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El estudiante automatiza los procesos repetitivos elementales sobre bases de datos, usando
herramientas como ordenamientos, subtotales, filtros, tablas dinámicas y reportes en
impresora y archivos PDF.
Tema de la clase: Automatizar procesos repetitivos
 Automatizar ordenamientos y filtros automáticos
 Automatizar filtros avanzados en hoja origen y hoja destino
 Automatizar reporte en impresora y archivos PDF
 Automatizar sub totales
 Automatizar tablas dinámicas
 ACTIVIDAD 1
Elaborar macro para automatizar la tarea repetitiva de generar informes con
AUTOMATIZAR TAREAS
ordenamiento, filtros automáticos y copiar reporte a otra hoja.
REPETITIVAS
AUTOMATIZAR TAREAS AUTOMATIZAR PROCESO DE FILTRO Y ORDENAMIENTO
Utilizado cuando se tiene una serie de procesos que se repiten de
manera diaria sobre la base de datos, y lo mas conveniente es que
este proceso se guarde en macro.
REPETITIVAS

Tarea Repetitiva 01:

• Se le pide automatizar el proceso para elaborar un informe
ordenado, por varias columnas, aplicar un filtro y copiar los
resultado de este filtro a otra hoja.
• Como este proceso se realiza de manera rutinaria, seria mejor
crear una macro.
 Procedimiento:
PASO 1: Activar macro
AUTOMATIZAR TAREAS
• Desde la ficha Programador
• Seleccionar Grabar macro
• Escribir el nombre Tarea01
• Guardar en Este Libro
REPETITIVAS

• Seleccionar Guardar como y grabar el archivo en formato de

macros
 PASO 2: Ordenar
• Ubicar cursor dentro de la base de datos
• Seleccionar cinta Datos
AUTOMATIZAR TAREAS
• Ordenar por las columnas Sección, Tienda y Distrito en forma
ascendente
REPETITIVAS

• Filtrar por Tienda mayorista

 PASO 3: Seleccionar datos para copiar y pegar
AUTOMATIZAR TAREAS • Pulsar control + * para seleccionar todos los datos
REPETITIVAS

• Hacer clic ícono de hoja nueva

• Seleccionar la celda A1 de la hoja nueva y pulsar Ctrl + V para
pegar
 PASO 4: Desactivar Filtro
• Retornar a la hoja Actividad_1
• Borrar filtro
AUTOMATIZAR TAREAS
• Desactivar filtro

PASO 5: Asociar la macro a una forma

REPETITIVAS

• Insertar forma desde la cinta Insertar, elegir

Formas y elegir rectángulo: esquinas
redondeadas
• Hacer clic derecho y elegir la macro a asociar
en esta caso Tarea01
• Hacer clic en aceptar

PASO 6: Ejecutar Macro

• Hacer clic en forma Ejecutar Tarea01
• Observe cómo ejecuta el grupo de
instrucciones
• Cada vez que haga clic en botón genera nueva
hoja con datos filtrados.
 PASO 7: Depurar Macro
Para que el cursor se ubique siempre dentro de la base de datos y no nos
envíe error si ejecutamos la macro con el cursor fuera de la base de datos
AUTOMATIZAR TAREAS
Procedimiento:
• Seleccionar Visual Basic
• Seleccionar módulo1
REPETITIVAS

Agregar esta línea

• Range("A5").Select (permite direccionar el cursos a la celda A5)
• También puede elegir el ícono Ejecutar para ejecutar la macro desde el
modo Visual Basic
 Segunda tarea: Elaborar macro para automatizar el filtro avanzado con resultados
en la misma base de datos origen.
AUTOMATIZAR TAREAS Utilizando la hoja de actividad_1 realizar la
Tarea Repetitiva 02 (Para el estudiante)
ACTIVIDAD PARA

