SESION-1 (Bibliografia)

Curso Virtual:
COMPETENCIAS DIGITALES
APLICADAS A LA FUNCIÓN
PENITENCIARIA
GUÍA DE SESION Nro. 1

TEMA:
Descripción del entorno de Excel
Administración de las Hojas de Cálculo
Ingreso de datos, texto y número
Selección de rangos
DOCENTES RESPONSABLES:
PROF. LUIS CAMPOS
PROF. MIGUEL CHALCO
PROF. DANIEL FERNADEZ
PROF. JOSUE NINA
PROF. ENOC NINA
PROF. RUBÉN TOLEDO
Centro de Informática UNMSM pág. 1
INDICE
DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO DE EXCEL ................................................................................. 4

Introducción ....................................................................................................................................... 4
1. Procedimientos Básicos .......................................................................................................... 4
1.1. Iniciar Excel 2016 ............................................................................................................... 4
1.2. Pantalla inicial .................................................................................................................... 5
Barra de título ............................................................................................................................. 6
Barra de acceso rápido ............................................................................................................ 6
Cinta de opciones ..................................................................................................................... 7
Barra de fórmulas ...................................................................................................................... 8
Barra de etiquetas ..................................................................................................................... 8
Barras de desplazamiento ....................................................................................................... 8
Barra de estado.......................................................................................................................... 8
Herramientas de ayuda ............................................................................................................ 8
1.3. Abrir, guardar y cerrar un libro de trabajo................................................................. 10
1.4. Crear, guardar, guardar como, abrir y cerrar libros de trabajo ............................ 10
Guardar cambios automáticamente .................................................................................... 11
ADMINISTRACIÓN DE LAS HOJAS DE CÁLCULO ................................................................................... 12
2. Libros de trabajo...................................................................................................................... 12
2.1. Funcionamiento de un libro de trabajo ...................................................................... 12
2.2. Desplazamiento en un libro de trabajo ....................................................................... 14

Selección de hojas en un libro de trabajo ......................................................................... 15
Seleccionar una sola hoja ..................................................................................................... 15
Selección de hojas adyacente .............................................................................................. 15
Selección de hojas no adyacentes ...................................................................................... 15
2.3. Desplazamiento dentro de la hoja ............................................................................... 16
Hoja de trabajo ......................................................................................................................... 17
2.4. Insertar y eliminar hojas ................................................................................................ 18
Insertar hojas.............................................................................................................................. 18
2.5. Cambiar el nombre de la hoja ....................................................................................... 19
Cambiar el color a las etiquetas de hoja................................................................................ 21
2.6. Mover y copiar hojas....................................................................................................... 21
Mover una hoja a otro libro de trabajo ............................................................................... 22
Elegir el comando Mover o Copiar hojas........................................................................... 23
3. Creación de la Hoja de Cálculo ............................................................................................ 23
INGRESO DE DATOS, TEXTO Y NÚMERO ............................................................................................. 25
3.1. Introducción de datos .................................................................................................... 25
SELECCIÓN DE RANGOS ....................................................................................................................... 28
4. Edición de una hoja de cálculo ............................................................................................ 28
4.1. Edición dentro de una celda ......................................................................................... 28
Las principales formas de acceder a la función copiar ................................................. 28
Mover datos o celdas ............................................................................................................. 30
4.2. Insertar, eliminar y borrar celdas, filas y columnas ................................................ 33
Insertar filas .............................................................................................................................. 33
Insertar columnas.................................................................................................................... 34
Eliminar o borrar celdas ........................................................................................................ 34
4.3. Búsqueda .......................................................................................................................... 35

DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO DE EXCEL
Introducción
Excel 2016 es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula, la cual está formada por columnas y filas formando
celdas.
Sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva, textos, tablas, gráficos, listas de
datos, realizar cálculos desde simples sumas hasta cálculos más complejos como son
reportes estadísticos e informes, así mismo realizar tareas contables y financieras utilizamos
sus funciones. Una de las ventajas es que permite almacenar y editar información las veces
que considere necesario hacerlo.
Esta aplicación se encuentra integrada en el conjunto de programas Microsoft Office como
Word, Access, PowerPoint, por lo cual resultará familiar utilizarlo puesto que muchos iconos
y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.
1. Procedimientos Básicos
1.1. Iniciar Excel 2016
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla,
colocar elcursor y hacer clic sobre el botón se despliega un menú; al colocar el

cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay
instalados en el ordenador; colocar el puntero del ratón sobre Mi Office y hacer clic sobre
Excel se iniciará el programa. O bien para poderencontrar la aplicación de Excel, debemos
pulsar en , que es la primera opción de este menú

comenzando por abajo.
Verá un listado de aplicaciones ordenado alfabéticamente. En él aparecen todas las

aplicaciones que tiene instaladas en el equipo y, desplazándose verticalmente hasta la
letra E (ya sea con el ratón o con la barra de desplazamiento vertical), encontrará la
aplicación Excel 2016, sobre la que pulsará para abrir una nueva hoja de Excel.

