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Fecha de Emisión Fecha de Aprobación Fecha de Implementación

23 de Agosto 21 FECHA FECHA

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1. Objetivo
Realizar el inventario de la empresa para averiguar la situación en proceso
de la empresa así cómo indicadores clave de costo, descripción, cantidad
que nos lleven a una mejor toma de decisión entorno a los insumos y los
procesos competentes.

2. Alcance
Todos los involucrados en el servicio interno que requieran la información.

3. Términos y Definiciones
PZ: Punto Zero

4. Políticas y Notas
 Planear día para inventariar conforme al menos día de ventas.
 Dejar de realizar compras una semana antes del inventario.
 Revisar desde una semana antes que todo esté debidamente
etiquetado.
 Checar si se necesita cargar en un mismo usuario todo el inventario
(solo si se hace con escáner).
 Realizar un reporte por diferencia y costo.
 Realizar un reporte por costo final.
 Realizar en Excel comparación de inventario.
 Es muy importante NO REGISTRAR COMPRA una vez que se
comienza el inventario porque estaría afectando el inventario.

5. Diagrama de Flujo
No Aplica

6. Descripción de Actividades
N.º Actividad Área Registros
Responsable
1 Hay dos formas de ingresar los productos inventariados al Distribución PZ y Excel
sistema
A. Ingresarlos directamente al sistema de PZ.
B. Ingresarlos a un documento de Excel y exportarlos al
sistema de PZ.
Distribución PZ y Excel
A. Ingresarlos directamente al sistema de Punto Z.
Ingresar a Punto Z.
2 Distribución PZ
Seleccionar Herramientas/Inventario Físico/ Inventariar.

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Enseguida aparecerá la pantalla del inventario físico.

Nota: el sistema no te permitirá ingresar ningún producto hasta

que hayas agregado el nombre de la persona que está
registrando el inventario o la clasificación que se le esté dando al
mismo.

3 Distribución PZ

Dar clic en Nueva pantalla para empezar con el primer registro, si

requiere ingresar otra clasificación abrir nueva ventana y a signar
nombre o clasificación que se requiera.

6 Distribución PZ

Ingresar un nombre para identificar quien realizo el inventario o

alguna clasificación que se desee, dar clic en aceptar.

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7 Distribución PZ

En la columna de Código del producto: ingresar primero la

cantidad seguida de un asterisco y el código del producto.
Ejemplo 5*16758. Así se ingresarán todos los productos que sea
han contado.

8 Distribución PZ

Si se requiere hacer alguna modificación de la cantidad una vez

que ya fue ingresada se tiene que realizar en la segunda pestaña
Lista de productos en la columna de cantidad. En esta pestaña se
desglosarán todos los productos que se han ingresado con su
respectivo código, descripción y cantidad. Se puede seleccionar
el orden de los productos en la parte inferior de la pestaña, ya
sea por clave, descripción y línea.

9 Distribución PZ

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En la tercera pestaña, Pantalla de captura; se muestran la

clasificación en la que se ha estado ingresando el inventario.
Ejemplo: EDUARDO, CARO y RUTH1. Dar doble clic para pasar
de una clasificación a otra. Al dar doble clic se estará mostrando
en pantalla los productos que se han capturado hasta el
momento.

En esta misma pantalla en el recuadro de Producto a comprobar

se puede verificar el registro de un producto en específico y se
mostrara en que perfil o clasificación ha sido registrada Ejemplo.

Ingresar el código del producto y dar clic en el recuadro de

Comprobar.

Producto a comprobar: 12833

En pantalla se muestra en los perfiles en qué han sido registrado

y las cantidades.

En EDUARDO se han registrado 5 piezas.

En CARO se han registrado 5 piezas.

Y en la parte inferior de la pantalla aparece el Total del producto

10 que en este caso seria 10 piezas. Distribución PZ

Una vez que se hayan ingresado todos los productos o se desea

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suspender el inventario o salir, cerrar la ventana de Inventario

Físico, al cerrarla aparecerá una ventana como se muestra en la
imagen de abajo. Dar clic en SI.
11 Distribución PZ

Si se requiere volver a la ventana de Inventario Físico para

ingresar más productos al inventario aparecerá una ventana
como la se muestra en la imagen de abajo. Seleccionar SÍ, si se
desea continuar con el inventario, seleccionar NO, si se desea
comenzar un inventario desde cero.

12 Distribución PZ

13 Distribución PZ

Una vez que ya se tienen los productos registrados se procede a

subirlos. Seleccionar Herramientas/ Inventarios físicos/ Actualizar

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14 o subir inventario. Distribución PZ

Actualizar o subir inventario en este menú que es el último

paso en los inventarios físicos, se actualiza el inventario, es decir
que se sobre escriben las existencias actuales por la que se
listaron en el menú de inventariar, debes poner la palabra SUBIR,
y recordar que los productos que no fueron listados quedaran con
existencia 0.

Aparecerá una ventana como la que se muestra en la imagen de

15 abajo, escribir en el recuadro de la parte inferior la palabra
SUBIR, dar clic a la palomita para aceptar.

1 Distribución Excel

Al finalizar este procedimiento los productos inventariaron se

habrán actualizado con los productos que se registraron en el
inventario físico, los productos que no se inventariaron quedaran
con existencia cero.

B. Ingresarlos a un documento de Excel y exportarlos al

sistema de PZ.

