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Tarea 4
Ejercicio 1
Entra en el vídeo que aparece en el enlace que se muestra a continuación. Una vez que
lo hayas visto, contesta a las preguntas que se detallan:
¿Cómo podríamos evitar los riegos que, diariamente, amenazan los datos e información
de las empresas?
Podemos evitar los riesgos que amenazan los datos y la información de valor para nuestra
empresa mediante la ayuda de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.
Las normas ISO/IEC 27000 son un conjunto de estándares que tienen como finalidad
proporcionar un marco de Gestión de la Seguridad de la Información utilizable por cualquier tipo
de organización.
Estas normas nos van a permitir disminuir de forma significativa el impacto de los riesgos
sin necesidad de realizar grandes inversiones.
Los sistemas que podemos usar para proteger los archivos informáticos son:
Tanto para los archivos informáticos como para la documentación en papel hay que llevar
un control de las consultas que se realizan, anotando la documentación extraída del archivo, la
persona que la extrajo y la fecha.
Ejercicio 2:
Trabajas como Administrativo en una empresa de fabricación de zapatos. La empresa
está organizada de la siguiente forma:
En este caso clasificaría los documentos mediante un sistema mixto. En primer lugar, los
clasificaría por departamentos. Dentro de estos por temas (sistema de clasificación temático) o
por geografía (si se diese que los departamentos se distribuyen de esta forma). En el siguiente
escalón de clasificación usaría un sistema alfabético y, dentro de este, cronológico.
Para los archivos electrónicos usaría un sistema de gestión de archivos que me permitiera
su clasificación, anteriormente explicada. En el caso de los archivos en papel, además de este
sistema de documentación, cada archivo tendría que ir codificado mediante un sistema
alfanumérico que, con un programa de registro, nos permitiera saber en qué archivador se
encuentra o si alguien lo ha extraído temporalmente.
Ejercicio 3
Entra en el vídeo que aparece en el enlace que se muestra a continuación. Una vez que
lo hayas visto, contesta a las preguntas que se detallan:
Los sistemas de gestión documental mejoran los servicios ofrecidos y ahorran tiempo y
dinero. Estos sistemas también permiten optimizar los flujos de trabajo interno de la
organización.
Estos sistemas gestionan todos los documentos que se generan a diario en la empresa y
los archiva en un archivador electrónico y todos los empleados autorizados pueden acceder
desde su estación de trabajo mediante la búsqueda con palabras clave, obteniendo una vista
general de todo el proceso en segundos. En la lista de resultados se muestran todos los
documentos y se pueden visualizar con un solo click independientemente de si se trata de un
archivo de Word, un fax, un correo electrónico, una imagen o un archivo de video.
¿Cómo llegan los distintos documentos, según sean en papel, digital o correo
electrónico, al archivador electrónico?
En el caso de los documentos electrónicos basta con arrastrar los documentos al sistema
de gestión documental o usar un controlador de impresión especial. En este caso se pueden
seleccionar las palabras claves para búsquedas rápidas u optar por mecanismos automáticos.