Desde el nuevo asistente de ayuda de Windows (llamado Cortana) situado abajo a la
derecha de la pantalla, junto al botón de Inicio, escribir en la caja de texto del asistente la
palabra Excel y nos dará la opción de iniciar la aplicación, o bien elegir Aplicaciones
situado en la parte superior.
O bien desde el escritorio siempre y cuando este como un acceso directo.
Para cerrar Excel 2016, puede utilizar cualquiera de las

siguientesoperaciones:
• Hacer clic en el botón Cerrar , este botón se encuentra situado en la

parte superiorderecha de la ventana de Excel.
• También puede pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta

combinación de teclascerrará la ventana que tenga activa en ese momento.
• Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .
1.2. Pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta y sus componentes fundamentales.
Podemos abrir un Libro en blanco, dando clic sobre la primera opción del menú de la
derecha, semostrará una hoja de cálculo.
La pantalla consta de una barra de herramientas principal y de una amplia cuadrícula

compuesta por filas y columnas; donde se realizará el trabajo.
Barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que se
guarde y se le asigne un nombre. En el extremo de la derecha están los botones para
minimizar , maximizar y cerrar .
Barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como

Guardar
Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quiera. Para ello,
desplegar la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido haciendo
clic sobre el pequeño icono con forma de flecha blanca hacia abajo, situado a la derecha
de los botones que describíamos anteriormente. En el desplegable que aparece las
opciones marcadas son las que están visibles en la barra, si se desea alguna más dar clic
sobre la opción para que aparezca visible dentro de la barra, deforma similar se eliminan
visualmente de la barra al dar clic sobre la opción. Si no encuentra la opciónen la lista que
propone, puede seleccionar Más comandos....
Cinta de opciones
La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que

contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una
pestaña, accedemos a la ficha.
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar
y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.
Es importante mencionar también que cuando trabajamos con determinados elementos,
aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras
tengamos seleccionado un gráfico, se dispondrá de la ficha Herramientas de gráficos,
que nos ofrece botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos.
Barra de fórmulas
Muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.

Cuando vayamosa modificar el contenido de la celda, dicha barra cambiará ligeramente.
Barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de

forma rápida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o
hacer clic en los triángulos.
Barra de estado
Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para

realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones
+ y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que
se visualiza el libro).
Herramientas de ayuda
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel como son:
¿Qué desea hacer?: Consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el Asistente.
Es un campo de texto donde podrá introducir palabras o frases

sobre lo quedesea realizar a continuación y llegar así rápidamente a esas opciones. O
también sirve para buscar ayuda sobre cualquier funcionalidad de Excel.

Supone una alternativa al tener que llegar a las opciones mediante las pestañas, grupos
y botones.Tan sólo tendrá que introducir qué funcionalidad desea trabajar (por ejemplo,
“celdas") y ofrece un listado de opciones entre las que pueda elegir la que requiere.
Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado.
Un método adicional que ha aparecido en esta versión Excel 2016 es el de la Búsqueda

inteligente. Seleccionar un término (por ejemplo, "Francia") en los datos de nuestro libro
de trabajo, hacer clic derecho y pulsar Búsqueda inteligente, accederemos a
información relevante sobre dicho término proveniente del buscador Bing de Internet.
La Búsqueda inteligente nos proporciona no solo definiciones, sino también artículos de

Wikipedia y las búsquedas más relevantes de Internet. Todo ello sin salir de Excel 2016.

1.3. Abrir, guardar y cerrar un libro de trabajo
La ficha Archivo
Hacer clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte

superiorizquierda de la pantalla podrá desplegar un menú desde
donde podrá ver las acciones que puede realizar sobre el
documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
Contiene elementos como: Información, Abrir, Guardar como o

Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo
observará que tiene un efecto verde oscuro. Si hace clic en ellas
se mostrará un panel a la derecha con más opciones, ocupando
toda la superficie de la ventana de Excel.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsar ESC o

hace clic en el icono con forma de flecha situado en la esquina
superior izquierda (regresar).
1.4. Crear, guardar, guardar como, abrir y cerrar libros de trabajo
Una vez que se ha creado un libro de trabajo, o se han hecho modificaciones a uno
existente, es necesario guardar los cambios realizados.
Para almacenar un archivo, se utilizan las opciones Guardar y Guardar como, que tienen
como diferencia el de Guardar como que permite cambiar el nombre del archivo en cada
ocasión que se desea guardar en la unidad del almacenamiento, y la opción Guardar
sólo lo hace la primera vez quese almacena el archivo. Para mantener en el disco el último
trabajo en forma segura, se debe guardarperiódicamente.
 Nuevo, para la creación de un nuevo documento.

