MANUAL DE USUARIO WEB

EPC TRACKER PARA PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN

Uso eficiente del smartphone para la gestión de proyectos
EPC TRACKER PARA PROYECTOS DE
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ÍNDICE
ÍNDICE ....................................................................................................................................................3
1. Introducción....................................................................................................................................5
• Qué es EPC Tracker ................................................................................................................................................ 5
2. Modo de acceso ..............................................................................................................................5
3. Usuarios del sistema. Permisos y acciones .......................................................................................5
• Usuarios de trabajo ................................................................................................................................................ 5
4. Funcionamiento general de la aplicación .........................................................................................6
• Notificaciones ........................................................................................................................................................ 7
• Listado de notificaciones ....................................................................................................................................... 7
• Menciones.............................................................................................................................................................. 8
• Actividades destacadas .......................................................................................................................................... 9
• Estados de actividad ............................................................................................................................................10
• Versionado de documentos .................................................................................................................................10
• Sistema de etiquetas............................................................................................................................................10
• Informe de actividades ........................................................................................................................................11
• Informe de Mediciones ........................................................................................................................................11
5. Pantalla de actividades .................................................................................................................. 12
• La actividad ..........................................................................................................................................................12
• Aspecto de la pantalla en la aplicación Web .......................................................................................................13
• Registro del progreso ...........................................................................................................................................13
• Cambios de estado...............................................................................................................................................13
• Diario de la actividad ...........................................................................................................................................14
• Subactividades .....................................................................................................................................................14
• Gestor documental ..............................................................................................................................................15
6. incidencias .................................................................................................................................... 15
• Creación de incidencias .......................................................................................................................................15
• Creación en Web ..................................................................................................................................................16
• Seguimiento y cierre ............................................................................................................................................16
7. Subactividades .............................................................................................................................. 17

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8. Listados......................................................................................................................................... 18
• Listado de actividades..........................................................................................................................................18
• Listado de incidencias ..........................................................................................................................................18
9. Configuración de usuarios ............................................................................................................. 19
• Menú de edición de usuario ................................................................................................................................19
• Gestión de notificaciones ....................................................................................................................................20

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1.INTRODUCCIÓN1
QUÉ ES EPC TRACKER

EPC Tracker es un gestor de la información y las comunicaciones internas de un proyecto o equipo

de trabajo. Aúna en un entorno colaborativo distintas herramientas para la toma de datos, gestión
de la información y varios canales de comunicación. Es multiplataforma, web y aplicación móvil
(Android y iOS) que habilita la transmisión en tiempo real de los avances de los frentes de ejecución
al resto de implicados en la operación, facilitando la toma de decisiones.
◼ La unidad elemental de trabajo es la actividad, que la forma un grupo de trabajo colaborativo que
reporta, intercambia información, adjunta documentación o hace consultas sobre la misma.
◼ Las actividades se agrupan en proyectos y los proyectos, a su vez, en áreas de una empresa u
organización.
◼ La transmisión digitalizada de la información en tiempo real y el sistema de alertas acortará
plazos, reducirá desplazamientos, evitará errores y malentendidos y reducirá el uso del papel.
◼ El sistema garantiza la trazabilidad de las actividades ahorrando tiempo en búsquedas de
información y pudiendo acceder a ella desde tu teléfono.

2.MODO DE ACCESO
Para acceder a EPC Tracker mediante la plataforma web, utilice la URL:
https://app.eppc-tracker.com
Las credenciales de acceso son las siguientes:
usuario: admin.demo@epc-tracker.com
contraseña: admin

3.USUARIOS DEL SISTEMA. PERMISOS Y ACCIONES

USUARIOS DE TRABAJO

◼ JEFE DE DEPARTAMENTO

1 La aplicación está sometida a mejora continua, en consecuencia puede haber discrepancias entre el aspecto de la misma
y las figuras de este manual

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Puede acceder a la zona TRABAJO (Seleccionar proyectos, diario del proyecto, actividades, incidencia,
organigrama y emplazamientos) Usuario de organigrama. Sus acciones son:

- Creación y edición de actividades.

- Comentarios, chats y documentos en la actividad.
- Cierre de actividades de responsable en posición inferior en el organigrama.
- Creación y edición de incidencias.
- Imprimir Informes.
◼ USUARIO DE DEPARTAMENTO
Puede acceder a la zona TRABAJO (Seleccionar proyectos, diario del proyecto, actividades, incidencia,
organigrama y emplazamientos) Usuario de organigrama. Sus acciones son:
- Comentarios, chats y documentos en la actividad.
- Comentarios, chats y documentos en la subactividad.
- Creación de incidencias.