• Se le pide elaborar un informe diario que presente las unidades que sean
menores iguales a 100, además este informe debe estar ordenado.
• Como este proceso se realiza de manera rutinaria, seria mejor crear una
macro.
 ACTIVIDAD 2
Elaborar macro para automatizar el filtro avanzado con resultados en la misma
AUTOMATIZAR FILTROS
AVANZADOS base de datos origen.
 Utilizado para automatizar nuestros reportes en base a criterios de búsqueda,
teniendo como área de salida la misma base de datos.
AUTOMATIZAR FILTROS
PASO 1: Preparar área de criterios
• Copiar títulos del base de datos origen
AVANZADOS

Área de criterios

Base de datos y área de salida

PASO 2: Activar macro

• Desde la ficha Programador
• Seleccionar Grabar macro
• Escribir el nombre Tarea03
• Guardar en Este Libro
 PASO 3: Parámetros de filtro avanzado
• Desde la ficha Datos
• Seleccionar Filtro avanzado
AUTOMATIZAR FILTROS
• Asignar nombre de base de datos
• Seleccionar área de criterios
• Seleccionar A6:I6 pulsar Suprimir
• Clic en celda A6 para dejar preparado para próximos criterios
AVANZADOS

Nombre del rango

de la base de datos

Area de criterios
 PASO 4: Ejecutar Macro desde Forma o Ventana
AUTOMATIZAR FILTROS
Visual Basic
Desde forma
• Insertar forma desde la cinta Insertar, elegir
Formas y elegir rectángulo: esquinas
AVANZADOS

redondeadas
• Hacer clic derecho y elegir la macro a asociar en
esta caso Tarea03
• Hacer clic en aceptar

Ejecutar

Desde Ventana Visual basic

• Ubicarse dentro del código de la macro
• Pulsar ícono Ejecutar
• O Pulsar tecla F5

Ubicarse dentro del código

 RECUPERAR TODOS LOS REGISTROS DE LA BASE DE DATOS ORIGEN
PASO 1: Mostrar todos los registros de base de datos origen
• Desde la ficha Programador
AUTOMATIZAR FILTROS
• Seleccionar Grabar macro
• Escribir el nombre MostrarTodo
• Guardar en Este Libro
AVANZADOS
 PASO 2: Mostrar todos los registros de base de datos origen
• Hacer clic dentro de la base de datos origen
• Desde la ficha Datos
AUTOMATIZAR FILTROS
• Seleccionar Filtro avanzado
• Asignar nombre de base de datos
• Seleccionar área de criterios (no debe tener ningún criterio)
• Clic en Aceptar
AVANZADOS

Area de criterios sin ningún valor de

comparación

Nombre del rango

de la base de datos

Area de criterios
 PASO 3: Ejecutar Macro desde Forma o Ventana
Visual basic
AUTOMATIZAR FILTROS
Desde forma
• Insertar forma desde la cinta Insertar, elegir
Formas y elegir rectángulo: esquinas
redondeadas
AVANZADOS

• Hacer clic derecho y elegir la macro a asociar en

esta caso MostrarTodo
• Hacer clic en aceptar

Ejecutar

Desde Ventana Visual basic

• Ubicarse dentro del código de la macro
• Pulsar ícono Ejecutar
• O Pulsar tecla F5

Ubicarse dentro del código

 ACTIVIDAD 3
Elaborar macro para automatizar el filtro avanzado con resultados en otra
AUTOMATIZAR FILTROS
AVANZADOS hoja
 Utilizado para automatizar nuestros reportes en base a criterios de búsqueda,
teniendo como área de salida otra hoja de Excel.
AUTOMATIZAR FILTROS
PASO 1: Preparar área de criterios y de salida
• Copiar títulos del base de datos origen y ubicarlos en otra hoja de resultados
• Copiar títulos para área de criterios y área de resultados
AVANZADOS