 Abrir, para el acceso a un archivo existente de Excel.
 Guardar y Guardar como, que realizan las funciones como su nombre indica.
Por lo general se recomienda guardar cada 10 ó 15 minutos o después de haber

terminado cualquier trabajo que no se desee rehacer. Si se guarda frecuentemente se
evita perder parte del trabajo en caso de que ocurra algún problema con la energía
eléctrica o de otro tipo. También es conveniente guardar un archivo antes de:
 Imprimir o hacer un cambio importante.

 Transferir los datos del archivo a otra aplicación.
 Convertir los archivos a un formato de archivo diferente.
Iniciar una tarea que use mucha memoria, como la búsqueda o la revisión ortográfica.

Guardar cambios automáticamente
Excel puede guardar automáticamente el libro de trabajo activo o todos los libros de
trabajo abiertosdurante un intervalo de tiempo especificado, se ejecuta como sigue:
1. Ir al botón de Archivo
2. Seleccionar la opción,
Opciones aparecerá
un cuadro de diálogo
de Opciones de Excel,
del lado izquierdoelegir
la opción Guardar, del
lado derecho definir en
qué formato.
3. Especificar con qué
frecuencia desea quese
guarde el archivo.

ADMINISTRACIÓN DE LAS HOJAS DE CÁLCULO
2. Libros de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos en Excel, es decir, todo lo que hacemos
en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de
Excel tienen la extensión .xlsx para que la computadora lo reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de

trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto se puede comprobar en la pantalla de
Excel, en la barra de títuloubicada en la parate superior de la ventana verá que dice Libro1
- Excel.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo
decuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se
asigna seráLibro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
El nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan
guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 1 hoja aunque el número
de ésta puede variar entre 1 y 255, Si observa en la parte inferior de la ventana de Excel
encontrarás lasdiferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1,
Hoja2...
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el
númerode éstas puede variar entre 1 y 255. Si observa en la parte inferior de la ventana de Excel
encontrarála etiqueta de la Hoja1.
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.
2.1. Funcionamiento de un libro de trabajo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Las
hojas de cálculo están formadas por columnas y filas, éstas forman celdas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se

nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB, IV.
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto

de celdas deuna hoja de datos.
La intersección de una columna y una fila se le denomina Celda y se nombra con el

nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de la fila, por
ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama
A1.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta,
dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada
que las demás. De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda
activa y columna activa, columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales
en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
Como se muestra en la imagen desdela celda B4 hasta la celda B11.
2.2. Desplazamiento en un libro de trabajo
Un libro de trabajo es un contenedor de hojas de cálculo y de gráficos, todas las hojas se

almacenan en libros de trabajo. Un libro de trabajo se representa por un archivo de Excel. La hoja
de trabajo enExcel tiene una amplia cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas. Es decir
mucho espacio enel que podemos trabajar, avanzar con mayor rapidez a posicionarnos en una
celda específica, moviendo las barras de desplazamiento.
Podrá moverse hacia abajo al dar clic sostenido sobre la flecha o bien hacia la derecha.
También hay otras dos puntas de flecha en los contornos de la hoja de trabajo que nos
permitemovilizarnos.

Movemos hacia arriba al pulsar esta flechita.
Movernos hacia la izquierda al pulsar esta flechita.
Selección de hojas en un libro de trabajo
El trabajar en un libro de Excel, permite agrupar las hojas para realizar diversas tareas de forma
simultánea. Por ejemplo, eliminar varias hojas en un solo paso, dar formato o introducir los mismos
datos en varias hojas a la vez.
Seleccionar una sola hoja
Para convertir cualquier hoja de un libro de trabajo en la hoja activa, hacer clic en la etiqueta
correspondiente. También se puede utilizar el teclado para hacer que la hoja anterior o la siguiente
seala activa. Mantener presionada la tecla Control y presionar Avpag o Repag.
Selección de hojas adyacente
Hacer clic en la primera etiqueta de la hoja. Mantener presionada la tecla shift,

posteriormente hacerclic en la etiqueta de la última hoja del rango a seleccionar.
Selección de hojas no adyacentes
Hacer clic en la primera etiqueta de la hoja. Mantener presionada la tecla de Control y

hacer clic enlas otras hojas a seleccionar.
Dependiendo de la configuración que se le da a Excel, al presionar ENTER en una celda

determinadapodemos movilizarnos hacia otra. Generalmente se tiene configurado que al
dar ENTER salta a la celda de abajo.
Excel en la versión 2016 presenta una Hoja de Trabajo en un mismo libro o documento,
misma que puede irse incrementando de acuerdo a las necesidades de trabajo.