Se asignará automáticamente a las actividades en las que su jefe de departamento esté incluido
según el organigrama.
◼ USUARIO COLABORADOR
Puede acceder a la zona TRABAJO (Seleccionar proyectos, diario del proyecto, actividades, incidencia,
organigrama y emplazamientos) No pertenece al organigrama. Sus funciones son:
- Comentarios, chats y documentos en la actividad.
- Comentarios, chats y documentos en la subactividad.
- Limitado a participar en las actividades que se le agregue
- Puede estar incluido en una subactividad, sin acceso a la actividad principal.
-
◼ RESPONSABLE DE ACTIVIDAD/SUBACTIVIDAD
Sólo un usuario o un jefe de departamento puede ser asignado responsable de actividades y
subactividades. Sus acciones son adicionales a las que tenga como usuario o jefe de departamento:

- Cambiar el progreso de la actividad.

- Cambio de estado de la actividad a ‘En Curso’ ‘Pausada’ y ‘Completada’
- Generar informes de la actividad que es responsable.
- Responsable de las incidencias que se generen en su actividad.

4.FUNCIONAMIENTO GENERAL DE LA APLICACIÓN

EPC Tracker se puede utilizar en versión web o con la aplicación en un teléfono móvil (Android e iOS).
El contenido es el mismo en todas las plataformas, aunque en la versión web hay algunas
herramientas de gestión, como la generación de informe o la exportación de datos.

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Manual del Usuario WEB 6
 ❑ La aplicación está especialmente diseñada para trabajar en campo y la información se
sincroniza en tiempo real. Los aportes que hacen en EPC Tracker estarán disponibles de
inmediato para todos los participantes.
La zona de trabajo de los usuarios es la actividad, donde se resolverán los distintos procesos del
proyecto. Como herramienta colaborativa, en cada una de las actividades estarán incluidos todos los
usuarios que tengan que informar o estar informados de la misma.
Cada aporte quedará registrado con la fecha y hora visibles. Solo se puede editar o eliminar aquella
información que un usuario compartió en primer lugar.

NOTIFICACIONES

EPC Tracker incorpora un sistema de notificaciones tanto en versión web como móvil de manera que
cada vez que alguno de los usuarios del proyecto comparta cualquier tipo de información en una
actividad, le llegará una notificación al resto de usuarios de esa actividad avisando de la novedad. Las
notificaciones web y móvil están sincronizadas. Se pueden gestionar qué notificaciones queremos
que lleguen en la pantalla de selección de proyectos (Ver Configuración inicial de usuario)
Mientras se navega por la web, se pueden ver las notificaciones de todos los proyectos en los que un
usuario participa en la “campana de notificaciones” que servirán de acceso rápido al contenido de
estas.

Además, en el apartado “Diario del proyecto” aparecen las novedades de cada proyecto en concreto.

LISTADO DE NOTIFICACIONES

En esta pantalla existe la opción de filtrar aquellas notificaciones en las que hayan mencionado al
usuario, en un rango de fecha seleccionado. Además, se puede exportar a Excel esta búsqueda,
incluyendo el usuario que ha mencionado, el contenido del mensaje, la fecha y la hora.

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Esto quiere decir, por ejemplo, que se pueden filtrar las menciones diarias y poder gestionarlas
rápidamente. También permite buscar las menciones que se hayan hecho meses atrás.

MENCIONES

La mención consiste en hacerle llegar una notificación especial a otro usuario poniendo su nombre
en un mensaje o archivo. Esta notificación le llegará aunque haya desactivado las notificaciones. Se
puede mencionar a cualquier participante de una actividad en los comentarios, chats, fotografías o
documentos.
En el caso de los comentarios y chat, basta con escribir “@” para que se despliegue la lista de usuarios
a los que se puede mencionar.

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Para mencionar en documentos y fotografías, basta con seleccionar los usuarios que se desea citar
cuando se comparta el archivo.

Se puede mencionar a tantos usuarios como se quiera en los mensajes o documentos, pero sólo a los
participantes de la actividad en la que se esté mencionando.
La aplicación cuenta con filtros rápidos para acceder a las menciones y también tiene acceso al listado
completo en la página web.

ACTIVIDADES DESTACADAS

Para marcar una actividad como destacada hay que hacer click en el símbolo de la estrella junto al
nombre de la actividad en el listado de actividades. La configuración se guarda para cada usuario y
es común en web/app.
El hacer una actividad destacada hace que se puedan localizar de manera más rápida mediante los
filtros y, sobre todo, hace que se reciban sólo notificaciones de esas actividades.