Area de criterios

Area de salida

PASO 2: Asignar nombre a la base de datos

• Ubicarse en la hoja donde esta la base de datos origen
• Seleccionar toda la base de datos
• Asignarle nombre por ejemplo BDPRODUCTOS
 PASO 3: Crear macro
• Ubicarse en la celda de la hoja de resultados
• Desde la ficha Programador
AUTOMATIZAR FILTROS
• Seleccionar Grabar macro
• Escribir el nombre Tarea04
• Guardar en Este Libro
AVANZADOS
 PASO 4: Parámetros de filtro avanzado
• Ubicarse en la celda de hoja de resultados
• Desde la ficha Datos
AUTOMATIZAR FILTROS
• Seleccionar Filtro avanzado
• Asignar nombre de base de datos
• Seleccionar área de criterios
• Seleccionar A5:I5 pulsar Suprimir
AVANZADOS

• Clic en celda A5 para dejar preparado para próximos criterios

Nombre de base de
datos

Rango de criterios

Rango de salida
 MACRO PARA IMPRIMIR AREA DE RESULTADOS
PASO 1: Imprimir área de resultados
• Desde la ficha Programador
AUTOMATIZAR FILTROS
• Seleccionar Grabar macro
• Escribir el nombre Imprimir
• Guardar en Este Libro
AVANZADOS
 PASO 2: Configurar impresión
• Ubicarse en área de salida o resultados
• Pulsar Ctrl + * para seleccionar todo
AUTOMATIZAR FILTROS
• Pulsar Ctrl + P
• En la sección Configuración seleccionar
Imprimir selección
• En la sección Configuración, seleccionar Ajustar
AVANZADOS

hoja a una página

 PASO 3: Configurar encabezados
• En la sección Configuración seleccionar Configurar página
• En ficha Encabezado y pie de página, seleccionar Personalizar encabezado
AUTOMATIZAR FILTROS
AVANZADOS • Escribir el texto en sección izquierda y mostrar fecha en sección derecha
 PASO 4: Configurar destino de impresión en archivo
PDF
• En la sección Impresora seleccionar Microsoft Print
AUTOMATIZAR FILTROS
to PDF
AVANZADOS

• Hacer clic en botón Imprimir

• Escribir nombre del archivo

para guardar reporte
 PASO 5: Ejecutar Macro desde Forma o Ventana
Visual basic
AUTOMATIZAR FILTROS
Desde forma
• Insertar forma desde la cinta Insertar, elegir
Formas y elegir rectángulo: esquinas
redondeadas
AVANZADOS

• Hacer clic derecho y elegir la macro a asociar en

este caso Tarea04
• Hacer clic derecho y elegir la macro a asociar en
este caso Imprimir
AUTOMATIZAR FILTROS ACTIVIDAD 4
Elaborar macro para automatizar el filtro avanzado de los registros de acuerdo al
valor de la lista
AVANZADOS
 PASO 1: Crear lista de valores a extraer
• Seleccionar cinta Datos y Filtros avanzados
• Asignar parámetros para extraer valores únicos
AUTOMATIZAR FILTROS
AVANZADOS de la columna seleccionada

PASO 2: Preparar lista con validación de datos

• Seleccionar cinta Datos y Validación de datos
• En ficha Configuración Seleccionar Lista y en Origen, rango de datos
 PASO 3: Macro de extraer datos
• Desde la ficha Programador
• Seleccionar Grabar macro
AUTOMATIZAR FILTROS
• Escribir el nombre Tarea05
• Guardar en Este Libro
AVANZADOS
 PASO 4: Parámetros de filtro avanzado
• Ubicarse en la celda de hoja de resultados
AUTOMATIZAR FILTROS
• Desde la ficha Datos
• Seleccionar Filtro avanzado
• Asignar nombre de base de datos
• Seleccionar área de criterios
AVANZADOS

