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1 Datos Generales
Objetivo Establecer pautas y requerimientos para el control de documentos y registros
internos / externos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad e información
documentada; garantizando su versión, identificación, aprobación, distribución,
actualización, almacenamiento, protección de los documentos, back up, tiempo de
retención y trazabilidad.

Alcance Está considerada toda la información documentada del sistema de gestión de calidad
de INVERSIONES Y CONSTRUCCIONES FLOBA SAC
Físico – Virtual.

2 Actividades
Área y Herramientas
N° Actividad
Cargo /Documentos

1 Coordinado 1. Identificación de documentos Documentos:

r de Documentos del sistema de Gestión de Seguridad
seguridad a. Mapas de riesgo
b. Política de Seguridad
c. Objetivos de Seguridad
d. Fichas de Proceso
e. Documentos
f. Procedimientos
g. Instructivos
h. Formatos
i. Leyes y normativas
j. Plan Anual
k. Reglamento Interno de seguridad

Estos documentos son almacenados y custodiados por el

área de seguridad, el cual es responsable de mantener y
coordinar las actualizaciones de los mismos.

Documentos realizados por los procesos que se

necesiten publicar y mantener disponibles – documento
organizativos:
a. Política de seguridad
b. Objetivos de seguridad
c. IPER
d. Mapa de riesgo
Otra información documentada es almacenada y registrada
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N° Actividad
Cargo /Documentos

por cada proceso y gestionada por el dueño del proceso.

2 Coordinado 2. Solicitar la Creación/ Elaboración de Documentos

r de
Seguridad
La necesidad de elaborar o modificar un documento, puede
ser generada por cualquier integrante del área de
seguridad; para tal fin, el interesado solicitará vía correo
electrónico o verbalmente permiso al Coordinador de
Seguridad. Este antes de aprobar la solicitud, evaluara la
necesidad del documento o la propuesta de la
modificación. Si procede aprobará la solicitud o de lo
contrario explicara al interesado la no procedencia de la
solicitud.

El Coordinador de Seguridad indica al solicitante la

elaboración o modificación del documento o de ser
necesario asigna a un responsable para que lo asista en
dicha labor. Para el caso de un documento nuevo, se le
asignará un código. Una vez concluido, revisado y
aprobado (nuevo o modificado), lo archivará como
documento original.
TIPO DE ELABORA /
REVISA APRUEBA
DOCUMENTO MODIFICACIÓN
Política y -
Gerente
Objetivos de -
General
SST
Plan Anual de Gerente Gerente
Coordinador SST
Seguridad General General
Procedimiento Gerente Gerente
Coordinador SST
Generales General General
Procedimiento
s específicos, Auxiliar de Coordinador Coordinador
instructivos, Seguridad SST SST
otros

Auxiliar de Coordinador Coordinador

Formatos
Seguridad SST SST
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N° Actividad
Cargo /Documentos

3 Coordinado 3. Aprobación de Documentos

r de
Seguridad El documento aprobado deberá incluir el Código (utilizando la
clave alfanumérica de acuerdo al anexo N°1), número de
Gerente versión (cuando es la primera vez que se elabora el
General documento, el número de versión será 01), en el pie de página
de la carátula llevará el nombre y cargo de la persona que
elabora, revisa y aprueba, además de la fecha en la que se
elaboró, revisó y aprobó. Y en el encabezado vendrá el logo de
la empresa, nombre del documento, el código, versión y
número de página. Una vez que el responsable termina la
elaboración y/o modificación del documento lo envía al
coordinador de SST.
Este verifica que la revisión, aprobación y el código
correspondiente estén correctos. En caso de no cumplir con lo
definido en el presente párrafo, el coordinador del SST
devolverá el documento a los autores del mismo para las
correcciones y adecuaciones pertinentes.

4 Coordinado 4. Codificación de información por procesos. Documentos:

r de
Seguridad
Cuadro de procesos, código por proceso, códigos de
proyectos.

Proceso Codificación
Salud y Seguridad en el SST
Trabajo
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS (TIPOS DE
DOCUMENTOS)
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N° Actividad
Cargo /Documentos

Documento Inicial
Documento DOC
Formato FOR
Instructivo INS
Manual MAN
Procedimiento de
PRO
Gestión
Normativa NOR
Mapa de Riesgos MAP
Procedimiento de
PET
Trabajo Seguro

Código: AAA-TTT-000
AAA: Representa al tipo de documento.

TTT: Representan al área donde se genera y/o

aplica el documento.

001: Número correlativo generado de acuerdo al tipo

de documento, inicia en 001 y es correlativo en
lo posible de acuerdo al orden de aprobación de
los documentos.

Ejemplo:

SST-PRO-003: Según el ejemplo, indica que el documento

en mención es un Procedimiento, que pertenece al
Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y es el tercer
Procedimiento que tiene el área.

5 Coordinado 5. Registro y Control de toda la Información. Documentos:

r de
Seguridad Una vez que el documento nuevo haya terminado la secuencia Lista maestra
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N° Actividad
Cargo /Documentos

de aprobación, el coordinador del SGC registrará el documento de

en el formato Lista Maestra de Documentos SST (DOC-SST- documentos
005). SST (DOC-
Una vez que el documento haya tenido modificaciones y esté SST-005)
aprobado, el coordinador del SST cambiará la versión del
mismo al igual que en Lista Maestra de Documentos SST
(DOC-SST-005).