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 ESTADOS DE ACTIVIDAD

Los “estados” de una actividad se corresponden con las distintas situaciones por las que pasa a lo
largo de su ciclo de vida, desde que es asignada a un responsable hasta que finalmente se cierra.
Además de la debida notificación que llegará a los participantes de una actividad al modificarse su
estado, se creará una alerta visual en el listado de actividades que facilitará el
seguimiento de los procesos.
1. Sin Iniciar El estado inicial, tras ser asignado un responsable.

2. En Curso Sólo el responsable puede poner la actividad en curso.

3. En Pausa Sólo el responsable puede detener una actividad.

4. Con Incidencia Al crearse una incidencia, se cambia el estado pasa

automáticamente a ‘Con incidencia’. Cuando se cierre la incidencia, volverá
a su estado anterior.

5. Completada Al llegar el progreso al 100% se completará de forma

automática. El responsable puede cambiar el estado a Completada, y se
asignará el 100% del progreso.

6. Cerrada Al cerrar una actividad, desaparecerá del listado de actividades y

se podrá encontrar filtrando por “Cerradas”. Los jefes de departamento por encima del
responsable de la actividad pueden cerrar actividades previamente completadas.

VERSIONADO DE DOCUMENTOS

En el gestor documental de cada actividad, subactividad e incidencia, se puede crear una nueva
versión de un documento subido por ti o por un compañero sin necesidad de multiplicarlo
indefinidamente y sin perder las versiones predecesoras.
En el mismo gestor documental, podrás ver el histórico de todas las versiones del documento y
descargarlas.

SISTEMA DE ETIQUETAS

De manera similar a las menciones, se pueden asignar “etiquetas” a los comentarios, fotografías y
documentos.
Estas etiquetas ayudan a categorizar la información. Existe un filtro rápido de etiquetas para acceder

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a los comentarios, fotos o documentos de una etiqueta específica.

INFORME DE ACTIVIDADES

Desde el Listado de Actividades del proyecto, se puede generar un informe exhaustivo sobre las
actividades seleccionando “Informe del proyecto”. Al pulsarlo se despliega una pantalla con todas las
actividades, en la que se pueden seleccionar todas o solo algunas, y elegir qué contenido incluir en
el informe: comentarios, chat, documentos, subactividades e incidencias. Si se elige adjuntar los
documentos al informe, los ficheros originales se descargarán además en una carpeta aparte.

INFORME DE MEDICIONES

Desde el Listado de Mediciones, se pueden generar informes sobre las mediciones seleccionando
“Informe del proyecto”. Al pulsarlo se despliega un cuadro de diálogo para seleccionar un “Numero
de periodos” con sus correspondientes rangos de fechas.

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Gracias a esa función, y dado que los registros de avance de ejecución de las mediciones incluyen la
fecha, es posible generar en cualquier momento informes correspondientes a cualquier periodo de
tiempo. Por ejemplo: el avance desde el origen hasta una fecha concreta, o la evolución mensual (o
semanal) durante varios meses (o semanas) consecutivos, o generar el informe de certificación de un
mes concreto cuando ya han transcurrido varios días, o semanas, desde que finalizó y en
consecuencia los registros de ejecución han seguido evolucionando, etc.

Obviamente la calidad del informe descansa en la calidad de los registros, pero si existe una mínima
disciplina en los mismos, la generación de certificaciones para facturar pasa de ser laboriosa y poco
fiable a instantánea y con trazabilidad completa.

5.PANTALLA DE ACTIVIDADES
LA ACTIVIDAD

Las actividades funcionan como carpetas digitales donde compartir información para resolver un
determinado proceso. Cada actividad tiene asociado un grupo de trabajo en el que participan:
- El responsable de la actividad
- Usuarios por encima del responsable en la misma línea del organigrama.
- Usuarios invitados a la actividad (opcional)
Se puede comentar, escribir mensajes de chats, subir fotografías o compartir cualquier
documento/plano/Excel en el gestor documental.
Las actividades se encontrarán precargadas para los usuarios. Para acceder a ellas, hay que
seleccionar tu proyecto y acceder al listado de las actividades donde se encontrarán todas las
actividades.

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 ASPECTO DE LA PANTALLA EN LA APLICACIÓN WEB

En la web todas las funcionalidades se encuentran en la misma pantalla de la actividad.

En el menú superior derecho aparecerán habilitadas las funciones que cada usuario puede utilizar.

REGISTRO DEL PROGRESO

El responsable de la actividad es el único que puede modificar el progreso de la misma, haciendo click
en este icono.