Nombre de base de
datos
En este rango de criterios,
cambiar valor de lista Rango de criterios
 PASO 5: Ejecutar Macro desde Forma o Ventana Visual Basic
Desde forma
AUTOMATIZAR FILTROS
• Insertar forma desde la cinta Insertar, elegir Formas y elegir rectángulo: esquinas
redondeadas
• Hacer clic derecho y elegir la macro a asociar en este caso Tarea05
AVANZADOS
AUTOMATIZAR FILTROS ACTIVIDAD 5
Elaborar macro para automatizar resumen, presentando un
informe agrupe y totalizar las secciones, usando sub totales
AVANZADOS
 PASO 1: Macro de extrae datos
• Desde la ficha Programador
• Seleccionar Grabar macro
AUTOMATIZAR FILTROS
• Escribir el nombre Tarea06
• Guardar en Este Libro
AVANZADOS
 PASO 2: Ordenar por la columna a agrupar
• Ubicarse en la columna a ordenar
• Seleccionar cinta Datos y Ordenar Ascendentemente
AUTOMATIZAR FILTROS
PASO 3: Elaborar sub total
• Seleccionar cinta Datos y Sub totales
• Establecer los parámetros indicados
AVANZADOS

Seleccionar columna de
agrupamiento

Seleccionar función

Activar columnas a operar

Ubicarse dentro de la base de
datos
 PASO 4: Ejecutar Macro desde Forma o Ventana Visual basic
Desde forma
AUTOMATIZAR FILTROS
• Insertar forma desde la cinta Insertar, elegir Formas y elegir rectángulo: esquinas
redondeadas
• Hacer clic derecho y elegir la macro a asociar en este caso Tarea06
AVANZADOS
 ACTIVIDAD 6
Elaborar macro para automatizar resumen usando tablas
AUTOMATIZAR TABLA
dinámicas y gráfico dinámico
DINAMICA
 PASO 1: Macro de tabla dinámica
• Desde la ficha Programador
• Seleccionar Grabar macro
AUTOMATIZAR FILTROS
• Escribir el nombre Tarea06
• Guardar en Este Libro
AVANZADOS
 PASO 2: Crear tabla dinámica
• Seleccionar cinta Insertar y Tabla dinámica
• En ventana de tabla dinámica, en Tabla o rango
AUTOMATIZAR FILTROS
Indicar nombre de base de datos
• Clic en Nueva hoja de cálculo
AVANZADOS

PASO 3: Diseñar tabla dinámica

• Hacer clic en celda A4 de zona de diseño
• Arrastrar columnas a zona de filas
• Arrastrar columna numérica a zona de Valores

Columnas en
área de filas
Columna
numérica en
Valores
 PASO 4: Insertar gráfico dinámico
• Ubicarse en la zona del resumen de la taba dinámica
• Seleccionar cinta Insertar
• Elegir tipo de gráfico por ejemplo columna agrupada
AUTOMATIZAR FILTROS
3D
• Asignar estilo y otras características que desea
• Detener macro
AVANZADOS

Seleccionar tipo
de gráfico

Ubicarse dentro
del resumen
 PASO 5: Corregir error de tabla dinámica
AUTOMATIZAR FILTROS Al ejecutar la tabla dinámica nos envía un error por el nombre de la hoja destino, el cual debe
AVANZADOS de cambiar para evitar este error.

Detecta error en
destino de hoja
 PASO 5: Corregir error de tabla dinámica
AUTOMATIZAR FILTROS Al ejecutar la tabla dinámica nos envía un error por el nombre de la hoja destino, el cual debe
de cambiar para evitar este error.
Crear variable para
capturar la hoja
dinámicamente
AVANZADOS

hojadestino = ActiveSheet.Name
ActiveWorkbook.PivotCaches.Create(SourceType:=xlDatabase, SourceData:= _
"BDTIENDA", Version:=6).CreatePivotTable TableDestination:="'" & hojadestino & "'!R3C1", _
TableName:="TablaDinámica4", DefaultVersion:=6
Sheets(hojadestino).Select
 ACTIVIDAD 7
PRODUCTO INGRESADO Elaborar macros para automatizar procesos repetitivos usando la siguiente base de
SUMAR ENTRADAS DEL
datos