6 Coordinado 6. Almacenamiento. Documentos:

r de
Seguridad 6.1 Tiempo de conservación de los registros Lista maestra
de
El tiempo de conservación de los registros depende de la
documentos
necesidad de su uso y debe ser definido por el usuario o el
SST (DOC-
responsable del área de acuerdo a las necesidades y
SST-005)
regulaciones (normas) existentes. Este está definido en la
Lista Maestra de Documentos SST (DOC-SST-005).

El almacenamiento se hará en el DROPBOX, el cual podrá ser

visualizado por todos los colaboradores de la empresa.

6.2 Disposición final de los registros

La disposición final de los registros se realiza luego que se

haya cumplido el tiempo de conservación establecido en el
Formato de Lista Maestra de Documentos SST (DOC-SST-
005). Una vez cumplido este tiempo, el responsable de su
conservación procederá a eliminarlos o pasarlos a un archivo
histórico, según se indique en el mencionado formato.

7 Coordinado 7. Publicación Documentos:

r de
Seguridad 7.1 Distribución y Difusión

• La documentación aprobada será distribuida de manera

digital (sólo como lectura) o escrita según el requerimiento
dentro de la red de INVERSIONES Y CONSTRUCCIONES
FLOBA SAC Toda copia o impresión del documento sin
autorización será considerado como una COPIA NO
CONTROLADA.
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Cargo /Documentos

•El coordinador del SST distribuirá la documentación impresa.

Documento creado:
El documento creado deberá ser cargado en el Repositorio
Virtual.

Documento modificado:
Se retirará el documento con la versión actual a la carpeta
Versiones anteriores.
El documento modificado con la nueva versión deberá ser
cargado en el Repositorio Virtual.

El documento creado o modificado será comunicado a los

colaboradores involucrados.

7.2 Asegurar que los procesos utilicen la última versión

de los documentos.

El Coordinador realizará el seguimiento a los

colaboradores involucrados el uso de la última versión de los
documentos

8 8. Operaciones ( Eliminar) Documentos:

Actualización, Retiro de documentos obsoletos y Back up

Eliminar un documento

Si se requiere retirar un documento que se encuentra en el

Repositorio Virtual, el colaborador solicitará mediante un
correo acceso al documento al Coordinador.

El colaborador que solicita el cambio de documento, enviará el

correo adjuntando el documento creado/modificado/eliminado
al dueño de proceso para su aprobación.

3 Documentos de Control

Código Documento

DOC-SST-005 Lista Maestra de Documentos SST

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4 Documentos Normativos, Buenas Prácticas

Código Documento

- Norma Internacional ISO 9001:2008

- Norma Internacional ISO 9000:2005

5 Aprobaciones
Etapa Nombre Cargo

Elaborado por Braulio Gonzales Coordinador SIG

Revisado por Junior Luigui Macedo Administrador

Aprobado por Wilder Seijas Valderrama Gerente General

6 Control de cambios
Fecha de creación del documento < Colocar la fecha de creación del documento, es
decir, la fecha de la versión 1 >.

Cambio parcial < Sólo colocar uno de los dos, < Describir de manera resumida, concreta y clara
cambio parcial o reemplazo. La fila que no los cambios del documento, es decir, inclusiones y
corresponde, se elimina >. exclusiones del documento anterior >.

Reemplazo < Sólo colocar uno de los dos, cambio < Indicar documento al que está reemplazando, con
parcial o reemplazo. La fila que no corresponde, se código y nombre >.
elimina >.

7 Glosario de términos
1. Aprobado por: Persona que en función de su autoridad da la conformidad para la entrada en
vigencia de un documento, mediante su firma.

2. Documento: información y su medio de soporte.

Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, plano, informe o norma.
Nota 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o
muestra patrón o una combinación de éstos.
Nota 2: Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo, especificaciones y registros, se
denominan “documentación”.
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Nota 3: Algunos requisitos están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede
haber requisitos diferentes para las especificaciones y los registros.

3. Documento controlado: Documento que siendo o no generado por INVERSIONES Y

CONSTRUCCIONES FLOBA SAC existe responsabilidad de comunicar sus cambios y
actualizaciones.

4. Documento Obsoleto: Documento que ha sido reemplazado por una versión actualizada o no se
requiere más para el sistema.

5. Documento Externo: Documento que no es generado por INVERSIONES Y CONSTRUCCIONES

FLOBA SAC, pero que, por su información específica, es adoptado como parte del sistema de gestión
y debe ser controlado. (Ejemplo: manuales de equipos, guías técnicas, otros.)

6. Elaborador: Persona que elabora un documento.

7. Formato: Documento modelo sobre el cual se escriben o almacenan datos y/o información. Cuando
el formato contiene datos y/o información se convierte en registro.

8. Instructivo: Forma específica para el desarrollo de una actividad, más simple que un procedimiento.

9. Manual de Sistema de Gestión de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de

calidad de la organización.

10. Política: Es un documento que indica las intenciones globales y orientaciones de INVERSIONES Y
CONSTRUCCIONES FLOBA SAC con respecto a calidad.

11. Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso
.
12. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
Nota 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para
proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.

13. Revisor: Persona que revisa un documento redactado por un elaborador en su forma y contenido.
Puede haber más de un revisor para un documento.

14. Cronograma: Representación gráfica y ordenada en el que se encuentran detallados las funciones y
tareas.

15. Planner: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.

16. Formato: Se le llama formato a la colección de aspectos de forma y apariencia que se emplean para
distinguir a una entidad de otra en escenarios analógicos y digitales, en publicaciones gráficas y en
archivos web y en todo tipo de ámbitos.
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17. Formulario: Plantilla que cuenta con espacios vacíos, los cuales están destinados para ser
rellenados.

18. Lista: Relación detallada y ordenada que constituyen al patrimonio de una empresa.