CAMBIOS DE ESTADO

El responsable de la actividad podrá cambiar el estado de la actividad a “En curso” “Pausada” y

“Completada”
Los jefes de departamento superiores al responsable, podrán cambiar el estado de la actividad a
“Cerrada” y “Reabierta”.

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 DIARIO DE LA ACTIVIDAD

En la web los comentarios se visualizarán a modo de foro en el panel central de la actividad con sus
respectivas respuestas anidadas.
Los comentarios se ordenarán de más reciente a más antiguo. Este orden no cambiará pese a que un
comentario tenga una respuesta más reciente.

SUBACTIVIDADES

La subactividad en EPC Tracker consta de las mismas funcionalidades que la actividad. Es

simplemente un nivel más dentro de una actividad y quedará inequívocamente ligada a ésta. Se
pueden crear tantas subactividades como se deseen y aparecerán en la pantalla de la actividad. Sin
embargo, su evolución no está relacionada con la actividad de la que dependen.

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 GESTOR DOCUMENTAL

Cada actividad tiene asociado un gestor documental donde podrás subir todo tipo de archivos con
un peso máximo de 25 Mb (cada archivo). En la web, en el gestor documental se tratan tanto los
documentos como las fotografías.

Opciones:
- Ordenar archivos por fecha o nombre.
- Ver en modo listado
- Filtrar por menciones
- Filtrar para mostrar sólo documentos o solamente fotografías.
- Puedes subir varios archivos de una sola vez, arrastrándolo hasta el cajón de subida.
- Mencionar a otros usuarios en fotos o documentos.

6.INCIDENCIAS
Para acceder a las incidencias en las que un usuario participe, se puede hacer desde el menú de la
actividad que la contiene o desde el listado de incidencias.

CREACIÓN DE INCIDENCIAS

Todos los participantes del proyecto que pertenezcan al organigrama pueden crear incidencias:
- Usuarios ‘Miembro de Departamento’
- Usuarios ‘Jefe de Departamento’
No pueden crear incidencias los usuarios que no pertenecen al organigrama:

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 - Usuarios ‘Colaborador’
- Usuarios ‘De Seguimiento’
En cualquier caso, el responsable de la incidencia es el mismo que el responsable de la actividad a la
que se asocia.

CREACIÓN EN WEB

Las incidencias en web se crean en el menú de la actividad en la que quieres generar una incidencia

Se debe introducir el título de la incidencia, un emplazamiento y una descripción. Además se pueden

invitar a otros usuarios a participar en la incidencia.

SEGUIMIENTO Y CIERRE

Como se ha indicado anteriormente, se pueden consultar las incidencias en el listado de incidencias

web o en el menú de incidencias de cada actividad, tanto web como en app.
El menú y las funcionalidades para dar seguimiento a una incidencia son similares a los de la actividad.
En la pantalla de la incidencia tienes la opción de invitar a otros usuarios a la incidencia y de darla por
cerrada (esto sólo lo puede hacer el responsable)
- Para dar por cerrada la incidencia, hay que pulsar “Cambiar estado”

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O desde la pantalla de edición de incidencias, hay que cambiar la opción de “¿Incidencia abierta?”

- Para invitar a otros usuarios, hay que acceder a la pantalla de edición de incidencias y podrás
añadir distintos tipos de usuarios.

7.SUBACTIVIDADES
La subactividad en EPC Tracker consta de las mismas funcionalidades que la actividad, es un nivel
más dentro de una actividad y quedará inequívocamente ligada a esta.

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8.LISTADOS
LISTADO DE ACTIVIDADES

En el listado de actividades se puede encontrar:

- Menú de Filtros avanzado desplegable.

- Todas las actividades en las que se participa ordenadas mostrando primero la que tiene la
novedad más reciente.
- Control de Plazos. En plazo (Verde) Próxima al plazo (Amarillo) Fuera de plazo (Rojo)
- Generador de Informes de actividades.

LISTADO DE INCIDENCIAS

En el listado de actividades se encuentra:

- Menú de Filtros avanzado

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 - Todas las incidencias en las que participa un usuario ordenadas mostrando primero la que
tiene la novedad más reciente.

9.CONFIGURACIÓN DE USUARIOS
MENÚ DE EDICIÓN DE USUARIO

Aquí se puede añadir una foto de perfil, cambiar la contraseña y activar emails recordatorios de
notificaciones pendientes

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 GESTIÓN DE NOTIFICACIONES

En la pantalla de selección de proyectos, se pueden configurar las alertas de aquellos proyectos en los que se desea
recibir todas las notificaciones o sólo notificaciones generadas por menciones y/o en actividades marcadas como
destacadas. Se puede configurar tanto en web como en la app, y la configuración se mantendrá guardada.

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