NOTA: Este procedimiento no actualiza ubicaciones. Para

actualizar ubicaciones checar procedimiento:
2 NOTA: Este procedimiento se debe realizar desde la Distribución Excel
computadora principal para poder exportar los datos de Excel.

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Nota: el archivo a cargar debe de estar guardado en escritorio.

Ingresar código y cantidad a una hoja de Excel; columna A código

y columna B cantidad. (Checar como está definido el archivo
colector). Si se tiene otra columna con ubicación no afecta

3 Distribución Excel

Cuando se trabaja con Punto Z para cargar el inventario con

Excel, Punto Zero siempre agarra solo la primera hoja de Exel,
por lo que cada vez que se cargue una hoja se tiene que estar
recorriendo la página a cargar en la primera hoja de Excel.
(Ejem.)

4 Cargar Inventario 1. Distribución PZ

Cargar Inventario 2

Posicionar la hoja inventario 2 en primera posición.

Ingresar a Principal de Punto Z / Herramienta/Redefinición del

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sistema/Ventas/Configurar archivo del colector

5 Distribución PZ

6 Distribución PZ

7 Distribución PZ

Configurar el Archivo Colector; Asegurarse de que las columnas

de Excel correspondan con las columnas asignadas en el archivo
colector.

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8 Distribución PZ

En la ventana del archivo colector se muestran dos recuadros, en

el primer recuadro corresponde a archivos .txt y el segundo
recuadro corresponde a archivos xlsx (Excel).

9 Seleccionar las letras del segundo recuadro ya que nuestro Distribución PZ

archivo a cargar es de Excel, dar examinar, aparecerá una
ventana donde tenemos que seleccionar el documento de Excel y
dar clic en abrir.

10 Distribución PZ

Dar clic en regresar.

11 Distribución PZ

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Dar clic en guardar.

12 Distribución PZ

Regresar a principal de Punto Zero/ Herramienta/Inventario

Físico/ Inventariar; aparecerá una ventana con
13 Distribución PZ

14 Distribución PZ

Como estamos iniciando un inventario nuevo no lo queremos

15 conservar por lo tanto seleccionar la respuesta NO. Distribución PZ

En seguida pedirá la contraseña del usuario autorizado para

realizar las modificaciones al inventario; aparecerá un recuadro
con la leyenda:

Verificando Inventario en Capturas Parciales.

En seguida aparecerá otro recuadro con la siguiente leyenda:

Confirmar si desea Empezar un nuevo inventario (No

conservado el anterior).
Si No
16 Distribución PZ

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Seleccionar SI para empezar a ingresar los productos desde los

17 archivos desde Excel. Distribución PZ

Nombre de quien registra

Seleccionar nueva pantalla, aparecer un recuadro donde pedirá el
nombre de la nueva pantalla no necesariamente tiene que
coincidir el nombre del documento de Excel, y se procede a
cargar el siguiente archivo, recordar que se tiene que ir
reacomodando la página de Excel, y el archivo que se vaya
subiendo tiene que estar en la primera hoja.

Seleccionar LEER ARCHIVOS DESDE EXCEL, seleccionar el

archivo correspondiente del inventario, enseguida abrirá la
primera hoja de Excel.

En esta parte pueden aparecer productos que el programa

detecte como errores, ya sea porque no están registrados en el
sistema o por error de captura.
18 Distribución PZ
Anotar todos los códigos de los productos que aparezcan con
error para proceder con la revisión de cada producto.

Aparecerá un recuadro con la leyenda:

ESTE PRODUCTO NO EXISTE, FAVOR DE VERIFICAR.

19 Distribución PZ
Cada vez que se inicia nueva pantalla(usuario) aparecerá una
ventana con la siguiente leyenda:

¿Desea finalizar esta pantalla de captura y comenzar una

nueva?
Si No

Seleccionar Si, proseguir de la misma manera hasta terminar de

ingresar todos registros.

Una vez terminando de ingresar todos los registros, al salir de la

ventana de captura aparecerá una ventana con la leyenda:

Distribución PZ

Distribución PZ

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20 Distribución PZ

Seleccionar SI, para finalizar el proceso de captura.

En seguida procedemos a subir el inventario con el paso
Actualizar o subir inventario en este menú que es el último paso
en los inventarios físicos, se actualiza el inventario, es decir que
se sobre escriben las existencias actuales por la que se listaron
en el menú de inventariar, debes poner la palabra SUBIR, y
21 recordar que los productos que no fueron listados quedaran con Distribución PZ
existencia 0.

Ingresar a Herramienta/Inventario Fisico/Actualizar o subir

inventario.

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Enseguida aparecerá una ventana como se muestra en la imagen

de abajo, escribir en el recuadro la palabra SUBIR y dar clic en la
palomita.

Al finalizar este procedimiento los productos inventariaron se

habrán actualizado con los productos que se registraron en el
inventario físico, los productos que no se inventariaron quedaran
con existencia cero

Proceso finalizado

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7. Formatos Anexos
Código Nombre de Formato

8. Referencias
TEXTO

9. Aprobaciones

FIRMA DE LOS INVOLUCRADOS EN CUMPLIR EL PRESENTE DOCUMENTO

Nombre Puesto Firma

Nombre Puesto Firma

10. Historial de Cambios

Revisador Fecha Originador Motivo del
Cambio

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