MANUAL DE

CORRESPONDENCIA

HOSPITAL PSIQUIATRICO SAN

RAFAEL.

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO.

Primera versión

Pasto, Nariño.
Abril de 2016
 TABLA DE CONTENIDO.

INTRODUCCION………………………………………………………..3
1. OBJETIVO…………..………………………………………………….4
2. REFERENCIAS NORMATIVAS………….…5, 6, 7, 8, 9, 10
3. DEFINICIONES…………………………………………………11,12
4. CONDICIONES GENERALES………………………………….13
5. RECIBO, RADICACION DE REGRISTRO………………….14
 INTRODUCCIÓN

Para la E.S.E. Hospital Mental de Nariño, es importante cumplir con

la normatividad referente al programa de gestión documental
siguiendo los lineamientos, estipulados por el Acuerdo 060 de 2001
“Por el cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas” Y los
los lineamientos de la política Cero Papel en la administración pública
emitida por la Directiva Presidencial NRO. 04 de 2012 “Eficiencia
Administrativa y lineamientos de la política cero papel” por tal razón
Se realizará este manual con el objetivo de garantizar la aplicación de
La normatividad archivística expedida por el Archivo General de la
Nación.

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 1. OBJETIVO

Establecer la centralización y normalización de los procesos

establecidos en el programa de gestión documental como lo son:
Producción, Gestión y Trámite y Organización por medio del software
de gestión documental SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN INTEGRAL
DE ARCHIVO (SAIA), garantizando que la información cumpla con su
trazabilidad en el menor tiempo posible para los usuarios externos e
internos del Hospital Psiquiátrico San Pedro.

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2. NORMATIVIDAD.

Ley 527 de 1999. “Por medio de la cual se define y reglamenta el

acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de
las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones”

El Artículo 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos.

Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o
informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho,
siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior

consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el
Formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún
Formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la
Información generada, enviada o recibida.
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita
Determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que
fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
4. No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que
tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes
de datos.
5. Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en
Cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.

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El Artículo 13. Conservación de mensajes de datos y archivo de
Documentos a través de terceros.
El cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o
informaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o
a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones
enunciadas en el artículo anterior.

El Artículo 21. Presunción de recepción de un mensaje de datos.

Cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, se
presumirá que éste ha recibido el mensaje de datos.
Esa presunción no implicará que el mensaje de datos corresponda al
mensaje recibido. Cuando en el acuse de recibo se indique que el
mensaje de datos recepcionado cumple con los requisitos técnicos
convenidos o enunciados en alguna norma técnica aplicable, se
presumirá que ello es así.

El Artículo 22. Efectos jurídicos. Los artículos 20 y 21 únicamente

rigen los efectos relacionados con el acuse de recibo. Las
consecuencias jurídicas del mensaje de datos se regirán conforme a
las normas aplicables al acto o negocio jurídico contenido en dicho
mensaje de datos.

La Ley 594 de 2000. “Ley General de Archivos”, tiene por objeto

establecer las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la
Nación”

El Artículo 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán

incorporar tecnologías de avanzada en la administración y
conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico,
electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando
cumplan con los siguientes requisitos:
Organización archivística de los documentos.

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Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo
en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones
ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y
reproducción de la información contenida en estos soportes, así como
el funcionamiento razonable del sistema.

PARÁGRAFO 1º.
Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la
validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los
requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la
autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

PARÁGRAFO 2º.
Los documentos originales que posean valores históricos no podrán
ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados
mediante cualquier medio.

El Acuerdo 060 de 2001. Expedida por el Archivo General de la

Nación establece las pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas.

El Artículo 3 Unidades de Correspondencia del Acuerdo 060 de

2001.Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura,
la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y
normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de
sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los
programas de conservación, integrándose a los procesos que se
llevaran en los archivos de gestión, centrales e históricos.
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Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de
correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias
sucursales en una misma ciudad, la entidad determinara conforme a
sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las
comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de
correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y
normalización unificado en cada entidad.

Las unidades de correspondencia deberán contar con personas

suficientes y debidamente capacitados y de los medios necesarios,
que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las
comunicaciones de carácter oficial, mediantes de servicios de
mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que
faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos
y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rige la
administración pública.

La Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de

Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
El Artículo 56. Notificación electrónica.
Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios
electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio
de notificación. Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el
interesado podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones
sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad
con los otros medios previstos en el Capítulo Quinto del presente
Título.
La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el
administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá
certificar la administración.
El Artículo 58. Archivo electrónico de documentos.
Reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 2609 de 2012.
Cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios
electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo
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medio. Podrán almacenarse Por medios electrónicos, todos los
documentos utilizados en las actuaciones administrativas. La
conservación de los documentos electrónicos que contengan actos
Administrativos de carácter individual, deberá asegurar la autenticidad
e integridad de la información necesaria para reproducirlos, y registrar
las fechas de expedición, notificación y archivo.
El Artículo 59. Expediente Reglamentado parcialmente por el Decreto
Nacional 2609 de 2012. El expediente electrónico es el conjunto de
documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento
administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que
contengan.
El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante
un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o
entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad
del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se
requiera.
La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas
que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios
electrónicos, de conformidad con la ley.
El Artículo 61.Recepción de documentos electrónicos por parte de las
autoridades.
Para la recepción de mensajes de datos dentro de una actuación
administrativa las autoridades deberán:
1. Llevar un estricto control y relación de los mensajes recibidos en los
sistemas de información incluyendo la fecha y hora de recepción.
2. Mantener la casilla del correo electrónico con capacidad suficiente y
contar con las medidas adecuadas de protección de la información.
3. Enviar un mensaje acusando el recibo de las comunicaciones
entrantes indicando la fecha de la misma y el número de radicado
asignado.
El Artículo 61.Prueba de recepción y envío de mensajes de datos por
la autoridad. Para efectos de demostrar el envío y la recepción de
comunicaciones, se aplicarán las siguientes reglas:

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El mensaje de datos emitido por la autoridad para acusar recibo de
una comunicación, será prueba tanto del envío hecho por el interesado
como de su recepción por la autoridad.

Cuando fallen los medios electrónicos de la autoridad, que impidan a

las personas enviar sus escritos, peticiones o documentos, el
remitente podrá insistir en su envío dentro de los tres (3) días
siguientes, o remitir el documento por otro medio dentro del mismo
término, siempre y cuando exista constancia de los hechos
constitutivos de la falla en el servicio.

Directiva Presidencial NRO. 04 de 2012. “Eficiencia Administrativa y

lineamientos de la política cero papel en la administración pública”

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 3. DEFINICIONES

Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos,

producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura
orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural
por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su
gestión.

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o

producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una
entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado

que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del
funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Distribución de comunicaciones oficiales: Actividades tendientes a

garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información

generada, recibida, almacenada y comunicada por medios
electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y
debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario

público en el ejercicio de su cargo o con su intervención.

Documento original: Es la fuente primaria de información con todos

los rasgos y características que permitan garantizar su autenticidad e
integridad.

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Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por
medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la
fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la
Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de
radicado el documento.

Recepción de comunicaciones oficiales: Conjunto de operaciones

de verificación y control que una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que son remitidos por una persona
natural jurídica.

Registro de comunicaciones oficiales: Ingreso o anotación de los

datos del documento en los modelos de controlo aplicativos
electrónicos.

SAIA: Sistema de administración integral de archivo.

Trámite de comunicaciones oficiales: Curso del documento desde

su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa
.

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 4. CONDICIONES GENERALES

El horario de atención en la Unidad de Correspondencia de la E.S.E.

Hospital Psiquiátrico Hospital san Rafael está estipulado de la
siguiente forma:

Lunes a jueves desde las 07:00 am hasta las 05:00 pm.

Los días viernes desde las 07:00 am hasta las 05:00 pm.

Para los días sábados, domingos y festivos la Unidad de
Correspondencia no estará en funcionamiento.

GESTIÓN Y TRÁMITE:

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación

aun trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la
descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para
consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites
que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

Estos procesos documentales se llevan a cabo mediante el software

Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA) en los
Módulos1 Mis documentos y 2 Radicación.

Cada uno de los funcionarios de laE.S.E. Hospital Psiquiátrico San

Rafael, tiene asignado un usuario y clave de acceso solo para el
Módulo 1 Mis documentos en el software Sistemas de Administración
Integral de Archivos (SAIA), con el objetivo de evidenciar la
trazabilidad de los documentos generados y recibidos de manera
externa e interna.
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 5. RECEPCION Y RADICACION

5.1Comunicaciones Oficiales

Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio
utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es
pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en
que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en
el Acuerdo 060 de 2001, expedido por el Archivo General de la
Nación.
Se consideran oficiales las comunicaciones que son recibidas,
enviadas y radicadas por la Unidad de Correspondencia a través del
software Sistemas de Administración Integral de Archivos(SAIA); por lo
tanto ningún empleado del no podrá recibir ni distribuir mensajería.
.
RECEPCIÓN: Las comunicaciones oficiales externas son
recepcionadas en la Unidad de Correspondencias del hospital
Psiquiátrico San Rafael, por la auxiliar administrativa del Área de
Gestión Documental de forma personal, correo físico (empresas de
mensajería), correo electrónico.

COMUNICIONES INTERNAS: Es la transmisión y recepción de datos,

pautas, imágenes elaboradas por el usuario interno (funcionario) en el
cumplimiento de las funciones asignadas las cuales permiten cruzar
información entre unidades administrativas del Hospital Psiquiátrico
San Rafael.

RECIBIDAS: Son las comunicaciones recepcionadas por una o

varias unidades administrativas en el ejercicio de las actividades
propias de hospital San Rafael de forma electrónica, mediante el
software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA).

ENVIADAS: Son las comunicaciones elaboradas, distribuidas

automáticamente por los usuarios internos (funcionarios), a través del
software Sistemas de Administración Integral de Archivos (SAIA); en el
ejercicio propio de sus funciones. 14
RADICACIÓNDE ENTRADA: Cada vez que se recepción la
comunicación oficial externa, la auxiliar administrativa del Área de
Gestión Documental ingresa al software de Sistemas de
Administración Integral de Archivos (SAIA) con su usuario y clave de
acceso personal, una vez habilitado su usuario se dirige al Módulo 2
Radicación.

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