2.3. Desplazamiento dentro de la hoja
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. La hoja de
Excel, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el
área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través
de la hoja sonlas siguientes:
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde
se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda
de la barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda HG16 deberá escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla
ENTER. Aunque siempre puede utilizar el ratón, moviéndote con las barras de
desplazamiento para visualizarla celda a la que desea y hacer clic sobre ésta.
Hoja de trabajo
La hoja de trabajo consta de una cuadrícula compuesta por filas y columnas, de ahí que
para nombrara una celda determinada se haga una combinación de ambos parámetros.
En el que el primer elemento es la Columna y luego la Fila, las columnas están ordenadas
de acuerdoal alfabeto y las filas por números.
Columnas: Las columnas están identificadas por medio de letras que van desde la A
hasta la combinación de las letras XFD, 16,384 en total. Las columnas se encuentran en
forma vertical.
Fila o renglón: Las filas están identificadas por números del 1 al 1048576. Las filas se
encuentran en forma horizontal.
Celda: La intersección de una columna con una fila forma una celda. Una celda es una
localidad en la cual se consigue almacenar un dato que puede ser un número, un rótulo
o una fórmula. Por ejemplo, A4 será una celda ubicada en la columna A y en la cuarta fila

Si observa la columna A y la fila 4 tienen un color gris más oscuro que las demás lo
que indica laubicación de la celda.
Podemos también identificar en la pantalla principal, una barrita que muestra el cuadro de
nombre de la celda y la barra de fórmulas que se encuentra sobre la cuadrícula de
trabajo.
2.4. Insertar y eliminar hojas
Al abrir el programa de Excel 2016, se cuenta con una hoja de trabajo generalmente
dependiendo de la configuración que tenga el programa en opciones avanzadas, sin
embargo, si requiere más hojas puede insertarlas o eliminarlas de acuerdo a sus
necesidades.
Insertar hojas
Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir
más. El númerode hojas puede variar de 1 a 255.
Para añadir una hoja, se podrá hacer con los siguientes pasos:
Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadirán
a la izquierdade la seleccionada.
• Seleccionar el menú Insertar.

• Elegir la opción Insertar hoja.
O bien pulsar la combinación de teclas Mayús + F11.

• Otra forma es pulsar el botón Insertar hoja de la
zona inferior, esdecir el menú contextual de la

etiqueta de la hoja.
En este caso se insertará a continuación de las existentes, es decir, a la derecha del todo.
También se pueden insertar varias hojas de cálculo al mismo tiempo. Seleccionando el

número de hojas que se desean, de la manera anterior o bien con el teclado shift + F11.
Eliminar hojas Nota: Es posible cambiar el número de hojas de un libro de trabajo nuevo
elegiendo el botón de Archivo, Opciones, aparece el cuadro Opciones de Excel, en
General, donde dice Al crear nuevos libros en el cuadro Incluir este número de hojas
poner el número de hojas que desea aparezcan en el nuevo libro, el máximo de hojas que
permite es de 255.
Es posible eliminar las hojas sobrantes; para realizar esta tarea hacer los siguientes pasos:
En la cinta, selecciona la ficha Inicio, en al grupo Celdas, haz clic en la flecha situada junto a
Eliminar y después, en Eliminar hoja.
Para eliminar varias hojas al mismo tiempo, seleccionar el número de hojas, después ir
al comando
Eliminar del “Menú contextual” de la etiqueta de la hoja.
2.5. Cambiar el nombre de la hoja
En Excel 2016 se crean libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada
hoja se referencia como Hoja1, Hoja2, ...
Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja
para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los
ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda
Febrero, …
Recomendaciones al cambiar el nombre a las hojas:
1. La longitud máxima de los nombres de las hojas es de 31 caracteres.
2. No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo
nombre.
3. Si se desea modificar el nombre de una hoja, se pueden utilizar dos métodos:
4. El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes
pasos:
5. Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.
6. Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Cambiar el nombre de la
hoja, dentro delapartado Organizar hojas.

Si se observa en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará,
tal como: .
• Escribir el nuevo nombre y pulsar ENTER.
El segundo método es mucho más directo y rápido:
• Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja, es decir en su etiqueta

.
• Escribir el nuevo nombre de la hoja.
• Pulsar ENTER.
Otro método es hacer clic derecho en el ratón sobre la etiqueta de la hoja aparece el
menú contextual elegir la Opción Cambiar nombre y se seleccionará en negro la
etiqueta, escribir el nuevonombre en la etiqueta y presionar ENTER para fijar nombre.

Cambiar el color a las etiquetas de hoja
Excel 2016 también nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas
de cálculo. Para ello, seguir los siguientes pasos:
• Seleccionar el menú Formato de la pestaña Inicio.

