MÉTODO PARA USAR UNA BASE DE DATOS DE EXCEL

Antes que nada, el archivo de Excel que se vaya a usar como base de datos para ser combinada con
correspondencia, debe tener una característica básica de presentación. La información debe iniciar
siempre en la fila 1 y la columna A. Debe tener sólo una fila de títulos y ésta debe estar ubicada en
la fila 1. Si el libro de Excel el cual se quiere usar como base de datos tiene una presentación
diferente, sólo es migrar la información hacia otra hoja del mismo libro usando sólo los datos
relevantes. Es conveniente colocarle nombre a la hoja para distinguirla de las otras. Una vez logrado
esto, el libro de Excel puede ser cerrado.

IMPORTACIÓN DE LA BASE DE DATOS

Usando Word, abrir el menú Correspondencia y

en el área Iniciar combinación de
correspondencia, seleccionar el ícono Seleccionar
destinatarios y Usar una lista existente.

Una vez allí, Word mostrará un Explorador de

Windows con lo cual se procede a buscar el
archivo de Excel que contiene la información de
base de datos.

Después de escoger el archivo de

Excel, Word presenta una ventana
desde la cual se debe escoger la hoja
que contiene la información para la
base de datos.

¿Cómo saber si se han hecho los pasos

correctos? Para ello, desde el menú
Correspondencia y del área Escribir e
insertar campos, seleccionar el ícono
Insertar campo combinado.

Allí debe estar en una columna todos y cada uno

de los nombres de los títulos de cada columna en
forma ordenada y precisa. Se procede entonces
a seleccionar uno por uno los campos que se
usen en el documento.

Nota: una base de datos puede contener

información que no necesariamente debe usarse
por completo en un documento, sólo seleccionar
los campos relevantes al documento.
FUSIÓN DE LOS DOS ARCHIVOS

Una vez logrado el diseño del documento con sus respectivos campos extraídos de la base de datos,
seleccionar el menú Correspondencia y del área Finalizar, el ícono Finalizar y combinar, Seleccionar
Editar documentos individuales y de la pequeña ventana que aparece, seleccionar Aceptar. Se
crearán tantas cartas como datos tenga la base de datos. Si se encuentra algún error, se debe cerrar
este archivo de Word sin guardarlo y usar la plantilla o documento principal para realizar las
correcciones pertinentes y volver a proceder a la fusión de los archivos hasta lograr el efecto
deseado.

FILTRADO DE INFORMACIÓN

En algunos casos, no toda la información de la base de datos es necesaria.

Después de realizar todos los pasos anteriores y teniendo en pantalla el documento con los campos
insertados, abrir el menú Correspondencia, del área Iniciar combinación de correspondencia,
seleccionar el ícono Editar lista de destinatarios. En pantalla estará la ventana que permite filtrar la
información.

Escoger los campos con las restricciones deseadas y se procede de forma normal la combinación de
correspondencia.