………………………………………………………………………………….

Asistentes

Nombre y apellido Cargo Referencia

Temas abordados

1. Tema 1
Detalle del tema…………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………….........

2. Tema 2
Detalle del tema…………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………….........

Acuerdos logrados

Descripción Responsable

Temas para la siguiente reunión

1. Tema 1
Detalle del tema…………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………….........

2. Tema 2
Detalle del tema…………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………….........

Próxima Reunión:
FIRMA