• Elegir la opción Color de etiqueta. Aparecerá otro submenú.
• Seleccionar el color deseado.
Aquí se muestra como quedarían si asignamos un color a las etiquetas de las hojas.
Es posible que no aprecies el cambio mientras la hoja que hayas coloreado esté activa.
Seleccionaotra para ver los cambios aplicados.
Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos, pero en
vez de elegirun color, elegimos la opción Sin color.
Otra forma de cambiar el color es hacer clic con el botón derecho sobre la propia etiqueta.
En el menúcontextual encontrarás la opción Color de etiqueta.
2.6. Mover y copiar hojas
En algunas ocasiones es necesario mover y copiar hojas en un libro de trabajo. En Excel

es posible efectuar estas dos acciones, ya sea dentro del mismo libro o en uno diferente.
Para reorganizar las hojas de un libro de trabajo, realiza los siguientes pasos.

Para mover más de una hoja, seleccionarlas y arrastrarlas. Si las hojas seleccionadas no
sonadyacentes, se insertarán juntas
Mover una hoja a otro libro de trabajo
Para mover o copiar una hoja, realiza las siguientes acciones:
Seleccionar la ficha de Inicio el grupo Celdas botón de Formato la opción Mover o copiar
hoja
Se visualizará el siguiente cuadro de diálogo.

Elegir el comando Mover o Copiar hojas
Seleccionar el libro de trabajo destino * (debe estar abierto), así como el lugar en donde
se desean colocar las hojas. O si lo prefieres, puedes crear un nuevo libro que contenga
únicamente las hojas que vas a mover o copiar.
Indicar si se desea que se haga una copia y Aceptar
Nota: Si existe una hoja con el mismo nombre en el libro de trabajo destino, Excel cambia el
nombre de la hoja.
Otra forma de copiar hojas de una manera sencilla en el mismo libro de trabajo es
seleccionar la hoja, mantener presionada la tecla de Control y arrastrar la hoja por la fila
de etiquetas. El triángulonegro indica dónde se va a insertar la copia de la hoja. Al soltar
el botón del ratón la hoja se copia enla nueva ubicación, generando una copia de la hoja
agregando un número en la etiqueta ya que no pueden contener el mismo nombre.
3. Creación de la Hoja de Cálculo
Antes de introducir cualquier información, se deben seleccionar las celdas u objetos que
se desean modificar.
Para ello mover el cursor en dirección a donde se requiere escribir, a través de las
flechas demovimiento del tablero o bien con el ratón.
Por ejemplo, escribir en la celda B4, Nombre del empleado
*
Libro en el que se va a copiar o mover la información.

En la celda C4 escribir Departamento
Aparentemente el Nombre del empleado no aparece completo.
Sin embargo se puede ampliar el tamaño, para ello posicionarse en el límite entre las dos
columnas B y C.
Aparece una cruz delgada con la cual podemos incrementar el tamaño, mantener el botón
izquierdo del ratón presionado y mover el ratón hacia la derecha hasta alcanzar el tamaño
deseado de la columna, a medida que se amplía la columna aparece un recuadro que
muestra la medida del ancho de la columna.
Al tener el ancho deseado soltamos el botón del ratón y dejamos de movernos hacia la
derecha. Ya setendrá la columna con un tamaño suficiente para mostrar la información
Igual es el caso de la palabra Departamento que pasa el tamaño de la columna.

Repetimos el mismo procedimiento para ampliar; ubicarse en el límite entre la columna C
y D, pulsar el botón izquierdo delratón y mantenerlo presionado, mover hacia la derecha
hasta alcanzar el ancho deseado.

INGRESO DE DATOS, TEXTO Y NÚMERO
3.1. Introducción de datos
En una hoja de cálculo se puede introducir dos tipos de datos:
Valor constante
Es un dato que se escribe directamente en una celda. Puede ser un valor numérico, como
una fecha, hora, moneda, porcentaje, fracción, notación científica o puede ser un texto. Los
valores constantes nocambian salvo que se seleccione la celda y se edite su contenido.
Fórmula
Es una secuencia de valores, referencias de celdas, nombre, funciones u operadores que

producen unnuevo valor a partir de valores existentes. Las fórmulas comienzan siempre
con el signo (=). Un valor que se ha creado a partir de una fórmula puede cambiar cuando
cambian los valores de la hoja de cálculo los valores de la hoja de cálculo a los que hace
referencia.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza

una fecha ouna hora negativa.
#¡NUM! Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como

