PROCEDIMIENTO

CÓDIGO:
ADMINISTRACION DE BIENES INMUEBLES DE LA
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ENTIDAD
GESTIÓN DE RECURSOS
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SERVICIOS

TABA DE CONTENIDO

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1. OBJETIVO ……………………………………………………………………………….. 2
2. ALCANCE ………………………………………………………………………………... 2
3. DEFINICIONES …………………………………………………………………………. 2
4. RESPONSABILIDADES ……………………………………………………………….. 5
5. GENERALIDADES ……………………………………………………………………… 5
6. REGISTROS …………………………………………………………………………….. 12
7. IDESARROLLO …………………………………………………………………………. 13
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA …………………………………………………… 17
9. CONTROL DE CAMBIOS ……………………………………………………………… 17
10. ANEXOS …………………………………………………………………………………. 17

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1. OBJETIVO

Administrar los bienes inmuebles de la entidad y coordinar la atención oportuna de los servicios
administrativos; con el fin de brindar a la entidad y a sus funcionarios seguridad y condiciones
de Salubridad y de trabajo adecuadas, para el desarrollo de sus actividades

2. ALCANCE

Aplica desde la definición de las necesidades de servicios administrativos para el apoyo

administrativo de la entidad requeridos para su funcionamiento y finaliza con la atención a las
solicitudes

3. DEFINICIONES

 Apoyo Administrativo: Servir de base para la óptima operación locativa con una
técnica, método y medio de organización.

 Servicios: Todas aquellas actividades que se realizan con el fin de satisfacer

necesidades del servicio.

 Salubridad: Estado óptimo para la salud corporal.

 Condiciones adecuadas de trabajo: Circunstancia exterior de las instalaciones

locativas de la que dependen las personas para realizar una actividad laboral.

 Ejecución: Realización y cumplimiento los objetos de los contratos y servicios.

 Administración: Cumplimiento de los objetivos deseados mediante el establecimiento

de un medio ambiente favorable a la ejecución de procedimientos enfocados al servicio
y al apoyo administrativo.

 Necesidad: Indispensable o que hace falta para poder tener un desempeño de

actividades laborales.

 Mantenimiento: Es asegurar que todo activo de la Unidad Administrativa Especial de

Catastro Distrital, se mantenga en óptimas condiciones y continúe desempeñando las
funciones deseadas. De la misma forma garantizar que las instalaciones locativas sean
adecuadas para el buen desempeño de las labores de los funcionarios

 Mantenimiento Preventivo: Consiste en revisar su estado normal de funcionamiento a

intervalos regulares un equipo o sus componentes independientemente de su estado en

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ese momento para evitar posibles fallas que obstaculicen una adecuada prestación de
los diferentes servicios

 Mantenimiento Correctivo: Consiste en el reacondicionamiento o sustitución de partes

de un equipo una vez se ha detectado o presentado una falla; es la reparación de la falla
(falla funcional), que ocurre de improviso, urgencia o emergencia, por lo cual se debe
contar con los mecanismos adecuados para evitar posibles traumatismos en la
prestación del servicio.

4. RESPONSABILIDADES

El funcionario Responsable del Proceso de Gestión de Recursos Físicos, Infraestructura y

Servicios, tiene las siguientes responsabilidades:

 Coordinar la prestación oportuna de los servicios de vigilancia, aseo y cafetería,

mantenimiento locativo, mantenimiento planta y equipo y parque automotor, servicio de
transporte y demás que se requieran para el adecuado funcionamiento de la entidad.

 Coordinar, supervisar y controlar el seguimiento de contratos.

 Realizar las actividades técnicas pre-contractuales

5. GENERALIDADES

 Planear y ejecutar el plan de contratación y seguimiento a contratos con el fin de realizar

la interventoría y así mismo llevar a cabo la nueva contratación

 Los servicios de apoyo administrativo que se prestan y se administran son:

 Coordinar, supervisar y controlar el seguimiento de contratos

 Vigilancia y seguridad privada
 Aseo y cafetería
 Mantenimiento de bienes muebles e inmuebles
 Se Atenderán todas aquellas solicitudes de servicio a satisfacción en la medida en
la que se cuente con los recursos humanos, técnicos y financieros, asegurando que
los procesos se lleven a cabo dentro de los términos establecidos.
 Los servicios se prestan de manera permanente

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 Para los eventos que se requiera satisfacer necesidades especificáis y si en el

momento no existe contrato de plazo sucesivo se realizara un contrato específico por
el plazo que se requiera para satisfacer el requerimiento.

 Para todos los procesos y solicitudes de contratación se debe adjuntar la

documentación pertinente para las personas naturales o jurídicas según sea el caso.

6. REGISTROS

CLAS
TITULO DEL DOCUMENTO CÓDIGO DISPOSICIÓN
E
Format Se conserva en medio
Solicitud de Bienes y/o Servicios 03-03-FR-01
o electrónico y físico

Registr Autorización para ingreso al edificio Se conserva en medio

N.A
o en días y horas no hábiles electrónico y físico

Registr Autorización de retiro y movimiento Se conserva en medio

interno de elementos devolutivos, N.A
o electrónico y físico
consumo y otros

Registr Autorización de ingreso a los Se conserva en medio

N.A
o parqueaderos de visitantes del CAD electrónico y físico

Registr Se conserva en medio

Solicitud de cupo de parqueadero N.A
o electrónico y físico

Registr Solicitud de servicio de transporte Se conserva en medio

N.A
o oficial de elementos electrónico y físico

Registr Solicitud de mantenimiento correctivo Se conserva en medio

N.A
o parque automotor electrónico y físico

Registr Actualización de firmas autorizadas Se conserva en medio

para solicitar servicios de la entidad y N.A
o electrónico y físico
el CAD.

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CLAS
TITULO DEL DOCUMENTO CÓDIGO DISPOSICIÓN
E

Registr Condiciones técnicas iniciales previas Se conserva en medio

N.A
o a firma de acta de iniciación electrónico y físico

Registr Autorización de retiro permanente de Se conserva en medio

N.A
o equipos portátiles electrónico y físico

Registr Autorización de retiro del CAD de Se conserva en medio

N.A
o vehículos oficiales en días no hábiles electrónico y físico

Registr Hoja de verificación de facturas y Se conserva en medio

N.A
o soporte para pago electrónico y físico

Registr Acta de entrega y recibo servicios de Se conserva en medio

mantenimiento correctivo parque N.A
o electrónico y físico
automotor.

Registr Recibo servicio de mantenimiento Se conserva en medio

N.A
o locativo físico

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7. DESARROLLO
ATENCION A LAS SOLICITUDES DE BIENES Y SERVICIOS

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TIEMPO TOTAL:
RANGO MÍNIMO RANGO MÁXIMO

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

REFERENCIA ORIGEN
TIPO NUMERO AÑO DESCRIPCIÓN INTERNACIONAL NACIONAL DISTRITAL INTERNO

9. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
MODIFICACIÓN

10. ANEXOS
ANEXO No. NOMBRE

N/A N/A

ELABORÓ (Nombre, Firma y Cargo): REVISO Y APROBO (Nombre, Firma y Cargo):

JOSE SANTOS CHIVATA MARIA CONSUELO ROCHA FERRO

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