Enfoques de la Administración del tiempo

La administración del tiempo es el arte de hacer que nuestro tiempo sea benéfico y productivo.
Esto lo podemos lograr mediante una planeación, organización, ejecución y control de nuestras
actividades cotidianas, con el fin de lograr nuestras metas u objetivos.

propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los
demás. La mayor parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos
controlar.

1. ORGANIZACIÓN DE LAS COSAS

Ordenar todo, desde el espacio de la oficina hasta el espacio de la cocina.

2.ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS

Establecer el orden y la secuencia de los asuntos pendientes.

3. ORGANIZACIÓN DE LAS PERSONAS

Especificar lo que usted pueda hacer y lo que los demás pueden hacer, delegar, crear
seguimiento para mantenerse al tanto de lo que está sucediendo.

4. TIEMPOS Y MOVIMIENTOS
Analice el proceso y flujo de sus funciones (cual primero y porque).

ENFOQUE HABILIDADES
Este enfoque se basa en el paradigma según el cual administrar el tiempo
es una habilidad, para poder desempeñarnos con efectividad en el mundo
actual tenemos que dominar ciertas habilidades básicas.
• - Usar una agenda de citas
• - Lista de asuntos pendientes
• - Fijarnos metas
• - Delegar

Mantenerse en forma: Debes hacer un alto en el camino para recordar que el cuerpo que tienes
es para toda la vida, así que por favor cuídalo. Justificar que no comes bien, que no haces ejercicio
o que duermes poco porque tienes mucho trabajo, es como decirte a ti mismo que no te importa
tu salud y que estás perfectamente dispuesto a asumir las consecuencias. Si quieres rendir más,
aprende y disciplínate a cuidar la maquinaria más preciosa que tienes y dale mantenimiento
permanente con buenos hábitos de vida. Si de verdad quieres tu cuerpo, demuéstralo todos los
días.
EL ENFOQUE “ORGANÍCESE”
Sostiene que la mayoría de los problemas que conciernen a la administración del tiempo se deben
al caos: a la falta de orden en nuestra vida. La solución que se propone son los sistemas: sistemas
de archivo, sistemas de bandeja de entrada y salida, sistemas de recordatorios, sistema de base de
datos.

La organización en tres ámbitos:

Organización de las cosas, ordenarlo todo.

Organizar las tareas. Establecer el orden y la secuencia de los asuntos pendientes.

Organización de las personas, especificar lo que usted puede hacer y lo que los demás pueden
hacer, delegar, crear sistemas para la mantenerse al tanto de lo que está sucediendo.

Distracciones: Aquí está la fuente de muchos de los problemas. Juntas inútiles, llamadas no
planeadas, interrupciones ilimitadas, quizás tengas un jefe autocrático que no te deja ni respirar, o
estás rodeado de un equipo inmaduro que espera que los lleves de la mano y que les soluciones la
vida mientras tu escritorio continúa almacenando pendientes, chamba y más chamba. Además de
estos factores externos, piensa si no te la pasas contestando cuanto mail te llega, si te encanta ser
“el campeón de las redes sociales” subiendo, leyendo y comentando todo lo que pasa por ahí o si
cada vez que vas al baño o por un café, esto se torna un vuelo con escalas en vez de un eficiente
pasaje redondo.

El enfoque no sólo permite para los individuos sino también para las organizaciones, es el
momento propicio para reorganizar, reestructurar, movilizar y “actuar todos juntos”.

Ventajas: la organización ahorra tiempo y permite alcanzar una mayor eficiencia. La organización
aporta claridad mental y orden.

Desventajas: a menudo la organización se convierte en un fin en sí misma en lugar de ser un

medio al servicio de fines importantes. Mucha gente que se ocupa de organizar cree que está
consiguiendo que las cosas se hagan, cuando en realidad es posible que estén retrasando una
tarea importante.

define al tiempo cronológico, lineal y secuencial.

valorar significa atribuirle a algo un valor relativo mayor que a otras cosas que también nos
rodean. Los valores guían nuestras elecciones porque creemos en ellos. Pero la mera valoración de
algo no garantiza mejoras en nuestra calidad de vida, si los valores no se ajustan a los principios.

La administración es útil cuando no debemos salirnos del camino trazado. Pero muchas veces los
problemas no son de administración, sino de liderazgo y no es suficiente con mantener firme el
rumbo.
Características de las personas que administran eficientemente el tiempo.
El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no
tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran
necesario.

Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.

Establecen los objetivos a corto, mediano y largo plazo de las estrategias y decisiones que se
tomen.

Desglosan cada objetivo en actividades con un tiempo estimado para cada una y establecen
prioridades.

Deciden los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.

Llevan un seguimiento y control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para

asegurase que se están logrando los resultados planeados.

Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.

Tienen una agenda diaria, semanal y mensual de compromisos y actividades.

Organizan actividades dentro de los tiempos disponibles en su agenda.

Utilizan programas informáticos de control de proyectos para controlar actividades, acciones,

recursos y tiempos de ejecución.

Elaboran diariamente una lista de tareas pendientes.

“Los ejecutivos de alta dirección deben dividir su tiempo dedicando el 80% de su tiempo en
labores vitales y 20% en funcionales “.