puede sersumar textos.
#¡DIV/0! Cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el texto de
la fórmula. #N/A Cuando un valor no está disponible
para una función o fórmula.#¡REF! Se produce cuando
una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo
en la esquinasuperior izquierda tal como esto: .
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber
más sobre elerror.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro
u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes
opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el
mismo aspecto que todaslas demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta
y todas las demás sumas).
Números
Cuando se crea una nueva hoja de cálculo a todas las celdas se les asigna el formato de
número General, que muestra los números en la forma más exacta posible, utilizando el
formato de número entero (789), el formato de fracción decimal (7,89). Cuando puede,
Excel asigna automáticamente elformato de número correcto a los datos que se están
introduciendo. Por ejemplo, cuando se introduce un número que contiene el signo de
moneda o un signo de porcentaje, Excel cambia automáticamenteel formato de la celda a
un formato de moneda o de porcentaje, respectivamente. Los números que seintroducen
se alinean a la derecha de la celda.
Si un número es demasiado largo para aparecer en una celda, mostrarán una serie de
signos de número (#####). Si se aumenta el ancho de columna lo suficiente para
acomodar el número, éste aparecerá en la celda.
Para introducir un número como texto aplicar el formato de texto a las celdas antes de
introducir los datos, seleccionar la ficha Inicio del grupo número, categoría “Texto”.
También se puede introducir unnúmero como si fuera texto escribiendo un apóstrofe (‘)
antes del mismo.
Para introducir un número como valor constante, selecciona la celda y escribir el número,
pueden incluir caracteres numéricos (del 0 al 9), así como cualquiera de los caracteres
especiales:
+ - () , / $ % . E e
Al introducir datos es necesario tomar en cuenta las normas siguientes: Se pueden incluir
puntos y número como 1.000.000. Una sola coma en una entrada numérica será
considerada como una coma decimal. Los signos (+) introducidos delante de número
serán ignorados. Los números negativos deberán ser precedidos por el signo menos (-) o
estar entre paréntesis.

Texto
Un texto puede estar compuesto de cualquier tipo de caracter.
Cualquier conjunto de caracteres que se introduzca en una celda que Excel no interprete
como número, fórmula, hora, fecha, valor, lógico o de error lo interpreta como texto.
Cuando se introducetexto, se alinea a la izquierda de la celda.
Para introducir texto, seleccionar la celda y escribir el texto. Una celda puede contener
hasta 255 caracteres.

SELECCIÓN DE RANGOS
4. Edición de una hoja de cálculo
Modificar los datos ya capturados es natural al trabajar con cualquier programa de

computadora, paraeso sirven las herramientas de edición.
Las opciones con las que podemos editar los datos en Excel son prácticamente iguales
en los diversos programas que componen Office. Sin embargo, también muestran
algunas características específicas de la hoja de cálculo que son útiles en el trabajo
cotidiano.
La información que contiene una celda, se puede modificar o cambiar escribiendo la

nueva entrada sobre la ya existente o editando parte de la información incluida en la celda.
4.1. Edición dentro de una celda
Para editar el contenido de una celda, Excel cuenta con los botones de cortar, copiar, copiar
formato ypegar dentro de la cinta de Inicio.
También dentro del menú contextual, o los botones de la barra de herramientas, los
principales comandos en la Edición, son:
 Cortar Elimina de las celdas los caracteres seleccionados y los coloca en el

Portapapeles*.
• Copiar Hace una copia de los caracteres seleccionados y los coloca en el

Portapapeles
• Pegar Coloca el contenido del Portapapeles en la celda, a partir del punto de
inserción.
• Borrar Borra de las celdas los caracteres seleccionados, no se guardan en el
Portapapeles.
También se puede presionar la tecla de SUPRIMIR o RETROCESO para borrar

los caracteresseleccionados.
Nota: Se pueden deshacer o repetir la mayoría de las acciones y comando de edición

haciendo clic en los botones “Deshacer” y “Repetir” de la barra de herramientas,
inmediatamente después de realizar una acción o de elegir un comando.
Las principales formas de acceder a la función copiar
Existe la posibilidad de cambiar la posición del contenido de las celdas copiándose o

moviéndose aotro lugar dentro de la misma hoja de cálculo, a otra hoja dentro del mismo libro
o a otra aplicación.
Existen dos formas de copiar y mover celdas o datos.Desde la barra de herramientas
* Zona de almacenamiento temporal, hasta que se corta o copia otro texto, imagen, etc.

1) Sombrear los datos que se desea copiar
2) Buscar en la barra de herramientas la función Copiar
3) Las celdas sombreadas para ser copiadas aparecerán punteadas como muestra
de que han sidoseleccionadas
4) Ubicarse en la celda donde a partir de ella se copiarán los datos previamente

seleccionados y pulsar Enter en el teclado.
Botón derecho del ratón
a) Sombrear los datos que se desean copiar
b) Pulsar el botón derecho del ratón y aparecerá un menú de opciones.
c) Seleccionar la opción Copiar

d) Ubicarse en la celda a partir de la cual se requiere copiar los datos y pulsar Enter en el
teclado.
Para pegar valores previamente seleccionados con copiar.
 Seleccionar la información que se desea copiar.

 Seleccionar copiar.
 Ubicar la celda donde se desea pegar la información.
 Seleccionar la función Pegar de la cinta de opciones, ficha Inicio.
 Observar la celda y aparecerá la información.
Por ejemplo, si se quisiera pegar la información más de una vez, se tiene que volver a
seleccionar la celda donde se desea y seleccionar nuevamente pegar las veces que sea
necesario añadir la información.
Muy importante: Luego de haber pegado los datos por última vez, presionar Esc (escape)
del teclado, para borrar la selección de datos.
Mover datos o celdas
Cuando se mueven celdas, éstas se cortan y se transfieren a otra posición.
Para mover datos de un lugar hacia otro, en Excel como en otras aplicaciones, se toma
como si se fuera a cortar la información para pegarse en otro lado, utilizamos ambas
funciones, Cortar y Pegar, por ejemplo:
Si se desea mover las palabras Seguro e Interés, hacia la columna C, mantener las filas 2
y 3 para losdatos.
1) Sombrear ambas palabras.

2) Buscar y pulsar en la barra de herramientas la función Cortar (representado por una
tijerita).
1) Ubicarse en las celdas donde se requieran los datos y pulsar la función Pegar
de la barra deherramientas
2) Aparecerán los datos movidos desde la columna A hasta la columna C
Otra forma de cortar y pegar:
a) Una vez sombreados los datos que queremos mover, pulsar el botón derecho del
ratón yseleccionar del menú que se desplegará la función Cortar, se marcan los datos
de manera punteada.
a) Ubicarse en la celda hasta donde se desean mover los datos cortados, pulsar el
botón derecho delratón y elegir la función Pegar.
b) Ya tendremos nuestros datos cortados y pegados en otro lugar.
Además de los comandos de la cinta de opciones y el menú contextual, también se pueden

utilizar lasteclas del método abreviado para mover y copiar:

Función Botón Teclas
Cortar CTRL +
X
Copiar CTRL +
C
Pegar CTRL +
V
Cuando se insertan filas, columnas o celdas en una hoja que ya cuenta con formato, al
realizarse lainserción aparecerá una Etiqueta inteligente que contine las opciones necesarias.
Cuando se inserta filas, se visualiza el siguiente menú en la etiqueta inteligente.
Mantener formato de origen: Copia la información, tal como se encuentra en el origen.
Coincidir con formato origen: Copia la información, pero le asigna el formato que tenga el
destino.
Formato de números o valores: Copia los formatos de número y valores solamente;

es decir, nocopia los formatos de fuente, tramas, bordes, etc.
Cuando se elimina celdas, éstas se pueden recorrer hacia la izquierda o hacia arriba.

4.2. Insertar, eliminar y borrar celdas, filas y columnas
Insertar filas
Para cambiar la estructura de los datos de una hoja de cálculo, es posible insertar,
eliminar y borrar celdas, filas o columnas. En Excel resulta útil la función de insertar
filas y columnas. Se pueden insertar celdas en blanco, filas y columnas enteras en
cualquier lugar de la hoja de cálculo.
Al insertar celdas las demás se desplazan para incluir las nuevas. Al eliminar las celda, las celdas
circundantes de desplazan para llenar el espacio vacío. Al borrar las celdas lo que se borra es el
contenido, las celdas quedan en blanco. Por ejemplo, la siguiente tabla, muestra dónde tendría
que insertarse una fila.
Seguir los siguientes pasos para insertar la fila:

1. Ubicarse en la fila 5, que es en la que se requiere tener un nuevo espacio para escribir los
datosrestantes.
2. Buscar la opción Insertar en la barra de herramientas del botón Inicio, grupo

Celdas.
3. Seleccionar Insertar filas de hoja
4. Se tendrá una nueva fila insertada, en la cual podemos ingresar la información que falta.

Insertar columnas
Para insertar una única columna, seleccionar la columna o una celda de la columna
situada inmediatamente a la derecha de la posición en la que se desea insertar la nueva
columna. Para insertar varias columnas, escoger las columnas situadas inmediatamente
a la derecha de la posición en la que se desea insertar las nuevas. Elegir el mismo número
de columnas que se desea insertar.
Otra forma para insertar columnas. Seguir los siguientes pasos
1. Posicionarse en el lugar donde se desea una nueva columna. En este caso, la

edad se tecleará allado derecho del nombre del empleado, es decir la columna D.
2. Buscar la opción Insertar de la barra de herramientas del botón Inicio, en el
grupo Celdas.
3. Desplegar el menú y seleccionar Insertar columnas de hoja.
4. Se habrá insertado una nueva columna
Escribir el parámetro Edad y los datos correspondientes. La nómina quedaría de la siguiente

forma.
Eliminar o borrar celdas
Se borra el contenido, los formatos o las notas, pero las celdas permanecen en la hoja de
cálculo. Borrar y eliminar celdas produce resultados distintos en las fórmulas que hacen

referencia a ellas. Si se borra el contenido de la celda, su valor es cero. Si se elimina una
celda, ésta dejará de existir, unafórmula que haga referencia a la celda eliminada no podrá
encontrarla y devolverá el valor de error #!REF!
Para borrar celdas
 Seleccionar las celdas que se desean borrar

 Presionar la tecla Supr
Nota: Al borrar el contenido, se eliminarán todas las fórmulas o datos de una celda.
Copiar y desplazar celdas arrastrando
Un modo rápido de copiar y mover celdas a una distancia corta en la hoja de cálculo es
usando el ratón
Copiar celdas arrastrando
 Seleccionar la celda o rango

 Colocar el puntero del ratón en el borde de la selección
 Presionar la tecla Control y arrastrar el borde a una nueva posición
Mover celdas arrastrando
 Seleccionar las celdas que se van a mover. Colocar el puntero del ratón
en el borde laselección
 Arrastrar a una nueva ubicación.
4.3. Búsqueda
Para buscar celdas que contengan caracteres específicos en una hoja de cálculo,
selecciona un texto, un formato o un tipo de información específico dentro del libro.
También puede reemplazar la información con nuevo texto o formato en la hoja de cálculo
de la siguiente manera.
Elegir la opción buscar dentro de la pestaña Inicio. Para buscar y reemplazar

secuencias de caracteres en celdas, elegir la pestaña Reemplazar dentro de las opciones
Inicio.

Buscar variaciones en una secuencia de caracteres
Para buscar variaciones en una secuencia de caracteres, usar el signo de interrogación

(?) que representa cualquier carácter individual y el asterisco (*) para representar
cualquier número de caracteres en esa misma posición. Cuando se quieran buscar
asteriscos y signos de interrogación reales, procederlos de una tilde (~).

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GUÍA DE SESION Nro. 1

DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO DE EXCEL ................................................................................. 4

Centro de Informática UNMSM pág. 2

Centro de Informática UNMSM pág. 3

1.1. Iniciar Excel 2016

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla,

colocar elcursor y hacer clic sobre el botón se despliega un menú; al colocar el

pulsar en , que es la primera opción de este menú

Verá un listado de aplicaciones ordenado alfabéticamente. En él aparecen todas las

Centro de Informática UNMSM pág. 4

O bien desde el escritorio siempre y cuando este como un acceso directo.

Para cerrar Excel 2016, puede utilizar cualquiera de las

• Hacer clic en el botón Cerrar , este botón se encuentra situado en la

• También puede pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta

• Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .

1.2. Pantalla inicial

La pantalla consta de una barra de herramientas principal y de una amplia cuadrícula

minimizar , maximizar y cerrar .

Barra de acceso rápido

Centro de Informática UNMSM pág. 6

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que

Muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para

Es un campo de texto donde podrá introducir palabras o frases

Centro de Informática UNMSM pág. 8

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado.

Un método adicional que ha aparecido en esta versión Excel 2016 es el de la Búsqueda

La Búsqueda inteligente nos proporciona no solo definiciones, sino también artículos de

Centro de Informática UNMSM pág. 9

Hacer clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte

Contiene elementos como: Información, Abrir, Guardar como o

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsar ESC o

1.4. Crear, guardar, guardar como, abrir y cerrar libros de trabajo

 Nuevo, para la creación de un nuevo documento.

Por lo general se recomienda guardar cada 10 ó 15 minutos o después de haber

 Imprimir o hacer un cambio importante.

Centro de Informática UNMSM pág. 10

Centro de Informática UNMSM pág. 11

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de

2.1. Funcionamiento de un libro de trabajo

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se

Centro de Informática UNMSM pág. 12

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto

La intersección de una columna y una fila se le denomina Celda y se nombra con el

Centro de Informática UNMSM pág. 13

2.2. Desplazamiento en un libro de trabajo

Un libro de trabajo es un contenedor de hojas de cálculo y de gráficos, todas las hojas se

Centro de Informática UNMSM pág. 14

Movernos hacia la izquierda al pulsar esta flechita.

Selección de hojas en un libro de trabajo

Seleccionar una sola hoja

Selección de hojas adyacente

Hacer clic en la primera etiqueta de la hoja. Mantener presionada la tecla shift,

Selección de hojas no adyacentes

Hacer clic en la primera etiqueta de la hoja. Mantener presionada la tecla de Control y

Dependiendo de la configuración que se le da a Excel, al presionar ENTER en una celda

Centro de Informática UNMSM pág. 15

Centro de Informática UNMSM pág. 16

Centro de Informática UNMSM pág. 17

2.4. Insertar y eliminar hojas